Cahier de charges permettant la création d'un site web. I. Présentation du projet Contexte : L association «GasZou» est un Groupe d achat Solidaire basé à Ixelles qui rassemble une 40ène de participants comptabilisant 22 paniers de fruits et de légumes issus de l agriculture biologique en collaboration avec la Ferme Bio «Champ d'ail» installée à Nalinnes près de Charleroi. Actuellement l association a à sa charge un site : http://gaszou.monassoc.com. Le principal problème de celui-ci est qu il fut créé trop rapidement dans un souci d utilité essentielle aux membres en leurs donnant accès aux principales informations dont ils avaient besoin dans l immédiat. Cela dit, il n'est pas assez fonctionnel, par conséquent les membres l'utilisent peu. En parallèle il existe un autre site basé sur le même thème de prédilection : http://www.gasap.be/ (Groupe d Achat Solidaire de l Agriculture Paysanne ; le GasZou étant l une de ses nombreuses filières.) La structure de ce site servira de base pour la conception de celui-ci. En effet, nous prendrons comme modèles ses qualités premières que sont la clarté et la convivialité (crée par des photos, des forums, ). Interlocuteurs : Les personnes qui seront chargées du suivi du projet sont E.F. et M.H. Tout les deux font partie de l équipe de communication au sein de leur association. Cela dit, au sein de l association la maintenance du site (sa mise à jour, le bon suivi des forums, ) fait l objet d une tournante parmi ses membres. Les personnes en charge du site changeront donc régulièrement (Ex : tout les 6 mois, ) Objectifs : : ce cahier des charges est cité à titre d exemple et les personnes citées ont été anonymisées par respect de leurs droits. Le site doit permettre une communication, en interne, facile entre les membres et être le relais de toutes les informations essentielles au bon fonctionnement de l association. Le but est de développer la solidarité entre les membres. La communication entre le site et les membres se fera simplement via l inscription au flux RSS et à l envoi des informations via celui-ci. L important pour mes clients est de privilégier une communication simple via le net, non seulement pour créer une convivialité entre les membres qui transparaîtra lors des réunions mais aussi pour familiariser ceux-ci avec leur site, définit comme leur espace personnel d information, de communication et d échange. L aspect communication se retrouvera donc au sein des forums, par des flux RSS, via des contacts mis à dispositions de chacun des membres, et par des commentaires qu ils pourront laisser à chaque page. Les besoins des commanditaires m ont été clairement énoncés : le site doit être clair et facile
d utilisation (étant donné que plusieurs membres de l association ne sont pas initiés à l internet «tout terrain»). Il doit favoriser la communication de «nouvelles fraiches» entre les membres et le site. Le site doit donner accès à toutes les informations essentielles au bon fonctionnement de l association, tant au niveau social que structurel. Pratiquement le commanditaire demande que son site soit clair, facile d accès, facile d utilisation et lisible. Ex : l installation d un calendrier est demandé pour augmenter la visibilité et la facilité de l agenda des permanences ou des réunions, d une liste des membres pour améliorer la prise de contact entre ceux-ci, de forums pour engager la conversation et permettre de resserrer les liens entre les membres, (les différentes rubriques seront détaillées ciaprès) Public visé : Les membres de l association sont les principaux bénéficiaires de ce site. Ces usagers ont entre 20 et 60 ans, la plupart sont des couples trentenaires travaillant. Il est important de préciser que seul les membres de l association auront, non seulement, accès au site mais seront tenu au courant de son évolution et de ses nouveautés. L association est auto-crée et autogérée ce qui signifie qu ils n essaient pas de recruter d autres personnes. Éventuellement, si une personne se désinscrit de l association alors il est remplacé par une autre. Le cas échéant c est cette personne qui trouve son/sa remplacent(e). Ex : si un des membre ne sait pas se rendre à une permanence (qui ont lieu un mercredi sur deux) alors il contactera le membre (via la liste des contacts) qui est en charge des permanences à ce moment là et ils trouveront un remplaçant ensemble ; si quelqu un à une bonne recette à faire partager ou une information urgente à faire passer il pourra se rendre sur l un des forum prévu à cet effet ; si les membres veulent connaitre la prochaine composition des paniers de fruits et de légumes il se rendront sur la page qui centralise toute les compositions de paniers passées ou à venir ; Les membres retrouvent sans peine leur site sur internet. En effet, il est accessible facilement quand on entre «gaszou» dans un moteur de recherche ou si on s aventure sur le site du GASAP qui centralise toutes ses filières dans la page «le rezo des gasap». (GasZou est en attente de publication pour ce site) Message : Le nouveau site, en cour de réalisation, s inscrit dans une logique de communication interne entre les membres de l association d un point de vue organisationnel (sans éroder le fond du site actuel qui servira de base). Pour remédier aux manquements de ce site, il faudra mettre sur pied les flux RSS (et familiariser les membres-internautes du site à ce moyen d information très utile) ainsi que réactiver les forums qui sont eux aussi importants. Cela afin d assurer la pérennité d un site qui se veut basé sur la communication. Il faut rendre le tout plus pratique et plus attractif.
