AVIS DE CONVOCATION Réunion du comité de participation des parents (CPP) Le 7 mars 2016 de 18 h 30 à 20 h 30 Siège social de Toronto AUX MEMBRES DU COMITÉ DE PARTICIPATION DES PARENTS (CPP) Membres du Conseil : M. Pierre Lambert, conseillère scolaire, CSViamonde M. Guillaume Teasdale, conseiller scolaire CSViamonde Parents : M me Cassandra Guerrier, membre représentant la région de Toronto M me Narjiss Lazrak, rembre représentant la région de Toronto M me Stacia Grimes, membre représentant la région du Sud-Ouest M. Bruno Loones, membre représentant la région du Nord M. Mohamed Sekkak, membre représentant la région de Toronto (coprésident du comité) Vous êtes par la présente convoqué-e à la Réunion du : Comité de participation des parents Date : Le 7 mars 2016 Heure : de 18 h 30 à 20 h 30 Lieu : Siège social de Toronto, 116, Cornelius Parkway, Toronto, ON M6L 2K5
COMITÉ DE PARTICIPATION DES PARENTS (CPP) Le 7 mars 2016 de 18 h 30 à 20 h 30 Siège social de Toronto, 116, Cornelius Parkway, Toronto, M6L 2K5 Possibilité de se joindre par audioconférence Possibilité de se joindre par vidéoconférence à partir du site d une école secondaire du Conseil. Veuillez nous le préciser afin que nous assumions adéquatement la planification de la rencontre. ORDRE DU JOUR 1. Mot d ouverture 2. Affaires courantes : 2.1 Adoption de l ordre du jour 2.2 Déclaration de conflit d intérêts 2.3 Adoption du procès-verbal de la réunion du 18 janvier 2016 2.4 Questions découlant du procès-verbal de la réunion du 18 janvier 2016 3. Mise en candidature d un parent pour siéger au CPP 4. Nomination des membres qui représenteront le CPP du CSViamonde au colloque du CPP du 7 mai 2016 à Ottawa et documentation pertinente 5. Suivi du projet Parents Partenaires en Éducation (PPE)/Association des directions et directions adjointes des écoles franco-ontariennes (ADFO) Demande d une participation du CSViamonde pour finaliser le projet : «L École le point d ancrage pour assurer la vitalité de nos communautés» 6. Mise à jour Formation auprès des conseils d école 7. Date de la prochaine réunion 8. Levée de la réunion
POINT NO 2.3 DE L'ORDRE DU JOUR PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE PARTICIPATION DES PARENTS (CPP) NON ADOPTÉ Le 18 janvier 2016 Le CPP tient une réunion le 18 janvier 2016 de 18 h 30 à 20 h 20 dans la salle du Conseil du siège social sis au 116, Cornelius Parkway, Toronto (Ontario) sous la présidence de M. Mohamed Sekkak, coprésident du comité. Membres du comité présents : M me Narjiss Lazrak Parent de l École élémentaire La Fontaine, représentant la région du Grand Toronto (suppléante à la coprésidence) M me Cassandra Guerrier Parent de l École élémentaire Laure-Rièse, représentant la région de Toronto (coprésidente du comité ) M. Pierre Lambert Conseiller scolaire, CSViamonde M. Bruno Loones Parent de l École élémentaire La Source, représentant de la région du Nord M. Mohamed Sekkak Parent de l École secondaire Étienne-Brûlé, représentant la région du Grand Toronto (coprésident du comité) M. Guillaume Teasdale Conseiller scolaire, CSViamonde (par audioconférence) Absente : M me Stacia Grimes Parent de l École secondaire Gabriel-Dumont, représentant la région du Sud-Ouest Membres de l administration : M. Martin Bertrand, directeur de l éducation M me Jo-Anne Doyon, surintendante de l éducation M me Désirée Bigaignon, secrétaire de séances du Conseil 1. MOT DE BIENVENUE M. Martin Bertrand souhaite la bienvenue aux membres du comité en cette première réunion du CPP pour l année 2015-2016. Puis, il invite tout le monde à se présenter en faisant un tour de table. 2. ÉLECTION DE LA COPRÉSIDENCE DU COMITÉ M. Bertrand invite donc les personnes intéressées à occuper le poste de coprésidence à se nommer. 1
