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PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES POUR LE SECTEUR DE L ÉNERGIE (PRECESSE) --------------------------------------------- MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES VERSION DÉFINITIVE Décembre 2009

SOMMAIRE ABREVIATIONS... 7 INTRODUCTION... 8 CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS... 10 1.1- PRÉSENTATION DU PROJET... 11 1.1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION... 11 1.1.2 OBJECTIF DU PROJET... 13 1.1.3. INDICATEURS PROJET... 13 1.1.4. COMPOSANTES DU PROJET... 14 1.1.5. COÛT DU PROJET... 16 1.2- CADRE INSTITUTIONNEL... 17 1.2.1. MINISTERE DE L ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE... 17 1.2.2. MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET... 17 1.2.3. IDA... 18 1.2.4. CAISSE AUTONOME D AMORTISSEMENT... 18 1.2.5. ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET... 19 1.2.5. ORGANIGRAMME DE L UNITE DE COORDINATION DU PROJET... 21 1.2.6. FICHES DE FONCTION... 23 II - PROCEDURES BUDGETAIRES... 36 2.1. PREPARATION DU BUDGET... 37 2.1.1. CALENDRIER D ELABORATION BUDGETAIRE DE L IDA... 44 2.1.2 CALENDRIER D ELABORATION BUDGETAIRE DE LA CONTREPARTIE... 47 2.2. EXECUTION DU BUDGET... 52 2.3. SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET... 56 2.4. REVISION DU BUDGET... 60 CHAPITRE III : - PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER... 61 3.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 62 3.1.2 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART... 63 3.1.3 TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE... 69 3.1.5 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE... 76 3.1.5.1 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART... 77 3.1.5.2 TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE... 79 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L ARRIVEE... 79 SCHEMAS DE CIRCULATION DE COURRIER... 82 3.1.6 GESTION DE LA TELECOPIE ET DU TELEPHONE... 84 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 2

3.1.7 DOCUMENTATION ET ARCHIVAGES... 89 3.1.7.1 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION... 89 3.1.7.2 IDENTIFICATION ET STRUCTURES DE LA DOCUMENTATION... 89 IDENTIFICATION... 89 STRUCTRURE... 89 3.1.7.3 GESTION DES VERSIONS REVISIONS... 90 3.1.7.4 OUTILS DE PRODUCTION DE LA DOCUMENTATION... 91 3.1.7.5 GESTION PHYSIQUE DES FICHIERS CONTENANT LES DOCUMENTS... 91 3.1.7.6 PROCEDURES DE SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE... 92 IV - PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL... 93 4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 94 4.1.1 RECRUTEMENT... 95 4.4. GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES... 113 4.5 EVALUATION ET SANCTIONS... 118 4.6 DEPARTS EN CONGES... 126 4.6 GESTION DES ABSENCES ET PERMISSIONS... 129 4.7 CESSATIONS DE FONCTIONS... 131 V PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE... 132 5.1 IMMOBILISATIONS... 133 5.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 133 5.1.2 ENTREE DANS LE PATRIMOINE... 134 5.1.3 SORTIES... 140 5.1.3.1 DESTRUCTION... 140 5.1.3.2 VOL... 144 5.1.3.3 MISE AU REBUT... 148 5.1.4 INVENTAIRE... 152 5.1.5 GESTION DU MATERIEL ROULANT... 158 MODELE DE CARNET DE BORD DE VEHICULE... 167 5.2 STOCKS... 168 5.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 168 5.2.2 ENTREE EN MAGASIN... 169 5.2.3 CONSOMMATION... 174 5.2.4 INVENTAIRE... 179 FICHE D UTILISATION DE VEHICULE... 184 5.2.5 VALORISATION... 185 5.2.6 RENOUVELLEMENT DE STOCK... 188 VI - PROCEDURES PASSATION DES MARCHES... 191 6.1. REGLEMENTATION APPLICABLE... 192 6.2. PLAN DE PASSATION DE MARCHES... 195 DOCUMENTS SUPPORTS... 197 DOCUMENTS SUPPORTS... 198 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 3

