PROGRAMMES OPERATIONNELS EUROPEENS EN POITOU-CHARENTES 2007-2013 --- PLAN REGIONAL DE COMMUNICATION VERSION DU 23 JUIN 2006 PREFECTURE DE LA REGION POITOU-CHARENTES 1/58
PREAMBULE 2007-2013 constitue une nouvelle période de programmation de la politique régionale, de la politique de développement rural et de la politique commune de la pêche de l Union Européenne. Le programme opérationnel régional FEDER (Fonds Européen de DEveloppement Régional) et les volets régionaux des programmes opérationnels FSE (Fonds Social Européen), FEADER (Fonds Européen Agricole pour le Développement Rural) et FEP (Fonds Européen pour la Pêche) financeront des projets en Poitou-Charentes, à hauteur de plus de 433 millions d euros (hors socles nationaux). Dès lors, il est nécessaire de communiquer sur ces programmes afin de : mettre en valeur le rôle l Union Européenne au service du développement local et montrer qu'elle agit en faveur des citoyens et des acteurs socio-économiques sur le territoire régional ; assurer la transparence de l'intervention de ces fonds et informer les bénéficiaires potentiels sur les cofinancements susceptibles d être mobilisés et leurs modalités d obtention. La Commission Européenne a clairement affirmé sa volonté de renforcer les dispositifs existants en matière de communication. Conformément à l'article n 3 du règlement CE 1828/2006, les autorités de gestion doivent formaliser un plan de communication dans les quatre mois suivant l'adoption des programmes opérationnels européens (PO) FEDER et FSE. En outre, l'article n 58 du règlement CE n 1974/2006 précise que le programme de développement rural doit comporter un plan de communication. Le présent document, élaboré conjointement par l Etat et la Région, a pour objectif de décrire la stratégie, les actions et les modalités d'exécution du plan de communication Poitou- Charentes pour la période 2007-2013 attaché au programme européen "Compétitivité régionale et emploi" financé par le FEDER et le FSE ainsi qu au programme de développement rural financé par le FEADER et au programme pour la pêche financé par le FEP. Compte tenu des spécificités des thématiques du FEADER et du FEP, le Ministère de l agriculture et de la pêche s y associe pour les actions en direction du grand public. Ainsi, les dispositifs de communication seront complémentaires. Ce plan de communication est un plan ouvert, unique et partenarial, commun aux quatre PO sur la période 2007-2013, afin de promouvoir l action de l Union Européenne dans sa globalité. En conséquence, ce document ainsi que ses annexes seront complétés tout au long de la période 2007-2013 par le Comité Régional Unique de Suivi et d Evaluation, coprésidé par l Etat et la Région, en fonction des besoins régionaux mais aussi au regard de l'évaluation des actions menées. S'appuyant sur les enseignements de la précédente programmation, il propose un plan d'action inter-fonds volontariste, commun à l'etat et la Région, construit autour de quatre axes d'intervention transversaux et du site Internet www.europe-en-poitou-charentes.eu : une communication adaptée, une publicité renforcée, une animation de proximité et une organisation régionale coordonnée. Il tient compte de la nouvelle architecture des programmes pour la période 2007-2013, notamment : 2/58
des nouvelles orientations stratégiques, en lien avec les priorités de Lisbonne et de Göteborg. de la disparition du zonage, le plan de communication s'adressant désormais à des cibles élargies ; de l existence de programmes mono-fonds qui implique d'assurer la cohérence entre les stratégies de communication nationale et régionale, et entre fonds. 3/58
RAPPEL DES TEXTES DE REFERENCE Ce plan de communication s appuie sur cinq textes réglementaires : Règlement 1083/2006 du Conseil portant dispositions générales sur le fonds européen de développement régional, le fonds social européen et le fonds de cohésion Article 69 Règlement d application 1828/2006 du Règlement 1083/2006, chapitre II, section 1 Information et communication Règlement 1698/2005 du Conseil concernant le soutien au développement rural par le Fonds européen agricole pour le développement rural (FEADER) Règlement 1974/2006 de la Commission portant modalités d application du règlement 1698/2005. Circulaire du Premier Ministre du 12 février 2007 5197/SG portant sur la communication sur les projets financés par l'union Européenne dans le cadre de la politique de cohésion économique et sociale. Il s'appuie également sur plusieurs textes de référence nationaux et régionaux : DIACT - «Communiquer sur l'intervention des fonds européens : évaluation des actions de communication 2000-2006 et recommandations pour 2007-2013» DIACT / IFOP - «Enquête de notoriété sur la connaissance et la perception de l action de l Union européenne et des fonds européens auprès des Français» (mai 2008) Plan régional d'évaluation 2007-2013 Poitou-Charentes 4/58
SOMMAIRE PRÉAMBULE...2 RAPPEL DES TEXTES DE RÉFÉRENCE...4 SOMMAIRE...5 1. BILAN DES ACTIONS DE COMMUNICATION 2000-2006...6 1.1. Enquête de notoriété sur la connaissance et la perception de l action de l Union européenne et des fonds européens auprès des Français...6 1.2. Communiquer sur l'intervention des fonds européens : évaluation des actions de communication 2000-2006 et recommandations pour 2007-2013...9 2. OBJECTIFS ET STRATÉGIE DE COMMUNICATION 2007-2013...10 2.1. Objectifs généraux...10 2.2. Objectifs spécifiques liés aux groupes cibles...10 2.3. Stratégie de communication...11 3. PLAN D ACTIONS 2007-2013...15 3.1. Obligations réglementaires...15 3.2. Actions de lancement...17 3.3. Actions périodiques...18 3.4. Actions permanentes...21 4. SUIVI ET ÉVALUATION...25 4.1. Suivi des actions de communication...25 4.2. Évaluation des actions de communication...25 5. PILOTAGE RÉGIONAL ET MODALITÉS DE MISE EN OEUVRE...27 5.1. Partenariat régional...27 5.2. Recours à des prestataires externes...27 5.3. Budget prévisionnel...27 ANNEXES...29 Enquête IFOP sur la connaissance et la perception de l action de l Union européenne auprès des français - Résultats pour Poitou-Charentes -...30 Tableau des indicateurs de réalisation, de résultat et d'impact...36 Site Internet dédié aux programmes opérationnels européens www.europe-en-poitoucharentes.eu...37 Manifestations de lancement des programmes européens en Poitou-Charentes...41 Diffusion de la «Lettre des fonds européens»...51 Journée de l'europe et affichage du drapeau de l'union Européenne...53 Mise à disposition d'outils pour les porteurs de projets et les bénéficiaires potentiels...55 5/58