POINT NO 2.3 DE L'ORDRE DU JOUR Réunion du comité de participation des parents ( CPP ) Le 18 janvier 2016 M me Cassandra Guerrier et M me Narjiss Lazrak présentent leur candidature pour le poste de coprésidence Comme les deux membres démontrent un intérêt à occuper ce poste, M. Bertrand invite donc les deux membres à faire une brève allocution indiquant les raisons les motivant pour occuper ce poste. Avant de procéder au scrutin secret, deux scrutatrices sont nommées, soit, mesdames Doyon et Bigaignon. Comme les votes sont ex aequo après deux tours de scrutin, l on procède donc à un tirage au sort. M me Cassandra Guerrier est donc élue coprésidente du comité. Afin de toujours assurer une relève pour présider la réunion, M. Bertrand annonce que M me Lazrak agira comme suppléante. Elle pourrait alors être appelée à appuyer la présidence de la réunion en cas d absence d une des deux coprésidences. 3. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR M me Cassandra Guerrier, appuyée par M. Bruno Loones, propose : QUE l ordre du jour soit approuvé. La motion est adoptée. 4. DÉCLARATION DE CONFLIT D INTÉRÊTS Il n y a aucune déclaration de conflit d intérêts. 5. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU 9 NOVEMBRE 2015 M me Cassandra Guerrier, appuyée par M. Mohamed Sekkak, propose : QUE le procès-verbal de la réunion du 9 novembre 2015 soit approuvé. La motion est adoptée. 2
POINT NO 2.3 DE L'ORDRE DU JOUR Réunion du comité de participation des parents ( CPP ) Le 18 janvier 2016 6. AFFAIRES DÉCOULANT DE LA RÉUNION DU 9 NOVEMBRE 2015 a) Mise à jour du projet de relève du CPP (point n o 7) En suivi au document soumis par M. Sekkak, M. Bertrand indique que la question du projet de relève du CPP sera abordée au point n o 7 de cette réunion. b) Mise en candidature de parents pour siéger au CPP (point n o 8) M. Bertrand indique que le Conseil est toujours à la recherche de parents pour siéger au CPP quant aux régions qui ne sont pas encore représentées. Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur formulaire de candidature. 7. PARENTS PARTENAIRES EN ÉDUCATION (PPE) FORMATION DES PARENTS ANIMATEURS Les membres du comité prennent connaissance d un communiqué émanant de PPE qui offre un programme de formation aux parents afin de les outiller pour animer des conversations au sein de leur école, voire leur communauté. Lors des échanges de vues à ce sujet, il en ressort les suivants : Ceux qui ont déjà assisté ou qui connaissent le programme soulignent, d une part, combien le programme est enrichissant et qu il faudrait envisager des moyens pour en faire la promotion au sein des conseils d école et donner la possibilité aux parents de toutes les écoles du Conseil, qui le désirent, d y assister. D autre part, que, lors des rencontres de PPE, leur demander d assurer un suivi à savoir comment faire la sélection des parents ressources pour animer les conversations au sein des écoles. M me Narjiss Lazrak a exprimé le souhait d assister à la prochaine séance de formation. 8. PROJET «L ÉCOLE LE POINT D ANCRAGE POUR ASSURER LA VITALITÉ DE NOS COMMUNAUTÉS» DE PARENTS PARTENAIRES EN ÉDUCATION ET ASSOCIATION DES DIRECTIONS ET DIRECTIONS ADJOINTES DES ÉCOLES FRANCO-ONTARIENNES (ADFO) M. Bertrand fait part aux membres de la correspondance qu il a reçue sollicitant la participation du Conseil scolaire Viamonde pour finaliser le projet ci-dessus mentionné. 3
POINT NO 2.3 DE L'ORDRE DU JOUR Réunion du comité de participation des parents ( CPP ) Le 18 janvier 2016 Lors des échanges de vues à savoir si les membres du CPP peuvent s impliquer davantage à la réalisation du projet, plusieurs suggestions ont été émises dont voici un aperçu : Inviter des membres du PPE à une des prochaines réunions du CPP; Faire coïncider une réunion du CPP avec la rencontre du Groupe focus à l intention des parents. 9. COMMUNICATION ÉMANANT DU MINISTÈRE DE L ÉDUCATION M. Bertrand informe les membres que le Ministère a commencé un processus pour organiser le premier symposium provincial pour les parents francophones. Le symposium aura lieu au mois de mai 2016 à Ottawa et des renseignements complémentaires seront acheminés en temps et lieu. Afin de les aider à planifier cet événement francophone, le Ministère est à la recherche d un parent bénévole par conseil pour représenter les parents à la planification du symposium. L on s attend à recevoir la documentation sous peu. 10. DISCUSSIONS : COMMENT SUSCITER DAVANTAGE LA PARTICIPATION DES PARENTS AU CSVIAMONDE M. Bertrand invite les membres