6.4. SCHEMAS... 203 6.4.1 PLANIFICATION DES MARCHES... 203 6.4.2 CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR... 204 6.4.3 SELECTION DE FOURNISSEURS... 205 6.4.4 ENGAGEMENT... 206 6.5 PROCEDURES... 207 VII - PROCEDURES FINANCIERES... 229 7.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 230 7.1.1 CADRE DE LA GESTION FINANCIERE... 230 7.1.2 FLUX FINANCIERS DU PRECESSE... 231 7.2 LA MOBILISATION DES RESSOURCES... 232 7.2.1 LA MOBILISATION DES RESSOURCES DE L IDA... 232 7.2.2 LA MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE... 236 7.3. MODALITES DE DECAISSEMENT DE FONDS... 237 7.3.1 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA... 237 7.3.2 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS DE CONTREPARTIE... 243 7.4 LA GESTION DE TRESORERIE... 244 7.4.1 LA BANQUE... 244 7.4.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 244 7.4.1.2 ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ... 245 UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITE DE PROJET (MODELE I)... 266 7.4.3 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE... 267 7.4.2 MISE A DISPOSITION DE FONDS... 270 7.4.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION... 270 7.4.2.2 PREPARATION ET TRAITEMENT DES BESOINS... 271 7.4.2.3 PAIEMENT DES DEPENSES... 274 VIII - PROCEDURES COMPTABLES... 277 8.1. ORGANISATION COMPTABLE ET SYSTHEME COMPTABLE... 278 8.1.1. CONFIGURATION COMPTABLE... 278 8.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE... 278 8.1.3. REGLES COMPTABLES... 279 8.1.3.1. CONCEPT D IMAGE FIDELE... 279 8.1.3.2. SINCERITE... 279 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 4

8.1.3.3. REGULARITE... 279 8.1.4. PRINCIPES COMPTABLES... 279 8.1.4.1. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION... 279 8.1.4.2. PERMANENCE DES METHODES COMPTABLES... 280 8.1.4.3. PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE... 280 8.1.4.4. PRINCIPE DE PRUDENCE... 280 8.1.5. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES... 281 8..1.5.1. PIECES COMPTABLES... 281 8.1.5 2. JOURNAUX COMPTABLES... 282 8.1.6. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES... 284 8.1.6.1. PRODUCTION DES ELEMENTS DU TABLEAU DE BORD MENSUEL... 284 8.1.6.2 PLANNING D ARRETE DES COMPTES ANNUELS... 285 8.1.7. SCHEMAS D ECRITURES COMPTABLES... 286 8.1.7.1. METHODES DE COMPTABILISATION... 286 8.1.7.2. RECEPTION DES FONDS... 286 ENCAISSEMENT PAR LE PRECESSE DE L AVANCE INITIALE... 286 EMISSION DE LA DRF... 286 PAIEMENT DE LA DRF PAR L IDA... 287 EMISSION DE LA DPD... 287 8.1.7.3. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES... 287 8.1.7.4. REGLEMENT DES FACTURES... 288 VERSEMENT D UNE AVANCE DE DEMARRAGE... 288 PAIEMENT DE LA DPD PAR L IDA... 289 8.1.7.5. OPERATIONS DE CAISSE... 289 ALIMENTATION DE LA CAISSE... 289 RECEPTION A LA CAISSE... 289 8.1.7.6. COMPTABILISATION DES HONORAIRES ET PRIMES DU AU PERSONNEL... 290 COMPTABILISATION DE L ENGAGEMENT DES CHARGES LIEES AUX PERSONNEL... 290 PAIEMENT DES HONORAIRES... 290 8.1.7.7. OPERATIONS PARTICULIERES... 291 OPERATIONS SUR IMMOBILISATIONS.... 291 AJUSTEMENTS BANCAIRES... 291 AGIOS BANCAIRES... 292 SERVICES BANCAIRES DIVERS... 292 TRANSFERT FINANCIER RECU MAIS NON COMPTABILISE... 292 8.1.7.8. ANALYSE DES COMPTES DE TIERS... 292 RECLASSEMENT... 293 DOUBLE REGLEMENT DE FOURNISSEUR... 293 8.1.7.9. COMPTABILISATION DES OPERATIONS D INVENTAIRES... 294 INVENTAIRE DE CAISSE... 294 COMPTABILISATION DES STOCKS... 295 ANNULATION DU STOCK INITIAL... 295 COMPTABILISATION DU STOCK FINAL... 296 CONSTATATION DE LA DISPARITION DE STOCKS... 296 RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUIT A L EXERCICE D ORIGINE... 296 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 5

