POLITIQUE D ACHATS SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT VILLE DE ROBERVAL

POLITIQUE D ACHATS SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT VILLE DE ROBERVAL Document préparé par : Monsieur André Lavoie, dir. de l Approvisionnement VILLE DE ROBERVAL En vigueur le 8 avril 2015 Résolution # 2015-184 AL/md Approvisionnement

TABLE DES MATIÈRES 1.0 OBJECTIF GÉNÉRAL... 1 2.0 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES... 1 3.0 RÔLE... 1 4.0 RELATION AVEC LES FOURNISSEURS... 2 4.1 Définition de «fournisseur»...2 4.1.1 FOURNISSEUR LOCAL...2 4.1.2 FOURNISSEUR RÉGIONAL...2 4.1.3 FOURNISSEUR INTERRÉGIONAL...2 4.1.4 FOURNISSEUR PROVINCIAL...2 4.1.5 AUTRES...2 4.2 Choix d un fournisseur...2 4.3 Définition des fournisseurs...3 5.0 PROCESSUS D ACHATS... 3 5.1 Services professionnels...3 5.1.1 Services professionnels...3 5.2 Achats de 100 000 $ et plus : soumission publique...3 5.2.1 Préparation des documents...3 5.2.2 Choix des fournisseurs...3 5.2.3 Publication...4 5.2.4 Durée de la demande...4 5.2.5 Réception de documents...4 5.2.6 Ouverture...4 5.2.7 Analyse des soumissions...4 5.2.8 Équivalence...4 5.2.9 Limites d achat...5 5.3 Achats de 10 000 $ à 99 999,99 $: soumission par invitation...5 5.3.1 Préparation des documents...5 5.3.2 Durée de la demande...5 5.3.3 Soumissions reçues...5 5.3.4 Ouverture...5 5.3.5 Analyse des soumissions...6 5.3.6 Équivalence...6 5.3.7 Limites d achat...6 5.4 Achats de 5 000 $ à 9 999,99 $...6 5.5 Achats dont la valeur n excède pas 4 999,99 $...6 5.6 Immobilisations...7 5.7 Cas de force majeure...7 6.0 ANALYSE ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS... 7 6.1 Appel d offres public...7 6.2 Appel d offres sur invitation...7 6.3 Par télécopieur...7 6.4 Analyse de conformité...7 6.5 Soumissions identiques...8 6.6 Présentation des documents...8 6.7 Parution de l avis public...8 6.8 Addenda...8 6.9 Rejet des soumissions...8 6.10 Délai pour déposer une soumission...8

7.0 ACHATS... 9 7.1 Réception et vérification des marchandises...9 8.0 DISPOSITION DE BIENS... 9 9.0 AUTRES INFORMATIONS... 9 10.0 SEAO (Système électronique d appel d offres)... 9

P O L I T I Q U E D A C H A T S 1.0 OBJECTIF GÉNÉRAL Cette politique vise à encadrer les actions en matière d achats de biens et de service de consommation courante et d immobilisations. 2.0 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES La Ville de Roberval, en se dotant d une politique d approvisionnement, entend poursuivre les objectifs suivants : 2.1 s assurer d obtenir le meilleur rapport qualité prix des fournisseurs; 2.2 mettre en place une procédure garantissant une saine négociation avec les fournisseurs; 2.3 fournir aux différents services les biens et services nécessaires pour les opérations régulières; 2.4 établir des procédures d achats qui sont justes et équitables pour tous les services; 2.5 retenir, à services et biens égaux, l acceptation de la plus basse soumission. 3.0 RÔLE Afin d établir un véritable contrôle et obtenir les meilleurs prix. Le SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT autorise tous les achats qualifiés de non urgents. Pour ce, le SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT : 3.1 informe sur les sources d approvisionnement; 3.2 gère le processus d attribution de contrats par soumission publique, invitation et par commande d achats; 3.3 s assure que tous les documents soient préparés et transmis aux fournisseurs et que la publication, si elle est requise, soit faite; 3.4 avec le directeur du service requérant, procède à une analyse des soumissions reçues ou l informe du résultat de celles-ci et fait parvenir une recommandation pour approbation par le Conseil municipal. 3.5 Le responsable de l approvisionnement s acquitte de tout le processus d achat pour les acquisitions nécessitant l approbation du conseil municipal sauf pour les projets relevant du service technique (travaux d infrastructures, superstructures, entretien d équipement, bâtiments ou autres projets complexes). Politique d achats Avril 2015 1

