REGLEMENT DE CONSULTATION FOURNITURES DE MATERIELS ET PRESTATIONS INFORMATIQUES
SOMMAIRE I.IDENTIFICATION DE L ACHETEUR II.OBJET DU MARCHE III.ARTICLES DU CODE DES MARCHES PUBLICS IV.CARACTERISTIQUES PRINCIPALES V.DUREE DU MARCHE VI. CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION ET MODALITES DE RETRAIT VII.PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES. JUGEMENT DES CANDIDATURES ET DES OFFRES VIII.CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES IX.PIECES A REMETTRE PAR LE(S) CANDIDAT(S) RETENUS X. LA NEGOCIATION XI.MODE DE REGLEMENT DU MARCHE XII.LANGUE 2
I IDENTIFICATION DE L ACHETEUR Le Fonds Régional d Art Contemporain, représenté par sa Présidente et Pouvoir Adjudicateur, Madame Sylvie Meyer, ou son représentant par délégation. II - OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la fourniture de matériels et de prestations informatiques pour le Fonds Régional d Art Contemporain de Franche-Comté, dans le cadre de son installation à la Cité des Arts, Besançon, à compter de janvier 2013. III- ARTICLES DU CODE DES MARCHES PUBLICS Le présent marché est régi par le Code des Marchés Publics (CMP) et notamment l article suivant : ARTICLE 28 relatif aux marchés passés selon la procédure adaptée conformément aux modalités de publicité et de mise en concurrence déterminées par la personne responsable du marché (le pouvoir adjudicateur) en fonction de leur objet et de leurs caractéristiques. IV CARACTERISTIQUES PRINCIPALES Le présent marché est traité en 4 lots : LOT 1 : «fournitures de micro-ordinateurs de type PC et leurs extensions» LOT 2 : «fournitures de micro-ordinateurs compatibles MAC OS X et leurs extensions, et de matériel d acquisition audio» LOT 3 : «prestations de services informatiques externalisées» LOT 4 : «installation et maintenance du parc informatique» V DUREE DU MARCHE Pour les lots 1 et 2, le marché sera conclu pour une durée d un an à compter de sa date de notification. Le titulaire sera toutefois lié au Frac Franche-Comté au titre de la garantie des matériels commandés. Pour les lots 3 et 4, le marché sera conclu pour une durée d un an renouvelable trois fois par reconduction expresse. Un bon de commande prescrira le commencement d exécution de la prestation. VI CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION ET MODALITES DE RETRAIT Le dossier de consultation est remis gratuitement à chaque candidat qui en fait la demande. Il comprend : 3
1) Le présent règlement de la consultation 2) Une lettre de candidature/ habilitation du mandataire par ses cotraitants (DC1) 3) Une déclaration du candidat (DC2) 4) Un acte d engagement valant Cahier des Clauses Administratives Particulières, pour chaque lot, et son bordereau de prix unitaires (lots 1 et 2) ou Détail Quantitatif Estimatif (lots 3 et 4) annexé 5) Le Cahier des Clauses Techniques Particulières - Retrait sous format papier : En application de l article 56 du code des marchés publics et de l arrêté du 28 août 2006 pris pour son application, le dossier de consultation (DCE), ainsi que les éventuelles mises à jour, peut être retiré sous forme papier contre récépissé ou par tous moyens permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception et de garantir la confidentialité à l adresse suivante : Frac Franche-Comté 27 rue Mègevand 25000 Besançon Correspondant : Mme Sophie LAVAL Tel : 03.81.61.55.18/ Mail : sophie.laval@frac-franche-comte.fr - Retraits sous format électronique : Il peut également être téléchargé par voir électronique depuis le site dont l adresse est la suivante : www.frac-franche-comte.fr Afin de pouvoir décompresser et lire les documents mis à disposition par le Frac sur son site Internet, les soumissionnaires doivent disposer du logiciel permettant de lire les formats suivants : «ZIP». Les documents électroniques ont des contenus identiques aux documents papier diffusés dans le même cadre. NB : Il est rappelé, que les candidats ont la possibilité de recevoir le dossier de consultation sous forme papier ou sous forme dématérialisée via le site. 4
Les documents constituant cette consultation ne doivent en aucun cas être modifiés par le candidat. Celui-ci ne peut que et doit remplir, signer et dater les parties libres laissées dans le marché. A défaut, l offre sera automatiquement écartée. VII PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES - JUGEMENT DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 7-1 Non interdiction de concourir Conformément à l article 43 du Code des Marchés Publics, aux articles 8 et 38 de l ordonnance du 6 juin 2005 et à l article 29 de la loi n 2005-102 du 11 février 2005, ne sont pas admises à concourir : 5 - les personnes qui ont fait l objet, depuis moins de cinq ans, d une condamnation définitive pour l une des infractions prévues aux articles 222-38 222-40, 313-1 à 313-3, 314-1 à 314-3, 324-1 à 324-6, 421-2-2, le 2è alinéa de l article 421-5, l article 433-1, le 2è alinéa de l article 434-9, les articles 435-2, 441-1 à 