PROTOCOLE D ENTENTE ENTRE LA SOCIÉTÉ DU CENTRE DES CONGRÈS D OTTAWA ET LE MINISTRE DU TOURISME 1. OBJECTIF L objectif de ce protocole d entente (PE) consiste à établir le cadre de responsabilité et les relations de travail entre le ministre, le sous-ministre, le président du conseil d administration, le conseil d administration, le sous-ministre et le président. Cela permettra de veiller à ce que des dispositions appropriées et adéquates en matière d administration, de comptabilité, de finances et de déclaration soient mises en œuvre entre le ministère du Tourisme et la Société du Centre des congrès d Ottawa (le «Centre»). Ce PE ne portera pas atteinte ni ne viendra modifier ni interférer avec les responsabilités du ministre ou du conseil d administration en vertu de la loi. Pour plus de certitude, ce PE ne limitera pas d une quelconque façon l habileté, l autorité et l obligation du conseil d administration en matière de gestion du Centre en vertu de ses intérêts, comme établis dans la loi qui s applique à celui-ci, et en vertu des autres obligations et responsabilités juridiques du conseil d administration, notamment, toute obligation de diligence ou toute obligation financière. Ces obligations et responsabilités juridiques auront préséance sur toute disposition de ce PE en cas de conflit entre ces dispositions et les obligations et responsabilités juridiques du conseil d administration. 2. DÉFINITIONS Dans ce protocole d entente : «Loi» signifie la Loi sur la Société du Centre des congrès d Ottawa; «Conseil d administration» signifie les membres désignés du conseil d administration de la Société du Centre des congrès d Ottawa; «Centre» signifie la Société du Centre des congrès d Ottawa; «Président du conseil d administration» signifie le président désigné du conseil d administration de la Société du Centre des congrès d Ottawa; «Sous-ministre» signifie le sous-ministre du ministère du Tourisme; «Exercice financier» signifie la période commençant le 1 er avril de chaque année et prenant fin le 31 mars de l année suivante; 1
«Gouvernement» signifie le gouvernement de l Ontario; «Ministre» signifie le ministre du Tourisme ou tout autre ministre qui pourrait jouir des droits, des obligations et des privilèges comme énoncés dans la Loi ou d une quelconque autre façon; «Ministère» signifie le ministère du Tourisme; «PE» signifie ce protocole d entente; «Président» signifie le président de la Société du Centre des congrès d Ottawa; «CT/CGG» signifie le Conseil du Trésor ou le conseil de gestion du gouvernement de l Ontario. 3. AUTORITÉ LÉGISLATIVE, MANDAT ET CLASSIFICATION DE L AGENCE Le Centre est régi par la Loi. Son mandat, en vertu de l article 6 de la Loi, consiste à opérer, à entretenir et à gérer un Centre des congrès de catégorie internationale dans la ville d Ottawa de façon à promouvoir et à développer le tourisme et l industrie en Ontario. En vertu de l article 2 de la Loi, le conseil d administration consistera d au moins sept personnes et d au plus douze personnes : au plus, neuf d entre elles seront nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil; au plus, trois d entre elles seront nommées par résolution du conseil de ville d Ottawa. Le Centre est un organisme de la Couronne comme le veut l article 14 de la Loi. Le Centre est désigné à titre d organisme de service opérationnel en vertu de la Directive sur l établissement et l obligation de rendre compte du CT/CGG et est sujet à toutes les directives existantes et applicables du ministère des Finances et du CT/CGG pour les organismes de service opérationnel et devra s y conformer comme le veut l annexe 1 de ce PE. Lorsque de telles directives sont modifiées, ou de nouvelles directives sont émises par le CT/CGG ou le ministère des Finances, le ministère devra aviser le Centre par écrit de l applicabilité de ces directives en ce qui le concerne, et ces directives seront réputées faire partie de l annexe 1. Le Centre devra se conformer à toutes les directives de l annexe 1 et à toute directive réputée faire partie de l annexe 1. 4. DURÉE DU PE et PROCESSUS D EXAMEN ET DE MODIFICATION DU PE Ce PE entrera en vigueur à compter de la date de la signature de la dernière partie à l exécuter et sera en vigueur pour une période maximale de cinq (5) ans. Ce PE devra être renouvelé ou revu d ici la date d expiration. Toutefois, ce PE restera en vigueur temporairement jusqu à ce qu un nouveau PE ait tout d abord reçu l approbation du CT/CGG, puis ait été approuvé et exécuté par les parties. Ce PE ne sera pas mis en vigueur par les parties avant son approbation par le CT/CGG. 2
