SAISIE DES COMPTABILITES DANS ASTER La mise en marche d ASTER s effectue en double-cliquant sur l icône de l application L écran suivant est alors affiché. 1
Cet écran permet de saisir le nom, le mot de passe, le poste comptable, la gestion et la journée comptable pour lesquels la session est lancée. Les informations : Nom Mot de passe Poste comptable Sont obligatoires pour afficher le menu. Pour la plupart des fonctions comptables l indication de la gestion et de la journée comptable sont nécessaires. NB : Au niveau des postes et de la gestion, les listes déroulantes permettent de sélectionner les informations voulues. Concernant la journée comptable (JC), si aucune journée n est ouverte, rien ne s affiche. Cliquez sur le bouton connexion. NOTE : L écran suivant apparaît. C est l écran de base d ASTER qui présente : Le menu et la barre d outil dans le haut de l écran ; Une zone centrale où s affichent les différentes fenêtres ; Deux lignes d affichage de messages divers au bas de l écran 2
NOTE : LE MENU GENERAL ET LES DIFFERENTS SOUS MENUS Le menu général est constitué de menus et sous menus. On distingue les menus dits Fonctionnels qui proposent les procédures métiers de ASTER, des menus dits Techniques qui proposent diverses fonctions standard Windows. Certaines des fonctions générales sont aussi présentées sous la forme d une icône dans la barre d outil. Le premier niveau de menus fonctionnels comprend les items suivants : CAD, CAR, Comptabilité générale, 3
MES, NOTE : 4
Contexte/exploitation, Paramétrage. NOTE : 5
L affichage des items de menu est fait en fonction de l habilitation de l utilisateur. La sélection d un item autorisé (clic gauche pour une souris paramétrée pour un droitier) provoque le déploiement du sous menu. Les items de ce sous menu peuvent être : Soit un sous menu qui sera à son tour déployé après sélection ; Il est signalé par le caractère 4 placé à gauche ; Soit un programme qui sera lancé après sélection. LA BARRE D OUTILS La partie gauche de la barre d outil est composée de boutons iconiques. La partie droite est composée de trois champs affichant le nom de l'utilisateur connecté, le numéro du programme ASTER actif et la date. Les boutons de la barre d outil (ToolBar) sont de la gauche vers la droite : Entrer des critères : Ce bouton permet de saisir sur l écran les valeurs dans les rubriques choisies à partir desquelles on désire rechercher les informations existantes dans ASTER. Exécuter la recherche : Ce bouton permet de lancer le traitement de recherche et d affichage des informations existantes et qui correspondent aux critères de recherche saisis au préalable. Dans le cas ou aucun critère n a été saisi, le système affiche toutes les occurrences existantes. Enregistrement suivant : Ce bouton permet l affichage de l enregistrement suivant celui affiché. Dans le cas ou l écran affiche déjà le dernier enregistrement, le message suivant est présenté. Il faut cliquer sur le bouton OK ou actionner la touche «Entrée» du clavier pour effacer le message. Enregistrement précédent : Ce bouton permet l affichage de l enregistrement précédent celui affiché. Dans le cas ou l écran affiche déjà le premier enregistrement, le message suivant est affiché. Il faut cliquer sur le bouton OK ou actionner la touche «Entrée» du clavier pour effacer le message. 6
Couper : Ce bouton permet d effacer le texte sélectionné. Copier : Ce bouton permet de copier le texte sélectionné. Coller : Ce bouton permet de placer à l endroit ou se trouve le curseur le texte précédemment copié ou coupé. Effacer écran : Ce bouton permet de remettre à blanc toutes les zones affichées ou saisies de l écran. Insérer : Ce bouton permet d ajouter un nouvel enregistrement. Un écran vide s affiche. Après la saisie des données du nouvel enregistrement il faut obligatoirement activer le bouton «Enregistrer» pour que ce nouvel enregistrement soit effectivement inséré dans la base. Supprimer : Ce bouton permet de supprimer l enregistrement affiché (en cours). Après avoir activé le bouton «Supprimer» il faut obligatoirement activer le bouton «Enregistrer» pour que la suppression soit effective dans la base. Enregistrer : Ce bouton permet d enregistrer dans la base de données les modifications, créations ou suppressions effectuées depuis l enregistrement précédent. Quitter : Ce bouton permet de sortir du programme gérant la fenêtre active (fenêtre dont le bandeau est de couleur vive en opposition aux fenêtres inactives dont le bandeau est de couleur grisée). Dans le cas ou il n y a pas de programme actif, ce