MARCHÉ DE SERVICES CONTRAT DE PRESTATIONS DE SERVICES Conformément aux dispositions du décret n 2005-1742 du 30/12/05 pris en application de l Ordonnance N 2005-649 du 06/06/05 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES Mission d assistance à maîtrise d ouvrage pour la réalisation d Agendas d Accessibilité Programmée (ADAP) Le pouvoir adjudicateur : SPL ARPE MIDI-PYRENEES 14 rue de Tivoli 31000 Toulouse Immatriculation : 809 415 243 R.C.S. Toulouse
SOMMAIRE 1 PRESENTATION DE LA SPL ARPE MIDI-PYRENEES page 3 2 CONTEXTE page 3 3 OBJET DU MARCHE page 4 4 DESCRIPTION DE LA PRESTATION ATTENDUE page 4 4.1 - ETAT DES LIEUX page 4 4.2 - REALISATION DE DIAGNOSITCS page 5 4.3 - MISE A JOUR DES DIAGNOSTICS page 5 4.4 - BASE INFORMATIQUE DE DONNEES page 6 4.5 - ELABORATION DU PROGRAMME DE TRAVAUX CONCERTE page 6 4.6 - FORMALISATION DES DOSSIERS ADAP page 7 4.7 ACCOMPAGNEMENT PENDANT L INSTRUCTION DES ADAP page 7 4.8 CONCERTATION page 7 5 MODALITES ET LIVRABLES DE LA PRESTATION ATTENDUE page 8 5.1 - CONSTITUTION DE L EQUIPE page 8 5.2 - REUNIONS page 8 5.3 LIVRABLES page 9 5.4 - DELAIS D EXECUTION DE L ETUDE page 9-6 CONTENU DE L OFFRE page 9 7 CONDITIONS DE LA CONSULTATION page 10 2/10
1. PRESENTATION DE LA SPL ARPE MIDI-PYRENEES Selon les termes de l article 2 de ses statuts, l objet de la SPL ARPE MIDI-PYRENEES «AGENCE REGIONALE POUR LE DEVELOPPEMENT DURABLE MIDI-PYRENEES» est chargée, en matière d aménagement et de développement durable du territoire, d assurer, conformément aux dispositions de l article 6 de la Charte constitutionnelle de l environnement, pour le compte de ses actionnaires et sur leurs territoires : - Une assistance à maîtrise d ouvrage, - Toutes études techniques, - Toute activité d observation, de conseil, d accompagnement, de concertation, de formation, de gestion et d animation de locaux mis à la disposition des associations par les actionnaires, et, en tant que de besoin de communication. Elle intervient pour la mise en œuvre des compétences précitées dans les domaines suivant : l aménagement et l urbanisme durables ; la protection de la biodiversité ; le changement climatique, la maîtrise de la demande en énergie, le développement et la promotion des énergies renouvelables, la lutte contre la précarité énergétique, la qualité de l'air ; l intermodalité et la complémentarité entre les modes de transports, la mobilité durable ; la protection et la gestion des ressources naturelles, des milieux et des espèces ; la prévention et la réduction des déchets ; le tourisme durable ; l économie circulaire ; le soutien à l'innovation technologique ; la solidarité des territoires ; l'organisation des services publics de proximité ; la promotion de l éco-consommation et de l éco-production ; la promotion de l éco-conditionnalité dans les commandes publiques ; la réduction de la fracture numérique et le développement des services numériques ; l'internationalisation des entreprises de Midi-Pyrénées dans les techniques liées aux domaines énoncés ci-dessus. L accessibilité des espaces publics à toute personne en situation de handicap est une question majeure du développement durable, transversale à des domaines comme l urbanisme, le transport, le tourisme, la solidarité ou encore les services de proximité. C est pourquoi, la SPL ARPE a été sollicitée par ses actionnaires pour les accompagner dans la mise en accessibilité de leurs territoires. 2 - CONTEXTE La présente consultation, passée en application des dispositions de l article 28 du code des marchés publics, a pour objet l élaboration des ADAP pour les collectivités désignées ci-dessous. D'une façon générale, l'ensemble de la prestation du bureau d'études devra s'inscrire dans le cadre législatif et réglementaire en vigueur. Il s'agit à la fois des textes déjà publiés à l'émission du présent cahier des charges, mais aussi de ceux qui seraient publiés ultérieurement, dans le délai d'exécution de la mission. 3/10