Ce PE devra être revu au moment de la nomination d un nouveau ministre ou d un nouveau président du conseil d administration. L objectif de cet examen consiste à s assurer que le ministre ou le président du conseil d administration, le cas échéant, soit au courant de ce PE et à lui donner l occasion d entamer des discussions au sujet de modifications à y apporter. Si le ministre et le président du conseil d administration acceptent de poursuivre ce PE sans y ajouter de modification, les deux parties doivent en affirmer le maintien par écrit. Un PE maintenu ne requiert pas l approbation du CT/CGG. Ce PE peut être modifié de temps à autre avec l accord du ministre et du président du conseil d administration. L un de ces deux derniers peut lui proposer un amendement. Tout amendement sera rédigé et devra être approuvé par les deux signataires et le CT/CGG avant l exécution d un PE révisé. 5. PRINCIPES DIRECTEURS Le ministre et le président acceptent de respecter les principes suivants dans le cadre de leur collaboration : (e) le ministre reconnaît que le Centre est une entité légalement habilitée qui exerce ses pouvoirs et ses fonctions en vertu de son mandat dans le cadre de la Loi; le Centre opère en vertu de politiques opérationnelles gouvernementales applicables et de grandes orientations de principe et devra se conduire en vertu des principes de gestion et des pratiques exemplaires du gouvernement. Ces principes comprennent le comportement éthique, l obligation de rendre compte, la transparence, l excellence en matière de gestion, l utilisation appropriée des fonds publics, le rapport qualité/prix, le service de grande qualité au public, l ouverture et la transparence, ainsi que l équité au sein des marchés; le Centre reconnaît qu il doit rendre compte au gouvernement afin de remplir son mandat comme défini dans la Loi et ce PE. L obligation de rendre compte est un principe fondamental à observer dans le cadre de la gestion, de l administration et de l exploitation du Centre; le ministre et le président s engagent à éviter de dédoubler les services et acceptent de s assurer que les programmes et services du Centre et du ministère soient coordonnés; le ministre et le président s engagent à veiller à ce qu une collaboration coopérative existe entre le ministère et le Centre. Pour parrainer cette collaboration coopérative, le ministre s engage à veiller à ce que le sous-ministre communique avec le président régulièrement, tandis que le président du conseil d administration s engage à veiller à ce que le président communique régulièrement avec le sous-ministre. 6. CONSULTATION ET COMMUNICATIONS Le ministre et le président reconnaissent que le partage opportun de renseignements et la consultation sont essentiels afin qu ils s acquittent de leurs responsabilités respectives. Par conséquent, ils acceptent que : 3
le président du conseil d administration garde le ministre au courant des enjeux ou des événements, y compris des litiges, qui concernent ou peuvent raisonnablement concerner le ministre ou le gouvernement dans l exercice des responsabilités du ministre. Le Centre avisera immédiatement le ministère de tout litige; le ministre s assure que le président est consulté, s il y a lieu, à propos de nouvelles orientations d importance ou lorsque le gouvernement considère l apport de changements réglementaires ou législatifs qui pourraient avoir un impact important sur le Centre; à tout le moins, le ministre et le président se rencontrent, au besoin, afin de discuter des enjeux connexes à la prestation du mandat du Centre, ainsi qu aux stratégies de communication publiques. Le président rencontrera le sous-ministre et le président du conseil d administration, au besoin, afin de discuter des enjeux connexes au fonctionnement efficient du Centre; les hauts dirigeants du ministère et du Centre restent en communication régulière afin de discuter des questions d intérêt mutuel, notamment des points litigieux qui concernent ou peuvent raisonnablement concerner le ministère ou le gouvernement dans l exercice des responsabilités du ministre. 7. OBLIGATION DE RENDRE COMPTE La structure de reddition de compte est la suivante : Ministre Le ministre relève de la législature et est responsable de l atteinte du mandat du Centre, de sa conformité avec les directives du ministère des Finances et du CT/CGG et les politiques du gouvernement et du ministère, et de faire rapport et de répondre à la législature au sujet des activités du Centre. Le ministre relève du cabinet en ce qui a trait à la performance du Centre et à sa conformité avec les politiques opérationnelles et les orientations politiques à vaste échelle du gouvernement. Conseil d administration Le conseil d administration, par l entremise du président du conseil d administration, relève du ministre et est responsable de la gouvernance des activités du Centre en vertu de son mandat. Président du conseil d administration Le président du conseil d administration relève du ministre et est responsable de la performance du Centre dans le cadre de l atteinte de son mandat, et de s acquitter des rôles et des responsabilités qui lui sont assignés par la Loi, les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, les politiques du gouvernement et du ministère, ainsi que ce PE. Sous-ministre Le sous-ministre relève du ministre et est responsable de s acquitter des rôles et des responsabilités qui lui sont assignés par le ministre, les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG et les politiques du gouvernement et du ministère, la Loi, ainsi que ce PE. 4