bouton est utilisé pour sortir d ASTER. Dans ce cas après avoir activé le bouton, l écran du contexte s affiche. La sortie d ASTER est effective après avoir activé le bouton Annuler. Afficher Editeur : ce bouton permet d afficher les caractères de la rubrique ou se trouve le curseur au moment de l appel de l éditeur dans une zone de travail dite zone d édition. Dans cet espace de travail, il possible de faire du traitement de texte et d effectuer des recherches et remplacement de chaînes de caractères. Cet espace de travail peut être agrandi et déplacé. Afficher Liste de valeurs : Ce bouton permet d afficher pour la rubrique où se trouve le curseur, et si cela est prévu, la liste des valeurs possibles de cette rubrique. Le chargement de la rubrique se fait automatiquement après choix de la valeur souhaitée dans la liste. Aide : Ce bouton permet d afficher un texte d aide pour l utilisateur. Ce texte correspond, dans la version originale d ASTER, aux spécifications détaillées de la procédure courante. Imprimer écran : Ce bouton permet d imprimer le contenu de l écran sur l imprimante affectée LES FENETRES 7
Il y a cinq sortes de fenêtres : La fenêtre de base, Les fenêtres de travail, Les fenêtres d alerte, Les listes de valeurs, L éditeur de texte. La fenêtre de base. Cette fenêtre peut être fermée, occuper tout ou partie de l'écran, et être redimensionnée lorsqu elle n occupe pas tout l écran. Elle présente une barre d état au bas de l écran qui affiche des renseignements sur le mode de fonctionnement, le numéro de l enregistrement courant et un message d assistance à l utilisateur. Les fenêtres de travail. Ces fenêtres peuvent être fermées, être réduites à un icône et être déplacées. Elles ont un titre constitué du nom de la fonction. Elles peuvent contenir des boutons qui sont : soit des boutons de navigation, situés sur la partie gauche de la fenêtre, permettant d aller vers un autre écran ou de retourner à l écran précédent, soit des boutons déclencheurs d action, situés sur la partie droite de la fenêtre. Les fenêtres d alerte. Les fenêtres d'alerte sont des fenêtres aux fonctionnalités réduites. Elles servent à afficher un message d'avertissement, à demander confirmation sur une action ou à conseiller une solution. Les messages sont constitués d un numéro et d un texte associé à ce numéro. Elles s'affichent en avant plan et l'utilisateur doit fermer cette fenêtre s'il désire accéder aux autres fenêtres ouvertes de l'application. Elles peuvent contenir de un à trois boutons (ex : "Oui", "Non", "Annuler"). Il y a trois styles différents de fenêtre d alerte : Stop Attention 8
Information Les listes de valeurs. Une liste de valeurs est une liste de sélection mono ou multi-colonnes présentée dans une fenêtre s'affichant en avant plan et que l'utilisateur doit fermer s'il désire accéder aux autres fenêtres ouvertes de l'application. Elle permet à l'utilisateur de sélectionner pour une occurrence de l enregistrement une valeur parmi celles proposées. Elle est appelée en utilisant le bouton de la barre d outils. L éditeur de texte. Un éditeur de texte est une fenêtre modale dans laquelle peut être affiché ou saisi du texte correspondant à la valeur d'un Item. Ceci permet à l'utilisateur de manipuler des données de grande taille. Il est appelé en utilisant le bouton de la barre d outils NOTE : OUVERTURE DE JOURNEE COMPTABLE L ouverture de la journée comptable s effectue pour le compte de la gestion et du poste comptable sélectionné au moment de la connexion. 9
L ouverture de la journée comptable s effectue pour le compte de la gestion et du poste comptable sélectionné au moment de la connexion. Dans le menu CGE et cliquer sur le sous menu «ouverture de journée comptable» 10
Il y a une journée par défaut qui s affiche sur l écran de création des journées comptables. Il convient de ne pas ouvrir cette journée si elle ne correspond pas à la quinzaine comptable à saisir. Créer la journée qui correspond au dernier jour de la quinzaine à saisir ; Exemple : si l on veut saisir le 14 février, les opérations de la 1ere quinzaine de janvier, c est la journée du 15 janvier qu il faut créer et non celle du 14 février. 11
Après avoir saisi la journée à créer, cliquer sur le bouton «ouvrir journée». le message suivant s affiche «la journée du a été créée». La JC créé disparaît de la zone de texte et s affiche dans la liste déroulante. 12
Cliquez sur le bouton quitter pour retourner dans le menu CGE et sélectionner le sous menu «saisie des opérations comptables ordinaires et OD» ; CREATION D UN BORDEREAU D ECRITURES COMPTABLES. Dans le menu CGE et sélectionner le sous menu «saisie des opérations comptables ordinaires et OD» Créer un bordereau d écritures comptables. 13
