IUT Nantes Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines GUIDE DU TUTEUR I.U.T. 3 rue du Maréchal Joffre B.P. 34103 44041 Nantes Cedex 1 Responsable pédagogique de la licence : Yvan BAREL Tél. : 02 40 30 60 29 Courriel : yvan.barel@univ-nantes.fr Secrétariat de la licence : Claudine VILSAINT Tél 02 40 30 60 10 Courriel : claudine.vilsaint@univ-nantes.fr http://www.iutnantes.univ-nantes.fr/
1. Objectifs de la formation Professionnaliser les étudiant(e)s en leur donnant les bases du savoir, du savoir-faire et du savoir-être propres à la fonction d Assistant(e) RH. Préparer les étudiant(e)s à devenir des assistant(e)s RH ayant à la fois une solide compétence technique en termes d administration du personnel et de gestion de la paie mais également une capacité de prise de recul et d analyse sur les domaines plus complexes du développement RH et des relations sociales. Le référentiel des activités (annexe 1) est donné à titre indicatif et doit être adapté à chaque contexte professionnel. Plus de 60% de notre offre de formation est dispensée par des professionnels. 2. Organisation à l I.U.T. de Nantes (site Joffre) L étudiant(e) est responsable de sa formation, l équipe pédagogique l appuie, l encadre et le (la) guide dans sa démarche. L ETUDIANT(E) : L étudiant(e) adopte une attitude responsable et s engage à : adopter une attitude sérieuse et respectueuse envers ses pairs, les enseignants et les tuteurs qui l accompagnent dans sa professionnalisation, effectuer les travaux qui lui sont demandés dans le respect des consignes, des horaires et des dates définis par les encadrants de la formation, respecter les horaires de présence, en entreprise et à l I.U.T., sachant que l étudiant(e) est lié(e) à l entreprise par le biais du contrat de travail signé entre les deux parties sous la tutelle de l université (voir annexe 2), respecter la notion de secret professionnel vis-à-vis des informations récoltées dans l entreprise. LES ENCADRANTS UNIVERSITAIRES : Les enseignants s engagent à : mettre à disposition des étudiant(e)s les outils nécessaires aux apprentissages ainsi que les conditions matérielles favorables, respecter le référentiel de formation qui permet la professionnalisation des étudiant(e)s en adéquation avec les compétences indispensables à l exercice du métier, contextualiser les apprentissages en fonction des exigences du métier et de l entreprise. 2
3. L emploi visé Au sortir de la formation, les titulaires de la licence pourront occuper les postes : de coordinateur(trice) RH d assistant(e) RH généraliste (adjoint du DRH) ; d assistant(e) RH spécialisé(e) dans un domaine tel que la paie et l administration du personnel, le recrutement, la formation, la gestion des emplois et des compétences, le système d information RH ; de consultant(e) junior dans un cabinet conseil, dans les mêmes domaines. 4. Articulation de la formation Les apprentissages et la montée en compétences des étudiant(e)s s effectuent en alternance, à l I.U.T. de Nantes et en entreprise (voir le planning en annexe 3). L articulation de la formation s appuie sur 2 personnes ressources clés : le tuteur professionnel (entreprise) et le tuteur pédagogique (IUT). ROLE DU TUTEUR PROFESSIONNEL Dans le cadre de la professionnalisation, le rôle du tuteur professionnel est fondamental dans la réussite de l étudiant(e). Pour atteindre les objectifs fixés, le tuteur professionnel s attache à : intégrer l étudiant(e) dans l entreprise et l équipe, de manière à ce que l étudiant(e) se sente concerné(e) par les diverses missions, par le travail de ses collègues et par les objectifs de l entreprise. faciliter, dans la limite du cadre réglementaire, l accès aux ressources informatives de l entreprise (tableaux de bord, comptes-rendus de réunion, etc.) échanger sur le métier, lui donner les éléments essentiels à sa progression. Documents à transmettre au secrétariat : 1/ La «fiche comportementale» de l étudiant(e) en entreprise doit être remplie par le tuteur professionnel fin décembre et fin juin (voir annexe 4). ROLE DU TUTEUR PEDAGOGIQUE Une composante essentielle de la crédibilité et de la réussite de la formation concerne le suivi des étudiant(e)s lorsqu ils se trouvent en entreprise. Les tuteurs pédagogiques s engagent à aiguiller et conseiller l étudiant(e) dans la réalisation de ses missions dans l entreprise. Il s engage aussi à contacter le tuteur professionnel, à lui rendre visite (en moyenne 3 visites au cours de l année universitaire). Ces différents contacts permettent d adapter en permanence le parcours de formation de l étudiant(e) en fonction des spécificités et des exigences de l entreprise. 