GUIDE D UTILISATION DECLARATION DE CHIFFRE D AFFAIRES Contenu 1. A propos de la Déclaration de Chiffre d Affaires.......2 2. Recevoir des Rappels Concernant la Déclaration de Chiffre d Affaires........2 3. La Liste des Déclarations. 3 4. Entrer une Déclaration de Chiffre d Affaires.... 4 5. Entrer votre Déclaration de Chiffre d Affaires....7 6. Déclarations de Chiffre d Affaires Additionnelles...8 1
1. A Propos de la Déclaration de Chiffre d Affaires Déclarer votre Chiffre d Affaires est l une de vos plus importantes obligations en tant qu assuré. Vous devez déclarer l intégralité de vos chiffres d affaires pour chaque période comme cela est défini dans votre police d assurance. Pour vous aider dans cette démarche, Cofanet fournit maintenant une interface dédiée à la déclaration de votre Chiffre d Affaires et qui vous permet d entrer et de soumettre votre déclaration de Chiffre d Affaires directement à Coface. 2. Recevoir des Rappels Concernant la Déclaration de Chiffre d Affaires Cofanet fournit de multiples rappels concernant la déclaration de Chiffre d Affaires pour vous tenir informé sur les déclarations en cours, dues ou dépassées. Cofanet envoie ces rappels directement dans votre Liste de Messages sur Cofanet et dans votre Fil d information sur la page d accueil de Cofanet. Les rappels concernant les déclarations de Chiffre d Affaires seront toujours marqués dans la Liste de Messages par un point d exclamation rouge messages non lus. et apparaitront toujours en haut de vos Astuce: Ces messages ne font pas partie des notifications que vous recevez concernant les limites de crédit et les changements dans les Evaluations du Risque Acheteur de vos clients. Cofanet génèrera des rappels et des notifications selon le calendrier suivant et les périodes de déclaration de chiffre d affaires définies dans votre police d assurance. 15 jours avant la date de fin de chaque période de déclaration, vous recevrez un message de Coface disant que la période de déclaration de Chiffre d Affaires est ouverte et que les données peuvent être ajoutées. 8 jours avant la date de fin avec aucune déclaration de Chiffre d Affaires soumise, vous recevrez un message de Coface vous rappelant que la déclaration doit être soumise. 5 jours après la date de fin avec aucune déclaration soumise, vous recevrez un message de Coface vous informant que l échéance pour soumettre la déclaration est dépassée et vous demandant de soumettre la déclaration au plus vite.. 2
3. La Liste des Déclarations Si vous avez reçu l un des rappels illustrés en section 2, vous avez la possibilité de voir et d ouvrir les déclarations de Chiffre d Affaires dans Cofanet en utilisant la Liste des Déclarations. Pour accéder à votre liste de déclarations de Chiffre d Affaires, sélectionnez Contrat dans la barre d outils Cofanet et cliquez sur Déclaration du Chiffre d Affaires. La Liste des Déclarations affiche toute les Déclaration de Chiffre d Affaires associées à votre police d assurance. Ceci inclut les déclarations de chiffre d affaires initiales dues et les déclarations initiales soumises et sauvegardées. Cette liste affiche également toutes les modifications apportées à des déclarations précédemment soumises et sauvegardées, libellées en tant qu «Additionnelles». La Liste des Déclarations comprend huit colonnes qui permettent d identifier les informations pertinentes pour chaque déclaration de chiffre d ffaires. Les colonnes sont : Référence La référence de la déclaration est automatiquement générée par Coface. Le numéro de référence est composé de votre numéro de police d assurance (921100000001), de la date de début et de fin de la période de déclaration (yyyy_mm_dd_yyyy_mm_dd) et d un numéro de révision (001). Voici un exemple de numéro de référence pour une soumission de déclaration de chiffre d affaires initiale avec une date de fin de période de déclaration au 11/30/214 Example: 921100000001_2014-11-01_2014-11-30_001 Une déclaration de chiffre d affaires peut être modifiée en créant une déclaration de chiffre d affaires Additionnelle pour la même période. Le prochain numéro chronologique de version qui est disponible et associé à la période de déclaration sera associé à la déclaration «Additionnelle» lorsqu elle sera sauvegardée ou soumise. Note: Vous pouvez sauvegarder une seule révision de la déclaration plusieurs fois avant de soumettre vos données. Exemple d une révision pour la référence donnée en exemple ci-dessus: 921100000001_2014-11-01_2014-11-30_002 Période de Déclaration La date de début et de fin de la déclaration de Chiffre d Affaires Version Initiale ou Additionnelle Type de Déclaration Par pays par défaut Status Nouveau, Sauvegardé, Soumis ou Supprimé 3