4.0 RELATION AVEC LES FOURNISSEURS 4.1 Définition de «fournisseur» 4.1.1 FOURNISSEUR LOCAL Entreprise détenant une place d affaires sur le territoire de la Ville de Roberval. 4.1.2 FOURNISSEUR RÉGIONAL Entreprise détenant une place d affaires sur le territoire de la MRC du Domaine-du-Roy. 4.1.3 FOURNISSEUR INTERRÉGIONAL Entreprise détenant une place d affaires dans la région administrative 02, soit Saguenay-Lac- Saint-Jean-Chibougamau. 4.1.4 FOURNISSEUR PROVINCIAL Entreprise détenant une place d affaires sur le territoire de la province de Québec. 4.1.5 AUTRES Entreprise détenant une place d affaires ailleurs que sur les territoires mentionnés précédemment. 4.2 Choix d un fournisseur Considérant la loi du marché et du champ d activités requis, le directeur du service concerné pourra se limiter aux fournisseurs locaux pour l achat de biens et services, s il considère qu il existe une saine compétition ou que le prix offert est raisonnable. Le fournisseur doit fournir des marchandises ou des services rencontrant les spécifications demandées, être responsable de ces produits, être en mesure de fournir rapidement les pièces requises et quantités demandées. Le fournisseur doit posséder les permis et autorisations pour exercer son commerce sur une base permanente, l expérience, la main-d œuvre, l outillage et les moyens de production et de distribution nécessaires pour effectuer le marché. Le fournisseur ne répondant pas aux exigences n est pas invité à soumissionner dans le cadre des appels d offres sur invitation. Il est de la responsabilité du fournisseur de se manifester auprès du service de l approvisionnement afin de faire connaître les produits ou les services qu il peut offrir à la Ville. Politique d achats Avril 2015 2

4.3 Définition des fournisseurs LA QUALITÉ La nature et l usage que l on entend faire des matériaux, fournitures, etc. déterminent la qualité exigée. Celle-ci est établie par le service requérant en collaboration avec l ingénieur municipal et le responsable de l approvisionnement, compte tenu des budgets disponibles et des équivalences des différents produits offerts. INTERPRÉTATION Aucune disposition de la politique d approvisionnement ne peut être interprétée à l encontre des exigences prévues aux lois et règlements régissant les municipalités au Québec. Celles-ci ont préséance en matière d adjudication des contrats. 5.0 PROCESSUS D ACHATS Aucun processus d achat nécessitant l approbation du conseil municipal (immobilisations ou plus de 10 000 $) ne peut être amorcé sans avoir obtenu, au préalable, l autorisation de la direction générale. Pour des fins utilitaires, les limites d achat incluent les taxes, mais du point de vue légal, le coût net est acceptable (c est-à-dire en soustrayant le remboursement de taxes). N.B. Notre logiciel informatique en tient compte 5.1 Services professionnels 5.1.1 Services professionnels L attribution des contrats pour des services professionnels, à l exception de ceux reliés au domaine médical, doit se faire en respectant certaines règles prévues dans la Loi sur l adjudication des contrats municipaux de services professionnels (art. 573.1.0.1 L.C.V.), dont la formation d un comité pour évaluer les offres de services professionnels et l utilisation d une grille d évaluation (pondération) et de critères de sélection pour faire le choix de l adjudication. 5.2 Achats de 100 000 $ et plus : soumission publique 5.2.1 Préparation des documents Le SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT s assure que tous les documents sont préparés selon les exigences établies. Le directeur du service requérant doit s assurer que les plans et devis soient préparés selon leurs besoins. 5.2.2 Choix des fournisseurs Toute soumission doit faire l objet d appel d offres public. Politique d achats Avril 2015 3

5.2.3 Publication Le SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT entreprend les démarches nécessaires afin de publier dans le journal local et régional. De plus, la publication doit être faite en utilisant le service électronique d appels d offres SEAO. 5.2.4 Durée de la demande Le délai ne pourra être moindre que celui spécifié par la loi, soit quinze (15) jours de calendrier. 5.2.5 Réception de documents Toutes les soumissions reçues sont acheminées au SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT. 5.2.6 Ouverture Toute personne intéressée peut se présenter à l ouverture des soumissions. Il est souhaitable que les personnes suivantes soient présentes : un représentant du SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT; un représentant du service concerné par la soumission; Un témoin supplémentaire. Note : La présence d un employé cadre est fortement recommandée. Le responsable de l approvisionnement doit lire à haute voix le nom des soumissionnaires et le prix total de la soumission déposée. 5.2.7 Analyse des soumissions Le responsable de l approvisionnement, en collaboration avec le directeur du service requérant, doit analyser la conformité des soumissions et prépare une recommandation qui sera acheminée au directeur général et au greffier, pour être par la suite, soumise au Conseil municipal pour décision finale. 5.2.8 Équivalence a) La Ville de Roberval se réserve le droit d accepter ou de refuser l équivalence présentée lorsque non inscrite au devis, en particulier si l équipement ou le matériel proposé n est pas compatible avec celui déjà en place et par le fait même, avec les pièces d inventaires nécessaires. b) Dans l éventualité où un fournisseur conteste la décision de la Ville de Roberval, les procédures suivantes s appliquent : la Ville de Roberval retient les services d un consultant ou expert-conseil; le fournisseur fait la présentation de son produit au consultant ou à l expert-conseil; la décision de l expert-conseil est respectée; le fournisseur contestataire est responsable de payer tous les frais reliés à l analyse et l étude effectuée par le consultant et doit en être avisé au préalable. Politique d achats Avril 2015 4