(e) (f) Président Le président relève du conseil d administration par l entremise du président du conseil d administration et est responsable de la gestion et de l administration du Centre, de la supervision de ses employés, et de s acquitter des rôles et des responsabilités qui lui sont assignés par le conseil d administration. Le président relève également du conseil d administration en ce qui a trait aux projections financières du Centre et à l atteinte des cibles opérationnelles et financières. Le président relève du président du conseil d administration en ce qui concerne la mise en œuvre des politiques et des décisions opérationnelles et doit faire rapport des résultats connexes à la performance de l organisation à ce dernier. Employés du Centre Les employés du Centre relèvent du président et doivent s acquitter des rôles et des responsabilités qui leur sont assignés par ce dernier. 8. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 8.1. Ministre Le ministre est responsable : (e) (f) (g) (h) d établir les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, ainsi que les politiques applicables du gouvernement et du ministère, en plus de tout changement apporté aux politiques en vertu desquelles le Centre doit exercer ses activités et de les communiquer au Centre; de s assurer qu un système soit en place afin de surveiller la performance du Centre pour veiller à ce que son mandat soit accompli et qu il soit conforme aux directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, ainsi qu aux politiques pertinentes du gouvernement et du ministère; d examiner, d approuver et de présenter les ressources annuelles suggérées pour le Centre dans le cadre de la planification budgétaire et du processus d affectation des ressources du gouvernement; de faire rapport et de répondre au Cabinet au sujet de la performance du Centre et de sa conformité avec les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, ainsi que les politiques opérationnelles et les vastes orientations politiques du gouvernement et du ministère; d examiner et d approuver les plans multiannuels et annuels, et les rapports du Centre en vertu des articles 12 et 13 de ce PE; de soumettre le rapport annuel du Centre à la législature pour dépôt sur la table en l espace de 60 jours de sa réception; de faire rapport et de répondre à l Assemblée législative au sujet des activités du Centre; de recommander des nominations et des renominations en vertu du processus de nomination d organisme par le lieutenant-gouverneur en conseil qui est établi par la loi ou le CT/CGG, après consultation avec le président du conseil d administration le cas échéant, afin de veiller à ce que les exigences de la Loi soient respectées; 5
(i) (j) (k) (l) de chercher à obtenir les approbations gouvernementales nécessaires, comme requises, afin de permettre au Centre d accomplir son mandat et de communiquer de telles approbations au Centre; de développer un PE pour le Centre en compagnie du président du conseil d administration; s il y a lieu ou le cas échéant, d adopter des mesures ou d ordonner/de recommander que des mesures correctives soient adoptées en ce qui a trait au mandat ou aux activités du Centre; de communiquer avec le président du conseil d administration et le conseil d administration, au moins, trimestriellement. 8.2. Sous-ministre Le sous-ministre est responsable : (e) (f) (g) (h) de fournir du soutien et de l aide au ministre afin qu il accomplisse ses obligations en ce qui a trait au Centre, notamment de s assurer que le Centre se conforme aux directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, ainsi qu aux politiques applicables du gouvernement et du ministère; de conseiller le ministre au sujet des documents soumis par le conseil d administration au ministre aux fins d examen et/ou d approbation; de fournir un cadre pour évaluer si le Centre remplit son mandat en vertu des directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG et des politiques du gouvernement et du ministère; d entreprendre des évaluations afin de savoir si le Centre remplit son mandat juridique en vertu des directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, ainsi que des politiques du gouvernement et du ministère, de déterminer tout besoin d apport de mesure corrective, de recommander des façons de régler tout enjeu qui est identifié et de conseiller le ministre en ce qui a trait aux façons de les régler; d établir un cadre pour examiner et évaluer les activités stratégiques commerciales et financières du Centre, les plans d affaires et les autres rapports; d aviser ou d aider le Centre à réaliser ses plans en vertu de l orientation et des politiques du gouvernement; de s assurer que les propositions, les publications et les autres documents consolidés du ministère incluent les références appropriées au Centre reflétant ses enjeux et ses préoccupations en vertu des directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, des politiques du gouvernement et du ministère, ainsi que des priorités du ministère; de s assurer que le ministère entreprenne la préparation de toutes les propositions du Cabinet, du CT/CGG, ainsi que de toutes les autres propositions (avec documentation à l appui) requises pour obtenir les approbations gouvernementales nécessaires pour le 6
