G.T.R. Gère Ton Relais

G.T.R. Gère Ton Relais

G.T.R. Créé en 2002, GTR est le digne successeur d ASS MAT, logiciel utilisé et développé en collaboration avec des relais du PUY-DE-DOME de 1996 à 2002. CONVIVIAL et INTUITIF Afin de faciliter la prise en main et de permettre à tous les utilisateurs mêmes novices en informatique d exploiter au maximum le logiciel, GTR se caractérise par sa simplicité et ses fonctionnalités extrêmement intuitives. Parce que GTR à vocation d être votre outil de travail quotidien, il bénéficie d une très grande ergonomie et intègre toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour gérer votre relais. UNE CONCEPTION BASÉE SUR UN PRINCIPE SIMPLE Le logiciel s articule autour de deux pôles Les acteurs du relais : les assistantes maternelles, les enfants, les parents et les contacts du relais, Les activités du relais : les ateliers, les manifestations, les permanences, les rendez-vous et les réunions. GTR gérera automatiquement l interaction entre les acteurs et les activités du relais. COMPLET GTR est l assistant indispensable de votre relais, capable de gérer : Les assistantes maternelles, les accueils, leur disponibilités et agréments, Les parents et leurs enfants, Les permanences assurées par le personnel du relais, les motifs pour lesquels le relais a été contacté, les rendez-vous, Les ateliers, manifestations et réunions organisées par le relais, La planification des activités et des actions des collaborateurs des relais (permanences, rendez-vous, fonctions administratives ), Les contacts du relais, Le personnel du relais, leur planning, temps de travail, Les matériels et prêts de matériels consentis par le relais, Une base documentaire, Les créations de courriers, de publipostage, Les statistiques demandées par la Caisse d Allocations Familiales, Des statistiques et fonctions diverses. EXPORTEZ! Vous disposez de possibilités d exportation de vos fichiers vers tous les logiciels courants directement depuis GTR! Réalisez vos publipostages avec Word, exportez et mettez en forme vos listes et états avec Excel. Vous pourrez même exporter vos fichiers directement au format PDF, parfaitement adapté pour l envoi de documents via Internet. 2006 2

G.T.R. MULTIDOSSIER GTR vous offre la possibilité de créer plusieurs dossiers. Créez un dossier par période, sur une année civile par exemple. CHAQUE RELAIS EST DIFFERENT! GTR est un outil largement paramétrable, bénéficiant d une grande souplesse d utilisation. Ainsi, il saura s adapter à vos méthodes de gestion. EVOLUTIVITE En accord avec notre volonté d améliorer sans cesse notre logiciel et pour que celui-ci corresponde le plus possible aux besoins des relais, des mises à jour sont effectuées régulièrement. Celles-ci sont envoyées gratuitement aux relais disposant du contrat d assistance. En contact permanent avec les relais équipés de GTR, nous récoltons et prenons en compte les suggestions et observations des animateurs afin d en faire bénéficier l ensemble des utilisateurs. SECURITE Une fonction unique de sauvegarde de données est présente dans le logiciel. En un clic, vous pourrez créer un fichier de sauvegarde de vos données, Tout aussi simple, restaurez vos données avec l outil prévu à cet effet dans le logiciel. Pour plus de sécurité et parce que on ne pense pas tout le temps à réaliser une sauvegarde pourtant bien utile en cas de panne informatique, le logiciel vous proposera à chaque fermeture d effectuer une sauvegarde de vos données. ASSISTANCE Pour bénéficier de l assistance, le relais devra disposer d un contrat d assistance. En plus de l assistance sur le logiciel, ce contrat vous permettra de bénéficier des mises à jour gratuitement. 5 jour sur 7, notre équipe de techniciens sera là pour répondre à vos problèmes. En effet, en cas de problème dans l utilisation du logiciel et si vous disposez d une connexion internet, vous aurez la possibilité de nous faire parvenir une copie de vos fichiers. Nous pourrons ouvrir le logiciel avec vos données et dans les mêmes conditions et ainsi constater votre problème afin de le résoudre plus rapidement. FORMATION Vous souhaitez améliorer votre utilisation du logiciel? Organisme de formation agréé, nous pourrons vous proposer un programme de formation sur une ou deux journées, dans vos locaux ou au sein de notre société. Nous sommes convaincus que comme un nombre grandissant de relais, GTR saura vous simplifier la gestion de votre Relais, et répondre aux exigences de votre CAF. 2006 3

