CONSERVATION DES DOCUMENTS ENJEUX JURIDIQUES Tour d horizon

«Au cours des trois dernières décennies, l informatique a modifié le mode de traitement, d enregistrement et de conservation des données [1].» Bon an mal an, la législation s est adaptée à cette évolution. L auteur fait le tour des dispositions légales essentielles ayant trait à la conservation des documents. BENJAMIN CHAPUIS CONSERVATION DES DOCUMENTS ENJEUX JURIDIQUES Tour d horizon 1. INTRODUCTION ET OBJECTIFS Admettons, ne serait-ce que l espace d une minute, que votre système comptable et son système de conservation des données soient défaillants. Que faites-vous alors si un prestataire vous réclame indûment le paiement d une facture vieille de 4 ans? Que livrez-vous aux autorités fiscales vous réclamant des informations comptables? Comment déterminez-vous vos coûts et leur évolution? Que ce soit pour gérer l entreprise ou pour se conformer à la loi, la conservation des données a toute son importance. Elle est principalement réglée par les dispositions comptables du Code des obligations (CO) [2] et par l ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) [3]. Nombre de dispositions comme par exemple celles sur les impôts directs [4] de la loi sur l harmonisation des impôts directs (LHID) et de la loi sur l impôt fédéral direct (LIFD) ou encore celles de la loi sur le blanchiment d argent (LBA) [5] renvoient au CO et à l Olico. Mais certaines, et pas des moindres, vont plus loin. C est le cas de la LTVA [6]. Le présent article a pour objectif de faire le tour des dispositions légales essentielles ayant trait à la conservation des documents. 2. LES RÈGLES IMPÉRATIVES DU CO ET DE L OLICO Les articles 957, 962 et 963 CO règlent les obligations de conserver et éventuellement de produire les livres de comptes, les pièces comptables et la correspondance. L Olico précise ces dispositions en apportant les définitions essentielles et les principes généraux, et en déterminant les supports d information autorisés. BENJAMIN CHAPUIS, EXPERT-COMPTABLE DIPLÔMÉ, MEMBRE DU CENTRE DE COMPÉTENCE PME DE LA CHAMBRE FIDUCIAIRE, PROF. HES, HAUTE ÉCOLE DE GESTION ARC, NEUCHÂTEL 2.1 Principes de base. Quiconque a l obligation de faire inscrire sa raison de commerce au registre du commerce doit [7] conserver ses livres, ses pièces comptables et sa correspondance pendant dix ans à compter de la fin de l exercice annuel [8], et cela conformément au principe de régu larité [9]. Le compte d exploitation et le bilan signés [10] doivent impérativement être conservés par écrit. Pour les autres pièces, les moyens électroniques et autres moyens comparables sont acceptés. Les conditions d admissibilité du moyen sont la garantie de conformité avec la transaction de base et la possibilité de rendre visible les pièces et les livres en tout temps. «Il faut, en d autres termes, que le moyen utilisé permette à la comptabilité de remplir sa fonction fondamentale: [ ] refléter les opérations et les autres événements concernant la situation patrimoniale et les résultats de l entreprise. [11]» 2.2 Eléments à conserver «Toute personne astreinte à tenir des livres doit tenir un grand livre et, selon la nature et la taille de l entreprise, des livres auxiliaires. [12]» Le grand livre se compose des comptes et du journal. Les livres auxiliaires englobent les comptabilités salaires, débiteurs et créanciers, l inventaire et la liste des prestations à facturer. Les pièces comptables à conserver sont «tous les documents écrits qui constituent la base d une comptabilisation ou la preuve de son exactitude [13]». Attention à ne pas oublier ici les fréquents tableurs Excel utilisés pour le suivi ou l évaluation de diverses positions pour un impairment test ainsi que pour la gestion des projets en cours. 2.3 Conservation conforme au principe de régularité. Le Message du Conseil fédéral (1999) donne quelques éléments de définition de la régularité, notamment en mentionnant que «les critères de la conformité au principe de régularité [ ] seront fonction du but de la comptabilité et des principes qui en ont été tirés (exactitude, intégralité, uniformité des règles/absence de contradictions, continuité/permanence, absence d arbitraire/comparabilité, possibilité de contrôle) [14].» Il [15] renvoie ensuite aux règles faisant autorité en matière comptable et aux recommandations de la profession, no- 590 L EXPERT-COMPTABLE SUISSE 2011 8

