Mairie de Gagnac sur Garonne Mairie de GAGNAC-SUR-GARONNE - Rue du Terrial 31150 GAGNAC-SUR-GARONNE Tél: 05.62.22.93.50 ACQUISITION ET MISE EN ŒUVRE D UN SYSTEME DE TELEPHONIE FIXE, RESEAU INFORMATIQUE ET INTERNET POUR L HOTEL DE VILLE Marché ordinaire de fournitures Marché en procédure adaptée MARCHE N 2012-FOUR-TELEPHONIE Cahier des clauses techniques particulières Date de limite des offres : 07/01/2013 à 18:00 1/9
Cahier des charges téléphonie / réseau /accès internet 1. Introduction et présentation Dans le cadre de la construction de son nouvel hôtel de ville, la mairie de Gagnac sur Garonne lance un appel d offres auprès de différents fournisseurs de matériels et services pour équiper le bâtiment en téléphonie, réseau informatique et accès réseau internet. Le projet se décompose en 2 phases principales qui pourront correspondre à 2 lots. L option précisée dans la phase 2 pourra également faire l objet d un 3 ème lot. 1.1. Phase 1 Dans un 1 er temps, le projet ne concernera que le bâtiment Hôtel de Ville («HDV» dans la suite du document) mais en prévoyant les extensions futures ou possibles indiquées dans le paragraphe ci-dessous. 1.2. Phase 2 Ce nouveau bâtiment étant situé proche du groupe scolaire existant, la mairie de Gagnac envisage dans un 2 ème temps de raccorder le groupe scolaire («GS» dans la suite du document) au bâtiment principal HDV. Un fourreau souterrain a été positionné entre les 2 sites afin de faire les liaisons futures nécessaires (fibre et/ou cuivre). Option sur la phase 2 : D autres services municipaux, tels que le Relais d Assistantes Maternelles (RAM) et les ateliers municipaux (AM), sont présents dans la commune mais à des distances de HDV ne permettant pas de liaison physique directe. Fonction des possibilités techniques, il sera demandé au fournisseur de proposer en option les différentes solutions techniques et les coûts associés pour le raccordement de ces sites (téléphonique et/ou réseau) à HDV. L objectif final est d avoir, au moins pour les 2 sites principaux (HDV et GS), éventuellement pour les sites annexes (RAM et AM) un seul équipement fournissant les accès en téléphonie, réseau informatique et internet. 2. Conditions générales des prestations 2.1. Prestations attendues Les prestations intègrent la fourniture, la livraison et l installation destiné à équiper le futur hôtel de ville. La livraison intègre le transport avec toutes les sujétions qui y sont afférentes : emballage, manutention, déballage, stockage et protection provisoire si nécessaire. Le fournisseur devra débarrasser le site de tout emballage, résidu et produit résultant de son intervention. 2/9
Cahier des charges téléphonie / réseau / accès internet 2.2. Présentation des offres Les candidats proposeront au maximum 1 gamme de produits et au maximum 1 variante par article pour le marché de base. Ils fourniront et rempliront obligatoirement un bordereau différent de prix pour chaque gamme et variantes proposées. Ils joindront à leur offre tous les documents utiles à l appréciation des fournitures proposées : catalogues, photos, références récentes. Les candidats présenteront une offre pour l acquisition du matériel et une offre pour la location du matériel. 2.3. Garantie et service après-vente Le fournisseur précisera la durée et les conditions de la garantie du matériel. Il indiquera également quelles sont les modalités de service après-vente : réparation et remplacement. 2.4. Documentation Pour chacun des équipements, le titulaire du marché devra remettre sa documentation ainsi qu une fiche de spécifications techniques. Celle-ci comprendra un descriptif détaillé et un schéma, ainsi que toute indication utile à leur utilisation. 3. Conditions et délais d exécution La prestation totale sera terminée pour le 31 janvier 2013 (sous réserve d avancée du chantier). 4. Téléphonie 4.1. Lignes fixes Voici ci-dessous la composition souhaitée des lignes pour les différents sites. 4.1.1. Bâtiment Hôtel de Ville (HDV) 1.1.1.1. Lignes numériques 3/9
