Procédure de fin d année 2015 PreXtra Paie CDID Net inc. 11535, 1 re Avenue, bureau 190 Saint-Georges (Québec) G5Y 7H5 Tél. : (418) 227-7767 Télec. : (418) 227-3755 www.cdid.com www.prextra.com
Table des matières VÉRIFICATIONS AVANT LA PROCÉDURE DE FIN D ANNÉE... 3 FICHE DE CONTRÔLE SECTION T4/T4A ET R-1... 3 CONFIGURATION T4/T4A ET CONFIGURATION R-1... 5 PROCÉDURE DE FIN D ANNÉE... 7 IMPRESSION DES T4, T4A ET R-1... 8 IMPRESSION DES T4... 8 AJUSTEMENTS MANUELS... 9 T4 SOMMAIRE... 10 IMPRESSION DES T4A... 11 AJUSTEMENTS MANUELS... 12 T4A SOMMAIRE... 13 IMPRESSION DES R-1... 14 AJUSTEMENTS MANUELS... 15 R-1 SOMMAIRE... 16 ENVOI ÉLECTRONIQUE T4, T4A ET R-1... 17 FICHIER POUR T4 ET T4A... 17 TRANSMISSION DES T4 ET T4A PAR INTERNET... 18 FICHIER POUR R-1... 18 TRANSMISSION DES R-1 PAR INTERNET... 20 PRODUCTION DE FEUILLET MODIFIÉS ET/OU ANNULÉS... 21 T4 MODIFIÉS / ANNULÉS... 21 IMPRESSION DES T4 MODIFIÉS/ ANNULÉS... 22 R-1 MODIFIÉS / ANNULÉS... 23 IMPRESSION DES R-1 MODIFIÉS / ANNULÉS... 24 H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 2 de 24
Procédure de fin d année 2015 PAIE Vérifications avant la procédure de fin d année Avant de faire votre PROCÉDURE DE FIN D ANNÉE 2015, il est important de vérifier les deux points suivants : Fiche de contrôle Section T4/T4A et R-1 Paie / Maintenance / Fiche de contrôle : Section T4/T4A et R-1 H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 3 de 24
Veuillez-vous assurer d avoir rempli les champs suivants : - Numéro entreprise du Québec (NEQ) - Numéro d identification - Numéro d entreprise (NE) (Taux régulier et Taux réduit si applicable) - (NAS) du propriétaire o Ce champ sert à l envoi de fichier XML pour les T4. - # Relevé 1 XML (Rev. Qc.) o o Si vous n utilisez pas l envoi de fichier électronique pour vos relevés 1, ne rien inscrire dans ce champ. Si vous utilisez l envoi de fichier électronique, inscrire votre numéro de début de série XML pour transmission de relevé. Ce numéro sert à attribuer la séquence des numéros de relevés format XML. Note : Pour avoir votre numéro XML pour la transmission de relevé, vous devez avoir un numéro de préparateur. Si vous ne l avez pas, veuillez communiquer avec la division des acquisitions électroniques au 1-866-814-8392 afin de l obtenir et de recevoir, par le fait même, votre série de numéros XML pour la transmission de relevés 1. Si vous en possédez déjà un que vous avez obtenu par le passé, veuillez utiliser le même. - # Relevé 1 papier (Rev. Qc.) o Inscrire le numéro suivant : 83520301. Ce numéro sert à attribuer les numéros de relevés 1 papier. - Utiliser les mêmes # XML pour toutes les compagnies o À cocher uniquement si vous produisez des paies pour plusieurs entreprises dans la même base de données et que vous voulez utiliser le même numéro XML pour toutes les compagnies. - Personne-ressource o Inscrire les coordonnées de la personne responsable des T4, T4A et R-1. N oubliez pas d enregistrer vos changements. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 4 de 24
Configuration T4/T4A et Configuration R-1 Paie / Utilitaires / Configuration T4/T4A et Configuration R-1 Configuration T4/T4A : Inscrire, dans la colonne Limite, les montants maximums d AE, RPC/RRQ et RPAP : Configuration R-1 : Inscrire, dans la colonne Limite, les montants maximums de RRQ et RQAP : H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 5 de 24
Il est maintenant possible d attribuer un code par défaut pour la case O du R-1 au lieu de faire un ajustement sur tous vos R-1 afin d attribuer les bons codes. Pour ce faire, vous n avez qu à sélectionner, à l aide du menu déroulant, le code à attribuer par défaut dans l écran des ajustements R-1. Le code apparaîtra seulement s il y a un montant à afficher sur le relevé 1. Pour configurer vos T4, T4A et R-1, vous devez cliquer directement sur les cases (boîtes). En sélectionnant une case, vous verrez apparaître, à droite de l écran, un bouton «Ajouter» et un bouton «Détruire». S il y a des RAD reliés à la case sélectionnée, ces derniers seront listés en-dessous de ces boutons. Vous n avez qu à vérifier si les bons RAD sont reliés aux bonnes cases ou si vous devez en ajouter ou en enlever. Si vous devez AJOUTER un ou des RAD, vous n avez qu à cliquer sur le bouton «Ajouter» et la liste des RAD s ouvrira. Il ne vous restera plus qu à sélectionner les RAD désirés et cliquer sur OK à la fin de la liste. Si vous devez ENLEVER un ou des RAD, vous n avez qu à cocher le ou les RAD désiré(s) (case à cocher à gauche du numéro de RAD) et cliquer sur le bouton «Détruire». Cliquez sur «Enregistrer» et «Fermer» pour fermer la fenêtre. Une fois ces deux étapes faites, vous pouvez amorcer la procédure de fin d année. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 6 de 24
