GUIDE DE PRISE EN MAIN DE CAREO Sommaire Vocabulaire P 2 Environnement P 3 Assistant de configuration P 4 Configuration des données P 5 Importation d'un fichier existant P 7 Création d'une fiche par l'assistant P 9 Le Portefeuille P 11 Création d'une intervention P 12 Historique d'une fiche P 13 Tableau de bord P 14 Détails personnalisés P 15 Les fonctions avancées de Careo P 17 Modules de Careo P 24 Installation de Careo en réseau P 25 Utilisation de Careo à distance P 28 Mise à jour de Careo Mobile P 29 L'objectif de ce manuel est de vous familiariser avec Careo. Nous assurons gratuitement une présentation en ligne (inscription sur notre site www.okapisoft.com). Okapisoft octobre 2010 1
Vocabulaire Voici les termes principaux utilisés dans Careo : Fiche : Ce sont les entreprises, des associations, des contacts (si fiche unipersonnelle) ou des objets (salles, véhicules, ) Une fiche peut avoir plusieurs contacts (correspondants). Portefeuille : Liste de toutes les fiches avec différents critères de recherche. Intervention : Tâche, évènement ou action à effectuer sur une fiche. Historique : Liste de toutes les interventions attachées à une fiche. Tableau de bord : Liste personnelle ou collective des interventions à effectuer. Okapisoft octobre 2010 2
Environnement Les icônes La barre d outils, en haut, représente sous forme d'icônes votre environnement de travail (avec les différentes fonctionnalités retenues) : - Suivi client, - Gestion commerciale, - Gestion des tournées commerciales, - Editeur de requêtes... La 2 ème ligne, le changement de zone de travail La barre de droite Elle offre un accès aux assistants, aux aides et aux outils de maintenance. Votre suivi client en 3 onglets Les 3 onglets permettent d accéder rapidement et facilement : - Au tableau de bord, - A votre Portefeuille, -A l historique d une fiche. La Zone d Information Située en dessous des 3 onglets, la zone d information permet un accès rapide à toutes les informations utiles d une fiche. Ne s'affichent que les informations désirées. Okapisoft octobre 2010 3
Assistants de configuration Assistant de démarrage Pour vous aider à personnaliser Careo et à comprendre son fonctionnement, vous avez un assistant disponible dès la 1ère ouverture du logiciel. Celui-ci est à suivre pas à pas. Vous pouvez le retrouver à tout moment par le menu «Fichier» / «Paramétrage de la base de données» et le bouton «Assistant» Assistant pour les modules Pour configurer chacun des modules, vous avez des assistants pour chacun d'eux. Vous les trouverez dans le menu «Fichier» et «Assistants de configuration» Okapisoft octobre 2010 4
Configuration des données Mes préférences Accessible par la barre de droite ou par le menu «Fichier», chaque utilisateur de Careo peut individuellement personnaliser Careo à son utilisation. Vous pourrez ainsi gagner davantage de temps dans son utilisation quotidienne. Personnalisation : Dans cette partie, cochez et décochez les options en fonction de ce que vous souhaitez. Modules : Les modules sont accessibles indépendamment à chaque utilisateur (en mode réseau). Pour activer un module, cochez la case de celui-ci. Intervention : Cela permet de personnaliser l utilisation des interventions. Par exemple, le remplissage automatique des informations lors de la création d une intervention. Paramétrage local Accessible par le menu «Fichier» et «Configuration du progiciel local», cette fenêtre configure pour chaque ordinateur où se trouve Careo les différents paramètres «techniques» : dossier, adresse de messagerie sortante, téléphonie, Okapisoft octobre 2010 5
Paramétrage de la base de données Accessible depuis le menu «Fichier» et «Paramétrage de la base de données», cette fenêtre assure la configuration de toutes les informations accessibles par les utilisateurs de Careo. Les données : Toutes les listes et arborescences du logiciel sont personnalisables, cela pour une adaptation de Careo au plus près de votre entreprise. Pour personnaliser une liste, cliquez sur l'un des liens. Pendant la personnalisation, des «Conseils» et «exemples» sont disponibles pour vous aider dans vos choix. Les options : Fonctionnalité utilisée par tous les utilisateurs de Careo, elles personnalisent son utilisation en fonction de l usage au sein de votre entreprise. Les options avancées : Certains modules complémentaires nécessitent d être configurés. Le bouton «Options avancées» donne accès à la configuration de chacun d eux. Okapisoft octobre 2010 6
