INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 2/12 1 LISTE DES MISES A JOUR Edition Date Pages Objet 1 19/07/2012 Toutes Création du document
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 3/12 2 - OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Cette instruction a pour objet de décrire la procédure de gestion des visites d entretien programmées (Ramp Check) à exécuter en piste. Elle s applique sur l ensemble de la flotte des exploitants en compte. Elle s applique sur l ensemble du réseau d s de Derichebourg Atis Aéronautique à l exception de l d Orly. 3 MISE EN ŒUVRE Cette instruction est mise en œuvre dés qu une demande de réalisation ou de cotation d une visite programmée de type Ramp Check est exprimée par un exploitant, client ou prospect de Derichebourg Atis Aéronautique. Elle est assurée par l'ensemble des acteurs présentés au Chapitre 6. 4 DOCUMENTS ASSOCIÉS - Fascicule G45-00 DSAC/NO Rev A du 5 mars 2012 5 DÉFINITIONS Émetteur ou destinataire (externe DAA) Émetteur ou destinataire (DAA) Donnée d'entrée ou de sortie. Donnée enregistrée et archivée. Document support référencé du SMQ (instruction, formulaire papier, tableau Excel, etc.). Acronymes: CA CL CS DAA HMO RC SMQ WP WS Commande Achat Commande Location Commande Sous-traitance Derichebourg Heure de Main d Œuvre Ramp Check Système de Management de la Qualité Workpackage Workscope
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 4/12 6 LISTE DES ACTEURS Derichebourg Atis Aéronautique cotation coordination / gestion ressources Assistante coordination / gestion ressources commercial activité ligne Achats support logistique Préparateur / lanceur base Entretien Qualité
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 5/12 7 DESCRIPTION DU LOGIGRAMME DE LA PROCEDURE A) Logigramme Demande de cotation d une Ramp Check Evaluation de la charge & des moyens humains à mettre en œuvre (protocole & travaux additionnels) Identification des moyens matériels nécessaires Demande de transfert sur la base au client NON Prestation réalisable en ligne? OUI OUI Acceptation? Estimation des ressources disponibles sur l concernée Vers (1) Demande de réduction de la charge NON Moyens humains suffisants pour réaliser la charge? OUI Acceptation? OUI NON Demande de modification du Workscope NON Moyens matériels disponibles et suffisants pour réaliser l intervention? OUI Demande de modification de la date d intervention Transmission des éléments de chiffrage à la Direction Commerciale Validation de la proposition par le client OUI Acceptation? NON (1) Constitution du dossier de visite et préparation des moyens matériels Confirmation non prise en compte de la prestation au client Affectation du personnel de production à la visite et lancement de la logistique associée Exécution de la prestation Facturation de la prestation FIN
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 6/12 Emetteur Données d'entrée Phase Acteur Tâche Eléments de sortie Destinataire Support CLIENT Liste des taches à réaliser Lieu intervention Date proposée Aéronef concerné 1 DIRECTION COMMERCIALE Qualification de la demande du client Confirmation de la prise en compte de la demande Message de confirmation ou de demande de complément d information CLIENT Message du client d origine Direction Commerciale Workscope Escale Slot 2 Sales manager line maintenance Vérification de la cohérence & de l exhaustivité des données transmises par le client pour leur exploitation. Workscope Escale Slot proposé Message initial du client retraité si nécessaire WorkScope 3 maintenance ligne Etude de la faisabilité de la prestation sur l concernée et du respect du cadre règlementaire Workscope Slot proposé Charge estimée cotation Liste travaux protocole et supplémentaires E-mail cotation Workscope 4 cotation Détermination de la charge (HMO) et des moyens associés (Outillages, matériel et sous-traitance) Chiffrage Liste outillages Liste matériel Sous-traitance Feuille de cotation Préparation / Lancement base Planning des effectifs 5 gestion / coordination ressources Identification des ressources disponibles et compétentes sur base & s Pré affectation des ressources Liste des personnels affectés à la réalisation de la prestation Planning prévisionnel s Assistance de gestion / coordination Slot proposé Charge estimée Contraintes techniques éventuelles 6 Confirmation de la prise en compte de la réalisation de la prestation Evaluation des ressources disponibles sur l Evaluation des éventuelles contraintes Confirmation slot intervention Effectif affecté sur la prestation Eventuelles contraintes Gestion / coordination ressources E-mail Cotation Planning base & s 7 maintenance ligne Collecte de tous les documents renseignés, valide ou pas l opération et la mise à disposition des moyens humains associés Chiffrage Personnel affecté à la prestation Délai intervention Sales manager line maintenance Eléments pour élaboration proposition commerciale
