LES ACHATS SUR LE WEB (Version 4)

LES ACHATS SUR LE WEB (Version 4) COMMERCE ÉLECTRONIQUE (B2B) La fonctionnalité de commerce électronique (B2B) du système financier SOFE permet à l usager de faire son magasinage sur le site Web des fournisseurs avec lesquels l Université a jugé avantageux de mettre en place un tel processus. Après avoir accédé à l application, l usager emprunte les fonctionnalités du module «approvisionnement» pour se diriger vers le site du fournisseur afin de sélectionner les articles désirés. Au terme du magasinage, le système créé une demande de prix (E- Quote : cotation électronique) qui sera ramenée de façon automatique dans le système financier SOFE. (Note importante : Les E-Quote de façon générale et la demande de prix SOFE ont une durée de vie de 45 jours après quoi s ils n ont pas été utilisés pour générer un document d achat, ils passeront au statut échu et ne pourront plus être utilisés.) L usager consulte par la suite ses demandes de prix : s il veut y apporter une modification, il est en mesure de faire un «punch-out» vers le site du fournisseur (le bouton «punch-out» nous amène sur un écran transitoire avant d accéder au site Web du fournisseur). Après correction, le système ajustera automatiquement la demande de prix au terme du magasinage. Lorsque le tout est à la satisfaction de l usager, ce dernier peut générer son document d achat à même l écran de consultation des demandes de prix : lors de cette étape, le système demande qui sera l initiateur du document d achat afin de lui envoyer un courriel pour l informer de poursuivre son cycle d achat de la même façon que pour le document d achat régulier. Pour effectuer ces opérations au système financier SOFE, 2 options s offrent à vous : le menu décentralisé tel que vous le connaissez aujourd hui ou une structure de menu allégé pour faire le magasinage simplement. Cette structure de menu vous est attribuée lors de la création de votre code d usager. Menu allégé magasinage sur le web Menu décentralisé régulier Usage : Usage : - Ressources informatiques ou de laboratoire qui veulent - Généralisé aux ressources en support administratif un menu épuré Le commerce électronique (B2B) 1

PARTICULARITÉS POUR LES ACHATS SUR LE SITE WEB DES DIFFÉRENTS FOURNISSEURS A- L UTILISATION DU SITE DE SIGMA POUR L ACHAT DE FOURNITURE DE LABORATOIRE Le site web de Sigma ne devrait être utilisé que pour se procurer des produits chimiques et non de l appareillage et des équipements. B- L UTILISATION DU SITE DE DELL POUR L ACHAT D APPAREIL INFORMATIQUE Le site de Dell vous permettra de faire l acquisition de deux types d appareils. Les appareils de type «configuration normalisée» qui ont fait l objet de tests rigoureux de la part de l équipe du Service des technologies et les appareils divers que l on retrouve sous l onglet «systems». N.B. Le prix des appareils sous l onglet «systems» peut sembler intéressant, mais il faut se souvenir que la garantie de base de ces appareils est généralement d un an et qu il est possible que le système d exploitation par défaut soit Windows XP Édition Familiale (XP Home Edition). La garantie des appareils de type «configuration normalisée» est d une durée de trois ans. C- L UTILISATION DU SITE DE FISHER POUR L ACHAT DE FOURNITURE DE LABORATOIRE Le site web de Fisher ne devrait être utilisé que pour se procurer de la fourniture et non de l appareillage et des équipements. L ÉCRAN DE NAVIGATION VERS LES SITES WEB DES FOURNISSEURS Le processus de magasinage sur le site web des fournisseurs va s amorcer de la même façon que toutes les autres initiatives liées à l achat de produits et services, l usager sera amené vers l écran qui est à l origine de tout processus d achat. Cette façon de faire permet d avoir un canal unique qui permet de diriger l usager d abord vers un fournisseur et ensuite vers les processus qui lui permettront de compléter son achat : 1- Le magasinage sur les sites web des fournisseurs et la préparation de demandes de prix (E- Quote) 2- La création d un document d achat Le commerce électronique (B2B) 2

D abord, il nous faut atteindre l écran des documents d achat tel qu il se présente dans l image cihaut. (Dans le menu décentralisé sous le dossier «Achat») Double cliquer sur document d achat; dans l écran qui se présente à vous, cliquer sur le bouton. Vous accédez à l écran «Critères de création du document d achat». La section supérieure de cet écran vous permet de sélectionner un fournisseur à partir duquel on va lancer, grâce au bouton «B2B», un nouvel écran qui va nous diriger de façon sécurisée vers le site Web du fournisseur. Ce lien nous permettra ainsi d atteindre directement un catalogue et une liste de prix établie pour l Université de Sherbrooke. Nous serons ainsi en mesure d effectuer notre sélection des produits convoités et d obtenir un numéro de demande de prix (E-Quote) qui ultimement servira à générer notre document d achat. Requérant : Champ obligatoire, vous devez inscrire le numéro de l intervenant/requérant (responsable du budget) qui prendra éventuellement la dépense liée au document d achat. Note : Lorsqu on clique dans la case Requérant, le système affiche 3 petits points à droite de la case ce qui implique une liste de valeur à l intérieur de laquelle on peut choisir notre requérant. Si son numéro de requérant n est pas connu, on peut taper son nom entre pourcentage (Ex. %Son nom%) et lancer la recherche grâce au bouton également disponible grâce au bouton droit de la souris.. La liste de valeur est Le commerce électronique (B2B) 3

