Mission d accompagnement à la réalisation de l évaluation interne en Etablissement d Hébergement pour Personnes Agées Sommaire 1. PRESENTATION D AXE PRO FORMATION... 2 2. ACCOMPAGNEMENT A LA REALISATION DE L EVALUATION INTERNE... 3 INTRODUCTION... 3 3. METHODE PEDAGOGIQUE ET CADRE DEONTOLOGIQUE... 5 4. OBJECTIFS DE L ACCOMPAGNEMENT... 9 5. PROGRAMME DETAILLE DE LA MISSION D EVALUATION INTERNE... 10 PERSONNELS CONCERNES PAR CET ACCOMPAGNEMENT :... 13 6. MOYENS HUMAINS ET MATERIELS AFFECTES SPECIFIQUEMENT A LA SESSION... 14 6.1. Formateur chargé de l animation de la session... 14 6.2. Références récentes d établissements accompagnés (sur les deux dernières années)... 15 6.3. Moyens en matériel fournis par... 15 7. COUT DE LA PRESTATION-RECAPITULATIF ET ORGANISATION DE L ACCOMPAGNEMENT... 16 7.1. Taille optimale du groupe... 16 7.2. Besoin en matériel a fournir par l établissement ou le lieu de formation... 17 7.3. Organisation de l accompagnement... 17 7.4. Zone d intervention... 17 8. ORGANISATION ET GESTION DU SAV... 17 8.1. Existence d un SAV par Téléphone ou courriel avec le consultant... 17 8.2. Délai d utilisation du SAV après la fin de la session... 17 1
1. Présentation d 1.1. Fiche d identité Association ayant son siège social à Pelissanne-13330, Tél 04.90.50.40.76, représentée par son Directeur, Monsieur Jean-Philippe BINOS - 06.09.40.67.11 direction@association-axe-pro-formation.fr N INSEE: 8559A N SIRET: 410 741 581 000 12 Déclarée à la sous-préfecture d Aix en Provence le 27 Septembre 1996 sous le N 20477 Organisme de formation professionnelle déclaré sous le N 93 130 722 413 Habilitation ANESM à pratiquer l évaluation externe des ESSMS en date du 8 Juin 2011 sous le N H2011-07-779 L association, régie par la loi de 1901, a été créée en Septembre 1996 pour répondre aux besoins de professionnalisation de plusieurs services d aide et de soins à domicile de la région PACA. Plusieurs milliers de salariés ont été formés depuis la création sur toutes les problématiques du vieillissement, du maintien à domicile des Personnes Agées, de l hygiène et de la sécurité en environnement Médico-Social. Le conseil d Administration d est composé de professionnels du secteur de la santé ou médico-social. Au cours de l année 2011, un plan de développement (business plan) a été pensé afin de répondre aux besoins croissants de formation, de conseil et d accompagnement des établissements et services médico-sociaux. Depuis Octobre 2011, date du recrutement de son nouveau Directeur, «Axe Pro Formation» intervient donc sur l ensemble du champ «Médico-Social», aussi bien pour les CCAS, SAD, SSIAD, EHPAD, EHPA, PASA, UHR, Centres hospitaliers, etc Le nouveau Directeur, professionnel confirmé, responsable d EHPAD et d organisme gestionnaire durant 16 ans, évaluateur externe certifié et diplômé de niveau I, assure également des missions d évaluation, de formation et d accompagnement sur certaines thématiques spécifiques. Ainsi, depuis la mise en œuvre de son nouveau business plan, a conquis de nouveaux marchés en étant par exemple retenu par l ARS PACA pour la réalisation d actions de formation, en accompagnant des nombreuses structures à l évaluation interne, en étant habilité par l ANESM pour la réalisation des évaluations externes, etc Les consultants/formateurs qui interviennent pour répondent tous à des exigences de rigueur et de compétence qui garantissent la qualité de nos prestations. Tous les intervenants sont des professionnels expérimentés dans le domaine traité. Bien plus qu un simple organisme de formation ou évaluateur, «Axe Pro» se positionne véritablement comme un partenaire qui vous accompagne dans la réussite de vos projets. 2
2. Accompagnement à la réalisation de l évaluation Interne Introduction Les évaluations internes et externes constituent l enjeu des prochains mois pour les établissements et les services du secteur social et médico-social. L évaluation externe, introduite par la loi n 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale, porte de manière privilégiée sur la pertinence, l impact et la cohérence des actions déployées par les établissements et services. Le renouvellement d autorisation, les appels à projet, les contrats pluriannuels d objectifs et de moyens, etc., sont dorénavant subordonnés aux résultats de ces évaluations. D ici à 2014, plus de 20 000 structures doivent faire réaliser leur évaluation externe Les établissements d hébergement pour