Un organisme de la Région de Bruxelles-Capitale VENDRE EN FRANCE Tome 3 INVESTIR EN FRANCE Une publication de la Représentation Economique et Commerciale de la Région de Bruxelles-Capitale en France www.brussels-france.com Mise à jour : mars 2015
INTRODUCTION Que ce soit pour se rapprocher de leur clientèle ou dans un souci de se doter d une identité française, voire parce qu une opportunité se présente, de plus en plus d entreprises bruxelloises souhaitent créer un établissement stable en France. Celui-ci peut aller d une simple domiciliation de courrier et renvoi téléphonique à la création ou le rachat d une unité de production. Pour répondre de manière claire aux premières questions qui se posent et aussi aux écueils administratifs toujours nombreux qui se présentent, nous avons choisi de publier ce document en s inspirant d une note diffusée par la Chambre de Commerce et d Industrie de Paris et qui fait naturellement référence à cette ville. Les informations qu il contient concernent bien évidemment l ensemble du pays, si ce ne sont les adresses utiles. On trouvera toutefois en annexe une liste d adresses relatives à toute la France. Nous avons également ajouté les adresses de cabinets spécialisés dans l accompagnement à la création d entreprises. Enfin, nous disposons d un annuaire des centres d affaires spécialisés en hébergement de domiciliations. Grâce à tous ces relais, nous pouvons donc assister les entreprises bruxelloises dans leurs démarches et leur permettre de réussir cette implantation. Ce document fait partie d un ouvrage complet de trois tomes : France : Tome 1 : «Le Marché français» France : Tome 2 : «Agents commerciaux et VRP» 2
SOMMAIRE INTRODUCTION... 2 I. FORMES LÉGALES D IMPLANTATION... 4 1.1 Création d un établissement... 5 1.1.1. Bureau de liaison ou de représentation... 5 1.1.2. Succursale... 8 1.2. Filiale... 12 II. DIRECTION D UNE ENTREPRISE ET EMBAUCHE DE TRAVAILLEURS ÉTRANGERS... 15 2.1 Carte de commerçant étranger... 15 2.2 Annexes... 17 2.2.1 La Carte de commerçant étranger ( le décret du 28 janvier 1998)... 17 2.2.2 Européens : Carte de séjour Communautaire... 20 2.3 Engagement et détachement de salariés étrangers... 21 III. ASPECTS SOCIAUX... 23 3.1 Recrutement... 23 3.2 Formation... 23 3.3 Les différents contrats de travail... 23 3.4 Les 3 régimes en vigueur... 24 3.4.1 Régime des salariés... 24 3.4.2 Régime des assimilés salariés... 25 3.4.3 Régime des travailleurs non salariés (régime des commerçants indépendants)... 25 3.5 Annexes... 27 3.5.1 Annexe 1 : Représentant unique de firme étrangère... 27 3.5.2 Annexe 2 : Agent commercial... 28 IV. FISCALITE DES ENTREPRISES (ACTUALISATION MARS 2002)... 29 4.1 Impôts sur les sociétés... 29 4.1.1 Impôts Directs... 29 4.1.2 Impôts Indirects... 32 4.2 - Choix du régime d imposition... 32 4.2.1 Réel Normal... 32 4.2.2 Réel simplifié... 32 4.2.3 Micro Entreprise... 33 4.3 Annexe... 34 4.3.1 Représentation fiscale : le rôle du représentant fiscal... 34 V. IMMATRICULATION DES ÉTABLISSEMENTS ET DES FILIALES OU DES SOCIÉTÉS DE DROIT FRANÇAIS... 36 5.1 Liste des pièces constitutives du dossier d immatriculation... 36 5.1.2 Documents à apporter par le dirigeant (représentant légaux, gérants, PDG )... 36 5.1.2 Documents à apporter pour l entité à créer... 37 5.2 Annexe... 39 5.2.1 Annexe 1 : Création d une entité à Paris : chronologie des étapes... 39 5.2.2 Annexe 2 : Formalités liees a l Implantation et au local de l Entreprise... 40 VI. ADRESSES UTILES... 41 6.1 Organismes d accueil des entreprises dans les principales grandes villes de France... 41 6.2 Cabinets spécialisés... 42 6.2.1 A Paris... 42 6.2.2 A Lille... 43 6.3 Représentation Economique et Commerciale de la Région de Bruxelles-Capitale en France... 43 3
I. FORMES LÉGALES D IMPLANTATION Une société étrangère souhaitant s implanter à Paris peut créer un établissement (bureau de liaison ou succursale) ou une filiale. L entreprise étrangère doit être constituée sous forme de société car une entreprise individuelle étrangère ne peut créer ni établissement ni filiale. SOCIETE-MERE ETRANGERE ETABLISSEMENT Ce n est pas une nouvelle entité juridique, c est le prolongement de la société mère à Paris. FILIALE C est une nouvelle entité juridique de droit français, distincte de la société mère. La filiale a les mêmes droits et obligations qu une société de droit français. Bureau de liaison / représentation Il n a aucune activité commerciale Succursale Elle a une activité commerciale L investisseur étranger peut aussi créer une entreprise individuelle ou une société de droit français (sans lien avec une société mère à l étranger) Mais, avant toute implantation en France, il peut être opportun auparavant de «tester» le marché en travaillant avec : un agent commercial un représentant unique de firme étrangère nommé par la société mère pour la représenter sur Paris et en France (voir Annexes générales) 4
1.1 CREATION D UN ETABLISSEMENT 1.1.1. BUREAU DE LIAISON OU DE REPRESENTATION : UNE IMPLANTATION SANS ACTIVITE COMMERCIALE Si vous souhaitez prospecter le marché français, vous pouvez, dans un premier temps, choisir d employer un salarié isolé ou d ouvrir un bureau de liaison. Ce choix d implantation entraîne un statut fiscal et social particulier. Le bureau de liaison n'est pas une nouvelle entité juridique ; il est le prolongement de la société mère étrangère en France. C est une structure légère, rapide à mettre en place et peu onéreuse. Le bureau de liaison est une première étape qui permet de tester le marché français et de prendre des contacts. Si les relations d'affaires se consolident, il peut se transformer en succursale ou en filiale. NB : il est recommandé d être particulièrement vigilant et de tenir compte des problèmes qui résultent de l immatriculation légère (simple N SIRET) des bureaux de liaison. Activités Le bureau de liaison permet de représenter les activités de la société mère. Le bureau de liaison peut réaliser des activités exclusivement non-commerciales : activités de prospection, de publicité, d information, de stockage ou toute autre activité ayant un caractère préparatoire ou auxiliaire. Le bureau n a pas d autonomie juridique. Les factures et les contrats doivent être signés par la société-mère. Les activités du bureau portent essentiellement sur : la mise en relations d affaires