CONSERVATION DES DOCUMENTS ENJEUX JURIDIQUES INFORMATIQUE DE GESTION tamment en mentionnant les directives de l administration et le Manuel suisse d audit (MSA) de la Chambre fiduciaire [16]. Intégralité, sincérité, clarté, actualité, systématique, organisation appropriée et vérifiabilité sont les mots-clés utilisés «Intégralité, sincérité, clarté, actualité, systématique, organisation appropriée et vérifiabilité sont les mots-clés utilisés par le MSA pour présenter les exigences générales en matière de régularité.» par le MSA pour présenter les exigences générales en matière de régularité. L Olico [17] précise le tout, notamment en termes de documentation, de devoir général de diligence, de disponibilité, d organisation et d archivage. 2.3.1 Devoir de documentation: instructions de travail. En fonction de sa nature et de sa taille, l entreprise astreinte à tenir et à conserver ses livres doit consigner dans des instructions de travail l organisation, les compétences, les modes de travail et les procédures idoines. 2.3.2 Devoir général de diligence et disponibilité. Elle doit s assurer que les pièces à conserver le soient avec soin et ordre pour qu elles puissent être consultées ou vérifiées dans un délai raisonnable. Cela inclut donc l éventuelle mise à disposition de personnel, d appareils et d instruments auxiliaires ainsi que la possibilité d imprimer les livres. 2.3.3 Organisation et archivage. Il doit y avoir séparation entre les données archivées et les données actuelles. Les données archivées doivent être inventoriées systématiquement, protégées contre les accès non autorisées. Les accès et autres consultations doivent être enregistrées. 2.4 Moyens électroniques et autres moyens comparables. La révision du droit de la comptabilité commerciale de 2002 [18] a permis d ouvrir les horizons et d abandonner l ancienne distinction faite entre les supports d image, d une part et les supports de données, d autre part. En parlant de moyens électroniques et autres moyens comparables, le législateur a laissé à dessein la porte ouverte à de nouvelles évolutions technologiques [19]. Les documents conservés électroniquement ont la même force probante que ceux conservés par écrit, soit «ceux qui sont lisibles sans aide d instruments» [20]. La condition sine qua none reste que le traitement des données soit conforme au principe de la régularité [21]. Sans cela, «un support de données ou d images ne saurait être admis lors de l administration des preuves, en raison du danger de falsification [22]». Pour être infalsifiables et authentiques, soit intègres, les livres, les pièces comptables et la correspondance ne doivent pas être modifiables sans que la modification ne soit apparente [23]. L article 9 Olico liste et définit les deux types de supports d informations autorisés, soit les non-modifiables et les modifiables. La première catégorie inclut évidemment le papier, mais aussi les supports d images et les supports de données non modifiables. Les supports d information modifiables sont autorisés si: «1. des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l intégrité des informations enregistrées, 2. le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d horodatage), 3. les autres prescriptions relatives à l utilisation du procédé en question qui existent au moment de l enregistrement sont respectées, et 4. les procédures et les modes d utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées.» 2.5 Obligation de produire. Dans le cadre de contestations concernant l entreprise, il faut que la contrepartie ait un intérêt digne de protection et qu un tribunal estime la production de pièces nécessaires à l administration de la preuve pour obliger l entreprise à produire ses livres. Le juge ou l autorité (administrative ou fiscale) choisit le mode d édition (impressions papier ou mise à disposition des moyens nécessaires pour rendre les informations lisibles). 3. LHID, LIFD ET LBA 3.1 LHID et LIFD. Dans le cadre de la définition des obligations du contribuable, «les personnes physiques qui exercent une activité lucrative indépendante et les personnes morales doivent conserver pendant dix ans leurs livres [ ], ainsi que les pièces justificatives en relation avec leur activité [24].» «La révision du droit de la comptabilité commerciale de 2002 a permis d ouvrir les horizons et d abandonner l ancienne distinction faite entre les supports d images, d une part et les supports de données, d autre part.» Pour le mode de tenue, de conservation et de production de ces documents, la LHID [25] et la LIFD renvoient toutes deux aux dispositions du CO (art. 957 et 963 al. 2 CO). 3.2 LBA. L article 7 LBA [26] établit les obligations en termes d établissement et de conservation de documents. Ainsi, l intermédiaire financier doit établir (et conserver) des documents de manière que des tiers experts en la matière 8 2011 L EXPERT-COMPTABLE SUISSE 591