Cahier des charges téléphonie / réseau /accès internet Ci-dessous la liste des lignes affectées aux personnes ou bureaux qui devront être présentes dans le bâtiment hôtel de ville : Rez-de-chaussée : Accueil (nombre de lignes à définir) Salle du conseil Urbanisme Technique1 Technique2 CCAS 1 CCAS 2 Etage : Maire DGS Comptabilité 1 Comptabilité 2 Secrétariat Bureau 1 Bureau 2 Bureau 3 Bureau 4 Salle de réunion Local informatique (salle serveur) 1.1.1.2. Lignes analogiques Ci-dessous les lignes additionnelles éventuelles (à confirmer par le fournisseur) : Fax Affranchissement Alarme 4.1.2. Bâtiment groupe scolaire (GS) Ci-dessous la liste des lignes affectées aux personnes, services ou bureaux qui devront être prévues dans l extension du projet : Bibliothèque Ecole maternelle Ecole élémentaire Centre d animation Centre d animation jeunes Restaurant scolaire 4.1.3. Autres sites Ci-dessous la liste des autres lignes déportées pour lesquelles le fournisseur devra faire une proposition technique et financière : Relais d assistantes maternelles Ateliers municipaux 4/9
Cahier des charges téléphonie / réseau / accès internet 4.1.4. Envoi de SMS Le fournisseur devra proposer un système simple permettant à la mairie d envoyer des SMS d information aux administrés (tels que réception et mise à disposition d un document administratif). 4.1.5. Sécurité Le fournisseur devra fournir un équipement (matériel/logiciel) sécurisé, afin d éviter par exemple le piratage des équipements pouvant générer de la surfacturation téléphonique. Le fournisseur engagera sa responsabilité sur cet aspect de sécurité. 4.1.6. Résumé En nombre de lignes, fonction des possibilités techniques pour le raccordement des sites déportés, fonction de la nécessité ou non d avoir des lignes additionnelles pour fax, affranchissement et alarme, le projet nécessite environ 30 lignes au final. Par rapport à ce nombre, le fournisseur devra définir et proposer la solution optimale comprenant : un conseil avisé sur le nombre de lignes nécessaires entrantes et sortantes, l équipement type PABX/IPBX, les postes téléphoniques, les lignes téléphoniques, le service associé pour la gestion des nouvelles lignes, la suppression des lignes existantes. 4.2. Matériels téléphoniques 4.2.1. Le poste téléphonique du standard (accueil) Le poste du standard devra : être ergonomique, être facile d utilisation, disposer d une touche bis, gérer le double appel (ou plus), disposer d un haut-parleur, disposer d une messagerie générale et personnalisable, permettre de transférer simplement l appel à un autre poste interne (touche directe), permettre d accéder à un annuaire téléphonique interne, permettre d avoir le journal des appels passés, des appels reçus. 4.2.2. Le poste téléphonique fixe Le poste téléphonique autre que celui du standard devra : être ergonomique, être facile d utilisation, 5/9
Cahier des charges téléphonie / réseau /accès internet disposer d une touche bis, gérer le double appel, disposer d un haut-parleur, disposer d une messagerie personnelle et personnalisable, permettre de transférer simplement l appel à un autre poste interne (touche + numéro abrégé), permettre les conférences téléphoniques à 3 participants, permettre d accéder à un annuaire téléphonique interne, permettre d avoir le journal des appels passés, des appels reçus. 4.3. Communications 4.3.1. Lignes fixes Tous les postes fixes devront pourvoir appeler les numéros des mobiles de la mairie en illimité 7/7 & 24/24. Concernant les appels vers fixes et mobiles en France métropolitaine, le fournisseur devra proposer une formule de préférence forfaitaire et financièrement raisonnable. 4.4. Suivi des consommations des postes fixes Le système proposé devra permettre d avoir un rapport sur les consommations téléphoniques par poste fixe. 4.5. Facturation La facturation de l ensemble des lignes et accès internet sera globale (une seule somme à régler) mais avec le découpage suivant : coût de l ensemble des lignes fixes, coût pour l ensemble des mobiles, coût pour le mobile de Monsieur le Maire, coût de l accès internet, coût du fax, coût de l affranchissement, coût de l alarme. Dans un 1 er temps, phase 1, les lignes fixes non intégrées avec les lignes fixes HDV (celle du bâtiment GS) devront faire partie d une facturation globale séparée mais avec identification de chaque ligne, sa consommation et son coût. 6/9
