FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) Site Web du RCS

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SOMMAIRE 1. Questions par rapport au fonctionnement du RCS 4 1.1. A propos du RCS 4 1.1.1. Qu'est-ce que le RCS? 4 1.1.2. Quelle est la base légale du RCS? 4 1.1.3. Quel est le statut du RCS? 4 1.1.4. Que signifie le caractère public du RCS? 4 1.1.5. Localisation? 4 1.1.6. Quelles sont les heures d'ouverture? 4 1.2. Le dossier : Informations collectées et documents à déposer 5 1.2.1. Informations dont la loi prescrit l inscription au RCS 5 1.2.2. Documents destinés à la publication 5 1.2.3. Le dossier d une personne immatriculée 5 1.2.4. Qui doit s immatriculer ou s'inscrire au RCS? 5 1.3. Dépôts 6 1.3.1. Qui peut faire une immatriculation ou une inscription? 6 1.3.2. Qu'est-ce qu'un formulaire de réquisition? 6 1.3.3. Comment peut-on utiliser les formulaires de réquisition? 6 1.3.4. Quels sont les délais de dépôt et de publication? 6 1.3.5. Comment procéder à un dépôt au RCS? 6 1.4. Extrait / certificat de radiation 7 1.4.1. Qu est-ce qu un extrait du RCS? 7 1.4.2. Qu est-ce qu un certificat de radiation 7 1.4.3. Comment demander un extrait / certificat de radiation au RCS? 7 1.4.4. Comment peut être signé l extrait / certificat de radiation émis par le gestionnaire du RCS? 7 1.5. Formalités d enregistrement 8 1.5.1. Quels documents sont enregistrés par le RCS? 8 1.5.2. Comment l enregistrement des documents est matérialisé sur les documents déposés? 8 1.5.3. Est-ce que le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents à déposer au RCS? 8 1.5.4. Est-ce que les actes notariés et expéditions d actes notariés sont enregistrés au RCS? 8 1.5.5. Que faire si j ai besoin d une date d enregistrement (date certaine) à une date précise? 8 1.5.6. Quels sont les droits et frais qui sont prélevés par le gestionnaire du RCS pour compte de l Etat? 8 1.5.7. A quelle date les documents à déposer au RCS sont-ils enregistrés? 8 1.5.8. Est-ce que les actes constitutifs de personnes morales, pouvant d après la loi en vigueur être rédigés sous seing privé, peuvent-ils être enregistrés par le gestionnaire du RCS? 9 1.5.9. Quels documents ne doivent pas être enregistrés? 9 1.5.10. Est-ce que je dois encore passer auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines? 9 RCSL G.I.E. Page 2 sur 15

1.5.11. Comment sont enregistrés les comptes annuels? 9 1.5.12. Comment sont enregistrés les statuts coordonnés? 9 1.5.13. Comment sont enregistrés les règlements de gestion? 9 1.5.14. Est-ce que je peux enregistrer auprès du RCS des documents qui ne sont pas à déposer au RCS? 10 1.5.15. Est-ce que le gestionnaire du RCS enregistre des documents qui ont déjà été enregistrés auprès de l AED? 10 1.5.16. Est-ce qu il y a encore perception du droit de timbre? 10 1.5.17. Est-ce que je peux encore faire enregistrer auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines mes documents sous seing privé à déposer au RCS? 10 1.5.18. Est-ce que les documents qui ont été refusés par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt sont néanmoins enregistrés? 10 1.6. Certificat de non inscription d une décision judiciaire (certificat négatif) 10 1.6.1. Qu est-ce qu un certificat de non inscription d une décision judiciaire (certificat négatif)? 10 1.6.2. Comment demander un certificat de non inscription d une décision judicaire (certificat négatif)? 10 2. PDF/A 11 2.1.1. Comment convertir un fichier PDF au format PDF/A. 11 2.1.2. Comment sauver un fichier «texte» au format PDF/A. 11 2.1.3. Vérifier la compatibilité d un fichier PDF à la norme PDF/A dans Adobe Acrobat. 11 2.1.4. Un fichier PDF/A n est pas accepté par le RCS lors du transfert et l icône est affichée. 11 2.1.5. Un fichier PDF/A est accepté par le RCS lors du transfert et l icône est affichée. 11 2.1.6. Conversion d un document Excel au format PDF/A 12 2.1.7. Comment fusionner des documents bureautiques dans un document PDF/A 12 3. Questions techniques 13 3.1.1. Message d erreur : «Une erreur générale s'est produite: Vous devez activer les cookies pour pouvoir utiliser l'application.» 13 3.1.2. Les menus à gauche de l écran ne fonctionnent pas. Le message «Pour accéder à ce site, veuillez activer JavaScript et cliquer ici» apparaît en haut de l écran. 