Atelier n 2 Déploiement MSSanté et solutions logicielles pour les professionnels de santé libéraux 19/06/2015 14h à 15h30 Web-conférence
Ordre du jour o Point d actualité de la FEIMA o Retours expériences régions o Temps d échanges
Point d actualité de la FEIMA Communication Email du 13 juin 2015 : Francis MAMBRINI, président de la FEIMA Pour l instant les produits du groupe Cegedim (Crossway, MédiClick et monlogicielmedical.com) et ceux du groupe CompuGroup ont intégré la MSS, sur la base des spécifications émises par l ASIP à l automne dernier. Après une période de beta test concluante auprès de groupes représentatifs de médecins, les diffusions ont débuté. Les diffusions ne se font de manière généralisée sur l ensemble du parc des éditeurs et ne se limitent donc pas à des plaques territoriales. A priori, le fourniture des fonctions d intégration de la MSS au sein des LGC ne fera pas l objet de surcoûts par rapport aux abonnements actuels. Ceci est notamment lié au choix de la plateforme MSS de l ASIP Santé, laquelle est opérée pour le compte des ordres. Les intégrations qui ont été réalisées avec les logiciels métier se sont basées sur un principe de simplicité d usage afin que les PS puissent appeler les fonctions de messagerie directement à partir du dossier patient d une part, et afin qu ils puissent utiliser sans contrainte leurs autres outils de messagerie non sécurisée pour la gestion des messages «non médicaux». Les pièces jointes au messages MSS peuvent être intégrées directement dans le dossier des patients concernés. Les fonctions de création de comptes MSS sont totalement intégrées dans nos produits avec lien sur le site de l'asip. Des travaux sont en cours, en relation avec la région IDF, l ASIP, les éditeurs de LGC et les éditeurs de laboratoires, pour que la diffusion des résultats d examens puissent se faire via la MSS et en prenant appui sur des informations structurées faisant appel à la nomenclature LOINC. La road map qui résultera des études en cours tiendra compte des étapes à adopter pour atteindre la cible MSS+LOINC+CDA N3. Les éditeurs de la FEIMA sont des industriels sérieux et pragmatiques qui tiennent compte de la réalité des situations existantes et des étapes à franchir pour atteindre des cibles. C est la raison pour laquelle les recommandations que vous m invitez à formuler pour les opérateurs ou les établissements portent prioritairement sur : La conformité des interfaces proposées par les opérateurs aux spécifications publiées par l ASIP Santé, seul garantie d intégration de leurs solutions MSS dans nos produits (nous ne ferons pas de développement spécifiques). L identification des principaux documents devant être produits par les ETS et adressés aux PS du secteur libéral. L évolution de ces supports vers une approche structurée (IHE-CDA N3) ne pourra se faire que progressivement, en prenant appui par exemple sur les travaux menés par la HAS et l ASIP dans le cadre du programme «santé connectée» (data set minimum utiles à la coordination des soins), ou encore en prenant appui sur des supports d échange tels que VSM ou PPS.
Point d actualité de la FEIMA Communication Email du 13 juin 2015 : Francis MAMBRINI, président de la FEIMA (Suite) Concernant Apicrypt, la position des éditeurs de la FEIMA est relativement claire. Si cette solution se met en conformité vis-à-vis des spécifications de l ASIP Santé (pour ce qui nous concerne celle relatives à l intégration avec les logiciels métier), elle pourra faire l objet d une intégration avec nos produits. Dans le cas contraire, nos recommandations iront dans le sens d une utilisation de la MSS telle que nous l avons intégrée dans nos offres. Nos diffusions sont accompagnées de la documentation associée ainsi que de vidéos de formation et de plateformes de e-learning. Les diffusions de la MSS, intégrées dans les trains de distribution classiques de nos produits, n ont aucun impact particulier. Elles s opèrent de la même manière que l ensemble de nos distributions par simple téléchargement ou, dans les cas des applications Web, par mise à jour automatique et transparente. Les éditeurs de solutions pour auxiliaires médicaux EPSILOG et RMI ont démarré les travaux d intégration avec des prévisions respectives de déploiement pour fin 2015 et début 2016. Les éditeurs de solutions d officines pharmaceutiques n ont pas encore pu démarrer les travaux d intégration compte tenu du problème relatif à l authentification par carte CPS qui reste un frein au sein de ces organisations. Des solutions sont à l étude, en relation avec l ASIP, et nous espérons aboutir dans le courant du mois de juillet. Concernant DL Santé, récent représentant du secteur des laboratoires de biologie à avoir rejoint les rangs de la FEIMA, l intégration de la MSS est prévue pour la rentrée de septembre. La FEIMA n a pas prévu de faire de communiqué complémentaire à ceux qu elle a fait en mai et en septembre 2014. Je jugerez ultérieurement de l utilité d un communiqué complémentaire.