LE MODE DE FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL Exemple de table Exemple de fiche 2006 4

LE MODE DE FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL LA GESTION DES ACTEURS ET DES ACTIVITES Chaque type d acteur ou d activité dispose de sa table spécifique, accessible rapidement grâce à une icône facilement identifiable. Au sein de ces tables, gérez les acteurs et les activités de manière individuelle à travers leurs fiches. Il existe deux niveau de gestion dans le logiciel : Le premier niveau : la table Elle vous permet de visualiser l ensemble des acteurs et activités ainsi que les informations essentielles les concernant (les enfants gardés et les horaires, les disponibilités de l AM, les prêts de matériels, les participants aux activités ). Cette liste est très largement paramétrable et peut être triée par ordre alphabétique par exemple. Des boutons "actions" vous permettent de créer, modifier, supprimer, imprimer et rechercher des enregistrements. Les plus : Appliquer vos propres critères de sélection (exclure les fumeurs, uniquement les assistantes maternelles d une commune ) sur la liste des acteurs et traiter les données obtenues : publipostages, éditions de listes avec critères Imprimez la liste de l ensemble des activités, appliquez vos critères (les activités sur une période donnée, sur une commune ) et obtenez votre propre liste. Vous pourrez également visualiser les détails de l activité sélectionnée et imprimer le récapitulatif de l activité. Le deuxième niveau : les fiches Par simple double-clic sur un enregistrement dans la table, accédez directement à sa fiche. Sur cette fiche vous retrouverez l intégralité des informations relatives à cette personne ou cette activité que vous pourrez modifier (ajout de participants, actualisation des données ) La navigation dans la fiche se fait de manière extrêmement intuitive, les informations étant classées par catégories sous forme d onglets. Les plus : Des informations complémentaires peuvent être renseignées grâce à un éditeur de texte. Une fonction unique vous permet d associer tout type de document à la fiche de l acteur ou de l activité (courriers, contrat de travail, attestations, photos...) et même d acquérir et d associer directement à partir du logiciel un document numérisé! Toujours dans un souci ACD de Consultants simplicité, la gestion sept. des activités du relais s opère de la même façon que les acteurs. 2006 5

GESTION DES ACTEURS Table des assistantes maternelles Planning de garde de l assistante Fiche d une assistante maternelle Associer un document et outil d acquisition 2006 6

GESTION DES ACTEURS LES ASSISTANTES MATERNELLES Gérez votre liste! Mettez-la en forme, triez les AM par ordre alphabétique, redimensionnez les colonnes à votre guise. Vous pourrez rechercher une assistante en tapant simplement le début de son nom en haut de la colonne, ce qui rend la recherche d information sur une assistante beaucoup plus rapide. Visualisez en un clin d œil grâce à un code couleur les assistantes en activité, celles qui sont en congé, celles qui n exercent plus. Sélectionnez une assistante pour consulter son planning d accueil, les enfants dont elle a la charge, les prêts de matériel qui lui ont été consenti par le relais, les activités auxquelles elle a participé Consultez et imprimez le planning hebdomadaire de garde de l assistante. Vous pourrez par exemple l envoyer directement par email. Modifiez les gardes de l enfant ou même accéder à leur fiche sans avoir à ouvrir la fiche de l assistante. Appliquez un filtre de manière à ne faire apparaître que les assistantes qui vous intéressent. Vous pourrez par la suite créer votre propre liste prête à être utilisée pour un publipostage. Au niveau de la fiche de l assistante, vous gérerez l ensemble des informations d une assistante et dans chaque fiche vous retrouverez : La fiche signalétique de l assistante, ses disponibilités, les enfants accueillis, les tarifs pratiqués, les agréments dont elle dispose, les informations relatifs à son type d habitation, la date d arrivée dans la commune Un éditeur de texte qui vous permettra de renseigner des informations supplémentaires la concernant, Une fonction unique très utile présente pour associer à la fiche d une assistante tout type de documents : photo de sa maison, contrat de travail, agréments, courriers Vous pourrez également scanner et associer directement un document à partir du logiciel GTR grâce à un outil d acquisition. Visualisez et modifiez l ensemble des activités auxquelles a participé l assistante maternelle, Imprimez la fiche de l AM ACD avec Consultants tous les renseignements sept. nécessaires. Comme pour le planning, vous aurez la possibilité d envoyer cette fiche par email. 2006 7

GESTION DES ACTEURS Planning de garde de l enfant Activités auxquelles a participé l enfant Multi fenêtrage 2006 8