13 3.1.3. Un fichier PDF ne s affiche pas lors de la visualisation. 13 3.1.4. Lors de la visualisation d un fichier PDF à l aide du navigateur, la barre d outils ne s affiche pas. Le bouton ne s affiche pas. 13 3.1.5. Comment contrôler la validité de la signature électronique d un document? 13 3.1.6. Comment effectuer mon paiement? 13 3.1.7. Où trouver ma preuve de paiement? 14 3.1.8. Message lors de la connexion au site internet par certificat Luxtrust «Impossible de charger l'applet, veuillez vérifier votre version de Java (version 1.7 ou plus récente) et/ou la console du plugin Java qui pourrait contenir des erreurs.» 14 3.1.9. A la place du formulaire de réquisition, je vois un message qui dit «Veuillez patienter», qui rapporte un problème de version d Adobe Reader 14 3.1.10. Quels sont les navigateurs supportés par le site? 14 RCSL G.I.E. Page 3 of 15

1. Questions par rapport au fonctionnement du RCS 1.1. A propos du RCS 1.1.1. Qu'est-ce que le RCS? Le Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) consiste en un répertoire officiel de toutes les personnes physiques et morales faisant le commerce ainsi que d autres entités visées par la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises et modifiant certaines autres dispositions légales (ci-après la loi de 2002 ). Le but du RCS est : d'assurer l'identification des personnes dont l immatriculation ou l'inscription est requise par la loi, en en dressant un inventaire permanent, de conférer une plus grande sécurité aux transactions d informer les tiers 1.1.2. Quelle est la base légale du RCS? Loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises et modifiant certaines autres dispositions légales ( la loi de 2002 ). Règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises. 1.1.3. Quel est le statut du RCS? Le RCS fonctionne sous l autorité du Ministre de la Justice. La gestion du RCS est confiée par le Ministre de la Justice à un groupement d intérêt économique comprenant l Etat, la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers. 1.1.4. Que signifie le caractère public du RCS? Le RCS est public et toute personne qui le souhaite peut prendre connaissance des documents déposés et en obtenir une copie, moyennant paiement des frais administratifs. 1.1.5. Localisation? Il existe un seul RCS sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg. Les bureaux se situent à Luxembourg-Ville et à Diekirch. 1.1.6. Quelles sont les heures d'ouverture? Le bureau de Luxembourg du registre de commerce et des sociétés est ouvert au public du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 16h00, sur rendez-vous préalable, pris au helpdesk au 26 42 81. Le bureau de Diekirch du registre de comemrce et des sociétés est ouvert au public uniquement le lundi, de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 16h00, sur rendez-vous préalable, pris au helpdesk au 26 42 81. RCSL G.I.E. Page 4 of 15

1.2. Le dossier : Informations collectées et documents à déposer 1.2.1. Informations dont la loi prescrit l inscription au RCS La loi de 2002 indique les informations qui doivent être communiquées au RCS aux fins d inscription. Il s agit de données signalétiques et juridiques, telles que la dénomination sociale ou la raison sociale, l objet social, le capital social, la composition du conseil d administration, le commissaire aux comptes, les pouvoirs de signature et autres données de ce type. L ensemble des informations à communiquer au RCS est repris dans les formulaires de réquisition qui sont disponibles sur le site internet du RCS. 1.2.2. Documents destinés à la publication La loi modifiée du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales ainsi que d autres textes de loi prévoient les informations, actes, extraits d actes, procès-verbaux et documents quelconques qui doivent être déposés au RCS aux fins de publication au Mémorial, Recueil des sociétés et associations. 1.2.3. Le dossier d une personne immatriculée Les informations et documents déposés au RCS au titre d une personne immatriculée sont regroupés par le RCS dans un dossier. Ce dossier est accessible au public. 