Les membres de l association, outre leurs réunions régulières, pourront débattre de différents sujets (Recettes de cuisine, un désistement à une permanence au bureau de l association, ) au sein de plusieurs forums prévus à cet effet. De plus, un flux RSS sera mis en place afin de faciliter une communication rapide entre les membres et de faire un compte rendu des nouveautés du site de l association à intervalle régulière. Une charte résumant les normes et valeurs de l association est déjà rédigée à l attention des membres. Rappelons que le site est à l intention des membres, aucune autre personne n est invitée à se rendre sur l interface privée du site qui fut mise en place via l extension «wp-members». Une page d accueil sera prévue pour définir brièvement l association pour les internautes qui auraient atterrit là par hasard. Les données personnelles ainsi que toutes autres informations ayant attrait à l organisation de l association (comme le numéro de compte sur lequel il faut payer les paniers ou les numéros de téléphone des membres) seront protégés par un portail «login-password» via cette extension bien pratique de WordPress qu est «wp-members». Ces parties seront privatisées afin de respecter la vie privée des membres. Les pages privées restent encore à définir de façon définitive avec mes clients. Mais il va de soi que les pages comme «contacts» (bien qu une liste abrégée serait peut être utile), «payement» ou encore «photos» seront protégées derrière ce portail d identification. Perspectives : Après la date butoire du 20 décembre, le site sera repris par M.H. (membre actif de l association) pour une durée indéterminée. A priori le site devrait être repris dans sa version finalisée du 20 décembre 2010. (Moyennant diverses modifications selon l évolution de l association) II. Description des besoins Contenus et structure : Je dresse ci-après une liste non exhaustive des contenus que m ont fait parvenir ma cliente (il va de soi que cette liste peut évoluer pendant l avancement du projet) : - La liste des membres ainsi que leurs photos et leurs coordonnées; - un agenda complet des réunions et des permanences; - une liste des contacts (en cas de désistement,...); - une liste du nombre et de la composition des paniers de fruits et de légumes ainsi que leurs provenances et leurs prix; - l ensemble des comptes rendus des réunions pour les absents; - les forums - une partie des photos (celles des membres eux-mêmes) sont destinées à constituer une galerie à l usage des membres pour exercer la mémoire physionomiste de ceuxci, une autre galerie sera destinée à relater leur périple à la ferme «Champ d Ail» qui s est déroulée le 7 juillet de cette année. Toutes les informations précitées sont déjà numérisées. Il est à noter que certaines
informations seront postées sur le site une seule fois et d autres (Ex : l agenda des permanences) demanderont une mise à jour régulière (en l occurrence tout les 6 mois lors du changement des rôles). Les contenus seront organisés en rubriques claires et précises reprises dans une table des matières ou un plan du site. Le site doit avant tout être facile d utilisation, c est pourquoi le client préfère privilégier une seule colonne latérale droite reprenant les sujets des différents pages présentées sous forme d onglets ; le pied de page sera simple et pas trop chargé ; l entête sera claire elle aussi. N oublions pas que certaines personnes de l association se familiarisent doucement à internet il faut donc que le site leur soit facile d accès et d utilisation. Pour l instant le thème «Coraline 1.0.1» a été sélectionné. Les liens vers les autres sites se situeront dans la rubrique «contact» afin d aiguiller les membres vers de plus amples informations à l intérieur et à l extérieur du site. (Un lien vers le site du GASAP est envisagé au sein du pied de page ou dans la rubrique «contact».) Publications et gestion : En principe, seul M.H. sera en charge de manière permanente du site. Mais, comme dit précédemment, les rôles au sein de l association change tout les 6 mois, ce qui sous tend que Mr H. devra briffer les nouveaux responsables du site régulièrement. Ils seront donc responsables éditoriaux. Mr H. restant administrateur. Les options d administration attendues sont : la gestion des rôles ainsi que le suivi des payements ou encore la modération