1. BILAN DES ACTIONS DE COMMUNICATION 2000-2006 1.1. ENQUETE DE NOTORIETE SUR LA CONNAISSANCE ET LA PERCEPTION DE L ACTION DE L UNION EUROPEENNE ET DES FONDS EUROPEENS AUPRES DES FRANÇAIS Chaque année, les fonds européens cofinancent un grand nombre de projets au titre des politiques de cohésion économique et sociale, de développement rural et de la pêche. L'Union Européenne a ainsi contribué, pour plus de 20 milliards d euros, à plus de 250 000 actions réalisées entre 2000 et 2006 en France. Quelle est la notoriété des interventions du Fonds européen de développement régional, du Fonds social européen, du Fonds européen agricole de développement rural (ex FEOGA) et du Fonds européen pour la pêche (ex IFOP)? Comment les Français réagissent-ils à l évocation d exemples concrets de réalisations cofinancées par l Europe? Quel impact l information sur ces politiques a-t-elle sur la perception que les citoyens ont de l Union européenne? Une enquête a été conduite par la DIACT dans le cadre du plan de communication interministériel sur les fonds européens, en partenariat avec le ministère de l Agriculture et de la pêche, le secrétariat d État à l Outre-mer et le ministère de l Économie, de l industrie et de l emploi. Sa mise en œuvre a bénéficié d un appui du Cnasea et d un cofinancement du FEDER dans le cadre du programme national d assistance technique. Il ressort de cette enquête que l'union Européenne demeure dans les représentations une entité abstraite. L absence de bénéfices perceptibles au niveau régional conduit souvent à déduire que l Union n a pas vocation à agir à cet échelon. Il en est de même au niveau individuel (à l exception des agriculteurs). Cette méconnaissance concerne d abord les modalités d intervention de l Union : si 40% des personnes interrogées s estiment bien informées sur les actions soutenues en France, seules 25% partagent ce jugement sur les aides financières. Le niveau de notoriété des fonds européens se révèle en effet quasiment nul (à l exception des agriculteurs au titre de leur activité professionnelle). La majorité des personnes interrogées est dans l incapacité de citer des fonds spécifiques et les évocations du FSE, du FEDER, du FEADER et du FEP ne permettent pas d affiner les réponses. Les critères d attribution et les mécanismes de fonctionnement sont totalement méconnus et renvoient rapidement une image d opacité, de complexité, d absence de maîtrise et de contrôle. Persistent également certains doutes sur le caractère remboursable des fonds accordés qui fonctionneraient potentiellement comme des prêts et non comme des subventions. L'intervention de l'union Européenne en matière d agriculture, d environnement, de développement économique voire de recherche et d innovation est généralement bien identifiée, notamment au travers des programmes tels qu Airbus ou Galileo. En revanche, la dimension sociale (insertion professionnelle, formation professionnelle, emploi) est largement méconnue du grand public. Les structures bénéficiant ou susceptibles de bénéficier des fonds européens sont difficilement cernées et plutôt envisagées à un niveau macro. Sont ainsi citées les institutions publiques (Etat, Régions, Départements), les entreprises, les exploitations agricoles, et beaucoup moins les communes et les associations, corroborant ainsi la difficulté à voir émerger une «Europe sociale» qui prenne le pas sur «l Europe économique». La perception d un bénéfice personnel s avère nettement minoritaire au sein de la 6/58
population (30%) et se vérifie auprès de l ensemble des catégories socioprofessionnelles interrogées, à l exception notable des agriculteurs (62%). L information des personnes en la matière s avère déterminante : 49% des interviewés s estimant très bien informés sur les aides financières apportées par l Union Européenne dans leur région pensent en retirer un bénéfice personnel contre seulement 21% de ceux déclarant être «très mal informés». Grâce à l apport d éléments informatifs, les fonds européens deviennent plus concrets. La dimension de simple instrument financier se voit dépassée au profit d une image attractive d engagements sur le terrain. En conséquence, le déficit de notoriété du fonctionnement, des missions et apports de l Union et le manque de proximité ressenti à tous les échelons nécessite un renforcement des dispositifs d information et de communication en direction des citoyens. Les réalisations et actions de communication qui semblent le mieux fonctionner sont le plus souvent celles qui mettent en avant toute forme d initiatives locales et sociales générant un «effet d entraînement» territorial d'une part ; relatent des micro initiatives ou toutes formes de témoignages interpersonnels d'autre part. Les attentes en matière de supports de communication sont transversales, avec : une nette préférence pour les supports audiovisuels ; le souhait de «rendez-vous» avec l actualité européenne plus réguliers afin de se familiariser avec les différentes initiatives menées par les fonds européens ; la nécessité de relais dans la presse quotidienne régionale (PQR) ainsi qu au niveau des instances régionales. Par ailleurs, au niveau du contenu des messages diffusés, il apparaît nécessaire de : mieux identifier l'intervention de l'union Européenne par rapport aux autres entités (État, collectivités locales, entreprises, associations, individus) ; inscrire les interventions des fonds européens dans la temporalité et non dans la ponctualité des actions, afin de crédibiliser le poids de l engagement européen selon un schéma clair et visible «avant / pendant / après» ; rassurer sur le suivi des actions menées pour contrecarrer la méfiance vis-à-vis des acteurs institutionnels ; adapter l angle d approche en fonction du public cible : susciter à travers les exemples d initiatives choisis un effet d entraînement («si vous avez un projet, vous pouvez recourir aux financements des fonds européens») ou s inscrire davantage sur le registre de la valorisation et de l'évaluation («rendre des comptes») des actions menées par l'union. 7/58
