2016 Officine Nouveautés 18 PharmaSoft 39 Avenue Harairia Ezzouhour 4 CP 2052 Tunis
Nouveautés Officine 18 Les nouveautés de la version 18 sont par défaut non accessibles dans les différentes sessions enregistrées. Il est conseillé de les cocher : Au niveau de la session MASTER : cocher toutes les options. Au niveau des autres sessions : Cocher selon les besoins des différents personnels. Vente 1. Saisi des honoraires des actes : Sélection par imagerie. Le bouton [Soleil] permet de sélectionner un acte au cours d une vente selon l image correspondante. Paramétrage des images : Cliquer sur le bouton [Paramétrer] pour attribuer pour chaque acte le code correspondant. 2. Vente erronées Détection des ventes erronées avec consultation au niveau de la vente et au niveau du bilan des ventes. Pour toute vente inachevée, Officine 18 vous met à votre disposition un détecteur au niveau du bilan des ventes. Le bouton F2 affiche ces ventes avec leurs produits. On vous conseille de vérifier leur stock et leur intégration dans la recette. Le bouton [Inventaire] affiche l état du stock des ventes sélectionnées. 2
3. Vente CUD : La validation par [F12] est remplacée par la touche [ENTREE]. La double confirmation est paramétrable au niveau de l option «Paramétrage->Fiche» 4. Impression d une ordonnance avant confirmation Ce type d impression est protégé par un mot de passe. 5. Impression des chèques vierges lors des ventes. Après une validation d une vente par chèque, un nouveau bouton [CHQ] permet d imprimer les rubriques d un chèque vierge du client. Cette impression se fait : Au niveau de la vente avec le bouton [CHQ]. Au niveau du journal avec le bouton [IMPR CHQ]. Le paramétrage de l impression se fait au niveau de la fiche du compte bancaire. Il faut noter que les valeurs des paramètres d impression sont identiques pour toutes les banques. 3
6. Imprimante Ticket de caisse Lors d une vente crédit client, une impression automatique du ticket de caisse Lors d un règlement d un crédit client, une impression automatique d un ticket de caisse L impression des bons pour client vont être imprimés par défaut sur cette imprimante. 7. Ordonnancier Rafraichissement des quantités par rapport leur vente. Les modifications d une vente se répercutent sur l ordonnancier et le registre des stupéfiants ou des psychotropes. 8. Protection du bouton [totaliseur des ventes] par un mot de passe. 9. Mutation des produits. Au cours d une vente d un article fils, la mutation des articles mères en articles fils ne se réalise que si le stock de l article mère est positif. Au cours d une vente, le réapprovisionnement automatique d une préparation magistrale est paramétrable au niveau de l option «Paramétrage>Fiche». 10. Bonus des personnels. Option=Caisse->Vente->Bonus des personnels C est le pourcentage du chiffre d affaire réalisé par personnel par rapport au montant seuil désiré. Il faut tout d abord, initialiser la liste des produits à bonus et le montant seuil du chiffre d affaire à atteindre. 4
Le montant seuil désiré est paramétrable par le bouton [F2]. 11. Evolution des ventes mensuelles. Comparaison des ventes mensuelles par rapport une année témoin. 12. Liste des crédits des clients Cette liste est une fusion de la liste des crédits des clients et la liste de la situation des crédits avec enrichissement avec des boutons de documentation. 5
Cet affichage tient comporte : des filtres de sélection. des jours de retard des boutons de traitements Au niveau du bilan des ventes, tout retard de règlement peut être détecté selon un témoin et consulté par cette liste de retard. 13. Bilan vente Liste des crédits avec détection du retard de règlement. Chiffre d affaire ventilée: Pharmacie et Clinique Liste des produits annulés par poste 14. Historique des bilans Affichage par ordre chronologique décroissant des bilans. Ventilation des ventes pharmacie et des ventes cliniques. 6