CONSERVATION DES DOCUMENTS ENJEUX JURIDIQUES puissent se faire une idée objective sur les transactions et les relations d affaires ainsi que sur le respect des dispositions de la présente loi. Il conserve les documents de manière à pouvoir satisfaire, dans un délai raisonnable, aux éventuelles demandes d informations ou de séquestre présentées par les autorités de poursuite pénale. La durée de conservation des documents est également de dix ans, mais débute après la cessation de la relation d affaires ou après la fin de la transaction. L autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d argent a publié en novembre 2006 son «Interprétation de l article 7 LBA, en particulier la conservation électronique des documents [27]» dans laquelle elle trouve admissible la conservation électronique, pour autant que l intermédiaire financier remplisse les conditions posées par l Olico et plus particulièrement son article 3 prônant que les documents ne puissent être modifiés sans que la modification ne soit apparente. Avançant l argument du «délai raisonnable», l autorité de contrôle précise que la documentation doit être conservée en Suisse. Les serveurs recueillant les documents sous forme électronique doivent également être situés en Suisse. Si tel n était pas le cas, l intermédiaire financier devrait alors disposer en Suisse d une copie papier de tous les documents ou alors d une copie électronique. 4. LD ET OD [28] Les articles 94 à 98 de l ordonnance sur les douanes (OD) traitent des données et documents à conserver, des personnes assujetties à l obligation de conserver, mais aussi de la durée et de la forme de la conservation ainsi que des mesures organisationnelles. Nous nous concentrerons sur les derniers éléments. Les durées de conservation vont d un minimum de trois mois pour les données transmises électroniquement à cinq ans au moins pour les certificats d origine par exemple. La conservation sous forme électronique «ou d une façon comparable [29]» est admise, en suivant les principes de base de l Olico. Toutefois, «les preuves et les certificats d origine doivent être conservés en original aussi longtemps que le prévoient les traités internationaux ou le droit fédéral [30].» Sur le plan organisationnel, l OD renvoie aux articles 9 et 10 de l Olico, non sans préciser que «l accès, la lisibilité et l exploitation des données et des documents doivent être garantis à tout moment sur le territoire douanier ou dans une enclave douanière suisse [31].» 5. LTVA 5.1 Documents à conserver «L assujetti doit conserver dûment ses livres comptables, pièces justificatives, papiers d affaires et autres documents pertinents [32]». Pour l Administration fédérale des contributions (AFC), les justificatifs à conserver sont: «les correspondances, les commandes, les factures des fournisseurs, les copies des factures clients, les contrats d achat, les justificatifs de paiement, les tickets de caisse, les décisions de taxation des importations et des exportations de l AFD, les livres auxiliaires, les justificatifs internes tels que les rapports de travail, les cartes d atelier, les bons d achat de matériel, les compilations pour les décomptes TVA, les décomptes TVA, etc [33].» En cas de contrôle fiscal, l AFC trouve «utile de préparer ces documents: comptes du grand-livre; livres auxiliaires; comptabilité d exploitation; comptes de résultat; bilans; rapports de gestion et de révision; inventaires/états des actifs circulants, des actifs immobilisés et des capitaux étrangers; ainsi que tous les autres enregistrements, documents et justificatifs qui serventà prouver l intégrité et la régularité des livres comptables [34].» 5.2 Durée de conservation. L article 70 de loi régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) exige la conservation des documents «pertinents» jusqu à l expiration de la prescription absolue de la créance fiscale, soit «dans tous les cas par dix ans à compter de la fin de la période fiscale pendant laquelle la créance est née [35]» et renvoie ensuite aux dispositions du droit commercial (articles 957 et 962 CO). La durée de conservation passe à 20 ans pour les «documents commerciaux nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du montant du dégrèvement ultérieur de l impôt sur les biens immobiliers [36]». 