La loi du 11 février 2005 relative à l égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées dite «Loi handicap» place au cœur de son dispositif l accessibilité du cadre bâti et des services à toutes les personnes handicapées. Cette loi vise désormais sans distinction, tous les types de handicaps, qu ils soient moteurs, sensoriels, cognitifs ou psychiques. Elle rend essentielle la notion de chaine de déplacement et de participation. Le décret n 2006-555 du 17 mai 2006 a fixé un délai de 10 ans pour la mise en conformité des Etablissements Recevant du Public (ERP) ; la mise en conformité devait donc être effective avant le 1 er janvier 2015. Cette échéance n ayant pu être respectée, l Etat, pour répondre au retard pris par de nombreux maîtres d ouvrage ou exploitants dans la réalisation des travaux, a promulgué une nouvelle loi modifiant la loi de 2005 qui redéfinit les modalités de mise en œuvre de l accessibilité. A cet effet, il a mis en place un nouveau dispositif, l Agenda d Accessibilité Programmé (ADAP), adopté par l ordonnance 2014-1090 du 26 septembre 2014. 3 - OBJET DU MARCHE Le marché a pour objet une mission de prestations intellectuelles portant sur la réalisation d Agendas d Accessibilité Programmé (ADAP) pour les collectivités suivantes : - Ville de Colomiers - Communauté de Communes du Saint-Gaudinois Ces collectivités ont choisi de faire appel à la SPL-ARPE, dont elles sont actionnaires, pour mutualiser la procédure de consultation visant à s adjoindre les compétences d un ou plusieurs prestataires spécialisé(s) en accessibilité. Pour chaque collectivité, la mission consiste à : 1 Faire un état des lieux des informations et documents disponibles sur l accessibilité des ERP 2 Réaliser les diagnostics manquants et/ou 3 Mettre à jour les diagnostics existants 4 Définir un programme de travaux chiffré, planifié et priorisé 5 Formaliser les dossiers ADAP 6 Assister la collectivité jusqu à l acceptation des dossiers ADAP 7 Proposer et animer la concertation avec les acteurs concernés tout au long de la mission. La caractérisation des ERP concernés par cette mission est présentée en annexe du présent CCTP. 4 - DESCRIPTION DE LA PRESTATION ATTENDUE 4.1 - ETAT DES LIEUX Le prestataire dressera un état des lieux à partir des informations disponibles dans chaque collectivité : Diagnostics accessibilité déjà réalisés, Documents de synthèse du patrimoine, Programmes de travaux, Eléments de concertation disponibles etc Le prestataire rédigera un rapport de synthèse des données recueillies pour chaque collectivité. 4/10
4.2 - REALISATION DE DIAGNOSITCS Les diagnostics sont à réaliser impérativement sur site. Lors de ces visites, le prestataire pourra être accompagné par un représentant de la collectivité, un technicien, ou toute autre personne désignée par la collectivité. Il devra produire le moins de perturbations possibles dans le fonctionnement de l'établissement. Les dates et horaires de visite seront planifiés par le prestataire en accord avec chaque collectivité concernée. Le prestataire transmettra le planning de visites à chaque collectivité et à la SPL ARPE. Le prestataire réalisera les diagnostics nécessaires et rédigera un rapport détaillé précisant pour chaque ERP : - sa caractérisation (usage, capacité d accueil, catégorie) - son niveau d accessibilité ** avant travaux - la liste des non conformités et obstacles à l accessibilité, au regard de la règlementation en vigueur (rappelée pour chaque non-conformité) - la description des non-conformités et obstacles à l accessibilité classés par ordre chronologique tels que relevés lors du «diagnostic en marchant» et illustrés de photos et commentaires - l impact des non-conformités et obstacles sur la continuité de la chaîne de déplacement et de participation - la présentation motivée des préconisations architecturales, techniques, technologiques et organisationnelles à mettre en œuvre - les estimatifs financiers associés à chaque préconisation - le niveau d accessibilité ** après travaux - le délai estimé de réalisation des travaux. Les rapports de diagnostics seront suivis d'un rapport de synthèse qui fera état des diagnostics réalisés et des préconisations afférentes, et apportera tout éclairage général, suggestions et recommandations utiles pour la collectivité. L ensemble des données relatives à cette étape seront fournies par le prestataire sur une base de données informatique (voir précisions ci-après). Des cartes pourront aussi