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1.2. COMMUNIQUER SUR L'INTERVENTION DES FONDS EUROPEENS : EVALUATION DES ACTIONS DE COMMUNICATION 2000-2006 ET RECOMMANDATIONS POUR 2007-2013 Au sein de chaque programme, et conformément aux règlements européens, des plans de communication ont été élaborés et mis en œuvre par le biais des crédits dédiés à l assistance technique. Ils ont permis de mener des actions à destination du public et des bénéficiaires potentiels, favorisant une meilleure mobilisation des fonds et une meilleure prise de conscience de la participation de l Europe au développement local. La Délégation Interministérielle à l Aménagement et à la Compétitivité des territoires (DIACT), avec le ministère de l Economie, des Finances et de l Emploi, le ministère de l Agriculture et de la pêche et le ministère de l Intérieur, de l Outre-Mer et des Collectivités territoriales et l appui du CNASEA se sont associés afin de mener une étude portant sur la communication sur l'intervention des fonds européens, cofinancée par l Union Européenne et réalisée dans le cadre du Programme National d Assistance Technique. Elle visait à : recenser et évaluer les actions d information et de communication mises en œuvre dans le cadre des dispositifs régionaux et nationaux d assistance technique de la période 2000-2006 ; identifier les bonnes pratiques et d apporter des éléments d analyse sur les clés du succès, ou éventuellement de l échec, des stratégies d animation et de communication conduites par les acteurs ; émettre des recommandations pour une communication plus efficace sur les PO 2007-2013 et pour une meilleure coordination des moyens nationaux et régionaux. Un certain nombre d'observations peuvent être reprises pour la région Poitou-Charentes : une communication qui doit être élargie au-delà de la question de la consommation des fonds et de l'évitement du dégagement d'office une communication qui ne doit pas être uniquement ciblée sur les bénéficiaires et les partenaires institutionnels et qui doit permettre la valorisation du rôle joué par l'union Européenne auprès du grand public un pilotage des actions qui doit être décloisonné, avec une réelle coordination au niveau régional pour leur mise en oeuvre un suivi et une évaluation des actions à renforcer L objectif est d améliorer les résultats de Poitou-Charentes (cf. annexe) ressortant de l enquête réalisée par l IFOP sur la «connaissance et la perception de l action de l Union auprès des français», et notamment de rapport à l Europe, l information sur les aides et actions soutenues par l Union européenne dont les fonds européens. 9/58
2. OBJECTIFS ET STRATEGIE DE COMMUNICATION 2007-2013 La stratégie de communication retenue en Poitou-Charentes se décline en objectifs généraux et spécifiques au regard des groupes cibles identifiés. 2.1. OBJECTIFS GENERAUX Les objectifs généraux visés par les règlements relatifs à la communication sur les fonds européens sont la transparence et la notoriété. Ces deux objectifs sont complémentaires. En matière de «transparence», il s agit d informer largement les bénéficiaires potentiels sur les fonds, de rendre accessibles les procédures et les règles de fonctionnement des programmes, et ainsi d'accompagner et de faciliter la mise en oeuvre des quatre programmes opérationnels. Il s agit également de mettre à la disposition du grand public, suivant des modalités appropriées, une information adaptée. En matière de «notoriété», il s agit d informer et de sensibiliser l opinion publique sur l apport de l Union Européenne en Poitou-Charentes au travers des opérations financées, en mettant l'accent sur la valeur ajoutée de l'intervention communautaire, et ainsi contribuer plus largement à la visibilité de son action. Il s agit également de promouvoir les priorités retenues dans le cadre de la politique régionale de l Union Européenne pour la période 2007-2013 et définies notamment aux Conseils européens de Lisbonne et Göteborg : la croissance, l emploi et le développement durable. 2.2. OBJECTIFS SPECIFIQUES LIES AUX GROUPES CIBLES Les objectifs spécifiques ci-après décrits sont liés aux groupes cibles du plan de communication défini en Poitou-Charentes. Il s agit plus précisément de : mobiliser le partenariat régional (institutions, associations, acteurs économiques ) ; transmettre une information claire et accessible aux médias et aux relais d opinion ; convaincre le grand public. Les groupes cibles sont : Le grand public Des informations lui seront adressées sur l apport des programmes européens et plus largement sur l action de l Union Européenne en région, au service de la compétitivité et de l attractivité du territoire, du développement durable, du développement rural et de la pêche, afin de valoriser l'intervention communautaire et d'apporter une meilleure connaissance de l'union en Poitou-Charentes. Les bénéficiaires potentiels Une présentation détaillée des PO et des actions éligibles leur sera faite, accompagnée d indications méthodologiques permettant d'informer de manière concrète et pédagogique sur les modalités d accès aux fonds européens. 10/58
Les porteurs de projets Ils seront informés des procédures et des obligations communautaires, notamment en termes de publicité, et bénéficieront pour ce faire d'un appui technique. Leurs projets cofinancés par l Union Européenne seront valorisés, notamment au travers du site Internet, commun à l'etat et la Région, dédiés aux programmes européens en Poitou-Charentes. Les élus et le partenariat régional (organismes intermédiaires, collectivités publiques,, associations, acteurs économiques, ) Ils seront informés sur l état d avancement des programmes ainsi que sur les évaluations et les actions de communication menées, notamment lors des réunions du Comité Régional Unique de Suivi et d'evaluation. Les médias Ils contribuent à assurer une large notoriété de l action de l Union Européenne en région. Ils seront à ce titre destinataires d informations percutantes, mettant principalement en relief les résultats concrets des PO en Poitou-Charentes. 2.3. STRATEGIE DE COMMUNICATION La stratégie attachée aux objectifs de communication évoqués ci-dessus se traduit par la mise en place d un plan de communication ouvert, unique et partenarial, commun aux quatre PO sur la période 2007-2013, afin de promouvoir l action de l Union Européenne dans sa globalité. 11/58
