Page 1 sur 34 Domino Web Access 7 1. AVANT-PROPOS 2 2. PREMIERE UTILISATION 2 3. ECRAN DE BIENVENUE 3 4. NAVIGATION DANS DOMINO WEB ACCESS 4 4.1. TRIER UNE LISTE 6 4.2. AJUSTER LA LARGEUR DES COLONNES 6 5. COURRIER 7 5.1. COURRIER EN ARRIVEE 7 5.2. LIRE LES EMAILS 12 5.3. LIRE LES PIECES-JOINTES 13 5.4. ENVOYER UN EMAIL 14 5.5. ADRESSER UN EMAIL 16 5.6. METTRE EN FORME UN E-MAIL 17 5.7. AJOUTER DES PIECES-JOINTES 18 5.8. VERIFIEZ VOTRE QUOTA DE MESSAGERIE 19 6. AGENDA 20 6.1. TYPES D AFFICHAGES 21 6.2. ATTEINDRE UNE DATE 21 6.3. CREER UNE ENTREE D AGENDA 22 6.4. DEPLACER ET/OU MODIFIER UNE ENTREE 23 6.5. AVIS DE REUNION 23 6.6. AGENDA DE GROUPE 23 7. TACHES 24 7.1. CREER UNE TACHE 24 7.2. AFFICHER LES TACHES 25 8. CONTACTS 26 8.1. VOTRE CARNET D ADRESSES PERSONNEL 26 8.2. CREER ET MODIFIER UN CONTACT 27 9. BLOC-NOTES 28 9.1. CREATION D'UNE PAGE DE BLOC-NOTES 28 9.2. MODIFICATION D'UNE PAGE DE BLOC-NOTES 28 9.3. SUPPRESSION D'UNE PAGE DE BLOC-NOTES 28 10. PREFERENCES 29 10.1. PREFERENCES GENERALES 29 10.2. PREFERENCES DE COURRIER 30 10.3. PREFERENCES D AGENDA 31 10.4. ABSENCE 32 10.5. INTERNATIONAL 33 10.6. DELEGATION 33 10.7. SECURITE CHANGER SON MOT DE PASSE 34 10.8. AUTRES 34
Page 2 sur 34 1. Avant-Propos Notes Importantes à propos de Domino Web Access 7 Domino Web Access est le nouveau nom de la version de messagerie Lotus Notes accessible depuis Internet. Domino Web Access fonctionne avec Internet Explorer version 5 & supérieure sur PC. Configuration minimale pour faire fonctionner Domino Web Access: Internet Explorer 5 ou supérieure, autoriser les cookies, JavaScript et ActiveX. 2. Première Utilisation A la toute première utilisation de Domino Web Access, une fenêtre peut apparaître vous demandant d installer un plug-in provenant de chez IBM. IL EST ABSOLUMENT INDISPENSABLE D INSTALLER celui-ci pour pouvoir utiliser Domino Web Access. C est un petit fichier à télécharger, qui s installe rapidement et qui ne modifie en rien la configuration actuelle de votre ordinateur. Cliquez sur le bandeau jaune (ou bleu) en haut de la fenêtre et choisissez «Installler le contrôle ActiveX» Dans la fenêtre d avertissement de sécurité, cliquez d abord sur la double flêche «Plus d options», puis sélectionnez «Toujours installer les logiciels» et enfin Installer
Page 3 sur 34 3. Ecran de Bienvenue Voici l écran de bienvenue de Domino Web Access 7.
Page 4 sur 34 4. Navigation dans Domino Web Access Cette barre d onglets vous donne accès à toutes les fonctionnalités de votre messagerie. L onglet «Bienvenue» vous renvoie à votre page d accueil. Cliquez sur l onglet Courrier pour accéder à vos courriers en arrivée. Passez votre curseur sur cet onglet pour afficher d autres options. Consultez vos nouveaux emails en cliquant sur Courrier en arrivée. Brouillons : Accédez au dossier des brouillons, là où ont été stockés vos emails non terminés. Envoyés : C est le dossier où les copies de tous vos emails envoyés sont stockées, si vous l avez stipulé. Tous Documents vous affiche tous les emails de votre messagerie, incluant les courriers en arrivée, les brouillons & ceux envoyés. La Corbeille est le dossier où sont stockés tous les emails que vous avez marqués pour suppression, jusqu à ce que vous vidiez celle-ci. Nouveau Courrier ouvre un formulaire dans une nouvelle fenêtre afin de créer un nouvel email. Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : Votre messagerie reste toujours visible car elle est disponible dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur. Ainsi, vous pouvez continuer dans la fenêtre principale à travailler sur votre agenda, tâches, etc. Cliquez sur l onglet Agenda pour accéder à votre calendrier personnel. Passez votre curseur sur cet onglet pour afficher d autres options. Vous pouvez afficher le calendrier pour un jour, deux jours, cinq jours, une semaine, 2 semaines, un mois ou pour l année entière. Cliquez sur l une de ces options pour afficher la vue désirée. Vos Avis de réunion s affiche sous forme de liste. Agenda de groupe affiche la fenêtre d agenda du groupe dont vous faites partie et de voir, ajouter ou modifier ces rendez-vous. Nouvelle entrée d agenda : Ajoutez des rendez-vous à votre agenda en cliquant sur cette option. Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : L agenda reste toujours visible car il est disponible dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur. Ainsi, vous pouvez continuer à travailler sur vos emails dans la fenêtre principale. Cliquez sur l onglet Tâche pour accéder à votre pense-bête personnel ou survolez-le pour afficher d autres options. La Liste des tâches affichera toutes les tâches que vous avez planifiées sous forme de liste de texte que vous pouvez voir, ajouter ou modifier. Visualisez toutes vos tâches sur un jour, une semaine, un mois ou pour l année entière. Nouvelle tâche affiche une nouvelle fenêtre de formulaire afin de créer une nouvelle tâche personnelle. Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : Les tâches à effectuer restent toujours visibles car elles sont disponibles dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur. Ainsi, vous pouvez continuer à travailler sur le reste de votre messagerie dans la fenêtre principale.