avec des partenaires (fournisseurs et clients) français et étrangers, la publicité sur différents supports pour présenter les produits et services, la participation à des salons, voire l ouverture d un show room. Le bureau de liaison ne permet pas d effectuer des actes commerciaux. Seule la société mère peut émettre des factures et signer des contrats commerciaux. Règles comptables et fiscales Pour un bureau de liaison, aucune comptabilité n est tenue en France. Il est recommandé de conserver toutes les factures de dépense en cas de contrôle ou pour récupérer la TVA, soit par l intermédiaire d un représentant fiscal comme, soit auprès du centre d impôt des non résidents. Le bureau de liaison peut être assujetti à une fiscalité partielle : la taxe sur les salaires (en plus des cotisations sociales) est exigible en cas d embauche de salariés. Elle est de 4,25% jusqu à 6 563 Euros de salaire annuel brut, de 8,50% entre 6 563 Euros et 13 114 Euros et au-delà de 13,60%. Le paiement de la taxe professionnelle n est pas exigible. Représentant légal Le représentant légal peut être rémunéré (salarié ou non salarié) ou non rémunéré. Il est souvent résident et salarié, dans les cas de figure suivants : Français, double nationalité, étranger avec une carte de résident de 10 ans, étranger communautaire. Le contrat de travail est établi en France, dans le respect de la législation en vigueur et signé par les 2 parties : le 5
représentant légal et le dirigeant de la société mère étrangère. L embauche et la couverture sociale auprès des organismes sociaux dont l URSSAF (Union de Recouvrement de la Sécurité Sociale et des Allocations Familiales) suivent strictement les règles du régime des salariés (voir chapitre 2). Dans les autres cas, il est non résident, rémunéré ou non et doit négocier ses visas (Schengen, entrée multiple ) lorsqu il est ressortissant non communautaire, pour venir en France. NB : Plusieurs représentants légaux peuvent être nommés (en pratique : 2 ou 3 maximum). 6
Création d emplois La création d emploi est possible : Français, assimilés français, étrangers communautaires, pour les étrangers non communautaires (voir chapitre 2). Les obligations sont : une déclaration unique d embauche remplie par l employeur et adressée à l URSSAF, un contrat de travail établi en France et signé par les 2 parties : le représentant légal et le salarié, l émission mensuelle de fiches de paie établies en France. Le bureau de liaison peut bénéficier d aides à l emploi proposées par le gouvernement. NB : la rédaction du contrat de travail et le processus d embauche peuvent être confiés à un juriste en droit social ou à un expert comptable. Immatriculation du Bureau de liaison L immatriculation du bureau de liaison n est, en principe, pas requise. Elle devient nécessaire, au titre des sociétés sans activité, lorsque le bureau dispose de ses propres locaux ou qu il est destiné à employer plusieurs salariés en France. Pour immatriculer un bureau de liaison, les formalités sont réduites et rapides. Il était possible de choisir entre une immatriculation très légère avec un N SIRET ou plus complète avec un N SIRET + Extrait K bis. NB : le bureau de liaison ne porte pas de nom commercial. Il est simplement le bureau de la société mère étrangère. Les formalités d immatriculation sont à effectuer par le représentant légal ou son pouvoir, auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE) de la Chambre de commerce et d industrie compétente (Voir pièces à fournir au chapitre 5) Sous 5 à 10 jours ouvrables après le dépôt du dossier, vous obtenez un N SIRET délivré par l INSEE (immatriculation au Répertoire national des entreprises et établissements tenu par l INSEE I Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques). Cette immatriculation vous permet d embaucher, soit immédiatement, soit ultérieurement. Pour obtenir une immatriculation SIRET, il n est pas nécessaire, pour un étranger non communautaire, représentant légal du bureau de liaison, de présenter une carte de commerçant étranger ; un simple passeport ou carte d identité suffit. Par contre, si cet étranger non communautaire souhaite résider en France, il faudra qu il fasse les démarches nécessaires pour obtenir son visa. Extrait K bis : Bien que non obligatoire dans le cadre d un bureau de liaison n accomplissant pas d actes commerciaux, il est possible de se faire immatriculer, par l intermédiaire du Centre de formalités des entreprises, au registre du commerce et des sociétés : délivrance d un extrait K bis par le Greffe du Tribunal de Commerce. Observations pratiques L extrait K bis délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce de Paris continue d être exigé par : - les banques françaises pour l ouverture d un compte - la Poste pour le retrait des plis recommandés - France Telecom pour l ouverture d une ligne ou l achat d un portable - Par la Préfecture pour le renouvellement de votre titre de séjour Quelles solutions si vous n avez pas d extrait K bis? dialoguer et convaincre ou trouver des solutions alternatives telle que : - choisir une agence à Paris de la banque de la société mère étrangère - adresser tous les plis recommandés au nom du représentant légal, personne physique 7
Ou devenir représentant unique de firme étrangère, salarié en France, immatriculé par l URSSAF et essentiellement domicilié à son adresse personnelle (voir page 22). Ouverture en banque d un compte de non-résident ou d un compte étranger au nom de la société mère Le compte sera ouvert dans une banque française ou étrangère implantée en France. Il est plus facile de négocier l ouverture de ce compte avec les agences ou correspondants de la banque de la société mère étrangère qui n exigeront pas d extrait K bis, contrairement aux banques françaises. Une procuration devra être accordée au représentant légal afin qu il puisse faire face aux dépenses du bureau dont le paiement des salaires, des charges sociales et de la taxe sur les salaires, l achat d équipements de bureau et les frais de fonctionnement. Le compte, toujours ouvert au nom de la société mère étrangère, peut être crédité par les clients en France de la société mère, facturés par celle-ci à partir du pays d origine, ce qui permet de renforcer les relations commerciales, la crédibilité et la confiance entre les différents partenaires. Possibilité de prendre des locaux Dans la pratique, les bureaux se domicilient souvent en centre d affaires ou dans un bureau avec un bail précaire (inférieur à 24 mois). Il est toujours possible de s immatriculer au domicile du représentant légal si celui-ci réside à Paris. 