5.2.9 Limites d achat Pour des fins utilitaires, les limites d achat incluent les taxes, mais du point de vue légal, le coût net est acceptable (c est-à-dire en soustrayant le remboursement de taxes). N.B. Notre logiciel informatique en tient compte. 5.3 Achats de 10 000 $ à 99 999,99 $: soumission par invitation On applique la même procédure que pour les soumissions publiques, mais la publication dans les journaux n est pas nécessaire. Un minimum de deux (2) soumissionnaires doivent être demandés par voie d invitation écrite. Le SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT peut toutefois, dans certains cas, effectuer une demande de prix par voie d appel d offres public. Le responsable de l approvisionnement prépare une recommandation qui sera acheminée au directeur général et au greffier pour être ensuite soumise au conseil municipal. 5.3.1 Préparation des documents Le service d approvisionnement s assure que tous les documents soient préparés selon les exigences établies. 5.3.2 Durée de la demande Le délai souhaité sera de deux semaines. Toutefois, celui-ci ne pourra être moindre que celui spécifié par la loi, soit huit (8) jours de calendrier. 5.3.3 Soumissions reçues Toutes les soumissions reçues sont acheminées au service de l approvisionnement. 5.3.4 Ouverture Toute personne intéressée peut se présenter à l ouverture des soumissions. Il est souhaitable que les personnes suivantes soient présentes : - un représentant du service de l approvisionnement; - un représentant du service concerné; - un témoin supplémentaire. Note : La présence d un employé cadre est fortement recommandée. Le responsable de l approvisionnement doit lire à haute voix le nom des soumissionnaires et le prix total de la soumission déposée. Politique d achats Avril 2015 5

5.3.5 Analyse des soumissions Le responsable de l approvisionnement, en collaboration avec le directeur du service requérant, doit analyser la conformité des soumissions et prépare une recommandation qui sera acheminée au directeur général et au greffier, pour être par la suite, soumise au conseil municipal pour décision finale. 5.3.6 Équivalence a) La Ville de Roberval se réserve le droit d accepter ou de refuser l équivalence présentée lorsque non inscrite au devis, en particulier si l équipement ou le matériel proposé n est pas compatible avec celui déjà en place et par le fait même, avec les pièces d inventaires nécessaires. b) Dans l éventualité où un fournisseur conteste la décision de la Ville de Roberval, les procédures suivantes s appliquent : la Ville de Roberval retient les services d un consultant ou expert-conseil; le fournisseur fait la présentation de son produit au consultant ou à l expert-conseil; la décision de l expert-conseil est respectée; le fournisseur contestataire est responsable de payer tous les frais reliés à l analyse et l étude effectuée par le consultant et doit en être avisé au préalable. 5.3.7 Limites d achat Pour des fins utilitaires, les limites d achat incluent les taxes, mais du point de vue légal, le coût net est acceptable (c est-à-dire en soustrayant le remboursement de taxes). N.B. Notre logiciel informatique en tient compte. 5.4 Achats de 5 000 $ à 9 999,99 $ Le service concerné transmet des invitations écrites à au moins deux fournisseurs et transmet les soumissions reçues au responsable de l approvisionnement pour approbation. Le responsable de l approvisionnement obtient l autorisation du directeur général, du directeur général adjoint ou du greffier avant de procéder à l achat. Cependant, en l absence du directeur général, du directeur général adjoint et du greffier, le responsable de l approvisionnement peut autoriser l achat. 5.5 Achats dont la valeur n excède pas 4 999,99 $ Le directeur du service concerné ou le responsable de l approvisionnement obtient un (1) prix par appel téléphonique, par courriel ou par télécopieur. Dans de tels cas, ceux-ci réfèrent au fournisseur offrant les meilleures conditions. Toutefois, s il le juge à propos, ceux-ci peuvent obtenir des prix comparatifs d un deuxième ou d un troisième fournisseur. De plus, les achats de 100 $ et moins peuvent être effectués par un employé sur autorisation d un employé cadre. Politique d achats Avril 2015 6