Page 5 sur 34 Cliquez sur l onglet Contacts pour accéder à votre carnet d adresses personnel. Survolez cet onglet pour afficher d autres options. La Liste des contacts affichera tout votre répertoire. Créez votre Nouveau groupe de messagerie en y ajoutant manuellement les adresses de vos contacts ou tout simplement en les recherchant depuis les carnets d adresses disponibles depuis le bouton «Membres». Ajoutez quelqu un à votre carnet d adresses en remplissant le formulaire du bouton Nouveau contact. Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : Votre répertoire reste toujours visible car il est disponible dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur. Continuez ainsi à travailler sur le reste de votre messagerie dans la fenêtre principale. Cliquez sur l onglet Bloc-notes pour accéder à votre bloc-notes personnel qui vous met à disposition des pages blanches pour y inscrire quelques notes, ou survolez-le pour afficher d autres options. Bloc-notes permet également d accéder à votre bloc-notes. Nouvelle page affiche une nouvelle page afin d y ajouter vos annotations. Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : Le bloc-notes reste toujours visible car il est disponible dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur. Ainsi, vous pouvez continuer à travailler sur votre messagerie dans la fenêtre principale. La barre de menu, située en haut à droite, vous permet d accéder à d autres fonctions et options. Personnalise les paramètres de courrier, d'agenda, de délégation ou d'archivage par exemple, ou changer votre mot de passe. Déconnexion clotûre votre session avec le serveur de messagerie et ferme la fenêtre de votre navigateur. Consultez une rubrique dans l'aide ou rechercher des informations d'aide sur Domino Web Access. En bas à gauche de la plupart des clients Domino Web Access est affiché un calendrier ainsi que l heure. Cliquez sur le texte de la date et heure du jour pour accéder directement à votre agenda. Cliquez sur la flèche pointant vers le heut pour afficher ou masquer le calendrier du moins en cours. Cliquez sur une date du calendrier pour ouvrir votre agenda à la date désirée Cliquez sur les flèches gauche et droite du mois pour vous déplacer dans les mois passéss ou à venir Cliquez sur les flèches gauche et droite de l année pour vous déplacer dans les années précédentes ou futures
Page 6 sur 34 4.1. Trier une liste A l affichage, vos courriers en arrivée sont triés du plus récent au plus ancien. Pour trier ceux-ci par nom de famille, cliquez sur «Qui». Cliquez de nouveau pour annuler ce tri. Faites de même pour trier par date, Taille de pièces-jointes ou Objet. 4.2. Ajuster la largeur des colonnes Généralement, si vous voyez un séparateur de lignes entre chaque titre de colonnes, c est que vous pouvez ajuster la largeur de celles-ci pour une meilleure visibilité des informations. Survolez le séparateur désiré et le curseur va se transformer en pointeur à 4 flèches. Cliquez en gardant le clic-gauche enfoncé et déplacer le séparateur vers la gauche ou la droite avec le pointeur à 4 flèches jusqu à obtenir la largeur de colonne voulue. Relachez le bouton de la souris. Pour restaurer la largeur des colonnes, faites un clic-droit sur la barre des titres «restaurer la largeur des colonnes».
Page 7 sur 34 5. Courrier Vous trouverez ci-dessous plusieurs sujets concernant l utilisation des emails. 5.1. Courrier en arrivée Ci-dessous un exemple de boite de réception La taille de votre base courrier est affichée au centre avec un indicateur Les messages que vous avez lus sont en noir. Ceux encore non lus sont en rouge. Pour lire un message, double-cliquez dessus. Le message s ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Voici un exemple de la barre de navigation située sur le coté de votre boite. Cliquez une fois sur un des dossiers listés pour afficher le contenu de celui-ci dans la même fenêtre de votre navigateur. A tout moment, lorsque vous faites un clic-droit sur un message, vous pouvez retrouver toutes ses fonctions.
Page 8 sur 34 Ci-dessous la barre de menus de votre boite de réception : Pour mettre à jour la vue de votre boite de réception, cliquez sur le bouton Raffraichir la vue et vos nouveaux messages apparaitront. Le bouton Créer ouvre une fenêtre qui vous permet de créer : Un email Un message téléphonique Une entrée dans votre agenda Une tâche à effectuer Ajouter un contact à votre carnet d adresses Ajouter un groupe de messagerie à votre carnet d adresses Utiliser le bloc-notes Ou encore, gérer & organisez vos dossiers! Mettez en surbrillance un message et cliquez sur Répondre pour créer un email de retour à votre (vos) interlocuteur(s). Le bouton A l expéditeur/a tous ouvre un nouvel email à remplir. Attention, il NE CONTIENT NI texte original NI piècesjointes! L option À l expéditeur/a tous avec historique ouvre un nouvel email à compléter avec l historique et la piècejointe. L option À l expéditeur/a tous sans rattachement ouvre un nouvel email à remplir avec l historique. Mais il NE CONTIENT PAS les pièces-jointes! L option À l expéditeur/a tous avec historique de type Internet ouvre un nouvel email à compléter, mis en forme afin qu il soit lisible pour la plupart des messageries. (les phrases commencent avec le signe «>»). Il contient le(s) nom(s) de(s) l expéditeur(s) et le texte d orgine. Mais il NE CONTIENT PAS les pièces-jointes! Mettez en surbrillance un message et cliquez sur Faire suivre pour créer un email à l intention d un nouveau destinataire et incluant tout le texte d origine (et donc également la pièce-jointe). Faire suivre sans rattachement(s) crée un email à l intention d un nouveau destinataire en incluant le texte d origine mais PAS la pièce-jointe du message d origine. Transfert de type internet, transmet l email formaté afin que la mise en forme soit lisible pour la plupart des messageries. (les phrases commencent avec le signe «>»). Il contient le texte d orgine mais PAS les pièces-jointes!