Retour d expérience Midi Pyrénées Page 5
Retour d expérience sur le déploiement de la Messagerie Sécurisée de Santé en Midi-Pyrénées Déploiement et Développement des Usages Laurent DUGUÉ Chef de Projet Solutions Parcours dugue.l@telesante-midipyrenees.fr
Convention GCS MOA avec la MOE sur la base de l octroi d un financement régional ARS MP Cadrage : Analyse besoin / Contexte régional / Solutions techniques Gestion du projet en phase pilote 2012 2013 2014 2015 4ES pilotes (DSI) et correspondant technique URPS Et le prestataire technique MOE Nécessité de faire évoluer la solution technique (Webmail) : Intégration aux outils bureautiques et intégration forte au DPI Développement de la Messagerie Sécurisée de Santé en Midi-Pyrénées / Trajectoire Plan de Déploiement Questionnaire structures Cibler le périmètre technique et fonctionnel Etablir le plan d accompagnement 31/10/2014 Opérateur technique MSS Régionale devient opérateur MSSanté Accompagnement Acteurs Phase de cadrage et assistance au pilotage (Plan projet, Equipe, aspects SI, plan com. ) Suivi du déploiement technique / Aspects réglementaires / Aspects organisationnels Communication interne ES et externe (PSL correspondants) Enrichissement annuaire Phoning / 4000 ML 23/12/2014 Instruction DGOS /ES Usage MSSanté 174 Membres GCS Télésanté Midi-Pyrénées 2015 123 ES (48 ES publics, 75 ES privés) / 86% Total ES Région 35 personnes morales gestionnaires ESMS (+ de 300 structures) Fédération des réseaux de santé 9 URPS Organismes agréés (Orumip )
Développement des Usages Evolution mensuelle des Messages envoyés 1830 3 398
Développement des Usages Evolution mensuelle des Messages envoyés 49 993 30 348 15 537 1830 4 700
Développement des Usages Evolution des Messages envoyés / Quadrimestre 45 structures opérationnelles dont 38 ES (23 Publics/ 15 Privés) 1 intégration DPI 10 passerelles bureautiques 94 structures opérationnelles dont 57 ES (33 Publics/ 24 Privés) 16 Réseaux de Santé et 21 autres structures (EHPAD, MSP ) 3 intégrations DPI 22 passerelles bureautiques 6 758 Comptes Annuaire validés 2 385 Comptes Annuaire validés 109 structures opérationnelles dont 63 ES (36 Publics/ 27 Privés) 16 Réseaux de Santé et 30 structures (EHPAD, MSP ) 9 intégrations DPI 84 % messages envoyés 30 passerelles bureautiques 7 935 Comptes Annuaire validés 335 496 Messages envoyés sur 12 mois 88% du volume cumulé sur 28 mois
Retour d expérience sur le déploiement de la Messagerie Sécurisée de Santé en Midi-Pyrénées Les Travaux d Accompagnement
Messagerie Sécurisée de Santé 2 niveaux d intégration Établissement Passerelle bureautique Échange point à point Intégration DPI Envoi en masse Crossway, Dopasys, Medical Objects, Orbis,
Messagerie Sécurisée de Santé Activité des structures 27637 2807 2734 2680 2539 Classement des établissements de santé par cumul des envois en avril ( >100) 1001 833 808 807 Usage bureautique de la Messagerie sécurisée Via Outlook ou portail Web -> échanges point à point 241 236 228 216 165 161 104 101 CHU de Toulouse Messagerie sécurisée intégrée au DPI -> envoi en masse : 84% des envois en région dont 55% pour le CHU de Toulouse
Messagerie Sécurisée de Santé Accompagnement Projet en ES Accompagnement réalisé par le GCS Télésanté Midi-Pyrénées pour la mise en œuvre du projet de messagerie sécurisée en structure de santé : Cadrage, assistance au pilotage Élaboration et mise au point du plan projet pour organiser la mise en place et le suivi (constitution d équipe, communication, étude SI, accompagnement, ) Suivi du processus de mise en œuvre technique (déroulement des actions, qualité des livrables échangés entre l établissement, le GCS et le Mipih) Présentation de la Messagerie Sécurisée en phase de cadrage, CME, réunion décisionnelle, Assistance au choix technique et mise au point de solution sur mesure (concertation éditeur, intégrateur, équipe projet, ) Aspects juridiques et règlementaires Conseils pour la mise en conformité de l établissement vis-à-vis de la CNIL Aide à la rédaction des informations au patient, Démarche de conformité d utilisation de l annuaire régional Plan de communication Élaboration/adaptation des éléments de langage pour la promotion interne de l usage de la messagerie sécurisée Mise au point et suivi du plan de communication externe pour enrichissement de l annuaire des destinataires de l établissement (Détails diapositive suivante)