Date de soumission ou de mise à jour La date à laquelle la déclaration de Chiffre d Affaires fut sauvegardée ou soumise. Personne déclarante La personne qui soumet la déclaration de Chiffre d Affaires, typiquement l utilisateur de Cofanet. Supprimer/Ajouter Vous permet de créer une déclaration additionnelle ou de supprimer une déclaration complétée qui a été sauvegardée mais pas encore soumise. Note: Si une déclaration sauvegardée est supprimée, elle disparaitra de la Liste des Déclarations de Chiffre d Affaires et la prochaine déclaration Additionnelle pour la même période aura la même référence que celle qui a été supprimée. Illustration 1: La Liste des Déclarations de Chiffre d Affaires 4. Entrer une Déclaration de Chiffre d Affaires Pour commencer à entrer une Déclaration de Chiffre d Affaires, cliquez simplement sur le numéro de référence de la Déclaration de Chiffre d Affaires, dans la Liste des déclarations de Chiffre d Affaires, avec laquelle vous voulez travailler. Vous serez alors sur la page Créer une Déclaration de Chiffre d Affaires et plus précisément sur le formulaire Détails de la Déclaration Le formulaire Détails de la Déclaration vous permet d entrer des informations sur la personne qui soumet la déclaration de Chiffre d Affaires sélectionnée. Le formulaire aura par défaut les coordonnées associées à l utilisateur connecté sur Cofanet. Les coordonnées peuvent être modifiées si cela est nécessaire. Illustration 2: Détails de la déclaration Cliquez sur Suivant pour continuer. 4
Vous serez alors redirigés sur le formulaire Chiffre d Affaires par Pays. Ce formulaire vous permet de soumettre les chiffres d affaires pour la période de la déclaration par pays. La liste des Pays Couverts affiche tous les pays couverts par votre police d assurance, par ordre alphabétique. Illustration 3: Liste des Chiffres d Affaires par Pays triée par favoris Cofanet affiche un pays disponible par ligne et avec les colonnes suivantes. Pays Devise Montant Montant supplémentaire (si active) Note: Par défaut, le Montant Supplémentaire est marqué Non. Pour entrer le montant des chiffres d affaires pour un pays, localiser la ligne du pays désiré et entrez le Montant. Note: N ajoutez pas de virgule (,) lorsque vous entrez un montant, cela créera une erreur. Cofanet vous permet d ajouter à vos favoris la liste des pays que sont listés dans votre portefeuille d acheteurs. Cela vous évite de chercher le bon pays dans plusieurs pages de pays et vous permet d entrer plus rapidement les chiffres d affaires pour les pays qui sont couverts. 5
Pour ajouter un pays à vos favoris, localisez le pays dans la liste des Pays Couverts et cliquez sur l étoile située dans la colonne de gauche. Favoris Non Favoris Vos pays favoris sont sauvegardés et sont disponibles pour toutes les déclarations de Chiffre d Affaires pour une police d assurance donnée, que son statut soit sauvegardé, soumis, envoyé ou partiellement envoyé. Lorsqu un pays est choisi en tant que favoris, il apparait en haut de la liste et par ordre alphabétique. Les autres pays seront listés en dessous par ordre alphabétique. La liste des favoris sera triée après la sauvegarde de la déclaration de chiffre d affaires. Veuillez noter que vous avez la possibilité de sauvegarder la déclaration de chiffre d affaires et d y retourner ultérieurement pour ajouter des informations additionnelles concernant vos chiffres d affaires. Cofanet permet aussi de soumettre des déclarations de chiffre d affaires