Stratégie Objectifs Objectifs UE spécifiques Mobiliser Groupes cibles Partenariat régional Bénéficiaires potentiels Messages Une large diffusion de l information sera nécessaire, pour apporter une meilleure connaissance de l'union Européenne et des fonds européens aux responsables régionaux, en mettant l'accent sur la valeur ajoutée de l'intervention communautaire. Assurer la transparence des programmes Transmettre Bénéficiaires potentiels Porteurs de projets Partenariat régional Médias L'Etat et la Région apporteront un appui et des outils permettant de transmettre le plus clairement possible les modalités d accès aux fonds européens et leurs périmètres d action. Le contenu des programmes sera adapté et les subtilités techniques seront envisagées sous un angle pédagogique afin de communiquer sur les fonds européens de manière simple et vivante. Convaincre Grand public Médias Les mécanismes d'obtention des fonds peuvent apparaître complexes, mais les actions ont des implications concrètes qui méritent d'être valorisées Mobiliser Partenariat régional Porteurs de projets Le partenariat régional est le premier initiateur d'actions mobilisatrices. Il sera associé, autant que de besoin, à toute action de communication sur les questions européennes devant passer par lui Valoriser l'apport de l'union Européenne pour les citoyens Transmettre Porteurs de projets Médias L'Etat et la Région veilleront au respect des obligations de publicité des bénéficiaires. Ils soutiendront également leurs démarches d'information au profit du grand public Convaincre Grand public Médias L'Etat et la Région communiqueront sur l'impact de l'intervention communautaire dans le quotidien des français (témoignages concrets )
Au-delà des orientations communes prévues par les textes européens pour l'ensemble des plans de communication relatifs aux programmes européens, un socle régional commun d actions de communication est ci-après défini. Il permettra de décliner, en Poitou- Charentes, la stratégie en fonction des actions et objectifs de chaque programme. Le plan de communication pluriannuel sera organisé au regard des trois grandes étapes de la vie des programmes. L identification de ces trois phases permet d adapter le plan de communication aux besoins spécifiques de chacune, en terme de public cible et de type d action de communication à conduire. Ainsi, on distingue : Une phase de lancement (cf. 3.2- Actions de lancement) Elle nécessite une communication accrue en direction de tous les publics cibles, en privilégiant des messages d information générale sur les nouveaux programmes, leurs conditions de mise en œuvre et les thématiques qu ils développent. Ces actions de communication viendront en appui à du dispositif d animation prévue par l'etat et la Région tout au long de la période 2007-2013. Une manifestation de lancement des programmes opérationnels européens a été organisée à l occasion de la première réunion du Comité Régional Unique de Suivi et d Evaluation le 10 décembre 2007. Prenant la forme d'une conférence de presse, elle s est adressée prioritairement au grand public qui était touché via les médias. Au cours du mois d'avril 2008, quatre réunions d'information sur les programmes européens 2007-2013 ont été organisées dans chaque département, à destination des partenaires institutionnels, des porteurs de projets et des bénéficiaires potentiels (collectivités territoriales et leurs groupements, entreprises, centres de recherche, associations, etc). Une information auprès des médias a également été organisée afin de toucher l'ensemble des acteurs locaux ainsi que le grand public. Une phase de mise en œuvre (cf. 3.3- Actions périodiques ; 3.4- Actions permanentes ; 4.1- Suivi des actions de communication) Elle constitue une période de renforcement des premières initiatives et met l accent sur l information spécialisée et ciblée en fonction des publics cibles. La valorisation des projets cofinancés devient prioritaire. Un suivi de l état d avancement de ces actions sera établi conjointement par l'etat et la Région et présenté au Comité Régional Unique de Suivi et d'evaluation. Seront ainsi conduites : des actions périodiques : organisation d une action d information d ampleur chaque année, journée de l'europe le 9 mai et affichage du drapeau de l Union européenne, organisation de réunions techniques à la demande des partenaires institutionnels et porteurs de projets, organisation d'une exposition tournante, en région dans les quatre départements, sur l'intervention de l'union européenne à l'occasion de la Présidence française de l'union du 1er juillet au 31 décembre 2008. des actions permanentes création d un site Internet commun à l'etat et la Région et dédié aux programmes opérationnels européens www.europe-en-poitou-charentes.eu dispositif régional d'animation et mise à disposition d outils pour les porteurs de projets et les bénéficiaires potentiels diffusion de la «Lettre des fonds européens» promotion de l Union Européenne sous différents supports. 13/58
relation durable avec la presse Une phase de bilan (cf. 4.2- Évaluation des actions de communication) Grâce à des actions spécifiques, elle vise à présenter à chaque public cible les éléments de bilan et d évaluation des programmes afin de mettre en exergue l action communautaire en région. Ces différentes actions sont détaillées dans le chapitre 3 «Plan d'actions 2007-2013». Cette catégorisation doit conduire à la mise en œuvre d un plan de communication unique dont le leitmotiv sera l adaptation : thématique en fonction des programmes et de leurs priorités, opérationnelle selon le public visé, temporelle en fonction des cycles de vie des programmes. L'évaluation des actions de communication in itinere (à l'issue de chaque action), à miparcours et finale sera réalisée conformément au plan d'évaluation régional établi conjointement par l'etat et la Région pour la période 2007-2013. 14/58