être élaborées pour les ERP d une même famille ou délivrant la même typologie de services (ex : groupes scolaires, salles des sports ) 4.3 - MISE A JOUR DES DIAGNOSTICS Si les diagnostics accessibilité ont déjà été réalisés, le prestataire mettra à jour l ensemble des rapports de diagnostic en fonction des évolutions normatives. A l issue de la mise à jour, le prestataire devra restituer : - l ensemble des informations dans un document de synthèse - l ensemble des diagnostics actualisés - l ensemble des données sur une base de données informatique (voir précisions ci-après) et devra faire clairement apparaître : - les modifications à prévoir dans le programme de travaux - le niveau d accessibilité estimé ** après travaux pour chaque ERP - les solutions organisationnelles envisagées. Si le parc d ERP le nécessite, des cartes pourront être élaborées pour les ERP d une même famille ou délivrant la même typologie de services (ex : groupes scolaires, salles des sports ) ** le niveau d accessibilité présenté sous la forme d un Indicateur Accessibilité : l Indicateur Accessibilité permettra d identifier rapidement le niveau d accessibilité du site et, le cas échéant, de communiquer simplement auprès de toute personne demandant des informations. Les niveaux 5/10
d'accessibilité pourront être caractérisés par type de handicap et par des appréciations telles que : accessible, partiellement accessible, non accessible, non adaptable. 4.4 - BASE INFORMATIQUE DE DONNEES A l issue des phases décrites ci-dessus, le prestataire remettra pour chaque site / bâtiment, une base informatique de données dans laquelle figureront : La description des non-conformités et obstacles rencontrés accompagnés d une photo Le point de contrôle réglementaire afférant à cette non-conformité et obstacle Le type de handicap concerné par la non-conformité et/ ou l obstacle L impact sur la continuité de la chaîne de déplacement Les préconisations correspondantes Les montants des travaux envisagés Les lots techniques associés aux travaux Les délais de réalisation des travaux En outre, ce tableau devra permettre au Maître d Ouvrage de connaitre le niveau d accessibilité de chaque site / bâtiment en fonction des travaux qu il aura sélectionnés. Une programmation sur 5 ans de ces mêmes travaux sera également réalisable à partir du fichier informatique. En vue de faciliter sa diffusion laissée à la discrétion du Maitre d ouvrage, ce fichier devra être stocké sur le serveur du prestataire et accessible par Internet via un mot de passe. Le candidat fournira un exemple de rapport complet dans son offre et la trame constituant la base de données. 4.5 - ELABORATION ET VALIDATION DU PROGRAMME DE TRAVAUX CONCERTE Sur la base des données recueillies et de la stratégie adoptée, le prestataire devra établir des préconisations techniques et fonctionnelles au regard des obstacles identifiés. Les préconisations techniques relèvent des dispositifs à mettre en œuvre ou des ouvrages à réaliser ou modifier. Les préconisations fonctionnelles peuvent consister en la modification ou l'amélioration de l'utilisation des locaux. Pour chacune des préconisations, le prestataire devra présenter les avantages et les éventuelles contraintes liées à sa mise en œuvre et évaluer le niveau d'accessibilité obtenu. Cette phase devra faire l objet d un rapport de présentation contenant : les éléments de l'analyse les préconisations qui en découlent la nature des travaux à réaliser par bâtiment. Les solutions proposées devront être techniquement et économiquement réalisables l estimation du coût des travaux une proposition de planification des travaux des plans et des schémas sur lesquels les travaux et les changements d'organisation fonctionnelle envisagés sont reportés. Afin de compléter le programme de travaux, une liste des dérogations éventuelles devra être établie de manière argumentée et illustrée, des mesures de substitution pourront être proposées. 6/10