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 7/12 Sales manager line maintenance Eléments pour élaboration proposition commerciale 8 Sales manager Line Elaboration de la proposition commerciale Vérification de la cohérence du chiffrage Négociation commerciale avec le client Offre commerciale CLIENT Proposition commerciale CLIENT Bon de commande 9 Sales manager Line Vérification conformité de la commande et lancement de la prestation Confirmation réalisation de la prestation maintenance ligne Bon de commande Bon de commande 10 Préparateur / lanceur base Elaboration du dossier de visite Lancement préparation de la visite Bon de Sortie visite Demandes d Approvisionnement Magasin achats AMASIS Bordereau de visite Workpackage Dossier papier Chef de production Dossier informatique Préparation lancement base Demande(s) d approvisionnement 11 achats Analyse des besoins exprimés en temps réel Lancement des commandes pour validation Recherche de sous-traitants Emission des commandes auprès des fournisseurs Commande Achat Commande Location Commande Soustraitance Bons de commande matériel Entretien Fournisseurs AS 400 E-mail Bons de commande Sous-traitance Fournisseurs E-mail Assistante gestion / coordination Préparateur / Lanceur base Bon de Sortie visite 12 Magasinier base Préparation & acheminent des moyens matériels sur l Matériels et outillages nécessaires à la visite Bons de livraison Fournisseurs Bons de livraison
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 8/12 Achats Commandes Achats, Location, soustraitance 13 Entretien Analyse et validation des commandes CA / CL & CS validées Achats AS400 gestion / coordination Liste du personnel détaché sur l 14 Assistante gestion / coordination Préparation / organisation de la mission des techniciens en déplacement sur l Eléments logistique de la mission Technicien(s) de piste Ordre de mission Location véhicule Réservation Assistante gestion / coordination Liste des soustraitants Liste du personnel détaché sur l 15 Préparation / organisation de la mission sur l Badges Plan de prévention Technicien(s) de piste Laisser passer Support formation Workpackage Matériels Outillages Sous-traitants 16 / Technicien(s) piste Exécution de la visite / validation & réalisation de travaux supplémentaires / renseignement du dossier de visite Release aéronef CLIENT ATLB Dossier de visite renseigné 17 Préparateur / lanceur base Vérification de la conformité du dossier de visite avant restitution au client et archivage Dossier de visite contrôlé CLIENT Préparation lancement Dossier de visite original Dossier de visite scanné Liste du matériel & outillages à restituer 18 support logistique Organisation du rapatriement des outillages & matériel non utilisés sur la base Réintégration matériel & outillages Magasinier Bons de livraison Préparation lancement base Work Orders et bon de commande 19 Assistante gestion / coordination ressources Vérification et validation des éléments de facturation & facturation client / consolidation du Chiffre d Affaires Facture(s) Chiffre d affaires mensuel Direction Financière maintenance ligne AS400 Synthèse CA mensuel
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 9/12 8 DESCRIPTIONS DES PHASES Phase 1 Le client transmet à la Direction Commerciale une demande de chiffrage d une Ramp Check par mail sur l adresse générique sales.maintenance@derichebourg.com. Dans l éventualité où cette demande parviendrait dans une autre Direction, le destinataire réacheminera le message du client à la Direction Commerciale. La Direction Commerciale est en charge d accuser réception de la demande auprès du client. La Direction Commerciale analyse la pertinence de la demande (type avion,, type de prestation demandée ) afin de s assurer que celle-ci est recevable. Dans le cas contraire, la Direction Commerciale décline la prise en compte de cette demande auprès du client. Phase 2 Le responsable commercial maintenance ligne vérifie l exhaustivité des données transmises par le client dans sa demande. A ce titre, il s assure que les informations suivantes figurent: type