8.2. ETATS FINANCIERS... 298 LES MODELES DES DIFFERENTS ETATS FINANCIERS SONT JOINTS EN ANNEXE.... 298 PLANNING D ARRETE DES COMPTES ANNUELS... 298 8.3. CONSOLIDATION... 299 8.3.1 PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION... 299 ANNEXES :... 301 ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE... 302 ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS... 312 IX - AUDIT ET REVISION DES COMPTES... 316 9.1. REVISION DES COMPTES ET AUDIT FINANCIER... 317 9.2. DISPONIBILITE LORS DES AUDITS... 317 9.3. DESTINATAIRE DES RAPPORTS D AUDIT... 317 9.4. AUDIT CONTRACTUEL EXTERNE... 318 9.5. AUDIT INTERNE... 319 9.6. SUPERVISION DE L IDA... 319 9.7. CONTRÔLE DE L ETAT... 320 9.8. TABLEAU DE CONTROLE DES RISQUES... 321 X CONTRÔLE ET GESTION DES TRAVAUX... 323 10.1. GARANTIES... 324 10.2. POLICE D ASSURANCES... 325 10.3. CONTROLE DE L EXECUTION... 326 10.4. AVANCES... 328 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 6

AFD AOI AON ABREVIATIONS CAPECE CEMAC CIE FCFA FPP IDA MinCulture MinDAF MinEE MinEP MinEPAT MinFOF MinSanté MinAS ODM ODP ONG OSC PGE PPA Agence française de développement Appel d offres international Appel d offre national Projet de renforcement des capacités de gestion environnementale dans le secteur pétrolier au Cameroun (Cameroon Petroleum Environment Capacity Enhancement Project) Communauté économique et monétaire de l'afrique centrale Comité interministériel sur l environnement Franc de la Communauté française d Afrique Fonds de préparation du projet Association internationale de développement (International Development Association) Ministère de la Culture Ministère des Domaines et des Affaires foncières Ministère de l Énergie et de l Eau Ministère de l Environnement et de la Protection de la nature Ministère de l Économie et de la Planification et de l Aménagement du territoire Ministère des Forêts et de la Faune Ministère de la Santé publique Ministère des Affaires Sociales Objectifs de développement pour le millénaire Objectif de développement du projet Organisation non gouvernementale Organisation de la société civile Plan de gestion de l environnement Plan en faveur des peuples autochtones PReCESSE Projet de renforcement des capacités environnementales et sociales dans le secteur de l énergie QCBS RFI RFE SBD SFI SNH SOE WWF Sélection fondée sur la qualité et le coût (Quality-and Cost-Based Selection) Rapport financier intermédiaire Rapport de fin d exécution Documents d appel d offre normalisés (Standard Bidding Documents) Société financière internationale Société nationale des hydrocarbures État de dépenses (Statement of expenses) World Wide Fund for Nature (organisation mondiale de protection de la nature) PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 7