Coloration des groupes de mouvements Ristourne annuel. 15. Règlement des relevés. Système de marquage des factures. Bouton [Montant] : coloration en bleue les factures avec un montant non conforme. Bouton [Fours] : Coloration en rouge les factures avec un fournisseur non conforme. Bouton [Relevé] : Coloration en jaune les factures avec un relevé non conforme. Ce système de marquage est très utile pour faire en évidence les factures en litige lors de la mise à jour de l identité. Système de démarquage avec le bouton [X]. 16. Gestion des frais: importation des salaires des personnels actifs. Pour profiter de cette option, il faut saisir les salaires et leur mode de règlement au niveau des fiches des personnels. 7
17. Affichage des ordonnances libre par régime. Lors d une clôturation des ordonnances d un organisme, on peut les filtrer selon leur régime. 18. Gestion des redevances (Règlement Clients/Organismes.) La version 18 intègre la notion de la redevance dans le règlement des clients et des organismes. 8
Réapprovisionnement 19. Saisi avec comparaison d'une commande. Indiquer pour chaque facture à saisir la commande correspondante. Pour chaque produit saisi, la ligne se colore selon la situation du produit : Désignation en rouge : Produit non commandé. Stock en rouge : Produit à stock supérieur au stock minimum. Date de péremption en rouge : Produit pro-périme dans une année. Colonne Base en rouge : Produit sans remise. Quantité commandée en rouge Quantité reçue > Quantité commandée. Une fois la facture est validée, une nouvelle fenêtre s affiche pour bien vérifier les sous totaux. La facture enregistrée mémorise sa commande attribuée au départ. 20. Saisi des rendus en cours de la facturation. 21. Réception de la commande automatique. Pour chaque validation d une nouvelle facture, la commande correspondante passe automatiquement de l état en instance vers l état reçu. 22. Comparaison par rapport la commande attribuée. La validation d une facture peut lancer une nouvelle fenêtre de comparaison par rapport la commande correspondante : 9
23. Traiter une commande : Pour chaque commande, un nouvel affichage des factures attribuées. Suivi d une commande annexée par une liste des factures (Les factures appropriées sont colorées en rouge). On peut attribuer une ancienne commande à une ou plusieurs factures données. Voir Bouton [Attribuer]. 24. Rendu des Fournisseurs 10
Motif des rendus pré-listé. Affichage par date, par horaire et par motif de retour. Historique des règlements avec date de règlement. impression selon date, horaire et motif des rendus Stock 25. Litige stock : Inventaire global ou sélectif : Inventaire global : inventaire de tous les produits en litige pour l année sélectionnée. Inventaire sélectif : Inventaire partiel seulement pour les litiges de stock coché. Classification par catégorie avec affichage des sous montants catégoriques des litiges. Impression par catégorie. 26. Inventaire libre Inventaire des produits dictés : Grace aux boutons annexes, on peut créer une liste au choix pour inventaire. On peut ajouter des produits choisis au hasard. 27. Mise en page de l'impression des états de stock. 11
A titre d économie de page, la version 18 a diminué la taille de police d impression et la hauteur des interlignes. Réservation d une case d identification du pointeur. Impression de deux nouvelles colonnes : Stock réel et quantité de litiges 28. Téléinventaire : Nomination automatique des inventaires fusionnés. Mise à jour automatique des rayons et des codes géographiques. 29. Inventaire sur écran Affichage d un tableau des mises à jour du stock. Bouton de correction du code à barres. Impression des litiges par téléinventaire. Saisi de la quantité : Saisi manuelle ou imposé. Saisi au niveau du stock ou au niveau de la quantité de litige. Inventaire par importation d un groupe des produits. 30. Bon pour client (Règlement ou affichage) Sélection par opérateur actif. Impression des bons selon paramétrage (Papier A4 ou Ticket caisse). Réimpression possible au niveau de la fenêtre «Règlement des bons» 31. Mise à jour du stock par différence. Possibilité d une recherche d un produit par désignation ou par numérotation des lignes. 32. Mouvement d un produit. 12
