POLITIQUE SUR LES FRAIS DE VOYAGE Approbation : Conseil d administration du RCDR, 24 février 2006 Dernière révision : Conseil d administration du RCDR, 19 mars 2014 OBJET 1. Assurer le traitement équitable des personnes qui doivent voyager en service commandé pour le RCDR et ainsi protéger l intérêt de la société et des membres de son Conseil d administration, de ses comités et de son personnel, ainsi que celui des employés des organisations membres du RCDR ou liées par entente avec le RCDR. Les dispositions de la présente politique sont obligatoires et elles prévoient le remboursement des dépenses raisonnables nécessaires quand on voyage en service commandé pour le RCDR afin que les membres et les employés n aient rien à débourser eux-mêmes. Ces dispositions ne doivent pas donner lieu à un revenu ou à une autre rémunération qui constituerait un gain personnel. CHAMP D APPLICATION 2. La présente politique s applique à tous les employés du RCDR et à tous les membres de ses conseils et comités dûment constituée (ci-après appelés les «demandeurs»), ainsi qu aux employés des organisations membres du RCDR ou liées par entente avec le RCDR. INTRODUCTION 3. Le RCDR a comme politique de rembourser les dépenses légitimes des personnes qui se déplacent en service commandé pour son compte. L autorisation de voyager est assujettie dans chaque cas à la disponibilité des fonds prévus au budget à cette fin. Toutes les indemnités de voyage mentionnées dans la présente politique sont en devise canadienne sauf indication contraire (voir l alinéa 27). OBJECTIF 4. Il est entendu que les employés et les membres des conseils et des comités du RCDR peuvent bénéficier pour leur voyage et leur hébergement de services correspondant à des normes de bonne qualité assurant leur confort, mais que ces services ne doivent pas être ni somptueux, ni de qualité inférieure.
5. Les tarifs et les modalités de paiement et de remboursement doivent être tels que le demandeur n ait pas à subir une perte économique en raison des dépenses raisonnables qu il doit faire lorsqu il se déplace en service commandé. Seul le demandeur peut être remboursé de ses dépenses de voyage. Toutes les dépenses faites par le conjoint du demandeur ou d autres personnes qui l accompagnent ne sont pas remboursées. BUDGET 6. Le budget du RCDR prévoit des fonds pour les dépenses de voyage. BUT DU VOYAGE 7. Le RCDR exige que le voyage soit nécessaire pour la bonne exécution de ses activités officielles et qu il ait été approuvé au préalable par le directeur général ou la personne désignée pour le remplacer. TRANSPORT 8. Le voyage doit se faire par le moyen le plus économique et le plus pratique possible par les modes suivants : a. par avion tarif économique; b. par train tarif de la première classe plus le fauteuil, le lit ou la chambrette; c. par voiture de location ou par autobus interurbain, si ce mode est économique et pratique; d. par voiture personnelle, au tarif mentionné ci-après. 9. Un voyage en classe affaires ou en première classe, ou une autre classe plus coûteuse que le tarif économique, est considéré comme une dépense personnelle du demandeur et n est pas remboursable. Une dérogation peut être autorisée seulement dans le cas d un voyage à l étranger d une durée continue de plus de cinq heures, et que le voyageur doit commencer à travailler à destination peu après son arrivée, sans avoir le temps de se préparer ou de se reposer. Il faut obtenir l autorisation préalable dans ce cas exceptionnel. 10. Pour plus d efficacité et de commodité, le demandeur peut acheter son billet d avion ou d autres titres de transport par l entremise d une agence de voyage, pourvu que le coût supplémentaire pour le RCDR soit minimal. Les voyageurs qui utilisent des billets électroniques reçoivent habituellement une télécopie ou un courriel contenant l itinéraire et le reçu du passager, ce qui constitue la confirmation de sa réservation. Ce document doivent être présentés pour le remboursement. 2
