La Formule pour la réussite des satellites de club COMMENT LANCER UN SATELLITE Vous voulez rendre votre club encore plus pratique, gratifiant et attrayant pour les membres potentiels et les membres actuels? Considérez la possibilité de lancer un satellite, ou plutôt, un satellite de club. Il est organisé, parrainé et supervisé par un club Kiwanis existant (club hôte) dans la même ville ou dans une ville voisine, et s'adresse à des membres pour lesquels le mode de participation traditionnel n'est pas adapté en raison de leurs horaires ou leur lieu de résidence. La flexibilité des satellites vient renforcer Kiwanis en attirant de nouveaux membres qui sinon ne viendraient pas. Cela augmente aussi la portée de votre club, apporte une nouvelle énergie et des idées et fait connaître Kiwanis à de nouvelles populations dans votre ville. Cette boîte à outils explique comment en créer un et en faire une expérience productive pour toutes les parties prenantes. 1 1
1. COMMENCEZ LE COMPTE À REBOURS Les satellites de club sont plus susceptibles de profiter à leur ville et d'atteindre les objectifs du club s'ils sont fondés sur de bonnes bases. Alors, à quoi ressemble le succès? Comment fonctionnent les satellites? Même si la structure peut varier, beaucoup fonctionnent comme un comité du club hôte. Certains choisissent d'avoir des postes de leadership (souvent des membres d'un comité spécial créé pour le satellite), tandis que d'autres fonctionnent de manière plus informelle. Le club hôte garde un contrôle financier et administratif pour assurer la conformité aux exigences, mais les collectes de fonds et les projets de service peuvent être menés soit séparément soit conjointement. Les satellites peuvent se substituer aux réunions conventionnelles des réunions virtuelles via un lien vidéo, se réunir moins souvent (ou un autre jour et à une autre heure) que le club hôte, ou se réunir dans un lieu différent. Pour cette raison, une bonne communication entre le club hôte et le satellite est essentielle. Combien et de quelle taille? Un club peut créer de nombreux satellites, sans devoir respecter un nombre minimum ou maximum de membres. Cependant, un sondage Kiwanis portant sur 12 clubs ayant des satellites suggère qu'au moins cinq membres sont nécessaires pour que l'organisation fonctionne correctement et qu'elle puisse avoir une action efficace. Si un satellite compte 15 membres ou plus, il peut envisager de créer un club à part entière. Si le club hôte fait office de parrain officiel, il sera reconnu comme il se doit par Kiwanis International. Prêt pour le succès. Les satellites les plus productifs se donnent un objectif spécifique et des buts clairement définis, comme attirer des membres d'un employeur ou d'une ville en particulier, parrainer un club de Programs de service et de leadership ou répondre à un besoin bien ciblé. Les satellites efficaces bénéficient de l'implication du club hôte, qui peut établir un accord verbal ou écrit avec le satellite concernant les réunions, la structure et les cotisations. Certains clubs permettent aux membres d'assister à la réunion conciliable avec leur emploi du temps. L essentiel est de maintenir une bonne communication entre les deux groupes. Pour cela, faites le point régulièrement sur les buts et les réalisations du satellite. «Dans le cadre de mon travail, je dois effectuer des déplacements en dehors de la ville», explique le membre de satellite et maire d'iron Mountain, Bruce Rosen, dont la femme, Jackie, est aussi membre d'un satellite. Je ne peux pas aller aux réunions qui ont lieu habituellement à l'heure du déjeuner.» Mais une fois par mois, pour une pizza a 19h30? «Cela nous arrange davantage», poursuit M.Rosen. Flexibilité, tel est le nom du jeu Un satellite de club peut atténuer les problèmes de logistique en matière d adhésion, notamment dans les situations suivantes : Un groupe de membres potentiels ou actuels souhaite se réunir un autre jour, à une autre heure et/ou dans un autre lieu que le club déjà en place. Un club souhaite s'investir dans un projet de service qui bénéficie à une ville ou un segment démographique particulier. Un groupe de membres souhaite se concentrer sur une zone géographique en particulier. Les membres du club souhaitent créer un format de réunion différent ou organiser les réunions en ligne. 1 2
2. CHOISISSEZ VOTRE ÉQUIPAGE Avant de commencer la recherche de membres potentiels, votre club doit décider quelle sorte de niche le satellite veut servir. Cela aide à définir la cible et à trouver la bonne approche. Trouvez des candidats Les satellites créent la possibilité pour les clubs Kiwanis de s'implanter dans des endroits qui parfois ne peuvent pas accueillir des clubs répondant aux conditions de la charte (minimum de 15 membres). Par exemple : Petite banlieue ou centre de résidence au sein d une grande ville importante Employés d'une entreprise spécifique ou d'un groupe d'entreprises (par exemple, dans un parc de bureaux ou industriel). Lieux permettant de recruter des membres (par exemple église, école, association) Personnes intéressées par Kiwanis mais qui ne peuvent pas assister aux réunions du club hôte. Personnes travaillant en relation étroite avec un club Key ou Circle K qui souhaitent se réunir dans un lieu, un jour et à une heure plus propice à cette collaboration. Attirez des membres potentiels Faites connaissance avec les candidats S'ils ne sont pas déjà membres du club hôte, considérez la possibilité d'inviter (soit en personne soit par téléphone) des candidats qui vous ont été recommandés par des membres actuels ou des personnalités de la ville. Veillez à bien comprendre leurs intérêts en matière de service et expliquez-leur comment Kiwanis peut contribuer à servir ces intérêts. Invitez en équipes. Constituez un petit groupe pour parler aux membres potentiels. Présentez-vous ainsi que votre club et expliquez l'objet de l'invitation. Organisez des sessions impromptues d'une durée de cinq à 10 minutes et des sessions