UN/CEFACT Facture électronique, comptabilité et archivage : un tout indissociable Michel LESOURD Directeur Adjoint des études techniques du CS-OEC Délégué général d'edificas Vice-Chairman TBG12 Accounting & Auditing Domains de l'un / CEFACT Commerce - comptabilité une histoire ancienne récente en 1494, la comptabilité est née du commerce (Luca Pacioli) aujourd hui, le commerce ne peut vivre sans comptabilité comptabilité et commerce sont un tout indissociable 1

Sommaire Facture électronique avec ebxml La comptabilité et ebxml Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact Traçabilité Protection des preuves Facture électronique avec ebxml une preuve! document récapitulatif d une opération achat / vente document à conserver mais insuffisant en matière de preuve à compléter avec la confirmation de commande, le bon de livraison (et bien d autres encore ) 2

Facture électronique avec ebxml un élément comptable! facture : matière première de la comptabilité finalisation d une opération commerciale à constater dans les comptes de l entreprise Facture électronique avec ebxml Utilisation admise en EDI : Directive européenne pour e-business Chaîne commerciale Contexte fiscal Contexte comptable 3

Directive Européenne 2001-115 Approuvée en conseil du 20-12-2001 En cause : Essor du commerce électronique Cadre juridique pour facture électronique Harmonisation des mentions de la facture Règles de conservation et stockage Contrôle des administrations fiscales Transposition de la Directive loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002 décret n 2003-659 du 18 juillet 2003 instruction administrative du 7 août 2003 codifiée dans l'article 289bis du CGI 4

La Chaîne Commerciale UN/CEFACT Modèle Chaîne Appro s SUPPLIER CUSTOMER pre-sales sales & delivery invoicing payment funds transfer control offer quotation order response despatch invoice payment document credit advice circularisation control financial statements A C C O U N T I N G A C C O U N T I N G quotation request order stock invoice payment document debit advice circularisation control financial statements pre-purchase purchase & delivery invoicing payment funds transfer control A R C H I V E 5

Scénario Secteur Acier European Steel Exchange Langage d échange Language des filières acier Basic Basic information information Ordering Ordering Scheduling Scheduling Shipping Shipping Invoicing Invoicing Payment Payment Quotation Quotation Contract Contract Traditional invoice Self-billing invoice Sales list transposable dans tous les secteurs Purchase order Order status Bon de Commande COMMANDE CLIENT FOURNISSEUR pas encore d engagement formel entre les acteurs pas d enrichissement ou d appauvrissement pas d écriture en comptabilité 6

Commande confirmée CONFIRMATION COMMANDE FOURNISSEUR CLIENT ECRITURE COMPTABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR COMPTABILITE CLIENT l engagement "juridique" est en principe toujours constaté en comptabilité et figure en pied du bilan Stock out-in Livraison AVIS DE LIVRAISON FOURNISSEUR CLIENT ECRITURE COMPTABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR COMPTABILITE CLIENT cette fois-ci, en livrant, le fournisseur "s'appauvrit" et le client "s'enrichit" donc constatation dans les deux comptabilités de la dette ou de la créance 7

Délivrance de la facture AVIS DE LIVRAISON FOURNISSEUR FACTURE FOURNISSEUR DE SERVICES ECRITURE COMPTABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR COMPTABILITE CLIENT on enregistre la facture en comptabilité lorsque le bon de livraison n'a pas déjà été comptabilisé. Avis de Remise en Banque REMISE EN BANQUE CLIENT FOURNISSEUR ECRITURE COMPTABLE COMPTABILITE CLIENT COMPTABILITE FOURNISSEUR il s'agit là d'une constatation d'un règlement en cours afin de suivre l'évolution de la dette/créance d'où écriture comptable 8

Chaîne des Approvisionnements Bank customer Customer Supplier Bank supplier Events sequence and actors involved 6 7 Order 1 Order acknowledged 2 Order delivery 3 Invoice delivery 4 Payment order 5 Remittance Advice 5 Bank to Bank transfer Debit advice Credit advice 7 6 TBG1 Supply Chain sequence diagram before TBG12 Accounting Token Chaîne des Approvisionnements Bank Accounting customer customer Customer Supplier Accounting supplier Bank supplier Events sequence and actors involved 2 3 Purchase commitment Invoice to receive Sales commitment Invoice to deliver 2 3 4 Account Account 4 Payable Receivable Payment order 6 5 Payment in progress Payment in progress 7 Debit advice Credit advice 7 Bank Bank 8 8 expense receipts 5 6 TBG12 sequence diagram Accounting Token 9

