N 1 AIDE isolution V I I I. I m p r e s s i o n, F u s i o n, P u b l i p o s t a g e Aide isolution Page 1 sur 13 le 22 juillet 2009
VIII. Impression, Fusion et Publipostage VIII.1. Le Gestionnaire de fichier Bienvenue dans la version BETA du nouveau gestionnaire de fichier!! : Présentation Ce gestionnaire se comporte comme un explorateur sous Windows. En choisissant ce menu, on ouvre une fenêtre avec une arborescence à gauche et les dossiers ouverts à droite. La hiérarchisation à gauche est découpée en 3 parties distinctes : Cadre n 1: I Modèles Requêtes Ici, Gestibase a crée pour vous un certain nombre de fichier correspondant au besoin du plus grand nombre des établissements et continuera à produire des modèles disponibles pour tous ; ils seront classés selon s ils sont relatifs aux «Anciens», «au «Carnet d Adresse», au «Contrats et Stages», aux «Elèves», à la «Facturation», aux «Parents, et au «Recrutement». Cadre n 2 : Mes Documents Chaque personne peut donc créer des documents à partir des imodèles plus personnalisés et les modifier ou imprimer à volonté. Ainsi lorsque les changements sont faits, l utilisateur enregistrera ses modifications dans «Mes documents» Cadre n 3 : Voisinage Réseaux Ses documents créés, l utilisateur peut choisir de les partager avec d autres personne de la Aide isolution Page 2 sur 13 le 22 juillet 2009
ÉTABLISSEMENT et donc de les copier dans cette partie Voisinage Réseaux. VIII.1.1 Utiliser un IModèle Prenons un exemple : Je souhaite imprimer pour ma classe de 3 ème des certificats de scolarité à partir d un imodèle existant 1) Les certificats de scolarités sont des documents propres aux élèves ainsi rangés dans le dossier «Elèves» de l arborescence des imodèle. Cliquez dessus. Le nom du dossier s affiche en gras. 2) A droite, voici la liste des fichiers contenus dans le dossier «Eleves» écrit en bleu. Quelques précisions d affichage : Le cadenas montre que ces fichiers sont verrouillés et donc non modifiables dans cette partie de l explorateur. L icône à côté du nom donne la nature du document, (publipostage, Word ou Excel). La date de modification marque le suivi du fichier. La ire quête est le référencement des champs de fusion disponible pour le fichier considéré. Cliquer sur «Certificat de scolarité» pour notre exemple. Aide isolution Page 3 sur 13 le 22 juillet 2009
3) Le bouton «Ouvrir «en bas apparaît. Cliquer dessus pour démarrer le travail Un message d avertissement vous informe que si vous effectuez des modifications, celles-ci ne seront pas prises en compte si vous n enregistrez pas. Description de la page : Point n 1 : Les documents fonctionnent par onglets. Ici l onglet Documents comprend le paramétrage et la mise en page L onglet élève permet de sélectionner les élèves pour lesquelles nous allons publiposter. Point n 2 : Nom du document sélectionné Point n 3 : La requête sélectionnée est donc ici dans notre exemple «i_req_eleve» avec tous les champs de fusion relatifs aux élèves en cours. Point n 4 : Voici les blocs Textes : Chacun contient le corps du texte que nous allons positionner sur notre feuille A4 selon des coordonnées verticales et horizontales. Ils possèdent aussi un Ordre d apparition sur votre page En haut : Vous avez aussi les dimensions des marges du documents et les bouton enregistrer sous, et imprimer. Aide isolution Page 4 sur 13 le 22 juillet 2009
Ce imodèle vous intéresse, comment obtenir un aperçu? Cliquer sur l onglet Elèves. Choisir la formation souhaitée : votre liste d élève apparaît. Choisir un ou plusieurs élèves Revenir sur l onglet «Documents» et cliquer sur la petite imprimante en haut à droite. Le Pdf s ouvre avec la mise en page et le corps du texte du modèle. Ce qui donne VIII.1. 2. Modifier un imodèle Aide isolution Page 5 sur 13 le 22 juillet 2009
Le document obtenu vous satisfait moyennement. Vous aimeriez le personnaliser un peu plus. Fermer le PDF obtenu pour retomber sur le paramétrage avec les blocs de texte. Exemple : Dans mon certificat de scolarité je veux enlever une phrase notamment dans le bloc texte n 5. Cliquer à l intérieur du Bloc texte N 5. Là s ouvre l éditeur de texte Aide isolution Page 6 sur 13 le 22 juillet 2009
Dans l éditeur de texte, il y a : En haut, les coordonnées de positionnement du bloc texte que je peux modifier. Ici il n y a pas d alignement horizontal mais je suis à 120 mm verticalement. Une barre d outil s apparentant à celle de tout logiciel de traitement de texte bien connu. Donc je peux modifier le style, la mise en forme, la police. Comme bon me semble. A droite, il y a tous les champs de fusion disponibles rangés par catégorie. Ex : si je clique sur la flèche verte à gauche de «élève», j obtiens la liste des champs relatifs à l élève t il me suffit de cliquer sur le plus jaune pour l insérer dans mon texte. J ai aussi la possibilité d intégrer des champs dynamiques. Qu est-ce qu un champ dynamique? Un champ est la plus petite information d'une table de base de données qui représente en colonne une catégorie d'information, comme un nom ou une adresse. Selon les bases de données, les champs peuvent être spécialisés : champs alphanumériques, champs numériques, champs textes, champs dates, champs booléens, champs dynamiques, champs compteur automatique, etc. Les champs dynamiques sont ceux en lien avec les autres champs.???? Concrètement, dans certain courrier vous avez besoin que les champs se lient avec le Genre du Nom de quelqu un. Si c est une fille ce sera «née» ou «inscrite» et non pas «né» ou «inscrit». Ainsi créez vos propres champs dynamiques avec cette option. Dans mon document mes champs s accorderont avec le sexe de l élève par exemple. Aide isolution Page 7 sur 13 le 22 juillet 2009
