Exemples pratiques 5.0.0 Exemples pratiques Il existe une multitude de combinaisons différentes sur la manière dont la CLX.Box peut traiter des documents. En guise d exemples pratiques, voici trois variantes différentes. Exemple 1: Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau. Exemple 2: Signature et archivage d offres de clients numérisées, qui ont été envoyées par mail à la CLX.Box. Exemple 3: Signature et archivage d offres de clients numérisées avec envoi par mail. Information relative à SIX Payment Services (PayNet): SIX Payment Services ne peut être exécuté que par une personne certifiée. Pour une éventuelle connexion à un compte SIX PayNet, veuillez prendre contact avec votre partenaire commercial ou envoyer un courriel à: clxbox@crealogix.com. 11
5.1.0 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Dans une première étape, un nouveau secteur d archive est créé pour les factures de créanciers. 12
5.1.2 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Un clic sur le bouton «Nouveau processus» et l assistant de processus démarre: Le nom du processus peut être choisi librement. Il est possible d adapter ultérieurement ce nom de processus. 13
5.1.4 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Les trois cases à cocher définissent les étapes de traitement que doivent parcourir les factures de créanciers à lire. Pour la variante 1, il faut cocher les cases «Lire» et «Archiver». Trois options, «Partage réseau», «E-mail» et «Compte SIX PayNet», peuvent être sélectionnées pour indiquer depuis où il faut lire les documents. Pour l exemple de la variante 1, c est le partage réseau qui est sélectionné. Les détails sur le dossier d entrée sont inscrits dans le masque suivant: 14
5.1.6 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Le dossier d entrée désiré doit toujours être indiqué sous la forme de chemin UNC. L'utilisateur Windows indiqué doit en plus disposer de droits de lecture et d écriture. Il y a deux possibilités pour signer un document: signature de la CLX.Box ou signature chez SIX Payment Services. Les factures de créanciers sont visées via la CLX.Box: 15
5.1.8 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Les informations du nom de fichier sont utilisées pour la recherche du document après l archivage. Le mappeur aide à séparer correctement le nom du fichier selon ses diverses parties informatives. Si la facture pdf est livrée par le système ERP avec le nom de fichier suivant: KamberHolzbau_123_20120925.pdf Trois définitions de champs de recherche seraient possibles. Information Nom de domaine Format possible KamberHolzbau Nom fournisseur Série de caractères 123 Numero de facture Numéros, nombre à virgule flottante 20120925 Date Date Nombre 5.1.10 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Selon les besoins, il est possible de sélectionner divers formats pour quelques champs, dans la mesure où les caractères du nom de fichier correspondent au format technique. La manière la plus simple de subdiviser le nom de fichier selon le format technique correct est obtenue par la détection automatique des types. Le caractère correct de séparation du nom de fichier doit être défini dans la liste avant de d actionner le bouton «Reprendre nom de fichier». Dans l exemple, il s agit du caractère «_»: 16
5.1.12 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Le mappeur contrôle le nom du champ et lui attribue une proposition de format. Les couleurs représentent un format de caractères. Couleur Bleu Rouge Vert Lilas Format Série de caractères Chiffre Date Chiffre en virgule flottante 5.1.13 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau 17
5.1.14 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Au-dessus du bouton «+», les colonnes de la table d archivage sont définies conformément au format recommandé: 18
5.1.16 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau Une fois les colonnes définies, les diverses informations peuvent être glissées sur les colonnes: 19
5.1.18 Signature et archivage de factures de créanciers depuis un chemin réseau En guise de résultat final, les parties désirées du nom de fichier doivent s afficher dans les colonnes de la table: 20
5.2.0 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail Créez un nouveau secteur d archive. Comme les numérisations sont délivrées sous forme de fichiers jpeg, il faut sélectionner le type d archive «Documents». 21
5.2.1 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail Les documents sont envoyés par le scanner à la CLX.Box par e-mail. Il faut par conséquent sélectionner l option «E-mail» comme source de lecture. 5.2.2 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail A la prochaine étape, il faut associer le compte e-mail qui réceptionne les documents à traiter: 22
5.2.3 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail La signature du document est assumée par la CLX.Box: 23
5.2.4 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail Dans cet exemple, le scanner envoie les offres avec une numérotation continue au compte e-mail de la CLX.Box. Comme aucun caractère de séparation n est présent dans le nom du fichier, il ne faut en sélectionner aucun dans le champ Caractère de séparation. Les indications doivent être vérifiées via le bouton «Reprendre nom de fichier». 24
5.2.5 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail Définir une nouvelle colonne avec le titre «N offre client» en guise de champ de recherche. 25
5.2.6 Signature et archivage d offres de clients numérisées avec réception par mail Sélectionner le nom de fichier et le tirer/glisser avec la souris dans la colonne nouvellement créée: Enregistrer le processus. Le système passe automatiquement dans la vue du secteur d archive. 26
5.3.0 Signature et archivage de factures débiteurs avec envoi par mail Les factures sont lues depuis un système ERP en tant que factures pdf non signées. 27
5.3.1 Signature et archivage de factures débiteurs avec envoi par mail Dans ce processus, les documents entrent sans signature et les factures sont signées et envoyées par e-mail pour la suite de leur traitement: 28
5.3.3 Signature et archivage de factures débiteurs avec envoi par mail Les fichiers sont préparés pour le traitement à partir d un chemin réseau. 29
5.3.5 Signature et archivage de factures débiteurs avec envoi par mail La CLX.Box enverra les e-mails via ce compte SMTP. L envoi peut être contrôlé en indiquant une adresse e-mail pour un courriel de test. 30
5.3.6 Signature et archivage de factures débiteurs avec envoi par mail Pour l envoi de cet e-mail, l adresse e-mail du destinataire doit être fournie dans le nom de fichier: Une fois l enregistrement réussi, les données sont adoptées pour la fonction de recherche. 31