appareil et immatriculation, date de la visite, identification de l, type de visite demandée, workscope détaillé. Si l une de ces informations est manquante, alors le responsable commerciale maintenance ligne sera en charge de les obtenir du client. Une fois la cohérence et l exhaustivité des données transmise vérifiées, le responsable commercial maintenance ligne transmet le dossier au responsable maintenance ligne pour analyse et chiffrage. Phase 3 Le responsable maintenance ligne réalise une première analyse de la demande client et s assure des points suivants: Capacité d accueillir l appareil sur l (charge, occupation des équipes, mise en situation particulière de l appareil ), Capacité de supervision de l opération par le chef d, Cohérence de l intervention demandée avec le domaine d agrément de DAA. En cas de doute, il informera le responsable AQ afin de s assurer que l intervention demandée s inscrit parfaitement dans une opération réalisable en piste (enveloppe d heures à développer, moyens matériels à mettre en œuvre, conditions d intervention ), Capacité de prise en charge de l opération par les équipes de la base (notion de préavis pour traitement du dossier dans des conditions acceptables). Dans l éventualité où une contrainte forte serait détectée, le responsable maintenance ligne contacte le responsable commercial maintenance ligne pour proposer au client une solution alternative suivante: Allègement du workscope, Déplacement de la date de l intervention. Autrement, le responsable maintenance ligne transmet le workscope au responsable cotation pour chiffrage et au chef d concerné pour prise en compte de la demande du client. Phase 4 Le responsable cotation réalise le chiffrage de l intervention en évaluant: La charge estimée en HMO (production), Les matériels (consommables, ingrédients),
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 10/12 Les outillages spécifiques, Le recours à une éventuelle sous-traitance nécessaires à la réalisation du chantier. Il transmet le chiffrage au responsable maintenance ligne pour validation et à la Préparation / Lancement base pour effectuer la préparation de la visite. Phase 5 Le responsable maintenance ligne transmet la charge prévisionnelle du chantier ainsi que la date d exécution au responsable gestion / coordination des ressources pour identification des ressources disponibles tant sur la base que sur l concernée et réalise une pré affectation du personnel sur cette mission. Le responsable gestion / coordination des ressources confirme la mise à disposition de ressources suffisantes pour l accomplissement de la mission au responsable maintenance ligne, au chef d et à son assistante. La liste exacte du personnel pré affecté pourra être établie ultérieurement. Phase 6 Le chef d, informé de la mise à disposition de ressources à partir de la base, confirme une éventuelle assistance de ses équipes sur site. Il analyse les éventuelles contraintes et en fait part au responsable maintenance ligne. Le chef d évalue s il est en mesure d affecter du personnel sur la visite et transmet la liste de ce personnel au responsable maintenance ligne et au responsable gestion / coordination des ressources. Phase 7 Le responsable maintenance ligne collecte toutes les informations (chiffrage, personnel affecté, contraintes ) afin de transmettre dans les meilleurs délais l ensemble des éléments nécessaires à l établissement de la proposition commerciale au responsable commercial maintenance ligne. Ces éléments seront au minimum: Les dates d exécution de la visite (input / output), Le rappel du prix de vente du(es) forfait(s) (s ils existent), autrement enveloppe (HMO) pour la réalisation du protocole, L enveloppe (HMO) pour les travaux supplémentaires, Le coût de la logistique associée (hôtel, transport, péage, carburant ), L enveloppe (HMO) liée au transport, à la logistique de la mission, L enveloppe (HMO) préparation de la mission (préparation / lancement / logistique), Le(s) coût(s) de sous-traitance, Le coût matière. Phase 8 Le responsable commercial maintenance ligne vérifie la cohérence des données transmises et élabore la proposition commerciale. Il soumet sa proposition commerciale au responsable maintenance en ligne pour validation. D un commun accord, un prix de vente plancher est fixé. Le responsable commercial maintenance ligne la transmet au client pour approbation. Le responsable commercial maintenance ligne est l unique point d entrée pour mener une éventuelle négociation avec le client.
