2013 Ce que vous devez savoir sur : LES FACTURES Quelles sont les obligations en termes de facturation? Comment calculer mon montant HT? Tout ce que vous devez savoir pour réaliser vos factures. Cabinet PESCE LEBOUCHER 01/01/2013
Ce que vous devez savoir sur : LES FACTURES 1) LES REGLES DE BASES DE LA FACTURATION 3 A) OBLIGATION DE FACTURATION 3 B) DELIVRANCE DE LA FACTURE 3 C) REDACTION ET CONSERVATION DE LA FACTURE 3 D) POURQUOI L OBLIGATION DE FACTURATION? 3 2) QUELLES SONT LES MENTIONS OBLIGATOIRES DEVANT FIGURER SUR UNE FACTURE? 4 A) LA DATE DE PAIEMENT 4 B) LES CONDITIONS D ESCOMPTE 5 C) LES PENALITES DE RETARD 5 D) PARTICULARITES DE REGIMES DE TVA 5 3) COMMENT CALCULER MON MONTANT HT ET MON MONTANT DE TVA A PARTIR DU PRIX TTC? 5 4) ANNULATION OU RECTIFICATION D UNE FACTURE 6 5) EN CAS DE NON RESPECT DES CONDITIONS, UNE AMENDE PEUT ETRE APPLIQUEE. 6 ANNEXE : EXEMPLE D UNE FACTURE 6 C a b i n e t P E S C E L E B O U C H E R Page 2
Constitue une facture tout document délivré dans les conditions prévues par le CGI et ses annexes, notamment au regard des mentions obligatoires ( RIE-IV-2800 s.), quelle que soit la qualification donnée à ce document par les parties (quittance, note, relevé, compte-rendu...). 1) Les règles de bases de la facturation a) Obligation de facturation La facture est obligatoire lors : - De toute prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels, - D un versement d acompte, - De la vente de marchandises entre un professionnel et un particulier, dans les cas suivants : o A la demande du client o Pour les ventes à distance o Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de tva - De la prestation de services entre un professionnel et un particulier, dans les cas suivants : o A la demande du client o Lorsque le montant dépasse 25 TTC Dans les autres cas, la remise d un ticket de caisse au client par le professionnel est suffisante. b) Délivrance de la facture Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. Il peut toutefois réaliser ses factures de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées avec son client au cours d un même mois civil. Cette facture est établie au plus tard à la fin de ce même mois et peut être réclamé par le client. Je ne peux pas établir ma facture, comment faire? Le législateur autorise un différé de facturation pouvant aller jusqu à un mois pour deux raisons : - Des raisons matérielles - Absence de renseignements sur un des éléments de la facture. Exemple : prix, quantité, Toutefois un document intermédiaire devra être établi en double exemplaire lors de la livraison des marchandises ou de la prestation de services. Exemple : bon de livraison, devis, c) Rédaction et conservation de la facture La facture doit être rédigée en français et établie en 2 exemplaires. L originale doit être conversée par le client et la copie par le vendeur pendant un délai de 10 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. d) Pourquoi l obligation de facturation? - Juridiquement : o Elle finalise la transaction et permet à l entrepreneur de se faire payer. o En cas de non paiement par le client, elle vous servira de moyen de preuve, dans le cadre d une action en justice. - Comptablement et fiscalement : o C est un justificatif comptable nécessaire à l établissement des comptes annuels. o Il fait office de support à l exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l impôt. o Exemples : paiement ou déduction de la TVA, détermination du chiffre d affaires, C a b i n e t P E S C E L E B O U C H E R Page 3
2) Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur une facture? Des informations sur la vente : Des informations sur votre entreprise : Le nom, la raison sociale et l adresse du client Le libellé "facture" ou "avoir" Le numéro de la facture : basé sur une séquence chronologique et continue La date d émission de la facture La date de la vente ou de la prestation de services Pour chaque marchandise ou travaux effectués (en distinguant matières et main d œuvre) La nature et la dénomination précise La quantité Le prix unitaire HT Le taux de TVA Tous rabais, remises ou ristournes dont le principe est acquis et le montant chiffrable Le montant global HT, de TVA et TTC. Pour savoir comment calculer le montant HT et la TVA : cf partie 3 Le nom, la raison sociale et l adresse de l'entreprise Si