11. Véhicule a. Voiture de location : La voiture de location doit habituellement être de taille intermédiaire. Une voiture de location de taille supérieure peut être autorisée en raison de facteurs tels, mais non exclusivement, la sécurité, les besoins du demandeur, ou la quantité ou le poids des articles transportés. L assurance supplémentaire en cas de vol et de collision, généralement offerte par l entreprise de location, est remboursable si cette assurance n est pas offerte par la carte de crédit professionnelle du RCDR. b. Voiture personnelle : i. Le demandeur peut utiliser sa voiture personnelle pour se rendre à plus de 200 km de son point d origine ou plus loin que dans un rayon de 200 km s il n y a pas de transport aérien, ou sur autorisation spéciale du RCDR. Dans ce cas, le demandeur est remboursé selon le moindre de 54,5 cents le km ou le tarif aérien équivalent le plus bas. S il n y a pas de vol habituel vers la destination, c est l indemnité au kilomètre qui est versée. HÉBERGEMENT ii. Si un demandeur choisit toutefois de voyager par automobile, seulement le temps qui aurait été nécessaire dans le cas d un déplacement par avion est compté. Toutes les heures excédentaires sont considérées comme des heures de congé (dans le cas d un employé du RCDR) ou comme des heures non remboursables (dans le cas d un membre d un conseil ou d un comité du RCDR). Le demandeur qui utilise une automobile est remboursé au tarif de 14,5 cents le km. iii. Si deux demandeurs ou plus voyagent ensemble dans une voiture personnelle, une indemnité de 54,5 cents le kilomètre est versée au propriétaire du véhicule. Les passagers ne peuvent pas demander une indemnité au kilomètre. Les noms des passagers doivent figurer dans la demande. iv. Le RCDR n est pas responsable des dommages causés à une automobile personnelle utilisée dans ces circonstances. Le demandeur doit déterminer avec sa société d assurance s il est nécessaire de souscrire une assurance supplémentaire pour de tels déplacements. 12. Le demandeur est remboursé de ses dépenses effectives pour un hébergement commercial au tarif de l occupation simple. L hôtel doit être bien situé et confortable. Il est interdit de se loger dans un hôtel de luxe aux frais du RCDR. 13. Il faut profiter du tarif d entreprises réduit offert aux demandeurs du RCDR dans de nombreux hôtels. Il faut également consulter les agents de voyage pour connaître les hôtels offrant périodiquement un tarif réduit. 3
14. Dans le cas des congrès, il est entendu que les membres du personnel séjournent habituellement à l hôtel désigné pour le congrès au tarif préférentiel négocié pour le congrès, et que les réservations peuvent être faites directement par le membre du personnel auprès de l hôtel choisi ou de l organisateur du congrès. 15. Les dépenses d hébergement doivent être consignées de façon distincte et en détail chaque jour. Les reçus originaux d hébergement (p. ex., la facture d hôtel détaillée) doivent être présentés au signataire autorisé. Les reçus de carte de crédit seuls ne peuvent être utilisés pour le remboursement, car on n y trouve pas une liste détaillée des frais. Le reçu d hébergement doit indiquer que le paiement a été fait et qu il n y a pas de solde. 16. Si on le souhaite, on peut séjourner chez des parents ou des amis. Dans ce cas, une indemnité de 50 $ par nuit peut être demandée. REPAS ET FRAIS ACCESSOIRES 17. Pour chaque journée entière où il est en déplacement, le demandeur peut recevoir une indemnité mixte de 86 $ par jour pour payer les repas et les frais accessoires, comme les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, les appels téléphoniques locaux et les appels interurbains personnels. 18. Pour le premier et le dernier jour du déplacement et dans le cas d un déplacement de moins d une journée entière, le demandeur peut demander une indemnité de 17 $ pour les frais accessoires, plus les montants suivants pour les repas : a) période du petit déjeuner : 14 $ b) période de repas du midi : 15 $ c) période du souper : 40 $ 19. Lorsque les repas sont inclus dans le tarif de transport ou dans les frais d inscription, on ne peut en demander le remboursement. 