Une fois mes modifications dans le bloc faîtes, je ferme en cliquant sur le bouton enregistrer. Et admettons que je veuille retrouver cette mise en page et cette modification, je dois enregistrer mon modèle à moi. Donc juste après avoir fermé l éditeur de texte, je clique en haut à droite sur «Enregistrer sous» ce qui me permet de lui choisir un nom et un emplacement d enregistrement de la même manière que dans un explorateur par exemple «Windows». Ce document sera facile à retrouver à la prochaine utilisation dans VOS documents. Pour l imprimer je me reporte à l aperçu d un imodèle vu ci-dessus. VIII.1. 3 Créer un document à partir d un imodele Comment créer un document de toute pièce? Aide isolution Page 8 sur 13 le 22 juillet 2009
Remarque importante : Vous ne pouvez pas créer de document en ne partant de rien. Donc toujours partir d un imodèle ou d un document préalablement créé. Avant de se lancer dans la création de imodèle, il faut penser à quoi se rapporte-t-il et de quoi ai-je besoin dans les champs de fusion? Une fois cela établi, je sélectionne un fichier (modèle ou pas) et je modifie les blocs, j en rajoute, j en supprime, je les déplace, je les change d ordre.. Et j enregistre mon document sous un nom choisi et dans le bon répertoire pour moi. Les répertoire, dossier et fichier peuvent être gérer dans la partie «Mes documents» traditionnellement c est-à-dire de la même manière que sous un environnement comme Windows je peux les supprimer, les renommer. VIII.1.4 Partager son document Une fois un document créé, il reste lié à mon compte utilisateur et donc visible et utilisable uniquement par moi. Je souhaite partager mon document avec un ou plusieurs collègues. Option n 1 : Sur le paramétrage de mon document (là où se trouve les blocs texte, etc ) Gérer les droits annexes Je peux donc gérer soit par personne, je choisis les membres de l équipe pédagogique dans Users, Soit par groupe de profils c'est-à-dire je choisis de partager mon document avec toute l «Equipe pédagogique». Aide isolution Page 9 sur 13 le 22 juillet 2009
Option n 2 : Sur l arborescence où se trouve mon document. Si vous décidez de communiquer votre document à tout le personnel vous pouvez simplement le mettre en «public» et celui apparaîtra dans le «Voisinage réseau». Pour cela : à l ouverture du gestionnaire de fichier, cliquer une seule fois sur le document. Son descriptif apparaît en bas et là il suffit de cocher «Public» à la place de «Privé» et d enregistrer cette modification de propriété avec la petite disquette verte à droite du nom de document. Aide isolution Page 10 sur 13 le 22 juillet 2009
VIII.1. 5 Descriptif du document Comme nous venons de le voir la description du document s affiche dessous. Pour renommer un document vous pouvez simplement retaper un nom et cliquer sur la disquette verte. En cochant celui-ci vous pouvez aussi gérer le fichier en choisissant de le déplacer, d le copier ou de le supprimer grâce au menu déroulant en haut. Question : «J ai des documents Word tout fait et je voudrais les copier/intégrer dans le isolution. Choisir un document de départ dans le bon dossier avec la bonne requête puis dans la modification du bloc, il faut faire un copier coller de votre document mais le collage se fait uniquement par Ctrl + V et ne garde que le texte pas la mise en page. Pour toutes questions, documents que vous voudriez intégrer par nos services, contactez nous au 0 950 748 748 ou envoyez vos fichiers, courrier Word à gestibase@gmail.com. VIII.2. Module d Excel Préambule : Paramétrage de Mozilla Firefox La 1ère des sécurités c est vous. Donc 1ère précaution ne pas laisser de trace. Dans le navigateur firefox, saisir les mêmes paramétrages que les écrans ci-contre. Aide isolution Page 11 sur 13 le 22 juillet 2009
Récupération des données sur isolution Ouvrir le menu «Impression Module d Excel». La palette «Choix de la requête» s ouvre. Aide isolution Page 12 sur 13 le 22 juillet 2009
Ici, plusieurs requêtes sont disponibles. 1) Informations concernant l élève de l année en cours. 2) Informations concernant les parents. 3) Requête pour les élèves en cours de recrutement. 4) Requête pour les anciens élèves. 5) Informations sur les stages des élèves en cours. 6) Publipostage sur thème du carnet d adresse. 7) Recensement des visites en entreprises. 8) Courrier de facturation relance. Sélectionner les enregistrements souhaités (élèves, candidats, carnet adresses ) en cliquant sur la flèche verte. Dans l onglet «choix des élèves», cocher les élèves souhaités et cliquer sur exporter la requête Vous obtiendrez un tableau Excel avec des données brutes à enregistrer dans vos documents. Il ne vous restera qu à faire correspondre vos champs de fusion sous Word ou autre avec ce document source en respectant bien la dénomination des champs de fusion. Aide isolution Page 13 sur 13 le 22 juillet 2009