1.2.4. Qui doit s immatriculer ou s'inscrire au RCS? Les catégories de personnes physiques et morales suivantes sont tenues de requérir leur immatriculation ou inscription au RCS : les sociétés commerciales et leurs succursales les associations d assurances mutuelles les groupements d intérêt économique et leurs succursales les groupements européens d intérêt économique et leurs succursales les succursales créées au Grand-Duché de Luxembourg par des sociétés commerciales, des groupements d intérêt économique et des groupements européens d intérêt économique de droit étranger les commerçants personnes physiques et leurs succursales les succursales luxembourgeoises de commerçants personnes physiques établis à l'étranger les sociétés civiles les associations sans but lucratif les fondations les associations d épargne-pension les associations agricoles les établissements publics les associations d assurances mutuelles les sociétés en commandite spéciale les autres personnes morales dont l immatriculation est prévue par la loi RCSL G.I.E. Page 5 of 15

1.3. Dépôts 1.3.1. Qui peut faire une immatriculation ou une inscription? Les immatriculations, les inscriptions et les modifications apportées au RCS sont effectuées : en personne ou par mandataire ou par le notaire, rédacteur de l acte constitutif ou modificatif de la personne morale ou par la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers. 1.3.2. Qu'est-ce qu'un formulaire de réquisition? Le formulaire de réquisition regroupe de façon structurée et dynamique l'ensemble des informations dont la loi de 2002 prévoit la communication au RCS. L immatriculation, au RCS ainsi que toutes les modifications ultérieures y relatives se font par le biais d un formulaire de réquisition type, différencié en fonction de la forme juridique du requérant. 1.3.3. Comment peut-on utiliser les formulaires de réquisition? Les formulaires sont disponibles sous format électronique sur le site internet du RCS. Les formulaires peuvent être remplis sous format électronique à condition de disposer de Acrobat Reader. Pour sauvegarder les formulaires et les données y contenues, vous devez disposer de la version la plus récente de Adobe Reader (au minimum la version 8.1.2). 1.3.4. Quels sont les délais de dépôt et de publication? Les immatriculations, inscriptions et communications prescrites par la loi doivent être déposées au RCS dans le mois au plus tard de l événement qui les rend nécessaires. La publication au Mémorial C devra être faite dans les deux mois qui suivent la date du dépôt. 1.3.5. Comment procéder à un dépôt au RCS? Les dépôts au RCS s effectuent par la voie électronique. Le formulaire de réquisition est à compléter à partir du site internet du RCS. Il est accompagné des documents dont la loi prescrit la publication au format électronique. Le RCS procède à l enregistrement des documents destinés à la publication au moment du dépôt. Le déposant recevra un récépissé du dépôt effectué auprès du RCS. Le gestionnaire du RCS transmet copie électronqiue du document destiné à la publication au Service Central de Législation. L usager devra s acquitter des frais administratifs de dépôt du RCS ainsi que du droit d enregistrement et des frais de publication, le cas échéant. Pour les usagers ne disposant pas de connexion internet ou ne souhaitant pas se lancer dans les démarches de type électronique, un bureau d assistance est en place dans les locaux du RCS. Les déposants peuvent y préparer leurs dépôts par la voie électronique guidés par le personnel du RCS. Les demandes de dépôts effectuées par le biais du bureau d assistance sont soumises à une majoration tarifaire prévue à l annexe J du règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises. Afin d offrir un service de qualité, les personnes souhaitant recourir aux services du bureau d assistance seront tenues de prendre rendez-vous en contactant le helpdesk téléphonique du RCS au 264281. RCSL G.I.E. Page 6 of 15