Messagerie Sécurisée de Santé Communication Hôpital -> Ville Principales étapes de communication externe pour l ES : Inventaire des destinataires - Inventaire, sur les 12 derniers mois, des médecins ayant reçu un CR et disposant d un RPPS dans le DPI, les envois automatisés utilisant cette clé d identification - Pour les médecins n ayant pas de RPPS renseigné dans le DPI : - Enrichissement/vérification de la base des médecins destinataires - Mise en place du processus d alimentation/validation du RPPS pour les nouveaux destinataires - Recoupement avec l annuaire régional -> liste des médecins non référencés Courrier de la direction de l ES aux médecins correspondants Sur la base de la liste des médecins non référencés, un courrier, signé par la direction et par le président de la CME, annonce la mise en œuvre de l envoi par MSS des CR -> incitation à l inscription avec l adresse du portail Medimail (annonce éventuelle d une opération de phoning) Campagne de phoning suite à l envoi du courrier de la direction (détail diapo suivante) Promotion en appui sur les outils utilisés : Ajout en pied de page des CR, de l incitation à s inscrire à la MSS Modification des signatures Mail pour promotion des usages : Pour recevoir un courrier plus rapidement et l archiver dans votre dossier patient, utilisez la Messagerie Sécurisée de Santé : medimail.mipih.fr/gcsmp
Messagerie Sécurisée de Santé Enrichissement de l annuaire régional Opération d enrichissement de l annuaire régional sur la base de 3 800 médecins libéraux de Midi-Pyrénées menée le premier semestre 2014. Le prestataire a été doté d une application développée sur mesure pour inscrire en direct le médecin dans le système de messagerie. Les éléments de discours ont été adaptés tout au long de la campagne d appel. Analyse quantitative et qualitative : Le taux de contacts argumentés est de 81% (3 078 destinataires joints au téléphone et échange). Ce taux très élevé s explique en partie par un fichier de base ciblant les destinataires courants du CHU et par un nombre d appels plus importants que prévus (9 appels en moyenne au lieu des 5 initialement prévus) Suite à échange et argumentaire (sécurité, organisation en cabinet, projet régional/national, ), 63% des médecins ont accepté et fourni leur adresse mail (1 924) Concernant la demande de ne plus recevoir de courrier papier, 27% ont donné leur accord, la majorité souhaitant continuer à recevoir en double le courrier papier. Les médecins ont été informés du fait qu ils peuvent à tout moment faire leur choix dans leur profil utilisateur. Des campagnes d incitation au zéro papier seront menées régulièrement pour améliorer ce taux. Refus de la messagerie sécurisée : 815 médecins n ont pas accepté de s inscrire dont : 244 cessations d activité (8%), 190 non équipés (6%), 348 réfractaires (11%), 33 autres (déménagement, remplaçant, partage d adresse, ) 19% n ont pu être joints soit par indisponibilité permanente (421-11% plus de 9 appels), soit avec un numéro erroné ou ayant changé (354-9%)
Messagerie Sécurisée de Santé Supports aux professionnels de santé libéraux Gamme de supports à destination des PSL : Plaquette «Comment devenir utilisateur» Aide en ligne : chaque zone du portail comporte un appel d aide contextuelle FAQ : les questions les plus fréquentes sont documentées en ligne Support utilisateur de premier niveau au 0810.61.50.50 Film de présentation e-learning : Support en ligne interactif multimédia