GESTION DES ACTEURS LES PARENTS Sur les fiches «parents», vous retrouverez l ensemble des informations les concernant : Coordonnées, professions, médecin traitant, numéro de sécurité sociale, un éditeur de texte vous permettra d effectuer un suivi Vous pourrez à partir de leur fiche accéder à celles de leurs enfants, rajouter un nouvel enfant par exemple. Visualisez très rapidement les activités auxquelles ils ont participé grâce à l onglet qui recense l ensemble de leurs participations. Vous accèderez à un historique des contacts qu ils ont eu avec le relais avec à chaque fois le motif de leur appel ou visite. LES ENFANTS Vous gérerez l ensemble des informations de l enfant, sa fratrie, son planning de garde Précisez si l enfant est sous traitement médical, s il a des contrindications, un régime alimentaire particulier Vous retrouverez également toutes les fonctionnalités d impression, d exportation, d association de documents et d éditeur de texte. Accédez directement à la fiche des parents de l enfant à partir de sa fiche pour effectuer des modifications ou vérifiez les informations Visualisez les activités auxquelles a participé l enfant, Modifiez ses participations LES PLUS Afin d éviter de nombreuses manipulations fastidieuses, un double clic au sein des fiches des acteurs vous permettront de basculer sur la fiche d un autre acteur, en relation avec lui. Par exemple vous aurez la possibilité d accéder à partir de la fiche d une assistante maternelles aux fiches des enfants dont elle a la garde. Une fonction spéciale et très simple d utilisation vous permettra d afficher plusieurs fenêtres simultanément ACD Consultants et de pouvoir sept. travailler dessus. (Multifenêtrage) 2006 9

GESTION DES ACTIVITES Table des ateliers Exemple de fiche d une manifestation Exemple d états imprimable pour une activité 2006 10

GESTION DES ACTIVITES Le fonctionnement des activités repose sur les mêmes principes que ceux des acteurs. Au niveau de la table retrouvez l ensemble des activités saisies dans le logiciel. Les activités créées à partir de la table apparaissent automatiquement sur le planning et inversement. Un double clic sur une activité vous permettra d atteindre sa fiche pour consultation ou modification. LES ATELIERS ET MANIFESTATIONS Gérez à travers cet outil les activités organisées par le relais : intégrez en quelques clics les assistantes, parents, enfants et contacts du relais participant à cette activité. Une aide à l intégration des assistantes maternelles et des enfants dont elle a la garde sera très utile pour réaliser rapidement la composition de l atelier ou de la manifestation, sans avoir à saisir chaque participant un par un. Un éditeur de texte vous permettra de réaliser un courrier de présentation. Associez vos documents à l atelier ou la manifestation sélectionné (Brochure de présentation, déroulement de l atelier ) Toutes les fonctions d édition de liste et d impression sont disponibles. Imprimez l ensemble de la liste des activités ou appliquez vos critères et créez votre liste personnalisée : sur une période donnée, sur une commune. Vous pourrez également imprimer le détail d une activité, avec ses participants la date et le lieu ou elle se déroulera Toutes ces impressions sont bien sûr exportables vers les logiciels courants comme Word, Excel, Acrobat Reader, pièce jointe de courriel. Une fonctionnalité exclusive vous permet d enregistrer plusieurs animateurs du relais pour l encadrement d une activité, c est la gestion multicollaborateurs. 2006 11

GESTION DES ACTIVITES La table des permanences La fiche d une permanence Liste des rendez-vous du mois 2006 12

GESTION DES ACTIVITES LES PERMANENCES, RENDEZ-VOUS ET REUNIONS Ces outils ont pour but de d automatiser et de simplifier la gestion des activités des collaborateurs du relais. Pour les permanences, vous serez en mesure de préciser la nature du contact : assistante maternelle, parents, contact du relais, autre mais aussi bien sûr le moyen par lequel le relais a été contacté : téléphonique, visite au relais, mail Vous bénéficierez bien sur de la gestion multi-collaborateurs vu précédemment pour les ateliers et manifestations. Mais GTR ne s arrête pas là, puisque pour chaque contact vous serez à même d attribuer, grâce à une liste de motifs préalablement renseignée, plusieurs motifs pour un même contact. C est la gestion multi-motifs. Pour les réunions et les rendez-vous, vous retrouverez toutes les fonctionnalités présentées pour les permanences. Plusieurs motifs pour un même rendez-vous pourront être attribués. LES PLUS La création d une activité, quelle qu elle soit, entrainera automatiquement la mise à jour du planning du collaborateur du relais. Ceci évite à l utilisateur du logiciel de saisir plusieurs fois la même information. Il peut donc consulter la même information à plusieurs niveaux différents. Par exemple lorsque l utilisateur créé une permanence, le planning enregistrera automatiquement la tâche pour le ou les collaborateurs du relais concernés. Vous retrouverez l ensemble des fonctions d impressions et d exportations présentées, les éditions de liste et d états entièrement paramétrables. 2006 13