Les tarifs appliqués en fonction du type de personne immatriculée sont les suivants : Association sans but lucratif, fondation et association agricole Immatriculation Association sans but lucratif, fondation et association agricole tous autres dépôts Tarif de dépôt + 20 Tarif de dépôt + 10 Tous autres dépôts Tarif de dépôt + 80 1.4. Extrait / certificat de radiation 1.4.1. Qu est-ce qu un extrait du RCS? Un extrait d une personne immatriculée au RCS consiste en l émission, par les services du RCS, d un résumé des données que la personne doit déposer au RCS. L extrait reflète l état actuel des données déposées dans le dossier de la personne immatriculée. Le règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 cité précédemment précise la forme et le contenu de cet extrait. 1.4.2. Qu est-ce qu un certificat de radiation Le certificat de radiation est l extrait émis par le RCS lorsqu une personne immatriculée a été radiée du RCS, 1.4.3. Comment demander un extrait / certificat de radiation au RCS? Une demande d extrait est introduite au RCS par le biais du site internet du RCS. Les frais administratifs sont payables d avance. 1.4.4. Comment peut être signé l extrait / certificat de radiation émis par le gestionnaire du RCS? L extrait émis par le gestionnaire peut être établi sur support papier filigrané à en-tête du RCS ou sous format électronique. L extrait émis sur support papier ne comporte pas de signature manuscrite du gestionnaire du RCS. L extrait émis sous format électronique est signé électroniquement. Il peut au choix du demandeur être revêtu de la signature électronique prévue à l article 22-1 de la loi su 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises ou d une signature électronique autre, ne répondant pas aux exigences dudit article 22-1 RCSL G.I.E. Page 7 of 15

1.5. Formalités d enregistrement 1.5.1. Quels documents sont enregistrés par le RCS? Le RCS enregistre les actes sous seing privé qui doivent être déposés au RCS au moment du dépôt. Le RCS n enregistre pas d autres types d actes ou des actes qui ne sont pas à déposer au RCS. 1.5.2. Comment l enregistrement des documents est matérialisé sur les documents déposés? La formalité de l enregistrement est matérialisée sur l étiquette de dépôt qui porte la mention Enregistré et déposé. 1.5.3. Est-ce que le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents à déposer au RCS? D'après les dispositions de l'article 22-3 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises, le gestionnaire du RCS a compétence pour enregistrer les documents sous seing privé qui doivent être déposés au RCS. 1.5.4. Est-ce que les actes notariés et expéditions d actes notariés sont enregistrés au RCS? Le RCS n enregistre pas les actes notariés et expéditions d actes notariés. Ces types d actes doivent être enregistrés auprès de l Administration de l enregistrement et des domaines. 1.5.5. Que faire si j ai besoin d une date d enregistrement (date certaine) à une date précise? Afin d éviter tout problème d obtention d une date certaine notamment en cas de refus d un dépôt par le gestionnaire du RCS, le déposant peut faire enregistrer au préalable son document auprès du bureau compétent de l Administration de l enregistrement et des domaines. 1.5.6. Quels sont les droits et frais qui sont prélevés par le gestionnaire du RCS pour compte de l Etat? Le gestionnaire du RCS prélève le droit fixe d enregistrement (EUR 12) et les frais de publication (cf. rubrique tarifs ) pour compte de l Etat au moment du dépôt au RCS ensemble avec les frais administratifs du RCS. Le droit fixe d enregistrement et les frais de publication sont reversés par le gestionnaire à l Etat. Le gestionnaire du RCS prélève dès lors au moment du dépôt trois types de droit / frais : le droit fixe d enregistrement (EUR 12 par document déposé et enregistré) les frais de publication dus sur les documents destinés à la publication (voir table dans la rubrique tarifs ) les frais administratifs du RCS dus pour chaque dépôt (voir table dans la rubrique tarifs ) 1.5.7. A quelle date les documents à déposer au RCS sont-ils enregistrés? Les documents déposés au RCS sont enregistrés à la même date que le dépôt. Le dépôt est effectué au moment de l acceptation du dépôt par le gestionnaire du RCS. RCSL G.I.E. Page 8 of 15