Personnes Agées sont particulièrement concernés par cette démarche. Les champs des évaluations externes et internes sont donc les mêmes afin d assurer la complémentarité des analyses portées sur un même établissement ou service et de fait, pouvoir apprécier les évolutions et les effets des mesures prises pour l amélioration continue du service rendu. Cependant, pour aborder l évaluation externe dans les meilleures conditions, l établissement ou le service doit préalablement conduire une évaluation interne en étroite articulation avec les objectifs de l évaluation externe. Il est inutile d'envisager une évaluation externe couronnée de succès sans avoir au préalable réalisé une évaluation interne structurée. De plus, l évaluation ne peut ignorer que le projet d établissement se situe au point de rencontre de deux dimensions : d une part le respect de la législation et, plus largement, de la commande publique qu exprime l autorité en charge du pouvoir d autorisation, d autre part les orientations et valeurs qui animent l établissement ou le service. Extrait du CASF: «Pour chaque établissement ou service social ou médico-social, il est élaboré un projet d établissement ou de service, qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d organisation et de fonctionnement. Ce projet est établi pour une durée maximale de cinq ans après consultation du conseil de la vie sociale ou, le cas échéant, après mise en oeuvre d une forme de participation». Le projet est d abord une dynamique tant par le processus de production qui associe les parties prenantes que par sa mise en oeuvre qui stimule les équipes. Produit et diffusé, c est un document de référence pour les équipes et l ensemble des destinataires. 3
C est un document évolutif, car suivi et révisé régulièrement. Les trois dimensions du projet sont descriptives, projectives et stratégiques: on projette une image, un plan pour décrire ce qui existe; on projette dans l avenir ce qui n existe pas encore mais paraît être une évolution souhaitable, une ambition réaliste; on projette le chemin à parcourir pour aboutir au but recherché, en précisant les moyens à mettre en oeuvre, les étapes à respecter, dans une démarche de projet. Le projet d établissement ne peut donc se résumer à un document «papier» dépoussiéré tous les 5 ans!!! Il est primordial que les établissements disposent d un projet évaluable, réalisé sur la base d une étude des besoins des personnes accueillies et conforme aux missions imparties, d autant plus que celui-ci sera évalué dans le cadre de l évaluation externe, conformément au décret 2007-975 En effet, L évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements et services sociaux et médicosociaux (ESSMS), prévue à l article L.312-8 du code de l action sociale et des familles (CASF) et introduite dans ce code par la loi n 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale, prévoit de d évaluer le Projet d établissement à travers les interrogations suivantes : Ce projet d établissement permet-il de répondre de manière adéquate aux attentes et aux besoins des personnes accueillies? Ce projet d établissement aide-t-il à travailler en dynamique, au sein du territoire desservi : comment s inscrit-il dans le contexte que constituent d une part les schémas adoptés, d autre part les projets des autres établissements et services avec lesquels des complémentarités sont à construire? L évaluation doit permettre de porter une appréciation sur l insertion de la structure évaluée dans le contexte de son territoire ; Le projet d établissement et la manière dont il est mis en oeuvre produisent-ils la meilleure efficience : serait-il possible de faire mieux avec les ressources dont dispose l établissement ou le service? Pourrait-on faire aussi bien en mobilisant moins de ressources? Ou bien le niveau des moyens mobilisables est-il insuffisant pour répondre correctement aux exigences de la commande publique? Une évaluation complète ne saurait éluder ces questions mais, naturellement, elle ne doit pour autant se transformer ni en audit comptable ni en contrôle budgétaire., de par la certification de ses intervenants, est en mesure d accompagner vos structures dans cette démarche à travers la formation des équipes, la construction de référentiels ad 'hoc, la conduite de l évaluation, l élaboration des plans d actions, le suivi jusqu à l évaluation externe 4