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 11/12 Phase 9 Après analyse, le client transmet au responsable commercial maintenance ligne le bon de commande pour réaliser la prestation. Le responsable commercial maintenance ligne est en charge de s assurer de la conformité du bon de commande avec le périmètre des prestations proposées. Une fois cette vérification effectuée, il transmet le bon de commande au responsable maintenance ligne et au chef d afin d officialiser le lancement de la prestation. Phase 10 Le responsable maintenance ligne transmet le bon de commande du client à la préparation / lancement base. Cette action valide l édition du dossier de visite ainsi que la préparation finale du chantier. Il est à noter que pour des raisons de réactivité face à la demande des clients, le bureau préparation / lancement aura préalablement étudié le dossier de visite et élaborer le Bordereau de Visite. Le bureau Préparation / Lancement finalise l étude du workscope. A ce titre, il effectue les actions suivantes : Edition de demandes d approvisionnement, Edition du dossier de visite avec ses Execution Order. Le bureau Préparation / Lancement transmet le dossier de visite sous forme papier au chef d et une copie électronique au chef de production pour analyse. Les demandes d approvisionnement sont transmises au magasin pour effectuer la préparation physique du matériel. A la lecture des bons de sortie du magasin, le responsable achats déclenche d éventuelles commandes suite à des erreurs d inventaires sur le système informatique de gestion des stocks. Phase 11 Le responsable achats analyse en temps réel les demandes d approvisionnement émises par le bureau Préparation / Lancement pour déclencher au plus vite les commandes d achat, de sous-traitance ou de location. Le responsable achats prospecte et fait valider les nouveaux fournisseurs ou sous-traitants par le responsable AQ. Chaque matériel, objet d une demande d approvisionnement non pourvue par le magasin, fait l objet d une commande d achat renseignée par le responsable achats sur le système AS400. Pour des raisons de réactivité, les commandes couvertes par le bon de commande de la visite sont à priori considérées comme validées par le responsable entretien. Afin de préparer dans les meilleures conditions les interventions de sous-traitants sur l, le responsable achats transmet au chef d, à l assistante gestion / coordination des ressources la liste des fournisseurs devant réaliser une prestation pendant la visite ainsi que la nature de leur intervention. Phase 12 Les magasiniers préparent la visite selon le bon de sortie de la visite émis par le bureau préparation / Lancement. Les magasiniers réceptionnent les commandes lancées par le responsable achats pour la visite. Le matériel ainsi que les outillages sont regroupés dans un endroit clairement identifié avant d être expédiés vers l. Phase 13 De façon régulière (2 fois par semaine), le responsable entretien valide les commandes renseignées dans le système AS400 par le responsable achats. Si nécessaire, le responsable entretien interroge le responsable achats sur la nature ou la justification du besoin d un matériel ou outillage avant validation.
INS.MOE.04 Edition 1 Date 19/07/2012 Page 12/12 Phase 14 Le responsable gestion / coordination des ressources transmet à son assistante la liste des personnels affectés à la mission sur l. L assistante est alors en charge d organiser le dispositif logistique qui sera à mettre en œuvre pour le bon déroulement de l intervention (hôtel, location de voiture, billets d avion ). Les engagements de dépense sont validés par la Direction Générale. Ces modalités sont transmises aux techniciens désignés pour la mission. Phase 15 Le chef d reçoit de l assistante de gestion / coordination des ressources la liste des personnes affectées à la mission ainsi que la liste des intervenants extérieurs. Il est alors en charge d organiser la logistique d accueil du personnel et des sous-traitants sur l. Phase 16 A la date prévue, le chef d accueille les intervenants ainsi que les personnels de la base pour réaliser la mission. Il réceptionne les outillages et matériels nécessaires à l exécution de la visite. Les intervenants exécutent les travaux demandés et renseignent les documents d application. Les travaux supplémentaires font l objet d un Work Order signé par le client ou son représentant. La mission est réalisée, l APRS est apposée sur le dossier et sur l aéronef. Phase 17 Le chef d effectue un dernier contrôle documentaire du dossier de visite et le transmet au bureau Préparation / Lancement base. Le bureau Préparation / Lancement base contrôle en détail le dossier de visite et procède à sa copie informatique (scanner) avant de transmettre l original au client. Phase 18 Le chef d élabore la liste des matériels et outillages devant être rapatriés sur la base. Il transmet ces informations au responsable support logistique qui organise l opération de retour sur la base. Le magasinier base réceptionne les matériels et outillages, vérifie leur état, la conformité documentaire avant de procéder à l intégration en magasin. Phase 19 Le bureau Préparation / Lancement transmet le bon de commande client, la proposition commerciale ainsi que l ensemble des Work Orders réalisés pendant la visite à l assistante de gestion / coordination des ressources. Avec les commandes de location et de sous-traitance inhérentes au chantier, l assistante de gestion / coordination des ressources consolide les éléments économiques du chantier et procède à l élaboration de la facturation de la visite. En cas de doute, l assistante de gestion / coordination des ressources fait appel au responsable maintenance ligne. Elle renseigne le système AS400 et transmet la(es) facture(s) à la Direction Administrative et Financière pour prise en compte et transmission au client. L assistante de gestion / coordination des ressources enregistre la nature, l objet et le montant des prestations réalisées afin de consolider son tableau de suivi du chiffre d affaires mensuel.