Page 9 sur 34 Icône Priorité Haute Normale Basse Vous pouvez gérer et organiser vos emails par dossiers avec la fonction Déplacer. Classer : Transférez vos emails dans n importe lequel de vos dossiers existant (y compris la corbeille ou les courriers indésirables) ou crééz-en de nouveau. Copier dans le dossier vous permet de copier un message valide vers un dossier existant (donc uniquement vers Courrier en arrivée ou Dossiers) ou que vous allez créer mais le laisse dans le dossier courant. IMPORTANT : Cette option NE CRÉÉ PAS 2 copies du message. Si vous supprimez ce message d un dossier, le message SERA SUPPRIMÉ de TOUS les dossiers. Retirer du dossier, retire le message selectionné du dossier en cours mais il reste accessible depuis le vue «Tous les documents». L archivage n est pas disponible chez Group Auto Union France Ajouter/modifier indicateur : Il est possible de marquer un message électronique à l'aide d'une icône afin d'indiquer si son traitement est urgent, de priorité normale ou faible. Nouveau message de suivi : Vous pouvez généralement créer pour vous-même une tâche de suivi en marquant un message reçu. Suivi rapide : Sélectionnez un message et cliquez sur cette fonction pour lui ajouter un marqueur de priorité normale. Si vous supprimez la marque d'un message (retirer indicateur), ce dernier disparaît de la vue Suivi mais pas des autres vues. Lorsque vous transférez un message dans un dossier, l'icône de suivi reste associée au message. Il est possible de marquer un message comme lu ou non lu pour le mettre en évidence. Vous pouvez effectuer cette opération sur les messages sélectionnés ou sur l'ensemble des messages sans les ouvrir. Sélectionnez un message pour le mettre en surbrillance et cliquez sur Marquer lu. Il passera du rouge au noir pour vous indiquer que vous l avez lu. Tous en lus changera la couleur du noir en rouge de tous les messages du dossier en cours. Pour mettre en évidence un courrier en rouge, passez-le en Marquer non lu et il apparaitra comme s il n était pas lu. Il en va de même pour tous les messages du dossier avec l option Tous en non lus et ils apparaitront également comme des nouveaux emails. Afficher / Afficher non lus seulement : Sélectionnez cette option et visualisez d un coup d œil uniquement les mails qui sont ne sont pas encore lus. Cliquez de nouveau sur ce bouton pour annuler l affichage.
Page 10 sur 34 D autres options sont disponibles dans Outils : Préférences : Personnalisez les paramètres de votre base courrier. Cette rubrique est développée au chapitre 7. Fonction Absence : Vous pouvez envoyer automatiquement un message aux personnes qui vous écrivent pendant votre absence. Affichez toutes vos Règles de messagerie sur ce bouton pour les modifier ou les gérer. Les règles de messagerie permettent de filtrer votre courrier pour éliminer les messages indésirables et/ou transférer les messages vers des dossiers spécifiques L option Bloquer courrier provenant de créée une règle pour bloquer définitivement l expéditeur que vous avez selectionné. Nouvelle règle de courrier ouvre un formulaire et vous permet de rédiger vos conditions de réception (par exemple : lorsque vous recevez un mail de jean.dupont@mail.com le transférer dans le dossier «Jean») Sélectionnez un courrier et cliquez sur nouvelle règle rapide pour rédiger vos nouvelles conditions sur l expéditeur du courrier sélectionné. (principe identique que précédemment). Afficher les modèles : Affichez tous vos modèles de message. Ce sont des modèles de courrier réutilisables. Pratique lorsque vous envoyez fréquemment aux mêmes personnes des mémos dont le format ne change pas. Créer un message d après un modèle : Utilisez un de vos modèles déjà créés pour écrire à vos correspondants. Nouveau modèle : Ouvre un formulaire afin de créer un modèle de mémo. Imprimez n'importe quelle vue, entrée d agenda, page de bloc-notes ou tout document sélectionné.
Page 11 sur 34 Supprimez vos messages et ils iront directement à la corbeille. La touche «Suppr» ou «Del» de votre clavier fonctionne également. Pour supprimer plusieurs messages, appuyez sur la touche «Ctrl» de votre clavier et sélectionnez en même temps chaque mail à supprimer en cliquant dessus. Pour restaurer un document, placez-vous dans le dossier Corbeille, sélectionnez le message et cliquez sur le bouton restaurer. Pour supprimer définitivement un élément, cliquez sur Supprimer de la corbeille. Pour supprimer définitivement tous les éléments, cliquez sur Vider la corbeille. IMPORTANT : Il n y aura pas de message d avertissement lors d une suppression!! Soyez certain de bien vouloir détruire vos fichiers. Une fois la corbeille vidée, il n existe aucune possibilité de les retrouver.
Page 12 sur 34 5.2. Lire les emails Doublez-cliquez sur un message de votre boite de réception pour le lire et il s affichera dans une nouvelle fenêtre. Ci-dessous la barre de menus des options lorsque vous lisez un message : Cette barre de bouton est à peu près identique celle qu on retrouve dans les courriers en arrivée. Les fonctionnalités sont décrite à la rubrique 5.1 «courrier en arrivée» dès la page 8. D autres fonctionnalités sont disponibles dans les Outils. Ajouter l expéditeur aux contacts : Permet d ajouter facilement l expéditeur de ce message à votre carnet d adresse en ouvrant un formulaire à compléter dans une nouvelle fenêtre. Copier dans nouvelle entrée d agenda : Injectez directement ce message en tant que rendez-vous. Copier dans nouvelle entrée de tâche en instance : Ajoutez facilement ce courriel directement dans vos tâches personnelles. Cette fonction n est pas disponible chez Group Auto Union France Modifiez le message d origine pour y apporter vos modifications et enregistrez-le ensuite. Le symbole Imprimer ouvre une copie au format imprimable de votre message dans une nouvelle fenêtre. Supprimez ce document Ferme tout simplement la fenêtre du message en cours et vous ramène à votre page principale de Domino Web Access. Cliquez sur la flèche-haut pour aller au message précédent, sur la flèche-bas pour aller au suivant. L Aide est disponible en permanence grâce à ce sigle.