Centre, comme énoncées dans la Loi, les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, les politiques du gouvernement ou du ministère, ou ce PE; (i) (j) (k) (l) de consulter le président du conseil d administration au sujet de l établissement d objectifs et de cibles en matière de fonctionnement, de gestion et de leadership pour le président en vertu des priorités du gouvernement et du mandat du Centre; de participer au processus de sélection d un président pour le Centre; de communiquer, s il y a lieu, avec le président; de négocier une ébauche de PE avec le président du conseil d administration, comme l ordonnera le ministre. 8.3. Conseil d administration Le conseil d administration est responsable : (e) (f) (g) (h) (i) de fournir une orientation stratégique au Centre et de diriger ses activités en vertu de son mandat comme énoncé dans la Loi, les règlements administratifs du Centre, les ententes, ses plans d affaires approuvés, ce PE et les paramètres des politiques établis et communiqués par le ministre; d établir les buts, les objectifs et les orientations stratégiques du Centre dans le cadre de son mandat, comme énoncé dans la Loi et ce PE; d établir les politiques du Centre, conformément à ses objectifs et en vertu de toute politique établie et communiquée par le ministre; d adopter des règlements administratifs pour réglementer la conduite des activités du conseil d administration, précisant les pouvoirs et les obligations des dirigeants et des employés du Centre, et généralement pour la conduite et la gestion des activités du Centre; de s assurer que les processus sont en place afin de faire le suivi de la conformité du Centre avec la Loi, les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, toute autre loi pertinente, ainsi que les politiques applicables du gouvernement et du ministère; d être sensibilisé aux obligations fiduciaires et aux devoirs de diligence des directeurs envers le Centre et de s y conformer; de nommer un président et de s assurer qu il soit responsable et qu il rende compte au conseil d administration pour la gestion quotidienne du Centre; de diriger la préparation de tous les documents requis par ce PE et qui concernent le Centre, d approuver de tels documents pour soumission au ministre en temps opportun, et de diriger toute mesure corrective à être adoptée le cas échéant; d approuver le PE et toute modification apportée au PE au nom du Centre en temps opportun et d autoriser le président du conseil d administration à le signer au nom du Centre; 7
(j) (k) (l) (m) (n) (o) (p) (q) (r) (s) (t) (u) de s assurer de la mise en place des processus permettant de surveiller la performance du Centre et d examiner sa performance dans le cadre des responsabilités de surveillance du conseil d administration; d établir des mesures et des cibles de performances significatives pour le Centre; de s assurer de mettre en place un système d évaluation de la performance des employés du Centre; de mener des évaluations régulières concernant l efficacité du conseil d administration en entier, la contribution de chaque comité du conseil d administration, et la contribution de chaque membre du conseil d administration; de mener une évaluation annuelle du conseil d administration afin d assurer la conformité à ce PE et aux autres obligations du conseil d administration; de s assurer de mettre en place un système de gestion financière afin de tenir compte de l utilisation des fonds et des actifs afin de veiller à ce qu ils soient utilisés avec intégrité, honnêteté et d une façon fiscalement responsable, et de s assurer que le Centre fonctionne en vertu de son plan d affaires approuvé; de s assurer que le Centre est géré de façon efficiente et efficace en vertu des pratiques commerciales et financières acceptées et en vertu des exigences du CT/CGG; d organiser une vérification annuelle des transactions financières du Centre ou de sa gestion financière, ou des deux, qui devra être mené par un ou deux vérificateurs qui détiennent un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l expertise comptable et d en fournir un exemplaire au ministre; de consulter les intervenants, s il y a lieu, après avoir obtenu l approbation préalable du président du conseil d administration; de consulter le personnel du Centre au sujet des activités du Centre, s il y a lieu, après avoir obtenu l approbation préalable du président du conseil d administration; de coopérer avec les examens périodiques initiés par le CT/CGG ou le ministre; de communiquer, s il y a lieu, avec le ministre. 8.4. Président du conseil d administration Le président du conseil d administration est responsable : de fournir un leadership stratégique au conseil d administration; de faire rapport au ministre au sujet des activités et des lignes directrices du Centre, de ses plans commerciaux et opérationnels, ainsi que des pratiques en vertu desquelles il opère et selon lesquelles on établit ses priorités générales; 8
(e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n) (o) (p) d examiner les plans et les rapports du Centre, comme décrit dans les articles 12 et 13 de ce PE et de les soumettre au ministre après leur approbation par le conseil d administration; de s assurer que tout ajout, toute suppression ou toute modification d importance au sujet des plans et des rapports du Centre auxquels on fait référence dans la clause sont communiqués de façon appropriée au ministre afin d obtenir son approbation préalable, ainsi que celle du CT/CGG avant sa mise en œuvre; de communiquer les orientations politiques et stratégiques du conseil d administration au président; de surveiller la performance du Centre; de développer des objectifs de performance pour le président, de les lui communiquer et de revoir sa performance au nom du conseil d administration en fonction