4.6.1 RAPPORT DU CONSEIL COMMUNAL AU CONSEIL GÉNÉRAL concernant une demande de crédit de Fr. 445'000.- pour l'achat du bâtiment Technicum 19 et les travaux de transformations à la caisse communale et autres locaux au rez des bâtiments Technicum 19-21 (Du 21 décembre 2011) Madame la Présidente, Mesdames, Messieurs, 1. Introduction En 1995, suite à la fusion des services financiers des Services industriels et de la Commune, le Conseil communal admettait le déménagement du service des finances dans le bâtiment Technicum 21 afin d'y regrouper les deux services et de faire preuve ainsi de rationalité. Ce regroupement avait nécessité la réfection des locaux sis au rez-de-chaussée ainsi qu aux 2 ème et 3 ème étages dudit bâtiment ; par souci de liberté de mouvement et d'accueil, la nouvelle caisse communale s était alors retrouvée agrandie et entièrement ouverte. Le déménagement effectif a eu lieu le 6 février 1996. A l'époque, le service des finances de la Ville assumait simultanément, et de façon quasi implicite, la fonction de service du personnel, mais dans sa plus simple expression, correspondant dans les grandes lignes aux exigences d alors. De plus, le service des finances était réparti sur deux niveaux, à savoir la caisse et la facturation / contentieux au rez-de-chaussée et la comptabilité au 3 ème étage, ce qui ne facilitait pas l unité du service. Quant au service du personnel, il s est développé et professionnalisé au fil des années pour répondre aux besoins croissants relevant notamment des procédures d engagements, de la formation continue, des assurances et des services en général que les collaboratrices et collaborateurs de notre Ville sont en droit d attendre de la part de leur employeur. A la fois réparti sur deux étages et mêlé au service des finances, il ne présentait pas lui non plus les caractéristiques propres à un fonctionnement optimal. Ainsi, lors de mutations survenues à fin 2010 au sein de ces services, le Conseil communal avait décidé de créer deux services distincts placés chacun sous la responsabilité d un chef.
2 2. Situation actuelle Depuis quelques années, les employés de la caisse communale sont parfois confrontés à des problèmes de violence verbale de la part de certains citoyens et s'interrogent sur la légitimité d'avoir une réception complètement ouverte. Il faut savoir que la commune du Locle est la seule, à notre connaissance, à posséder un tel type de réception. De plus, la caisse communale a été victime, par deux fois en moins d'une année, de vandalisme et de vol. Il est dès lors important d adapter ce périmètre afin, d'une part, de garantir la protection des employés et, d'autre part, d offrir une discrétion optimale aux visiteurs; il est en effet impensable par exemple qu'une personne qui vient chercher des billets de train entende les propos d'une autre qui vient pour traiter de la question de ses impôts La caisse communale, par définition, est le lieu de mouvements d argent et de conservation de valeurs financières, ainsi que d'un grand nombre de dossiers confidentiels, qui nécessitent une protection efficace. Actuellement, au vu des risques encourus, il est impératif de réaménager ces locaux et de créer une séparation physique entre les espaces réservés au public et ceux dévolus aux places de travail des employés par la mise en place de guichets fermés, comme partout ailleurs, afin de répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité actuelles. Enfin, au début 2011 la séparation administrative du service des finances de celui des ressources humaines a entraîné pour corollaire une redistribution des locaux avec le regroupement au rez-de-chaussée de l intégralité du service des finances, libérant ainsi le 3 ème étage pour le service des ressources humaines. Il faut noter au passage que la cohabitation des deux services jusqu à fin 2010 se faisait dans des conditions de travail particulièrement inconfortables avec des surfaces disponibles par employé extrêmement restreintes et inférieures aux exigences des prescriptions de la loi sur le travail. Dès lors, le regroupement bienvenu du service des finances a entraîné l occupation des surfaces du bâtiment de Technicum 19 appartenant à Viteos mais qui n a quasi jamais été utilisé par cette société qui occupe le premier étage de Technicum 21. Afin de formaliser cette situation, le Conseil communal vous propose au travers du présent rapport le rachat à Viteos des locaux Technicum 19 et leur réaménagement de façon légère au vu de leur état de conservation satisfaisant suite aux investissements importants consentis par Viteos (SIM à l époque) pour leur remise en état il y a quelques années. De plus, ces aménagements intègrent parfaitement la réflexion qui est menée pour les transformations des locaux de la caisse communale et permettront de créer un bureau supplémentaire en utilisant au mieux l'espace à disposition anticipant ainsi un renforcement du service des finances nécessité par l important accroissement du volume de travail résultant de plusieurs facteurs dont notamment l introduction du futur modèle comptable harmonisé MCH2 et l intégration de la comptabilité du Musée des Moulins souterrains du Col-des-Roches et de celle de l école obligatoire en relation avec la mise en place d Harmos.