Page 13 sur 34 5.3. Lire les pièces-jointes Un email, de votre boite de réception, comportant une pièce-jointe ressemblera à l exemple ci-dessous. On peut y apercevoir le symbole du trombonne précédant l objet du message (entre la colonne Taille & Objet). Une fois le message ouvert, la pièce-jointe est située en bas du courrier, après le corps du texte : Affichez différemment les pièces jointes de vos emails reçus par les icônes. Vous pouvez les afficher telles de grosses icônes, sous forme de liste ou encore sous forme détaillée (affichera dans ce cas la taille et la date de modification du document). Pour enregistrer la pièce-jointe sur votre ordinateur sans l ouvrir, cliquez directement sur l icône. Une boite de dialogue s ourvira vous permettant de spécifier où vous voulez enregistrer la pièce-jointe. Pour ouvrir la pièce-jointe, double-cliquez simplement dessus. Une fenêtre de téléchargement va s ouvrir avec la barre de progression. IMPORTANT : Vous devez disposer d un programme ou d une configuration permettant de visualiser/éxécuter le fichier en pièce-jointe. Enregistrer une pièce-jointe ne la supprime pas du message d origine ou de la messagerie. NB: Si vous éditez la pièce-jointe qui vous a été adressée, vous éditez une copie de ce fichier qui est stocké sur votre ordinateur : Vous NE MODIFIEZ DONC PAS la pièce-jointe d origine. Si vous souhaitez envoyer votre version de la pièce-jointe modifiée, vous devez créer un email et y rattacher la pièce-jointe que vous serez allé rechercher sur votre ordinateur au préalable : Faire suivre une pièce-jointe modifiée depuis un mail ne fonctionnera pas.
Page 14 sur 34 5.4. Envoyer un email Voici ci-dessous la fenêtre du le formulaire de création d un nouvel email Ci-dessous la barre de menus lorsque vous créez un message : Le bouton Créer ouvre une nouvelle fenêtre qui vous permet de créer : Un autre email Un message téléphonique Une entrée dans votre agenda Une tâche personnelle D ajouter un contact à votre carnet d adresses D ajouter un groupe de messagerie à votre carnet d adresses D utiliser le bloc-notes Cliquez sur le bouton Envoyer une fois la création de l email terminée. Envoyer et classer : Permet d envoyer l email et d en faire une copie dans un dossier de votre choix. Si vous supprimez cette copie, le message dans les courriers envoyés sera également supprimé. Enregistrer brouillon vous permet d enregistrer vos messages non-terminés dans le dossier Brouillons. Ouvrez le dossier des Brouillons, double-cliquez sur le message, finissez-le et envoyez le plus tard. Enregistrer modèle vous permet d enregistrer le message en cours en tant que Modèle de mémo.
Page 15 sur 34 Ajouter ou modifier indicateur : Marquez ce message électronique à l'aide d'une icône afin d'indiquer si son traitement est urgent, de priorité normale ou faible. Suivi rapide : Ajoutez à ce courrier un marqueur de priorité normale. Retirer indicateur lorsqu il n y a plus de priorité de traitement nécéssaire Options : Concerne les options de distribution (accusé-réception). Gérez les options de distribution du message en cours en cliquant sur ce bouton. La fenêtre qui va s ouvrir ne concerna pas les emails à venir! Avis de distribution : Sans : Aucune notification ne vous sera envoyée même si le message n a pas été délivré. Sur échec seulement : Cette option est définie par défaut pour tous les emails. Si votre courriel n arrive pas à destination, vous recevrez un avis de non-distribution. (Si la messagerie du destinataire le gère). Confirmer distribution : Lorsque votre message sera reçu par le serveur de messagerie de votre destinataire, un message vous sera envoyé. Cela ne signifie pas que votre correspondant a reçu celui-ci, ni s il l a lu! Suivre de bout en bout : Une notification vous sera envoyé chaque fois que votre message passe par un relais de messagerie jusqu au serveur de messagerie final. Priorité de distribution : Tous les messages chez Group Auto Union France sont envoyés instantanément. Les priorités sont donc sans effet. Accusé de réception : Cochez cette case pour avoir une confirmation que votre message a bien été reçu. Elle est également disponible directement sur le formulaire de création. Sélectionnez le Format du message en cours : texte enrichi ou texte simple. Le Texte riche, puisqu il permet des améliorations telles que couleur de police, gras, italique, type de police, etc, sera lisible uniquement par les messageries capables de lire l HTML. Le Texte Normal ne tolère pas de formattage du texte mais est lisible par la totalité des messageries électroniques. Imprime le message en cours Ferme la fenêtre du message en cours SANS sauvegarder votre message NI ne l envoyer! L Aide est toujours disponible grâce à ce symbole. Cette barre est un accès rapide à l accusé de réception : La Priorité haute, Signer & Chiffrer sont désactivés chez Group Auto Union France.
Page 16 sur 34 5.5. Adresser un email Dans le champ Pour : Si le destinataire a une adresse groupautounion.fr, Domino Web Access peut chercher directement pour vous l adresse email du destinataire. Tapez simplement le nom (ou une partie du nom) tel qu indiqué dans l annuaire «dom3g s Addresss Book» puis cliquez sur le bouton Vérifier nom(s) qui apparait à gauche de ce champ et l adresse du destinataire va se compléter automatiquement. Note : Si plusieurs personnes partagent le même nom, une fenêtre s ouvrira afin de sélectionner le bon interlocuteur. Si le destinataire n a pas d adresses groupautounion.fr, tapez directement son adresse traditionnelle dans ce champ. CC: Envoie une Copie Conforme au(x) destinataire(s) indiqué(s), en plus du destinataire principal du message. CCC: Envoie une Copie Cachée Conforme au(x) destinataire(s) indiqué(s), en plus du destinataire principal du message. En réception, ils ne verront leur nom apparaître que dans ce champ. Le(s) destinataire(s) principal NE VERRA PAS que d autres destinataires sont également en copie. Cliquez une fois sur la touche Pour : vous ouvre l accès directement aux différents carnets d adresse (carnet d adresses personnel, dom3g s Address Book, etc ) La boite de dialogue des carnets d adresse s ouvre dans une nouvelle fenêtre. Le carnet d adresses personnel est proposé par défaut. Pour passer de vos Contacts (votre carnet d adresses personnel) au dom3g s Addresss Book (carnet d adresses des messageries groupautounion.fr), utilisez le menu déroulant Rechercher et sélectionnez-le. Cliquez une fois sur le contact désiré puis cliquez sur le bouton Pour : afin d ajouter le nom de la personne en destinataire de votre email. Répétez l opération si vous voulez ajouter une ou plusieurs personnes. Lorsque tous vos interlocuteurs sont sélectionnés, cliquez sur le bouton Quitter. Pour aller directement à un nom en particulier, tapez le nom de famille (ou le début de celui-ci) dans le champ Rechercher. Cliquez ensuite sur le bouton Recherche, la liste de sélection va automatiquement se positionner au(x) nom(s) désiré(s) du carnet d adresses. Sélectionnez le nom désiré de façon à le mettre en surbrillance puis cliquez sur le bouton Pour : (ou cc: ou encore ccc: ) Faites de même pour envoyer votre message à plusieurs personnes. Une fois toutes les adresses ajoutées, cliquez sur le bouton Quitter.