La recherche se fait par saisi en série (Flèche 1). Pour chaque ligne sélectionnée, les mouvements s affichent sous forme d un tableau de rotation et en graphe. 33. Inventaire des rayons: Possibilité de dater un inventaire. Nouvelle classification des produits d un rayon : Code géographique. Historique des litiges par rayon. 34. Mise à jour des stocks Min/Max selon le nombre de jours. Stock 35. Commande interne. Etat des préparations officinales avec un stock alerté. Pour chaque préparation, la formule correspondante s affiche. 13
36. Pointage d une commande. - Sélection des commandes en instance. - Réception automatique de la commande une fois le pointage est terminé. 37. Commande Parapharmacie Proposition d une commande des produits parapharmaceutiques alertés. Affichage automatique par représentant. Distribution des commandes selon les fournisseurs appropriés. 38. Paramétrage d une commande groupée Tenir compte des promotions. Affichage de la liste des promotions. 14
Importation d un groupe des produits à promotion. 39. Commandes proposées avec élimination des articles fils et leur remplacement par leur article mère. 40. Remplissage des rayons selon les ventes 41. Traitement des commandes : Suivi d une commande par rapport des factures sélectionnées. Suivi des produits commandés par rapport leur achat. Produits 42. Fiche Produit Trois nouvelles catégories Produits Diététique et Compléments alimentaires. Para médicament. Notion de code géographique : Position du produit dans son rayon. L évaluation du code géographique peut être : Imposée (au niveau de la fiche produit). Automatique (Au niveau de l option «Arrangement des produits»). Bouton Archivage : permet à la fois de : Désactiver le produit. Remise à zéro son stock minimum et maximum. Bloquer la vente et le réapprovisionnement de ce produit. Ranger le produit dans un rayon archivé «ARCH». L archivage des produits peut se faire au niveau de la nomenclature Fichier Article ou au niveau du Nettoyage Fichier Article. Préparation magistrale. Affichage du poids total de la préparation au cours de la formulation 43. Arrangement des produits par code géographique. Rayonnage par laboratoires Mise à jour des catégories par laboratoire. Arrangement des marges bénéficiaires avec une sélection très avancée : Activité du produit. Marge des produits. 15
Arrondissement des prix. Cet arrondissement est aussi présent au niveau : Fiche produit. Facturation. Mise à jour automatique des préparations. Comptabilité. 44. Vente : Ventilation des ventes cliniques et pharmacie avec affichage du nombre des clients. 45. Déclaration Achat : Etat des achats ventilés par catégorie et par produit. Vente : Etat des ventes ventilées par catégorie. Stock valeur : Evaluation par catégorie. Statistique des marges bénéficiaires. Impression 46. Impression des inventaires : Nouveau gabarit. Economie de page d impression. Zone d identification du pointeur. 47. Impression des étiquettes d une préparation magistrale : Etiquette annexe pour la formule. Etiquette d identification. 48. Impression du ticket de caisse avec le nom du client. Internet 49. Mise à jour des paramètres de connexion. (Voir Internet>Paramètre de connexion FTP) En cas de changement d adresse du site internet de PharmaSoft, cette option permet de réactualiser les paramètres de connexion à ce site pour le téléchargement des documents (CNAM, Circulaires, Mise à jour des versions). Divers 50. Pointage des personnels Détermination des retards. Pour calculer les retards des personnels, il faut au préalable : Paramétrage des horaires de fermeture et d ouverture. (Voir Option>Paramétrage>Pharmacie>Horaire de travail) 16
Définir les horaires des gardes des personnels. (Voir Bouton Horaire des gardes des personnels) 51. Impression des enveloppes : Voir option (Documents>Les pré-imprimés>enveloppes). 52. Suggestions avec consultation. Cette option permet de : consulter l archive des suggestions et des réclamations. d envoyer une ancienne archive à PHARMASOFT. 53. Fonctionnement du logiciel par autorisation ou par DONGLE. * * * * * * * * * * * * * * * * 17