à faire part de leurs points de vue sur la question. Ils sont tous d avis qu il serait approprié d avoir les discussions à deux volets par rapport à l engagement des parents, d une part, au niveau du Conseil et d autre part, au sein des écoles. Ils sont tous d avis que l engagement des parents représente bien des défis et qu il faudrait envisager des moyens créatifs pour les motiver à s engager de façon plus active. Une période de remue-méninges s ensuit et il en ressort ce qui suit : Il faudrait tenir compte des réalités de chaque région, de la culture diverse et de l approche qui doit être privilégiée pour atteindre les objectifs à long terme. Une ébauche de projet doit être développée avec un mandat bien défini et réalisable en ciblant une région comme projet-pilote. Dès que le thème du projet aura reçu le consentement des membres, l on se penchera sur le plan d action et les étapes à suivre pour enfin le réaliser dans les délais prescrits. 4
POINT NO 2.3 DE L'ORDRE DU JOUR Réunion du comité de participation des parents ( CPP ) Le 18 janvier 2016 Plusieurs thèmes sont mentionnés, entre autres, soirée d information pour les parents : Comment pouvez-vous vous engager pour aider votre école comme bénévole? Promotion du CPP aux membres des conseils d école Moyens pour élargir les communications En conclusion, il est entendu de reporter la question à la prochaine réunion en vue d obtenir un rapport de l administration sur une ébauche de proposition de projet qui sera étudiée à ce moment. 11. DATE DE LA PROCHAINE RÉUNION La prochaine réunion est fixée pour le 7 mars 2016 et se tiendra de 18 h 30 à 20 h 30 aux bureaux administratifs de Toronto. Ceux et celles qui ne peuvent s y rendre ont toujours la possibilité d y assister par audioconférence. 12. LEVÉE DE LA RÉUNION L ordre du jour étant épuisé, la réunion est levée à 20h 20 sur la proposition de conseiller Lambert. Il est appuyé par M. Bruno Loones. Le directeur général associé, Le coprésident du comité, Martin Bertrand Mohamed Sekkak 5
Ministère de l Éducation POINT NO 4 DE L'ODRE DU JOUR Lignes directrices relatives aux demandes de remboursement des dépenses Colloque 2016 des CPP de langue française Bureau de la participation des parents et des communautés Les lignes directrices et le formulaire suivants sont fondés sur la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil du gouvernement de l Ontario. Nous vous rappelons que les frais de déplacement, de repas et d hébergement doivent être raisonnables et être à la fois nécessaires et économiques sans compromettre la santé et la sécurité. Les boissons alcoolisées ne sont pas une dépense admissible et ne peuvent pas être incluses au coût d un repas ou aux frais de déplacement et d hébergement. Hébergement dans les hôtels Un certain nombre de chambres a été réservé au Hampton Inn by Hilton Ottawa, au 100, chemin Coventry, Ottawa (Ontario) K1K 4S3, Canada. Pour réserver, veuillez communiquer avec l hôtel au numéro sans frais 1 877 701-1281 et mentionner le numéro de groupe suivant: 2705 ainsi que le code de groupe MOE pour obtenir le rabais de groupe de 135$. Il est également possible de réserver les chambres en ligne : http://hamptoninn.hilton.com/en/hp/groups/personalized/y/yowcnhx-moe- 20160506/index.jhtml?WT.mc_id=POG Veuillez réserver avant le 6 avril 2016 pour être admissible au tarif de groupe. Pour le Colloque des CPP de langue française, les participantes et participants qui doivent parcourir plus de 100 kilomètres pour se rendre au Hampton Inn by Hilton Ottawa auront droit au remboursement du coût de la chambre d hôtel. Seule la nuit du vendredi 6 mai 2016 sera remboursée, sauf dans des circonstances spéciales pour lesquelles on aura obtenu au préalable l autorisation du ministère de l Éducation. Pour nous faire connaître de telles circonstances spéciales, veuillez communiquer avec Nicole McAllister au Nicole.McAllister@ontario.ca ou par téléphone au 705 564 4296. Si les conseils scolaires font la réservation au nom des parents participants, ils devront remplir le formulaire d autorisation et de facturation par carte de crédit qui leur sera envoyé directement. Ce