Importation d un fichier existant Careo importe très facilement une liste de d entreprises, de contacts ou d interventions. Vous pourrez ainsi : - importer vos listes existantes, - importer des fichiers de source externe, - mettre à jour vos fichiers. L importation est accessible à partir du menu ««Fichier» et «Importation» et «Personnalisée». L importation «Prédéfinie», importe vos contacts MS Outlook automatiquement. Correspondance : L importation est effectuée à partir de fichier «CSV» (texte avec séparateur point-virgule). Vous trouverez cette possibilité dans MS Excel ou Open Office par exemple dans l option Enregistrer-sous. Sélectionnez votre fichier (2). Une fois le fichier sélectionné, vous allez voir apparaître le titre de chacune des colonnes. Dans la partie (3), vous pouvez maintenant établir les correspondances. Vous aurez sûrement des correspondances suggérées, car Careo détecte automatiquement un certain nombre de champs. Aperçu : Cela a pour but de contrôler si vos correspondances sont valides. Il est possible de modifier les données depuis cette page. La recherche de doublons est disponible en cas de mise à jour de fichier. Okapisoft octobre 2010 7
Intervention : Lors de l importation, vous pouvez demander à Careo de créer automatiquement une intervention pour chaque fiche. Par exemple, pour l'importation d un fichier de prospection, vous attachez une intervention d appel ou de relance. Importation : Vous pouvez maintenant importer vos données dans Careo. Celles-ci seront alors accessibles à partir de votre «Portefeuille» et du «Tableau de bord» si vous avez demandé à créer des interventions. Okapisoft octobre 2010 8
Création d une fiche par l assistant Par l assistant Pour faciliter la création d une fiche, Careo propose un assistant. Fiche : Sont regroupées ici les principales informations d'une société ou d'un matériel comme le nom, les coordonnées et la qualité (client, prospect, fournisseur, ). Contact : Si le contact de la fiche est connu, saisissez alors les informations demandées. Qualification : Informations supplémentaires sur votre client à renseigner. Intervention : Ce menu sert à créer et à attacher une intervention à la fiche et au contact saisis dans l assistant. Okapisoft octobre 2010 9
Par l assistant Fin de l assistant : A partir de cette page, vous pouvez accéder aux différentes thèmes pour compléter les informations. Création sans assistant A partir du Portefeuille, vous pouvez aussi créer une fiche sans passer par l assistant. Dans ce cas, il faudra ensuite créer un contact puis une intervention... procédure aussi simple, mais un plus longue. Okapisoft octobre 2010 10
Le Portefeuille Les modes de recherche Careo propose de nombreux moyens de recherche pour une fiche ou un contact. Vous pouvez indiquer à Careo le moyen que vous souhaitez par défaut dans «Préférences utilisateurs». Les commandes A gauche de le tableau, vous trouverez une série de bouton vous permettant de gérer vos fiches et divers moyens pour les contacter. Personnaliser les colonnes En cliquant sur le bouton «Colonnes», vous pouvez personnaliser les colonnes à afficher dans le «Portefeuille». Par cette fenêtre, vous pouvez ajouter, enlever et classer les colonnes comme vous le souhaitez. Okapisoft octobre 2010 11
Création une intervention Création depuis le portefeuille Sélectionnez la fiche sur laquelle vous souhaitez créer une intervention. Cliquez sur le bouton «Intervention» Remplissez les informations nécessaires : date, type et note. Puis cliquez sur «Sauver» L'option «Intervention suivante» est très importante dans le suivi de vos contacts. Une intervention terminée n apparaitra plus dans votre tableau de bord. De ce fait, votre contact ne sera plus relancé. L intervention suivante offre la possibilité d en créer une nouvelle. Celle-ci sera alors affichée dans le Tableau de bord et vous ne perdrez ainsi pas la relation. Okapisoft octobre 2010 12
