Séance ordinaire du Conseil d administration de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon tenue le 16 octobre 2014 à 11 h 30 à la salle du Conseil Kilgour de la MRC de Beauharnois-Salaberry située au 2, rue Ellice, à Beauharnois, à laquelle sont présents les représentants suivants : MRC de Beauharnois-Salaberry : M. Yves Daoust, préfet de la MRC et maire de Saint-Louis-de-Gonzague M. Claude Haineault, préfet suppléant de la MRC et maire de Beauharnois M. Denis Lapointe, maire de Salaberry-de-Valleyfield MRC de Roussillon : Mme Nathalie Simon, préfète de la MRC et mairesse de Châteauguay M. Gilles Meloche, maire de Delson Mme Lise Poissant, mairesse de Saint-Mathieu Les représentants présents forment le quorum du Conseil d administration sous le président de M. Claude Haineault. Assistent également : M. Pierre Tardif, directeur général et secrétaire-trésorier de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon Mme Linda Phaneuf, directrice générale et secrétaire-trésorière de la MRC de Beauharnois-Salaberry M. Pierre Largy, directeur général et secrétaire-trésorier de la MRC de Roussillon Mme Marie-Josée Leblanc, adjointe au service du greffe et à la direction de la MRC de Beauharnois-Salaberry L avis de convocation a été transmis à tous les membres du Conseil d administration par courriel, le 10 octobre 2014. 2014-10-52 OUVERTURE DE LA SÉANCE Appuyé par M. Gilles Meloche Que la séance soit ouverte. 2014-10-53 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Il est proposé par Mme Nathalie Simon Appuyé par Mme Lise Poissant D adopter l ordre du jour de la présente séance en y ajoutant le point 6.1 Services professionnels : Formation d un consortium entre Les Consultants S.M. inc. et Axor Experts-Conseils inc. Consortium et en laissant le point «Varia» ouvert. 1. Ouverture de la séance 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption et suivi du procès-verbal de la séance ordinaire du 21 août 2014 4. Adoption et suivi du procès-verbal de la séance extraordinaire du 9 septembre 2014 5. Affaires administratives a. Comptes à payer au 16 octobre 2014 b. Indexation de la rémunération des élus pour l année 2015 c. Indexation de la rémunération et échelon salarial du directeur général et secrétairetrésorier pour l année 2015 d. Nomination du vérificateur comptable pour les exercices financiers 2014, 2015 et 2016 e. Calendrier des séances 2015 (adoption)
2014-10-53 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR (SUITE) 6. Varia 6.1 Services professionnels : Formation d un consortium entre Les Consultants S.M. inc. et Axor Experts-Conseils inc. 7. Période de questions 8. Levée de la séance 2014-10-54 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 21 AOÛT 2014 Appuyé par M. Denis Lapointe Que le procès-verbal de la séance ordinaire du 21 août 2014 soit adopté. 2014-10-55 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 9 SEPTEMBRE 2014 Que le procès-verbal de la séance extraordinaire du 9 septembre 2014 soit adopté. AFFAIRES ADMINISTRATIVES 2014-10-56 COMPTES À PAYER Il est proposé par Mme Lise Poissant Appuyé par M. Gilles Meloche Que la liste des comptes à payer et déjà payés de la Régie, datée du 16 octobre 2014 et au montant de 65 130,08 $ soit approuvée. D autoriser le directeur général et secrétaire-trésorier à effectuer le paiement desdits comptes. INDEXATION DE LA RÉMUNÉRATION DES ÉLUS POUR L ANNÉE 2015 Conformément aux modalités de l article 6 du Règlement numéro 4 Règlement sur le traitement des membres du conseil d administration de la Régie, M. Tardif informe les membres du conseil d administration du fait que leur rémunération sera indexée de 1,2% pour l année 2015. AJUSTEMENT SALARIAL DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ET SECRÉTAIRE- TRÉSORIER POUR L ANNÉE 2015 Il est proposé d indexer, pour l année 2015, la grille salariale annexée au contrat de travail du directeur général et secrétaire-trésorier de la Régie et de confirmer son changement d échelon à compter du 1er janvier 2015. Les administrateurs étant favorables à cette proposition, ils conviennent de ce qui suit :
2014-10-57 INDEXATION DE LA GRILLE SALARIALE ET CONFIRMATION DU CHANGEMENT D ÉCHELON DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ET SECRÉTAIRE- TRÉSORIER POUR L ANNÉE 2015 ATTENDU la résolution numéro 2012-11-47 adoptée en novembre 2012, acceptant les clauses et conditions du contrat de travail du directeur général et secrétaire-trésorier de la Régie; ATTENDU qu au cours de l année 2014, le directeur général et secrétaire-trésorier était rémunéré selon les modalités de l échelon 8 de son contrat de travail; ATTENDU qu il y a lieu d ajuster le salaire du directeur général et secrétairetrésorier pour l année 2015; ATTENDU qu il convient d indexer, pour l année 2015, la grille salariale annexée au contrat de travail du directeur général et secrétaire-trésorier; ATTENDU qu il convient de fixer, pour l année 2015, à l échelon 9 la rémunération du directeur général et secrétaire-trésorier, ce qui représente une hausse salariale de 4,45 % (incluant l indexation); Que la Régie indexe, pour l année 2015, la grille salariale annexée au contrat de travail de son directeur général et secrétaire-trésorier. Que la Régie confirme le changement d échelon du directeur général et secrétairetrésorier applicable à compter du 1 er janvier 2015, et convienne de rémunérer ce dernier selon les modalités prévues à l échelon 9 de la grille salariale indexée. 2014-10-58 NOMINATION DU VÉRIFICATEUR COMPTABLE POUR LES EXERCICES FINANCIERS 2014, 2015 ET 2016 ATTENDU que la résolution numéro 2014-03-014 autorisait le directeur général et secrétaire-trésorier à aller en appel d offres sur invitation afin de mandater une firme comptable pour la préparation des audits financiers pour les années 2014, 2015 et 2016 et autres services connexes; ATTENDU qu en date du 17 septembre 2014, un devis d appel d offres (RIVMO-SP- 2014-01) fut transmis à trois (3) firmes comptables; ATTENDU que lors de l ouverture des soumissions, le 8 octobre 2014, une (1) seule des firmes invitées avait déposé une offre de service; ATTENDU que l offre de service présentée par la firme Goudreau Poirier inc. est conforme; Appuyé par Mme Lise Poissant D octroyer à la firme Goudreau Poirier inc. le mandat pour la préparation des audits financiers et autres services connexes de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon pour les années 2014, 2015 et 2016, le tout conformément aux modalités de son offre de services au montant total de 21 747,53$ (taxes incluses).