Au cours de cette phase, le prestataire devra accompagner les services du maître d ouvrage pour présenter et argumenter les éléments du programme de travaux qu il propose auprès des élus et parties intéressées, dont la Commission Communale d Accessibilité. Sur la base des connaissances acquises sur le patrimoine du maître d ouvrage, il devra intégrer à ses propositions des scénarii de stratégie patrimoniale (regroupements, ventes, acquisitions ) visant à optimiser les coûts de mise en accessibilité. 4.6 - FORMALISATION DES DOSSIERS ADAP Afin de pouvoir être déposé en préfecture, le dossier ADAP devra répondre, entre autres, aux points suivants : 1. Une présentation du patrimoine ainsi qu une synthèse du niveau actuel d'accessibilité 2. Une programmation pluriannuelle des travaux de mise aux normes 3. La liste argumentée des éventuelles demandes de dérogation envisagées pour la mise en accessibilité du patrimoine 4. Le formulaire CERFA en vigueur, accompagné des pièces justificatives. Le prestataire s engage à remettre à chaque collectivité un dossier strictement conforme à la réglementation : - avant le 20 septembre 2015 pour la Communauté de Communes du Saint Gaudinois - avant le 15 décembre 2015 pour la Ville de Colomiers Il fournira : - 1 exemplaire au format papier - 1 exemplaire au format numérique. Le prestataire transmettra également à la SPL ARPE le dossier complet des 2 collectivités concernées. 4.7 ACCOMPAGNEMENT PENDANT L INSTRUCTION DES ADAP Outil de suivi Des points de contrôle réguliers étant prévus dans le dispositif ADAP, le prestataire mettra à disposition des collectivités un outil de suivi dont il précisera le format dans sa proposition. Celui-ci devra être compatible avec les éléments de programmation fournis au cours de la mission. Finalisation de la mission La mission sera considérée comme achevée lorsque l ADAP aura été validé et approuvé par la Préfecture, soit 4 mois maximum après la date de dépôt. Pendant le délai d instruction, le prestataire s engage à assister les collectivités pour répondre aux questions éventuelles de la CCDSA (Commission Consultative Départementale de Sécurité et Accessibilité). En cas de refus de l ADAP, la mission sera prolongée d office et sans supplément de prix afin de préparer un nouveau dossier complété. 7/10
4.8 - CONCERTATION Le prestataire mettra en place tout au long de sa mission une concertation auprès des associations locales de personnes en situation de handicap, associations d usagers, ou toute autre partie jugée utile par la collectivité, afin de recueillir les avis de chacun et leur permettre de s approprier la stratégie retenue. En l absence d obligation réglementaire en matière de concertation, le prestataire proposera une méthodologie. 5 - MODALITES ET LIVRABLES DE LA PRESTATION ATTENDUE 5.1 - CONSTITUTION DE L EQUIPE Le Maître d Ouvrage apportera une attention particulière à la constitution d une équipe pluridisciplinaire hautement qualifiée ayant des références et des compétences spécialisées en accessibilité. L équipe dédiée devra avoir la capacité de proposer des solutions alternatives pour la mise en accessibilité des différents bâtiments, dans le respect de la loi de juillet 2014. L équipe dédiée présentera les compétences minimales suivantes : - Une compétence technique en termes d accessibilité des bâtiments : Elle devra posséder toutes les connaissances concernant la loi de juillet 2014, ainsi que de ses derniers aménagements. Elle devra être capable de respecter la règlementation dans l esprit des derniers textes publiés, tout en respectant les règles classiques de construction. - Une compétence architecturale : Les ERP sont existants et à ce titre, ils peuvent constituer un enjeu sur le plan architectural notamment lorsqu ils possèdent un caractère certain et/ou sont situés sur des zones classées. L équipe devra en conséquence, tout en respectant la loi sur le handicap, intégrer les travaux nécessaires à la mise en accessibilité de façon rationnelle en harmonie avec l environnement architectural. La présence d un(e) architecte est recommandée. - Une compétence de programmateur-économiste Elle sera capable d adapter de façon optimale les différents bâtiments, afin de les rendre accessibles, de réaliser l ensemble des chiffrages et de les hiérarchiser d un point de vue économique temporel et cohérent. L équipe sera coordonnée par un interlocuteur privilégié, référent de la SPL-ARPE et de chaque collectivité concernée. 