La télétransmission des flux comptables en Trésorerie Quimper Le 17 11 2015 Landerneau Le 19 11 2015
Dématérialisation -Monétique 1 Synthèse départementale de la dématérialisation des PJ 2 Les nouveautés de la dématérialisation 3 Comment dématérialiser ses PJ 4 Moyens de paiements - Stratégie nationale du 15 10 15 2
Etat de la dématérialisation comptable dans le Département 3
Nombre de budgets au protocole PES, Reste 2 associations manuelles 4
1 Résultats par poste de la dématérialisation des PJ au 13 11 2015 5
1 Résultats par % par Trésorerie de la dématérialisation des PJ au 13 11 2015 6
Pourquoi dématérialiser Les échéances légales La loi NOTRE pour organismes de plus de 10 000 habitants La dématérialisation obligatoire des factures au 1 er Janvier 2017 7
2-1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) L obligation faite aux entreprises de transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics sera mise en oeuvre de façon progressive, selon le calendrier suivant : 4 en 2017 pour les quelque 200 plus grandes entreprises Françaises et leurs filiales, soit 30 000 entreprises + celles qui dématérialisent déjà pour l'etat 4 en 2018 pour les 45 000 entreprises de taille intermédiaire 4 en 2019 pour les 136 000 petites et moyennes entreprises 4en 2020 pour les micro-entreprises. 8
1 CPP 2017 2-1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) l envoi de factures électroniques concerne également toutes les entités de la sphère publique elles-mêmes émettrices de factures Les collectivités et établissements devront eux-mêmes émettre des factures électroniques à destination d autres entités publiques à compter du 1er janvier 2017. Dans le secteur public local et de santé, un premier schéma de facture dénommé «PES-ASAP» est à la disposition des éditeurs financiers, aux fins de développement de la solution qui devra être disponible à la date impartie 9
2-1 1 CPP CPP 2017 (Chorus Portail Pro) Pro) 10
2-1 1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) 11
2-1 1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) 12
2-1 1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) 13
2-1 1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) 14
2-1 CPP 2017 (Chorus Portail Pro) Tous les EPCI et les collectivités de plus de 10 000 habitants ont reçu une invitation pour une présentation par l'aife et la DGFIP de CPP2017 Lieu : Rennes le 1 er décembre 15
2-2 PES PJ ASAP La collectivité émet un flux Pes Titre et y agrafe en pj un ASAP qui après la prise en charge du titre par le comptable sera envoyé à un centre éditique pour édition, mise sous pli et envoi. Si la collectivité souhaite opter pour cette solution, il faut : - que le comptable donne son accord - que la collectivité prenne contact avec l'éditeur (*) - que le poste en informe les correspondants «Dématérialisation» (modification d'un paramètre dans Hélios), en précisant : - le numéro du Poste Comptable - le nom de la collectivité et le numéro de budget - le type de produit concerné - l'estimation de la volumétrie d'asap * : Berger Levrault a été validé par la MDD pour l'envoi d'asap 16
2-2 2 PES PJ PJ ASAP 17
1 CPP 2017-2 PES (Chorus PJ ASAP Portail Pro) 18
3-1 Rappel du périmètre complet de dématérialisation Les pièces comptables Les mandats Les titres de recette Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu ils sont signés électroniquement 19
Les pièces justificatives (PJ) Produites par les tiers : - Factures 3-2 Dématérialisation des PJ - Pièces d exécution de marchés publics Produites par la collectivité : - Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics (dont actes d'engagement) - Contrats - États de frais déplacement - Factures de recette - etc... 20
3-2 Dématérialisation des PJ Conformément à la Convention Cadre Nationale: Formats orientés «Données» = schémas xml - États de paye - Frais de déplacement - Factures de recette - Relevés opération carte achat... exploitables avec Xémelios outil gratuit de la DGFiP 21