Procédure de fin d année Pour ce faire, allez dans le module «Paie», menu «Utilitaires», option «Procédure de fin d année» et vous obtiendrez l écran suivant : Vous n avez qu à cliquer sur le bouton «Procéder» et le tour est joué. Vous pouvez maintenant imprimer vos T4, T4A et R-1 et générer vos fichiers XLM pour l envoi de fichiers électroniques si vous utilisez ces options. Si vous vous rendez compte, sur l impression des T4, T4A ou R-1, qu il y a des montants dans des mauvaises cases ou que certains montants ne sont pas là, après avoir fait votre procédure de fin d année, vous n avez qu à retourner effectuer la modification dans la configuration des T4, T4A ou R-1. Il est très important de refaire une procédure de fin d année par la suite. Vous pouvez faire plusieurs fois la procédure de fin d année 2015 sans aucun problème. La procédure de fin d année sert uniquement à attribuer les numéros séquentiels des relevés 1, papier et XML, et à transférer les montants sur les rapports de T4, T4A ou R-1. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 7 de 24
Impression des T4, T4A et R-1 Assurez-vous d avoir effectué la procédure de fin d année avant de passer à l étape d impression des T4, T4A et R-1. Impression des T4 Paie / Utilitaires / T4 En cliquant sur l option «T4», vous obtiendrez l écran suivant : La section vous permet d imprimer les T4 des employés «Régulier» et «Réduit» (si applicable) dans des impressions différentes. Si vous sélectionnez «Tous», le rapport imprimera les T4 des employés «Régulier» en premier et, par la suite, ceux des employés «Réduit». La section «Employeur» du T4. vous permet d imprimer la copie «Employé» ou la copie Pour imprimer la page verso du T4, vous n avez qu à cliquer sur «Page verso». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 8 de 24
Si vous n envoyez pas les T4 par internet (fichier xml), vous pouvez imprimer une copie papier du T4 Sommaire. Notre formulaire est approuvé par Revenu Canada; vous pouvez donc vous servir de cette copie pour fin d envoi à Revenu Canada (voir page 10 pour plus de détails). Si vous envoyez vos T4 en format XML, n envoyez pas de copie papier Sommaire T4 à Revenu Canada, car le sommaire T4 est déjà inclus dans le fichier XML. Ajustements manuels Si vous avez des ajustements manuels à faire, cliquez sur «Ajustements T4» et vous obtiendrez l écran suivant : H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 9 de 24
En sélectionnant l employé pour qui vous voulez entrer des ajustements manuels, le système affichera les montants générés par la procédure de fin d année. Vous n avez qu à modifier le montant de la (ou les) case(s) désirée(s) et à cliquer sur «Enregistrer». Prenez note que la procédure de fin d année n efface pas les ajustements manuels pour le type d envoi «fichier original». Vous pouvez donc la refaire autant de fois que vous le désirez. Vos ajustements T4 ne seront pas détruits. T4 Sommaire Si vous imprimez la copie papier du T4 Sommaire, cliquez sur «T4 Sommaire» et vous obtiendrez l écran suivant : Vous n avez qu à saisir les champs demandés. Pour la case 82, vous devez indiquer le montant des versements que vous avez effectués dans l année. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 10 de 24
La section et réduit (si applicable). vous permet d imprimer le sommaire T4 pour vos employés à taux régulier Pour imprimer le rapport, cliquez sur «Imprimer». Pour imprimer la page verso du T4 Sommaire, cliquez sur «Page verso». Vous ne devez pas envoyer de copie papier du T4 Sommaire si vous envoyez vos T4 électroniquement (fichier XML). Impression des T4A Paie / Utilitaires / T4A En cliquant sur l option «T4A», vous obtiendrez l écran suivant : La section vous permet d imprimer les T4A des employés «Régulier» et «Réduit» (si applicable) dans des impressions différentes. Si vous utilisez «Tous», le rapport imprimera les T4A des employés «Régulier» en premier et, par la suite, ceux des employés «Réduit». La section «Employeur» du T4A. vous permet d imprimer la copie «Employé» ou la copie Pour imprimer la page verso du T4A, vous n avez qu à cliquer sur «Page verso». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 11 de 24