INTRODUCTION Le présent manuel précise l organisation, les principes de gestion, les tâches et les procédures à appliquer dans le cadre de l exécution du Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l Énergie (PRECESSE). Il vise les objectifs suivants : Décrire l organisation du Projet, fixer les tâches et niveaux de responsabilité des différents agents et entités impliqués dans la mise en œuvre des opérations ; Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs comptables, et financiers ; Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion mis en place ; Permettre l élaboration d états financiers pertinents et fiables relatifs à l exécution du budget, des engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts. Assurer le contrôle périodique de l ensemble des opérations. Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes fonctions. A chacune d elles correspondent plusieurs tâches à mener sous la forme d opérations successives détaillées à exécuter. Une telle approche permet à chaque intervenant d assimiler aisément la méthodologie de mise en œuvre des opérations. Le manuel est subdivisé en neuf chapitres à savoir : Les aspects institutionnels La procédure budgétaire La gestion des courriers la gestion du personnel la gestion du patrimoine la procédure de passation des marchés o la procédure financière la procédure comptable la procédure d audit et révision des comptes PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 8

Ce manuel est conforme aux prescriptions de la convention de financement et au document d évaluation du Projet. Le manuel devra être actualisé pour prendre en compte les futures mutations. Sa révision peut être induite par les faits suivants : - modification du cadre institutionnel ; - création de nouveaux services consécutifs à l accroissement ou à la modification de la nature de l activité ou des objectifs à atteindre ; - modification des systèmes et procédures pour faire face à des situations nouvelles (Changement du système d information, Mise en place de nouveaux logiciels de gestion, accroissement ou diminution des entités faisant l objet du Projet, etc.). La responsabilité de la mise à jour revient au Ministère de l Environnement et de la Protection de la nature à travers l UCP. Il a la possibilité d adopter les principes et méthodes de mise à jour suivants : - Chaque année, il recense tous les éléments éventuels de mise à jour qui sont soumis par les organes de liaison et les institutions respectives qui interviennent dans la mise en œuvre du Projet ; - Une session de mise à jour est organisée par l UCP regroupant tous les représentants des acteurs impliqués dans la gestion du PRECESSE. Le projet pourra dans la mesure du possible se faire assister par un consultant - Les éléments de mise à jour doivent être portés à l avis de la Banque Mondiale avant leur entrée en vigueur. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 9

CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 10

1.1- PRÉSENTATION DU PROJET 1.1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION Les investissements envisagés dans les secteurs de l énergie et de l exploitation minière sont susceptibles de générer des avantages sociaux et économiques considérables, mais ils suscitent en même temps, au niveau social et environnemental, des risques substantiels qui exigent l'adoption de mesures d'atténuation appropriées, d'un programme de planification transparent et de procédures de supervision L ampleur des questions suscitées par les investissements actuellement envisagés dans les secteurs de l énergie et de l exploitation minière est au moins deux fois plus importante que celle des risques liés au projet de centrale hydroélectrique de Lom Pangar, ou même à l oléoduc Tchad-Cameroun. Le CAPECE a développé les compétences d un certain nombre de personnes, mais n a pas renforcé les institutions environnementales et le personnel des ministères techniques mobilisé par le CAPECE a eu tendance à rendre compte de ses travaux directement au CPSP plutôt qu aux administrations dont il relevait, ce qui sapait le renforcement des capacités institutionnelles. Le Gouvernement du Cameroun a manifesté son intention de corriger cette situation en appliquant pleinement les dispositions de la Loi de gestion environnementale de 1996. Il a créé en 2004 un ministère de l Environnement et de la Protection de la Nature (MinEP) qui est chargé d élaborer, de coordonner et de contrôler la politique camerounaise en matière d environnement. La nécessité d accorder une plus grande priorité à la gestion des impacts sociaux des grands projets d infrastructure est une question fondamentale qui a été mise en évidence à l'occasion du projet CAPECE, tout particulièrement en ce qui concerne: (i) les répercussions sur les peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), (ii) l acquisition foncière en vue de la réinstallation involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), (iii) les répercussions sur la santé de la population implantée sur les sites (ministère de la Santé Publique), et (iv) les impacts sur les ressources culturelles physiques (ministère de la Culture). De surcroît, les ministères cités ci-dessus n ont pas les capacités nécessaires pour traiter les impacts qui entrent dans leur compétence et qui sont dus aux grands projets d infrastructure. Le dernier point que le CAPECE souligne, c est la nécessité d associer étroitement les organisations de la société civile à la gestion des questions environnementales et sociales liées aux grands projets d infrastructure La mise en œuvre du CAPECE, la création du MinEP et l adoption du décret EE témoignent de l engagement ferme de la part du Gouvernement à gérer les questions environnementales et sociales associées aux grands projets d infrastructure PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 11

