Documentation enseignants Transférer son cours vers le nouveau serveur Moodle Version 2 du 28/08/2015 Contenu 1 Pourquoi un nouveau Moodle?... 2 2 Pourquoi faut-il transférer vos espaces de cours?... 2 3 Comment accéder aux deux serveurs Moodle?... 3 4 Comment transférer un cours Moodle vers la nouvelle plate-forme?... 3 Objectif... 3 Etape 1 : Télécharger la sauvegarde automatique du cours... 4 Etape 2 : Créer le cours sur la nouvelle plate-forme Moodle... 5 Etape 3 : Restaurer la sauvegarde automatique... 7 Etape 4 : Réinitialisation du cours... 9 5 Comment organiser son cours après le transfert du cours?... 10 Je souhaite inscrire mes collègues qui ont été désinscrit du cours... 10 Je souhaite inscrire mes étudiants Nouveau... 11 Je souhaite réorganiser rapidement mes ressources ou activités du cours... 13 Je ne vois pas certaines sections de mon cours pourtant présentes sur mon cours initial... 13 Je souhaite supprimer une ressource ou activité... 13 Je souhaite cacher aux étudiants une ressource ou activité... 13 6 Migration personnalisées et cas spécifiques... 14 Migration partielle d un cours Moodle... 14 Migration de cours : cas spécifiques... 14 Migration cours avec ses étudiants et leurs données... 14 1
1 Pourquoi un nouveau Moodle? Pour démarrer l année universitaire 2015-2016 sur de bonnes bases, nous mettons en place une nouvelle plate-forme pédagogique Moodle avec : une nouvelle ergonomie : navigation plus rapide, environnement de travail simplifié et adapté aux terminaux mobiles une évolution de l organisation des cours : présentation de votre liste de cours structurée et personnalisable, classement des cours amélioré selon les usages des départements une facilité d inscription des étudiants : promotions et groupes pédagogiques (TD/TP ) automatiquement disponibles et mis à jour à partir des informations de scolarité et du département. le tout sur un environnement vide où seul les cours dont vous avez besoin seront affichés! Pour les autres cours, tout restera encore disponible jusqu à mars 2016 sur l ancien serveur Moodle : archives, historiques des évaluations et données étudiants, mémoires de vos anciens cours En bref, le projet d évolution de Moodle c est PLUS SIMPLE PLUS EFFICACE 2 Pourquoi faut-il transférer vos espaces de cours? La plateforme actuelle a 10 ans et a accumulé beaucoup de cours et de données maintenant obsolètes. Nous repartons donc d une base vierge où seuls les cours «utiles et vivants» seront transférés Les autres cours resteront disponibles sur l ancien serveur jusqu à mars 2016 et seront archivés ensuite. Conserver éventuellement une copie de la sauvegarde automatique (cf procédure plus loin) si vous pensez que vous pourrez en avoir besoin. Chaque responsable d un cours doit faire manuellement le transfert des espaces qu il souhaite utiliser en 2015-2016. Vous avez jusqu à mars 2016 pour le faire, au fur et à mesure de vos besoins. Pour éviter les mauvaises surprises, il est conseillé de ne pas faire ce transfert au dernier moment. Pour les cours transférés, l historique et les données des anciens étudiants ne seront pas copiés mais resteront sur l ancien serveur. Pour toute question ou aide s adresser d abord au relais TICE de votre département (voir bloc «à votre service» sur votre page Moodle), puis à cri.tice@iut-tlse3.fr 2
3 Comment accéder aux deux serveurs Moodle? Jusqu à mars 2016, deux serveurs Moodle seront accessibles pour vous laisser le temps de transférer vos cours. A partir de la rentrée 2015, le nouveau serveur Moodle deviendra le Moodle officiel des étudiants et il remplacera l ancien serveur sur l adresse : http://www.iut-tlse3.fr/moodle/ Les adresses d accès aux deux serveurs vont donc changer entre temps, voici ce qu il faut retenir : Ancien serveur Moodle Nouveau serveur Moodle Jusqu au 27 août 2015 http://www.iut-tlse3.fr/moodle/ http://www.iut-tlse3.fr/moodle-new/ A partir du 28 août 2015 http ://www.iut-tlse3.fr/moodle-old/ http://www.iut-tlse3.fr/moodle/ 4 Comment transférer un cours Moodle vers la nouvelle plate-forme? Objectif Cette procédure permet de transférer un cours en l état, avec ses contenus et paramétrages : Ressources (documents, lien vers site web, étiquettes, dossiers ) Activités (devoirs, tests, glossaires, forum, base de données ) Paramétrages du cours (nom, description, gestion groupes ) Paramétrages des ressources et activités (gestion groupes, activités conditionnelles ) Ce cours sera restauré dans un nouveau cours «conteneur» que l on appellera «coquille vide». Procédure : 3 étapes Etape 1 : Télécharger la sauvegarde automatique du cours Etape 2 : Créer un nouveau cours sur la nouvelle plate-forme Etape 3 : Restaurer la sauvegarde automatique Etape 4 : Réinitialiser le cours Durée : environ 10min. Ce temps peut varier selon le volume de données de votre cours : contenus (vidéo, audio ), activités (tests ), carnet de note personnalisé 3
Si vous n avez pas une connexion haut débit à votre domicile, privilégier l utilisation du réseau IUT pour faire cette opération Pour le bon déroulement du transfert de vos cours - Suivre pas à pas cette procédure pour chacun des cours à transférer - Ne pas faire ce transfert au dernier moment - Consulter la FAQ (Foire Aux Questions) sur le bloc «A votre service» avant toutes demande à l équipe TICE Cas particuliers Voir le chapitre 6 «Migration personnalisées et cas spécifiques» Cours avec des questions de tests issues de banques mutualisées. Exemples : Mutualisation au niveau Système ( «Mathématique - Physique Chimie») ou du département («GCCD» ou «MEPH») Cours avec de adaptation des droits utilisateurs faite par l administrateur Exemples : Attribution ou récession de droits pour étudiants ou enseignants Etape 1 : Télécharger la sauvegarde automatique du cours Depuis l ancienne plate-forme Moodle (Cf : Chapitre 3 «Comment accéder aux deux serveurs Moodle») Se positionner dans le cours à transférer : Bloc réglage > Administration du cours > Restauration Aller en bas de la page - partie «Sauvegarde automatique» 4
Cliquer sur le bouton «Gérer les fichiers de sauvegarde» Sur le fichier de sauvegarde «backup-moodle2-course-xxxx-nom-cours-xxxx.mbz» Faire un clic droit sur le pictogramme à droite du nom de fichier Cliquer sur Télécharger Enregistrer le fichier «backup-moodle2-xxxx-nom-cours-xxxx.mbz», sur le réseau IUT ou sur votre poste de travail. Etape 2 : Créer le cours sur la nouvelle plate-forme Moodle Depuis la nouvelle plate-forme Moodle. (Cf : Chapitre 3 «Comment accéder aux deux serveurs Moodle») Sur votre page personnelle «Ma page» après connexion Cliquer sur le bouton «Enseignant créez votre cours ici» 5
Nommer votre cours dans «Nom complet du cours» et «Nom abrégé» Seul le nom complet est utilisé dans l affichage des cours Moodle (fils d Ariane, liste des cours, titre du cours ). Le nom abrégé n est plus utilisé, vous pouvez donc recopier le nom complet. Toutefois, ce nom abrégé doit-être unique sur la plate-forme : s il est déjà utilisé, préciser votre département et site. Classer votre cours dans une «Catégorie de cours» La catégorie où est classé un cours sert à : l organisation des cours sur la liste des cours depuis «Ma Page» et la recherche de cours par formation l inscription d étudiants du département Indexer le cours dans la «Description» La description du cours est utilisée par le moteur de recherche. Je choisis un nom parlant pour les étudiants. Exemple : Physique S1 / M112 Fabrication Voir auprès de votre relais TICE si une règle commune a été définie pour votre département. Je choisis la catégorie où il sera classé. Exemple : Toulouse > GE2I > DUT-FI > S1 Pour améliorer les résultats d une recherche de cours, il est conseillé de renseigner ce champ d informations avec nom de l enseignant, mots clefs liés à la discipline 6