Entité Externe : Saisir le numéro du fournisseur avec lequel vous souhaitez faire affaire. Les informations de recherche de la note ci-haut s appliquent également pour le champ entité externe. Dans l écran qui se présente à vous, vous pouvez taper directement le nom du fournisseur. Liste des fournisseurs avec lesquels nous avons initié du commerce électronique : Fournisseur No Fourn. No Entente Produits SIGMA 466 1678 Produits chimiques DELL 5770 1625 Matériel informatique FISHER 320 1630 Fourniture de laboratoire Cliquer obligatoirement sur le bouton dans la section du bas avant d aller plus loin. pour que les informations s affichent Le magasinage sur le web ne sera disponible que pour les fournisseurs avec lesquels l Université aura décidé de faire affaire. Il y a pour ces derniers une entente de type commerce électronique qui se présente dans la colonne du centre de l écran ci-haut. À droite de cette entente, le bouton vous permet de rejoindre le site web du fournisseur. L entente contractuelle de type commerce électronique (B2B) avec Sigma est la 001678-001. Après avoir cliqué sur le bouton le système vous dirige vers une page de transition avant d accéder le site du fournisseur. Sur cette page, cliquer sur le bouton. Le commerce électronique (B2B) 4

À partir de ce stade la navigation sur chacun des sites des fournisseurs va varier cependant, l objectif est le même déposer dans notre panier électronique les articles convoités, générer un e- quote (demande de prix) et de se diriger vers SOFE pour compléter la commande Nous utiliserons le site de Sigma pour vous présenter la marche à suivre. Pour les articles convoités, il suffit de les retrouver sur le catalogue du site et de les ajoutés à votre papier. On enregistre dans la colonne «Product Number» le numéro de catalogue et on appuie sur le bouton «Get / Confirm Sizes». Il est possible d effectuer des modifications à notre demande de prix (e-quote) tant qu elle n est pas générée en document d achat. Lorsqu on retourne sur le site du fournisseur par le biais du bouton <Punch out> les informations seront ajustées à notre retour dans la demande de prix qui se situe dans SOFE. On peut ajouter un deuxième article à notre panier en cliquant sur le lien «Ajouter à la commande». (Au besoin) Effectuez votre recherche, sélectionnez les articles convoités et suivez les instructions pour ajouter ces articles à votre panier d achat : Le commerce électronique (B2B) 5

Si votre commande est complète, il suffit de cliquer sur le bouton «Get / Confirm Pack Sizes».. Si votre commande est complète cliquez sur «Check Out» Le commerce électronique (B2B) 6

Le système vous confirme que la demande de prix a été créée dans SOFE et il vous fournit le numéro : En fermant la fenêtre de navigation internet, vous vous retrouvez dans le système financier SOFE. Dans le menu SOFE double cliquer sur «Demande de prix». L écran suivant s affiche : lancer la recherche des demandes de prix en cours en cliquant sur le bouton. Sélectionner et ouvrir votre demande de prix. Le commerce électronique (B2B) 7

À partir de cet écran, vous pouvez modifier votre demande de prix initiale en retournant sur le site du fournisseur grâce au bouton «Punch-out». Vous serez ainsi redirigé de façon sécuritaire vers le site du fournisseur et serez en mesure d apporter les correctifs nécessaires à votre demande de prix. Dès que vos modifications sont complétées, il suffit de compléter les étapes énumérées précédemment. Votre demande de prix sera automatiquement ajustée dans le système financier SOFE. Une fois de retour à l intérieur de la demande de prix, vous pourrez générer le document d achat à l aide du bouton. Le système demande qui sera l initiateur du document d achat. Il est important de bien inscrire qui complétera le document d achat : sinon cette personne ne sera pas en mesure de le récupérer. En cliquant sur OK le système lance une requête pour initier le document d achat. Au même moment, le système expédie un courriel à la personne identifiée comme initiateur afin de lui signifier qu un document vient d être amorcé et qu elle devrait compléter son traitement. La case commentaire permet à l usager d inscrire un message à l initiateur désigné qui recevra cette information dans le corps de son courriel. Note : Une liste de valeur est également disponible ici avec le bouton droit de la souris. Le commerce électronique (B2B) 8

La dernière étape consiste simplement à compléter le document d achat de la même façon qu un document d achat régulier. Cela consiste en 2 principaux éléments soit l adresse de réception où sera livré la marchandise et l imputation comptable qui se trouve à être l UBR sur lequel on voudra passer cette dépense. Un seul élément à faire attention : pour les commandes de type commerce électronique «B2B», on doit identifier pour l adresse de réception, le nom d une personne dans la case «Att.». Si cette case n est pas remplie, la commande ne sera pas expédiée au fournisseur. Au terme du processus d approbation hiérarchique, le document d achat devient officiel et une requête est générée par le système. Cette requête produit un fichier (.xml) qui est acheminé de façon électronique chez le fournisseur pour procéder à la commande. Complément d information - Lorsque vous vous êtes dirigés chez le fournisseur pour faire votre E-Quote (demande de prix) votre lien demeure actif pour 60 minutes. Au terme de ces 60 minutes, si vous n avez pas encore choisi de façon définitive tous vos articles simplement faire créer votre demande de prix par le système et retourner compléter le tout grâce au punch out de la demande de prix qui vous permet d aller faire des modifications à votre E-quote. - Les E-Quotes chez les fournisseurs de façon générale et les demandes de prix dans SOFE ont une durée de vie de 45 jours au terme duquel le système va leur attribuer le statut échu et ils deviendront inutilisables. - Si vous souhaitez annuler dans le système financier SOFE une demande de prix qui ne sera pas utilisée, simplement allez dans la demande de prix et dans le champ statut sélectionner «annuler» et enregistrer le tout avec la disquette de la barre d outils. Le commerce électronique (B2B) 9