Si vous n envoyez pas les T4A par internet (fichier XML), vous pouvez imprimer une copie papier du T4A Sommaire. Notre formulaire est approuvé par Revenu Canada; vous pouvez donc vous servir de cette copie pour fin d envoi à Revenu Canada (voir page 13 pour plus de détails). Si vous envoyez vos T4A en format XML, n envoyez pas de copie papier Sommaire T4A à Revenu Canada, car le sommaire T4A est déjà inclus dans le fichier XML. Ajustements manuels Si vous avez des ajustements manuels à faire, cliquez sur «Ajustements T4A» et vous obtiendrez l écran suivant : En sélectionnant l employé pour qui vous voulez entrer des ajustements manuels, le système affichera les montants générés par la procédure de fin d année. Vous n avez qu à modifier le montant de la (ou les) case(s) désirée(s) et à cliquer sur «Enregistrer». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 12 de 24
Prenez note que la procédure de fin d année n efface pas les ajustements manuels pour le type d envoi «fichier original». Vous pouvez donc la refaire autant de fois que vous le désirez. Vos ajustements T4A ne seront pas détruits. T4A Sommaire Si vous imprimez la copie papier du T4A Sommaire, cliquez sur «T4A Sommaire» et vous obtiendrez l écran suivant : Vous n avez qu à saisir les champs demandés. La section et réduit (si applicable). vous permet d imprimer le sommaire T4A pour vos employés à taux régulier Pour imprimer le rapport, cliquez sur «Imprimer». Pour imprimer la page verso du T4A Sommaire, cliquez sur «Page verso». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 13 de 24
Vous ne devez pas envoyer de copie papier du T4A Sommaire si vous envoyez vos T4 électroniquement (fichier XML). Impression des R-1 Paie / Utilitaires / R-1 En cliquant sur l option «R-1», vous obtiendrez l écran suivant : Si vous n avez pas d ajustements manuels à faire sur les R-1 de vos employés, vous n avez qu à cliquer sur «Imprimer». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 14 de 24
Ajustements manuels Si vous avez des ajustements manuels à faire, cliquez sur «Ajustements Relevé 1» et vous obtiendrez l écran suivant : En sélectionnant l employé pour qui vous voulez entrer des ajustements manuels, le système affichera les montants générés par la procédure de fin d année. Vous n avez qu à modifier le montant de la (ou les) case(s) désirée(s) et à cliquer sur «Enregistrer». Prenez note que la procédure de fin d année n efface pas les ajustements manuels pour le type d envoi «fichier original». Vous pouvez donc la refaire autant de fois que vous le désirez. Vos ajustements R-1 ne seront pas détruits. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 15 de 24
R-1 Sommaire Si vous imprimez la copie papier du R-1 Sommaire, cliquez sur «R-1 Sommaire» et vous obtiendrez un écran semblable : Vous n avez qu à saisir les champs demandés. Contrairement à Revenu Canada, vous devez envoyer une copie papier du Sommaire des relevés 1, même si vous avez transmis à Revenu Québec vos relevés 1 électroniquement (fichier XML), car Revenu Québec n offre pas la possibilité d inclure le Sommaire des relevés 1 dans le fichier XML. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 16 de 24
Envoi électronique T4, T4A et R-1 Si vous envoyez les copies de T4, T4A et R-1 électroniquement, vous devez remplir les sections «Fichier pour T4», «Fichier pour T4A» et «Fichier pour R-1». Si vous n envoyez pas vos T4, T4A et R-1 électroniquement, ne remplissez pas les sections «Fichier pour T4», «Fichier pour T4A» et «Fichier pour R-1». Fichier pour T4 et T4A Paie / Utilitaires / Fichier pour T4 ou Fichier pour T4A Notez que les options «Fichier pour T4» et «Fichier pour T4A» fonctionnent de la même façon. No Transmetteur : Utilisez le numéro que l'agence du revenu du Canada (ARC) vous a attribué. Si vous n'avez pas de numéro de transmetteur, entrez MM000000. Type transmetteur : Sélectionnez «Produit pour lui-même». Type d envoi : Sélectionnez «Fichier original». Par la suite, saisissez les autres informations demandées dans les champs appropriés. En cliquant sur «Processus», le système vous demandera d enregistrer le fichier XML. Sauvegardez-le sur votre poste de travail, à un endroit où vous vous souviendrez, pour la transmission des T4 et T4A par internet. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 17 de 24