des objectifs du Centre, des directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, et des politiques du gouvernement et du ministère; de négocier ce PE et, après avoir obtenu l approbation du conseil d administration et du CT/CGG, de signer ce PE avec le ministre; de coopérer avec les examens périodiques initiés par le CT/CGG ou le ministre; de s assurer que tous les membres du conseil d administration et le président sont informés au sujet des règles et des lignes directrices pertinentes en matière de conflits d intérêts et qu ils s y conforment; d assurer les responsabilités précisées en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario et de ses règlements à titre de «responsable des questions éthiques» pour les membres du conseil d administration en ce qui a trait aux conflits d intérêts, aux droits à l activité politique et aux divulgations des actes répréhensibles; d aviser le ministre du recrutement en cas de poste vacant et d effectuer des recommandations au ministre au sujet des nominations, des renominations ou des destitutions des membres du conseil d administration; de consulter le ministre ultérieurement et de recevoir l approbation du ministre si le Centre a l intention d entreprendre toute affaire ou activité qui aura un impact sur les politiques ou le financement du gouvernement; de s assurer que les membres du conseil d administration sont informés de leurs rôles, de leurs responsabilités et de leurs obligations (comme leurs obligations fiduciaires envers le Centre) et de s assurer que tous les membres du conseil d administration reçoivent une orientation et toute formation nécessaire afin d exercer leurs fonctions; d assister à des présentations devant le Cabinet, des comités du Cabinet ou la législature, ou d effectuer des présentations pour ceux-ci, au sujet des activités du Centre le cas échéant; d établir des buts et des cibles de gestion opérationnelle et de leadership pour le Centre, en consultation avec le conseil d administration, et d établir ces buts et ces objectifs dans un 9
contrat annuel sur la performance avec le président, afin de s assurer que le Centre atteint ses objectifs d affaires, ses plans d affaires approuvés, ainsi que les politiques et les procédures du ministère et du gouvernement; (q) de communiquer avec le ministre, au moins, trimestriellement. 8.5. Président Le président du Centre est responsable : (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) de gérer les fonctions et les activités financières quotidiennes du Centre, et de réaliser son mandat en vertu de toutes les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, ainsi que des politiques du gouvernement et du ministère; de traduire l orientation politique et stratégique du conseil d administration en plans opérationnels et en activités en vertu des plans d affaires approuvés avec intégrité et honnêteté; de soutenir le président du conseil d administration et le conseil d administration afin qu ils fassent face à leurs responsabilités; de fournir des services de leadership, d orientation et de gestion aux employés du Centre pour la gestion des ressources humaines et financières en vertu des pratiques et des normes/commerciales et financières acceptées, de la Loi, d autres lois pertinentes, de lignes directrices en matière de conflits d intérêts, des directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, et des politiques du gouvernement et du ministère; d établir et d appliquer un cadre de gestion financière et d évaluation des risques afin de soutenir le processus décisionnel pour s assurer d une gestion saine du Centre, notamment de ses activités; de garder le conseil d administration au courant de la mise en œuvre de ses orientations politiques et des activités du Centre afin qu il puisse faire face à ses responsabilités; de participer à des initiatives de planification d affaires qui pourrait toucher le mandat du Centre; d aviser le président et le conseil d administration de la conformité avec les directives applicables du ministère des Finances et du CT/CGG, les lois applicables, ainsi que les politiques et les procédures applicables du ministère et du gouvernement; de s assurer de préparer un rapport annuel, un plan d affaires, les états financiers, les réponses à la vérification et les autres rapports comme l exigera le conseil d administration aux fins de son approbation; d atteindre les objectifs de performance établis par le président du conseil d administration après une consultation appropriée du sous-ministre; de développer et de mettre en œuvre, après l approbation du conseil d administration, un système de mesure de la performance efficace pour les employés du Centre; 10