3. Méthode pédagogique et cadre déontologique développe une approche personnalisée de l accompagnement et de la formation professionnelle. Chaque mission de formation ou d accompagnement fait l objet d une adaptation des méthodes et des supports pour correspondre parfaitement aux attentes des participants. Avant toute mission, réalisation d un diagnostic synthétique (entretien physique ou téléphonique avec le ou les responsables de service) permettant de confirmer les besoins et les attentes des futurs participants. Les outils pédagogiques seront utilisés de manière alternée afin de respecter un rythme adapté aux capacités des participants et conforme aux besoins du thème. La parole de chacun est largement présente durant toutes les sessions. Concernant le thème de la présente proposition, à savoir la conduite de l évaluation interne, dispose sur ce sujet de nombreuses références et compétences. En effet, le formateur proposé a accompagné une vingtaine de structures en 2010 et 2011 dans la construction de référentiels et la conduite de l évaluation interne. Depuis le début de l année 2012, 13 autres établissements ou services bénéficient de cet accompagnement. Par ailleurs, ce même consultant est le concepteur du logiciel d évaluation interne «Qualit Eval» lancé au mois de Février 2012 et qui compte déjà plus de 150 d utilisateurs en France dont de nombreux centres hospitaliers pour leurs EHPAD rattachés. Enfin, l intervenant dispose d une certification d évaluateur externe acquise en 2010 auprès de l ARAFDES à Lyon. La mission proposée permettra d accompagner la structure dans la réalisation de son évaluation interne jusqu à la remise du rapport aux autorités, ce qui mettra en évidence les points forts et les points faibles, générant ainsi le plan d amélioration continue de la qualité. L accompagnement proposé se décompose donc de la manière suivante : Trois journées introductives (formation du groupe de pilotage - détail en page 10) pour la préparation de l évaluation interne et faciliter sa mise en oeuvre, une journée de formation/sensibilisation des personnels, des familles, des Résidents et de leurs représentants (répartition du contenu de la journée à définir avec le Responsable de la structure en fonction des contraintes d organisation dont le consultant tiendra compte), quatre journées d intervention du consultant durant la phase d évaluation afin de travailler avec les groupes sur l évaluation de certaines dimensions, deux journées finales pour l analyse des résultats et la rédaction du rapport d évaluation et enfin, une journée pour le suivi du plan d action et d amélioration de la qualité issu de l évaluation interne, ceci afin de valider au fur et à mesure les actions correctives mises en place. Soit un total de onze journées. Par ailleurs et en dehors de ses interventions sur site, le consultant sera en permanence à la disposition de l établissement durant 12 mois pour assurer le SAV nécessaire sur l ensemble de la mission, soit par téléphone, soit par messagerie électronique (voir page 17). 5
De plus, au cours des trois premières journées introductives, les outils de communication à diffuser autour de la démarche d évaluation seront élaborés avec le groupe de professionnels présents. Le référentiel d évaluation: Extrait de la circulaire N DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 relative à l évaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services sociaux et médicosociaux. 3.1.1 Le libre choix des outils et l encadrement méthodologique de l ANESM Dans sa recommandation relative à La conduite de l évaluation interne dans les établissements et services visés à l article L.312-1 du code de l Action sociale et des familles de juillet 2009, l ANESM précise le contenu, le périmètre et la démarche méthodologique de l évaluation interne. Dans le cadre méthodologique ainsi précisé, les ESSMS sont libres de choisir leurs outils d évaluation interne parmi ceux déjà existants, de les adapter ou même de les créer. Ils communiquent les résultats de leur évaluation interne aux autorités compétentes dans un rapport qui précise notamment la méthode et les référentiels utilisés (voir détail du contenu de ce rapport en annexe). Les autorités compétentes seront attentives au contenu, au périmètre et à la démarche méthodologique de l évaluation interne et aux outils utilisés par les ESSMS. Lorsque des ESSMS mettent en oeuvre des démarches qui ne répondent pas strictement au concept de l évaluation interne (tel que précisé