Le dialogue soutenu entre le Gouvernement du Cameroun et la Banque sur la façon de gérer les clauses de sauvegarde environnementales et sociales du projet hydraulique de Lom Pangar, et la volonté du Gouvernement du Cameroun de prendre en considération et d'appliquer les recommandations de la Banque témoignent encore de l adhésion du Gouvernement aux principes de protection de l environnement Le ministère de l Environnement et de la Protection de la Nature(MinEP) a demandé à la Banque, dans une lettre datée du 5 Novembre 2007, qu elle soutienne directement le MinEP à remplir son mandat de régulateur environnemental. Indépendamment, le ministère de l Énergie et de l Eau (MinEE) a sollicité de l aide pour renforcer ses capacités de réaction aux questions environnementales et sociales, dans le cadre de l intervention de la Banque dans le secteur de l énergie. Enfin, quatre ministères intervenant dans la gestion des impacts sociaux des grands projets d infrastructure ont sollicité directement l aide de la Banque, pour le traitement des questions relatives aux peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), à la réinstallation involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), à la santé de la population implantée sur les sites des projets (ministère de la Santé), et aux ressources culturelles physiques (ministère de la Culture). La Banque a décidé d examiner ces demandes d'une façon coordonnée dans le cadre d'un projet unique mettant en évidence la complémentarité des fonctions assumées par chacun des intervenants mentionnés ci-dessus. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 12

1.1.2 OBJECTIF DU PROJET L objectif de développement du projet est d améliorer la gestion et la redevabilité pour les questions environnementales et sociales liées aux grands investissements d infrastructure, l accent étant mis initialement sur le secteur énergétique Le projet se concentrera initialement sur les efforts de renforcement des capacités dans le secteur énergétique, en appui au Projet de développement du secteur énergétique. La mobilisation de ressources supplémentaires pour faire face de façon plus explicite aux problèmes dans les secteurs de l exploitation minière et du transport sera explorée lors de l examen à mi-parcours du projet. Les avantages qui découleront à long terme de ce projet sont les suivants : (i) (ii) (iii) réduire les externalités négatives des grands projets d'infrastructure, développer un cadre transparent, stable et équitable pour la gestion des risques environnementaux et sociaux afin d encourager un environnement favorable aux grands investissements d infrastructure, et institutionnaliser le flux d informations entre la population affectée par les grands projets d infrastructure et d autres parties prenantes, et les décideurs politiques. 1.1.3. INDICATEURS PROJET Les principaux indicateurs de performance sont présentés à l annexe 3 et incluent les quatre indicateurs de niveau des objectifs de développement du projet (ODP) suivants : % de grands projets d infrastructure (barrages, centrales électriques, lignes électriques) dans le secteur énergétique (excepté pétrole/gaz et pipelines) approuvés chaque année qui sont conformes aux meilleures pratiques et normes internationales pour la gestion des problèmes environnementaux et sociaux. % des aménagements du secteur énergétique existants (y compris les centrales électriques, les barrages et les lignes de transport d électricité) pour lesquels tous les impacts environnementaux et sociaux ont été traités (en mettant en œuvre des actions d'atténuation convenues, en délivrant des permis et/ou des contraventions, etc.). % des aménagements pour lesquels le rapport annuel de performance environnementale est certifié conforme par le Ministère de l Environnement et Protection de la Nature. % des principales parties prenantes camerounaises ciblées (y compris les autorités locales, les ONG et les journalistes) ayant une compréhension satisfaisante PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 13