Pour les cours au format «Hebdomadaire» (où chaque section du cours correspond à une semaine) Modifier le «Format du cours» par «Hebdomadaire» Indiquer la «Date de début du cours» (remonter plus haut dans paramètres généraux») Cliquer sur «Enregistrer», votre cours «coquille vide» est créé. Etape 3 : Restaurer la sauvegarde automatique Depuis le nouveau cours «coquille vide» Bloc réglage > Administration du cours > Restauration Depuis la page «Restauration» Sur la partie «Importer un fichier de sauvegarde» Déposer en clic un fichier sur Moodle! Le dépôt de fichier est maintenant possible à partir d un simple glisser/déposer directement depuis votre ordinateur. Ouvrir votre Exploreur Windows Sélectionner le fichier de sauvegarde précédemment téléchargé depuis l ancien serveur Moodle Glisser avec la souris le fichier vers la zone de «Fichiers» 7
Depuis la page «Restauration» Le fichier de sauvegarde est en cours de téléchargement sur le serveur Rappel: Si vous n avez pas une connexion haut débit à votre domicile, privilégier l utilisation du réseau IUT pour faire cette opération. Quand la barre bleue disparait, le transfert du fichier de sauvegarde est terminé Cliquer sur «Restauration» Suivre les 7 étapes de restauration ci-dessous Etape 1 - Confirmer Cliquer sur «Continuer» Etape 2 - Destination Sur la partie «Restaurer dans ce cours» Laisser le choix par défaut «Fusionner le cours sauvegardé avec ce cours» Cliquer sur «Continuer» Etape 3 - Réglages Cliquer sur «Suivant» Etape 4 - Schéma Pour retirer du contenu de cette restauration de cours Décocher les ressources et/ou activité et/ou section à ne pas restaurer Cliquer sur «Suivant» Etape 5 Restauration Revoir Cliquer sur «Effectuer la restauration» Cette étape est la plus longue et peut prendre plusieurs minutes Etape 7 Restauration Terminer Cliquer sur «Continuer» En cas d erreur lors de cette étape : Rappel sur les cas particuliers. Cf chapitre 6 Cours avec des questions de tests issues de banques mutualisées. Exemples : Système : «Mathématique - Physique Chimie», Catégorie du département «GCCD» ou «MEPH» Cours avec de adaptation des droits utilisateurs faite par l administrateur Exemples : Attribution ou récession de droits pour étudiants enseignants ou enseignants non-éditeurs Contacter cri.tice@iut-tlse3.fr en précisant bien : le message d erreur, l URL du cours sur l ancien serveur Moodle et la catégorie de destination. 8
Etape 4 : Réinitialisation du cours Nous recommandons de réinitialiser le cours pour supprimer : groupes et anciens évènements. Si vous utilisez les groupes Moodle, une nouvelle procédure d inscription des étudiants et de création automatique des groupes est intégrée. Cette nouvelle procédure par «cohortes» vous sera communiquée à la rentrée lorsque les étudiants seront inscrits Depuis le cours après restauration Bloc réglage > Administration du cours > Réinitialisation Activer et programmer la date le début du cours Cocher «Supprimer les évènements» Dérouler l option «Groupe» et cocher «Supprimer les groupes» Cocher «Supprimer les groupements» Cliquer sur «Réinitialiser le cours» 9
5 Comment organiser son cours après le transfert du cours? La restauration d un cours restitue les sections, ressources et activités dans le même ordre que le cours initial. Voici quelques questions courantes : Je souhaite inscrire mes collègues qui ont été désinscrit du cours Les sauvegardes automatiques des cours ne contiennent pas les utilisateurs, pour réinscrire vos collègues : Bloc administration > Administration du cours > Utilisateurs > Méthodes d inscription Sur la ligne «Inscription Manuelle», cliquer sur le pictogramme Rechercher l utilisateur Sélectionner l utilisateur dans la liste Attribuer le rôle souhaité soit Enseignant, Enseignant non-éditeur ou étudiant Ajouter à la liste des utilisateurs inscrits 10