dans les diverses recommandations de l ANESM), elles peuvent être considérées comme équivalentes, s il y a similitude : - du périmètre évalué par rapport à celui défini par l ANESM (détail du périmètre ci-après) ; - des garanties méthodologiques avec celles données par l ANESM12 ; - du calendrier des évaluations internes ; - et de la présentation des résultats. Si les démarches et outils utilisés ne remplissent pas ces conditions, les ESSMS seront considérés comme n ayant pas rempli leur obligation d évaluation interne. Un outil peut ne remplir que partiellement les conditions précitées, auquel cas, l ESSMS veillera bien à n en utiliser pour ses évaluations internes et externes que ceux des résultats qui sont conformes aux caractéristiques d équivalence rappelées cidessus. Pour exemple, l outil Angélique, ou tout autre outil conforme au cahier des charges du 26 avril 1999, peut effectivement servir à fournir les résultats attendus, charge pour les ESSMS, ainsi qu indiqué au paragraphe précédent, de veiller à ce que leur démarche d évaluation interne et le périmètre couvert soient conformes aux recommandations de l ANESM. Les établissements médico-sociaux ont donc le choix du référentiel, y compris la possibilité de construire leur propre outil d évaluation. Ce travail, déjà réalisé à de nombreuses reprises par nécessite un accompagnement plutôt long (12 mois environ) et des coûts d intervention relativement élevés. Pour cette raison, nous proposons l utilisation et la personnalisation du logiciel d évaluation interne en EHPAD «Qualit Eval», outil issu du terrain et des accompagnements antérieurs précédemment évoqués. Qualit Eval permet l évaluation complète d un EHPAD en analysant le fonctionnement selon 8 axes, 34 critères et 305 bonnes pratiques. 6
Sommaire du référentiel Qualit Eval 1 - Garantie des droits individuels et collectifs 1 - La garantie des droits individuels 2 - La garantie des droits collectifs 3 - Information - Accueil - Admission - Adaptation 4 - Gestion du dossier de la personne accueillie 2 - Prévention des risques liés à la santé inhérents à la vulnérabilité des Résidents 1 - La prévention et la prise en charge de la douleur 2 - La prévention et la prise en charge des chutes 3 - La prévention et la prise en charge des escarres 4 - La prévention et la prise en charge de la dénutrition 5 - La prévention et la prise en charge des troubles de l'humeur et du comportement 6 - L'analyse et la maîtrise du risque infectieux 7 - La continuité des soins 8 - La sécurité des personnes et des biens 9 - Prévention des risques de Maltraitance 3 - Maintien des capacités dans les actes de la vie quotidienne et accompagnement de la situation de dépendance 1 - Le maintien des capacités de déplacement et l'accompagnement des personnes non-valides 2 - La toilette 3 - Continuité et cohérence de la prise en charge 4 - La personnalisation de l'accompagnement 1 - Le projet personnalisé (le projet d'accueil et d'accompagnement) 2 - La personnalisation des activités individuelles et collectives 3 - La possibilité du maintien des liens sociaux 4 - Le cadre de vie 5 - Accompagnement de la fin de vie 1 - L'accompagnement de la personne 2 - Le soutien des proches et des professionnels 6 - Le projet de l'établissement 1 - Le projet d'établissement au regard des besoins identifiés 2 - Cohérence du projet d'établissement au regard des missions 3 - La place du projet d'établissement dans son organisation institutionnelle 4 - Efficacité, efficience et impact du projet d'établissement 7 - L'établissement dans son environnement 1 - L'insertion de l'établissement dans le contexte territorial 2 - L'ouverture à et sur l'environnement 3 - L'accessibilité de l'établissement 8 - L'organisation générale de l'établissement 1 - Gestion des ressources humaines 2 - Prévention des risques professionnels 3 - Ressources financières 4 - L'évaluation interne et amélioration continue 5 - Système documentaire 7