3 3. Recommandation de la police Suite au vol perpétré en juillet 2010, la police neuchâteloise nous a fortement conseillé de fermer les locaux et d'y installer des guichets ainsi que de réduire le nombre de personnes possédant une clé. 4. Description du projet Dans un premier temps, le Conseil communal a confié un mandat d étude de faisabilité à un bureau d architectes disposant d une vaste expérience dans les projets de sécurisation des guichets d accueil. Sur la base de ce document, le service d urbanisme de la Ville du Locle, au travers de notre architecte communal, a repris le programme pour la transformation intérieure des locaux du rez-de-chaussée de l'immeuble précité en le réduisant pour ne conserver que les travaux jugés nécessaires relatifs à la nouvelle problématique du contact avec le public. Le projet qui sera exécuté figure en annexe du présent rapport. Il prévoit pour l essentiel la fermeture de la partie caisse, la création de deux guichets d accueil au milieu du couloir existant au rez-de-chaussée de Technicum 21, et l aménagement d une petite salle de conférence pour recevoir les clients dont les dossiers nécessitent une véritable confidentialité. Pour le bâtiment Technicum 19, il s agit de créer un bureau supplémentaire, en réduisant la surface de la cafétéria, d aménager un local regroupant les photocopieuses et imprimantes, ainsi que de rafraîchir les murs, sols et plafonds. Enfin, des dispositifs de sécurité anti effraction sur les fenêtres, sous la forme de films de protection, ainsi qu un équipement de détection feu pour le local des serveurs informatiques seront mis en place. Les travaux seront supervisés par le service de l urbanisme. L'estimation des coûts a été effectuée en répartissant les montants des travaux non pas par corps de métiers, mais par secteur d'intervention, soit - le secteur central affecté à l'accueil, - le secteur Est occupé par le service des finances, - les propositions sécuritaires et d'accessibilité, que nous vous proposons d'adopter. 5. Estimation des coûts 5.1 Rachat des locaux de Viteos, bâtiment Technicum 19 160'000.- Le rachat de l ensemble des bâtiments et de leur équipement par SIM SA ne permet pas de déterminer précisément la valeur du bâtiment Technicum 19. En revanche, Viteos a investi plus de Fr. 250'000.- dans l assainissement de ces locaux, notamment dans l étanchéité de la toiture et le rafraîchissement complet des bureaux ainsi que la création d un nouvel accès. Dès lors, le prix de la transaction a été calculé sur la base du volume du bâtiment, soit 400 mètres cubes et des prix du marché pour un bâtiment administratif qui se situent entre Fr. 400.- et 600.- le mètre cube. Le prix retenu a ainsi été fixé à Fr. 160'000.-.