(l) (m) (n) (o) (p) (q) (r) (s) de surveiller la performance opérationnelle du Centre et d en faire rapport au président du conseil d administration et au conseil d administration; de s assurer de fournir au ministère l information ayant trait au Centre et dont le ministre ou le sous-ministre pourrait avoir besoin ou exiger afin de remplir ses responsabilités; de consulter les intervenants, s il y a lieu, après avoir obtenu l approbation préalable du président du conseil d administration; de garder le sous-ministre et le président du conseil d administration au courant des enjeux ou des événements, y compris des litiges, qui concernent le ministre, le sous-ministre et le président du conseil d administration dans le cadre de leurs responsabilités respectives (p. ex., les questions d actes répréhensibles ou d impropriété, les litiges, les allégations de conflit d intérêts ou de harcèlement en milieu de travail, les enquêtes policières, les poursuites judiciaires ou les plaintes à la Commission ontarienne des droits de la personne ou à l ombudsman); d établir un système de conservation des documents du Centre et un système permettant de rendre de tels documents disponibles publiquement, s il y a lieu; de chercher à obtenir des conseils de la part du sous-ministre au sujet d enjeux ayant trait aux politiques et aux exigences du gouvernement et du ministère; d assurer les responsabilités précisées dans la Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario et ses règlements à titre de «responsable de l éthique» pour les employés du Centre en ce qui a trait aux conflits d intérêts, aux droits à l activité politique et aux divulgations des actes répréhensibles; de communiquer, s il y a lieu, avec le sous-ministre; 9. ENTENTES ADMINISTRATIVES ET DOTATION Le Centre est responsable : de toutes ses activités commerciales, notamment du recrutement, de l embauche et du renvoi des employés, y compris le président, ainsi que de l établissement des classifications et de la rémunération; d établir les systèmes appropriés pour son administration, notamment les procédures financières, juridiques, opérationnelles, d acquisition et d approvisionnement, de services créatifs, ainsi que toute autre procédure administrative interne appropriée; d adhérer aux protocoles du ministère comme développés de temps en temps au sujet de la provision de services par le ministère, comme convenu par le sous-ministre et le président et qui pourront être annexés à ce PE; de reconnaître tout soutien financier du gouvernement de l Ontario dans tout matériel du Centre connexe aux finances, à l éducation, aux subventions et aux promotions, en vertu des lignes directrices établies par le gouvernement, notamment les exigences d identité 11
visuelle, et de faire référence à lui-même en se servant de son nom complet la «Société du Centre des congrès d Ottawa» en français et la «Ottawa Convention Centre Corporation» en anglais dans tous ses documents officiels. Le Centre est prescrit à titre «d organisme public» en vertu du règlement de l Ontario 374/07 rédigé en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario. Les employés du Centre sont nommés par le Centre et ne sont pas nommés en vertu de la Partie III de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario. Le Centre est assujetti à la Loi de 1993 sur la négociation collective des employés de la Couronne et à la Loi sur l équité salariale. 10. ENTENTES FINANCIÈRES (e) (f) (g) Le Centre reçoit du financement par l entremise de paiements de transfert du ministère tirés du Fonds du revenu consolidé en fonction du processus de planification et d allocation budgétaire du gouvernement, et de tels paiements de transferts sont assujettis à des ajustements apportés par le ministre, le CT/CGG ou la législature, s il y a lieu. Le Centre devra fournir tous les renseignements et conseils requis afin de soutenir le ministre tout au long du processus de planification et d allocation budgétaire. Le Centre devra établir le niveau de financement alloué aux programmes et aux services, conformément à son plan d affaires annuel, comme approuvé par le ministre. Les procédures financières et comptables du Centre devront suivre les principes comptables généralement acceptés, comme établi par l Institut canadien des comptables agréés et son manuel. Le Centre est assujetti à payer la TPS en vertu de l accord fiscal réciproque entre le gouvernement de l Ontario et le gouvernement du Canada. En vertu du paragraphe 11(1) de la Loi, les recettes, les revenus et les profits obtenus par le Centre seront appliqués uniquement à la réalisation de ses objectifs. En vertu du paragraphe 11(2) de la Loi, tout surplus financier du Centre devra, à la demande du lieutenant-gouverneur en conseil, être payé au trésorier de l Ontario et devra faire partie du Fonds du revenu consolidé. 11. EXIGENCES ET ENTENTES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION En vertu du paragraphe 12(2) de la Loi, un vérificateur nommé par le conseil d administration et qui détient un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l expertise comptable devra mener une vérification annuelle des états financiers du Centre aux fins d approbation par le conseil d administration. Les états financiers vérifiés seront promptement remis au ministre et au ministre des Finances. En fonction du plan de vérification annuel approuvé, la Division de la vérification interne du 12