Historique d une fiche Depuis le Portefeuille Sélectionnez la fiche souhaitée Cliquez sur l onglet «Historique» Vous trouverez toutes les interventions réalisées ou en cours sur cette fiche. Depuis le Tableau de bord Sélectionnez la fiche dont vous souhaitez afficher l historique. Cliquez sur l onglet «Historique» Vous y trouverez toutes les interventions réalisées ou en cours sur cette fiche. Okapisoft octobre 2010 13
Tableau de bord Celui-ci est individuel : c'est-à-dire qu il correspond à la personne identifiée par Careo. Il regroupe toutes les tâches à effectuer : rendez-vous, appel, courrier, mail, de l ensemble des fiches de votre Portefeuille. Un code couleur (vous trouverez la description à partir du bouton «Légende») vous aide dans la planification de vos actions. Des filtres sont possibles (à partir du bouton «filtres»). Vous pourrez ainsi choisir une période, regrouper par type d intervention (par exemple tous les rendez-vous), de dossiers... Un responsable aura la possibilité de superviser le Tableau de bord des autres utilisateurs. Par le bouton «Fiche» vous accédez aux informations de votre client et «Intervention» à l'action sélectionnée pour la modifier. Le bouton «Colonnes» sert à personnaliser les colonnes de votre Tableau de bord (ajout, suppression, classement, ) Okapisoft octobre 2010 14
Détails personnalisés Les fenêtres de Careo contiennent des champs standards et communes aux entreprises. Très souvent, vous aurez besoin d information ou «critères» qui vous sont propres. Pour cela, Careo offre des «Détails personnalisés» avec lesquels vous créez autant de champs que vous le souhaitez. Vous les retrouverez : - dans la zone d information, - dans les colonnes du Portefeuille et du Tableau de bord, - dans les requêtes... Personnaliser les informations Pour la configuration, rendez vous dans le menu «Fichier» et «Paramétrage de la base de données» Dans la section «Divers» vous trouverez le lien «Détails supplémentaires». Choisissez ensuite sur quel compte sera affectée la rubrique (client, contact, intervention ou utilisateur). Gestion des dossiers : Avant de créer un nouveau champ, vous devez définir au moins un dossier. Celui-ci sert à classer les champs entre eux. Okapisoft octobre 2010 15
Gestion des champs : Sélectionnez le dossier dans lequel le champ sera créé. Dans le tableau, double cliquez sur une ligne vide pour commencer la saisie. Rentrez le nom, puis définissez le format. Saisie une valeur Dans la fiche : Le bouton «Détails» permet d'accéder aux rubriques personnalisées précédemment définis. Cliquez alors dans la colonne «Valeur» pour saisir les données. Okapisoft octobre 2010 16
Les fonctions avancées de Careo Pour vous aider dans le paramétrage des modules complémentaires, vous avez des assistants à votre disposition. Vous les trouverez dans le menu «Fichier» et «Assistants de configuration». Editeur de requêtes et de statistiques Interroger efficacement vos bases de données! Questionner l'ensemble de vos données enregistrées, selon votre souhait sur n'importe quels critères. L'accès à l'édition des requêtes se fait par la barre d'icône principale de Careo Vous pouvez indiquer à Careo de lancer automatiquement des requêtes au démarrage de celui-ci. Le résultat sera affiché sur la page de «Bienvenue» de Careo. Cliquez sur le lien "Personnaliser" pour les ajouter. Créez des "groupes" pour classer vos requêtes. Menu «Fichier», «Paramétrages des données» puis la section «Requêtes et statistiques». Okapisoft octobre 2010 17
emailing Envoyer des mails à de nombreux destinataires. L'accès à l'emailing se fait par la «Zone d'information», en bas du suivi client. Vous pouvez réaliser un glisser/poser du tableau de bord, portefeuille et contact dans l'emailing. Cela ajoutera les adresses d'expédition dans la liste. Vous avez réalisé une requête avec Careo. Un bouton «emailing» dans les outils, vous permet d'ajouter les adresses dans l'emailing. Pour configurer l'envoi, l'adresse sortante (SMTP), «Fichier», «Paramétrage logiciel local» et «Périphérique». Okapisoft octobre 2010 18