prévues à l'avance de moins de 30 minutes. Invitez les candidats à une journée spéciale invités. Conviez les membres potentiels à un événement qui présente l expérience Kiwanis et l'impact du club dans la ville. Référez-vous à l outil Vers la réussite du club intitulé Organiser une campagne de promotion pour organiser un événement. Faire un sondage auprès de vos membres. Certains de vos membres préféreraient peut-être faire partie d'un satellite. L'outil Vers la réussite du club Mesurer la satisfaction des membres indique différentes manières pour apprendre à connaître leurs intérêts. Réalisez un sondage auprès des membres existants avant d'en inviter d'autres peut aussi être un atout. Attentes du club hôte Le rôle du club hôte est d'aider le satellite à atteindre et maintenir un haut niveau d'engagement, d activité et d'enthousiasme. Voici quelques façons d'y parvenir : S'assurer que tous les membres du satellite reçoivent des instructions en tant que nouveaux membres, un soutien et une formation continue. Informer les membres du satellite de toutes les activités du club hôte et encourager la participation. Élaborer un plan de fidélisation et de renforcement des effectifs pour les deux groupes. Soutenir les activités du satellite. Traiter toutes les demandes d adhésion, les rapports et les questions financières pour le satellite. Créer un environnement qui favorise la communication ouverte et la résolution des problèmes. 1 3
Avantages et responsabilités des satellites Les satellites sont des extensions du club hôte. Tout membre rejoignant le satellite qui ne faisait pas partie auparavant du club hôte est inscrit dans le registre du club hôte, paie les droits et cotisations dues et est intronisé dans le club hôte. Il doit être inscrit par le secrétaire de club en tant que membre satellite dans le tableau de bord de reporting KiwanisOne. Puisqu ils sont toujours membres du club hôte, les membre satellites jouissent de tous les avantages de l adhésion à Kiwanis, y compris : droit d'exercer des fonctions au niveau du club, du district ou de Kiwanis International ; droit de vote lors des réunions et congrès ; magazine Kiwanis ; assurance de responsabilité civile pour les projets du club. Certains des clubs sondés par Kiwanis ont indiqué que leurs membres satellites étaient libres de se concentrer davantage sur leur travail de service que sur des tâches administratives comme les élections et les dossiers. Principales directives Les membres des satellites de club doivent bénéficier des mêmes instructions que les nouveaux membres et de la même formation continue que les membres du club hôte. Le satellite et le club hôte travaillent en collaboration pour élaborer une stratégie commune de renforcement des effectifs. Tout membre est bienvenu aux réunions du club hôte comme à celles du satellite. Le conseil de direction du club hôte approuve tous les paiements et versements du satellite ainsi que tous ses projets de service et collectes de fonds. Les deux groupes se soutiendront mutuellement dans leurs projets et collectes de fonds respectifs. Les membres satellites sont habilités à voter concernant les affaires du club, à occuper des fonctions au sein du club et à participer au conseil du club et ils devront assumer les responsabilités habituelles de ces postes, y compris participer aux réunions pertinentes du club hôte. «Nous avons commencé avec des rencontres et des projets le weekend et les soirs de semaine, pour permettre à plus de personnes de participer» Chelsea Wells, membre du satellite de club Kiwanis de Bellingham, Washington. 1 4
3. DÉFINISSEZ VOTRE MISSION C'est une bonne idée de définir les aspects clés de la relation club hôte-satellite. Votre club pourra choisir de les consigner par écrit. Points de discussion de la relation club hôte-satellite. Objet Définissez clairement la ou les raisons de mettre en place le satellite. Adhésion Décidez si le club hôte doit fixer un nombre minimal de membres pour le satellite et que faire si les effectifs tombent en-dessous de ce niveau. Réunions Où et quand le satellite se réunira-t-il? Ses membres se réuniront-ils en personne ou virtuellement? Opérations Désignez quelqu'un pour assurer la liaison entre le club hôte et le satellite. Déterminez si le satellite existera sous forme de comité du club hôte et si oui, s'il y aura des sous-comités. Contrôle. Déterminez le niveau de contrôle approprié pour les deux groupes. Contrôler le satellite Finances Le club hôte gère tous les comptes bancaires et la comptabilité avec le satellite. Déterminer comment gérer les fonds levés et distribués par le satellite qui sont séparés de ceux du club hôte. Service et collectes de fonds Le conseil de direction du club hôte approuve tous les paiements et versements du satellite et tous les projets de service et collectes de fonds. Établir des directives, des procédures et des échéances pour soumettre les projets du satellite et les collectes de fonds au conseil du club. Programmes de service et de leadership Décider si le satellite de club parrainera un Programme de service et de leadership. Le club hôte serait le parrain officiel, mais le satellite fournirait un soutien direct. Allons-y! Un nouveau satellite est un excellent moyen d'augmenter les effectifs du club et sa portée. Nous aimerions beaucoup savoir comment fonctionne le vôtre et évoquer sa réussite dans les communications de Kiwanis International. Dites-nous ce qui marche pour vous sur loveit@kiwanis.org. Soyez positif. Les résultats d'un récent sondage téléphonique révèlent que le satellite augmente ses chances de succès quand : Le club hôte a un public cible en tête lorsqu'il crée le satellite. Le club hôte accepte et soutient le satellite. Un processus de communication formel est mis en place entre les deux groupes. Le satellite est utilisé comme une manière de renforcer la communication avec les membres de Circle K et club Key afin de donner accès aux anciens de ces clubs au statut de membre Kiwanis. 1 5