Page 17 sur 34 5.6. Mettre en forme un e-mail Domino Web Access utilise par défaut la police sans serif, 10 points, noire. Ci-dessous les options disponibles pour mettre en forme le corps du texte de vos messages (si vous avez choisi le texte enrichi). Si vous avez choisi le texte normal, seules les options de correction orthographique seront disponibles. IMPORTANT : Certaines mises en forme, telles que la taille & style de police de caractère, la couleur, gras, souligné, etc peuvent ne pas être distingués par certains logiciels de messagerie de vos correspondants. Choisissez le type de police et sa taille Annuler la dernière modification Met le texte en gras Met le texte en italique Souligne le texte Appliquer au texte une couleur parmi les 60 couleurs disponibles de la palette Insérer un tableau Propriétés du tableau Alignement : Menu contextuel pour aligner votre texte à gauche, au centre ou à droite. Met le texte en retrait vers la droite ou vers la gauche Convertit le texte en liste à puces non-ordonnée Convertit le texte sélectionné en liste d éléments numérotés Créer un titre ou sélectionner du texte pour le modifier en titre Insère une ligne horizontale Insére un saut de page Insérer une image. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir une boite de dialogue qui vous permettra de rechercher une de vos images ou une image proposée par Domino Web Access. Insérer un lien internet. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boite de dialogue appropriée. Vérifie l orthographe Permet de changer le dictionnaire par défaut utilisé par le correcteur orthographique
Page 18 sur 34 5.7. Ajouter des pièces-jointes Retrouvez l emplacement dédié aux pièces-jointes en bas de votre nouvel email en préparation. Cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas pour afficher ce menu s il n est pas visible. Permet de sélectionner un ou plusieurs fichiers. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir une boite de dialogue qui vous permettra de rechercher un fichier que vous voulez rattacher au mail. Supprimer le ou les fichiers joints sélectionnés. Visualisez vos icônes de pièces jointes telles de grandes icônes, sous forme de liste ou encore sous forme détaillée (avec la taille et la date de modification du document). Vous pouvez également utiliser le «glisser-déposer» pour joindre un ou des fichier(s). Ouvrez le Poste de travail ou l explorateur Windows de votre ordinateur Localisez le fichier que vous souhaitez rattacher Cliquez sur l icône et, tout en gardant cette icône selectionnée, et glissez le dans l endroit reservé aux pièces-jointes de votre email en création (cf. image cicontre) Relachez le bouton de souris. L icône de votre fichier va apparaître dans le cadre des pièces jointes
Page 19 sur 34 5.8. Vérifiez votre quota de messagerie Il est important de conserver, dans la mesure du possible, une taille de messagerie correcte car les performances des serveurs sont ralenties par des messageries trop lourdes ainsi que l'accès aux mails pour tous les utilisateurs. Vérifiez donc régulièrement l'espace utilisé par votre base courrier. Le classement des mails dans les dossiers ne libère pas d'espace disque. Le pourcentage d utilisation de votre base courrier est affiché sur la page d accueil Affichez la fenêtre d utilisation en cliquant dessus, vous rappelant votre espace libre restant. Pour connaître le quota exact de votre messagerie ainsi que les informations sur votre base courrier ( nom de fichier courrier, modèle appliqué, nombre de documents, taille de la messagerie, quota, seuil d avertissement), cliquez sur sur l icône Lotus Domino Web Access (située en haut à gauche) Le nom du modèle vous indique si vous fonctionnez bien avec la version la plus récente de la version Web de Lotus : dwa7 étant la plus récente, inotes6 la précédente. Le nombre de documents inclus la boite de réception, les modèles, les rendez-vous du calendrier, etc La taille de votre messagerie est indiquée en Mo. Le quota autorisé pour votre base courrier est indiqué à la fois en Mo mais aussi en pourcentage. Le seuil d avertissement indique vous alertera lorsque vous approcherez de votre limite de taille de messagerie
Page 20 sur 34 6. Agenda L agenda est disponible depuis la barre d outils principale. Utilisez-le pour la gestion & l organisation de votre emploi du temps. En effet, l agenda vous permet d organiser et de planifier : Des rendez-vous Des rappels Des invitations (réunions) Des anniversaires Des événements (durée au minimum d une journée) Exemple de vue d agenda Pour mettre à jour la vue de votre agenda, cliquez sur le bouton Raffraichir la vue. Le bouton Créer est directement disponible pour effectuer d autres opérations Faites suivre votre entrée d agenda tel un email Afficher tous vos avis de réunion de votre agenda Résumer vous affichera l agenda sous forme d une liste de texte plutôt que le calendrier habituel. Depuis les Outils, accédez directement : au panneau des Préférences (décrit plus loin, au chapitre 8) à l agent d absence (décrit plus loin, au chapitre 8.4) Imprime la vue complète en cours en cours (un jour/page, la semaine sur 2 pages, uniquement la semaine de travail, etc ) Sélectionnez l entrée d agenda à supprimer.