formulaire, ainsi qu une photocopie de la carte de crédit seront envoyés à l hôtel par la ligne de télécopieur sécurisée, au 613 741-8689, afin d assurer le paiement de la chambre d hôtel et des taxes. Ceci doit être fait avant que les membres du CPP et du conseil d école arrivent à l hôtel. Les frais de stationnement sont admissibles au remboursement. Le stationnement au Hampton Inn by Hilton Ottawa est gratuit. Aucun autre frais accessoire facturé à la chambre ne sera remboursé. L hôtel demande aux délégués des CPP de présenter une carte de crédit à l arrivée pour le dépôt de garantie de la chambre. Si un délégué ne peut présenter de carte de crédit à son arrivée, la carte de crédit du conseil scolaire, conformément au formulaire d autorisation et de facturation par carte de crédit, sera utilisée. Imprimeur de la Reine pour l Ontario, 2016 Page 1 sur 3
Déplacement et repas Déplacement par avion ou par train Vous pouvez vous déplacer par avion ou par train si ce mode de transport s avère le moyen le plus pratique et le plus économique. Veuillez joindre les reçus originaux à l appui des demandes de remboursement. Seuls les billets de classe économique ou touriste seront remboursés. Déplacement par taxi Il est possible d avoir recours au déplacement par taxi au besoin. Des reçus doivent être présentés aux fins de remboursement. Déplacement par voiture Si la voiture s avère le moyen de déplacement le plus pratique et le plus économique, en ordre de préférence : 1. location d un véhicule (modèle «compact» ou équivalent); 2. véhicule personnel. POINT NO 4 DE L'ODRE DU JOUR Il incombe à la participante ou au participant d acquitter les amendes pour infraction au Code de la route ou aux règlements en matière de stationnement pendant l événement du Bureau de la participation des parents et des communautés. Les réclamations pour collision ne seront pas remboursées. Taux de remboursement du trajet pour les véhicules personnels Kilomètres Sud de l Ontario ($ par km) Nord de l Ontario ($ par km) 0 4 000 km 0,40 0,41 4 001 10 700 km 0,35 0,36 10 701 24 000 km 0,29 0,30 Plus de 24 000 km 0,24 0,25 Stationnement Les frais de stationnement seront remboursés et les reçus sont exigés. Assurance automobile personnelle Les participantes et participants doivent s'assurer que leur assurance couvre l'usage professionnel du véhicule personnel. Les participantes et participants ne peuvent pas présenter une demande de remboursement des dépenses encourues pour leur assurance individuelle contre les accidents. Repas Les participantes et participants peuvent obtenir un remboursement pour leurs repas si ces repas ne sont pas déjà fournis dans le cadre du Colloque ou du déplacement. Le montant maximum remboursable (incluant impôts et pourboires) est le même que celui des employés de la fonction publique : Déjeuner : 8,75 $ Dîner : 11,25 $ Souper : 20,00 $ Un déjeuner léger et un dîner seront fournis le samedi 7 mai 2016 dans le cadre des repas fournis à l occasion du Colloque des CPP de langue française. Les repas offerts dans le cadre du Colloque ne seront pas remboursés. Les reçus originaux doivent accompagner la demande de remboursement des repas. Les boissons alcoolisées NE SONT PAS remboursées. Coût des services de garde Le remboursement maximal quotidien des frais de garde réels pour les participantes et participants au Colloque des CPP de langue française est de 35 $ par jour si vous présentez une explication écrite et de 75 $ par jour si vous présentez un reçu de la gardienne. Une explication écrite décrivant la situation doit être Page 3 sur 3
POINT NO 4 DE L'ODRE DU JOUR fournie au ministère et vous devez obtenir une autorisation par écrit avant la tenue du Colloque des CPP de langue française. Aux fins de remboursement, veuillez remettre à votre conseil scolaire le formulaire de demande de remboursement dûment rempli et y joindre tous les reçus originaux détaillés dès votre retour du Colloque des CPP de langue française. Les conseils scolaires doivent faire parvenir au ministère tous les formulaires de demande de remboursement et les preuves à l appui avant le 28 mai 2016. Page 3 sur 3