PLANNING DES ACTIVITÉS Planning complet au jour, semaine ou mois Ajouter des tâches et des rendez-vous 2006 14

PLANNING DES ACTIVITES Chaque collaborateur du relais a son planning d activité. Toutes les animations et activités du relais apparaissent avec un code couleur. GÉRER LE TEMPS Cet outils vous permet de gérer toutes les tâches au sein du relais. Toutes les activités crées à partir des tables apparaissent sur le planning. Sélectionnez une période avec la souris et ajoutez directement du temps passé à une tâche, au quart d heure près. De la même manière vous pouvez créer les temps d animation, les rendezvous, les réunions, les permanences à partir du planning. Le temps passé à faire chaque type de tâche est comptabilisé pour les statistiques de répartition du temps sur les animations, rendez-vous, temps administratif etc Un rendez-vous prévu pour ¼ d heure a duré plus longtemps? Sur le planning, faites simplement glisser la plage du rendez-vous avec la souris! Un rendez-vous est reporté au lendemain? A partir du planning, déplacez-le d un mouvement de souris. Du planning, vous pouvez modifier les tâches, les supprimer ou les affecter à un autre collaborateur. Le planning peut être affiché sur la plage horaire que vous désirez, sur un jour, une semaine de 5 jours, une semaine de 7 jours ou un mois, et le changement se fait en un clic. Vous pouvez imprimer votre planning tel qu à l écran ou l envoyer directement par mail à un collaborateur. 2006 15

FONCTION DE RECHERCHE DES DISPONIBILITES Fonction de recherche des disponibilités 2006 16

FONCTION DE RECHERCHE DES DISPONIBILITES FONCTION DE RECHERCHE DES DISPONIBILITES Le logiciel GTR inclut une fonction spécifique dédiée à la recherche de disponibilité des assistantes maternelles. Vous chercher une assistante maternelle disponible pour garder un enfant? Entrez les critères qui vous permettront de trouver l assistant maternel qui convient aux spécificités de garde de l enfant : - L âge de l enfant : - La commune de résidence Plusieurs paramètres sont pris en compte pour afficher une liste des assistantes maternelles agrées susceptibles d être disponibles : - Un agrément dans la tranche d âge de l enfant - Le nombre d enfants déjà en garde - Les propres enfants de l AM Sélectionnez une assistante et des informations la concernant apparaîtront : ses agréments, son type d habitat, si elle dispose d une voiture, si elle fume ou a des animaux Un double clic vous permet de consulter la fiche de l AM et ses gardes. Les jours de disponibilité sont indiqués. Éditez cette liste en quelques clics et imprimez-la, ou envoyez la par mail. De plus, la liste éditée fera également apparaître les numéros de téléphone des AM, ce qui vous permettra de contacter dans la foulée l assistante qui vous intéresse. Tous les outils et fonctionnalités du logiciel ne sont pas présentées dans cette brochure, mais tout acquéreur reçoit une documentation complète ainsi qu une aide à l utilisation du logiciel (également accessible à travers le logiciel). Des bulles d aides (légendes apparaissant en positionnant la souris sur une icône) sont également à votre disposition dans le logiciel afin de vous faciliter son utilisation, n hésitez pas à vous en servir! 2006 17

LES STATISTIQUES La finalité de GTR, au-delà de la simple gestion du relais, est de pouvoir éditer rapidement et sans manipulations complexes toutes les statistiques demandées par votre caf ou vos financeurs. Les exemples présentés ne sont pas exhaustifs, GTR permet en effet d éditer beaucoup de statistiques et états. Vous aurez même la possibilité de rédiger des rapports thématiques concernant les actions du relais grâce à un outil prévu à cet effet. 2006 18

LES STATISTIQUES 2006 19

ACD Consultants 12 avenue du Marechal Leclerc 63800 COURNON D AUVERGNE Tél : 04 73 83 76 03 / Fax : 04 73 83 36 52 contact@acdconsultants.com 2006 20