WEBDOC Table des matières Solution Pro Webdoc...2 Caractéristiques...2 Interface de la plate-forme...3 Création et gestion des utilisateurs...4 Utilisateur pour consultation (Appels d'offres)...4 Utilisateur Manager (Solution Pro Webdoc)...5 Création et gestion des dossiers / fichiers...6 Création d'un dossier...6 Transfert de fichiers...7 L affectation des droits utilisateur(s) / dossier(s)...8 Vérification des Droits des utilisateurs...8 Arborescence conseillée...9 Verrouiller / Déverrouiller un fichier...9 Outils et e-mail...10 Outils de gestion de dossiers / fichiers...10 Annoter un document...10 Notifications Email...11 Mémo...12 Votre compte Webdoc...12 AMC Repro...12 A2graphik...12 Didacticiel rédigé par a2graphik AMC REPRO 1/12 www.amcrepro.com
CARACTÉRISTIQUES SOLUTION PRO WEBDOC AMC REPRO vous propose une plate-forme Internet sécurisée qui apporte une réponse simple et intuitive à toutes les problématiques générées par le stockage, l échange et le partage de documents. DÉPOSE ET RETRAIT de fichiers sans limite de poids TRAÇABILITÉ totale et historique des échanges de documents GESTION DES DROITS D ACCÈS par espace de travail et par intervenant STOCKAGE EN UN SEUL ENDROIT pour des fichiers toujours à la bonne version. ALERTE EMAIL des actions effectuées sur les fichiers PARAMÉTRAGE SPÉCIFIQUE DES ACCÈS par dossiers et par intervenant PLATE-FORME MULTI-FORMATS pas de contraintes sur le type de fichier SOLUTION AUTO-ADMINISTRABLE chaque utilisateur gère de façon autonome son espace AMC REPRO 2/12 www.amcrepro.com
INTERFACE DE LA PLATE-FORME Voici la page d'accueil de la plate-forme Webdoc AMC Repro Après identification, l'interface de la plate-forme AMC Repro se découpe en 5 zones distinctes : ZONE BLEUE ZONE ORANGE ZONE MAGENTA ZONE VERTE ZONE JAUNE Menu de Navigation (Dossiers, Mon Compte, Envoi fichiers) et liens de Connexion Arborescence de vos dossiers / sous-dossiers Affichage principal des options et paramètres Moteur de recherche / filtre dans les dossiers Palette d'outils pour la gestion des dossiers et fichiers AMC REPRO 3/12 www.amcrepro.com
CRÉATION ET GESTION DES UTILISATEURS UTILISATEUR POUR CONSULTATION (APPELS D'OFFRES) Étape 1: Création Pour créer / modifier un utilisateur il faut cliquer sur l onglet Mon compte puis Utilisateurs Vous visualisez la liste de vos utilisateurs Le menu Gestions des utilisateurs est sur la partie droite de l'écran» Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur Ajouter un utilisateur Renseignez les champs obligatoires en bleu : Email Nom d'utilisateur Vous pouvez cliquer sur Plus d options. Si vous ne renseignez pas les autres champs (Sté, adresse, etc. ), ces derniers seront à compléter par l utilisateur lors de sa première connexion. Après cette étape, l'utilisateur reçoit automatiquement un email avec son identifiant et son mot de passe pour se connecter au webdoc. Étape 2 : Gestion De retour sur la page des utilisateurs : Cliquez sur votre nouvel utilisateur afin de modifier et gérer son profil (onglet Général). Ensuite, dans l'onglet Menus, vous pouvez choisir d'afficher différents onglets visibles dans le menu Dans le cas d'une création de compte pour la consultation d'offres, il est inutile de changer cette partie (n'afficher que les Dossiers, Coordonnées + Configuration des emails Cf. #4.4.Notifications Email) AMC REPRO 4/12 www.amcrepro.com
UTILISATEUR MANAGER (SOLUTION PRO WEBDOC) Après avoir créé l'utilisateur (Etape 1 de la page précédente), modifier les caractéristiques suivantes : Onglet Général Cochez Cet utilisateur est aussi un manager Onglet Menus Cochez Envoi fichiers et Mes envois, enfin vérifiez que Utilisateurs a bien été coché (automatiquement selectionné pour un profil manager) Onglet Options DTS Renseignez la Quantité maximale uploadable (en Mo), par défaut à 1000 Mo (= 1 Go) pour une ouverture de compte chez AMC Repro AMC REPRO 5/12 www.amcrepro.com
CRÉATION ET GESTION DES DOSSIERS / FICHIERS CRÉATION D'UN DOSSIER Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier dans la partie droite de l'écran Renseignez les champs Nom du dossier, éventuellement Description courte et Description longue Cliquez sur Suivant Vérifiez / renseignez les champs de l onglet Avancé : Limitez la Taille maximale du dossier (ex. 1Go) Pas d obligation de renseigner les onglets suivants Cliquez sur Appliquer puis sur Retour au dossier (en haut de la fenêtre) AMC REPRO 6/12 www.amcrepro.com
TRANSFERT DE FICHIERS Pour transférer un nouveau fichier, Cliquez sur Ajouter des fichiers dans la partie droite de l'écran ou sur Envoi fichiers dans le menu de navigation en haut Choisir un système de transfert moderne ou classique, selon votre convenance Après le transfert, cliquez sur Retour au dossier Un email est automatiquement envoyé au client pour le prévenir de l'ajout du nouveau fichier. Cf. #4.4.Notifications Email AMC REPRO 7/12 www.amcrepro.com