gouvernement entreprendra des vérifications de la prestation de programme et des processus financiers et administratifs du Centre afin de s assurer d une prudence financière et d une obligation de rendre compte et de voir à ce que les contrôles appropriés soient en place. Des exemplaires des rapports de vérification, ainsi que la réponse écrite de la direction aux vérifications seront acheminés au ministre. Le ministre ou le vérificateur général pourront, en tout temps, ordonner une vérification des transactions financières du Centre ou de sa gestion, ou des deux. Le conseil d administration fournira au ministre et/ou au vérificateur général une réponse à ces vérifications en temps opportun sous forme écrite, s il y a lieu, et conseillera le ministère au sujet de toute recommandation en suspens ayant trait à la vérification. 12. PLANIFICATION ET DÉCLARATION (e) (f) (g) Tous les ans, le président présentera au ministre un plan d affaires approuvé par le conseil d administration portant sur les trois prochains exercices du Centre aux fins d examen et d approbation. Le ministère fournira au Centre les lignes directrices pour le plan d affaires qui sera établi en vertu des exigences gouvernementales de l exercice actuel, ainsi que des directives du ministère des Finances et du CT/CGG et des lignes directrices applicables. Le Centre fournira au ministère une ébauche de plan d affaires avant la soumission du plan d affaires final, en vertu des échéanciers établis, afin de fournir une occasion d examen et de prestation de commentaires. Le ministre examinera le plan d affaires et avisera le conseil d administration, en temps opportun, s il approuve ou non les orientations générales envisagées par le Centre, et si ce n est pas le cas, il indiquera de quelles façons les orientations générales des plans commerciaux contreviennent aux politiques et aux priorités du gouvernement. Après avoir obtenu l approbation du conseil d administration, le président du conseil d administration fournira au ministère un rapport en cours d exercice au sujet de la performance du Centre en vertu de son plan d affaires approuvé et fera rapport au sujet de toute activité prévue qui pourrait entraîner l apport d ajouts, de retraits ou de changements significatifs à son plan d affaires approuvé en fournissant un délai suffisant afin que le ministre puisse étudier les activités prévues avant que le Centre prenne un quelconque engagement financier ou opérationnel contraignant à cet effet. Si les directives du CT/CGG le requièrent, tous les trois ans, le plan d affaires du Centre sera examiné, passé en revue s il y a lieu, et puis soumis par le ministre au CT/CGG aux fins d examen et d approbation s il y a lieu. Le plan d affaires du Centre devra être établi en vertu des exigences énoncées dans la Directive sur l établissement et l obligation de rendre compte des organismes. 13
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13. RÉSUMÉ DES EXIGENCES DE DÉCLARATION En fonction d une déclaration opportune en vertu des échéanciers prescrits, le président du conseil d administration soumettra au nom du conseil d administration les rapports et documents suivants au ministre : (e) (f) (g) un plan d affaires de trois ans; les rapports en cours d exercice, notamment la performance financière et organisationnelle mensuelle du Centre, le cas échéant; un rapport annuel au sujet des activités du Centre, en vertu des directives et des lignes directrices applicables du CT/CGG, à remettre au ministre pour dépôt sur la table à l Assemblée législative en l espace de 120 jours de la fin d exercice du Centre; des états financiers vérifiés; des exemplaires des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions du conseil d administration et du matériel connexe; chaque rapport d une vérification, ainsi que la réponse du Centre à la vérification, et toute recommandation qui y sont exprimées; tout autre rapport connexe au Centre comme requis par le ministre afin d exécuter ses responsabilités ministérielles. 14. EXAMEN PÉRIODIQUE Le Centre est assujetti à un examen périodique ordonné à la discrétion et à la demande du ministre ou du CT/CGG. Le Centre acceptera de coopérer avec tout examen périodique. Au moment d ordonner un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG, selon le cas, devra déterminer du moment opportun et de la responsabilité d effectuer un examen, des rôles du président du conseil d administration et du ministre, et de la façon dont toute autre partie devra y participer. Au cas où cet examen périodique est ordonné à la demande du ministre, ce dernier pourra soumettre des recommandations au sujet du Centre au conseil d administration aux fins d examens et de considération, ainsi qu au CT/CGG s il y a lieu. 15. CONFLIT D INTÉRÊTS Les membres du conseil d administration qui sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux provisions sur les conflits d intérêts de la Directive sur les personnes nommées par le gouvernement (de novembre 1994) émise par le CT/CGG. Les membres sont également assujettis aux provisions sur les conflits d intérêts de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario et de ses règlements qui sont applicables aux personnes nommées par le gouvernement. 15