5.3 Conservation et transmission en la forme électronique. Du point de vue de la TVA, il convient de distinguer deux sortes de documents électroniques [37]. Il y a tout d abord la conservation électronique de documents papier, auquel cas les dispositions générales en matières de droit commercial et de TVA s appliquent. Il y a ensuite les factures émises, transmises et conservées sous forme électronique. Dans ce cas, outre les dispositions du CO et de l Olico, les dispositions spécifiques de l ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA) [38] et de l OelDI [39] s appliquent. Ainsi, pour assurer la même force probante aux documents transmis et conservés électroniquement, il faut que: a. la preuve de l origine soit apportée; b. la preuve de l intégrité soit apportée; c. l incontestabilité de l envoi soit assurée. L OelDI précise ces conditions en définissant les exigences de nature technique, organisationnelle et procédurale. Elle requiert notamment [40] que la sûreté de la transmission et de la conservation des données soit garantie par une signature électronique certifiée, que différents éléments techniques concernant les clés soient assurés, et qu il existe un système d accusé de réception de la part du fournisseur. Les données électroniques doivent être archivées par l émetteur et par le destinataire sous la forme de leur transmission originale et dans leur intégralité sur des supports de données utilisables numériquement la conservation des données uniquement sous la forme de documents imprimés ou de microfilms n étant pas autorisée. 5.4 Lieu de conservation. À lire les dispositions légales et les informations fournies par l AFC, il n est plus nécessaire de conserver ses livres en Suisse exclusivement [41]. Dès le 592 L EXPERT-COMPTABLE SUISSE 2011 8

CONSERVATION DES DOCUMENTS ENJEUX JURIDIQUES INFORMATIQUE DE GESTION 1 er janvier 2010, les données doivent pouvoir être rendues lisibles et exploitables numériquement depuis le territoire suisse. «La conservation à l étranger des supports de données est autorisée uniquement si l accès, la lisibilité et l exploitation des données déterminantes pour la perception de l impôt sont garantis à tout moment [42]». 6. PROJET DU NOUVEAU DROIT COMPTABLE Au moment de la rédaction du présent article, le droit comptable est en cours de révision et de discussion aux Chambres fédérales. Pour ce qui est de la conservation des livres, le projet [43] est très semblable au droit actuel. La «correspondance» a disparu des éléments à conserver, à moins que la «correspondance» soit elle-même la pièce comptable formant la pièce justificative [44]. 7. POUR L AUDITEUR À notre sens, la conservation des documents est un thème que l auditeur doit aborder avec son client; a fortiori si la révision des comptes se fait sous l angle du contrôle ordinaire. Cette thématique a véritablement sa place dans les phases d évaluation des risques et dans l appréciation du système de contrôle interne, avec des mots-clés comme: compliance, contrôles informatiques généraux (ITGC), processus de clôture des comptes. Dans le cas d écarts flagrants par rapport aux dispositions de conservation de documents, l auditeur devra arbitrer entre une violation des règles relatives à la régularité des comptes (menant à une réserve) et une violation d une loi non comptable. Toute la question est de savoir s il est possible, pour l entreprise, l organe de révision ou un tiers digne d intérêt (p. ex. un juge) de relier une écriture comptable à la transaction ou à l événement de base. La pièce justificative joue ce rôle. Si elle n est pas correctement conservée, comment alors prétendre à une tenue régulière des comptes? Dans le cas d écarts moins importants pour l établissement des comptes, par exemple lorsque les documents sont conservés durant 8 ans (au lieu de 10), l auditeur s interrogera sur la pertinence d inclure une remarque dans son rapport à l assemblée générale, ou d en faire plus simplement, et peut-être plus utilement, mention dans son rapport détaillé au conseil d administration. 