2/ Une «fiche de liaison» doit être remplie par l étudiant(e) et validée par le tuteur professionnel à l issue de chaque période en entreprise (voir annexe 5). 3/ La grille du «référentiel des activités» (annexe 1) doit être remplie par le tuteur professionnel au plus tard le 1 er sept 2015 (pour le bilan établi lors de la soutenance). 3
La présence dans l entreprise donne lieu à un rapport écrit et à une soutenance. Le rapport écrit Il doit présenter le contexte, le projet tutoré, les autres missions dans l entreprise et conclure sur les compétences développées et le projet professionnel de l étudiant(e). Le projet tutoré est soit la mission principale de l étudiant dans l entreprise (une mission qui a servi de fil conducteur), soit une mission particulière réalisée de manière ponctuelle comme une étude ou la gestion d un événement. Le projet tutoré choisi doit être préalablement validé par les deux tuteurs (à l occasion par exemple d une visite dans l entreprise). La soutenance orale Elle aura lieu la première semaine de septembre. Nous demandons à ce que les étudiant(e)s aient une journée libérée à l occasion de leur date de passage (dans le cas où ils (elles) sont dans l entreprise à cette période). Le jury de soutenance est composé a minima du tuteur professionnel, du tuteur pédagogique et du responsable pédagogique. La durée de la soutenance est de 1h maximum. L étudiant(e) présente en 20 mn maximum le bilan de son travail dans l entreprise, le temps qui reste étant ensuite consacré aux questions du jury puis à l évaluation. L évaluation porte sur le déroulement de l alternance dans l entreprise, le rapport écrit et la soutenance orale (voir annexe 6) 4
Annexe 1 Référentiel des activités (fiche à transmettre par le tuteur professionnel au secrétariat avant le 1 er sept. 2015) Administration du personnel et gestion de la paie Maîtriser la gestion informatique des contrats, des temps, des flux de personnel, des carrières, des tableaux de bord sociaux, etc. Acquis Partiellement acquis Non acquis N a pu être vu dans l entreprise Etablir les déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles. Elaborer des tableaux de bord RH, procéder aux différentes étapes d un bilan social. Réaliser la gestion de la paie à l aide de logiciels professionnels. Comprendre le «mix-rémunération» comme un élément permettant d optimiser la motivation des salariés. Bâtir le budget des charges de personnel et mettre en place les indicateurs et méthodes de suivi des dépenses. Maîtriser le calcul des différents effets majeurs qui influent sur l évolution de la masse salariale (effet report, effet masse ). Développement RH Procéder aux différentes étapes d un recrutement en réconciliant logique de compétences et politique de la diversité. Anticiper les évolutions de postes et d aptitudes pour favoriser le maintien dans l emploi des personnes en difficultés. Acquis Partiellement acquis Non acquis N a pu être vu dans l entreprise Optimiser le référentiel de compétences et les fiches de poste. Mettre en place, optimiser et suivre les entretiens annuels professionnels de développement. Conseiller et accompagner les managers dans l analyse des besoins de compétences (pour eux et leurs collaborateurs). Aider à la mise en œuvre des nouveaux dispositifs de la formation professionnelle. Gérer et optimiser les outils d évaluation de la formation. Gérer les différents supports de communication (journal d entreprise, affichage, livret d accueil, manifestations internes et externes, etc.). 5