1.1.2. SUCCURSALE La succursale est considérée comme un établissement stable. Elle exerce tout ou partie des activités de la société mère sans être dotée d une identité juridique propre. La direction bénéficie d une certaine liberté de gestion mais est rattachée juridiquement à la maison mère. La succursale peut résulter de la transformation d'un bureau de liaison. Activité La structure juridique de la succursale permet de produire, concevoir, commercialiser en France et à l étranger. Les actes commerciaux : prise de commandes, émission de factures, livraison, exportation et dédouanement sont autorisés. Les contrats commerciaux sont négociés et signés par le représentant légal. Dirigée par un représentant légal, elle fonctionne comme une agence, rattachée au siège, sans formalisme particulier dans la prise de décision. Elle peut accomplir toutes les activités d une entreprise industrielle et commerciale mais elle n a pas d autonomie juridique et engage la société mère pour tous ses actes. Ainsi, en cas de difficultés financières, elle engage indéfiniment et solidairement la société étrangère au paiement de ses dettes. Certaines activités sont réglementées telles que les professions médicales et paramédicales, de la finance, de sécurité, de conseil (courtage), de transport (voir liste en annexe) : Des autorisations d exercer, des agréments et/ou des cautions peuvent être exigés avant l immatriculation de la succursale. 8
Règles comptables et fiscales La réalisation d une activité et d un chiffre d affaires impliquent la tenue d une comptabilité en France selon les règles comptables en vigueur. Un bilan et un compte de résultats doivent être présentés annuellement à l administration fiscale en France. 2 autres bilans annuels seront présentés, celui de la société mère et le bilan consolidé, aux autorités fiscales du pays d origine. La succursale est donc assujettie, en France, à l impôt sur les sociétés (IS), à la TVA et au paiement des taxes dont la taxe professionnelle (voir chapitre 4). Etablissement stable au regard du droit fiscal, la succursale est soumise à l impôt sur les sociétés et à la TVA. La transformation ultérieure en filiale doit respecter le formalisme propre aux opérations de cession de fonds de commerce et elle entraîne la perception de taxes fiscales. NB : elle ne peut pas bénéficier du régime fiscal de la micro entreprise. Elle sera au réel normal ou au réel simplifié (voir chapitre 4). Représentant légal Le représentant légal peut être rémunéré (salarié ou non salarié) ou non rémunéré. Il est généralement résident et salarié en France comme les représentants des bureaux de liaison. Son contrat de travail, soumis aux règles françaises, est signé par les 2 parties : la maison mère et lui-même. Si le représentant légal est étranger communautaire résident : il doit présenter la carte de séjour communautaire pour l immatriculation de la succursale qu il obtiendra auprès de la Préfecture de police de Paris (voir annexe du chapitre 2 : Direction d une entreprise). Elle lui délivrera pour l immatriculation, un document provisoire : le récépissé de première demande de carte de séjour communautaire. Si le représentant légal est étranger non-communautaire, il doit être en possession d une carte de commerçant étranger qu il soit résident ou non résident (voir annexe du chapitre 2). Si le représentant légal est non résident et non communautaire, il a l obligation de nommer un représentant fiscal lors de l immatriculation de la succursale. L expert comptable choisi par l entreprise peut demander un mandat de représentation fiscale pour son client, auprès de l administration fiscale. Création d emplois La création d emplois implique que le processus d embauche respecte les règles en vigueur : contrat de travail signé par le représentant légal et le futur salarié, déclaration unique d embauche pour l URSSAF, émission mensuelle de fiches de paie (voir chapitre 2). La succursale peut bénéficier d aides à l'emploi. Pour les étrangers non communautaires, 2 procédures sont applicables (voir chapitre 2) : -procédure d introduction de travailleurs étrangers en France ; -détachement de salariés étrangers dans la structure française : couverture sociale et impôts sur le revenu payés dans le pays d origine. 9
Immatriculation de la succursale Pour la succursale, l immatriculation au Registre du Commerce et des sociétés (RCS) est obligatoire. La démarche est à effectuer, directement par le représentant légal ou son pouvoir auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) (voir chapitre 5). Sous les 8 jours ouvrables, l INSEE (Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques) délivrera un n SIRET (ce qui permet d embaucher, et le Tribunal de Commerce de Paris délivrera un extrait K bis (Registre du Commerce et des Sociétés RCS) qui permet de commencer son activité en France. NB : La transformation de la succursale en société filiale doit suivre un formalisme juridique et n est pas neutre fiscalement. En effet, outre la clôture des comptes et l apurement des dettes, la succursale peut être vendue (cette transformation s apparente à une vente de fonds de commerce soumise à des droits d enregistrement et à l impôt sur les plus-values et sur le boni de liquidation) ou apportée à la société filiale (cette transformation s apparente à un apport en nature soumis à un droit d enregistrement fixe et à une taxation des plus-values). 10