1.5.8. Est-ce que les actes constitutifs de personnes morales, pouvant d après la loi en vigueur être rédigés sous seing privé, peuvent-ils être enregistrés par le gestionnaire du RCS? Oui, les actes constitutifs de personnes morales rédigés sous seing privé selon les dispositions légales en vigueur peuvent être enregistrés auprès du RCS au moment du dépôt. Par contre, les actes rédigés par devant notaire doivent être enregistrés auprès de l Administration de l enregistrement et des domaines préalablement à leur dépôt au RCS. 1.5.9. Quels documents ne doivent pas être enregistrés? les mentions pour publication des comptes annuels, les comptes annuels eux-mêmes étant enregistrés, les mentions pour publication des statuts coordonnés, les statuts coordonnés eux-mêmes étant enregistrés, les mentions pour publication des règlements de gestion, les règlements eux-mêmes étant enregistrés, les formulaires de réquisition du RCS, les expéditions d actes notariés émises soit par un notaire luxembourgeois ou étranger, dans la mesure où les actes notariés doivent être enregistrés auprès de l AED, les actes sous seing privé enregistrés préalablement auprès d un bureau de l AED.» 1.5.10. Est-ce que je dois encore passer auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines? Les documents sous seing privé à déposer au RCS sont enregistrés par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt des documents auprès du RCS. Ces documents ne doivent plus être présentés auprès de l Administration de l enregistrement et des domaines. 1.5.11. Comment sont enregistrés les comptes annuels? Les comptes annuels sont enregistrés au droit fixe d EUR 12. La mention pour publication des comptes annuels n est pas enregistrée mais est soumise aux frais de publication d après les tarifs concernant les actes sous seing privé actuellement en vigueur. (cf. table des frais de publication) Les comptes annuels sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. 1.5.12. Comment sont enregistrés les statuts coordonnés? Les statuts coordonnés sont enregistrés au droit fixe d EUR 12. La mention pour publication des statuts coordonnés n est pas enregistrée mais est soumise aux frais de publication d après les tarifs concernant les actes sous seing privé actuellement en vigueur. (cf. table des frais de publication) Les statuts coordonnés sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. 1.5.13. Comment sont enregistrés les règlements de gestion? Les règlements de gestion sont enregistrés au droit fixe de EUR 12. La mention pour publication des règlements de gestion n est pas enregistrée mais est soumise aux frais de publication d après les tarifs concernant les actes sous seing privé actuellement en vigueur. (cf. table des frais de publication) Les règlements de gestion sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. RCSL G.I.E. Page 9 of 15

1.5.14. Est-ce que je peux enregistrer auprès du RCS des documents qui ne sont pas à déposer au RCS? Non, le gestionnaire n a pas compétence pour enregistrer des documents qui ne sont pas à déposer au RCS. 1.5.15. Est-ce que le gestionnaire du RCS enregistre des documents qui ont déjà été enregistrés auprès de l AED? Les documents enregistrés préalablement à leur dépôt auprès de l Administration de l enregistrement et des domaines ne sont pas enregistrés à nouveau par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt. 1.5.16. Est-ce qu il y a encore perception du droit de timbre? Non, les actes sous seing privé destinés au dépôt auprès du RCS sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre. 1.5.17. Est-ce que je peux encore faire enregistrer auprès de l Administration de l Enregistrement et des Domaines mes documents sous seing privé à déposer au RCS? La faculté de faire enregistrer auprès de l Administration de l enregistrement et des domaines les documents préalablement à leur dépôt au RCS est maintenue, notamment pour les documents dont le dépôt au RCS a été refusé. Les documents préalablement enregistrés qui sont présentés pour dépôt au gestionnaire du RCS ne sont plus enregistrés au moment du dépôt. 1.5.18. Est-ce que les documents qui ont été refusés par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt sont néanmoins enregistrés? Non, le gestionnaire n enregistre que les documents dont le dépôt a été accepté, l enregistrement se faisant au moment du dépôt. Le déposant dispose néanmoins de la possibilité de faire enregistrer les documents refusés directement auprès de l Administration de l enregistrement et des domaines notamment dans les cas où le déposant doit absolument disposer d une date certaine sur les documents à publier. 