Je souhaite inscrire mes étudiants Une nouvelle procédure d'inscription des étudiants a été mise en place. Elle se veut : - plus rapide : inscription de toute une promotion étudiants ou groupe pédagogique en une seule fois - plus simple : complètement intégrée à la gestion des utilisateurs de votre cours Moodle - plus durable : plus besoin de renouveler la procédure à chaque nouvelle année. - plus efficace : création automatique de groupes Moodle pour un suivi simplifié des étudiants. Mises à jour automatiques à partir des informations de scolarité (excepté IUT Tarbes). Depuis votre cours Moodle : Bloc administration > Administration du cours > Utilisateurs > Méthodes d inscription A côté du champ «Ajouter méthode» cliquer sur la liste déroulante «Choisir» Une fois la liste déroulante ouverte cliquer sur «Synchronisation des cohortes» A côté du champ «Cohorte» cliquer sur la liste déroulante «Choisir» Une fois la liste déroulante ouverte cliquer sur la cohorte d'étudiants que vous voulez inscrire à votre cours 11
Cliquer ensuite sur le bouton vert «Ajouter méthode» L inscription de vos étudiants est terminée! Visualiser le nombre d'étudiants automatiquement inscrits sur la ligne «Synchronisation de cohortes (Nom du groupe)». Visualiser le groupe automatiquement créé avec ses étudiants depuis : Bloc administration > Administration du cours > Utilisateurs > Groupes La constitution des cohortes et leur mise à jour est directement issue des informations de scolarité. En cas de question sur la constitution des cohortes, veuillez tout d abord vérifier auprès de : - l étudiant concerné sur sa situation administrative - l informaticien référent de votre département sur la création des comptes informatiques - le secrétariat pédagogique sur l état des listes étudiantes Pour toutes autres questions, le relais TICE de votre département et cri.tice@iut-tlse3.fr restent à votre disposition. 12
Je souhaite réorganiser rapidement mes ressources ou activités du cours Activer le mode édition Utiliser le pointeur pour déplacer chaque section, ressource ou activité Glisser puis déposer celui-ci vers la position désirée Je ne vois pas certaines sections de mon cours pourtant présentes sur mon cours initial Si votre cours contenait plus de 10 sections, modifier le paramétrage de votre cours pour augmenter le nombre de sections. Bloc administration > Administration du cours > Paramètres > Format du cours Modifier l option «Nombre de sections» en appliquant le même nombre que pour votre cours initial Je souhaite supprimer une ressource ou activité Activer le mode édition Utiliser le menu «Modifier» à droite de la ressource ou activité à supprimer Sélectionner «Supprimer» Je souhaite cacher aux étudiants une ressource ou activité Activer le mode édition Utiliser le menu «Modifier» à droite de la ressource ou activité à supprimer Sélectionner «Cacher» 13
6 Migration personnalisées et cas spécifiques Migration partielle d un cours Moodle Suivre la procédure standard pour un transfert de cours jusqu à «Etape 3 : Restaurer la sauvegarde automatique» Durant l étape 4 «Schéma» de la restauration, vous pouvez décocher les ressources et/ou activité et/ou section à ne pas restaurer. Migration de cours : cas spécifiques Cours avec des questions de tests issues de banques mutualisées. Exemples : Système : «Mathématique - Physique Chimie», Catégorie du département «GCCD» ou «MEPH» Cours avec de adaptation des droits utilisateurs faite par l administrateur Exemples : Attribution ou récession de droits pour étudiants ou enseignants Contacter cri.tice@iut-tlse3.fr en précisant bien : L URL ou le nom complet du cours sur l ancien serveur Moodle La catégorie de destination Besoin de suppressions ressources activités ou sections de la sauvegarde Migration cours avec ses étudiants et leurs données Sur demande auprès de cri.tice@iut-tlse3.fr en indiquant le cours concerné, le public et les données à conserver. Importation de test MIEL (Moodle pour Iut En Ligne) La procédure actuelle de transfert de cours limite la restauration de test Moodle. Pour les utilisateurs MIEL, veuillez contacter cri.tice@iut-tlse3.fr pour tout besoin de restauration en attendant le rétablissement de la procédure de restauration de test. 14