au sein des forums. Animation et validation : Généralement, ce sera Mr H. qui assumera la responsabilité éditoriale du site et qui sera au centre du système de décision concernant la maintenance et la mise à jour du site. Tout les 6 mois, un membre de l association sera brièvement briffé, et donc formé à l usage de l outil. (Cette tournante concernant la gestion du site fait l objet d un débat entre les membres de l association) Interactivité : Pour l instant cinq forums sont mis sur pieds afin d alimenter la conversation entre les membres de l association. Une liste de contact a été dressée afin de faciliter le relai d informations. De plus, à la fin de chaque page les commentaires seront permis. Enfin, il y aura un lien dans le pied de page vers le forum correspondant au type d information proposé sur la page même. Un abonnement RSS, un moteur de recherche ainsi qu un accès d identification spécifique aux membres («login-password») vont être mis en place et seront accessibles aux utilisateurs. Langues : Le site est et restera unilingue (français).
Graphisme et aspect du site : Un graphisme et des couleurs sobres sont souhaités (le blanc ou le vert pâle). Pour rappeler le côté «bio» de cette association l en tête est dotée d une image au couleur de la nature. L arrière plan reste blanc et la police noire avec empâtements et avec sérif afin de permettre une lisibilité optimale. La taille de la police varie en fonction du type de texte : pour les titres : 14 et pour le texte des articles et le contenu des pages : 12. La police privilégiée pour l instant est le Times New Roman. Pour rappel, le site sera composé d une colonne latérale à droite. Au niveau de la structure, le site du GASAP servira d inspiration. En effet, on se servira de sa structure basée sur des colonnes latérales à droite et à gauche et aussi de sa clarté. Il faut préciser aussi qu il n y pas de logo à respecter. NB : le point «graphisme» n est pas très développé en raison du peu d information qui m a été donné par mes clients. Pour eux l important est plus l aspect communication et le sens pratique du site que sa présentation. Contraintes techniques : Aucune contrainte technique ne m a été imposée si ce n est que le site doit être le plus accessible et le plus clair possible. Cependant l installation d un portail d identification m a été demandé (via l extension wp-members) afin de privatiser une partie du site et de respecter ainsi la vie privée des membres de l association. (Le plugin «wp-members» a été installé récemment et demande encore quelques réglages pour être pleinement opérationnel.) Vous l aurez compris le site se veut avant tout accessible et facile d utilisation ainsi il devra être, dans la mesure du possible, doté de certaines fonctionnalités qui permettraient de faciliter la lecture. (Ex : changer la police ou la largeur des pages, Cela dit mes clients n accordent pas une grande importance à ce genre de gadgets.) Il doit comporter un plan, récapitulant l ensemble des onglets, qui sera situé dans une colonne latérale droite. Nom de domaine : Le nom de domaine actuel du site est un emprunt : http://ulbs##.antipode.info/. Après la date du 20 décembre son extension sera «.be» ; pour l instant aucun autre nom de domaine n a été choisi par mes clients. Cela dit, www.gaszou.be est pour l instant disponible. Maintenance : Mr M.H. s est déjà occupé d un site auparavant ; de par son expérience, il est donc compétent en la matière et s engage à reprendre le flambeau à la date du 20 décembre.
Hébergement : Cette question a été tranchée mais fait l objet d un débat au sein de l association. Pour l instant mes clients estiment à au moins une quarantaine de visites du site par mois (c'est-àdire, au moins une fois chaque membre). III. Conduite du projet et responsabilité juridique Droits d auteur et droits d exploitation : La License est libre. Le listing des membres «complet» (celui contenant les numéros de téléphone et adresse e-mail des membres) quant à lui sera privatisé et ne sera accessible que via le portail d identification par lequel les membres devront passer. Par contre une liste abrégée sera à la disposition du tout public. (Cela dit cette idée de liste abrégée rendue publique fait encore l objet de débat au sein de l association) Délais : La date butoire du 20 décembre convient aux clients.