Remplissage du formulaire relatif à l activité administrée aux patients pour les examens en médecine nucléaire 17 décembre 2014 Contact: Thibault VANAUDENHOVE Agence fédérale de contrôle nucléaire Santé & Environnement Protection de la Santé Ravensteinstraat - Rue Ravenstein 36 1000 Brussel - Bruxelles patientdose@fanc.fgov.be 1/5
But de ce document En vue de remplir les objectifs liés à la dosimétrie des patients en médecine nucléaire, décrits sur le site de l'afcn (www.fanc.fgov.be > Professionnels > Médecine Nucléaire > Définition de niveaux de référence) et dans son arrêté du 26 novembre 2014, des formulaires d'enregistrement des données relatives à l activité administrée aux patients doivent être transmis à l'agence sous format électronique via des fichiers Excel définis par l'agence et disponibles sur le site de l'afcn. Cette collecte de données est un outil indispensable afin, entre autres, d optimiser les pratiques utilisant des rayonnements ionisants à des fins diagnostiques, mais également de permettre aux utilisateurs de se positionner par rapport à une distribution aux niveaux national et international. Elle peut également permettre de détecter des données «anormales» liées à la pratique ou à la machine. Ce traitement ne peut être effectué rapidement et efficacement que si le format des fichiers de données reste constant et si les informations contenues dans ceux-ci sont les plus complètes et détaillées possibles. C est pourquoi le présent document contient quelques directives à suivre afin d aider au remplissage correct de ce formulaire. Enfin, l Agence se réserve le droit de refuser les données reçues si celles-ci ne sont pas en conformité avec le nouveau format et avec les «directives» décrites dans ce document. Les fichiers Excel doivent être toujours et EXCLUSIVEMENT envoyés à l adresse. 2/5
1. Pour toutes les procédures : a. TOUTES LES CASES de l en-tête du fichier doivent être remplies, sauf les cases «Période» qui se remplissent automatiquement dès l encodage de données. Dans la case «e-mail», un numéro de téléphone peut également être encodé. b. Les grandeurs encodées dans le tableau qui suit seront les grandeurs FINALES (tenant compte d'éventuels facteurs de correction) et seront enregistrées dans les UNITÉS ET LE FORMAT INDIQUÉS, sauf pour l activité dont l unité peut être sélectionnée (MBq ou mci). c. Pour certaines données dans l en-tête et dans le tableau, seules certaines valeurs sont permises et apparaissent dans une liste déroulante afin de faciliter le remplissage du fichier, ainsi que la lecture de celui-ci. Plus particulièrement, le choix de la «Procédure» impose une liste de choix pour l «Examen» et le «Traceur». 3/5
d. Dans les cas où plusieurs examens sont effectués pour une activité administrée à un même patient (pour la scintigraphie osseuse par exemple), plusieurs lignes pourront être utilisées pour un même patient mais en complétant uniquement la colonne «Examen» dans les lignes supplémentaires. e. Naturellement, le tableau sera rempli avec autant de données à disposition de l utilisateur que possible. 4/5
2. Pour les examens pédiatriques : a. La «Pédiatrie» est comprise dans la liste déroulante des procédures. Les procédures correspondantes (quatre en tout) et le type d examen (un seul pour chaque procédure) sont sélectionnés dans la colonne «Examen». Le traceur est fixé pour chaque examen et s affiche alors automatiquement (à ne pas effacer lorsque l examen est sélectionné!) b. La taille du patient devra également être indiquée afin de pouvoir catégoriser les patients convenablement. 5/5