Transmission des T4 et T4A par internet Afin d utiliser ce service, accédez au site de l Agence des douanes et du revenu du Canada à l adresse suivante : http://www.cra-arc.gc.ca/esrvc-srvce/rf/xml/menu-fra.html et suivez les instructions à l écran. Prenez note que si vous n avez pas de numéro de transmetteur, vous aurez besoin de votre numéro de compte ainsi que de votre code d accès qui vous a été fourni par Revenu Canada. LE SERVICE DE TRANSMISSION DE REVENU CANADA EST PRÉSENTEMENT DISPONIBLE. Fichier pour R-1 Paie / Utilitaires / Fichier pour R-1 Afin d être en mesure de transmettre vos R-1 sur support magnétique, vous devez obligatoirement obtenir un numéro de préparateur auprès de Revenu Québec. Si vous n avez pas de numéro de préparateur, veuillez communiquer avec la division des acquisitions électroniques au 1-866-814-8392 afin de l obtenir. Si vous possédez déjà un numéro de préparateur qui vous a été attribué dans une année antérieure, NE PAS EN DEMANDER UN NOUVEAU. Utilisez-le même. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 18 de 24
Numéro de préparateur : Inscrivez votre numéro de préparateur Numéro certification : Ce numéro est inscrit par défaut : RQ-15-01-133 Type d envoi : Sélectionnez «Fichier original». Type de préparateur : Sélectionnez «Produit pour lui-même». Provenance du relevé : Sélectionnez «Fac-similés par préparateur». Par la suite, saisissez les autres informations demandées dans les champs appropriés. S il n y a pas de département informatique dans votre entreprise, entrez les coordonnées de la personneressource en comptabilité dans le champ «Personne-ressource (fichier XML)». En cliquant sur «Processus», le système vous demandera d enregistrer le fichier XML. Sauvegardez-le sur votre poste de travail, à un endroit où vous vous souviendrez, pour la transmission des R-1 par internet. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 19 de 24
Transmission des R-1 par internet Afin d utiliser ce service, accédez au site de Revenu Québec à l adresse suivante : http://www.revenuquebec.ca/fr/sepf/services/sgp_rl_internet/default.aspx et suivez les instructions à l écran. Si vous désirez vous contre-vérifier avant de transmettre votre fichier, Revenu Québec offre le service de téléchargement d un valideur en ligne, ce qui vous permettra de valider vous-même vos propres fichiers R- 1. Voici le lien si vous désirez le faire vous-même : https://www5.services.mrq.gouv.qc.ca/mrqanonyme/t5/valideur/t5bah/valideur.htm. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 20 de 24
Production de feuillet modifiés et/ou annulés T4 modifiés / annulés Paie / Utilitaires / T4 En cliquant sur l option «T4», vous obtiendrez l écran suivant : Cliquez sur «Ajustements T4» et vous obtiendrez l écran suivant : H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 21 de 24
Impression des T4 modifiés/ annulés Paie / Utilitaires / T4 En cliquant sur l option «T4», vous obtiendrez l écran suivant : Il suffit de sélectionner le type d envoi désiré, de sélectionner le (ou les) employé(s) concerné(s) et de cliquer sur le bouton «Imprimer». Suivre les mêmes étapes pour les T4A. H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 22 de 24
R-1 modifiés / annulés Paie/ Utilitaires / R-1 En cliquant sur l option «R-1», vous obtiendrez l écran suivant : Cliquez sur «Ajustements Relevé 1» et vous obtiendrez l écran suivant : Pour produire un R-1 modifié : Sélectionnez votre employé, choisissez le type d envoi «Fichier modifié», faites les modifications et cliquez sur «Enregistrer». Pour produire un R-1 annulé : Sélectionnez votre employé, choisissez le type d envoi «Fichier annulé» et cliquez sur «Enregistrer». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 23 de 24
Impression des R-1 modifiés / annulés Paie/ Utilitaires / R-1 En cliquant sur l option «R-1», vous obtiendrez l écran suivant : Il suffit de sélectionner le type d envoi désiré, de sélectionner le (ou les) employé(s) concerné(s) et de cliquer sur le bouton «Imprimer». H:\Fichiers de FORMATION\Payroll\2016\Procedure fin annee 2015 Page 24 de 24