Document Management - TARMED IDR Capture et Classification intelligentes Lecture et Reconnaissance Automatique des Documents TARMED Extraction, Validation, Sécurité et Conformité Avec l entrée en vigueur du nouveau tarif médical TARMED depuis 2004, les assurances maladies font face à des problématiques de charges liées au traitement des factures TARMED. Si le TARMED a permis de réaliser une unification de la structure tarifaire pour les traitements ambulatoires dispensés en milieu hospitalier et dans les cabinets médicaux, les compagnies d assurance doivent être en mesure de pouvoir traiter les milliers de factures médicales qu elles reçoivent chaque mois. Une partie de ces factures est échangée par des systèmes électroniques entre les partenaires de santé et les assurances, mais il demeure une partie non négligeable de factures retournées par les assurés à leur assurance maladie au format papier. CLIO SA s est penché sur cette problématique et a développé une solution de traitement automatisé spécifique, TARMED IDR, offrant aux assurances maladies une solution de dématérialisation intelligente, capable de classer, reconnaître et extraire automatiquement le contenu des factures TARMED et transmettre les données recueillies aux services métiers. «TARMED IDR» pour le traitement automatisé et intelligent des factures TARMED. Un module développé par CLIO SA en partenariat avec Cardiff pour la solution Cardiff TeleForm d Autonomy. Tarmed IDR = 1 200 factures/jour/vidéocodeur. TARMED IDR une solution de dématérialisation industrielle et intelligente, capable d interpréter les 4'600 positions du tarif TARMED des factures médicales et transmettre les données utiles recueillies aux services métiers.
Bénéfices obtenus avec TARMED IDR : Extraction automatique des données des factures TARMED. Validation automatique des champs (réf./dispensateur, NPA, etc.). Règles de validation et d extraction automatisées spécifiques factures Tarmed (4'600 positions). au tableau de tarifs des Réduction du nombre de champs à corriger (contenu/valeur) pour le vidéocodeur porté à 3 en moyenne par document. Réduction du temps de traitement des documents : moins de 10 sec./document. Capacité de production accrue en traitement documentaire journalier augmentée de 150% à 200% = 1200 factures/jour/vidéocodeur. Productivité et qualité de service Grâce à TARMED IDR la charge des vidéocodeurs est considérablement allégée, la capacité de traitement documentaire est deux fois plus importante qu avec une solution classique. Les lots de factures sont gérés beaucoup plus rapidement, garants d une fiabilité de 100% des valeurs TARMED reconnues ; permettant ainsi aux assurances maladies de raccourcir les délais de remboursement pour leurs assurés tout en fiabilisant la logistique des données. TARMED IDR permet de doubler la capacité de production des vidéocodeurs SOLUTION CLASSIQUE 600 factures/jour TARMED IDR 1 200 factures/jour 120 + TARMED IDR = à 150 doc./h. TARMED IDR permet la délocalisation du vidéocodage TARMED IDR associe la reconnaissance intelligente du contenu documentaire à des formulaires de vérification développés spécialement pour les factures TARMED. 30% à 40% des factures sont reconnues intégralement. Lorsque TARMED IDR doute sur l interprétation d un caractère, d un mot ou d une valeur dans une facture, il le soumet au vidéocodeur pour vérification. La puissance de TARMED IDR permet de réduire à 2 le nombre de champs à vidéocoder par facture.
L offre TARMED IDR est basée sur la solution (1) Cardiff TeleForm qui inclue plusieurs modules : Modules de la solution Cardiff TeleForm Form Designer è application puissante permettant de créer des formulaires Reader è identification et extraction automatique des données ScanStation è capture des documents Verifier è application de vidéocodage Application développée par Clio TARMED IDR è application de reconnaissance intelligente adaptée pour TARMED Les licences Cardiff TeleForm incluent un module de chaque catégorie. Des modules supplémentaires peuvent être achetés selon les besoins spécifiques de l entreprise. CLIO SA a effectué une estimation plus précise pour le traitement des factures TARMED La licence de base de Cardiff TeleForm avec un module Verifier supplémentaire permet de traiter environ 500'000 factures TARMED par an (en tenant compte des pics de volumes), soit 160'000 assurés (en considérant une moyenne de 3 factures par assuré et par an). Les personnes nécessaires pour le traitement de ces factures sont : 1 personne pour scanner les factures. 2 personnes pour vérifier les factures (vidéocodage). La charge maximum gérée avec la licence Cardiff TeleForm de base est estimée à 2'400 factures TARMED par jour. Nous considérons qu un assuré envoie en moyenne 3 factures TARMED par an à son assurance maladie. La version TARMED IDR Premium permet à l entreprise d augmenter la charge et de pouvoir traiter un volume illimité de documents. Un environnement de test est nécessaire pour valider les mises à jour avant la mise en production des nouvelles versions. L environnement de développement est facultatif. (1) Cardiff TeleForm est une solution logicielle de l éditeur anglo-américain Autonomy CLIO SA est partenaire et intégrateur certifié des solutions d Autonomy Etendre TeleForm aux autres documents de l entreprise En plus du traitement des factures TARMED, la solution TeleForm peut être adaptée aux différents documents d entreprise (contrats, factures, BVR, courriers, sondages, etc.).
Quels objectifs Permettre aux entreprises de capturer efficacement les informations à partir de sources hétérogènes, papier ou électroniques, quelle que soit la complexité des documents : concevoir le traitement automatisé des documents (TAD) comme un processus industriel répondre à toutes les exigences : liberté totale sécurité optimale automatisation maximale s affranchir de toutes les limites traditionnelles : documents : présentation, contenu, qualité, organisation : processus complexes et décentralisés administration : paramétrabilité et autonomie paramétrage des documents CLIO SA accompagne les entreprises dans les démarches d automatisation visant à augmenter la productivité améliorer la qualité de service réduire les coûts induits par le temps de traitement des documents.
