ESCALE MANUEL UTILISATEUR SIMPLIFIÉ ÉTAT : VERSION VALIDÉE DGFIP - BUREAU SI-2B - DEPS - ÉCHANGE DE DONNÉES Version 1.3 du 8/11/12 Page 1/11
Objet et domaine d application Ce document constitue le manuel utilisateur simplifié de la solution ESCALE. Document de travail Document validé Document approuvé Statut du document Rédigé par Frank CONTADINI (SNS Marseille) Jean LOPEZ MARTIN (SI-2B EDD) Date de dernière modification : 12. nov. 2012 Validé par Julien MONDARY (SI-2B EDD) Approuvé par Jean-Christophe GALMICHE (SI-2B EDD) Pour Action Diffusion Pour Information Historique des versions Version Date Commentaires 1.0 Création du document 1.1 02/02/12 Mise à jour pour généralisation d'escale au sein de la DGFIP 1.2 13/04/12 Mise à jour suite aux travaux de généralisation d'escale v1 1.3 23/10/12 Simplification Page 2/11
SOMMAIRE 1 Introduction...4 2 Les utilisateurs d'escale...5 3 Connexion...6 4 Nouvel envoi...7 4.1 Préparation du message d'envoi...7 4.2 Cas des fichiers chiffrés...7 4.3 Envoi de plusieurs fichiers...8 4.4 Envoi du message...8 4.5 Avis de réception...8 4.6 Avis de relance...8 5 Fichiers envoyés...9 6 Tickets d'envoi...10 7 Fichiers reçus...11 Page 3/11
1 INTRODUCTION Les serveurs de courrier électronique de la DGFIP limitent la taille des attachements à 4 Mo, afin de limiter les ressources utilisées par ce moyen de communication, et ne permettent pas par ailleurs le transfert de fichiers chiffrés. Bien souvent, il est ponctuellement nécessaire à des utilisateurs d'envoyer ou de recevoir des fichiers volumineux (chiffrés ou non), et les solutions offertes sont limitées, en terme de complexité (comptes FTP) ou de sécurité (échanges sur des plates-formes publiques). Le logiciel ESCALE permet de répondre à ce besoin en proposant une interface simple d'utilisation pour permettre à des utilisateurs au sein d'une entreprise d'envoyer et de recevoir des documents volumineux (plusieurs gigaoctets) sur une connexion sécurisée, avec chiffrement possible des données. ESCALE est une application intégrée au Système d'information de la DGFIP; l'authentification des utilisateurs sur l annuaire (code utilisateur et mot de passe habituel) et la traçabilité des échanges permettent une sécurisation de l'ensemble des opérations d'échange. Page 4/11
2 LES UTILISATEURS D'ESCALE Le principe retenu est l attribution de droits d'accès à ESCALE : soit à des boîtes aux lettres fonctionnelles (BALF) de structures de la DGFIP, de manière à partager les accès entre plusieurs utilisateurs soit à des boîtes aux lettres personnelles (BALP), dans ce cas, un agent possède un compte ESCALE personnel Tout agent DGFIP peut utiliser les services d'escale pour ses transferts volumineux en interne ou en externe à la DGFIP, chiffrés ou non, via son compte personnel ou via le compte associé à sa/ses BALF de rattachement (à partir du moment où celle-ci est habilitée dans ESCALE). Ce même agent peut recevoir un fichier d un correspondant (interne ou externe) via le même compte ESCALE. Il n est pas possible d ouvrir un compte ESCALE pour une personne externe à la DGFIP pour des raisons de sécurité et d usage de la solution. Le processus d'habilitation est rappelé sur l'espace Escale du site du SNS de Marseille : Page 5/11
3 CONNEXION La connexion à ESCALE s'effectue par le biais d'un navigateur web (Internet Explorer ou Mozilla Firefox par exemple). Saisissez l'adresse de la page sur laquelle réside l'application pour pouvoir vous connecter : https://escale.dgfip.finances.gouv.fr. Saisissez l'identifiant et le mot de passe de votre BALF puis cliquez sur Envoyer. Lorsque la connexion est établie, un menu affiche les différentes fonctionnalités: La capacité maximale autorisée par utilisateur est de 100 Mo tickets d envoi inclus Exceptionnellement, cette capacité peut être augmentée après une demande motivée auprès de l administrateur. Page 6/11