Gestion commerciale Créer et retrouver très rapidement les devis et les factures de vos clients! Vous trouverez dans la «Zone d'information» la liste des devis, factures,... d'un client. La liste correspond aux clients sélectionnés dans le tableau de bord ou portefeuille. Dans cette section, vous pourrez aussi gérer vos articles. Consulter la liste de tous vos devis ou factures. Avec la possibilité de créer des tris personnalisés et des statistiques. Sur la fenêtre de l'intervention, vous avez accès à la liste des produits prévus et vendus. Ainsi que la possibilité d'attacher un devis ou un facture à une intervention. Okapisoft octobre 2010 19
Personnaliser la Gestion commerciale à partir du menu «Fichier», «Paramétrage de la base de données», le bouton «Options avancées» et «Gestion commerciale». Depuis la fenêtre de configuration indiquée cidessus, vous pouvez personnaliser vos rapports avec vos couleurs et logos. Gestion des documents Classer, organiser, archiver vos documents en lien à vos contacts clients! L'attachement d'un dossier de document à une fiche se fait à partir de la fenêtre de celle-ci. Vous avez trois possibilités : - la création automatique : Le dossier sera créé et attaché automatiquement à la fiche. - assistant : cliquez sur le bouton d'assistant, Careo vous crée un dossier et l'attache à votre client. - manuel : sélectionnez le dossier que vous souhaitez affecter à votre client. Afficher la liste des documents disponibles : traitement de texte, tableur, présentation, image, vidéo,... en fonction de la fiche sélectionnée dans le Tableau de bord et le Portefeuille. Vous pouvez ajouter un fichier par Glisser/Poser ou en enregistrant votre fichier directement dans le dossier de votre client. Okapisoft octobre 2010 20
Gérer vos documents modèles. Accessible à partir du bouton "Indépendant" de la gestion des documents de la zone d'information. A partir de vos modèles de documents, réalisez des fusions (MS Word, MS Excel). Careo vous remplira vos documents automatiquement : nom, adresse, En liaison avec le module de Requêtes et statistiques vous pouvez réaliser des publipostages (envoi de plusieurs courriers personnalisés à la fois). Okapisoft octobre 2010 21
Gestion de tournées commerciales Planifier et organiser vos tournées commerciales ou de livraison, les vôtres ou celles de votre équipe. A partir de la barre d'icône principale, vous avez accès à la gestion de vos tournées commerciales. A partir de la fiche, vous pouvez lui attribuer ou non une tournée. Dans la Zone d'information, vous pouvez voir un aperçu des tournées attachées à la fiche sélectionnée. Okapisoft octobre 2010 22
Synchronisation Careo Mobile Déconnecter vous de votre réseau ou de votre poste fixe. Et utilisez Careo sur le terrain ou chez vos clients. Le lien «Synchronisation» vous donnera la possibilité de vous déconnecter et vous reconnecter au réseau de votre entreprise. Okapisoft octobre 2010 23
Les modules de Careo Version gratuite de Careo La version de Careo disponible gratuitement permet une utilisation en monoposte avec les fonctions indiquées ci-dessus pour démarrer votre suivi clients. Version évoluée de Careo Ensuite vous avez la possibilité d ajouter des fonctionnalités supplémentaires appelées «Modules». L'objectif est de faire évoluer et d'adapter Careo à vos besoins ainsi qu'à votre budget. Le pack Démarrage à 49 HT est le module indispensable à toute évolution. Il offre des fonctions très utiles de messagerie Internet, gestion des ressources, base de connaissances... Ensuite, chaque module peut être acquis indépendamment et ajouté au gré des besoins. Ainsi vous construisez Careo à votre image en achetant le nombre de licences exactes (et non par des packs de 5) et donnant les fonctionnalités uniquement nécessaires à chaque utilisateur. Ainsi le financier peut avoir recours au module «reporting», l'assistante à l' «affichage de la fiche à l'appel», le directeur technique à la «gestion des tournées» et tous partager la messagerie, l'agenda et la Gestion Electronique de Documents. Tous les détails et les descriptifs sont disponibles sur le site d'okapisoft avec la possibilité de les essayer. L'achat et l'évaluation des modules s'effectuent en ligne depuis notre boutique. Modules complémentaires disponibles Editeur de requêtes et de statistiques Emailing Gestion commerciale SE Gestion commerciale MD Gestion commerciale complète Gestion des documents SE Gestion des documents SE complète Gestion des échéances Gestion des notes de frais Gestion de la téléphonie Gestion de la concurrence Gestion des tournées commerciales Gestion du temps Liens entre les fiches Messagerie évoluée et partagée Suivi de produits Suivi des objectifs Suivi du CA/Temps Synchronisation Careo Mobile Synchronisation PDA Synchronisation des SMS Okapisoft octobre 2010 24
