2 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Sommaire Le module Devis 1- Accès au module P.3 2- Paramétrage de vos devis P.4 3- Création d un devis classique P.5 4- Création d un devis événementiel P.8 5- Tarification P.11 6- Calcul du devis / Editions P.13 7- Calcul de la marge prévisionnelle P.18 8- Fusion des devis événementiels P.19 9- Le Passage du devis en contrat P.20
3 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Le module Devis Le module Devis a été conçu comme un calendrier-calculateur, vous permettant de faire à votre client ou prospect une proposition de prix sur une période donnée. Vous pourrez utiliser ce module dans le cadre d un plan qualité où chaque ligne de prestation sera rattachée à une proposition datée et validée par votre client. Il vous sera utile pour renouveler simplement vos contrats annuels avec ou sans mise à jour de vos tarifs. 1- Accès au module L accès au devis peut être restreint dans vos droits utilisateurs : vous aurez alors besoin de contacter votre administrateur de With Time pour la mise à jour de votre fiche d utilisateur. Voici une partie de l organigramme d accueil WithTime vous présentant l accès au module. Le module Devis est une rubrique indépendante en rapport avec à la fiche du site : Pour y accédez, cliquez sur le bouton. La fenêtre suivante s affiche : Votre liste de devis est vide car vous n avez aucun devis d enregistré.
4 Guide Utilisateur Withtime Module Devis 2- Paramétrage de vos devis Le paramétrage du devis consiste à définir les dates et numéro du dernier devis traité. Pour paramétrer vos devis, à partir de l organigramme d accueil With Time cliquer sur l icône des outils : puis choisissez puis.
5 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Apparait alors la fenêtre suivante : Renseignez l année, le mois et le numéro du dernier devis traité Validez avec 3- Création d un devis classique Il existe deux types de devis : les devis classiques et les devis événementiels. Pour créer un devis classique, cliquez sur le bouton vous proposant de choisir le type de devis à créer :. Une fenêtre déroulante apparaît
6 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Choisissez alors. La fenêtre ci-dessous apparait : Remplissez les champs indiqués. Par défaut, les numéros de devis sont de la forme : D, suivi de l année, du mois, puis du numéro d ordre de création du devis. Ainsi, le deuxième devis crée au mois de Janvier 2010 portera le numéro D10010002. La date du devis est automatiquement remplie (jour de la création du devis). Pour choisir un site, cliquez sur le champ sur le site concerné pour le choisir. : la liste de vos sites apparaît. Double-cliquer
7 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Le indique l état du devis. Vous pouvez le choisir en cliquant sur la zone de liste déroulante. Renseignez la date du statut. Il vous arrivera sans doute d avoir plusieurs demandes pour un client donné. Vous pouvez copier les précédents devis à l aide du bouton : r. Une liste des numéros de devis apparaît, choisissez le devis à copier. et Pour créer une nouvelle ligne dans le devis, définissez les dates à l aide des calendriers. Vous définissez ainsi la période de prestation à réaliser Puis cliquez sur le bouton. Votre ligne de contrat est créée. Remplissez les horaires de début et de fin de vacation à proposer. Vous pouvez toutefois modifier ces dates sans que la période ne dépasse un an (la date de fin serait modifiée à la date de début + 1 an et 1 jour). Si vous n avez pas présélectionné les dates par les calendriers, les dates sont 00/00/00 et devront être modifiées. En cliquant sur, une fenêtre de choix apparaît vous proposant les qualifications renseignées dans votre table des Qualification. Cochez les jours fériés et veilles fériés concernés dans la ligne du devis. La procédure est la même pour toutes les autres lignes du devis. Note : il est nécessaire de créer autant de lignes que de variations de tranches horaires des vacations dans la même période. Dans la deuxième fenêtre du devis, vous devez ajouter les articles renseignés dans votre table d articles. Choisissez le code article et remplissez le reste de champ.