2014-10-58 NOMINATION DU VÉRIFICATEUR COMPTABLE POUR LES EXERCICES FINANCIERS 2014, 2015 ET 2016 (SUITE) De reconnaître que la présente résolution, le devis d appel d offres et l offre de service (soumission) tiennent lieu de contrat entre les parties. 2014-10-59 CALENDRIER DES RENCONTRES 2015 ADOPTION ATTENDU que l article 17 du Règlement numéro 3 Règlement général de fonctionnement de la Régie intermunicipale de valorisation des matières organiques de Beauharnois-Salaberry et de Roussillon prévoit que le Conseil détermine par résolution le jour l heure et l endroit de la tenue des séances ordinaires; ATTENDU qu une proposition de calendrier pour l année 2015 a été transmise aux administrateurs; ATTENDU que les administrateurs souhaiteraient que chacune des séances ordinaires débute à 11h00; ATTENDU que les administrateurs maintiennent le choix du lieu et des dates proposées; ATTENDU qu advenant un conflit d horaire, les administrateurs se réservent le droit de modifier le présent calendrier par voie de résolution avant sa publication au début de l année 2015; En conséquence, Que la Régie adopte le calendrier des séances ordinaires du Conseil d administration pour l année 2015 tel que déposé, en modifiant toutefois l heure de début des séances pour la fixer à 11h00. Que la Régie autorise la publication dudit calendrier des séances du Conseil d administration conformément aux obligations de l article 17 du Règlement numéro 3. VARIA 2014-10-60 SERVICES PROFESSIONNELS : FORMATION D UN CONSORTIUM ENTRE LES CONSULTANTS S.M. INC. ET AXOR EXPERTS-CONSEILS INC. ATTENDU que par sa résolution 2013-09-29, adoptée le 17 septembre 2013, la Régie a accordé un «Contrat de services professionnels d accompagnement» à la firme Les Consultants S.M. inc., au montant de 574,133.41 $ (taxes incluses); ATTENDU que dans son offre de services, Les Consultants S.M. inc. indiquait qu une partie importante du mandat prévu au Contrat serait accordée en sous-traitance à Axor Experts-Conseils inc., ce qui était autorisé par les documents d appel d offres ; ATTENDU qu un Contrat formel est intervenu entre la Régie et Les Consultants S.M. inc., le 18 décembre 2013, dans lequel Axor Experts-Conseils inc. est intervenue, y déclarant notamment avoir pris connaissance du document d appel d offres, des addendas et de l offre de services de Les Consultats S.M. inc. et s engageant envers la Régie à respecter les obligations qui lui revenaient pour permettre à Les Consultants S.M. inc. d accomplir entièrement son mandat;
2014-10-60 SERVICES PROFESSIONNELS : FORMATION D UN CONSORTIUM ENTRE LES CONSULTANTS S.M. INC. ET AXOR EXPERTS-CONSEILS INC. (SUITE) ATTENDU que depuis la signature de ce Contrat, les services sont rendus par Les Consultants S.M. inc. en collaboration avec Axor Experts-Conseils inc.; ATTENDU que depuis la signature du Contrat du 18 décembre 2013, Les Consultants S.M. inc. et Axor Experts-Conseils inc. ont convenu de fonder un consortium les unissant toutes deux, et ce dans l unique but de poursuivre et de terminer la réalisation du mandat qui a été accordé à l origine à Les Consultants S.M. inc., et ce, selon les termes et conditions du Devis, de l Offre de services et du Contrat; ATTENDU qu en vertu de l article 3.16.1 du Devis, la Régie peut autoriser le transfert et la cession du Contrat à une tierce partie dans la mesure où cette cession et transfert sont encadrés et qu elle garantit la qualité des services à être rendus. En conséquence, Appuyé par M. Denis Lapointe D autoriser le président et secrétaire-trésorier à signer une «Convention de cession» par laquelle le Contrat octroyé à l origine à Les Consultants S.M. inc. aux termes de la Résolution 2013-09-29 soit dorénavant exécuté par un fondé par Les Consultants S.M. inc. et Axor Experts-Conseils inc., selon les mêmes termes et conditions mentionnés au Contrat existant. De demander à ce que les garanties financières requises soient fournies à la Régie dans le délai prescrit. PÉRIODE DE QUESTIONS ALLOUÉE AUX CITOYENS Aucune question n est soulevée à cette séance. 2014-10-61 LEVÉE DE LA SÉANCE Il est proposé par Mme Lise Poissant Qu ayant épuisé les sujets à l ordre du jour, de lever la séance à 11h40. Claude Haineault Président Pierre Tardif Directeur général et secrétaire-trésorier