4 NOUVEL ENVOI 4.1 Préparation du message d'envoi Dans la zone Saisir les adresses email : saisissez l'email du destinataire, si plusieurs destinataires cliquez sur : Utilisez le bouton Parcourir pour rechercher le fichier à envoyer. Les zones Titre et Commentaire sont facultatives. Elles correspondent au titre et au contenu du message que recevront les destinataires (par analogie à l envoi d un courriel). La zone Durée de vie correspond au nombre de jours pendant lesquels le fichier sera accessible aux destinataires. Une fois le délai expiré, le fichier est supprimé automatiquement. 4.2 Cas des fichiers chiffrés Pour des raisons de confidentialité, il peut être nécessaire de chiffrer les fichiers avant envoi. Page 7/11
La DGFIP propose pour cela un outil, «GnuPG», robuste, assurant une très grande qualité de chiffrement et de protection des données transmises. Le chiffrement / déchiffrement des fichiers avec GnuPG sur le poste des utilisateurs est recommandé dans des contextes à fortes contraintes de confidentialité. La documentation GnuPG est accessible sur le site intranet de l'esi d'angers : documentation GnuPG Cette solution est recommandée en standard pour les besoins de chiffrement. Le fonctionnalité de chiffrement proposée nativement par ESCALE ne doit pas être utilisée. 4.3 Envoi de plusieurs fichiers La plateforme ESCALE offre la possibilité d envoyer plusieurs fichiers en une fois (via l'onglet «plusieurs fichiers»). Il est néanmoins conseillé de ne pas utiliser cette fonctionnalité et de construire une archive zip contenant l'ensemble des fichiers à transmettre et d'envoyer ce fichier unique à votre / vos correspondants (des problèmes d'incompatibilité techniques de certains certains postes utilisateurs empêchant le fonctionnement correct de cette fonctionnalité). 4.4 Envoi du message Cliquez sur Envoyer une fois le message constitué. Le temps de transfert du fichier sur la plateforme d échange dépend de la taille du fichier. Une analyse antivirale est par ailleurs effectuée avant que l'envoi ne soit notifié aux destinataires. 4.5 Avis de réception Chaque destinataire reçoit un email lui signifiant qu'un fichier lui a été adressé, contenant un lien vers une page Web lui permettant de télécharger le fichier. Deux cas de figure se présentent : Dans le cas où le destinataire a un compte sur la plateforme ESCALE, en cliquant sur le lien, la plateforme ESCALE lui demandera de s'authentifier. Une fois l'utilisateur authentifié, il pourra télécharger le fichier. Dans le cas d'un utilisateur externe, sans compte, le lien lui permettra de télécharger directement le fichier. 4.6 Avis de relance Dans le cas où le destinataire n'a pas vu le premier avis de réception, un avis de relance lui est envoyé quelques jours avant l'expiration du délai pendant lequel le fichier est disponible sur la plateforme ESCALE. Ce délai a pour but d'assurer que le destinataire puisse recevoir correctement le fichier, même s'il n'a pas vu le premier avis. Page 8/11
5 FICHIERS ENVOYÉS La vue Fichiers envoyés sélectionnée permet de consulter les envois et de savoir si les fichiers transmis ont été vus et téléchargés par les destinataires. ü Cliquez sur un fichier pour obtenir les informations. Page 9/11
6 TICKETS D'ENVOI Il peut être nécessaire de permettre à des utilisateurs externes, qui n'ont pas de compte sur la plateforme ESCALE, d'envoyer des fichiers à des utilisateurs qui ont un compte. Pour cela, l'utilisateur crée un Ticket d'envoi pour son correspondant. ü Cliquez sur le bouton Créer un ticket ü Remplissez toutes les zones et Validez en cliquant sur Créer. Recommandations d'utilisation du mode «octroi de ticket» : Lors de l'octroi d'un ticket, il est recommandé d'assigner une durée et un nombre d'envois limités au strict cadre des échanges prévus avec l'interlocuteur externe. Par ailleurs, il est nécessaire de purger régulièrement la liste de tickets «ouverts» de manière garder ces accès sous contrôle et limiter les risques potentiels de sécurité. Page 10/11
7 FICHIERS REÇUS L'onglet «Fichiers Reçus» permet à un utilisateur de voir les fichiers qui lui ont été envoyés par des utilisateurs internes ou externes. ü Cliquez sur le message pour lire les informations. Le message se déroule et vous accédez à son contenu. ü Cliquez sur Télécharger puis sur Ouvrir ou Enregistrer à l'invite du navigateur. Note : dans certain cas, il peut être préférable d'utiliser l'option «ouvrir» (cas de téléchargement de messages chiffrés via la fonctionnalité de chiffrement d'escale). Page 11/11