1.6. Certificat de non inscription d une décision judiciaire (certificat négatif) 1.6.1. Qu est-ce qu un certificat de non inscription d une décision judiciaire (certificat négatif)? Un certificat de non inscription d une décision judiciaire ou certificat négatif concernant une personne immatriculée au RCS consiste en l'émission, par les services du RCS, d'un document qui atteste qu aucune décision de justice n est inscrite au RCS au titre de cette personne. 1.6.2. Comment demander un certificat de non inscription d une décision judicaire (certificat négatif)? La commande d un certificat est possible via le service «Commander un certificat» du menu «Services proposés» ou directement dans le menu «Services disponibles» de l écran «Détail d une société». RCSL G.I.E. Page 10 of 15

2. PDF/A 2.1.1. Comment convertir un fichier PDF au format PDF/A. Un fichier PDF peut normalement être converti au format PDF/A à l aide du programme que vous avez utilisé pour générer le fichier PDF. Pour plus d informations prière de vous rapporter au guide d utilisateur du logiciel que vous utilisez pour générer vos PDF. 2.1.2. Comment sauver un fichier «texte» au format PDF/A. Aujourd hui les principales suites bureautiques (exemples : OpenOffice3.1.x, Microsoft Office 2007) permettent dans leurs versions les plus récentes la sauvegarde au format PDF/A. Une autre solution consiste à utiliser Adobe Acrobat ou un autre outil de conversion vers PDF/A. Pour plus d informations prière de vous rapporter au guide d utilisateur «Créer un fichier au format PDF/A» qui explique la création d un fichier PDF/A avec Open Office 3.1.0, Windows Office 2007 et Adobe Acrobat. 2.1.3. Vérifier la compatibilité d un fichier PDF à la norme PDF/A dans Adobe Acrobat. Adobe Acrobat (version 8 et suivantes) offre la possibilité de vérifier la compatibilité d un document PDF à la norme PDF/A à l aide d une fonction appelée «Preflight». Cette fonction est accessible via le menu «Advanced Preflight». 2.1.4. Un fichier PDF/A n est pas accepté par le RCS lors du transfert et l icône est affichée. Pour être accepté par le RCS un fichier PDF ne doit pas dépasser 20 Mbyte et doit être conforme à la norme PDF/A. Cependant pour pouvoir assurer le traitement correct des documents déposés électroniquement le RCS contrôle, hormis les contrôles PDF/A, certains paramètres complémentaires concernant les images contenues dans le document PDF : Refus des annotations et de contenu multimédia, Refus des numérisations en couleur et niveaux de gris, La résolution des images numérisées (noir et blanc) doit être comprise entre 200 et 300 dpi, Seul le filtre CCITTFaxDecode est autorisé pour les documents numérisés, Limitation des filtres d images autorisés, Limitation de la taille maximale d une image à 80 Kbyte, Limitation des tailles des pages au format A4. Ces contrôles supplémentaires ne posent pas de problèmes pour des documents textes générés selon les procédures expliquées ci-dessus. Le RCS recommande de ne pas imprimer et numériser les documents mais de convertir directement les documents bureautiques au format PDF/A. La signature des documents à déposer n est pas obligatoire, l identification du déposant étant assurée lors de la connexion au site internet du RCS par un certificat électronique. Si vous ne disposez pas du document bureautique mais uniquement d une copie papier que vous devez numériser alors il est impératif que vous numérisez vos documents en noir et blanc (BW) avec une résolution minimale de 200 dpi et maximale de 300 dpi. Les numérisations couleurs (color) ou niveaux de gris (grayscale) ne sont pas acceptés par le RCS. Si vous êtres sûr que votre document PDF est conforme à la norme PDF/A et respecte les limitations énumérées ci-dessus mais que vous avez toujours le message d erreur «Le document déposé est non conforme à la norme PDF/A.» prière de contacter le helpdesk du RCS pour avoir plus d informations sur les raisons du refus. 2.1.5. Un fichier PDF/A est accepté par le RCS lors du transfert et l icône est affichée. Dans ce cas, le document est conforme à la norme PDF/A mais a été ajusté afin de remplir les critères d'acceptation du Registre de Commerce et des Sociétés. Ces adaptations sont de nature purement RCSL G.I.E. Page 11 of 15