Cahier des charges téléphonie / réseau / accès internet 5. Réseau 5.1. Réseau informatique HDV Le bâtiment sera déjà pré-câblé par un électricien en ce qui concerne l informatique et la téléphonie (double câble RJ45). L ensemble des câbles sera amené dans un local dit local informatique situé à l étage du bâtiment HDV. Le fournisseur devra proposer une baie de brassage destinée au réseau interne et à la téléphonie ainsi que les équipements permettant de raccorder l ensemble. 5.2. Liaison HDV/GS Dans un 2 ème temps (phase 2) et comme expliqué plus haut, le souhait de la mairie est d avoir, au moins, les sites HDV et GS raccordés. Le fournisseur devra proposer les solutions (matérielles et/ou logicielles) permettant ce raccordement. Cette liaison permettra de faire passer toute la téléphonie de GS sur l équipement de HDV. Elle permettra d intégrer l informatique de GS au réseau interne de HDV avec toute la sécurité qui convient. Enfin, elle permettra à tout poste informatique GS d avoir accès à internet via l équipement en place sur le site HDV. 6. Internet Par rapport au nombre potentiel d usagers et en attendant que la commune ne soit raccordée par fibre optique, le fournisseur devra proposer une ligne internet type ADSL/SDSL avec un débit suffisant (10 Mbit à confirmer). 7. Descriptif de la formation à réaliser sur les postes téléphoniques Il est attendu du prestataire d assurer 3 types de formation. Une formation de type «opérateur» pour l agent qui sera en charge d utiliser le poste opérateur, une formation «utilisateur» à l ensemble des agents et élus qui disposeront d une poste utilisateur standard, enfin et afin de faciliter les relations entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire, il conviendra d assurer une formation «administrateur» à l interlocuteur qui sera désigné par le pouvoir adjudicateur. La formation opérateur, outre la formation à l utilisation du poste opérateur, devra également prévoir la formation à la gestion du standard automatique (enregistrement des messages, gestion de l arborescence des services, ) mais également à la mise en place du répertoire général (numéros abrégés). Cette formation sera dispensée à l agent en charge de l accueil téléphonique mais également à 1 voire 2 suppléants ainsi qu à l administrateur du système. 7/9
Cahier des charges téléphonie / réseau /accès internet Pour la formation utilisateur, des groupes de 3 à 4 personnes seront constitués. La formation sera principalement destinée à la présentation des postes et à leur utilisation (fonctions interception, transfert d appels, messagerie, journal des appels ). Enfin, l administrateur recevra les formations utilisateur, opérateur mais également une formation spécifique relative aux opérations de maintenance de niveau 1. Chaque formation donnera lieu à l émission d une fiche d émargement avec la date, la liste des personnels formés et la durée de la formation. De plus, chaque utilisateur recevra le jour de la formation un vade-mecum reprenant l ensemble des informations qui lui auront été présentées lors de la formation. 8. Descriptif de la maintenance à réaliser sur les postes téléphoniques Contrat de services La maintenance à réaliser sur le matériel est double : elle consiste, d une part, en une maintenance de type «garantie totale», à savoir celle-ci doit prendre en charge l ensemble des déplacements et changements de matériels qui seraient rendus nécessaires pour l utilisation normale du matériel (central téléphonique et postes) à l'exception des matériels 'consommables'. Cette maintenance est à réaliser sur site sur l ensemble du matériel à fournir et/ou existant dans le cadre de la présente consultation. Au titre de la maintenance «garantie totale», le délai d intervention et de remise en marche du système par le prestataire sera de 4 heures ouvrées. Passé ce délai, et sans que la commune n en informe le prestataire, ce dernier se verra appliquer une pénalité égale à 30 euros par heure de retard. Dans la mesure où un système de télémaintenance aura été mis en place, il appartiendra au titulaire d intervenir à distance, toutefois si le règlement du désordre ne peut être réalisé par le biais de la télémaintenance, le pouvoir adjudicateur ne pourra pas se voir facturer de frais relatifs à cette intervention sur site. Maintenance «Garantie Totale» Moyens mis en place La Maintenance est effectuée par le fournisseur/revendeur Horaires d appel Horaires d intervention Demande oui 08h30 12h00 / 13h30 18h00 08h30 12h00 / 13h30 18h00 8/9
Cahier des charges téléphonie / réseau / accès internet La durée de cette maintenance est fixée à 4 ans à compter de la fin du délai de garantie des nouveaux équipements. À l issue de cette période, il conviendra, le cas échéant, de prévoir une nouvelle convention. La maintenance pourra être associée à un contrat de service prenant en charge la gestion des sauvegardes du système, l'assistance utilisateur ainsi que la gestion de la configuration du système. Aucune prestation supplémentaire n'est demandée. 9/9