5.2 - REUNIONS Une réunion de cadrage et une réunion de clôture sont à prévoir en début et en fin de mission avec chaque collectivité et la SPL ARPE. Elles seront animées par le prestataire qui rédigera également le compte-rendu sous 8 jours calendaires. La réunion de cadrage sera organisée afin de présenter les différentes phases de la mission et de valider son contenu (livrables / réunions de présentation / concertation / calendrier, ). La réunion de clôture permettra de présenter le travail du prestataire et les documents produits, d associer d autres parties prenantes, de définir les perspectives. Des réunions intermédiaires / supplémentaires pourront être planifiées autant que besoin dans la note méthodologique, et incluses dans l'offre (concertation avec les acteurs de l'accessibilité, DDTM, ABF...). 8/10
5.3 - LIVRABLES Les livrables devront être clairs, illustrés et compréhensibles par des non-initiés. Une grande importance sera accordée au caractère exploitable des livrables, notamment en veillant à ce que ceux-ci puissent être facilement téléchargés et mis à jour par les services de la collectivité, sans avoir besoin de prévoir une formation ou l achat de logiciels spécifiques. Le candidat, en répondant à la présente consultation, s engage par avance à céder ses droits patrimoniaux sur les créations réalisées pour cette mission, aux collectivités clientes de la SPL ARPE Midi Pyrénées et à la SPL ARPE Midi-Pyrénées. Par créations, sont entendus notamment tous livrables, études, créations, bases de données, carte, informations, quels que soient leur nature, leur forme et leur support entrant dans le cadre du présent cahier des charges. La cession des droits constitue une condition pour candidater à la consultation. 5.4 - DELAIS D EXECUTION DE L ETUDE Le délai d'exécution des prestations est estimé à 12 mois maximum à compter de la notification du marché. Cette durée inclut : - le délai nécessaire à la réalisation de l étude et des dossiers ADAP - le délai correspondant à la phase d instruction de l ADAP jusqu à son approbation (4 mois). - le délai de préparation d un nouveau dossier ADAP si le précédent est refusé. 6 - CONTENU DE L OFFRE - La proposition inclura : - l acte d engagement signé - le cas échéant, le formulaire DC4, relatif à la déclaration de sous-traitance, renseigné - le CCAP signé - le CCTP signé - la DPGF renseigné - une note méthodologique (voir ci-dessous) - des exemples de livrables (voir ci-dessous). La note méthodologique comprendra : - la présentation de la méthodologie que le candidat entend mettre en œuvre pour la réalisation de sa prestation - la présentation de la méthode de concertation avec les acteurs tout au long de la prestation - la définition de l indicateur accessibilité, son mode de calcul et son échelle d évaluation - la présentation de l équipe dédiée à l'opération - un échéancier de réalisation de l étude précisant notamment : la durée des différentes phases de travail le délai prévu entre la délivrance d une lettre de commande et le début de la prestation le nombre d heures affectées pour chaque phase de la mission et pour chaque type d intervenant, y compris les éventuels sous-traitants ou co-traitants le nombre de réunions prévues - une liste détaillée de toutes les références à caractère réglementaire, normatif, circulaires et documentation sur lesquelles s'appuiera le candidat pour réaliser sa prestation. 9/10
Les différents livrables à fournir dans l offre sont : - Un exemple de rapport de diagnostic - Un exemple de mise à jour de rapport de diagnostic - Un exemple de rapport de synthèse sur un ensemble de diagnostics réalisés ou mis à jour - Un exemple de compte rendu de réunion - Un exemple de programme de travaux - Un exemple de liste de dérogations - Un exemple de cartographie - Un exemple d ADAP «prêt à être déposé». 7 - LES CONDITIONS DE LA CONSULTATION La procédure utilisée pour cette consultation est la procédure adaptée en application de l article 10 du Décret n 2005-1742 du 30 décembre 2005 modifié. Les conditions de remise des offres ainsi que tous les éléments d ordre juridique ou administratif sont détaillés au «REGLEMENT DE LA CONSULTATION» joint au présent CCTP. 10/10