8. CONCLUSION 8.1 Synthèse. De manière générale, le droit comptable est la référence en termes de conservation des documents. Les éléments à garder impérativement par écrit et signés sont le compte d exploitation et le bilan [45]. Pour le reste, la conservation par un moyen électronique ou un autre moyen comparable est permise pour autant que les principes de base soient garantis (cf. ch. 2. Les règles impératives du CO et de l Olico). La durée de conservation est en général de 10 ans, à partir de la fin de l exercice. Elle est donc identique au délai de «De manière générale, le droit comptable est la référence en termes de conservation des documents.» prescription ordinaire prévu par le code des obligations (cf. art. 127) et, dans une large mesure, par les droits pénal et administratif; à l exception de certaines dispositions de droit fiscal [46] pouvant aller pour la TVA à 20 ans et pour l imposition directe à 15 ans. 8.2 Recommandations. La conservation des documents par un moyen électronique fournit des avantages considérables aux entreprises, que ce soit en termes de place, de rapidité d accès à l information ou même de sécurité des données. La liste de principes et de règles édictés par le législateur paraît tout à fait cohérente et judicieuse. Leur respect garantit la force probante des documents conservés sous forme électronique, mais aussi une conservation régulière des informations servant à la gestion de l entreprise. Toutes les entreprises se doivent de thématiser la conservation des données, notamment lors d un investissement dans un progiciel ou logiciel comptable, mais aussi lors de la revue des processus informatiques, des processus opérationnels et des processus comptables. En cas de litige, et «pour pouvoir juger de l authenticité des informations enregistrées sur un support, le juge devra [ ] examiner de quelle manière et dans quelles circonstances l enregistrement a eu lieu. C est seulement après cet examen qu il pourra se former une opinion quant à la véracité des informations conservées sur le support [47].» 8 2011 L EXPERT-COMPTABLE SUISSE 593

CONSERVATION DES DOCUMENTS ENJEUX JURIDIQUES Il nous paraît dès lors judicieux d anticiper cette situation; soit en obtenant la certification d un fournisseur de logiciel, soit en faisant vérifier par un tiers compétent la conformité aux dispositions légales du système de conservation des données. Dans ces réflexions, l entreprise veillera à maintenir un délai suffisant. Bien qu il soit en général de dix ans, le point de départ peut varier selon les dispositions légales (p. ex. CO vs. LBA). De plus, et dans la mesure du possible, l entreprise tentera de garder ses documents en Suisse. L AFC a certes ouvert la porte, et seules les dispositions douanières et de lutte anti-blanchiment maintiennent le devoir de conserver les documents sur le territoire suisse. Toutefois, l entreprise se doit d assurer une mise à disposition en tout temps et surtout dans un délai raisonnable. Notes: * L article de Francesco Termine fait le lien avec les enjeux techniques. 1) Message concernant la modification du code des obligations (droit de la société anonyme et droit comptable), du 21 décembre 2007, FF 2007, p. 1417. 2) Articles 957 ss CO, RS 220. 3) Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), RS 221.431. 4) Loi fédérale sur l harmonisation des impôts directs des cantons et des communes (LHID), RS 642.14 et Loi fédérale sur l impôt fédéral direct (LIFD), RS 642.11. 5) Loi fédérale concernant la lutte contre le blanchiment d argent et le financement du terrorisme dans le secteur financier (Loi sur le blanchiment d argent, LBA), RS 955. Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d argent, Interprétation de l art. 7 LBA, en particulier la conservation électronique des documents, Circulaire 2006/2, Berne, 13 novembre 2006. 6) Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (Loi sur la TVA, LTVA), RS 641.20. 7) Article 957 alinéa 1 CO. 8) Article 962 CO. 9) Cf. article 662 a CO, et articles 7, 9 et 10 Olico. 10) Signature au sens de l article 14 alinéa 1 CO, Message concernant la révision du Titre trente-deuxième du code des obligations (de la comptabilité commerciale), du 31 mars 1999, FF 1999, p. 4766. 11) Henri Torrione, Commentaire ad article 957 CO, in: Pierre Tercier, Marc Amstutz, Commentaire romand. Code des obligations II, Bâle 2008, Helbing & Lichtenhahn, n. 12. 12) Article 1 alinéa 1 Olico. 13) Chambre fiduciaire, Manuel suisse d audit (MSA 2009), Tome I, Partie II, ch. 8.2 Conservation, Zurich, 2009, p. 104. 14) Message 1999, op. cit., p. 4766. 15) Tout comme l article 2 alinéa 3 Olico. 