Les principales fonctionnalités de Qualit Eval sont les suivantes : Evaluation de la qualité des prestations avec personnalisation possible des bonnes pratiques Edition des résultats et statistiques en termes de niveau de satisfaction, de points forts et de points faibles Edition automatique des fiches actions par thème, par date, par ordre de priorité, par responsable de service Edition automatique du plan global d actions Edition du rapport d évaluation Suivi de la démarche d amélioration continue de la qualité grâce à l agenda intégré Evaluation continue jour après jour Archivage des évaluations Accès aux textes règlementaires et aux recommandations de bonnes pratiques Mise à jour des bonnes pratiques au fur et à mesure des évolutions règlementaires Réponse aux questions des utilisateurs sous 72h Une licence annuelle d utilisation du logiciel Qualit Eval est incluse dans la prestation d accompagnement décrite dans le présent document. L établissement aura toute liberté de renouveler ou pas celle-ci pour les années suivantes (voir descriptif complet du logiciel en annexe). 8
4. Objectifs de l accompagnement Identifier les enjeux liés à l évaluation externe. Se préparer à sa mise en oeuvre au sein des Etablissements et Services Médico-Sociaux à travers la démarche d évaluation interne. A l issue de cette formation les participants seront capables de : Maîtriser les textes de loi, les décrets, les instructions et les recommandations de la DGCS/DGAS et de l Agence nationale de l évaluation (ANESM) qui organisent le fonctionnement de l évaluation au sein des établissements et services Maîtriser les principaux concepts aux fondements de toute démarche d évaluation et d amélioration continue de la qualité Situer la démarche qualité et l évaluation dans la politique de l établissement, maitriser le calendrier des évaluations et se préparer aux échéances du renouvellement des autorisations et agréments Identifier les référentiels existants et les passerelles entre les dispositifs internes et externes. Comprendre la structure d un référentiel d évaluation, son contenu et son utilisation Etablir le lien entre l évaluation Interne et Externe Organiser, animer et finaliser une démarche d évaluation interne en veillant en particulier à son caractère participatif Formaliser un plan d amélioration continue de la qualité et rédiger un rapport d évaluation interne Intégrer les nouveaux outils de la qualité dans le fonctionnement de l établissement et les recommandations de bonnes pratiques Transmettre le rapport d évaluation aux autorités compétentes en respectant le calendrier règlementaire 9
5. Programme détaillé de la mission d évaluation interne Phase 1/Module 1 De la démarche Qualité à l évaluation Interne et Externe Ouverture de la session Présentation de l intervenant, des participants et du thème de l accompagnement Réflexion commune sur le contexte règlementaire des établissements et services médico-sociaux Quiz sur l évaluation Interne/Externe et la démarche qualité Histoire et concept de la qualité Le contrôle La normalisation Le modèle de l assurance qualité Le management de la qualité La notion de conformité ou de qualité maitrisée Le principe d amélioration continue Les quatre domaines de la qualité De la qualité dans le secteur industriel à la certification hospitalière De la certification hospitalière à l évaluation interne et externe des établissements et services médicosociaux Clarification sur les concepts de qualité, audit, évaluation, certification L obligation légale : l article 312-8 du CASF et le cadre réglementaire : le décret 2007-975 du 15 mai 2007 relatif à l évaluation externe Les «bonnes pratiques professionnelles», objets de l évaluation sociale et médico-sociale Rôle et fonctionnement de l Agence nationale de l évaluation sociale et médico-sociale (ANESM) Le projet d établissement ou de service, objet de l évaluation sociale et médico-sociale Définition et cadre légal Le contenu d un projet d établissement ou de service La démarche d évaluation et ses enjeux (articulation entre évaluation interne et externe, le renouvellement d autorisation, le choix de l évaluateur externe, identifier les exigences assignées aux évaluateurs externes ) Le calendrier des évaluations Les établissements et services ouverts avant la loi du 2 Janvier 2002 Les établissements et services ouverts entre le 2 Janvier 2002 et le 21 Juillet 2009 (loi HPST) Les établissements et services ouverts après le 21 Juillet 2009 Le référentiel de «bonnes pratiques», pierre angulaire du dispositif d évaluation Principes généraux : Exemple du référentiel ANGELIQUE, base de l évaluation en EHPAD le référentiel, un outil partagé. le référentiel, un outil à visée opérationnelle Le référentiel, condition pour une appropriation des recommandations de bonnes pratiques professionnelles diffusées par l ANESM L architecture générale d un référentiel de bonnes pratiques professionnelles Méthode pour la construction ou l appropriation d un référentiel Présentation des principaux référentiels du secteur médico-social (EHPAD, SSIAD, Services à la personne, Handicap) - Bilan de fin de journée - Question/Réponses 10