5.6 Immobilisations De 5 000 $ et plus Le responsable de l approvisionnement transmet des invitations écrites à au moins deux fournisseurs et soumet une recommandation au directeur général, et par la suite, au conseil municipal pour décision. 5.7 Cas de force majeure En cas d urgence, le directeur général, ou en son absence, le directeur général adjoint ou le greffier ou le responsable de l approvisionnement, ainsi que tous les directeurs de service, sont autorisés à procéder à des achats de biens et services, jusqu à un maximum de moins de 10 000 $. Dans un cas de force majeure, de nature à mettre en danger la santé ou la vie de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, le maire peut décréter toutes dépenses qu il juge nécessaires et octroyer tout contrat pour remédier à la situation. Dans ce cas, le maire doit faire un rapport motivé au Conseil dès la première assemblée suivant l événement. (L.C.V. article 573.2) 6.0 ANALYSE ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS 6.1 Appel d offres public L ouverture et l analyse des soumissions sont présidées par le responsable de l approvisionnement, en présence d au moins deux témoins (il est fortement recommandé que l un deux soit un employé cadre de la Ville). Les soumissionnaires sont invités ou non à y assister, le tout selon les indications fournies au devis. 6.2 Appel d offres sur invitation Dépendamment de ce qui a été spécifié dans l appel d offres, ces soumissions peuvent être reçues soit par courrier, par télécopieur ou par courriel. 6.3 Par télécopieur Les soumissions reçues par télécopieur doivent être reçues avant le jour et l heure indiqués au bordereau. 6.4 Analyse de conformité Le service de l approvisionnement a la responsabilité de s assurer que la conformité technique a été validée par une personne ayant des aptitudes pertinentes à l évaluation de la soumission. Le service de l approvisionnement a la responsabilité de s assurer que la conformité administrative a été validée. Politique d achats Avril 2015 7

6.5 Soumissions identiques Lorsque des soumissions conformes comportent des prix identiques, l adjudication doit être déterminée par tirage au sort par le greffier en présence d un témoin. La Ville se réserve le droit, si cela est possible, de diviser le contrat équitablement entre les soumissionnaires. 6.6 Présentation des documents Le responsable de l approvisionnement rédige un rapport de recommandation au directeur général dans lequel on retrouve : - La nature du projet, la date de l ouverture des soumissions, le type de soumission (publique ou sur invitation) - Le service concerné - Les résultats des soumissions (nom des soumissionnaires, ville) - L analyse de ces résultats (conformité administrative et technique) - La source de financement - Sa recommandation 6.7 Parution de l avis public Le responsable de l approvisionnement s assure de la préparation d un appel d offres. La préparation du texte de l annonce à paraître, le choix des médias et la transmission pour parution sont de sa responsabilité. 6.8 Addenda Une fois les documents acheminés aux soumissionnaires, si le requérant veut apporter une modification aux documents d appel d offres, le responsable de l approvisionnement ou l ingénieur municipal rédige un addenda selon le cas. L addenda doit être reçu par les soumissionnaires et inscrit sur le SEAO selon le cas dans les meilleurs délais avant l ouverture des soumissions. L addenda peut être transmis par télécopieur. 6.9 Rejet des soumissions Du point de vue administratif, une soumission peut être rejetée. Qu il s agisse d un appel d offres sur invitation ou d un appel d offres public, le Conseil de Ville a le pouvoir de rejeter les soumissions reçues. 6.10 Délai pour déposer une soumission Le délai souhaité sera de deux (2) semaines. Toutefois, celui-ci ne pourra être moindre que celui spécifié par la Loi, soit huit (8) jours de calendrier. Politique d achats Avril 2015 8

7.0 ACHATS 7.1 Réception et vérification des marchandises Le directeur du service concerné s assure qu il a bien reçu la marchandise et que tout est conforme à la demande. Il en informe le directeur de l approvisionnement pour que celui-ci complète les documents requis. 8.0 DISPOSITION DE BIENS Le service municipal qui désire se départir d un bien doit en informer le service du greffe qui voit à acheminer le bien en cause en entreposage Le service du greffe doit conserver une liste à jour des biens au rancart et proposer ceux-ci à d autres services municipaux, si possible. Lorsque les biens mis en rancart ne sont pas réclamés par l un ou l autre service municipal, ces biens sont proposés en vente à l encan municipal annuel. Lorsque la Ville n a pu vendre ces biens désuets par soumission publique ou par enchère, ou n a pu vendre de gré à gré avec l approbation du Conseil, ils sont regroupés par catégorie pour être vendus comme rebut. 9.0 AUTRES INFORMATIONS Depuis le 24 octobre 2014, pour les contrats de cinq millions et plus, les municipalités doivent exiger dans leurs documents d appel d offres que les entrepreneurs fournissent lors du dépôt de soumissions une attestation de l AMF. À défaut de s y conformer, les soumissions sont déclarées non conformes. 10.0 SEAO (Système électronique d appel d offres) Le responsable de l approvisionnement a la responsabilité du suivi du logiciel. Il doit donc y inscrire les données requises jusqu à la fermeture du dossier. Politique d achats Avril 2015 9