3. PLAN D ACTIONS 2007-2013 3.1. OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES Des obligations réglementaires minimales sont prévues tant du côté des bénéficiaires des fonds européens que des autorités de gestion et organismes intermédiaires. Les bénéficiaires de fonds européens doivent informer le public de ce concours sur leurs projets. Cette obligation est renforcée dans les deux cas suivants : si le coût total du projet est supérieur à 10 millions d euros, il doit faire l objet d une communication spécifique sur l apport de l Union Européenne (à l occasion du lancement du programme, lors de l inauguration du projet ou lors de grands rendezvous européens comme la Journée de l Europe du 9 mai). si la participation publique excède 500 000 euros, le projet doit comporter une signalisation permanente portant mention du cofinancement communautaire (FEDER, FSE) et prévoir le déploiement du drapeau européen sur tous les sites et pendant la semaine du 9 mai. Afin d accompagner au mieux les porteurs de projets dans leurs obligations, l Etat - autorité de gestion - et la Région Poitou-Charentes ont souhaité mettre à leur disposition un guide pratique «Comment réussir la publicité sur les fonds européens?». Ce document reprend de manière pédagogique et illustrée le contenu de leurs obligations. Il vient compléter un autre guide de procédures (de l instruction aux contrôles) réalisé également à l usage des porteurs de projets. Ces obligations sont reprises dans le dossier de demande de subvention sous forme d engagement à prendre pour le porteur bénéficiaire. Les autorités de gestion et organismes intermédiaires doivent mettre en œuvre des actions d information et de publicité minimales à destination du public : à l occasion du lancement du programme, une fois par an pour rendre compte des réalisations cofinancées par les fonds européens, pendant la semaine du 9 mai par l affichage dans leurs locaux du drapeau de l Union Européenne, par la publication de la liste des bénéficiaires de subventions européennes précisant l'intitulé des opérations et le montant du financement public alloué. Les actions mises en œuvre à ce titre par l Etat et la Région sont développées aux points ciaprès. Au-delà de ces obligations, l Etat et la Région souhaitent approfondir les actions de communication à destination des différents publics cibles sur la période 2007-2013. 15/58
Les obligations de publicité selon les seuils de financement (cf : circulaire du 12 février 2007 relative à la communication sur les projets fiancés par l'union européenne dans le cadre de la politique de cohésion économique et sociale) SEUIL PAR PROJET PO ACTEURS ACTIONS Selon le coût total : art. 3.4 de la circulaire + de 500 000 euros tous Bénéficiaires Arborer, pendant la semaine du 9 mai et ce dès 2007, un drapeau européen sur tous les sites des opérations initiées depuis le 1er janvier 2007 tous Autorités nationales Mise à disposition des bénéficiaires des kits de publicité qui incluront un drapeau. + de 10 millions euros tous Bénéficiaires Autorités nationales Communication spécifique sur l apport de l Union européenne. Celle-ci peut avoir lieu à l occasion du lancement ou de l inauguration des projets concernés, ou encore de grands rendez-vous européens tels que la Journée de l Europe du 9 mai. Selon le co-financement communautaire : art.3.5 de la circulaire + d'1 million d'euros tous Bénéficiaires Autorités nationales Associer les parlementaires européens de la circonscription à toute manifestation publique (pose de première pierre, inauguration) à la communication autour des fonds structurels, et de leur ménager si possible un temps de parole. Selon la participation publique totale : art.2.2 de la circulaire + de 500 000 euros tous Bénéficiaires, maîtres d'ouvrage Mise en d une signalisation permanente du cofinancement communautaire. Fourniture d'une photo attestant de la publicité européenne ou toute autre preuve Autorités nationales Autorités de gestion Mise à disposition des bénéficiaire par les bénéficiaires de kit de publicité incluant un guide et un ensemble de supports Vérification de la publicité faite par le bénéficiaire avant le versement du solde de la subvention. 16/58
3.2. ACTIONS DE LANCEMENT Journée de lancement des programmes européens 2007-2013 Une manifestation de lancement des programmes opérationnels européens 2007-2013 a été organisée conjointement par l'etat et la Région à l occasion de la première réunion du Comité Régional Unique de Suivi et d Evaluation le 10 décembre 2007. Elle a pris la forme d une conférence de presse, au cours de laquelle le Préfet de région et la Présidente du Conseil Régional sont intervenus en présence des membres du comité dont notamment les représentants de la Commission européenne, de la DIACT, des Départements et des Agglomérations. Elle s est donc adressée prioritairement au grand public qui était touché via les médias. Elle fut notamment l occasion de présenter la nouvelle politique régionale européenne, les priorités d intervention commune, les quatre programmes européens et les exemples d actions éligibles, les actions de communication et le dispositif en matière de suivi et d évaluation. Fut également rappelée la démarche participative et partenariale engagée par l Etat et la Région depuis 2006. Information préalable en fut donnée par communiqué de presse sur les sites Internet de lla Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes et via leurs lettres électroniques respectives. Cette conférence a également fait l objet d une information dans les actualités régionales du soir sur France 3 Limousin - Poitou-Charentes. Un dossier de presse fut distribué. Il était constitué d une page présentant de manière synthétique la politique régionale, la politique de développement rural et la politique commune de la pêche ainsi que les priorités européennes de Lisbonne et de Göteborg pour la période 2007-2013. Chaque programme européen était ensuite présenté de manière plus précise (priorités, axes d intervention, montants, exemples d actions, ). En dépit de l'organisation déployée conjointement par l'etat et la Région, la mobilisation des médias a été faible et l'impact auprès du public n'a donc pas été à la mesure des attentes liées à cette première manifestation de lancement des nouveaux programmes européens 2007-2013. La présence des partenaires publics et privés a en revanche été satisfaisante. Face à ce constat, l'etat et la Région ont décidé de compléter cet évènement en organisant sur le terrain, en avril 2008, quatre réunions départementales d'information sur les programmes (cf. infra et fiche action). Organisation de réunions d'information sur les programmes européens 2007-2013 dans chaque département En avril 2008, des réunions techniques d'information sur les PO 2007-2013 ont été organisées conjointement par l'etat et la Région dans chaque département, à destination des partenaires institutionnels, des porteurs de projets et des bénéficiaires potentiels (collectivités territoriales et leurs groupements, entreprises, centres de recherche, associations, etc) : vendredi 18 avril 2008 : Vienne (Poitiers) lundi 21 avril 2008 : Charente (Angoulême) vendredi 25 avril 2008 : Charente-Maritime (La Rochelle) lundi 28 avril 2008 : Deux-Sèvres (Niort). Elles ont été co-présidées par le préfet de région et la Présidente de Région, et se sontdéroulées sur une journée en deux temps : un temps «politique» de présentation générale des programmes suivi d'un temps «technique» sous la forme d'atelier par fonds. Les programmes ont été exposés de manière détaillée, concrète et pédagogique, sous l'angle des bénéficiaires, avec un temps important laissé aux questions / réponses. Ont ainsi 17/58