Phase 1/Module 2 Du référentiel ANGELIQUE au Logiciel-référentiel d évaluation en EHPAD «Qualit Eval» - Ouverture - Tour de table et bref rappel des éléments abordés lors de la première journée Bilan intersession : Synthèse et apports complémentaires à partir du questionnement des participants Le référentiel «Qualit Eval» outil Web d évaluation interne en EHPAD Qualit Eval ou le principe ANGELIQUE actualisé, modernisé et automatisé La structure du référentiel Axes Critères Bonnes pratiques Paramétrage initial du logiciel L identité administrative L identification des responsables «évaluation» Les différentes fonctionnalités du référentiel «Qualit Eval» La personnalisation des bonnes pratiques Les liens entre les bonnes pratiques et la règlementation ainsi qu avec les RBP de l ANESM Les éléments de preuve propres à la structure Le principe de cotation L édition des statistiques Les points forts et points faibles Les fiches action L agenda intégré Le plan d amélioration continue Le rapport d évaluation L évaluation simultanée depuis plusieurs postes de travail L évaluation continue après l évaluation initiale Le suivi des actions d amélioration Evaluation jour après jour La mise à jour des indicateurs - Bilan de fin de journée - Question/Réponses 11
Phase1/Module 3 Conduire son évaluation interne-se préparer à l évaluation externe - Ouverture - Tour de table et bref rappel des éléments abordés lors des précédentes journées La conduite d une démarche d évaluation et d amélioration continue Les étapes de la démarche : logigramme de mise en oeuvre Le lancement de la démarche La constitution d un comité de pilotage, des groupes d évaluation et du comité de suivi Présentation de la démarche au personnel Organisation et animation des groupes d auto-évaluation Le recueil de données avant les séances d évaluation L utilisation du référentiel d évaluation «Qualit Eval» en groupes de travail Le repérage des points forts et des points à améliorer La rédaction des commentaires Formalisation des modalités de mise en oeuvre de la démarche d évaluation propres à la structure La formalisation d un plan d amélioration continue Identification des écarts et dénombrement des actions d amélioration à entreprendre L élaboration du cahier des charges d une action d amélioration La planification du plan annuel d amélioration Le lien entre les résultats de l évaluation et le plan de formation La rédaction du rapport d évaluation interne Le cadre évaluatif La démarche mise en oeuvre La présentation des résultats L organisation d un système documentaire, une obligation du processus évaluatif Les éléments d un système documentaire La pyramide documentaire La mise en œuvre de l évaluation interne dans l établissement Elaboration et validation du calendrier Composition des groupes «évaluation» et identification des référents - Bilan de fin de journée - Question/Réponses Phase 2 Réalisation de l évaluation interne - Intersession de 8 à 16 semaines environ pour permettre la réalisation de l évaluation interne dans la structure. Durant cette période, interviendra pour l équivalent de quatre journées sur le terrain dans l établissement afin d animer certaines séances d évaluation et de guider les participants dans la démarche. De plus, en dehors de ce temps de présence, le consultant sera à la disposition des équipes pour répondre à toutes questions utiles, soit par mail, soit par téléphone. 12
Phase 3 Présentation des résultats de l évaluation interne et rédaction du rapport d évaluation (2 jours) - Ouverture - Tour de table et bref rappel des éléments abordés lors des précédentes journées - Ces deux journées permettront aux groupes de travail de l EHPAD ayant réalisé l évaluation de présenter les résultats enregistrés dans le logiciel et de rédiger pas à pas le rapport d évaluation Bilan intersession : Synthèse et apports complémentaires à partir du questionnement des participants Questions/Réponses Sur les difficultés rencontrées Sur les bonnes pratiques restées sans réponse Sur les bonnes pratiques créées Sur les éléments de preuves ou indicateurs existants ou à créer Divers Présentation des résultats de l évaluation Le niveau de satisfaction global Le niveau de satisfaction par dimensions