Les membres du conseil d administration ne devront pas utiliser de renseignements obtenus à la suite de leur nomination au sein du conseil d administration aux fins de gains ou d avantages personnels. Un membre du conseil d administration qui a des motifs raisonnables de croire qu il/elle est en situation de conflit d intérêts dans le cadre d une affaire présentée au conseil d administration, ou un comité du conseil d administration, devra divulguer la nature du conflit au président dès qu il/elle le pourra et devra s abstenir de toute participation ultérieure lorsqu on en discutera. Le président du conseil d administration devra faire rapport de tout conflit d intérêts déclaré dans le procès-verbal de la réunion du conseil d administration. Les employés du Centre sont assujettis aux provisions sur les conflits d intérêts de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario et de ses règlements (au 20 août 2008) à moins que le Centre ait soumis ses propres règles en matière de conflits d intérêts au commissaire aux conflits d intérêts et que ce dernier ait approuvé ces règles. 16. GESTION DE L INFORMATION Le Centre est désigné à titre d organisation en vertu des règlements de la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée de l Ontario («LAIPVP») et il devra gérer tous ses dossiers en vertu de celle-ci. Le Centre devra s assurer de mettre en œuvre un système de gestion de l information pour la conservation de ses dossiers. Il devra conserver et garder à jour tous ses dossiers financiers, ses factures, ses dossiers d approvisionnement et tout autre document financier connexe au financement procuré par le ministère ou associé aux activités du Centre d une façon conforme aux principes comptables et aux pratiques administratives généralement acceptées. Le Centre conservera de tels dossiers et les mettra à la disposition du ministère aux fins d examen pendant sept (7) ans depuis la date de la création des dossiers. Le Centre conservera et gardera à jour tous les documents et dossiers non financiers connexes au financement reçu de la part du ministère ou connexes aux activités du Centre, d une façon confidentielle conforme aux lois applicables. 17. PROCESSUS D EXAMEN DE LA QUALITÉ DU SERVICE À LA CLIENTÈLE Le Centre devra développer et mettre en œuvre un processus officiel afin de répondre aux plaintes et aux enjeux soulevés par le public ou par les intervenants en ce qui concerne la qualité du service. Ce processus devra se conformer à l initiative de qualité du service du gouvernement. VOLONTAIREMENT LAISSÉ VIDE 16
18. PROTECTION DE RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE RESPONSABILITÉ Le Centre n est pas couvert en vertu du programme de protection du gouvernement. Le Centre souscrira donc des assurances de responsabilité civile pour se protéger contre toute réclamation qui pourrait survenir à la suite d une action commise ou omise par le Centre, un de ses directeurs, dirigeants, employés ou agents, de toute chose faite ou omise qui entraîne des blessures physiques ou personnelles, des décès ou des dégâts matériels. Le Centre se prévaudra d une assurance responsabilité civile générale commerciale. En vertu de l article 9 de la Loi, les directeurs et les dirigeants du Centre sont protégés de toute responsabilité personnelle pour tout geste commis de bonne foi dans le cadre de l exécution ou de l exécution prévue de leurs fonctions et de toutes prétendues omissions ou tout prétendu manquement dans le cadre de l exécution de bonne foi de leurs fonctions. Le Centre se prévaudra d une assurance erreurs et omissions pour les directeurs et les dirigeants. 17
ANNEXE 1 Directives du ministère des Finances et du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement applicables à la Société du Centre des congrès d Ottawa * (* Lorsqu une directive s applique, toutes les lignes directrices, politiques et procédures connexes s appliquent également. Les directives ou politiques sont uniquement énoncées lorsqu il n y a aucune directive correspondante.) Directive sur le contenu de la publicité (septembre 2006) - directive unilingue (anglais) Directive sur l établissement et l obligation de rendre compte des organismes (février 2000) - directive unilingue (anglais) Directive sur la divulgation des actes répréhensibles (2007) Protection accrue de la vie privée : comparaison informatisée des renseignements personnels (mai 1994) (e) Family Day for Classified Agencies Directive (décembre 2007) (f) Freedom of Information and Protection of Privacy Directive (février 1991) (g) Directive sur les personnes nommées par le gouvernement (novembre 1994, modifiée en septembre 2006) - directive unilingue (anglais) (h) Internal Audit Directive (novembre 2002) (i) Directive sur l approvisionnement (juillet 2009) - directive unilingue (anglais) - comme elle s applique à «d autres entités incluses» (j) Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil (revue en juillet 2009) (k) Directive sur l identification visuelle (février 2002) - directive unilingue (anglais) Le ministère informera le Centre de tout amendement ou de tout ajout aux directives, aux politiques et aux lignes directrices qui s appliquent au Centre. 18
ANNEXE A Liste des lois générales s appliquant à la Société du Centre des congrès d Ottawa Loi de 2005 sur l accessibilité pour les personnes handicapées de l Ontario Loi de 1993 sur la négociation collective des employés de la Couronne Loi sur la gestion des situations d urgence de l Ontario Loi sur la gestion des finances publiques Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée de l Ontario Loi sur les services en français de l Ontario Code ontarien des droits de la personne Loi sur le Conseil de gestion du gouvernement Loi sur le ministère du Trésor et de l Économie Loi sur l équité salariale Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public Loi de 2006 sur la fonction publique de l Ontario -- FIN DE L ANNEXE A -- 19