Relations sociales Acquis Partiellement acquis Non acquis N a pu être vu dans l entreprise Préparer et participer aux réunions des DP, CE et CHSCT. Mettre en place les élections professionnelles. Participer aux négociations (sur les salaires, sur la diversité, sur la GPEC ) Assurer les relations avec les services de santé au travail, les déclarations des aptitudes/inaptitudes et les déclarations des accidents et maladies professionnelles. Identifier les risques pouvant altérer la sécurité et la santé au travail et réaliser le Document unique d évaluation des risques professionnels. Commentaires du tuteur professionnel fin août 2015 sur la montée en compétences de l étudiant : 6
Annexe 2 Gestion des absences En cas de maladie ou d accident, l étudiant(e) doit prévenir le secrétariat le jour même. Un certificat médical (pour les étudiants en stage) ou un arrêt de travail (pour les étudiants en contrat de professionnalisation) devra être présenté à l entreprise (original) et à l IUT (copie). Toute absence injustifiée sera déduite du salaire, ceci étant valable aussi bien pour les stages que pour les contrats de professionnalisation. Avant chaque cours du matin et de l après-midi (ou au moment de la pause) les étudiants devront passer au secrétariat afin de signer une fiche d émargement. Les retards seront également notifiés sur une fiche prévue à cet effet au secrétariat. 7
Annexe 3 Planning 8
Annexe 4 Fiche comportementale de l étudiant(e) en entreprise À remplir par le tuteur professionnel fin décembre et fin juin, et à envoyer à chaque fois au secrétariat L ETUDIANT(E) DANS L ENTREPRISE Non Plutôt non Plutôt oui Oui est ponctuel(le) a un état d esprit positif est volontaire dans l action s implique avec l équipe se rend autonome dans l action développe des facultés d adaptation fait preuve de curiosité est force de proposition communique facilement avec son entourage accepte les remarques de son entourage Commentaires éventuels du tuteur professionnel : DATE SIGNATURE DU TUTEUR PEDAGOGIQUE SIGNATURE DU TUTEUR PROFESSIONNEL 9
Annexe 5 Fiche de liaison À remplir par l étudiant(e) et à remettre au secrétariat après chaque période en entreprise NOM de l étudiant(e) : Prénom : Date alternance : TRAVAUX EFFECTUES : COMMENTAIRES EVENTUELS DU TUTEUR PROFESSIONNEL : SI VISITE DU TUTEUR PEDAGOGIQUE, PRECISER LA DATE : SIGNATURE DE L ETUDIANT(E) SIGNATURE DU TUTEUR PEDAGOGIQUE SIGNATURE DU TUTEUR PROFESSIONNEL 10
Annexe 6 FICHE D APPRECIATION / SOUTENANCE Nom et prénom de l étudiant :... Entreprise :... Thème / mots clés :...... Nom et fonction du tuteur professionnel :... Nom du tuteur pédagogique :... APPRECIATION Exceptionnel Très satisfaisant Satisfaisant Moyen Insuffisant Très insuffisant DEROULEMENT Adaptation, Intégration (adaptation à la collectivité, adaptation à l imprévu, adhésion au groupe) Organisation et Planification (plan de travail, respect des délais, anticipation) Autonomie et motivation (initiative, prise de décision, désir d apprendre) Capacités d analyse (justesse et originalité des propositions, gestion des situations complexes) Qualité des travaux (respect des objectifs et consignes, utilité des actions, professionnalisme) RAPPORT Présentation générale Orthographe / Expression Plan du rapport / Cohérence Capacité d'analyse et de synthèse / Prise de recul SOUTENANCE Qualité de la présentation Capacité de jugement et de réflexion aux réponses / Regard critique 11
Points forts de l alternant(e) : Points de progression : Rapport confidentiel : Oui Non Note Signatures Appréciations et compétences Exceptionnel : [16 et +] Le niveau de compétences de l alternant(e) est largement au dessus des attentes pour un étudiant Bac + 3. Très satisfaisant : [14 15] L alternant(e) a donné entière satisfaction et les compétences développées correspondent totalement aux objectifs et attente de l alternance. Satisfaisant : [12 13] L alternant(e) a montré de réelles aptitudes dans le travail demandé, mais ses compétences doivent s affirmer en situation professionnelle. Moyen : [10 11] L alternance est acceptable, mais les compétences mises en œuvre n ont pas permis d atteindre tous les objectifs des missions proposées. Insuffisant : [8 9] L alternant(e) a montré des lacunes et des insuffisances dans la mise en œuvre de ses compétences. Plusieurs points importants sont à améliorer. Très insuffisant : [7 et moins de 7] L alternance n est pas acceptable, les objectifs ne sont pas atteints et l alternant(e) n a pas fait preuve de compétences dans les missions qui lui ont été confiées. 12