Installation de Careo en réseau En dessous de 10 licences, l'installation se fait comme indiquée ci-dessous : 1- Sur le serveur, créez un dossier partagé "Careo" dans lequel vous créez un nouveau dossier "Data". Ce dernier contiendra toutes vos données. Important : le dossier "Careo" doit avoir tous les droits (écriture, modification et suppression). 2- Téléchargez la version d'installation de Careo présente sur le site Internet d'okapisoft. Lors de l'installation, vous devez définir le chemin des données. Indiquez le chemin du dossier "Data" se trouvant sur le serveur (créé à l'étape 1). 3- En fin d'installation, ouvrez Careo et enregistrez votre licence (la nouvelle clé). Cette démarche d'enregistrement est expliquée dans l'espace Client dans la page "Demande d'une clé d'activation". 4 - Une fois enregistré, rentrez dans Careo en indiquant votre identifiant et mot de passe définis lors de l'installation afin de créer les utilisateurs supplémentaires. Allez dans le menu "Gestion" et "Utilisateurs". Cliquez sur Nouveau pour créer un utilisateur supplémentaire. Renouvelez l'opération pour les suivants. Okapisoft octobre 2010 25
5- Pour les ordinateurs suivants, faites l'installation de Careo par l'outil d'installation en indiquant le chemin des données du serveur lors de l'installation. Ils pourront s'identifier à Careo par les identifiants créés à l'étape précédente. Pour une installation au delà de 10 postes, nous vous remercions de contacter OkapiSoft. Okapisoft octobre 2010 26
Utilisation de Careo à distance 4 Solutions pour une utilisations de Careo à distance sont proposées. 1/ par le module Synchronisation Careo Mobile Dans ce cas, vous pouvez installer Careo sur un ordinateur portable, partir sur le terrain, saisir des informations et revenir dans l'entreprise pour faire la mise à jour des données avec le réseau, le dernier enregistrement modifié faisant foi. 2/ avec le module de Synchronisation Careo, mais en installant un réseau VPN (réseau privé internet) entre l'entreprise et votre ordinateur. Vous vous connectez uniquement quand vous souhaitez faire la mise à jour des données. La synchronisation se fait par Internet à distance, 3/ en accédant à Careo en temps réel en utilisant le TSE ou Citrix ou des outils de prise en main à distance. 4/ en utilisant la version internet de Careo, accessible depuis un navigateur Internet, vous consultez vos données à distance sans installation. Ainsi, vous avez accès à vos données de quelque endroit que vous soyez par Internet. Okapisoft octobre 2010 27
Mise à jour de Careo Mobile Careo Mobile est une fonctionnalité supplémentaire de Careo permettant d'utiliser des ordinateurs nomades avec une base de données décalés avec celles du serveur. La mise à jour de Careo avec cette fonctionnalité nécessite que tous les Careo et Careo Mobile soit connecté avec le serveur. Voici les étapes à suivre : 1/ Synchronisation des Careo Mobile avec le serveur Tous les ordinateurs nomades doivent être connectés au serveur. Pour cela, synchronisez Careo Mobile avec les données du serveur. Une fois effectuée, connectez-vous au serveur. Puis, fermez Careo 2/ Télécharger la mise à jour de Careo A partir d'un des postes, lancez le téléchargement de la mise à jour de Careo. Une fois la mise à jour effectuée, relancez Careo afin que celle-ci soit prise en compte. 3/ Synchronisation des Careo Mobile Les ordinateurs avec Careo Mobile peuvent maintenant être relancés. Ils prendront automatiquement la mise à jour faite sur le serveur. Vous pouvez maintenant, synchronisez vos données avec le serveur. Okapisoft octobre 2010 28