Ouverture en banque d un compte de non-résident ou d un compte étranger au nom de la succursale Le compte sera ouvert au nom de la succursale dans une banque française ou étrangère. Il est plus facile de négocier avec les agences ou correspondants de la banque de la société mère étrangère. Dès la création de la succursale, il est nécessaire que la société mère «abonde» le compte de sa succursale afin qu elle puisse faire face aux premiers frais notamment d établissement et de paiement des salaires. Ces capitaux pourraient apparaître au Passif du bilan de la succursale dans un compte dit «compte de liaison» puisqu aucun apport de capital n est requis pour sa création en France. Possibilité de prendre des locaux Ils sont indispensables à la domiciliation de la succursale. Vous avez la possibilité de prendre des locaux : bureaux en bail précaire (inférieur à 24 mois ou un bail de droit commun (bail dit 3, 6, 9 ans), centres d affaires ou autres locaux d activité Il est possible de se domicilier chez le représentant légal à condition qu il soit résident à Paris (ce qui implique qu il soit également résident fiscal en France ; à titre d exemple, pour les ressortissants non communautaires, le représentant légal doit avoir obtenu une carte de commerçant étranger avec visa). Nom commercial La succursale reprend généralement le nom de la société mère auquel elle accole «France». Néanmoins, une recherche d antériorité, auprès de l INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) est nécessaire pour savoir si ce nom n a pas déjà été pris, dans la classe d activité de la succursale (voir chapitre 5). Si la recherche est positive, un autre nom commercial devra être proposé et choisi. Observations pratiques Après l immatriculation, l ouverture d un compte en banque en France peut poser certaines difficultés même si la société mère étrangère est solide financièrement : Vous devrez, lors de l entretien, apporter des éléments clé tels que les statuts de la société mère traduits en français, ses derniers bilans et comptes de résultats et surtout un business plan concernant l activité prévisionnelle de la succursale de plus, la banque se mettra en rapport étroit avec la banque de la société mère (échange d un dossier informatisé) 11
1.2. FILIALE La filiale est une nouvelle entité juridique : c est une société de droit français dont la société mère apporte au moins 50 % du capital, quelle que soit la nationalité des autres partenaires. Il s agit de mettre en commun des moyens de production ou de prestations de services dans un but lucratif (réalisation de bénéfices). La création d une filiale, société de droit français dotée de la personnalité morale offre des avantages : La séparation des patrimoines de la filiale et de la société-mère évite la responsabilité illimitée de la société étrangère pour les dettes de la structure en France (à l inverse, aucune compensation n est possible entre les profits de la maison-mère et les pertes de la filiale) ; Elle bénéficie du droit au renouvellement du bail commercial ; Elle peut éventuellement postuler à l attribution d aides publiques lors de son implantation et de son extension ; Elle peut mettre en place des conventions de redevance commerciale ou technique, de commissionnement, de management fees, etc. La filiale prend généralement la forme soit d une Société Anonyme (SA), soit d une Société A Responsabilité Limitée (SARL), ou encore d une Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL). La Société Anonyme (SA) est basée sur la notion de capital et non sur la personnalité des associés. La SA compte au moins 7 actionnaires et a un capital minimum de 37 000 euros. La moitié au moins doit être libérée à la constitution, le reste dans les 5 ans (soit un montant libéré au jour de la création de 18 500 euros minimum). Sous certaines conditions, elle donne la possibilité de faire publiquement appel à l épargne et d être introduite sur le marché boursier. La Société par Actions Simplifiée (SAS) : la SAS était auparavant réservée aux sociétés ayant un capital d au moins 225 000 Euros. Elle concernait donc essentiellement les grandes entreprises La Loi sur l Innovation et la Recherche du 12 juillet 1999 l a rendu accessible aux personnes physiques et à toutes les personnes morales. Le recours à cette structure peut donc concerner aujourd hui des créateurs d entreprises d une certaine taille ne désirant pas faire appel public à l épargne. Cette innovation est particulièrement appréciée par les start-up innovantes. Une SAS peut être constituée d un ou plusieurs associés, personnes physique ou morales. Un capital minimum de 37 000 Euros est à constituer. La moitié au moins doit être libérée à la constitution, le reste dans les 5 ans (soit un montant libéré au jour de la création de 18 500 euros minimum). Les caractéristiques de la SAS sont : une grande souplesse de fonctionnement et la possibilité pour les associés d aménager dans les statuts les conditions de leur entrée et de leur sortie de la société. Une variante de la SAS concerne la création de la Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) dans laquelle un groupe étranger ou français peut être associé unique. Les avantages sont : la liberté d organisation de l administration et la maîtrise de la répartition des pouvoirs internes. Pour un groupe étranger, ce type de société constitue une filiale «parfaite» détenue à 100% par la société mère. Néanmoins, les statuts exigent d être rédigés avec soin et rigueur en raison de la liberté de leur mise en place. 12
La Société à Responsabilité Limitée (SARL) est une société dont la responsabilité est limitée aux apports et est liée au mandat des dirigeants. La SARL compte de 2 à 50 associés et a un capital minimum de 7 500 Euros. L Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL) est une société dont la responsabilité est limitée aux apports et est liée au mandat des dirigeants. L EURL compte un seul associé, personne physique ou morale (par exemple la société mère étrangère). Elle est considérée comme une SARL à associé unique dont le capital minimum est également de 7 500 Euros. Toutefois, il existe en France d autres formes juridiques de sociétés commerciales comme la Société en Commandite Simple (SCS), la Société en Commandite par Actions (SCA), la Société en nom Collectif (SNC). Certaines activités sont réglementées telles que les professions médicales et paramédicales, de la finance, de sécurité, de conseil (courtage), de transport, de tourisme Activité La structure juridique de la filiale permet de produire, concevoir, commercialiser en France et à l étranger. Les actes et contrats commerciaux sont autorisés et effectués par le représentant légal comme dans toute société de droit français. Règles comptables et fiscales La réalisation d une activité et d un chiffre d affaires implique la tenue d une comptabilité suivant la loi française et la présentation du bilan et du compte de résultats. Il est