TERMES DE REFERENCE DU GROUPE TECHNIQUE DE TRAVAIL «GESTION DU SECTEUR» I. Contexte Des groupes thématiques de travail (Gtt) ont été mis en place en 2009 et 2010 au sein du Ministère de la santé (MS) dans le but de renforcer son fonctionnement. Les Gtt ont connu par la suite une restructuration dont l aboutissement a permis la mise en place de sept groupes techniques de travail (GTT) alignés sur les cinq domaines du PNDS. La séance de travail organisée par le MS le 31 juillet 2012 qui a regroupé les GTT restructurés a marqué le démarrage de leurs activités. Des TDR généraux relatifs au fonctionnement général desdits GTT ont été adoptés; ils prévoyaient que chaque groupe de travail élabore des TDR spécifiques à son fonctionnement. Le principal objectif des groupes techniques de travail restructurés est d appuyer le MS à mettre en œuvre de façon coordonnée et rationnelle le PNDS. Plus spécifiquement, ils ont pour attributions chacun dans son domaine de: - Accompagner la planification, le suivi de l exécution et l évaluation conjoints des activités des DCT et selon le domaine du PNDS; - Appuyer la documentation et la capitalisation des expériences dans le cadre de la mise en œuvre des stratégies et politiques sectorielles. En ce qui concerne le groupe technique de travail dénommé «gestion du secteur» il est aligné sur le cinquième domaine du PNDS intitulé «renforcement de la gestion du secteur». L analyse de la situation contenue dans le PNDS relative au cinquième domaine relève une certaine «faiblesse dans les capacités des structures de gestion du MS à planifier, à coordonner et à évaluer afin d assurer à tous les niveaux de la pyramide sanitaire les conditions optimales d exécution du plan de développement du secteur et d autre part, par une mauvaise planification en matière d infrastructures et équipements». Les deux grands axes de solutions proposées et qui sont l objet des deux programmes dudit domaine, à savoir le renforcement institutionnel et le développement des zones sanitaires structureront les axes de travail de base du GTT. Néanmoins le groupe devra réfléchir en vue d aborder d autres facettes relevant de la gestion non prises en compte dans la perspective de contribuer à la revue à mi-parcours du PNDS. Le GTT «gestion du secteur» est co-présidé par le DRFM et la CTB. Les présents termes de référence décrivent les grandes lignes du fonctionnement du groupe. Mission du GTT gestion du secteur 1
La mission consiste essentiellement à appuyer le MS à coordonner et capitaliser les expériences en cours ou à développer dans le secteur et visant à apporter des solutions aux insuffisances relatives aux mécanismes de gestion relevées par l analyse de la situation du secteur contenue dans le PNDS. Objectifs Le GTT Gestion du secteur a pour objectif le renforcement des mécanismes de gestion du secteur de la santé. Il va notamment: - Assurer la coordination et la synergie des interventions et expériences des divers acteurs visant le renforcement de la planification et le suivi évaluation au sein du secteur - Fournir un appui technique (réflexions, conseils, outils, méthodes) aux structures compétentes du MS en vue de l amélioration de la gouvernance du secteur - Appuyer la documentation et la capitalisation des expériences du secteur en rapport avec les deux axes ci-dessus. Domaines de compétences du GT gestion du secteur Le secteur de la santé s étend au-delà du MS et couvre le système de santé définit par l OMS comme «toutes les organisations, institutions et ressources engendrant des mesures dont le but principal est d améliorer la santé» OMS, 2000. On reconnaît au système de santé six composantes essentielles que sont les prestations de services, les ressources humaines, le financement, les vaccins et technologies médiales, l information et la gouvernance (OMS, 2007). La gestion (concept) qui se réfère à l action et à l effet de gérer ou d administrer (stewardship) une organisation ou un secteur, doit en couvrir toutes les dimensions ou fonctions. Les réflexions et appuis stratégiques du GTT gestion du secteur devraient donc théoriquement couvrir toutes les dimensions ci-dessus énumérées. Cependant, dans le cadre de l objectif global des GTT d appuyer la coordination de la mise en œuvre du PNDS, les domaines de compétences du groupe se limiteront à ceux définis dans le PNDS en rapport au 5 ème domaine. Ils concernent: - En ce qui concerne le renforcement institutionnel, o Planification (y compris des infrastructures et équipements) o Suivi évaluation o Information sanitaire o Gouvernance (normes, standards, procédures, etc.) - Le développement des zones sanitaires 2