Messagerie Sécurisée de Santé Actions générales de promotion En complément des actions ciblées, en particulier au moment des mises en production dans les ES, une démarche de communication plus globale est nécessaire pour impulser et dynamiser le déploiement à l échelle de la région. Information régulière des acteurs : - envoi de documentation, lettres d information du GCS et de l URPS ; - sites internet du GCS, des URPS, ASIP Santé, tv-esante, TICsante, Mipih, Vitalia ; - presse : Techniques Hospitalières, Hospimedia, DSIH, La Dépêche du Midi, l'express Présentations en réunions : - équipe expérimentation de bassins de santé, équipes projet ARS et PAERPA ; - Conseils départementaux de l ordre des médecins, réunion URPS ; - collège des DSI, conseils d administration, CME ; - réunions régionales des médecins des départements d information médicale (DIM) ; - Faculté de médecine en master de coordonnateur de parcours de soins D autres événements sont aussi l occasion de présenter le projet et de sensibiliser au sujet des échanges sécurisés : e-nitiatives Santé Midi-Pyrénées organisées par le GCS, Journées nationales Athos, Université d été de la e-santé, Village des GCS au HIT, RIR
Retour d expérience sur le déploiement de la Messagerie Sécurisée de Santé en Midi-Pyrénées En synthèse
Echanges MSSanté / Pratiques e-santé Leviers des coopérations des Professionnels de Santé Une gestation longue Construire dans la durée Axe fort / Stratégie de déploiement : Initier et développer les flux ES Médecine de Ville «Mettre à la disposition des professionnels de santé exerçant dans le secteur ambulatoire (médical et médico-social), dans des délais utiles et des formats adaptés, les documents de sortie de nature à favoriser une prise en charge à la fois efficiente et de qualité des patients ayant été hospitalisés» (Instruction DGOS 23.12.2014). - -> Initier le cercle vertueux des échanges entre les acteurs Les conditions clés du succès et de la pérennité des projets Un soutien institutionnel fort / Stratégie Régionale SI de Santé portée par l ARS Une attente forte des acteurs / Soutien essentiel URPS et Engagement Fédérations Hospitalières et Réseaux de Santé Une méthodologie d accompagnement structurée Persévérer Adhésion des Communautés Hospitalières et des PS impliqués Sensibilisation / Information / Communication / Formation Des solutions techniques adaptées: Contractualisation GCS MOAR avec un opérateur technique / une solution régionale Intégration de la solution technique dans l environnement de travail des professionnels en ES ( Intégration au DPI / Outils bureautiques ) Condition première au développement significatif des usages : Un investissement d avenir Un outil simple pour le déploiement en masse auprès des PS Libéraux Définition et formalisation des Processus organisationnels / Protocoles opérationnels d échange (Dématérialisation ) Accompagnement au Développement des Usages Un travail conduit en concertation avec l ASIP Santé Inscrire la démarche dans la stratégie nationale Le Déploiement MSSanté s inscrit au service de la Médecine de Parcours en facilitant la coordination et la continuité des soins L Accompagnement requis / au cœur des missions d un GCS MOA régionale Capitalisation en termes de méthodologie de déploiement Indications / Bon usage des services supports à la coordination des soins
Merci pour votre attention
Lorraine et les PS libéraux Page 22
Démarche en Lorraine o URPS Pharmaciens et IDE ont fait le choix de la messagerie santelorraine (déploiement progressif par usages) et seront compatibles MSSanté o Démarche de communication commune avec le CHRU Nancy et CHR Metz-Thionville en 2 temps Communication «haut niveau» Communication opérationnelle («équipez-vous!») mais pas avant de démarrage en production en précisant les usages à la clé (existant Apicrypt pour certains) o 2 principales solutions pour les libéraux Adhésion individuelle ou par leur URPS pour rejoindre l opérateur régional MSSanté (GCS) Création de compte sur le service MSSanté de l ASIP
Poitou-Charentes et les PS libéraux Page 24
Déploiement PS libéraux GCS Esanté Poitou-Charentes opérateur MSSanté depuis le 02 avril Au 12 juin : 79 comptes MSSanté créés pour les libéraux (71 nominatifs, 8 organisationnels) Déploiement progressif suivant la maturité du système d information Formulaire à valider par le professionnel libéral avant la publication Page 25