3-2 Dématérialisation des PJ Formats orientés «Documents» = Formats permettant de conserver l accès aux informations structurées du document (RTF(word), ODT(openoffice), TXT, TIFF-PNG-JPG pour les plans, ZIP-TAR-GTAR pour les «archives» ensemble de documents) - Délibérations, arrêtés et décisions, - Actes d engagement - Contrats - Pièces de passation de marchés publics, - etc Si le document est signé de façon manuscrite, le document peut être scanné, si il est émis de façon électronique et signé électroniquement par les parties, il reste électronique de bout en bout. Le format image n est pas la solution préférentielle car elle ne permet pas la recherche de texte dans le document 22
3-2 Dématérialisation des PJ Le référencement s appuie sur deux éléments : L identifiant unique (identifiant technique) remplace l agrafe du mandat/titre et de la PJ lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes Le nom de la PJ dématérialisée indispensable pour une meilleure gestion des documents nécessaire pour l archivage 23
3-2 Dématérialisation des PJ Si la collectivité n a pas défini d identification unique, les nommages suivants peuvent être proposés : Identification unique du fichier XML de paye SIREN - année -état de paye - mois - extension XHL ou XML Identification unique de chaque décision ou arrêté arrêté individuel SIREN - année - RH - A (arrêté) ou D (décision) - date ou numéro - nom de l agent ou matricule - PDF ou RTF Identification unique de l archive électronique contenant les nouveaux arrêtés ou décisions du mois SIREN - année - RH - mois + N d ordre - fichier Z IP 24
3-2 Dématérialisation des PJ SIREN - année - N du marché - Nature du document ( CCAP, Acte d engagement ) PDF ou RTF (selon le format choisi) Pour le numéro du marché, la convention préconise l utilisation de la numérotation à 18 caractères prévue pour le recensement économique de l achat public. Néanmoins, la numérotation déjà mise en œuvre peut être utilisée si la collectivité le souhaite. Les pièces peuvent être transmises au comptable dans une archive électronique (ZIP, TAP ou GTAR) avec un identifiant comportant le numéro du marché : SIREN - COMMUNE (ou P pour Principal ou CH et nom du CH) - N du marché - N d ordre - Extension ZIP 25
3-2 Dématérialisation des PJ Privilégier le recours aux formats.rtf ou.odt (open office) à la place du format PDF Pour les PJ créées par la collectivité (rapport de 1 à 3) Veiller à limiter le volume des PJ numérisées : Réserver la numérisation aux hypothèses prévues par la convention cadre nationale Choisir de préférence le format PDF-A Choisir lors de l opération de numérisation : une résolution maximale de 150 ppp (points par pouce) ou dpi (dots per inch), appelée «moyenne» par certains appareils ou logiciels (rapport de 1 à 4 entre 150 ppp et 300 ppp) des nuances de gris (16 bits) ou en restreignant le nombre de couleurs (24 bits) sélectionner, dans l aperçu, la zone à numériser correspondant à la taille réelle du document papier lorsque ce dernier est inférieur au format A4 Pour les PJ récurrentes, envoyer, avec le PES aller recette et dépense, le fichier (contenu) d une même PJ une seule fois Ensuite envoyer uniquement les références de la PJ 26
3-4 Les tests 27
3-5 La dématérialisation des charges salariales 28
3-5 La dématérialisation des charges salariales 29
3-5 La dématérialisation des charges salariales 30
3-5 La dématérialisation des charges salariales 31
4-1 Stratégie Nationale sur les Moyens de Paiements Les constats 33
4-1 Stratégie Nationale sur les Moyens de Paiements Les constats 34
4-1 Stratégie Nationale sur les Moyens de Paiements Les constats 35
4-1 Stratégie Nationale sur les Moyens de Paiements Extrait article 36
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Vos correspondants Service Modernisation de la Direction Départementale du Finistère Site Quimper : Frédéric Le Jeune : frederic.lejeune@dgfip.finances.gouv.fr Yves Malhomme :yves.malhomme@dgfip.finances.gouv.fr Site Brest : Alain Auffret : alain.auffret@dgfip.finances.gouv.fr Catherine Soubigou :catherine.soubigou@dgfip.finances.gouv.fr 41