Chaîne des Approvisionnements Bank Accounting customer customer Events sequence and actors involved Payment order Customer Order Supplier Order acknowledged2 2 Purchase Sales 2 commitment commitment Order delivery 3 Invoice to 3 Invoice to 3 receive deliver 4 Account Invoice delivery 4 Account 4 Payable Receivable 6 5 Payment in progress Remittance Advice Bank to Bank transfer 1 Payment in progress Accounting supplier 7 Debit advice Credit advice 7 Bank Bank 8 8 expense receipts Supply Chain sequence diagram after TBG12 Accounting Token 5 5 Bank supplier 6 Chaîne des Approvisionnements Le chaînon manquant eb-xml invoice schema eb-xml accounting entry schema Missing Link 10

Fédérer e-business Compta Invoice Header + Invoice Number: Identifier. Type + Invoice Date Time: Date Time. Type + Invoice Type Code: Code. Type [0..1] + Copy Indicator: Indicator. Type [0..1] + Invoice Global Unique Identifier: Identifier. Type [0..1] + Invoice Language: Code. Type [0..1] + Invoice Currency: Code. Type [0..1] + Price Currency: Code. Type [0..1] + Payment Currency: Code. Type [0..1] + Alternative Payment Currency: Code. Content [0..1] + Tax Point Date Time: Date Time. Type [0..1] + Transport. Mode: Code. Type [0..1] + Number Of Invoice Line: Numeric. Type [0..1] + Total Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1] + Total Additional Amount : Amount. Type [0..1] + Total Taxable Amount: Amount. Type [0..1] + Total Tax Fee Amount: Amount. Type + Total Invoice Amount: Amount. Type + Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1] + Taxable Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1] + Insurance Charge Amount: Amount. Type [0..1] + Invoice Note: Text. Type [0..*] +Seller +Supplier 0..1 +Customer 1 +Consignee 1 +Consignor 0..1 +Manufacturer 0..1 +Invoicee 0..1 +VAT Representative 0..1 +Payee 0..1 +Invoice Issuer 0..1 0..1 0 * Party. Details Quel(s) compte(s)? Fédérer e-business Compta Inv oice Line + Invoice Line Number: Identifier. Type + Tariff Code Number: Identifier. Type [0..1] + Origin Country Code: Identifier. Type [0..1] + Lot Number: Identifier. Type [0..1] + Delivery Date: Date Time. Type [0..1] + Despatch Date: Date Time. Type [0..1] + Expiry Date: Date Time. Type [0..1] + Invoiced Quantity: Quantity. Type [0..1] + Despatch Quantity: Quantity. Type [0..*] + Gross Weight: Measure. Type [0..1] + Net Weight: Measure. Type [0..1] + Theoretical Weight: Measure. Type [0..1] + Number Of Pieces: Numeric. Type [0..1] + Number Of Packages: Numeric. Type [0..1] + Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1] + Invoice Line Additional Amount: Amount. Type [0..1] + Invoice Line Taxable Amount: Amount. Type [0..1] + Tax Fee Amount: Amount. Type [0..1] + Invoice Line Total Amount: Amount. Type [0..1] + Transport Mode: Code. Type + Marks And Numbers: Text. Type [0..1] + Invoice Line Note: Text. Type [0..*] Quel(s) compte(s)? Tax Fee + Calculation Sequence Number: Numeric. Type + Tax Fee Category: Code. Type [0..1] + Tax Fee Currency: Code. Type [0..1] + Tax Fee Qualifier: Code. Type + Tax Fee Type: Code. Type + Tax Fee Rate: Numeric. Type [0..1] + Tax Fee Exemption Reason: Text. Type [0..1] + Tax Fee Jurisdiction: Text. Type [0..1] 11

e-business Compta Un travail de correspondance a été réalisé entre éléments de données pour chaque événement de la chaîne de traitement Exemple facturation : entête de facture ligne de facture compte individuel tiers compte achat / vente analytique, budget, etc pour que l'application commerciale soit "complète", vérifiable et que la traçabilité soit assurée. Ceci est vrai pour toutes les autres chaînes de traitement informatique. Chaîne des Approvisionnements Fédérer e-business Compta eb-xml invoice schema eb-xml accounting entry schema chaînon manquant jeton comptable N compte Code type de document Type de plan de comptes Code localisation montant 12