l'entreprise est une société : la forme juridique et le montant du capital Le numéro SIREN Le numéro d'assujetti à la TVA intracommunautaire (sauf pour les factures inférieure ou égale à 150 HT) En cas de franchise de TVA : cf partie 2.d) Le numéro et lieu d'inscription et au registre du commerce ou au répertoire des métiers Si le vendeur ou prestataire est membre d un centre de gestion agréé, rajouter la mention suivante : «Membre d une association agréée, le règlement par chèque est accepté» La date de règlement convenu avec le client, Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure Les pénalités en cas de paiement à une date postérieure. Depuis le 1 er Janvier 2013, la mention «En cas de retard de paiement, une indemnité pour frais de recouvrement de 40 sera appliquée.» a) La date de paiement La facture doit indiquer clairement la date de paiement (exemple : 01/01/2013). Une mention telle que «paiement sous quinzaine» n est pas valable. Toutefois, toute facture étant datée, les mentions «paiement comptant» ou «paiement à réception» sont admises. Si la date de paiement n est pas indiquée, le délai est fixé par défaut à 30 jours net après la réception ou l exécution de la prestation. C a b i n e t P E S C E L E B O U C H E R Page 4
Les délais maximum de paiement après la réception ou l exécution de la prestation pouvant être appliqués : - Produits non périssables : 45 jours fin de mois ou 60 jours net après la facturation. - Produits alimentaires : o Qui ne se conservent pas (viandes et poissons congelés, plats cuisinés, et les conserves contenant des produits périssables) : 30 jours après la décade de livraison (Exemple : livraison le 5 du mois, calcul des 30 jours à partir du 10 du mois). o Bétail sur pied et viandes fraîches : 20 jours après la livraison o Alcools soumis aux droits de consommation : 30 jours après la fin du mois de livraison b) Les conditions d escompte La facture doit indiquer les conditions d escompte applicables au cas où le paiement intervient plus tôt que la date prévue sur les conditions générales de vente. Si l entrepreneur ne souhaite pas accorder d escompte pour paiement anticipé, il est tenu de l indiquer sur la facture. Exemple : «Nos conditions de ventes ne prévoient pas d escompte pour paiement anticipé». c) Les pénalités de retard Le taux d intérêt est calculé sur le montant TTC de la facture et ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l intérêt légal. En 2012 : taux d intérêt légal = 0,71% => le taux d intérêt de pénalité > 2,13%. Les pénalités sont applicables dès le jour suivant la date de règlement indiquée sur la facture (ou le 31 ème jour après la date de réception des marchandises ou de la fin de l exécution de la prestation de service). Aucun rappel n est nécessaire. d) Particularités de régimes de TVA En cas d exonération de TVA : indiquer la mention «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» En cas d application du régime de la marge : Exemple, «Régime particulier Biens d occasion». Pour les opérations avec la CEE : mention «exonération de TVA, art.262 ter-i du CGI» obligatoire) 3) Comment calculer mon montant HT et mon montant de TVA à partir du prix TTC? Exemple : 19.60% 7.00% 5.50% 2.10% HT = TTC / 1,196 TTC / 1,07 TTC / 1,055 TTC / 1,021 TVA = HT x 0,196 HT x 0,07 HT x 0,055 HT x 0,021 Je vends un sac à main 50 TTC (taux de TVA 19,6%) Montant HT = 50 / 1,196 = 41,81 Montant TVA = 41,81 x 0,196 = 8,19 C a b i n e t P E S C E L E B O U C H E R Page 5
4) Annulation ou rectification d une facture Si la facture n est pas envoyée au client : rayer complètement la facture avec la mention «ANNULEE» et conserver les deux exemplaires. Si la facture a été envoyée au client, deux possibilités : - Etablir une nouvelle facture : il doit être précisé expressément la mention de l annulation de la facture précédente. - Etablir un avoir ou une facture complémentaire Dans tous les cas, il est important de préciser le montant HT, la TVA et le montant TTC. 5) En cas de non respect des conditions, une amende peut être appliquée. En cas de non respect des conditions de facturation, l entreprise peut être contrainte à payer une amende. Cette amende est égale à 15 par mention manquante et est plafonnée à 25% du montant de la facture. Annexe : Exemple d une facture C a b i n e t P E S C E L E B O U C H E R Page 6