été précisées les possibilités de financement, les modalités de dépôt d'un dossier, les critères de sélection, les contrôles, l'organisation régionale et les obligations des porteurs de projet, notamment en termes de publicité. Ces réunions de proximité doivent contribuer au démarrage rapide des programmes par la remontée de projets prêts à démarrer et l'aide au montage de nouveaux projets. Outre les invitations envoyées conjointement par l'etat et la Région, l'organisation de ces réunions a fait l'objet d'une plus large communication au travers des sites Internet de la Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes ainsi que de la lettre électronique hebdomadaire de la Région «L'Essentiel» (plus de 16 300 abonnés). En outre, un communiqué de presse a été élaboré et un dossier de presse a été remis aux médias présents à ces réunions. Il était constitué de la plaquette de communication nationale sur les nouveaux programmes et des discours du préfet de région et de la Présidente de Région. Ces quatre réunions départementales avaient pour public cible prioritaire les porteurs de projets et partenaires institutionnels (collectivités, entreprises, associations, etc). Les objectifs en termes de participants ont été atteints : plus de 400 personnes ont assisté à ces rencontres dont 427 personnes lors des présentations le matin et 321 personnes lors des ateliers par fonds l'après-midi. La couverture presse, bien que moins organisée préalablement par l'etat et la Région, a été beaucoup plus forte que lors de la conférence de presse de décembre 2007, l'intérêt pour les manifestations organisées localement semblant de ce fait supérieur. L'Etat et la Région en tiendront compte lors de l'organisation des prochaines actions de communication (cf. fiche action). 3.3. ACTIONS PERIODIQUES Organisation d une action d information d ampleur chaque année Au moins une action d information d ampleur sera organisée chaque année, conjointement par l Etat et la Région, afin de présenter les résultats des PO et de communiquer sur les projets financés en région par l'union Européenne. Cette action de communication s adresse tant au grand public à travers les médias, qu aux partenaires institutionnels, aux porteurs de projets et bénéficiaires potentiels. Journée de l'europe le 9 mai et affichage du drapeau de l Union Européenne L Etat et la Région afficheront le drapeau de l Union Européenne durant la semaine du 9 mai. Une information sur cette journée sera réalisée sur les sites Internet de la Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes, et prochainement sur le site Internet commun dédié aux quatre PO 2007-2013, ainsi qu'au travers de la lettre électronique hebdomadaire de la Région «L'Essentiel». Cette action de communication, lors de la journée de l'europe, journée de tous les citoyens de l'union Européenne, s'adresse à un très large public : grand public, médias, partenaires institutionnels, porteurs de projets et bénéficiaires potentiels. Organisation d'une exposition tournante sur l'intervention de l'union européenne en région à l'occasion de la Présidence française de l'union A l'occasion du lancement de la Présidence française de l'union européenne le 1er juillet 2008, l'etat a souhaité, en partenariat avec la Région, réaliser une exposition grand public afin de mettre en avant les apports de l'union européenne dans la vie quotidienne des Picto- Charentais pour : 18/58
permettre au grand public de comprendre que du plus petit au plus grand investissement, l'union européenne soutient les projets des citoyens et mène des actions de proximité ; mettre fin à l'image d'une Europe lointaine gérée par des technocrates qui ne connaissent rien des besoins locaux. En raison de son caractère régional, cette exposition a vocation à tourner durant toute la période de la Présidence française du 1er juillet au 31 décembre 2008 - dans les quatre départements. Elle sera inaugurée par l'etat et la Région en présence de la presse locale le 1er juillet à Poitiers. Cette exposition sera présente en septembre en Charente Maritime ; en octobre dans les Deux Sèvres, en novembre en Charente et en décembre à nouveau dans la Vienne. Les panneaux exposés traitent de : l'union européenne, la Présidence française de l'union européenne, l'intervention de l'union en région au travers des différents fonds (FEDER, FSE, FEADER, FEP). Par ailleurs, ils illustrent l'intervention de l'union en région au travers d'exemples concrets au titre des programmes européens 2000-2006 et 2007-2013 : Recherche (travaux de l'enilia), Transfert de technologies (CRITT Sports et Loisirs de Châtellerault), Aide aux entreprises (exemple du secteur de la chaussure), Développement économique (exemple du Bocapole du Pays Bressuirais), Énergies renouvelables (chaufferie bois), Biodiversité (Natura 2000 et préservation des marais rochefortais), Santé (services de pointe au CHU de Poitiers), Égalité hommes femmes (garde d'enfants, formations de l'afpa et accompagnement des femmes vers l'emploi), Formation (validation des acquis de l'expérience), Jeunes et mobilité (service volontaire européen), Culture (Saint Savin et maison du comédien Maria Casarès), Tourisme (circuits de randonnée). Organisation de réunions techniques à la demande des partenaires institutionnels et porteurs de projets L'Etat et la Région pourront conjointement ou séparément organiser ou participer à des réunions techniques à la demande des partenaires institutionnels et porteurs de projets tout au long de la période de programmation 2007-2013. Ces réunions doivent contribuer à informer sur les quatre PO et ainsi à accélérer leur mise en oeuvre opérationnel. Dans ce cadre, les Communautés d'agglomérations chefs lieux ont sollicité début 2008 l'etat et la Région afin d'organiser une réunion visant à échanger sur les projets susceptibles de faire l'objet d'un co-financement européen au titre des PO FEDER, FSE, FEADER et FEP 2007-2013. Sans préjuger les résultats d'une instruction approfondie ainsi que l'avis du Comité Régional Unique de Programmation, cette rencontre qui devrait se dérouler à l'été 2008 permettra aux Agglomérations de finaliser leurs demandes. 19/58