441-7, les 1 er et 2è alinéas de l article 441-8, l article 441-9 et l art.450-1 du code pénal, à l article 1741 du code général des Impôts et aux articles L.2339-2 à L.2339-4, L.2339-9, L.2339-11-1 à L.2339-11-3 du code de la défense. - les personnes qui ont fait l objet, depuis moins de cinq ans, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées aux articles L 8221-1, L8221-2, L 8221-3, L 8221-5, L 8251-1, L 5221-11, L 8231-1, L8241-1 et L 8241-2, L.8251-1 et L.8251-2 du code du travail - les personnes en état de liquidation judiciaire au sens de l article L 640-1 du code du commerce et les personnes physiques dont la faillite personnelle, au sens de l article L 653-1 à L653-8 du même code, a été prononcée ainsi que les personnes faisant l objet d une procédure équivalente régie par un droit étranger. Les personnes admises au redressement judiciaire instituée par l article L631-1 du code du commerce ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger doivent justifier qu elles ont été habilitées à poursuivre leur activité pendant la durée prévisible d exécution du marché. - Les personnes qui, au 31 décembre de l année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, n ont pas souscrit les déclarations leur incombant en matière fiscale et sociale ou n ont pas acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date. Toutefois, sont considérées comme en situation régulière les personnes qui, au 31 décembre de l année précédant celle au cours de laquelle a eu lieu le lancement de la consultation, n avaient pas acquitté les divers produits exigibles à cette date, ni constitué de garanties, mais qui, avant la date du lancement de la consultation, ont, en l absence de toute mesure d exécution du comptable ou de l organisme chargé du recouvrement, soit acquitté lesdits produits, soit constitué des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l organisme chargé du recouvrement. Les personnes physiques qui sont dirigeants de droit ou de fait dune personne morale qui ne satisfait pas aux conditions prévues au présent alinéa ne peuvent être personnellement candidates à un marché, - Les personnes assujetties à l obligation définie aux articles L.5212-1 à L.5212-4 du Code du travail qui, au cours de l année précédant celle au cours de laquelle a
eu lieu le lancement de la consultation, n ont pas souscrit la déclaration visée à l article L.5212-5 du même code ou n ont pas, si elles en sont redevables, versé la contribution visée aux articles L.5214-1, L.5212-9 à L.5212-11 et R.5213-39 de ce code. Par ailleurs, ne sont pas admises à concourir les personnes qui ont été exclues des marchés publics, à titre de peine principale ou complémentaire prononcée par le juge pénal, sur le fondement des articles 131-10 ou 131-39 du code pénal ainsi que celles qui ont fait l objet d une mesure d exclusion, pour les contrats administratifs ordonnés par le préfet, en application des articles L.8272-4, R.8272-10 et R.8272-11 du code du travail. 7-2 Eléments relatifs à la candidature : A l appui de leur candidature, les candidats doivent obligatoirement produire les éléments suivants : - La lettre de candidature (ou DC1) et le cas échéant en cas de groupement d entreprises un document signé relatif au pouvoir de la personne habilitée à engager le candidat. Capacité économique et financière : Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies : a) La déclaration du chiffre d affaires réalisé au cours des 3 dernières années ; ou imprimé DC2 b) Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire Capacité technique : Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies : - Descriptif des moyens humains et techniques des 3 dernières années ou l imprimé DC2 Références : Le prestataire devra présenter une liste des principales fournitures et/ou services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le destinataire. Le marché sera dévolu à une entreprise unique ou à un groupement. Lorsque le candidat se présente sous la forme d un groupement, chaque membre du groupement doit fournir les pièces et document susmentionnés. 6
Si le candidat s appuie sur d autres opérateurs économiques pour présenter sa candidature, il doit produire, pour chacun d eux, les mêmes documents et informations que ceux qui sont exigés de lui pour justifier de ses capacités, ainsi qu un engagement écrit de chacun d eux justifiant qu il dispose de leurs capacités pour l exécution des prestations. Les candidats dont la création récente empêche la fourniture de l ensemble des documents décrits ci-dessus pourront apporter tout autre moyen équivalent ainsi que la copie du récépissé de dépôt du centre de formalités des organismes de formation ou de toute autre pièce officielle attestant de la date de la création. 