obligatoire d avoir recours à un cabinet d expertise comptable pour toutes les filiales et également à un commissaire aux comptes pour les SA. La filiale est donc assujettie à l impôt sur les sociétés (IS), à la TVA et au paiement des taxes dont la taxe professionnelle (voir chapitre 4). Représentant légal Dans les SARL et EURL, le Gérant est nommé par les statuts ou en assemblée générale ordinaire. La cogérance est possible et ces gérants peuvent être associés ou non (gérants tiers). Dans les SA, SAS, SASU, le Président Directeur Général est nommé par le conseil d administration (les fonctions de Président et de Directeur Général peuvent être assurées par 2 personnes distinctes). Si le représentant légal est ressortissant de la Communauté européenne et s il est résident, il doit obtenir la carte de séjour communautaire auprès de la Préfecture de police de Paris ; s il est non résident, le passeport suffit. Si le représentant légal est ressortissant non communautaire, résident ou non résident, la carte de commerçant étranger est obligatoire, respectivement avec visa ou sans visa (voir chapitre 2). Création d emplois La filiale peut bénéficier d aides à l'emploi proposées par le gouvernement. Les obligations sont : une déclaration unique d embauche remplie par l employeur et adressée à l URSSAF, un contrat de travail établi en France et signés par les 2 parties : le représentant légal et le salarié, l émission mensuelle de fiches de paie établies en France (voir chapitre 3 : Aspects sociaux). Immatriculation de la filiale 13
Il est impératif de rédiger des statuts pour immatriculer une filiale. Il est conseillé de faire appel à un avocat d affaires ou à un cabinet d expertise comptable. A titre indicatif, les honoraires pour une immatriculation sont de l ordre de 1 600 à 2 300 Euros (frais fixes d immatriculation compris). La TVA est récupérable et le coût de l immatriculation apparaît en frais d établissement à l actif du bilan. Pour tous les frais antérieurs directement liés à la création, il est toujours possible de les imputer dans la comptabilité du 1 er exercice, si les factures ont été établies pour le compte de «la société en formation». Sous 8 jours ouvrables, l INSEE (Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques) délivre un n SIREN ce qui permet d embaucher, et le Tribunal de Commerce de Paris délivre un extrait K bis (Registre du Commerce et des Sociétés RCS) ce qui permet de commencer son activité en France et à l étranger. Il est nécessaire de faire une recherche d antériorité à l INPI pour le choix du nom commercial ou de la dénomination sociale (voir chapitre 5). Ouverture en banque d un compte de résident Il est essentiel d'ouvrir un compte dans une banque française ou étrangère avant l immatriculation. Il apparaît plus facile de négocier avec les agences ou correspondants de la banque de la société mère étrangère car celle-ci est déjà connue et sa filiale n est pas considérée comme une start-up. Néanmoins, les banques françaises procèdent à des ouvertures de comptes pour des filiales lorsque les dossiers présentés par l investisseur sont sérieux et bien argumentés : présentation de la société mère et de ses principaux résultats, apport des statuts provisoires de la filiale en création et rencontre de ses dirigeants et discussion autour d un plan d affaires (business plan) bien argumenté, permettant à la banque d apprécier le projet et d ouvrir un compte pour une société en formation. Cette ouverture permet de déposer les fonds requis légalement avant l immatriculation de la filiale. En effet, pour l immatriculation au Centre de Formalités des Entreprises (CFE), 2 attestations de la banque dépositaire des fonds sont nécessaires. Les fonds sont bloqués en banque jusqu à l immatriculation (plus précisément jusqu à l obtention du N SIRET et de l extrait K bis) et mis ensuite à la disposition de l entreprise. Ils constituent le capital social inscrit au passif du bilan et pourront être utilisés pour investir en moyens de production ou de prestations de services. La qualité des relations avec le banquier et la solidité de l entreprise permettront, par la suite, de négocier des facilités de caisse : découverts, crédits de campagne... recours à l emprunt. Possibilité de prendre des locaux La domiciliation de la société doit figurer dans les statuts. Il est préférable d avoir une vue à moyen terme du développement de l entreprise afin de ne pas changer fréquemment de domiciliation ce qui imposerait alors des coûts supplémentaires (avenant dans les statuts, nouvelle parution dans un journal d annonces légales, modification à annoncer au CFE ) Le choix d une domiciliation est large : bail commercial (précaire ou en 3, 6, 9 ans) pour des locaux à caractère commercial, contrat dans une société de domiciliation ou un centre d affaires, domiciliation chez le représentant légal, à condition qu il soit résident à Paris pour une filiale souhaitant une implantation dans Paris intra-muros. 14
II. DIRECTION D UNE ENTREPRISE ET EMBAUCHE DE TRAVAILLEURS ÉTRANGERS 2.1 CARTE DE COMMERÇANT ETRANGER Pour diriger une entité en France, la Carte de Commerçant étranger est nécessaire pour occuper les fonctions suivantes : gérant de SARL ou d EURL, Président de SA ou SAS, Directeur Général de SA, Représentant légal d une succursale ou d un bureau de liaison immatriculé au RCS. Remarque : Les personnes titulaires d un titre de séjour pourtant une mention étudiant, non actif, salarié ou visiteur doivent demander un changement de statut. Le représentant légal est Français, a une double nationalité, ou étranger porteur d une carte de résident de 10 ans. Aucune autorisation n est nécessaire. La présentation d une pièce d identité ou de la carte de résident suffit pour l immatriculation et pour la gestion de l entité. Sont également dispensés de l obligation d être titulaire d une carte de comerçant étranger : les étrangers pouvant se prévaloir d un accord ou d une convention comme les ressortissants de la Suisse, des Vallées d Andorre, de la Principauté de Monaco, de la République populaire d Algérie et les réfugiés ayant la carte OFPRA. Ils doivent cependant, s ils sont résidents en France, présenter une copie recto-verso de la carte nationale d identité, du titre de séjour (ressortissants de la Suisse), du passeport ou du visa de