et critères Les points forts et points faibles Les actions d amélioration issues des résultats de l évaluation Les fiches action Les actions prioritaires Le plan global d amélioration de la qualité Le rapport d évaluation Analyse du rapport édité automatiquement par le logiciel Ajustements et corrections Validation du rapport - Bilan de fin de session - Question/Réponses - Evaluation de la formation - Evaluation du transfert des connaissances - Tour de table et expression libre - Expression orale des objectifs de chacun à l issue de la formation Personnels concernés par cet accompagnement : Pour les trois journées, présence de membres du comité de pilotage si il existe (groupe de 10 à 15 Participants) ou de salariés référents impliqués dans la démarche qualité et dans l encadrement. Pour l évaluation en elle-même, les journées d évaluation et de restitution, constitution d un ou plusieurs groupes pluridisciplinaires représentatifs des différentes fonctions exercées dans l établissement, y 13
compris des représentants des Résidents et des familles si cela est possible, ainsi que de la Direction et de l encadrement (groupes de 4 à 6 Participants). 6. Moyens humains et matériels affectés spécifiquement à la session 6.1. FORMATEUR CHARGE DE L ANIMATION DE LA SESSION Jean-Philippe BINOS (Directeur d ) Formation-Enseignement: Mastère spécialisé en management et gestion d établissement social et médico-social et des organisations sanitaires (Master 2, niveau 1, équivalent CAFDES) Master en management général, responsable administratif et financier, spécialité RH Evaluateur externe certifié ARAFDES-Lyon-2010 Domaine de compétences: Mise en œuvre des principes méthodologiques de l évaluation Déclinaison opérationnelle de l évaluation Formalisation des projets évaluatifs en concertation avec l établissement Planification, mise en œuvre de la démarche et rédaction des rapports d évaluation externe Conception de référentiels de bonnes pratiques pour les EHPA Pilotage d établissement: projet d établissement, évaluation interne/externe, suivi d activité, maîtrise des coûts, plans pluriannuels, budget prévisionnel, comptabilité analytique, démarche qualité Organisation et gestion de projets: Projets de service et d établissement, création ou extension de service et d établissement, développement de réseaux, évaluation des risques professionnels Management et gestion du personnel: Recrutement, organisation des services, RH (droit du travail, gestion des conflits, application CCN) Formation: Conception des programmes, coordination, animation Expériences professionnelles : Depuis 2011: Directeur d : Conseil, Audit, Formation, Evaluation (EHPAD, EHPA, CAT, MAS, Services d action sociale) 2009/2011: Consultant/formateur pour Rh & Organisation (Paris-Lyon-Marseille) 2004/2009: Direction d EHPAD multi site Associatif à Salon de Provence et Arles (13): Restructuration, démarche qualité, recrutement de l équipe pluridisciplinaire, mise aux normes, agrandissement et reconstruction 1993/2004: Directeur d EHPAD Associatif multi site (3 Ets-Dépt 47) avec double fonction de Directeur Général Adjoint au sein de la même association sur Dépt 33 et 47. 14
Membre du groupe de travail sur le référentiel V2 de certification des services (2008) FNAQPA/SYNERPA/QUALICERT, Référent du projet Européen «Séniority» destiné à favoriser l utilisation des NTIC par les Personnes Agées (2005/2008), auteur d une thèse professionnelle sur l insertion sociale des Personnes Agées dans la société de l information numérique. Concepteur du logiciel et référentiel d évaluation de la qualité en Etablissement d Hébergement pour Personnes Agées «Qualit Eval» : http://www.qualiteval.fr/ (plus de 150 EHPA & EHPAD utilisateurs au 1 er Juillet 2012). 6.2. REFERENCES RECENTES D ETABLISSEMENTS ACCOMPAGNES (SUR LES DEUX DERNIERES ANNEES) EHPAD «Saint Victoire» à Aix en Provence : Evaluation interne SSIAD «La Clé des Ages» à Pelissanne Evaluation interne et préparation à l évaluation externe Association des Foyers de Province à Marseille et Poitiers 26 EHPAD : Evaluation interne FNADEPA du Var : Evaluation interne EHPAD «Maison de Fannie» à Aubagne - 13 (groupe Dolcéa) : Evaluation interne EHPAD «Les Amandines» à Lauris - 84 : Evaluation interne EHPAD «Le Bocage» à La Penne sur Huveaune 13 (groupe Dolcéa) : Evaluation interne Centre Hospitalier d UZES 30 : Evaluation interne pour 10 structures (EHPAD-SSIAD-Accueil de jour) CH Isle sur la