7-3 Eléments relatifs à l offre L offre du candidat doit obligatoirement être composée des pièces ou documents suivants : - Un acte d engagement valant Cahier des clauses Administratives Particulières et son bordereau de prix unitaires annexé, pour chaque lot : ci-joints à compléter, dater et signer par les représentants qualifiés de tous les candidats ayant vocation à être titulaires du marché. Un mémoire technique descriptif, entièrement rédigé par le candidat, précisant : - pour les lots 1 et 2 : les caractéristiques techniques pour chaque matériel et les références constructeurs. - Pour les lots 3 et 4 : la méthodologie, l organisation, les moyens techniques et humains affectés à la mission. Candidatures groupées : Les offres présentées par des groupements doivent être signées, soit par l ensemble des membres du groupement, soit par le seul mandataire s il justifie des habilitations nécessaires pour représenter les membres du groupement (ces habilitations doivent être alors jointes au dossier de candidature). Le cahier des clauses particulières (CCTP) n est pas à remettre avec l offre. Seuls les documents détenus par le maître de l ouvrage font foi. Les documents détenus par le maître de l ouvrage et notifiés au titulaire seront les documents contractuels. 7-4 Sélection des candidatures et des offres Conformément à l article 52 du code des marchés publics, au vu des éléments produits au titre de la candidature, seront éliminés les candidats qui ne peuvent soumissionner à un marché en application des dispositions de l article 43 du code des marchés publics, ne produisent pas les pièces exigées ou ne disposent pas des capacités techniques pour exécuter les prestations concernées. 7
- L offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous : Les offres seront analysées sur la base de 2 critères : 1) le prix, ayant une pondération de 60% 2) La valeur technique, ayant une pondération de 40% Pour le critère prix, le calcul de la note s effectuera selon la formule suivante : Note de l offre =60x(prix moyen constaté/(prix moyen constaté+prix de l offre notée)) Pour les lots 1 et 2 La valeur technique sera appréciée au vu du descriptif technique qui devra mettre en évidence : - performance - encombrement - intégrité du matériel - localisation rapide des drivers (actuelle et future) - garantie Pour le lot 3 : - caractéristiques techniques des solutions proposées - SLA (Service Level Agrement) - Service après-vente/assistance aux utilisateurs Pour le lot 4 : - Gestion de projet - niveau d expérience des techniciens intervenant sur le projet - réactivité/efficacité lors de sollicitations techniques - rapidité d intervention sur place en cas de panne - couverture du contrat de maintenance Les offres seront classées par ordre décroissant, l offre la mieux classée sera retenue. Les offres seront notées sur 100 (note maximale). Dans le cas d une égalité stricte entre deux candidats, égalité sur la note globale ainsi que sur la notation de chacun des critères hiérarchisés, il sera finalement tenu compte de l offre financière la plus faible. 8
VIII CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES 8-1 Transmission papier : L offre du candidat devra obligatoirement être transmise sous pli cacheté. Ce pli portera l indication «MAPA Fournitures de matériels et prestations informatique Ne pas ouvrir avant la séance d ouverture des plis» Remise des offres : Les offres peuvent être envoyées par lettre recommandée avec avis de réception postal à l adresse suivante : FRAC FRANCHE-COMTE Mme Sophie Laval 4 square Castan 25031 Besançon cedex ou remises directement (contre récépissé) à l adresse indiquée ci-après : FRAC FRANCHE-COMTE Mme Sophie Laval 27 rue Mègevand Besançon Le service est ouvert au public du lundi au vendredi, de 9h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 8-2 Transmission électronique Le pouvoir adjudicateur préconise la transmission des documents par voie papier mais accepte les plis adressés par voie électronique à l adresse suivante : administration@frac-franche-comte.fr Chaque transmission fera l objet d une date certaine de réception et d un accusé de réception électronique. ATTENTION A METTRE EN PLACE Les candidats peuvent également transmettre, dans les délais impartis pour la remise des plis, une copie de sauvegarde sur support physique électronique ou sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention «copie de sauvegarde». Le présent règlement de consultation indique les formats électroniques dans lesquels les documents doivent être transmis, le non respect de cette prescription sera 9