pour des pays qui ne sont pas couvert pas votre police d assurance. Pour entrer des chiffres d affaires pour un pays non couvert, sélectionnez le pays dans la liste Pays Supplementaires et cliquez sur Ajouter. Illustration 3: Pays additionnels Le pays apparaitra alors en dessous et vous aurez la possibilité de soumettre une déclaration de chiffre d affaires. Entrez le montant des chiffres d affaires. Répétez cette procédure pour ajouter d autres pays non couverts à la déclaration de chiffre d affaires. Une fois que vous avez déclaré vos chiffres d affaires pour chaque pays dans votre portefeuille, vous pouvez soit Enregistrer la déclaration de chiffre d affaires pour pouvoir la modifier ultérieurement avant de la soumettre ou vous pouvez cliquer sur Suivant pour commencer le processus de soumission. 6
5. Soumettre Votre Déclaration de Chiffre d Affaires Si vous avez fini d entrer vos déclarations de chiffre d affaires pour chaque pays pour lesquels vous avez des acheteurs et que les totaux pour les pays couverts, les pays additionnels et le grand total sont corrects, vous pouvez soumettre votre déclaration de chiffre d affaires. La soumission de la déclaration de chiffre d affaires requiert deux critères: L expiration de la période de la police d assurance en question L acceptation de la Déclaration Cofanet ne vous permet pas d accéder à la fonction de soumission pour les déclarations de chiffre d affaires avant que la période en question expire. Une fois que la date d expiration correspondra à la date actuelle, la déclaration de chiffre d affaires pourra être soumise. Avant que la soumission puisse être faite, vous devez accepter la Déclaration en cochant la case :J accepte la Déclaration. Déclaration: Suivant les termes et conditions de votre police d assurance, vous certifiés par la présente que cette déclaration de chiffre d affaires est exacte, vraie et complète et que les montants déclarés représentent l intégralité du chiffre d affaires que vous avez fait dans le cadre de votre police d assurance pendant la dernière période considérée. Nous vous rappelons également que notre entreprise a le droit de vérifier si vous avez fait votre déclaration de manière exacte et honnête. Apres avoir soumis votre déclaration de chiffre d affaires, vous recevrez un email de confirmation qui résume la soumission reçue par Coface. 6. Déclarations de Chiffre d Affaires Additionnelles Cofanet vous permet de modifier vos déclarations de chiffre d affaires déjà soumises. Les modifications peuvent être un chiffre d affaires déclaré pour un nouveau pays, une augmentation ou diminution du montant des chiffres d affaires ajoutés précédemment ou la suppression d un montant déclaré. Pour pouvoir soumettre une déclaration de chiffre d affaires additionnelle, il faut que: La déclaration de chiffre d affaires est déjà été soumise 7
La date ne soit pas plus de 15 jours après la date à laquelle la déclaration de chiffre d affaires initiale était due. Si la date initiale est dépassée de plus de 15 jours, vous ne pouvez plus soumettre de modification à votre déclaration de chiffre d affaires. Pour créer une Déclaration de Chiffre d Affaires Additionnelle, allez dans votre Liste de Déclarations de Chiffre d Affaires. Illustration 4: Liste de Déclarations de Chiffre d Affaires avec des une déclaration de chiffre d affaires Initiale et Soumise Trouvez la déclaration de chiffre d affaires soumise la plus récente (soit initial ou additionnelle) que vous voulez modifier. Cliquez sur l icône + (plus) Liste de Déclarations de Chiffre d Affaires. situé dans la colonne de droite de la Note: La déclaration de chiffre d affaires peut avoir un nombre illimité d addition. Vous serez redirigé vers la page Créer une Déclaration de Chiffre d Affaires qui contient toutes vos données précédemment soumises. Cliquez sur l icône avec le crayon dans la section Chiffre d Affaires par Pays de la Déclaration de Chiffre d Affaires pour modifier les montants des chiffres d affaires. Une fois que vous aurez fini avec les modifications, vous pouvez soit Enregistrer ou Soumettre. 8