8 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Votre devis est crée. Il est semblable au schéma ci-dessous : Validez votre devis en cliquant sur Votre devis apparaitra désormais sur la liste des devis. Double cliquez sur celui-ci pour le consulter ou modifier. 4- Création d un devis événementiel Pour créer un devis événementiel, cliquez sur le bouton apparaît vous proposant de choisir le type de devis à créer : : la fenêtre déroulante Choisissez alors. La fenêtre ci-dessous apparait :
9 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Dans l entête, choisissez le client concerné. Créé votre événement (Exemple : Concert Dj Thierry). Dans la première fenêtre, remplissez les zones de l événement : La première zone bleue ( ) vous permet de saisir le poste de l agent. Lorsque vous cliquez sur la seconde zone ( table «qualifications» apparaît comme suit : ) la liste des qualifications saisies dans la
10 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Choisissez la qualification correspondante au poste définit. Note : Ce choix est indispensable pour la tarification. Dans la deuxième fenêtre, choisissez le code article er remplissez les champs. Les articles concernés ont été renseigné dans la table article (Outils/Table/Articles) Une fois le devis terminé, il ressemble à ceci :
11 Guide Utilisateur Withtime Module Devis 5- Tarification La tarification est la partie du devis dans laquelle on définit les tarifs des qualifications choisies. Si votre devis est encore ouvert, ignorez l étape suivante sinon : Cliquez sur puis double cliquez sur le devis concerné. Le Devis s ouvre : En cliquant sur le bouton, une liste déroulante apparaît :
12 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Choisissez alors. La fenêtre ci-dessous reprend automatiquement les qualifications choisies lors de la création du devis. En renseignant le tarif jour de la qualification concerné, les calculs des autres tarifs se font automatiquement en prenant en compte des éléments renseignés lors du paramétrage des heures majorées (férié, nuit, dimanche ). La dernière colonne est le coût unitaire (en heure de jour) de la qualification. La valeur saisie devra correspondre au moins au coût horaire de la qualification pour l entreprise. Cette valeur vous définira par la suite votre marge prévisionnelle. Les valeurs des coûts unitaires peuvent être préalablement renseignées dans le paramétrage des coûts moyen par qualification (Outils / Paramétrages / Coût moyen par qualification) Par défaut l unité de facturation est l heure, elle pourra être modifiée ultérieurement :
13 Guide Utilisateur Withtime Module Devis 6- Calcul du devis / Editions Pour calculer votre devis cliquez sur et choisissez dans la liste proposée : Un temps de calcul peut être nécessaire avant que cette page s affiche complètement. Pour un devis regroupant un grand nombre d heure cette attente est normale. Le calcul est réalisé pour chaque qualification indiquée dans les lignes de devis. Chaque qualification sera présentée en autant de lignes qu elle couvrira de plages tarifaires distinctes (jours, nuits, fériés, dimanches, nuits fériées, dimanches nuits, dimanches fériés, dimanches nuits fériés). Les comptages sont faits à l heure ou à la ronde en fonction du type de la qualification.
14 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Renseignez les modalités de règlement et l objet du devis ; ces éléments seront imprimés dans le document transmis au client et permettront de retrouver plus facilement un devis. Par défaut le calcul est réalisé pour un devis horaire. Forfaitiser le devis Soit sur la valeur du total hors taxe du devis : Soit sur une autre valeur saisie vous-même : Pour un devis sur plusieurs mois, il est possible de mensualiser le montant de la prestation sur un nombre entier de mois (limité à 12 mois) en cochant la case Attention : aucune prime n est prise en compte dans ce calcul. En effet, les primes de paniers ne peuvent être prévues à l avance car les vacations peuvent être fractionnées de manière à ne pas déclencher systématiquement l attribution de ces primes (primes panier).
15 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Devis Détaillé Edition du Devis : Pour éditer le devis cliquez sur l icône Détail des quantités d heures, du montant HT
16 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Devis Forfaitaire : forfait HT Uniquement les quantités d heures
17 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Devis Forfaitaire avec prorata au mois : forfait HT par mois
18 Guide Utilisateur Withtime Module Devis 7- Calcul de la marge prévisionnelle La marge prévisionnelle = le montant hors taxe proposé au client (ou prospect) - le coût de la qualification. Cliquez sur puis sur dans la liste déroulante. La fenêtre suivante s ouvre :
19 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Les écarts sont ensuite tous cumulés et comparés au total hors taxe du devis ainsi qu au coût total de la prestation. Vous pouvez ensuite éditer ce document interne en cliquant sur 8- Fusion des devis évènementiel La fusion des devis événementiel a pour but de rassembler dans l éditeur de texte de 4D (4D Write) le calcul de un ou plusieurs devis évènementiel dans un seul document modifiable. Cette fonction nécessite des licences spécifiques en version réseau, contactez le service commercial With pour davantage d informations. Nous avons crée plus haut des devis événementiels, pour les fusionner, allez dans la liste des devis, puis cochez ceux que vous voulez fusionner. Ensuite cliquez sur
20 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Attention : Vous ne pouvez fusionner les devis que pour un même événement à la fois. 9- Le devis accepté devient un contrat Lorsqu un devis est accepté, sélectionnez-le dans la liste des devis puis cocher la case pour passer à la phase d exploitation. Dans la liste des contrats du site, vous retrouvez dans le cartouche en haut à gauche la liste de vos devis :
21 Guide Utilisateur Withtime Module Devis Sélectionnez le devis accepté en cliquant (1 fois) sur l objet du devis, puis cliquez sur le bouton et l application vous demande si vous voulez aussi recopier les tarifs du devis. Attention : le collage de la tarification annule et remplace la tarification existante de la fiche du site pour les qualifications présentes dans le devis. Vos contrats sont alors mis à jour avec les lignes de contrat supplémentaires : Vous n avez plus qu à affecter vos agents sur chacune des prestations requises.
22 Guide Utilisateur Withtime Module Devis La société With est à votre disposition. Pour toutes autres précisions, Veuillez contacter le support en composant le : ou bien par mail :