Sorgue 84 : Projet de vie individualisé Formation en session «inter» de médecins et cadres en EHPAD : «Devenir évaluateur externe» Maisons Paisibles à Chateaurenard 13 : Evaluation de la satisfaction des usagers Association ANAIS (6 EHPAD) à Alençon - 61 : Evaluation interne Association Entraide à Marseille - 13 (12 Ets) : Evaluation interne EHPAD L Esterel à Salon de Provence - 13 : Evaluation interne EHPAD L Estelan à Rognes - 13 : Evaluation interne EHPAD Beau Soleil à VALREAS - 84 : Projet d établissement CCAS régions Nord, Nord-Ouest, Sud Est, Sud-Ouest : montage de dossiers de subventions CNSA FAM Les Maisonnées - 84 : règlementation 6.3. MOYENS EN MATERIEL FOURNIS PAR AXE PRO FORMATION Description du matériel - Support complet, relié et personnalisé en version «papier» - Support dématérialisé sur clé USB (offert à chaque stagiaire) - Stylos & chevalets avec nom et prénom des stagiaires - Vidéo-Projecteur (relié à l ordinateur du formateur) - Ecran (si nécessaire) - Paper-Board (si nécessaire) 15
7. Coût de la prestation-récapitulatif et organisation de l accompagnement Le tableau ci-dessous reprend les modalités d accompagnement à l évaluation interne précédemment développées. Le montant indiqué (tarif net, exonération TVA) est basé sur le tarif journalier pratiqué par Axe Pro Formation, soit 900 net pour chaque journée d intervention. Accompagnement à l évaluation interne Séminaire introductif (formation du groupe pilote) Information et sensibilisation des personnels, des familles, des Résidents et de leurs représentants Intervention sur site pour animer certaines séances d évaluation Analyse des résultats et rédaction du rapport Suivi du plan d actions et d amélioration de la qualité Durée en jours de la session Coût d une session complète (Tarif net) 3 2700 1 900 4 3600 2 1800 1 900 Total 11 9900 Frais de déplacement et d hébergement en plus calculés au plus juste en fonction de la situation géographique de l établissement accompagné. 7.1. TAILLE OPTIMALE DU GROUPE 10 à 15 personnes pour le groupe pilote 4 à 6 personnes pour les séances d évaluation 16
7.2. BESOIN EN MATERIEL A FOURNIR PAR L ETABLISSEMENT OU LE LIEU DE FORMATION Mur blanc, Paper-board, marqueurs de couleurs. En cas d impossibilité, mettra à disposition ce matériel (mur blanc = écran portable pour vidéoprojecteur). 7.3. ORGANISATION DE L ACCOMPAGNEMENT L accompagnement se déroule en intra, dans les locaux indiqués par l établissement, aux dates arrêtées d un commun accord selon un calendrier prévisionnel qui pourra être modifié en fonction des besoins de l établissement demandeur. A cet effet, s engage à s adapter aux contraintes organisationnelles de la structure, notamment en mettant à disposition le calendrier annuel des disponibilités du formateur. Les périodes de vacances scolaires de la zone dont dépend l établissement seront prises en compte pour organiser les sessions en dehors de celles-ci. Chaque journée d accompagnement, d une durée totale de 7 heures, s étendra entre 9H et 17H avec une pause de 15Mn en milieu de matinée et milieu d après-midi ainsi qu une pause repas d une heure. 7.4. ZONE D INTERVENTION est en mesure d intervenir sur l ensemble du territoire Français, y compris dans les départements et Territoires d outre-mer. Bien entendu, les frais de déplacement et d hébergement seront calculés en fonction de la situation géographique des lieux de formation. 8. Organisation et gestion du SAV Le SAV concerne la possibilité pour les stagiaires et les responsables d établissement d obtenir des informations complémentaires ou des conseils dans le champ de la mission. 8.1. EXISTENCE D UN SAV PAR TELEPHONE OU COURRIEL AVEC LE CONSULTANT, au-delà de la formation et de l accompagnement, s engage à apporter tous les éclairages utiles aux participants sur les questionnements qui interviendraient après les sessions. Ce suivi sera assuré par mail à l adresse suivante: sav@association-axe-pro-formation.fr Dans l hypothèse où les stagiaires n auraient pas la possibilité d adresser leur demande par mail, cela pourra se faire par téléphone au 04.90.55.97.91. En cas d absence, un répondeur enregistrera la demande. Les demandes, aussi bien par mail que par téléphone seront traitées dans un délai maximum de 8 jours. 8.2. DELAI D UTILISATION DU SAV APRES LA FIN DE LA SESSION Le SAV précédemment présenté sera assuré tout au long des 12 mois qui suivent la session à laquelle le demandeur a participé. 17