3.4. ACTIONS PERMANENTES Création d un site Internet commun à l'etat et la Région et dédié aux programmes opérationnels européens www.europe-en-poitou-charentes.eu Un site Internet dédié aux PO 2007-2013, commun à l Etat et à la Région, sera mis en place. Il constituera l outil pivot du plan de communication. Il s adressera au partenariat régional, aux porteurs de projets, aux bénéficiaires potentiels, aux médias et plus largement au grand public. Ce site concernera les quatre PO FEDER, FSE, FEADER et FEP en Poitou-Charentes et non les informations générales sur l'union Européenne (institutions, activités, documentations, etc). C'est pourquoi des renvois seront réalisés sur les sites de l'union (www.europa.eu) et de la DIACT (www.projetsdeurope.gouv.fr), complets et régulièrement actualisés. Le site fournira des informations sur : les axes, les mesures et les priorités des programmes en Poitou-Charentes au travers PO et des documents de mise en oeuvre, le montage de projets - actions éligibles, démarches à suivre pour déposer un projet, critères de sélection, modalités de financements et contrôles en mettant à disposition les outils et documents nécessaires et en précisant l'organisation régionale («service unique», coordonnées des interlocuteurs), le suivi (état d avancement et réalisations sur le territoire régional) et l'évaluation des PO en insistant sur la valeur ajoutée de l'intervention communautaire,les actions de communication mises en œuvre en région Plus précisément, ce site sera constitué de 3 espaces : un espace «grand public» ; un espace de travail collaboratif ayant vocation à favoriser les échanges entre les acteurs impliqués dans la mise en œuvre des programmes par l'accès à des informations selon leur profil spécifique ; un espace dédié aux porteurs de projets pour permettre la saisie assistée en ligne des demandes de subvention, puis le dialogue avec le porteur durant la phase d instruction, cet espace pouvant évoluer vers des procédures de saisie et d instruction en ligne. Ce site contiendra de nombreuses fonctionnalités visant à le rendre attractif et interactif, notamment : une carte interactive pour localiser les projets significatifs soutenus par l Union européenne en région ; un espace presse pour offrir aux journalistes un espace identifié des compteurs : montant de l enveloppe globale 2007-20013 ; montant des fonds disponibles ; nombre de projets programmés ; montant correspondant aux projets programmés ; montant correspondant aux projets réalisés ; nombre de tonnes de CO2 évitées grâce à l ensemble des projets ; un module interactif d accompagnement à la saisie en ligne. Dispositif régional d'animation et mise à disposition d outils pour les porteurs de projets et les bénéficiaires potentiels. Un dispositif régional d'animation commun à l'etat et la Région sera mis en place. Solliciter un financement européen peut paraître de prime abord complexe. C'est la raison pour 20/58
laquelle le partenariat régional souhaite accompagner au plus de leurs besoins les porteurs de projets et bénéficiaires potentiels. Dans un souci d'efficacité, la mise en place d'un «service unique» par fonds ou par axe au sein d'un fonds permettra d'assurer l'information des bénéficiaires et l'appui au montage de projets, en plus des missions d'instruction et de suivi et du renforcement des contrôles. Ce dispositif régional fera l'objet d'une très large communication lors des différents événements ayant trait à l'union Européenne et aux nouveaux programmes européens 2007-2013 (manifestations de lancement, réunions d'information, etc) ainsi que sur les sites Internet de la Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes, et prochainement sur le site Internet commun dédié aux PO 2007-2013. Dans ce cadre, et afin de permettre aux porteurs de projets de remplir leurs obligations communautaires, notamment en terme d information et de publicité, des outils seront mis à disposition. Les guides de procédures afférents aux fonds européens 2007-2013, élaborés conjointement par l Etat et la Région, présenteront de manière détaillée et pédagogique les différentes étapes du traitement d un dossier de demande de subvention afin d aider les porteurs de projets à mieux comprendre la mise en œuvre des programmes européens et ainsi à présenter leurs projets dans les meilleures conditions. En complément et au regard des règlements européens, un kit de communication visera à assurer le respect des obligations communautaires en matière de publicité et à améliorer la visibilité pour les citoyens de l intervention des fonds européens sur le territoire. Ces documents seront accessibles en version dématérialisée sur les sites Internet de la Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes, et prochainement sur le site Internet commun, dédié aux PO 2007-2013. Des documents physiques, dont une plaquette de communication, seront également distribués. Les résultats attendus sont : une bonne appropriation et utilisation des outils par les porteurs de projets ; un affichage standardisé de l intervention des fonds ; le respect des obligations communautaires et des procédures, la valorisation des projets cofinancés par l'union Européenne en région. Un mécanisme de vérification de la réalité de l affichage (vérification de service fait, contrôle sur place, envoi de photos) sera réalisé tant par l autorité de gestion que par les organismes intermédiaires gestionnaires de subventions globales. Diffusion de la «Lettre des fonds européens» La «Lettre FSE» élaborée conjointement par l'etat et la Région sur la période 2000-2006 sera élargie au FEDER, au FEADER et au FEP à l'occasion de la nouvelle programmation 2007-2013. Elle s'adresse aux bénéficiaires, responsables régionaux et grand public (Communes de plus de 200 habitants et leurs groupements, Conseils Généraux, Universités, entreprises, bibliothèques, etc.). Elle a pour objectif la valorisation des actions cofinancées par l'union Européenne en région pour une meilleure connaissance de l'union Européenne et des PO, en mettant l'accent sur la valeur ajoutée de l'intervention communautaire. 21/58