technique et n affectent ni la structure, ni le contenu du document déposé. Pour visualiser le document à déposer adapté vous pouvez cliquer sur l icône. 2.1.6. Conversion d un document Excel au format PDF/A La solution la plus simple pour convertir une feuille de calcul Excel au format PDF/A est la fonction d impression en utilisant l imprimante «Adobe PDF» installée avec Adobe Acrobat et Adobe Professional. Prière de vérifier que la taille de la page ne dépasse pas le format A4. 2.1.7. Comment fusionner des documents bureautiques dans un document PDF/A En fonction du dépôt il est possible que vous disposiez de plusieurs documents bureautiques, dont le RCS demande le dépôt dans un seul document PDF/A. Pour fusionner ces documents vous pouvez soit utiliser les fonctions classiques de vos suites bureautiques, soit utiliser Adobe Acrobat. Avec Adobe Acrobat la solution la plus facile consiste de convertir les deux documents séparément dans des documents PDF/A et de les fusionner dans Adobe à l aide de la fonction «Insert pages». Pour cela vous ouvrez le premier document, puis vous cliquez dans le menu «Document» sur «Insert pages», sélectionnez le document à fusionner et indiquez où les pages sont à insérer. RCSL G.I.E. Page 12 of 15

3. Questions techniques 3.1.1. Message d erreur : «Une erreur générale s'est produite: Vous devez activer les cookies pour pouvoir utiliser l'application.» Afin de pouvoir fonctionner correctement, l application e-rcs utilise les «sessions cookies». Vérifiez que ce type de cookies est autorisé par votre navigateur. Les navigateurs modernes tels qu Internet Explorer et Mozilla permettent de désactiver les cookies persistants tout en acceptant les cookies de session nécessaires au bon fonctionnement de l application e-rcs. 3.1.2. Les menus à gauche de l écran ne fonctionnent pas. Le message «Pour accéder à ce site, veuillez activer JavaScript et cliquer ici» apparaît en haut de l écran. Certaines fonctionnalités d e-rcs se basent sur Javascript, qui doit donc être activé dans le navigateur. 3.1.3. Un fichier PDF ne s affiche pas lors de la visualisation. Vérifiez si vous avez la bonne version d Acrobat Reader (version 9 et suivantes). Vérifiez la compatibilité entre votre navigateur et Acrobat Reader. Désactivez tous les pop-up blockers. 3.1.4. Lors de la visualisation d un fichier PDF à l aide du navigateur, la barre d outils ne s affiche pas. Le bouton ne s affiche pas. Vous pouvez sauvegarder le document à l aide des touches de raccourci «Shift+Ctrl+S». Vérifiez si la barre d outils n est pas simplement cachée : essayer de l afficher en appuyant sur la touche «F8». Il s agit sinon d une désynchronisation entre la version d Adobe Reader et du plugin correspondant pour votre navigateur. Il faut dans ce cas désinstaller Adobe Reader et le réinstaller à nouveau. Le plugin sera correctement mis à jour. 3.1.5. Comment contrôler la validité de la signature électronique d un document? La première étape est de configurer Adobe Reader afin qu il puisse retrouver les différentes autorités de certification définies dans votre système d exploitation (Windows) et qu il vérifie les signatures à l ouverture d un document : Sélectionner le menu Edit Preferences. Après avoir sélectionné l option Security sur la gauche, cocher la case Verify signatures when the document is opened. Cette option est active par défaut. Cliquer sur le bouton Advanced Preferences Dans l onglet Windows Integration, cocher les 3 cases puis valider avec le bouton OK. La deuxième étape est d ouvrir le document signé électroniquement. Suite à la configuration précédente, la signature électronique est vérifiée automatiquement à l ouverture du document. Selon l icône affichée dans le champ de signature, vous pouvez savoir si la signature est valide ou non : indique que la signature est valide. indique que la signature est invalide. C est par exemple le cas si le certificat utilisé pour signer le document était expiré lors de la signature. indique que le document a été modifié après que la signature électronique a été apposée. indique que la signature n a pas pu être vérifiée. C est par exemple le cas si le certificat qui a été utilisé pour signer le document ne fait pas partie de vos «Trusted Identities», si Adobe Reader n est pas configuré pour retrouver les différentes autorités de certification définies dans votre système d exploitation (Windows), etc. 3.1.6. Comment effectuer mon paiement? Le paiement se déroule en 2 étapes : 1. Autorisation : le client autorise le RCS à débiter le montant figurant sur le détail des prestations demandées. RCSL G.I.E. Page 13 of 15