Actions de communication pour les PS libéraux Vidéo pédagogique Courriers institutionnels territoriaux ARS/GCS/URPS/Ordres (médecins libéraux dans un premier temps) Courrier établissement avec flyer GCS (par territoire) présentant la MSSanté, les modalités d inscriptions et les usages possibles URPS médecins : Mailing auprès de 1500 médecins Référent URPS pour les réunion de communication Ville/Hopital Phoning Médecins et IDE sur quelques bassins Page 26
Haute Normandie et les PS libéraux Page 27
Haute-Normandie et les PS libéraux (URPS Kiné) Contexte: Déploiement de la MSSanté (ASIP Santé) en ville (cabinet médical URPS KINE) Cabinet composé de 5 praticiens. Travail partagé entre 2 postes informatiques. Problématique: MSSanté en Webmail (Pas de présence de messagerie sécurisée de santé intégrée au LGC du cabinet). Plusieurs comptes ouverts simultanément. Illustration du cas : 28
Haute-Normandie et les PS libéraux (URPS Kiné) Difficultés rencontrées : Impossibilité d avoir 2 comptes ouverts sous une même session. Gestion des sessions par les navigateurs. Gestions des certificats CPS par les navigateurs. Antivirus (Warning : vérifier la présence et la mise à jour) Solutions apportées : Multisession. Choix du navigateur: Google Chrome (identification des sessions) Pas de Mozilla Firefox (Gestion des certificats) Ouverture des certificats dans la première session Certificats bloqués pour les autres session. Les autres navigateurs: Pour Internet Explorer : gestion non intuitive du mode «multisession». Pour les autres navigateurs, leur usage n est pas assez significatif. 29
Temps d échanges
Temps d échanges : Questions des régions o Limousin Difficultés rencontrées Disponibilité des équipes de l industriel (Enovacom) Industrialisation du logiciel et du processus de mise à jour encore perfectible Intégration dans un ENRS vieillissant (annuaire régional, portail, sso) Questions : Comment est amenée la nécessité renforcée de l authentification par CPS? Quelle est l acceptabilité par les professionnels? Y a-t-il des déploiements basés sur des clients lourds? (Outlook, Thunderbird, autre?)
Temps d échanges : Questions des régions o Nord Pas de Calais Difficultés rencontrées Le Nord-Pas-de-Calais a un fort taux d utilisation d Apricrypt auprès des médecins libéraux (plus de 30%) Questions : Quel point d avancement des travaux des éditeurs de LGC sur leur compatibilité avec la MSSanté? Pour les régions PAERPA, comment ont-elles déployé la MSSanté auprès des acteurs libéraux et pour quels usages?
Temps d échanges : Questions des régions o Auvergne Difficultés rencontrées A ce jour en Auvergne bon nombre de PS disposent d une adresse Apicrypt et se posent beaucoup de questions sur la valeur ajoutée de la MSS. Nous savons que APICEM est en train de faire le nécessaire pour intégrer l espace de confiance MSS mais sans pour autant avoir de visibilité sur le planning d intégration. Questions : Quelles sont les actions mises en œuvre pour mobiliser/recruter les libéraux sur la MSS? Actions GCS? Actions URPS? Actions Etablissements? Combien de temps homme et dédié au déploiement de la MSS en région sur la partie libérale?
Temps d échanges : Questions des régions o Guyane Difficultés rencontrées Les médecins sont déjà pour la grande majorité équipée d Apicrypt. Apicrypt s intègre au LG alors que MSsanté ne le fait pas Dans les pharmacies, il est compliqué de créer les comptes : Pas obligatoirement de wifi dans l officine cable ethernet à prévoir Les PC ne sont pas à jour des pré-requis nécessaires Temps pharmaciens à prévoir Tous les PC ne disposent pas de carte CPS Prévoir une certaine organisation et de préférence faire les ouvertures de compte (1 ère création avec la CPS) à partir d un autre poste. Questions : Le code SMS ne fonctionne pas à ce jour dans notre département. Rencontrez vous des difficultés de votre côté? Quelle est la messagerie utilisée par vos médecins libéraux?
Prochain Atelier o Atelier n 3 : Vendredi 03 juillet à 14h Focus juridique