Les colonnes suivantes doivent être renseignées en fonction des informations à saisir. Type : P (pour Poste Comptable) Emétteur : Code du PC N : Il est attribué automatiquement après validation du bordereau Statut : en saisie (par défaut) NB : valeurs de la rubrique statut Dans le cas de la saisie d un bordereau, le statut est initialisé à «En saisie». Dans le cas d un bordereau reçu, le statut est initialisé à «Reçu». Quand le bordereau est accepté, le statut passe à «Accepté». Quand le bordereau est comptabilisé, le statut passe à «Comptabilisé». Libéllé : Expression libre (Saisie opérations du. Ou T10BIS 1 ère qze R ) Après avoir saisie les informations suivantes, il faut Valider l opération avec l icône «enregistrer» de la barre d outils. Un numéro apparaît alors dans la colonne N. NOTE : 14
Cliquer sur le bouton «détail» pour effectuer la saisie des opérations proprement dites. Ce écran permet de confirmer le PC, le gestion et la JC ouverte. Cliquez sur OK pour continuer. 15
LA SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES L action sur le bouton «détail» permet d avoir accès à un système d onglets : 1. onglet «détail entête» : il permet de préciser le document sur lequel les opérations sont retracées ainsi que le schéma comptable à utiliser par le système de la «liste des valeurs» ; 2. onglet «détail ligne» : propose le modèle de ligne et les comptes utilisés ; 3. onglet «complément ligne» : permet de mentionner les postes comptables destinataires des opérations transférées et d autres informations complémentaires. Les étapes à suivre au niveau des différents onglets sont les suivantes : Détail entête : affiche le détail d une écriture. Cet onglet affiche les informations relatives à l écriture en cours sur l écran «Saisie des écritures comptables» (Liste des écritures d un bordereau). Au premier accès à cet écran, dans ce contexte, l écran est vierge. L utilisateur est en saisie d une écriture. Il peut créer, modifier, supprimer sans restriction des écritures comptables. La suppression au niveau de cet onglet supprime l écriture mais n est possible que s il n existe pas de lignes pour l écriture. NOTE : 16
Les données à saisir sont : Le journal (liste de valeurs disponibles), NOTE : 17
Le code schéma (liste de valeurs disponibles) Le schéma d écriture choisi dans l écran onglet Détail entête permet de piloter la saisie des lignes d écritures. Deux cas se présentent : Le schéma prévoit des lignes dites «automatiques». A la création de l écriture, ASTER génère automatiquement les lignes qui sont paramétrées «ligne automatique» dans le modèle de la ligne. Dans l autre cas, l utilisateur créera les lignes une à une. Que la ligne ait été créée automatiquement ou non, son contenu et les contrôles qui lui seront appliqués sont déterminés par le modèle de ligne. L utilisateur choisi le modèle de ligne en saisissant la rubrique «Modèle» présente dans l écran onglet Détail lignes. NOTE : 18
Le libellé de l écriture qui est par défaut le libellé du schéma, Il faut effacer cette écriture par défaut et saisir une écriture personnalisée. 19
Détail lignes : affiche la liste des lignes de l écriture avec ses montants Débit et Crédit. Cet onglet affiche la liste des lignes de l écriture ligne comptable en cours sur l écran Détail onglet Entête. Au premier accès à cet écran, dans ce contexte, l écran est vierge. L utilisateur est en saisie d une ligne de l écriture comptable en cours de traitement. Il peut créer, modifier, supprimer des lignes de l écriture comptable. NOTE : 20
Les données à saisir sont : Le modèle (Liste de valeurs disponibles) Le compte (Liste de valeurs disponibles) 21
Montants débit / crédit Les spécifications 1 et 2 (Liste de valeurs disponibles). NB : L affichage, la saisie, les contrôles et les modifications autorisées des rubriques Modèle, Compte, Montant débit, Montant crédit, Spécification 1 et 2 sont définies par le schéma d écriture et le modèle de ligne. NOTE : 22