Traçabilité et Préservation des Preuves Traçabilité Evénement traçabilité Processus de traitement interne entreprise traçabilité Archivage La traçabilité doit être assurée dans les deux sens et passe par la comptabilité obligatoirement, seul outil de synthèse dont l'unité de mesure est homogène. 13

Archives d'où la nécessité d'avoir une bonne organisation un classement approprié un archivage structuré et utile Archives Le commerce électronique n'est pas dispensé de satisfaire aux obligations : d'audit de contrôle de lisibilité de péremption des informations archivées 14

Archives Nécessité de l'archivage Pour réaliser ces objectifs, les normes d'archivage doivent répondre à des normes non-propriétaires pour assurer la pérennité des informations et des documents numériques en matière d'enregistrement, de stockage, de restitution et de preuve. Archives Et en matière de preuve, constat : il n'existe pas d'originaux en informatique les supports magnétiques sont évolutifs il n'y a pas de "culture" en matière d'archivage dans les entreprises On assiste à un retour à la tradition orale. Nous sommes dans une période de transition qui peut perdurer si on ne prend pas les moyens de sortir de l'ornière. 15

Le contrôle fiscal et les archives C F C I Le dernier BOI remplace les précédents de 91 et 96 Le terme "comptabilité" " doit être compris au sens le plus large donc avec les pièces comptables La DGI s'appuie davantage sur la réglementation r comptable La DGI distingue maintenant les documents dématérialisés et les documents immatériels et aussi 16

entre autres C F C I La DGI reprend le concept du chemin de révision r prévu dans le PCG (art. 410-3) d'où : le périmètre d'intervention concerne toutes les applications informatiques qui permettent d'élaborer ou de justifier directement ou indirectement tout ou partie des écritures comptables ou des déclarations d soumises à contrôle périmètre de l'archivage des données = nécessaire n traçabilit abilité des données depuis les différentes étapes d'un processus de gestion jusqu à sa comptabilisation et en archivage C F C I La DGI demande explicitement l'archivage de chaque version de traitement durant le délai d de reprise à des fins de tests ou d'analyse Des fichiers images PDF ou print peuvent être présent sentés s pour le contrôle Mais cette option ne dispense pas de l'archivage des données en cas de doute sur certaines opérations 17

et en archivage C F C I L'impossibilité technique d'accéder der aux données expose à l'évaluation d'office si in fine les données ne sont pas disponibles donc une surveillance de l'obsolescence technique et fonctionnelle des supports de stockage, des périphériques riques de lecture/écriture criture et des logiciels de restitution/visualisation Les solutions d'archivage et de traçabilit abilité pourront s'accompagner d'une sécurisation s des documents et des données au moyen d'une signature électronique fiable apparence d'irrégularité C F C I présentations dans des formats non recevables (illisibles, propriétaires) défaut de traçabilit abilité absence de chronologie dans les enregistrements absence de permanence du chemin de révisionr insuffisance des données archivées : échantillons de données ou données agrégées 18

les limites du BOI C F C I le format arrêté par la DGI n'a pas été modifié : il ne prend toujours pas en compte le format Unicode Internet déjàd utilisé pour les factures électroniques la conservation des versions antérieures des logiciels ( ( 91) la traçabilit abilité des opérations est incorrectement traité : création d'un nouveau fichier archives, fichier log, surbrillance, etc. ( ( 109 à 111) confusion entre stockage et conservation ( ( 138) absence de reconnaissance des normes EDIFICAS L association des professionnels de l Echange de Données Informatisé de la Profession Comptable 19

La mission de EDIFICAS Maîtriser les téléprocédures et les systèmes d informations : Comptables, financières, fiscales, Juridiques, sociales et statistiques À l aide de normes internationales: EDIFACT Eb-XML Est une cellule de RD pour l'ensemble de ses membres privés et publics Notoriété de EDIFICAS Est accrédité en tant que : Communauté sectorielle comptable par EDIFRANCE; EEG11 au niveau européen par e-bes (CEN-Cenelec); TBG12 par l ONU (UN-Cefact). Par ses membres, couvre 95 % du marché de la comptabilité. 20

Groupes de travail GT1 : Messages comptables GT2 : TéléprocT procédures fiscales GT3 : Archivage électronique GT4 : XML / UML GT5 : ASP GT6 : Attestations de conformité GT7 : Télétransmissions T bancaires GT8 : Horodatage GT9 : Déclarations D sociales GT10 : EDI-IR IR GT11 : IAS/IFRS GT12 : Règles R des logiciels comptables GT13 : Gestion NGCSF Questions www..fr. mlesourd@edificas.fr 21