Page 21 sur 34 6.1. Types d affichages Vous pouvez changer le format d affichage du calendrier soit depuis la barre du d outils principal, soit depuis la barre du menu «Mes Agendas» 6.2. Atteindre une date Atteignez une date voulue : Par le calendrier en bas à gauche. Depuis le menu «Mes Agendas» à gauche A l aide des flèches «gauche» et «droite» de chaque menu pour parcourir les jours, semaines, mois, etc Pour aller directement à la date du jour, cliquez sur l éphéméride en bas à gauche
Page 22 sur 34 6.3. Créer une entrée d agenda Plusieurs possibilités : Soit depuis la barre de menu principale choissisez «Agenda» puis «Nouvelle entrée d agenda» et remplissez le formulaire Ou bien depuis la vue «Agenda», dans «Créer» puis «Entrée d agenda» Ou encore, doubles-cliquez simplement sur le jour où vous voulez ajouter un événement et remplissez le formulaire Rendez-vous : Choisissez la catégorie Inscrivez l objet et le lieu Date, l heure et la durée de l évènement Définissez l alarme pour vous prévenir Vous pouvez également : Ajouter une note sous forme de texte en cliquant sur Détails Ajouter un ou plusieurs pièces-jointes via Rattachements Inviter quelqu un à prendre part à cet événement en cliquant sur Invitation (en haut) Visualisez votre planning des rendez-vous pour vérifier les conflits horaires, par exemple, depuis l onglet Planning. Spécifiez la répétition pour cet événement dans le dernier onglet pour une fréquence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ainsi que la durée de celle-ci.
Page 23 sur 34 6.4. Déplacer et/ou modifier une entrée Utilisez tout simplement le «glisser-déposer» pour déplacer votre entrée d agenda dans une même période affichée Ou bien ouvrez l évènement et modifiez la date, l heure, la durée, l objet, etc Cliquez sur «Vérifier agenda» en haut et visualisez vos créneaux horaires disponibles dans une nouvelle fenêtre d agenda. 6.5. Avis de réunion Vous disposez de plusieurs façons d'afficher les avis de réunion : Dans votre agenda : les avis de réunion s'affichent comme si ces réunions étaient planifiées dans votre agenda. Passez la souris sur l'avis pour afficher des détails supplémentaires. Le symbole est différent des autres entrées d agenda classiques. Dans la vue des avis de réunion (à gacuhe dans le menu «Mes Avis de réunion»): cette vue affiche les invitations aux réunions et les réponses, telles que les propositions de nouvel horaire ou les avis de refus. Vous pouvez trier cette vue par organisateur ou par date. Dans une liste résumée : une liste de vos réunions s'affiche sous forme de résumé trié par date depuis le menu «Afficher» et sélectionnez «Résumer» 6.6. Agenda de groupe Un agenda de groupe regroupe les disponibilités des personnes que vous sélectionnez : Identifiez rapidement, dans un groupe sélectionné, les personnes disponibles et non disponibles lorsque vous planifiez une réunion ou un événement sur une journée. Un agenda de groupe ne fonctionne que si tous les membres du groupe autorisent l'accès à leurs horaires de travail. Par défaut, Domino Web Access permet à tous les utilisateurs d'accéder à votre planning. Si vous modifiez les préférences de planning dans Délégation afin de limiter l'accès à votre planning, seules les personnes figurant dans votre liste d'accès peuvent consulter vos horaires de travail. Depuis l onglet Agenda, cliquez sur la flèche et choisissez «Agenda de groupe». Cliquez ensuite sur «Créer». Entrez un nom pour votre groupe et choisissez les membres par le bouton depuis vos carnets d adresses Choisissez la vue par défaut à l ouverture de cet agenda Enregistrez et fermez
Page 24 sur 34 7. Tâches Vous pouvez créer des tâches à effectuer et les afficher sous forme de liste ou de graphique.vous pouvez afficher vos tâches dans votre agenda pour identifier immédiatement les tâches à accomplir ou les tâches en retard. Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez noter toutes les informations sur l'élément ou l'événement, lui affecter une priorité et définir une alarme faisant office de rappel. Il existe deux types de tâche en instance : les tâches personnelles que vous créez pour vous-même et les tâches de groupe que vous créez lorsque vous souhaitez affecter une tâche à quelqu'un d'autre. Lorsque vous affectez une tâche à quelqu'un, cette personne a le choix d'accepter ou de refuser l'affectation. Ci-dessous un exemple de la page des Tâches 7.1. Créer une tâche Plusieurs possibilités : Soit depuis la barre de menu principale choissisez «Tâche» puis «Nouvelle tâche» et remplissez le formulaire Ou bien depuis la vue «Tâche», dans «Créer» puis «Tâche» Et remplissez le formulaire Tâche: Choisissez la catégorie Inscrivez l objet et le lieu Date, l heure, durée & fin de l évènement Définissez l alarme pour vous prévenirla priorité Renseignez le champ au-dessous note sous forme de texte Vous pouvez également Répéter cette tâche depuis l onglet Répétition Ou ajouter une ou plusieurs pièces-jointes via Rattachements Affectez également cette tâche à quelqu un en cliquant sur Affecter (en haut) et recherchez les personnes dans les carnets d adresse
Page 25 sur 34 7.2. Afficher les tâches Pour afficher toutes les tâches sous forme graphique (liste), cliquez sur «Tâche» puis «Liste des tâches» Pour également afficher toutes les tâches sous une autre forme graphique (liste), cliquez sur «Tâche» puis le format désiré (toute l année, par mois, etc )
Page 26 sur 34 8. Contacts 8.1. Votre carnet d adresses personnel Contacts est votre carnet d adresses personnel. Utilisez les Contacts pour enregistrer une adresse email d un proche, d amis ou de relations professionnelles qui ne sont pas dans le carnet d adresses «dom3g s Addresss Book». Ci-dessous un exemple de la page des contacts: Chaque page contact contient également la possibilité d ajouter l adresse postale, professionnelle, les téléphones, n de fax, de GSM, la date d anniversai re, le surnom, noter un commentaire, etc La 1ere étiquette de la page Contacts est Tous. Cliquez dessus pour voir tous vos contacts. Doubles-cliquez sur l un d eux pour voir ou modifier ses coordonnées (ou sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir) Cliquez sur une Lettre de l alphabet pour afficher les contacts dont le nom commence par celle-ci Visualisez vos contacts de différentes manières grâce aux options situées à gauche du répertoire. Afficher par nom : Tous vos contacts sont triés par ordre alphabétique Afficher par adresse électronique : Affiche vos contacts triés par leurs adresses email Afficher par société : Affiche vos contacts triés par leur nom de société Ci-dessous la barre des options de la rubrique contacts Pour mettre à jour la vue de vos contacts, cliquez sur le bouton Rafraichir Créez un nouveau contact en remplissant le formulaire qui s ouvrira une fois le bouton «Créer» actionné. Le sous-menu est le menu de création générale (email, entrée d agenda, tâche, contact, etc ) Faites suivre la fiche du contact sous forme de tableau Sélectionnez d abord un de vos contacts et ouvrez sa fiche par le bouton «Ouvrir» Imprimez la vue ou les documents sélectionnés Supprimez immédiatement un contact préalablement sélectionné. Attention : Vous ne pourrez pas restaurer un contact supprimé!