Complément : affiche des informations complémentaires sur la ligne en cours (onglet précédent). Cet onglet affiche des informations complémentaires sur la ligne d écriture comptable en cours sur l écran onglet Détail lignes. Les particularités liées à certains comptes Certains comptes nécessitent des informations complémentaires sans lesquelles la comptabilisation est impossible. Il s agit des comptes d opérations chez les postes comptables déconcentrés et des comptes d imputation provisoire chez les comptables généraux. En effet, certains comptes d opérations font l objet d informations complémentaires obligatoires dans l onglet «complément ligne». Celles - ci concernent généralement le code poste du comptable général assignataire de l opération à transférer. L agent chargé de la saisie renseignera obligatoirement le champ spécification 3 de l onglet «complément ligne». Il devra donc saisir ou sélectionner dans la liste des valeurs le code du poste comptable assignataire en lieu et place de la mention «5XX à modifier» ou «5XX effacez et complétez». Les comptes d opérations pour lesquels ces précisions s imposent sont : 23
Cas des comptes en lettres dans la Liste des valeurs. NOTE : 24
Les totaux Débit / Crédit de l écriture sont calculés au fur et à mesure des saisies Après la saisie des comptes en masse et en détail, les chefs ou les agents de saisie s assureront de la conformité entre les totaux débits et crédits du T10 bis. 25
Dès lors que les opérations saisies correspondent à celles figurant sur le document papier T10 Bis, il faut procéder à leur validation et à leur comptabilisation. EDITION DE BROUILLARDS DE CONTRÔLE (Traitement et contrôle mis en œuvre à la comptabilisation) *Brouillard des écritures comptables Cet état présente toutes les informations relatives aux écritures correspondant à un bordereau d écritures (document saisi par le comptable ou message reçu). L édition est déclenchée par le programme «Saisie des écritures comptables». Les informations sont éditées dans l ordre : Journal Numéro d écriture Numéro de ligne Il présente un total débit et un total crédit par écriture un total débit et un total crédit par journal. A la fin de l état, on trouve le total débit et le total crédit *Brouillard simplifié des écritures comptables Cet état présente les informations relatives aux écritures correspondant à un bordereau d écritures (document saisi par le comptable ou message reçu). Cette édition est simplifiée par rapport à l'édition du «Brouillard des écritures comptables», car aucune des informations saisies au niveau de l écran «Complément ligne» n est éditée. Cette édition est déclenchée par le programme «Saisie des écritures comptables». Les informations sont éditées dans l ordre : Journal Numéro d écriture Numéro de ligne Il présente un total débit et un total crédit par écriture. un total débit et un total crédit par journal Voir annexes 1 et 2. 26
La procédure d édition du brouillard et du brouillard simplifié Le brouillard et le brouillard simplifié sont des copies de travail des opérations effectuées. Ils permettent de s assurer de la régularité des opérations saisies avant l acceptation et la comptabilisation (imputation et montant correct etc.). Pour les éditer, l agent chargé de la saisie ou le chef de service comptabilité suit les étapes suivantes : - Après avoir saisi et validé les opérations, cliquer sur le bouton «retour» ; ce qui a pour effet d avoir accès à l écran de comptabilisation. Sur cet écran figurent des boutons dont ceux du brouillard et du brouillard simplifié. - Cliquer sur le bouton «brouillard simplifié» ou sur le bouton «brouillard». VALIDATION ET COMPTABILISATION La comptabilisation des opérations comptables dans ASTER est une fonction fondamentale. Elle s entoure de certaines précautions. Les étapes suivantes sont à suivre : - après la dernière opération saisie, cliquer sur le bouton «retour» pour basculer sur l écran de comptabilisation des opérations ; - éditer systématiquement le brouillard simplifié qui retrace les opérations saisies en cliquant sur le bouton «brouillard simplifié» ; en faire un pointage avec le T10 bis et les bordereaux de transfert; 27
- s il n y a pas d erreur, cliquer sur le bouton «accepter». Le message suivant s affiche : «souhaitez vous passer à l écran de comptabilisation?». - cliquer sur «oui» puis sur le bouton «comptabiliser globalement». 28
Un autre message s affiche «X écriture comptabilisée sur X écriture». Au vu de ce message, cliquer sur «OK». - le message suivant s affiche «comptabilisation sans erreur» ; cliquer ensuite sur «ok» 29
- le message suivant s affiche «bordereau traité». Lorsque vous cliquez sur «OK», le bordereau disparaît de l écran de création des bordereaux. 30
CLOTURE DE LA JOURNEE COMPTABLE Après comptabilisation du bordereau, la journée comptable doit être clôturée. Aller dans le menu CGE et cliquer sur le sous menu «clôture de journée comptable» 31