16) Chambre fiduciaire, op. cit., Tome I, Partie I, ch. 1.3 Principes généraux de régularité, p. 9; et ch. 2.7 tenue régulière de la comptabilité sous l aspect de l utilisation de moyens informatiques, p. 15. 17) Articles 4 à 8 Olico. 18) Message 1999, op. cit., p. 4753. 19) Message 1999, op. cit., p. 4766. 20) Article 957 alinéa 4 CO. 21) Article 2 alinéa 2 Olico. 22) Message 1999, op. cit., p. 4769. 23) Article 4 Olico. 24) Article 126 alinéa 3 LIFD. 25) Article 42 LHID. 26) Voir aussi l article 20 OBA-Finma, RS 955.033.0 27) Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d argent, op. cit. 28) Loi sur les douanes, RS 631.0 et Ordonnance sur les douanes, RS 631.01. 29) Article 97 alinéa 1 OD. 30) Article 97 alinéa 2 OD. 31) Article 98 alinéa 2 OD. 32) Article 70 alinéa 2 LTVA. 33) Administration fédérale des contributions (AFC), Info TVA 16, Berne, février 2010, p. 10. 34) AFC, op. cit., p. 14. 35) Article 46 alinéa 2 LTVA, voir aussi article 40 LTVA pour la naissance de la créance fiscale. Moins restrictif que les dispositions de l ancienne LTVA qui demandait une conservation de dix ans auxquels il fallait ajouter la durée restante de prescription de la dette fiscale (voir «Instructions TVA 2008, Berne, décembre 2007, cm 943»). 36) Article 70 alinéa 3 LTVA. 37) Marc Steinegger, Elektronische Rechnungen Grundlagen des Handelsrechts und der MWST, Änderungen der EIDI-V, L Expert-comptable suisse, 2006/1 2, p. 94. 38) Articles 122 à 124 OTVA, RS 641.201. 39) Ordonnance du DFF concernant les données et informations électroniques, RS 641.201.511. 40) Cf. Article 3 OelDI pour être plus complet. 41) Cf. AFC, Instructions TVA 2008, cm 943, Berne, décembre 2007. 42) Article 10 alinéa 4 OelDI. 43) Article 958 f P-CO, FF 2008 1610. 44) Message 2007, op. cit., 1517 et 1523. 45) L article 958 f P-CO parle de «rapport de gestion». 46) Pour la TVA, cf. ch. 5 LTVA. Pour la fiscalité directe en général, la prescription absolue du droit de taxer (art. 120, al. 4, LIFD; art. 47, al. 1, LHID) et du droit de procéder au rappel de l impôt (art. 152, al. 3, LIFD; art. 53, al. 3, LHID) intervient après 15 ans. 47) Message 1999, op. cit., p. 4769. ZUSAMMENFASSUNG Dokumentenaufbewahrung rechtliche Fragen Im allgemeinen sind für die Dokumentenaufbewahrung die gesetzlichen Bestimmungen des Bilanzrechts massgeblich. Betriebsrechnung und Bilanz sind unbedingt schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Andere Dokumente können elektronisch gespeichert oder auf vergleichbare Weise aufbewahrt werden, sofern die Grundsätze gewahrt sind (Ordnungsmässigkeit, Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen und Möglichkeit, die Buchungsbelege und Geschäftsbücher jederzeit lesbar zu machen). Die Aufbewahrungsfrist beläuft sich im allgemeinen auf zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs. Sie entspricht also der ordentlichen Verjährungsfrist, wie sie im Obligationenrecht (vgl. Art. 127 OR) und weitgehend im Straf- und Verwaltungsrecht geregelt ist. Eine Ausnahme bilden bestimmte Vorschriften des Steuerrechts, wo die Frist bei der MWST (im Immobilienbereich) bis zu 20 Jahre und bei der direkten Besteuerung 15 Jahre betragen kann. Die elektronische Dokumentenaufbewahrung bringt für die Unternehmen in puncto Platzersparnis, Zugriffsschnelligkeit und Datensicherheit erhebliche Vorteile mit sich. Die vom Gesetzgeber erstellte Liste der Grundsätze und Regeln erscheint völlig kohärent und sinnvoll. Ihre Einhaltung stellt zum einen die Beweiskraft der elektronisch aufbewahrten Dokumente und zum anderen die regelmässige Archivierung der zur Geschäftsführung des Unternehmens dienenden Informationen sicher. In allen Unternehmen muss die Datenspeicherung früher oder später thematisiert werden. Dies gilt vor allem, wenn in Buchführungssoftware investiert werden soll, aber auch bei der Überprüfung von Computer-, Betriebs- oder Buchhaltungsprozessen. Bei Rechtsstreitigkeiten gilt folgendes: «Das Gericht muss [ ] Erhebungen über die Entstehung und die näheren Umstände der Aufzeichnung anstellen, um dadurch den Wahrheitsgehalt der auf den Medien aufgezeichneten Informationen beurteilen zu können.» Es ist ratsam, sich auf einen derartigen Fall vorzubereiten. Dazu kann eine Bestätigung des Softwarelieferanten eingeholt oder ein kompetenter Dritter damit betraut werden, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch das Datenspeichersystem zu überprüfen. BCh 594 L EXPERT-COMPTABLE SUISSE 2011 8