Composition Le GTT Gestion du secteur est composé provisoirement comme suit: - Président : DRFM - Co-président : CTB - Membres: o ARM3 o Simplice MBASSI MbOLA (UNFPA) o Coopération française (Dr ChristianAbonnel) (Coopération française) o UNICEF (Dr Kossou) o BAD o PNLMNT (Mme Eléonore Gandjeto) PNLMNT o Akim ALIMI (DNEHS) o ANAM (Dr Yarou) o DSIO o Dr Aïssan Julien o Dr Hounsa Assomption (DNSP) o BEST-SD (Dr Dossouvi) o Judih SEIGNON (PNLMNT) o Candide HOUNKANRIN (DNEHS) o Albert SINATOKO (Médecin à la retraite) o Adrien LOKOSSOU (PRPRSS) o Moussa YAROU (DG/ANAM) o Fousséna ALTINI (DSIO) o Evariste LODI OKITOMBAHE (AIMS/CTB) o Paulin SOGBOHOSSOU (AIMS/CTB) o Coffi AGOSSOU (AIMS/CTB) Résultats/produits attendus A court terme, il est attendu du GTT «Gestion du secteur» les produits suivants : - Etats des lieux/analyse de la situation relative à la gestion du secteur (domaine 5) devant alimenter l évaluation du PTD 2010-2012 et le portail internet du CHPP - Contribution à l évaluation du PTD 2010-2012 et élaboration du PTD 2013-2015 - Documents finalisés produits par des versions précédentes des groupes thématiques de travail - Document synthétique des recommandations issues de différentes instances Activités/tâches Tâches à exécuter à court terme : 3
- Valider les TDR spécifiques du groupe - Elaborer la feuille de route du groupe (comprenant l analyse des lieux concernant ledit domaine dans le cadre du CHPP) - Faire le point des processus en cours dans le cadre du domaine 5, en particulier des programmes 12 et 13 (application unique de gestion des ZS, guide d évaluation de la fonctionnalité et de la performance des ZS, etc.) - Renforcer l équipe du GTT par des compétences du secteur ou d autres secteurs - Evaluer les expériences des groupes thématiques Gouvernance et Développement des zones sanitaires - Suivre la mise en œuvre des recommandations issues des diverses instances du secteur Organisation et fonctionnement Les grandes lignes du fonctionnement des GTT sont décrites à titre indicatif dans les TDR généraux desdits groupes. Ils sont repris et adaptés ainsi qu il suit. Rôles et responsabilités des acteurs 1.1. La présidence du groupe technique de travail Le président d un groupe de travail assume les responsabilités suivantes : - Convocation des réunions du groupe de travail. L invitation doit être accompagnée de l agenda de la session et tout document pertinent pour la session, de même que le rapport de la précédente session - Organisation et facilitation des réunions régulières du groupe de travail suivant la périodicité retenue - fonctionnement régulier et efficacité du groupe de travail (en fonction du cahier de charge) - Visibilité et mémoire du groupe de travail, notamment la diffusion des produits et décisions prises au cours des différentes sessions (informer le groupe de travail sectoriel (GTSS), le CODIR). 1.2. La co-présidence du GTT. Le co-président partage les responsabilités décrites ci-dessus du groupe. Il a pour responsabilités de: - Appuyer le président dans l organisation et la conduite des activités du GT (confection de l agenda, PV de session, documents techniques, etc.) ; - Faire le lien entre le GT auquel il appartient et celui des PTF pour communiquer à ces derniers les informations relatives aux travaux de son GT au besoin : niveau d avancement, décisions importantes, etc. afin de faciliter la circulation de l information 4
Le Président et le Co-président du GT peuvent se réunir au besoin afin de préparer et de coordonner les activités du groupe. 1.3. Les membres du groupe :. - Assurer le secrétariat du GT (une structure sera désignée par le groupe dans ce cadre); - Participer régulièrement et activement aux travaux du groupe ; - Assurer de façon exemplaire toute tâche confiée par le groupe, notamment dans le cadre du travail au sein d un sous-groupe mis en place par le groupe. 1.4. Modalités de réunions du GTT Les réunions sont convoquées par le Président au moyen d une invitation écrite (message formel et/ou email) au moins 10 jours calendaires à l avance à tous les membres du groupe. L invitation est obligatoirement accompagnée de TDR succincts et de l agenda de la session. La fréquence des réunions dépendra du plan de travail élaboré par le groupe. L ordre du jour de la session devra comporter les points minima suivants : Lecture du rapport de la session précédente Revue et analyse des décisions antérieures Points de discussion relative à la session Les réunions du GT sont une activité du fonctionnement normal des DCT et des PTF intervenant dans le domaine concerné. A ce titre, elles doivent être considérées comme faisant partie intégrante du fonctionnement desdites structures et ne doivent pas de ce fait occasionner des charges additionnelles. Ceci exclut cependant les sessions de travail dont la délocalisation a été jugée indispensable et l élaboration de documents techniques pour lesquelles le recours à une expertise externe est requis. 1.5. Prise de décision Les décisions et recommandations du GT seront prises par consensus. Chacune d elles devra indiquer clairement la personne et/ou l institution chargée du suivi et l échéance de sa réalisation. Les décisions et recommandations devront être documentées et adressées au Président du GTSS à titre d information de compte rendu et pour exploitation/action. 1.6. Modalités et mécanismes de validation des productions des GTT Les productions des sous-groupes de travail (SGT) feront l objet de validation à l intérieur du sous-groupe puis du groupe de travail (GT). Les produits validés au niveau des GT sont soumis au GTSS pour une validation finale, à l exception des documents pour lesquels une décision d ordre politique est 5
requise. Dans ce cas-ci, le produit est soumis à l appréciation du CODIR du MS aux fins de prise de décision. 6