long séjour (ressortissants de la République d Algérie) - voir chapitre Immatriculation Le représentant légal est non Français mais ressortissant des Etats Membres de l Espace Economique Européen (Pays de l Union Européenne, Islande, Norvège et Liechtenstein) S il est résident, il doit présenter une copie recto-verso de son titre de séjour communautaire en cours de validité qu il obtient auprès de la Préfecture de son domicile (Préfecture de police de Paris pour les résidents à Paris). S il ne dispose pas encore de la carte de séjour, un document provisoire, le récépissé de 1 ère demande de carte de séjour communautaire, est indispensable pour l immatriculation au CFE. S il est non résident, pour l immatriculation et la gestion de l entité, la présentation d une copie recto-verso de la carte nationale d identité ou du passeport suffit. Le représentant légal est non ressortissant de l Union Européenne LE DECRET DU 28 JANVIER 1998 (N 98-58) crée de nouvelles conditions d attribution de la carte de commerçant étranger (voir annexe : Journal Officiel du 31 janvier 1998). La carte de commerçant non résident est attribuée pour toute la durée du mandat. Par contre, la carte de commerçant résident est valable un an et renouvelable chaque année. Si les formalités sont allégées lors du renouvellement, celui-ci n en est pas pour autant automatique. Les autorités, en l occurrence la Chambre de commerce et d industrie de Paris et la Préfecture de Police de Paris, se réservent le droit d analyser la situation financière de l entreprise ainsi que la situation fiscale personnelle du détenteur de la carte. En cas de déficit et d une base de revenu non imposable, le renouvellement peut être refusé (il est toujours possible d apporter de nouveaux éléments par un recours gracieux). Procédure et principes d attribution : La demande d une Carte de Commerçant Résident (avec visa de long séjour) oblige l étranger à commencer ses démarches auprès du Consulat de France de son pays d origine ou de résidence : Retirer le dossier, le retourner au service des visas du Consulat avec toutes les pièces demandées. 15
Si le futur dirigeant de nationalité étrangère souhaite faire venir sa famille, il faut qu il dépose également une demande de visa de long séjour pour chaque membre de la famille, soit en même temps, soit au plus tard dans les 6 mois suivants. NB : Si l étranger a un titre de séjour en cours de validité, il peut déposer son dossier auprès du Service Commerçants Etrangers de la Préfecture dont dépendra le siège social de la société. Pour Paris : Préfecture de Police de Paris / Service des Cartes de Commerçants étrangers Bureau 1503 9 boulevard du Palais 75004 PARIS tel : 01 53 71 53 71 La carte de commerçant est accordée dans un cadre défini : toute demande implique notamment la présentation par le futur dirigeant de documents personnels et de documents concernant la société à créer ou déjà existante (voir détails ci-après). Après examen favorable du dossier par les différentes instances concernées Conseiller économique du Consulat, Ministère des Affaires Etrangères, Préfecture du lieu d implantation -, le Consulat délivrera le visa de long séjour assorti de la mention «commerçant». A l arrivée en France, le demandeur se présentera avec son passeport et un justificatif de domicile au Service des Cartes de Commerçants étrangers à la Préfecture de son domicile, pour obtenir une Carte de Séjour avec le statut de commerçant et retirer sa carte de commerçant. D une validité d un an, ces documents sont renouvelables auprès du Service Commerçants Etrangers de la Préfecture du domicile. Délai d obtention à partir du dépôt de la demande au Consulat : 3 à 6 mois. La demande d une Carte de Commerçant non Résident (sans visa) : Les Consulats de France ne sont pas compétents pour recevoir la demande puisqu il n y a pas de délivrance de visa long séjour. En France, les documents à présenter sont les mêmes que ceux demandés pour la Carte de Commerçant Résident (excepté évidemment la demande de visa proprement dite). La demande est examinée par la Préfecture en l occurrence pour Paris, par la Préfecture de Police de Paris qui sollicite l avis du Consulat de France du pays d origine. Il est donc nécessaire de nommer un mandataire sur place (de préférence un avocat en droit à l immigration ou un consultant) pour l avancement du dossier et les relations avec la Préfecture. En effet, toutes demandes de documents ou de précisions complémentaires seront adressées au mandataire uniquement, par la Préfecture. Le mandataire peut aussi être une personne privée à condition d être de langue française et de connaître parfaitement le dossier et la procédure en cours. Un visa de circulation d un an sera délivré d office par le Consulat de France, sur présentation de la Carte de Commerçant non Résident dès qu elle sera obtenue auprès des services de la Préfecture. Pour les ressortissants de la République Populaire d Algérie (futurs commerçants, artisans ou industriels ) : Ils n ont pas besoin de carte de commerçant étranger mais doivent cependant constituer un dossier de demande de visa long séjour. Le dossier de demande de visa doit être adressé par courrier au Consulat général de France à Alger (BP 168 HYDRA, 16 035). Vous trouverez également des informations sur le site Internet du Ministère des Affaires étrangères : www.diplomatie.gouv.fr/venir/visas/index.html 16