sanctionné par l irrecevabilité du dossier de candidature. Les formats sont les suivants : DOC, PDF,XLS, RTF L administration se réserve le droit de convertir les formats dans lesquels ont été encodés les fichiers afin d assurer leur lisibilité dans le moyen et le long terme. Dans l hypothèse où pour la constitution de leur dossier, les candidats doivent numériser des documents établis par le soin, ils veilleront à les scanner avec une définition qui garantisse à la fois leur lisibilité et limite le poids de l image obtenue ; Le niveau minimum de signature électronique exigé des candidats est le niveau II (équivalent classe 3) de la PRIS V1(Politique de Référencement Intersectorielle de Sécurité). Le certificat de signature utilisé doit être référence sur la liste disponible à l adresse suivante : http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/. Les frais d accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat. Tout document contenant un virus informatique fera l objet d un archivage de sécurité et sera réputé n avoir jamais été reçu. Le candidat concerné en sera informé. Dans ces conditions, il est conseillé aux candidats de soumettre leurs documents à un antivirus avant envoi. Le retrait des dossiers peut se faire par téléchargement sur le site internet du Frac Franche-Comté : www.frac-franche-comte.fr Date et heure limite de réception des offres : 7 décembre 2012 Aucune offre ne pourra être remise sous forme électronique. Renseignements d ordre administratif : Correspondants : Sophie Laval Téléphone : 03.63.20.80.61 sophie.laval@frac-franche-comte.fr Renseignements d ordre technique : Correspondant : Edouard Baudier Assistant maîtrise d ouvrage Téléphone : 03.81.48.09.09 baudier@iptelecom.fr IX. PIECES A REMETTRE PAR LE(S) CANDIDAT(S) RETENU(S) Les pièces énumérées au présent article qui n auront pas été fournies par le candidat au stade des candidatures lui seront demandées s il est retenu. Il devra les produire dans un délai de 7 jours à compter de la date de réception de la télécopie ou du courrier les lui demandant. 10
A défaut son offre est rejetée et la même demande est présentée au candidat suivant dans le classement des offres. Pièces à fournir : a. Les pièces mentionnées à l article D 8222-5 du Code du Travail (ces pièces sont à produire tous les 6 mois jusqu à la fin de l exécution du marché) : - Kbis ou équivalent de moins de 3 mois - Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l article L.243-15 émanant de l organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de six mois dont elle s assure de l authenticité auprès de l organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale. b. copie des liasses fiscales et attestation de l URSSAF au 31 décembre de l année précédente (pour les sociétés hors France : b = Certificat ou déclaration sous serment ou déclaration solennelle) : - les certificats fiscaux (liasses 3666) - les certificats sociaux : cotisations sécurité sociale allocations familiales, cotisations d assurance maladie, cotisations d assurance vieillesse, paiement des congés payés, selon la situation sociale du candidat. Ces certificats pourront être remplacés par l état annuel des certificats reçus (copie NOTI2), délivré par le Trésorier payeur général, contre dépôt des certificats fiscaux et sociaux originaux. Les certificats fiscaux et sociaux sont ceux établis pour l année au cours de laquelle l avis d appel public à la concurrence est envoyé à la publication et traduisent la situation au 31 décembre de l année précédente. Les entreprises individuelles et sociétés de capitaux créés après le 31 décembre de l année précédente doivent fournir à la place des certificats fiscaux et sociaux un récépissé de dépôt auprès d un centre formalités des entreprises ou un extrait KBIS daté de moins de 3 mois. Les sociétés de personnes et groupements ayant la personnalité morale créés après le 31 décembre de l année précédente doivent fournir les volets 1 et 4 de la liasse 3666 en autant d exemplaires qu il y a d associés ou de personnes redevables de l impôt sur le revenu ou de l impôt sur les sociétés ; à la place des autres certificats, ils doivent produire un récépissé de dépôt auprès d un centre de formalités des entreprises ou un extrait KBis daté de moins de 3 mois. Pour les candidats établis ou domiciliés dans un Etat étranger : Un certificat établi par les administrations et organismes du pays d origine ou lorsqu un tel certificat n est pas délivré par le pays concerné, une déclaration sous serment, ou dans les Etats où un tel serment n existe pas, une déclaration solennelle faite par l intéressé devant l autorité judiciaire ou administrative compétente, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays. 11
Si le candidat retenu est un groupement, la demande du pouvoir adjudicateur sera adressée au mandataire qui devra présenter les pièces exigées pour l ensemble des membres du groupement dans le délai indiqué au présent article. X LA NEGOCIATION Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier avec le ou les candidats s il le juge nécessaire. La négociation pourra porter sur les prix, les caractéristiques des appareils proposés. Dans cette hypothèse, une lettre sera adressée au(x) candidat(s) avec les points qui seront abordés lors de la négociation. A l issue de cette négociation, le candidat pourra adresser au Frac Franche-Comté une nouvelle offre avec les propositions négociées. XI - MODE DE REGLEMENT DU MARCHE Les règles de la comptabilité publique sont appliquées. XII- LANGUE Les dossiers doivent être rédigés en français. 12