4 5.2 Coût des transformations 5.2.1 Secteur accueil bâtiment Technicum 21: 106'000.- - Démolition de la banque d'accueil existante, y compris protection et rhabillages - Réfection des revêtements de sols, hormis le secteur accueil public - Peinture sur l'ensemble des murs et plafonds - Correction /adaptation installations électriques - Remplacement de la lustrerie - Installation d'une gâche électrique à la salle de conférence - Création d'un guichet d'accueil sécurisé (double) et fermeture du local porte - Ouverture d'une porte de liaison entre le bureau et la salle de conférence 5.2.2 Secteur Est, bâtiment Technicum 19: 89'000.- - Démolition partielle de mur - Compensation du niveau du sol du local dégagement - Réfection du revêtement de sol partiel - Peinture sur l'ensemble des murs - Création de murs de séparation - Ouverture d'une porte - Installation sanitaire cafétéria (évier) - Rhabillage des plafonds, y compris peinture - Chauffage et sanitaire déplacement d'appareils - Pose de deux nouvelles portes 5.2.3. Mesures sécuritaires et d'accessibilité : 44'000.- Renforcement des vitrages des fenêtres Détection incendie du rez-de-chaussée comprenant : 10'000.- 20'000.- a. La centrale (pour 70 détecteurs possibles). La centrale a été dimensionnée pour recevoir la totalité des détecteurs de l'immeuble qui devraient être posés dans une étape ultérieure. b. L'installation de 15 détecteurs au niveau du rez-dechaussée c. L'installation électrique d. La liaison de la détection incendie Création d'un WC handicapés : Remplacement des sanitaires actuels par un WC surdimensionné comprenant également un urinoir, soit carrelage faïence, appareils sanitaires. 14'000.-
5 5.2.4. Mobilier, informatique et déménagement 25'000.- 5.2.5. Divers et imprévus environ 5% 21'000.- En fonction de la nature des travaux, les coûts d investissements seront ventilés selon deux chapitres, à savoir plus-values et entretien et amortis avec des taux différents. RECAPITULATIF PLUS-VALUES Rachat locaux Viteos bâtiment Technicum 19 Secteur accueil bâtiment Technicum 21 Secteur Est, bâtiment Technicum 19 WC handicapés Divers et imprévus Sous-total TTC 160'000.- 106'000.- 89'000.- 14'000.- 18'000.- 387'000.- RECAPITULATIF ENTRETIEN Renforcement vitrages et détection incendie Mobilier, informatique et déménagement Divers et imprévus Sous-total TTC TOTAL TTC 30'000.- 25'000.- 3'000.- 58'000.- 445'000.- 6. Incidences financières Le montant de l'investissement est inclus dans le budget 2012 pour Fr. 400'000.-. Le projet qui vous est soumis respecte cette enveloppe, mais ajoute des éléments sécuritaires et d'accessibilité importants qu'il est opportun d'intégrer directement dans les transformations prévues. Les frais d intérêts liés à la réalisation de ce crédit de Fr. 445'000.-, compte tenu d un taux d emprunt moyen de 3% sur la période, représentent une annuité constante de 6 675 francs. A raison d'un amortissement de 2% sur les plus-values et de 10% sur l'entretien, les autres incidences financières sur le compte de fonctionnement seront les suivantes :
6 2012 2013 2014 2015 2016 Compte des investissements Dépenses à plus-value 387'000 Dépenses d'entretien 58'000 Total 445'000 Compte de fonctionnement Amortissement plus-value (50 ans) 7'740 7'740 7'740 7'740 Amortissement entretien (10 ans) 5'800 5'800 5'800 5'800 Total 13'540 13'540 13'540 13'540 Conclusion Afin de renforcer la sécurité des employés et de garantir la discrétion pour les citoyens, nous vous invitons, Madame la Présidente, Mesdames, Messieurs, à bien vouloir voter l'arrêté ci-après. AU NOM DU CONSEIL COMMUNAL Le président, Le chancelier, D. de la Reussille P. Martinelli
7 ARRETE concernant un crédit de Fr. 445'000.- pour l'achat du bâtiment Technicum 19 et divers travaux de transformations à la caisse communale et autres locaux au rez des bâtiments Technicum 19-21 Le Conseil général de la Commune du Locle Vu le rapport du Conseil communal, du 21 décembre 2011 Vu la loi sur les communes, du 21 décembre 1964 Sur la proposition du Conseil communal Arrête : Article premier.- Un crédit de Fr. 445'000.- est accordé au Conseil communal pour l'achat du bâtiment Technicum 19 ainsi que pour la réfection des locaux des finances au rez des bâtiments Technicum 19 et 21. Art. 2.- La dépense sera portée au compte n 503.186. Art. 3.- Art. 4.- Art. 5.- Les modalités d'amortissements seront de 2% l'an pour la part concernant les plus-values et de 10% pour celle concernant l'entretien. Le Conseil communal est autorisé à se procurer le financement nécessaire du crédit. Le Conseil communal est chargé de l'application du présent arrêté après les formalités légales. AU NOM DU CONSEIL GENERAL La présidente, La secrétaire, F. Casciotta C. Kolly