Le montant indiqué dans votre panier sera prélevé par le RCS dans le cas où le RCS peut donner une suite favorable au traitement de toutes les demandes de votre commande. Ce montant fait l objet d une réservation sur la carte de crédit renseignée. 2. Prélèvement : le RCS prélève le montant total dû après le traitement complet de la commande. Le montant total de la commande sera seulement débité après le traitement de toutes les demandes individuelles d une commande. Le montant total prélevé peut être inférieur au montant autorisé si le RCS n a pas pu donner une suite favorable à toutes vos demandes. 3.1.7. Où trouver ma preuve de paiement? Une quittance de paiement au format PDF est disponible pour chaque commande dès que celle-ci est exécutée en intégralité. Une commande est exécutée en intégralité si toutes les demandes la composant ont été traitées par le RCS, quelque soit la suite qui a été donnée à la demande (état «Refusée» ou «Traitée»). La quittance ne peut être téléchargée que depuis la «vue par commande». La quittance indique les montants effectivement prélevés. Pour une même commande, le montant total de la quittance peut donc différer du montant initialement inscrit sur le bon de commande. Comme pour les autres documents, la quittance est mise à disposition pour une durée limitée à 20 jours calendaires. 3.1.8. Message lors de la connexion au site internet par certificat Luxtrust «Impossible de charger l'applet, veuillez vérifier votre version de Java (version 1.7 ou plus récente) et/ou la console du plugin Java qui pourrait contenir des erreurs.» Vous devez peut-être mettre à jour Java, vérifier votre version sur le site www.java.com et installez la dernière version proposée. Vérifiez la présence d un message qui propose l exécution d un programme Java, et autorisez-le. Installez la dernière version du middleware Luxtrust. Si vous avez déjà installé la dernière version, vérifiez que le plugin est bien activé dans votre navigateur (voir cette page : https://java.com/fr/download/help/enable_browser.xml). 3.1.9. A la place du formulaire de réquisition, je vois un message qui dit «Veuillez patienter», qui rapporte un problème de version d Adobe Reader Si Adobe Reader version 9 (et supérieur) est déjà installé sur l ordinateur, désactivez les plugins de prévisualisation de votre navigateur : Dans Firefox, dans le menu des options, partie «applications», en face de «Portable Document Format», il faut choisir «Utiliser Adobe Reader», au lieu de «aperçu dans Firefox». Dans Google Chrome, aller à l adresse chrome://plugins et désactivez «Chrome PDF Viewer». Vérifiez qu Adobe Reader est bien activé. Pour Safari, désactivez «Aperçu» comme gestionnaire par défaut pour les PDF dans votre système Mac. Voir votre support Apple pour plus d informations. Si vous avez ce problème avec Internet Explorer, vous utilisez surement la version spécifique d Internet Explorer qui est intégrée à la nouvelle interface graphique de Windows 8. Veuillez utiliser la version «Bureau». 3.1.10. Quels sont les navigateurs supportés par le site? Les navigateurs qui sont prévus pour être utilisés avec le site internet sont Internet Explorer version 9 (et supérieure) et Mozilla Firefox version 3.4 (et supérieur). Les autres navigateurs (Google Chrome, Safari, Opéra...) devraient toutefois fonctionner si les plug-ins nécessaires sont correctement installés et configurés. Les navigateurs mobiles (Internet explorer, Chrome, Firefox et Safari pour Android, IOS et Windows Phone) ne sont pas supportés. A noter que Windows XP n est plus supporté. RCSL G.I.E. Page 14 of 15

Contacts Pour tout problème informatique ou pour toute question liée à l utilisation du site internet du RCS, vous pouvez vous adresser au helpdesk du RCS dont les coordonnées sont les suivantes : Tél : (+352) 26 428-1 Fax : (+352) 26 42 85 55 E-mail : helpdesk@rcsl.lu Le helpdesk est ouvert du Lundi au vendredi de 8h00 à 17h30 sans interruption. www.rcsl.lu RCSL G.I.E. Page 15 of 15