LES APPROVISIONNEMENTS
APPROVISIONNER C EST Mettre à disposition d une entreprise des biens, tels que les denrées périssables et parfois des services, nécessaires à son fonctionnement. Cette mise à disposition des produits doit être réalisée
Au juste moment (Gestion des délais fournisseurs, ) En juste quantité (Gestion du prévisionnel et de l activité de l entreprise En juste qualité (Mise en place d une réception de marchandise stricte, )
Le bon approvisionnement doit avoir le soucis de répondre aux trois critères suivants :
STRATÉGIE D ACHAT OBJECTIFS Améliorer la qualité servie dans l assie>e Diminuer le coûts des achats Meilleur rapport Qualité/Prix
«ACHETER» IMPLIQUE UNE SÉRIE D OPÉRATION QUE L ON PEUT REGROUPER EN 8 PHASES TYPES 1) - PHASE ÉVALUATION DES BESOINS 2) - PHASE CONNAISSANCE DES PRODUITS : SAISONS DENRÉES PÉRISSABLES... 3) - PHASE CONNAISSANCE DES LOCAUX : VOLUMES STOCKS NEUTRES, RÉFRIGÉRÉS, CAVE... 4) - PHASE ADMINISTRATIVE 5) - PHASE PRÉPARATIONNELLE LANCEMENT DES OPÉRATIONS 6) - PHASE UTILE (RÉCEPTION) 7) - PHASE STOCKAGE 8) - PHASE PAIEMENT
BON DE COMMANDE En général c est l économat qui centralise tout les besoins et qui va émettre un bon de commande par fournisseur en fonction des familles de produits.
LE BON DE COMMANDE EST EFFECTUÉ EN TROIS EXEMPLAIRES FOURNISSEUR MAGASIN COMPTABILITE
PLANNING DES COMMANDES C est en général un classeur ou les bons de commandes sont placés en fonction des dates de livraisons. Cela permet un contrôle rapide à la livraison et le cas échéant la défaillance d un fournisseur
FEUILLE DE MARCHE C est le document ou sont inscrit dans les grandes entreprises les achats du jour en général cette feuille est divisée en deux parties : 1 - Ventilation des articles par famille de produits (viande poissons crémerie). Pour chaque article il faut mentionner la quantité reçue le prix H.T. le prix total. 2- Récapitulation des totaux par famille (frais, Solide, Liquide, Surgelés, Divers...) Tous les justificatifs sont joints à cette feuille. Pour les petites entreprises cette feuille se confond avec la feuille de commande le responsable des achats ou le chef n y inscrit que les denrées qu il va acheter le lendemain. A la livraison des marchandises cette feuille est utilisée comme précédemment. Cette feuille est surtout utile pour les entreprises comportant beaucoup de fournisseurs. En outre elle permet de calculer un coût matière journalier / C.A. du jour mais ce coût demeure relatif et théorique car il ne tient pas compte des stocks. Il peut être intéressant à titre indicatif et pour des prévisions.
RÉFÉRENCIÉ DES FOURNISSEURS Ce document permet de visualiser rapidement les coordonnées des divers fournisseurs ou éventuellement des remplaçants. C est le moment le plus fort qui va conditionner l efficacité d un achat. C est le moment ou l acheteur va faire l analyse économique et qualitative du marché.
Recenser les fournisseurs potentiels Prendre en compte les résultats des achats précédents Analyser la conjoncture Prendre les contacts Constituer une base de données Négocier son achat (stimuler la concurrence) Convenir du mode de livraison Convenir du mode de paiement
EN AMONT Détermination des fournisseurs Appel offre Centrale Achat Groupement Achat M.I.N. Marché locaux Contrat fournisseurs
APPEL OFFRES Par voie de presse faire un appel d offre portant sur un cahier des charges bien défini et une période donnée. Recencer les offres et attribuer le marché en fonction de la qualité et des prix
CENTRALE ACHAT AVANTAGES Regrouper : Intéressant car ce moyen permet de n avoir à traiter qu une seule facture et une seule livraison. En moyenne un restaurant possède 20 fournisseurs donc 20 commandes 20 livraisons 20 factures 20 paiements. Rentabiliser : Un commerçant seul doit pour une petite quantité négocier et subir plusieurs intermédiaires par la centrale d achat il bénéficie de l effet de masse et tous les intermédiaires sont court circuités. Présenter choisir : Les centrales envoient un catalogue qui permet de dresser une nomenclature des produits. Contrôler : Tous les produits nouveaux sont testés. Un cahier des charges rigoureux est établi avec chaque fournisseur. Des contrôles bactériologiques sont régulièrement effectués. Gérer : Garantie des tarifs sauf légumes et poissons cela permet de calculer des prix de vent les plus stables et de planifier les coûts. Possibilité de connaître le montant des achats cumulés pour une période. Paiement par un seul chèque en fin de mois ou différé. Des statistiques établies permettent de cerner les besoins.
INCONVÉNIENTS Un % du C.A. est à reverser il est variable et peur atteindre 5% du volume des achats. Gonfle le coût matière d autant Politique régionale impossible parfois des produits sont localement moins cher!! L obligation de passer par la centrale est très rigide. Mais le PB c est aussi un seul fournisseur d où des renvois difficiles des livraisons retardées ou interrompues etc...
GROUPEMENT D ACHAT C est une association de restaurateur régie par la loi de 1901 1) Organisation : Il faut dresser un liste de tous les produits utilises par les différents membres de l association. 2) En fonction de cette liste établie par famille de produit un coordonateur dresse un tableau comparatif des prix pratiqués. 3) Le coordinateur récapitule et fait la synthèse des besoins de chacun il crée un fichier des grandes familles de produits à acheter en commun. 4) Il fait des appels d offres sur les marchés respectifs et compare prix et qualité et choisit le fournisseur pour une période de 3 mois à 1 an. 5) Le fournisseur référencé prend contact avec tous les adhérents.
AVANTAGES Prix très intéressant du fait du volume Meilleur choix car expérience regroupée Partage des frais d achat Offre étendue de fournisseurs AmélioraKon de la qualité Independence préservée
Délais de livraison INCONVENIENTS Risque d entente entre fournisseur Les adhérents doivent avoir des structures comparables et se trouver dans un pekt périmètre.
CONTRAT FOURNISSEUR L hôtelier passe un commande importante auprès d un fournisseur (bénéficie ainsi d un prix) pour une certaine quantité, mais les livraisons seront effectuées suivant une périodicité précise et préétablie. Seule la livraison est facturée parfois payable 30 jours fin de mois. Les avantages sont multiples : Prix d achat plus bas. Stocks chez le fournisseur. Paiement de la seule livraison. L inconvénient est de pouvoir écouler la prévision...
M.I.N. MARCHE LOCAUX AVANTAGES Les responsables d achat vont s approvisionner sur ces lieux et bénéficient ainsi d un choix et d une qualité exceptionnelle car ils peuvent acheter directement auprès de producteurs locaux. Ils voient la marchandise avant de l acheter ils peuvent choisir et négocier en même temps Un avantage est aussi les relations directes qui se créent entre fournisseurs et acheteur. Et surtout l ambiance de ces lieux!!
INCONVENIENTS - Le temps nécessaire pour se rendre sur les lieux - L achat d un véhicule pour transporter la marchandise - Le paiement souvent comptant.
LES CENTRALES CASH Sortent de supermarchés réservés au professionnels de bouches et certaines associations les acheteurs peuvent y trouver de tout mais doivent payer comptant et transporter leurs marchandises...