OUTIL DE GESTION DE PROJET EXPRESSION DES BESOINS Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 1/10
SOMMAIRE I. Contexte... 3 II. Rappels de l'existant... 4 III. Insuffisances de l'existant... 6 IV. Description des besoins... 7 A. Gouvernance des projets... 7 B. Ressources et planning... 8 C. Reporting... 8 D. Documents projets... 8 E. Administration et Ergonomie... 9 F. Autres... 9 V. Dépendances... 10 Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 2/10
I. Contexte Dans le cadre de ses missions, le GIM-UEMOA offre divers services monétiques à ses membres autour des sept (07) domaines d activités stratégiques ci-dessous : Interbancarité et Interopérabilité Paiements Électroniques (terminal de paiement et paiement online) Prépayé GIM-Mobile Délégation Interconnexion aux Réseaux Internationaux (MasterCard, VISA, etc.) Formation GIM Academy. Les six premiers domaines ci-dessus cités nécessitent la mise en œuvre de projets monétiques regroupés en trois (03) catégories : Réalisation produit monétique. Il s agit de la mise en œuvre d une nouvelle solution. L objectif étant de mettre en œuvre par anticipation de nouveaux produits afin de répondre à des besoins futurs. Sa mise en œuvre nécessite une forte implication interdirections et passe pas des étapes de recette et pilote. Exemple : Union pay International, Discover, etc. Exécution commande client. Il s agit de la connexion d un membre ou un client à une solution existante du GIM-UEMOA. Ces projets de déploiement auprès d un membre ou un client du GIM-UEMOA se fait après des tests d'homologation ou une assistance à la certification. Exemple : Projet interbancaire, projet délégataire, projet VISA Emission, Projet MasterCard Acquisition, Projet Prépayé GIM-UEMOA, etc. Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 3/10
Les projets internes regroupent les projets spécifiques mises en œuvre en interne pour des besoins déficience. Exemple : mise en œuvre outil de gestion de projets, etc. Le nombre de projets géré par un même Chef de Projet devient de plus en plus important eu égard aux demandes. Pour apporter un niveau supplémentaire de qualité et de visibilité dans leur gestion, la Direction du Développement du Réseau et du Marché Monétique (DDRM) souhaite se doter d un outil informatique de gestion de ces projets, avec entre autres enjeux, la centralisation de l information, la gestion de la charge de travail, le reporting, la gestion des alertes et l amélioration de l efficience projet. Le présent document a pour objectif de présenter le périmètre fonctionnel souhaité pour cet outil. II. Rappels de l'existant La Direction du Développement du Réseau et du Marché Monétique (DDRM) conduit les projets monétiques suivant l organisation résumée ci-dessous : Conf call Projet animés par les Chefs de Projets GIM-UEMOA et membre sous la supervision de Responsable de Cellule. Comité projets animé par le Directeur et assisté par son Adjoint dans le cadre de la supervision des projets et de l atteinte des objectifs. Comité de Direction (CODIR) pour la gouvernance des projets. Le Directeur du Développement rend compte hebdomadairement de l état d avancement des projets avec un accent particulier sur les projets saillants et soumet d éventuels sujets en arbitrage. Deux Comités consultatifs : Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 4/10
o Le Comité de Suivi (COSUI) durant lequel la Direction du Développement du Réseau et du Marché Monétique informe les autres directions du GIM-UEMOA de l état d avancement des projets pour les besoins commerciaux. o Le Comité de Suivi des Objectifs (COSO) informe les membres du Comité sur l état d avancement des projets pour un suivi des objectifs validé par le Conseil d Administration. Ci-dessous des exemples de documents produits par projet de connexion : Offre financière Fiche d ouverture de projet Fiche d affectation Chef de Projet Compte rendu de réunion Définition périmètre projet (Différents fichiers et fiches de paramétrages, Fiche Définition Produit, etc.) Planning de mise en œuvre Rapport d homologation/ certification Rapport de mise en production Etc. En fonction des types de projet, des documents projets spécifiques sont utilisés : Document d Information Membre (DIM), Cahier de Paramétrage Interbancaire (CPI), Customer Information Questionnaire (CIQ), Scripts de tests, etc.) Les rapports transversaux ci-dessous sont périodiquement produits : Rapports hebdomadaires détaillés des diligences projets analysés lors des revues projets de la Direction du Développement du Réseau et du Marché Monétique. Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 5/10