2.2 ANNEXES ANNEXE DIRECTION D UNE ENTREPRISE 2.2.1 LA CARTE DE COMMERÇANT ETRANGER ( LE DECRET DU 28 JANVIER 1998) Liste des documents à produire à l appui d une demande de carte d identité de commerçant étranger : Remarque : Tous les documents en langue étrangère doivent faire l objet d une traduction en français (assermentée selon les cas ) I - Documents personnels applicables à tous les demandeurs d une carte de commerçant étranger 1. Demande sur papier libre à Monsieur le Préfet dont dépend le siège social de l entreprise en France 2. Questionnaire CERFA n 10779*01 complété en 3 exemplaires 3. extrait du casier judiciaire ou pièce similaire de moins de 3 mois délivré par le pays d origine 4. déclaration sur l honneur de non-condamnation et de non faillite pour les autres pays dans lesquels le demandeur a résidé pendant les vingt dernières années 5. Passeport + Curriculum Vitae En cas de changement de statut (personnes titulaires d un titre de séjour pourtant la mention étudiant, non actif, salarié ou visiteur ) Carte de séjour en cours de validité (6 mois minimum) et éventuellement autorisation de travail + avis d imposition si le demandeur est assujetti à l impôt sur le revenu en France II - Documents à produire pour l exercice d une activité en société de droit français : (SARL, EURL.): A - En cas de création 1. Justificatif de la nomination 2. Bail commercial ou Contrat de domiciliation ou justificatif du domicile du dirigeant en France 3. Projet des statuts de la société. 4. Répartition du capital social 5. Bilan prévisionnel sur 3 ans B En cas de prise de fonctions dans une société déjà existante 1. Justificatif de la nomination 2. Extrait K bis d immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois. 3. Copie des statuts de la société. 4. Répartition du capital social (éventuellement) 5. Justificatif URSSAF 6. Dernier bilan 7. Justificatifs de paiement de l IS, Taxe professionnelle et TVA 17
III - Documents à produire pour l exercice d une activité en société de droit français dans laquelle la maison mère apporte au moins 50 % du capital : filiale A - En cas de création 1. Justificatif de la nomination ou lettre d intention de l organe compétent de la personne morale étrangère 2. Bail commercial ou Contrat de domiciliation ou justificatif du domicile du dirigeant en France 3. Projet des statuts de la société. 4. Répartition du capital social B En cas de prise de fonctions dans une société déjà existante 1. Justificatif de la nomination ou lettre d intention de l organe compétent de la personne morale étrangère 2. Extrait K bis d immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois. 3. Copie des statuts de la société. 4. Répartition du capital social (éventuellement) 5. Justificatif URSSAF 6. Dernier bilan 7. Justificatifs de paiement de l IS, Taxe professionnelle et TVA C En cas de mandat donné par une personne morale de droit étranger pour prendre les fonctions de direction dans une filiale française existante ou à créer. Ajouter aux documents A et B : 1. Copie des statuts de la personne morale de droit étranger et du certificat d immatriculation dans le pays d origine 2. Copie des bilans des deux derniers exercices clos ou attestation d une banque du pays du siège de la personne morale de droit étranger justifiant l existence d un compte ouvert au nom de la personne morale. IV Documents à fournir pour l exercice d une activité de direction d un établissement d une personne morale étrangère : succursale A En cas de création 1. Acte ou projet émanant de la personne morale de droit étranger précisant l activité de la maison mère et de l activité future de la succursale. 2. Justificatif de la nomination ou lettre d intention de la personne morale de droit étranger 3. Copie des statuts de la personne morale de droit étranger. 4. Certificat d immatriculation au registre de Commerce du pays d origine 5. Bail commercial ou Contrat de domiciliation ou justificatif du domicile du dirigeant en France 6. Copie des bilans des deux derniers exercices clos ou attestation d une banque du pays du siège de la personne morale de droit étranger justifiant l existence d un compte ouvert au nom de la personne morale. 18
B En cas d établissement existant 1. Justificatif de nomination ou lettre d intention de la personne morale de droit étranger. 2. Extrait K bis d inscription de l établissement au registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois. 3. Copie des statuts de la personne morale de droit étranger et certificat d immatriculation au registre de Commerce au pays d origine 4. Bail commercial ou Contrat de domiciliation ou justificatif du domicile du dirigeant en France 5. Justificatif URSSAF s il y a des salariés 6. Justificatif de paiement des impôts (impôts sur les sociétés), taxe professionnelle et TVA 7. Copie des bilans des deux derniers exercices clos ou attestation d une banque du pays du siège de la personne morale de droit étranger justifiant l existence d un compte ouvert au nom de la personne morale. V Modification de l objet, de la forme ou du siège de l entreprise 1. Procès Verbal précisant l objet de la modification. 2. K-bis modifié de moins de 3 mois +Copie des statuts de la personne morale de droit étranger. 19
ANNEXE DIRECTION D UNE ENTREPRISE ET EMBAUCHE DE SALARIES DE LA COMMUNAUTE 2.2.2 EUROPEENS : CARTE DE SEJOUR COMMUNAUTAIRE Ressortissants des Etats Membres de l Espace Economique Européen (Pays de l Union Européenne, Islande, Norvège et Liechtenstein) en France, il faut présenter : Pour les dirigeants La carte de séjour est indispensable pour les dirigeants d entités en France : établissements et filiales de sociétés mères étrangères, s ils sont résidents. Cette formalité respecte le principe de la libre circulation des ressortissants des Etats membres et des Etats de l Espace Economique Européen (EEE) dans la Communauté, instauré par le Traité de Maastricht. Ce document est à présenter, pour l immatriculation, au Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Toutefois, le CFE accepte le document provisoire accordé par la Préfecture : récépissé de première demande de carte de séjour communautaire sur lequel est porté la mention : «pour toute démarche auprès du CFE» envoyer à la Préfecture de Police de Paris Direction de la Police Générale 7 ème bureau Cellule postale 9 boulevard du Palais 75195 Paris RP Métro : Cité Tel : 01 53 71 51 68 Copie du passeport avec une lettre de demande mentionnant l adresse du demandeur à Paris. Ce service adressera par courrier aux ressortissants étrangers résidant à Paris un dossier dans lequel les documents suivants seront demandés : 1 Carte d identité ou passeport 2 Selon l état civil : certificat de mariage 3 Justificatifs du domicile en France : Contrat de location, facture de téléphone, gaz, électricité il faut être déjà résident en France, dans le cas présent, à Paris, pour demander une carte 4 Lettre de nomination du dirigeant en France s il n est pas nommé dans les statuts : cas du bureau de liaison et de la succursale. Apporter les statuts de la société mère en version bilingue ou les statuts de la filiale en France ou de la société créée ex-nihilo (sans lien avec une société mère étrangère) 5 quatre photographies, noir et blanc, de face NB : Le document définitif, la carte de séjour communautaire, sera accordée lorsque l entité sera immatriculée (présentation du n SIRET ou SIREN et du K bis) Pour les salariés Dans les 3 mois qui suivent l embauche en France : demander la carte de séjour communautaire à la Préfecture du lieu de sa domiciliation en apportant les mêmes documents mais en remplaçant le point 4 par la déclaration d engagement imprimé fourni par la Préfecture (à compléter et signer par l employeur) indiquant la date d embauche et le poste occupé 20