L AFFECTATION DES DROITS UTILISATEUR(S) / DOSSIER(S) L association des droits aux utilisateurs se fait dans le(s) dossier(s) concerné(s). Après avoir sélectionné le dossier, cliquez sur Gérer les droits de ce dossier» Vous accédez à la liste de vos utilisateurs. Il suffit de sélectionner les droits souhaités pour le(s) utilisateur(s) Lecture L'utilisateur peut lire et télécharger le contenu du dossier Modification Droit de lecture précédent + la possibilité d'ajouter, modifier, effacer, copier et déplacer des fichiers Contrôle total Droits de lecture et modification précédents + la possibilité de créer, modifier, gérer les droits, copier et déplacer des dossiers ATTENTION En modifant les droits de l'invité, cela implique que TOUT LE MONDE, y compris les moteurs de recherche comme Google, pourront accéder à ce dossier et faire ce que vous permettez à l'invité de faire. VÉRIFICATION DES DROITS DES UTILISATEURS En cas de doute, vous pouvez facilement voir quels droits ont été attribué à tel utilisateur. Mon Compte > Utilisateurs Sélectionnez un utilisateur en cochant la case en bout de ligne Dans la palette d'outils à droite, sélectionnez Consulter les droits des utilisateurs En un clin d'oeil, vous pouvez voir quels dossiers et quels droits cet utilisateur a accès AMC REPRO 8/12 www.amcrepro.com
ARBORESCENCE CONSEILLÉE WebDOC est un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Il permet de déposer et d'accéder à vos documents 24h sur 24, depuis n'importe où dans le monde. La sécurité du système est un des points centraux du développement, elle permet de spécifier précisément les droits des utilisateurs. Aussi, afin de conserver vos fichiers sources en sécurité et de permettre des échanges conviviaux avec vos utilisateurs, nous vous conseillons de créer une arborescence sécurisée pour chacun de vos projets : un dossier source avec vos documents en mode lecture uniquement, un second dossier d'échange, en mode modification, offrant aux utilisateurs la possibilité de créer, modifier, ajouter, supprimer des fichiers. Exemple Dossier "Mon projet" Sous-dossier "Fichiers sources" (mode lecture, donc sécurisé) Sous-dossier "Echanges" (mode modification, pour laisser libre les échanges entre les équipes de travail). Dans Echanges, vous pouvez à nouveau créer un troisième niveau avec un dossier par utilisateurs, corps de métier, par date, ou par sujet... Ainsi on aura :./Mon projet/./mon projet/fichiers sources/ (lecture)./mon projet/echanges/ (modification)./mon projet/echanges/devis (modification)./mon projet/echanges/plan cadastre (modification) VERROUILLER / DÉVERROUILLER UN FICHIER L'option verrouillage / déverrouillage sur un fichier, permet au propriétaire et administrateur de ce dossier, de conserver et archiver ce fichier mais le rendre inaccessible aux utilisateurs. Ces derniers pourront voir le fichier dans le dossier, mais ne pourront ni le lire, ni le télécharger, ni le modifier. AMC REPRO 9/12 www.amcrepro.com
OUTILS ET E-MAIL OUTILS DE GESTION DE DOSSIERS / FICHIERS Ces outils sont disponibles en partie droite de l'écran et vous permettent de gérer totalement vos documents jusqu'à la suppression» ANNOTER UN DOCUMENT L'administrateur d'un dossier peut annoter un fichier. Cliquer sur l'icône Note en fin de ligne de votre fichier. Après la saisie d'un commentaire, un point d'exclamation apparaît pour alerter l'utilisateur de cette note. ATTENTION Un utilisateur avec les droits de lecture ne pourra le modifier et donc participer à cette note. L'utilisateur doit être en mode modification pour ajouter un commentaire dans la note. Cependant, libre à vous de laisser un fichier de suivi (fichier excel, fichier texte, bloc-note,...) en mode modification dans votre dossier pour que les utilisateurs puissent l'argumenter. AMC REPRO 10/12 www.amcrepro.com
NOTIFICATIONS EMAIL Un email est automatiquement envoyé aux utilisateurs lors de la création d'un compte, d'un ajout, d'une modification ou d'une mise à jour de dossiers / fichiers. Exemple d'email envoyé suite à la création d'un compte Création de votre compte sur la plateforme de la société AMC Repro Bonjour Test, Nous vous avons créé un compte sur la plateforme de la société AMC Repro. Voici les informations qui vous permettront de vous connecter : Identifiant : contact@entreprise.com Mot de passe : PG5SZ4 Pour vous rendre rapidement sur notre site Cliquez ici. Pour tout renseignement, n'hésitez pas à nous contacter. Cordialement. Exemple d'email envoyé suite à la mise à jour d'un fichier Changement de version de fichier(s) dans DTS Bonjour Test, Cet email vous a été envoyé pour vous prévenir que des fichiers (présents dans le dossier "/Demo AMC Repro") sont passés à une nouvelle version. Voici la description de ces fichiers : Nom Fichier : todo.txt (version 2) Date d'ajout : 19 oct 2013 Ajouté par : Frédéric Duchemin / a2graphik Pour accéder rapidement au dossier [Cliquez ici], et authentifiez vous si le système vous le demande. Cordialement. Vous pouvez aussi paramétrer vos options d'alerte email depuis Mon Compte > Messages AMC REPRO 11/12 www.amcrepro.com
MÉMO VOTRE COMPTE WEBDOC Votre identifiant Votre mot de passe AMC REPRO Site Internet www.amcrepro.com Webdoc Email amcrepro@gmail.com Téléphone 02 33 57 17 69 Fax 02 33 57 58 36 A2GRAPHIK Site Internet Email www.a2graphik.com fd@a2graphik.com Notes AMC REPRO 12/12 www.amcrepro.com