Page 27 sur 34 8.2. Créer et modifier un contact Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir un formulaire de création d un contact comme ci-dessous : Remplissez les champs concernés. Il n est pas nécéssaire de tout remplir. Cliquez sur les onglets Travail, Domicile et Général pour accéder aux différents types d informations Cliquez sur Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé Pour sélectionner une adresse email par défaut à votre contact, choisissez la dans la liste déroulante des adresses emails. Cela vous permet d attribuer plusieurs adresses email à votre contact, Lorsque vous ouvrez la fiche d un de vos contacts, Cliquez sur l un des onglets Récapitulatif, Travail, Domicile ou Général pour choisir la vue à modifier.
Page 28 sur 34 9. Bloc-Notes Les pages de bloc-notes permettent de stocker des documents privés que vous ne souhaitez pas partager avec d'autres personnes. Vous pouvez utiliser des pages de bloc-notes pour tenir un journal ou un agenda, faire des observations ou bien en guise de lieu secret dans lequel vous pouvez stocker les documents que vous composez avant de les rendre publics. Les pages de bloc-notes vous permettent de réaliser les tâches suivantes : 9.1. Création d'une page de bloc-notes Cliquez sur la flèche dans l'onglet Bloc-notes, puis cliquez sur "Nouvelle page". Entrez le titre de la page. Les pages de bloc-notes étant classées par titre, il est préférable de leur attribuer des titres distinctifs pour les retrouver. Entrez une catégorie. (Facultatif) Entrez le texte dans la page. Vous pouvez ajouter des pièces-jointes par le bouton rattachements en bas. Enfin, Enregistrez et fermez. L option Enregistrer sauvegarde la page de bloc-notes mais la laisser ouverte pour modification ultérieure. Ou Annulez (X) la page de bloc-notes ce qui fermera le masque. 9.2. Modification d'une page de bloc-notes Dans le Bloc-Notes, cliquez deux fois sur la page à modifier. Cliquez sur l'icône de modification en haut de la nouvelle fenêtre et effectuez vos modifications dans les champs ou le corps de la page de bloc-notes. (Facultatif) Ajoutez un rattachement au message. (Facultatif) Pour procéder à un transfert, cliquez sur Outils, puis précisez si vous souhaitez faire suivre uniquement, faire suivre sans rattachement ou faire suivre avec une mise en forme de type Internet. Enfin, effectuez l'une des opérations suivantes : Enregistrer et fermer : sélectionnez cette option pour enregistrer et fermer la page de bloc-notes. Enregistrer : sélectionnez cette option pour enregistrer la page de bloc-notes mais la laisser ouverte pour modification ultérieure. Annuler (X) : sélectionnez cette option pour annuler la page de bloc-notes et fermer le masque. 9.3. Suppression d'une page de bloc-notes Dans le Bloc-Notes, sélectionnez la page à supprimer puis : Clic-droit et Supprimer Ou cliquez sur l icône de la barre d outils Si nécessaire, cliquez sur Mettre à jour pour afficher la nouvelle liste de pages de bloc-notes.
Page 29 sur 34 10. Préférences Les préférences vous permettent de personnaliser les paramètres de votre base courrier, calendrier ou d autres aspects de votre messagerie tels que changer son mot de passe, etc Cliquez sur le bouton, situé en haut à droite de votre navigateur, pour ouvrir la boite de dialogue. Cliquez sur OK (en bas à droite) lorsque vous avez terminé vos paramétrages. 10.1. Préférences générales Ci-dessous le menu général des préférences de Courrier. Votre nom doit apparaître dans le champ «Ce fichier courrier appartient à :». Si ce n est pas le cas, contactez-nous au 02.99.14.61.61. Choisissez la page de démarrage que vous voulez afficher lors de la connexion à votre messagerie. Sélectionnez celle-ci dans le menu déroulant de la section Options d affichage. Recherche : Pour activer les recherches rapides dans votre agenda, votre messagerie et vos tâches, cochez cette case. Il peut exister un certain délai entre le moment où vous sélectionnez un index de recherche documentaire et la création de l'index de recherche documentaire par le serveur. Les catégories personnelles : Créez des catégories personnelles pour organiser les tâches, les contacts et les entrées d'agenda. Elles permettent de «catégoriser» les messages. Domino Web Access comprend un jeu de catégories par défaut mais il est possible d'en ajouter de nouvelles. Client de messagerie par défaut : Définissez Domino Web Access comme votre client de messagerie par défaut, en cliquant sur le bouton Définir par défaut. S'il c est déjà le cas, l'information est confirmée. La messagerie instantanée n est pas opérationnelle chez Group Auto Union France Optilmisation des performances : Si vous souhaitez n utiliser qu une seule fenêtre supplémentaire, plutot que d ouvrir chaque action dans une nouvelle fenêtre. Dictionnaire : Par défaut c est la langue française qui est utilisée pour le correcteur orthographique.
Page 30 sur 34 10.2. Préférences de Courrier GÉNÉRAL Envoi Enregistrer courrier envoyé : Spécifiez si vous voulez toujours garder une copie de vos mails envoyés, ne conserver aucune copie ou afficher une boite de dialogue de confirmation. Editeur par défaut et Envoyer le message au format sont différents formats pour créer et envoyer un email. En général, il est préconisé l HTML mais certains logiciels de messagerie peuvent ne pas déchiffrer ce format. Dans ce cas, Si vous écrivez à quelqu un qui ne peut lire votre courrier, essayez l autre option. Réception : o Vous pouvez modifier la fréquence à laquelle Domino Web Access va récupérer les nouveaux emails sur le serveur. (5 min par défaut). o Cochez la case «M avertir» si vous voulez être averti par une petite fenêtre Rédaction des réponses de style Internet : Convertissez la présentation de vos courriers au format Internet si vous le désirez L option Récupération des suppressions spécifie le délai pendant lequel un élément supprimé sera stocké dans la corbeille puis supprimé définitivement. AFFICHAGE Dans Options de tri, choisissez pour avoir les nouveaux courriers en arrivée en bas ou haut de page. Gestion de dossier : Vous pouvez sélectionner un dossier par défaut pour l action «Déplacer et fermer» Choisissez la couleur pour vos courriers non lus dans Indicateur. SIGNATURE Pour insérer votre signature automatiquement à chaque création d un courrier, cochez «Ajouter une signature au bas» et renseignez le champ en dessous. Puis validez par OK. SUIVI Définissez les Paramètres de suivi par défaut dans cette section (urgente, normale, basse) Spécifiez les paramètres de suivi facultatif pour le suivi rapide d un message avec une date et une heure pour l alarme.