Cette publication sera trimestrielle et prendra la forme d un «quatre pages». En cohérence avec la priorité européenne et régionale en matière de développement durable, cette lettre sera progressivement dématérialisée. Elle sera largement diffusée (16 000 exemplaires par numéro). Elle sera consultable sur les sites Internet de la Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes et prochainement sur le site Internet commun, dédié aux PO 2007-2013. La promotion de l Union Européenne sous différents supports. Tous les supports de communication intégreront l identité commune selon les modalités de la charte graphique inter-fonds (annexée au présent document), ainsi que le logo et le slogan «L Europe s engage en Poitou-Charentes». La promotion de l Union Européenne se fera grâce à : l utilisation d affiches ou de plaquette d'information sur les programmes européens 2007-2013 (plaquette nationale, documents régionaux, etc.), la diffusion de petits objets promotionnels, adaptés à chaque type de public, et conçus dans un souci de développement durable et dans le respect de l environnement,, tels des blocs notes et stylos, autocollants. Il s'agira au travers de ces différents supports de sensibiliser les bénéficiaires comme le grand public sur l'intervention de l'union Européenne en région, de manière large par une information générale sur les programmes européens ou de manière plus ciblée par la valorisation des projets co-financés par l'union. Une relation durable avec la presse Une relation durable avec la presse sera engagée sur la période 2007-2013. Elle se traduira par plusieurs types d actions visant à souligner les initiatives porteuses d effet pour la région et à montrer, au travers d actions réalisées avec son soutien financier que l Union Européenne agit, via les programmes opérationnels, sur le quotidien des acteurs socioéconomiques et des habitants de Poitou-Charentes. Communiqués de presse lors de chaque Comité Régional Unique de Suivi et d'evaluation Les résultats attendus sont une meilleure information du grand public sur l utilisation des fonds et l action de l Union Européenne en région ainsi qu une sensibilisation des bénéficiaires potentiels à recourir aux fonds européens pour financer leurs projets. Interviews de porteurs de projets et reportages thématiques dans les médias Des interviews de porteurs de projets et des reportages auront pour but de promouvoir les possibilités de financement offertes par les fonds européens en insistant sur leur effet levier par la présentation d exemples de projets réalisés. Ils seront diffusés sur une chaîne régionale, si possible à une heure de grande écoute. Des reportages présentant les projets seront concentrés sur des thèmes prioritaires et transversaux (environnement, innovation). Visites publiques médiatisées Des visites publiques, co-financées par les fonds européens, seront organisées lors de la tenue des Comités Régionaux Uniques de Suivi et d Evaluation en présence des principaux partenaires (Commission Européenne, DIACT, Ministères, partenaires du programme) et des médias. 22/58
L objectif est de valoriser les projets soutenus par l'union et leurs résultats sur une thématique stratégique et de permettre une meilleure visibilité de l utilisation des fonds européens en région. Espace dédié aux médias sur le site Internet commun à l'etat et la Région et dédié aux PO 2007-2013 «www.europe-en-poitou-charentes.eu» Cet espace presse offrira aux journalistes un espace identifié leur permettant d'avoir un accès privilégié à l'information et notamment de télécharger des communiqués de presse, des documents de référence, (...) ou de s'inscrire à une mailing liste s ils préfèrent les recevoir automatiquement. 23/58
4. SUIVI ET ÉVALUATION 4.1. SUIVI DES ACTIONS DE COMMUNICATION Le suivi des actions de communication est obligatoire pour la période 2007-2013. Une présentation des actions de communication se fera à l occasion des réunions du Comité Régional Unique de Suivi et d Evaluation. Le suivi sera inclus dans les rapports annuels d exécution. Pour le FEP, il doit également comprendre des exemples de bonnes pratiques. Enfin, pour le FEADER, il doit y figurer le résumé des mesures d information et de publicité en vue de fournir des renseignements sur le document régional de développement rural. L autorité de gestion devra informer ce comité des points suivants : état d avancement de la mise en œuvre du plan de communication ; actions d information et de publicité menées ; moyens de communication utilisés. 4.2. ÉVALUATION DES ACTIONS DE COMMUNICATION La stratégie de communication intègre une démarche d évaluation des actions menées. Elle interviendra tout au long de la période 2007-2013 (évaluation in itinere) selon des modalités adaptées à la nature des actions (revue de presse, questionnaire de satisfaction, enquête, évaluation ciblée, etc). Elle interviendra également à mi parcours et en fin de programmation, de manière globale, avec pour objectif de mesure l'amélioration des niveaux de transparence et de notoriété au regard du bilan 2000-2006. Elle permettra ainsi de modifier dans le temps le plan d actions ou d ajuster la stratégie afin de répondre aux besoins, et donc de maximiser l impact de la communication en région. Cette démarche s'intégrera dans le plan d'évaluation régional, commun aux quatre PO (FEDER, FSE, FEADER, FEP) et au Contrat de projets État-Région 2007-2013. Ce plan, élaboré conjointement par l'etat et la Région, est un document ouvert, c est-à-dire évolutif sur l ensemble de la période. Il est disponible sur les sites Internet de la Préfecture de région et de la Région Poitou-Charentes. L évaluation du plan de communication sera étayée par des indicateurs. Ils permettront de présenter concrètement les réalisations en matière de communication et les premiers résultats. Un tableau des indicateurs de réalisation, de résultat et d'impact. Par ailleurs, les actions de communication des porteurs de projets devront être évaluées. Les autorités de gestion demanderont aux porteurs de projets de : les informer régulièrement des actions de communication et de publicité menées dans le cadre du projet ; leur envoyer une copie de l ensemble des articles de presse parus sur leur projet ; leur faire parvenir des photos exploitables de leur projet. Des modalités simples d évaluation pourront être mises en place en fonction des besoins régionaux : Questionnaire de satisfaction à l issue des réunions, des conférences ou des formations ; Questionnaire de satisfaction sur les lettres d information ; Questionnaire d évaluation en ligne sur le site Internet ; 24/58