Rapports hebdomadaires synthétiques des diligences projets présentés en CODIR, COSUI et COSO. Rapports périodique BCEAO (sur un certain nombre de projets d importance stratégique pour la Banque Centrale) Rapports semestriels sur l évolution des projets monétiques destinés au Comité des Experts dans le cadre des assises régionales Rapports d activité annuelle produit pour les besoins de clôture d exercice. Des rapports sont parfois produits à la demande dans le cadre d une rencontre avec un membre, un groupe de membres sur un ou plusieurs projets. Il s agira dans ce cas d une extraction et une personnalisation du rapport hebdomadaire détaillé ou synthétique. Les documents projets sont élaborés et mis à jour à l aide des logiciels Microsoft Project, Microsoft Excel et Microsoft Word et stockés dans des répertoires partagés. Le nombre de documents produits crée des risques d incohérence d'où la nécessité d'un outil intégré centralisé. III. Insuffisances de l'existant Diverses raisons amènent la Direction du Développement du Réseau et du Marché Monétique à demander des évolutions sur l existant en termes d outils. On distingue notamment : Le manque de visibilité sur la charge et la disponibilité des équipes projets Le long délai de mise à jour et de consolidation des états d avancement projets Les délais plus ou moins longs de production de rapports projets spécifiques à la demande Le risque d erreurs lié à une consolidation manuelle L indisponibilité des documents projets pour les parties prenantes Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 6/10
La difficulté à mesurer l impact de changement de priorités et/ ou de prise en charge de nouveaux projets sur les engagements en cours La difficulté d analyse fine de la rentabilité d un projet (rapport entre les produits et charges notamment) Le manque de visibilité en temps réel pour les membres de l état d avancement de leurs projets faute d outils et la non transmission de rapport périodique à chaque membre. L absence de rapprochements périodiques entre les plannings types, les plannings réels et l état d avancement des projets pour des besoins d investigation et d éventuels ajustements. Etc. IV. Description des besoins A. Gouvernance des projets Il s agit des fonctionnalités sur le cadre de gestion des projets notamment : La définition des types de projet L ouverture de projet La désignation des chefs de projets (principal et suppléant) Le changement des statuts projet (standby, fermeture, dormants, etc.) La définition des flux de validation (taches, planning, décisions techniques, etc.) La définition des points de contrôle, délais d alerte (en termes d écart par rapport au planning) et types d alerte (mail, sms, etc.) La priorisation dynamique des projets Etc. Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 7/10
B. Ressources et planning Il s agit des fonctionnalités sur la gestion du temps de travail notamment : La définition et la mise à jour d un calendrier commun des ressources projets La définition des plannings projets et les mécanismes de mise à jour L évaluation du taux global d occupation des ressources C. Reporting Il s agit des fonctionnalités permettant la mise à jour et l édition des rapports et états notamment : La définition de modèles de rapport (entête, pied de page, structure, contenu, etc.) L édition de rapport sur les projets par statut L édition de rapport sur le portefeuille projet par type, équipe, ingénieurs, membres, etc. l édition de rapport et états d avancement à la demande (projets en difficultés, non mis à jour, etc.) D. Documents projets Il s agit des fonctionnalités permettant la gestion d une base documentaire notamment : La centralisation des documents projets (offres signées, fiche d ouverture, contrat de service, planning validé, compte rendu de réunion, expression de besoin, cahier de mise en œuvre, etc.) La gestion des privilèges pour la mise à jour de référentiel documentaire Le workflow de validation des documents La gestion des versions des documents. Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 8/10
E. Administration et Ergonomie Il s agit des fonctionnalités permettant l administration de la solution notamment : La définition des équipes projets, leur composition, etc. La gestion des contacts (membres, commerçants, etc.) Les possibilités d importer/exporter des données (planning, feuille de temps, etc.) La définition des alertes et leurs destinataires l accessibilité de la solution par internet depuis un navigateur internet etc. F. Autres Parmi les dix (10) domaines de compétences PMP, ci-dessous leur ordre de priorisation dans la mise en œuvre de l outil de gestion de projets Gestion du planning et des délais projets Gestion des ressources humaines projets Gestion de la communication projet Gestion du contenu (périmètre) Gestion des parties prenantes Gestion de la qualité projets Gestion des couts projets Gestion des risques projets Gestion de l intégration. Gestion des approvisionnements. Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 9/10
V. Dépendances Ce projet n a aucune dépendance directe avec un autre projet au démarrage. A terme, une interface avec le CRM (Gestion portefeuilles Clientèle) et le système Gestion des Factures sera mise en œuvre. *** FIN DU DOCUMENT*** Date : 21/04/2016 MISE EN ŒUVRE D UN OUTIL DE GESTION DE PROJET: Expression des besoins Page : 10/10