Page 31 sur 34 10.3. Préférences d agenda GÉNÉRAL Dans les valeurs par défaut de l agenda, définissez o Le type d entrée d agenda permanent (rendezvous, réunion, anniversaire, rappel, etc...) o La durée d un rendez-vous o La fréquence de répétition des anniversaires o Pour vérifier que vos entrées d agenda ne sont pas en conflit, cochez la case «activer pour les rendez-vous et les réunions». Les paramètres de fuseau horaire peuvent être ajustés selon votre besoin. Importer congés : Vous pouvez intégrer à votre agenda tous les jours fériés & fêtes (Victoire 45, fête du travail, etc ) d un pays disponible dans la liste AFFICHAGE Paramétrez l affichage de votre agenda, tel que : o Le jour de début de semaine, de mois, d année o L amplitude horaire de chaque jour o Afficher les horaires sur 12 ou 24h Paramétrez : o L affichage des entrées d agenda dans les vues Tous documents o L affichage des invitations aux réunions de la vue Envoyés o Supprimer les invitations aux réunions des courriers en arrivée une fois que vous y avez répondu Tâche : Cochez cette case si vous ne voulez pas afficher les tâches en instance dans votre agenda TRAITEMENT AUTOMATIQUE Traitement automatique des invitations aux réunions : Cette option permet de spécifier une opération à effectuer en cas d'invitation à une réunion, comme accepter automatiquement l'invitation si la date et l'heure conviennent ou la déléguer à une autre personne. Gestion automatique du courrier en arrivée : paramétrez l apparition de la fenêtre de confirmation lorsque vous supprimez un avis d agenda. HEURES DE TRAVAIL Le gestionnaire d Absence vous permet d envoyer une réponse automatique aux utilisateurs qui vous ont écrit lors de votre absence. L utilisation du gestionnaire d absence est décrite au chapitre suivant. Définissez vos heures de travail afin que vos collègues puissent consulter vos disponibilités pour des réunions.
Page 32 sur 34 10.4. Absence L'agent Absence permet d'envoyer automatiquement un message aux personnes qui vous écrivent lors de votre absence. Il ne transmet qu'un seul message par expéditeur, quel que soit le nombre de messages que celuici vous envoit. Vous pouvez également l activer bien avant votre départ. A la date de retour que vous spécifiez, l'agent vous envoie un message "Heureux de vous revoir" qui inclut une liste des personnes auxquelles il a envoyé des messages en votre absence. Il vous rappele également de désactiver cet agent d absence. Pour y accéder, Cliquez sur le bouton Préférences > Agenda > Heures de travail > Paramètres. DATES Dans l onglet Dates, mentionnez votre période d absence. Choisissez les dates depuis le calendrier qui s ouvre par les menus déroulants. Pour activer l agent d absence, cochez la case appropriée. En cas de consultation de votre agenda par un autre utilisateur, vous pouvez y spécifier votre absence. Pour cela cochez la case «Dates non disponibles dans mon agenda». MESSAGE D ABSENCE Dans l onglet Message d absence, écrivez votre message d absence par défaut. Lors de votre retour, n oubliez pas de désactiver cet agent d absence! Vous recevrez un rappel dans votre messagerie le jour de votre retour. Ce rappel vous communiquera également toutes les personnes qui ont été prévenues de votre absence. MESSAGE PARTICULIER Dans cet onglet, sélectionnez une personne d un de vos carnets d adresse pour lui créer un message personnalisé lors de votre absence. EXCEPTIONS Dans cet onglet, vous pouvez spécifier de: Ne pas répondre aux messages de personnes spécifiées Ne pas répondre aux messages adressés à des groupes sélectionnés Ne pas répondre aux messages si l'objet contient certains mots
Page 33 sur 34 10.5. International Paramétrez le format de la date et de l heure dans cette section. 10.6. Délégation Vous pouvez autoriser une ou plusieurs personnes, voire un groupe, à accéder à tout ou partie de votre fichier courrier (Courrier, Agenda, Calendrier, tâches personnelles, En instance, etc ) Ajoutez des personnes, ou des groupes de personnes à accéder à votre fichier courrier. Cliquez sur les menus déroulant pour ouvrir les carnets d adresse et enfin sélectionner l utilisateur. Sélectionnez le niveau de délégation : o Modifier courrier, agenda et en instance o Seulement les modèles, l agenda et en instance o Aucune Sélectionnez le niveau d accès o Lire toutes les entrées d'agenda ou les tâches en o instance Lire, créer, modifier & supprimer toutes les entrées d'agenda ou les tâches en instancemodifier courrier, agenda et en instance Transfert automatique des avis d agenda à cette personne : Transférer les invitations de réunions ou lorsque vous en organisez une. Planning : Choisissez les utilisateurs qui auront accès à votre planning et définissez quel type d information leur seront accessibles.
Page 34 sur 34 10.7. Sécurité Changer son mot de passe Pour changer votre mot de passe web, cliquez sur le bouton Changer Tapez votre mot de passe actuel, inscrivez le nouveau en dessous et confirmez-le dans la ligne du bas puis cliquez sur le bouton OK. Le changement de mot de passe peut ne pas se faire immédiatement mais se fera de manière automatique. 10.8. Autres L archivage ne fonctionne pas chez Group Auto Union Le mode déconnecté n est pas en service chez Group Auto Union Gestion du cache du Navigateur : Cette option (à installer) supprime les fichiers internet temporaires de votre navigateur internet pour plus de sécurité.