- sur l écran de clôture de journée, renseigner le champ «journée à clore» en indiquant la journée concernée dans la liste des valeurs ou en la saisissant. - cliquer sur le bouton «demander clôture» pour provoquer la clôture de la journée comptable. 32
Le message suivant s affiche «la clôture de la journée X est lancée» CAS DES SAISIES AVEC DEUX SCHEMAS POUR UN T10BIS NOTE 33
Cliquez sur le bouton nouvelle écriture. 34
Un écran de saisie des écritures comptables vierge, s affiche. Cliquez sur l onglet détail entête. Remplacer le schéma 14 par le schéma des écritures à saisir. 35
La liste des valeurs permet d afficher tous les schémas comptables de la DGI. Puis retourner sur l onglet détail ligne pour procéder à la saisie des écritures comptables. 36
Il faut faire attention pour ne pas effacer les comptes qui sont renseignés dans la spécification 2. NOTE : 37
RAPPEL : Certains comptes nécessitent des informations complémentaires sans lesquelles la comptabilisation est impossible. En effet, certains comptes d opérations font l objet d informations complémentaires obligatoires dans l onglet «complément ligne». Celles - ci concernent généralement le code poste du comptable général assignataire de l opération à transférer. 38
L agent chargé de la saisie renseignera obligatoirement le champ spécification 3 de l onglet «complément ligne». Il devra donc saisir ou sélectionner dans la liste des valeurs le code du poste comptable assignataire en lieu et place de la mention «5XX à modifier» ou «5XX effacez et complétez». Il faut préciser dans la ligne observation la nature de l opération. 39
VALIDER ET CLIQUER SUR BOUTON RETOUR LA PROCEDURE DE COMPTABLISATION IDEM. 40
CONTRÔLE DES COMPTABILITES DEJA SAISIES 41
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TRAITEMENT DES CENTRALISATIONS DES OPERATIONS DES POSTES RATTACHES Le traitement des centralisations des opérations des postes rattachés relève de la compétence exclusive des chefs ou des agents habilités à faire les opérations suivantes : - acceptation des messages reçus ; - comptabilisation des bordereaux de messages ; - clôture de la journée comptable chez le comptable centralisateur. La procédure du dénouement des centralisations consiste à : - se connecter à ASTER sous le timbre du poste centralisateur ; - entrer dans le menu CGE ; - sélectionner le sous menu «ouverture de journée comptable» ; - ouvrir une journée comptable à une date égale ou postérieure à la quinzaine clôturée. - aller dans le menu «MES» ; 45
- sélectionner le sous menu «consultation de messages reçus «INBOX» ; 46
- cliquer sur la première rupture qui est matérialisée par la croix située à gauche du libellé du type de message; - cliquer sur la deuxième rupture ( la croix à gauche du poste émetteur du message); 47
- sélectionner le message d écritures comptables du poste émetteur ; 48
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- cliquer sur le bouton «détail» pour avoir le contenu du message ; NB : chaque message de centralisation correspond à une journée clôturée chez le poste comptable non centralisateur. Les messages sont numérotés automatiquement par ASTER. Lorsqu il a accès au contenu du message, l utilisateur doit : - prendre la liste d accompagnement correspondant à la quinzaine à traiter ; - vérifier qu il y a concordance entre les données de la liste d accompagnement et les pièces justificatives préalablement rangées par nature d opérations dans les enveloppes. 50
Après avoir procédé aux différents contrôles à l appui des pièces justificatives, les chefs de service comptabilité acceptent le message, ce qui a pour effet de produire un bordereau de notification d acceptation de message. 51
Le message ainsi accepté génère un bordereau en CGE avec le statut «accepté». Les chefs de service comptabilité dénoueront les opérations acceptées dans le MES en suivant les transactions habituelles d exécutions d opérations comptables dans ASTER. NB : Avant toute centralisation, le comptable centralisateur doit s assurer de l existence des pièces justificatives et leur conformité avec les écritures proposées à l écran. Il se peut que les agents de la RPI chargés de la saisie des comptabilités rencontrent des centralisations d écritures annulées. Celles-ci apparaîtront avec des chiffres négatifs. Il faut rejeter ces écritures en cliquant sur le bouton «refuser». Après le dénouement des centralisations, les chefs de service comptabilité devront impérativement transmettre les pièces des opérations aux comptables qui en sont assignataires. 52
EXEMPLES DE MESSAGES DANS LE MES 53
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