2.3 ENGAGEMENT ET DETACHEMENT DE SALARIES ETRANGERS L'introduction en France de personnel étranger doit avoir pour principale vocation de faire bénéficier l'entreprise, du savoir-faire et de l'expérience d'un salarié étranger. Engagement d un salarié ressortissant des Etats Membres de l Espace Economique Européen (Pays de l Union Européenne, Islande, Norvège et Liechtenstein) Depuis le Traité de Maastricht, les formalités sont effectuées par le salarié après son embauche en France et sont à considérer comme une simple régularisation auprès de la Préfecture. Il obtiendra : un titre de séjour d une durée équivalente au contrat de travail si celui-ci dure de 3 mois à un an. une carte de ressortissant communautaire d une durée de validité de un an, renouvelable chaque année, s il choisit de rester rattaché au régime de sécurité sociale de son pays d origine ; son salaire sera néanmoins payé en France et il sera imposable sur le revenu en France. Ce système évite les ruptures d affiliation à différents régimes de sécurité sociale et peut intéresser les ressortissants de pays où le montant des cotisations est plus faible qu en France. Dans tous les autres cas, la durée de validité de la carte est de 10 ans (c est généralement le cas de contrats de travail à durée indéterminée avec un rattachement à la couverture sociale française). Pour les activités et les professions réglementées, il faut prendre en compte les équivalences de diplômes. Engagement d un salarié non ressortissant des Etats Membres de l Espace Economique européen (Pays de l Union Européenne, Islande, Norvège et Liechtenstein) L entité française est chargée de la procédure d introduction du salarié étranger en France. Un dossier doit être demandé auprès de la Direction Départementale, du travail et de l emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP), dans le ressort de l implantation de l entreprise. Les délais d obtention du permis de travail sont variables selon le département où la demande est déposée. En moyenne, il faut compter 8 à 10 semaines. Le dossier doit notamment comporter des éléments concernant l'entreprise (adresse, n du Registre du commerce et des sociétés ), le salarié (situation professionnelle et familiale), copie du passeport et du Curriculum-Vitae copie des diplômes avec traduction certifiée une lettre de l employeur motivant l embauche l imprimé «Contrat de travail» (qui mentionne le salaire brut, le poste occupé, la durée du contrat) le dépôt d une offre d emploi auprès de l'agence nationale pour l'emploi (ANPE), sauf pour les cadres recevant un salaire mensuel brut minimum de l'ordre de 3 811,23 Euros ( 25.000 FF). L offre d emploi est déposée pendant cinq semaines, ce qui retarde d autant le traitement du dossier. 21
Sur avis favorable de la DDTEFP et de l'office des Migrations Internationales (OMI), le Consulat de France du pays d'origine du salarié délivre le visa long séjour. Dès son arrivée en France, le salarié doit solliciter une Carte de Séjour auprès de la Préfecture de Police de Paris par voie postale : envoyer la photocopie du passeport et du visa à la Direction de la Police Générale - 7 ème bureau Cellule postale 9, boulevard du Palais - 75195 Paris RP. Parallèlement, l entreprise doit contacter l OMI pour demander un rendez-vous pour la visite médicale obligatoire. Hors Paris, le salarié se présente à la Préfecture dont dépend son domicile avec son passeport et un justificatif de domicile. Délai d obtention de la Carte de Séjour : 3 semaines environ. Si le salarié doit ressortir de France avant ce délai pour raisons professionnelles ou familiales, il doit s adresser au Centre des Etrangers dont dépend son domicile (4 centres pour les 20 arrondissements de Paris). Il obtiendra ainsi très rapidement un titre de séjour provisoire. Introduction de la famille du salarié L employeur doit déposer la demande d introduction de la famille du salarié à la Direction des Affaires Sociales et Sanitaires (DASS), du lieu d'implantation de la société ou du domicile du salarié, en fournissant notamment les certificats de mariage et de naissance des enfants, ainsi qu'une attestation relative à la fonction et au salaire du futur employé. Le dossier transite ensuite par l OMI et le Consulat de France selon la même procédure que le dossier du salarié. Même procédure également pour l obtention de la Carte de Séjour du conjoint accompagnant le salarié. Détachement d un salarié étranger Une société étrangère peut détacher un salarié auprès de son établissement ou de sa filiale en France et ce pour une durée variable selon les conventions internationales. En l absence de convention sociale, la durée d un détachement est de 2 fois 9 mois. Le détaché doit être payé par la société étrangère et recevoir une rémunération proportionnelle à son niveau de qualification. Le détaché continue à payer ses cotisations sociales dans le pays d'origine. Il n est pas résident fiscal en France et continue à payer ses impôts sur le revenu dans son pays d origine, sauf si la durée du détachement s avère être plus longue. L'entreprise d'accueil doit déposer un dossier à la DDTEFP dont elle dépend avec toutes les informations sur la société étrangère, sa propre structure et le futur détaché. Notamment, il faut produire un justificatif d'affiliation à la sécurité sociale de son pays d'origine. La DDTEFP peut également demander, dans certains cas, le contrat initial d embauche. Si le détaché ne peut pas justifier d une attestation d affiliation, c est le régime français qui s applique auquel il devra obligatoirement s affilier. NB : Le reste de la procédure d introduction du détaché (et de sa famille) suit le même processus que pour un salarié. Il en est de même pour l obtention de la Carte de Séjour du détaché (et de son conjoint accompagnant). 22