20. Dans des cas exceptionnels et avec autorisation préalable, on peut demander le remboursement des dépenses effectives pour les repas et les frais accessoires au-delà des indemnités ci-dessus, à condition de présenter une explication complète et les reçus détaillés originaux. Tous les reçus doivent être des reçus détaillés originaux montrant tous les articles achetés. Les reçus de carte de crédit comme tels ne sont pas acceptables parce qu on n y trouve pas une liste détaillée des frais. AUTRES DÉPENSES 21. Les frais d inscription, de taxi ou de limousine d aéroport, de bagage excédentaire ou les autres frais inhabituels doivent être expliqués en détail. 22. Les frais de stationnement à l hôtel, à l aéroport ou dans les stationnements publics sont remboursables. Les reçus originaux (s il y a lieu) doivent être présentés au signataire autorisé. 4
23. Les frais effectifs des appels par téléphone ou par cellulaire, des télécopies et des connexions informatiques qui ont été faits à des fins officielles et qui sont nécessaires et raisonnables, sont remboursables. S il y a lieu, les reçus ou les factures d hôtel d origine doivent être présentés au signataire autorisé. 24. Le demandeur peut demander le remboursement du coût de la conversion de l argent de voyage en chèques de voyage, de l encaissement des chèques et de l achat de devises étrangères. VOYAGES À L ÉTRANGER 25. Les dépenses en devises étrangères doivent être indiquées en devises locales et converties en dollars canadiens. 26. Dans le cas des voyages aux États-Unis, les indemnités figurant aux alinéas 12, 17, 18 et 19 sont en dollars américains. 27. Pour les voyages à l extérieur du Canada et des États-Unis, les frais effectifs des repas et les frais accessoires peuvent être remboursés. Les demandes doivent être accompagnées le plus possible de reçus et elles ne doivent pas être déraisonnables. REÇUS 28. Il faut présenter des reçus pour tous les frais de transport, les frais d hébergement commercial, les frais de taxi, les frais d inscription, les frais de bagage excédentaire, les frais relatifs aux chèques de voyageur et à la conversion en devise étrangère, et pour toutes les autres dépenses pour lesquelles des reçus peuvent être obtenus. Pour les déplacements par avion ou par train, il faut présenter comme reçu la copie du demandeur du billet ou de l «itinéraire du passager/reçu». FORMULAIRES À UTILISER 29. Le formulaire intitulé «Demande de remboursement des dépenses de voyage» devant être utilisé par tous les demandeurs du RCDR pour faire état de leurs dépenses de voyage est disponible sur demande au bureau du directeur général du RCDR. PRÉSENTATION DES DEMANDES 30. Le demandeur doit établir l état détaillé journalier de ses dépenses de voyage sur le formulaire réglementaire et le présenter pour examen et approbation dans la semaine suivant son retour de voyage : a. Employés du RCDR : à leur superviseur immédiat; b. Tous les autres demandeurs : au directeur général du RCDR. Il appartient au demandeur de faire en sorte que les demandes de remboursement soient exactes et conformes aux lignes directrices de la politique du RCDR. Tous les remboursements de dépenses peuvent être revus et rajustés à la suite d une vérification ultérieure. 5
31. Le formulaire intitulé «Demande de remboursement des dépenses de voyage» rempli et signé, avec les reçus, doit être transmis par le demandeur pour approbation : a. Employés du RCDR : à leur superviseur immédiat; b. Tous les autres demandeurs : au directeur général du RCDR. Le remboursement des dépenses de voyage demandé par le directeur général doit être approuvé par un autre dirigeant du RCDR. 32. Les dépenses autres que les dépenses de voyage comme telles, p. ex., les frais d inscription ou d autres frais particuliers, doivent être imputés au compte budgétaire approprié et non au compte de voyage. DÉROGATION 33. Aucune dérogation ne peut être faite à cette politique sans le consentement écrit du Conseil d administration du RCDR. RÉVISION DE LA POLITIQUE 34. La présente politique doit être révisée tous les ans par le Comité des finances et de la vérification, à la fin de l exercice du RCDR et compte tenu des politiques du Conseil du Trésor alors en vigueur. Toute modification dot être approuvée par écrit par le Conseil d administration du RCDR. 6