Modèle de tarification / TARMED IDR Premium Les licences TeleForm et Tarmed IDR dépendent du nombre de modules installés. Il n y a pas de limite, liée aux licences, sur le nombre de factures traitées. Nous avons estimé le nombre de modules nécessaires permettant le traitement annuel de 500 000 factures et estimé le coût de la solution sur cette base. TARMED IDR Premium (sans volume limite) * Licence de base 160'000 assurés - 500'000 factures/an soit 3 factures TARMED/assuré Qté Modules TeleForm Coût 1 TeleForm Enterprise (TFE+IDR = 65k+45k) 110'250.- 1 Environnement de test 55'125.- 1 Verifier additionnel 5'625.- TOTAL 171'000.- Qté Module Clio Coût 1 TARMED IDR Premium 180'000.- TOTAL 180'000.- Environnement de développement (facultatif) Qté Module développement Coût 1 Environnement de développement 55'125.- TOTAL 55'125.- La licence TeleForm Enterprise n est pas de limite de montée en charge, elle permet d acquérir autant de modules que nécessaires pour étendre la capacité de traitement documentaire. Pour augmenter la capacité de traitement de TARMED IDR nous proposons un lot de modules additionnels. Acquisition de modules par tranche supplémentaire de 500'000 factures Qté Modules Coût 1 Reader et IDR (15k + 45k) 60'000.- 1 ScanStation 2'815.- 2 Verifier 11'250.- TOTAL 74 065.- Qté Module Clio supplémentaire Coût 1 TARMED IDR Premium 30'000.- TOTAL 30'000.- * Les prix exprimés sont indicatifs, dépendent de l éditeur et du prix fixé en Euro (cours utilisé 1.5 CHF/Euro, janvier 2009). Seule une offre formelle fait foi.
Maintenance Le coût annuel de la maintenance est de 20% du coût des composants logiciels. L intégration de la solution TARMED IDR Pour intégrer la solution TARMED IDR, Clio estime le nombre de jours nécessaires de 25 à 40 jours. Ce n est qu après la phase d Analyse que le nombre de jours nécessaires pourra être donné avec précision. La différence dépend principalement de la configuration de la solution avec les règles de sécurité dans le périmètre du système d information concerné. Intégration de la solution Intégration Jours Analyse 5 Installation TeleForm et TARMED IDR + configuration accès DB métiers 5 Gestion de l export des données (scripts VBA) 5 Configuration des règles de sécurité 5-20 Transfert de compétence et documentation 5 TOTAL - nombre de jours nécessaires 25 à 40 Customisation En fonction des exigences requises par le client CLIO peut : Modifier TARMED IDR selon les spécificités du client. Développer de nouveaux formulaires selon les besoins du client. Développer la médiation permettant d interfacer les exports de TeleForm avec le système de GED et les applications métiers.
Etude sur le coût de traitement des factures TARMED avec TARMED IDR Coût d acquisition de la licence de la solution à la page en Francs Suisses CHF TARMED IDR Premium Volume de documents Le coût d acquisition de la solution TARMED IDR revient à moins de 46 cts par document. Plus le volume de documents est important plus le coût d acquisition à la page est faible. Le coût d acquisition de TARMED IDR peut baisser jusqu à 26 cts par document. Etude sur le coût de maintenance de TARMED IDR Coût de maintenance annuel par page en Francs Suisses CHF TARMED IDR Premium Volume de documents Le coût de maintenance de la solution TARMED IDR revient à moins de 10 cts par document. Plus le volume de documents est important plus le coût de maintenance à la page est faible. Le coût de maintenance de TARMED IDR peut baisser jusqu à 5 cts par document. Grâce au module de vidéocodage ultra performant développé par Clio, la solution TARMED IDR permet de réduire le coût de traitement à moins de 60 centimes par document TARMED.
Scenario Assurance comptant 800'000 assurés Volume estimé de 2 400'000 factures TARMED par an. La solution TARMED IDR Premium est conseillée. Le coût des licences revient à CHF 767'260.- Le coût d acquisition de la solution revient à 32 cts par facture (acquisition la 1 ère année). Le coût de maintenance revient à 6 cts par facture (coût opérationnel dès la 2 è année). Etude de cas Groupe Mutuel Assurances Le Groupe Mutuel Assurances (GMA) gère annuellement 900'000 assurés ; le nombre de factures TARMED avoisine 2,7 Mios /an, soit en moyenne 3 factures TARMED par assuré et par an. Clio SA a été mandaté par le GMA pour intégrer une solution intelligente afin d augmenter la performance du traitement des factures TARMED par les vidéocodeurs et permettre de diffuser les données recueillies beaucoup plus rapidement dans la logistique de traitement du système. En considérant le volume annuel et les pics de volumes mensuel de factures TARMED que le GMA doit gérer, la solution souhaitée devait impérativement permettre à chaque vidéocodeur de pouvoir traiter idéalement 800 documents par jour au lieu des 600 documents journaliers traités habituellement. De plus, en raison de la charge croissante du nombre de factures chaque année, la solution devait être totalement évolutive. Le GMA souhaitait également traiter d autres documents dans la chaîne de numérisation. Le choix s est finalement porté sur la solution TeleForm Enterprise qui n est pas limitée en volume de traitement documentaire. Grâce à l intégration du module TARMED IDR Premium développé par Clio, le travail des vidéocodeurs a été considérablement allégé, leur productivité à dépassé les espérances souhaitées en portant la capacité de traitement des factures TARMED à 1200 factures/jour/vidéocodeur.