1.1.4. COMPOSANTES DU PROJET Le projet est décomposé en trois composantes qui sont présentées dans les lignes qui suivent. : COMPOSANTE 1. Renforcement du ministère en charge de l Environnement Cette composante vise le Renforcement du Ministère en charge de l Environnement afin qu il remplisse son mandat qui est entre autres de définir, suivre et contrôler les obligations environnementales et sociales des grands projets d'infrastructure, conformément à la loi environnementale de 1996 et à ses décrets d'application. Dans le cadre de cette composante, le projet financera les biens, l équipement, l assistance technique, la formation et les coûts d opérations afin de : développer et finaliser la réglementation sur l environnement ; préparer les directives sectorielles pour les secteurs de l'électricité, de l'exploitation minière et du transport, en coopération avec les services correspondants et les investisseurs privés ; harmoniser les normes et procédures environnementales nationales avec les meilleures pratiques internationales ; développer la capacité de gestion du processus d évaluation environnementale, en processus de suivi et de vérification des Plans de gestion et d inspection environnementales ; et préparer une évaluation d'options de financement institutionnel permanent. COMPOSANTE 2. Etablissement des cadres de gestion des impacts sociaux Elle a pour finalité l établissement des cadres de gestion des impacts sociaux associées aux grands projets d infrastructure, conformément aux meilleures pratiques internationales. En se basant sur les leçons retenues du projet Tchad Cameroun, la composante renforcera les ministères des Affaires Sociales, de la Santé, de la Culture ainsi que des Domaines et Affaires Foncières, selon leurs mandats statutaires respectifs ainsi que les organisations de la société civile y compris les coûts récurrents associés au renforcement des capacités. Plus spécifiquement, cette composante inclura 5 sous composantes: Appuyer le Ministère des Affaires Sociales, qui est la structure gouvernementale en charge des populations marginales, notamment les peuples autochtones, et la FEDEC sous la supervision de ce Ministère ; renforcer la capacité au sein du ministère des Domaines et des Affaires Foncières et aider à harmoniser la législation nationale sur la relocalisation involontaire et les questions foncières ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 14

fournir une assistance au ministère de la Santé afin de mieux gérer les impacts des grands projets de Développement sur la santé de la population ; renforcer la capacité du ministère de la Culture qui est responsable du suivi des impacts des projets sur les ressources culturelles physiques ; et renforcer la capacité de la société civile afin qu elle puisse servir d intermédiaire pour les problèmes de société et de sentinelle pour assurer une application rigoureuse de la réglementation nationale. COMPOSANTE 3. Appui à l Unité environnementale au sein du ministère de l'énergie et de l'eau Elle vise un appui à l Unité environnementale au sein du ministère de l'énergie et de l'eau pour assurer que les problèmes environnementaux et sociaux liés aux grands projets d infrastructure du secteur énergie soient traités conformément aux meilleures pratiques internationales. Le Ministère de l Énergie et de l'eau est la structure responsable du secteur énergétique ainsi que de la supervision de la mise en œuvre du plan de développement à moindre coût. Le projet appuiera l'unité par une assistance technique, des petits travaux et la formation afin que le Ministère puisse: suivre et conseiller les promoteurs sur la préparation des évaluations et des audits environnementaux, ainsi que du Plan de gestion environnemental pour les projets d'infrastructure du secteur énergétique, avant leur soumission au Ministère de l'environnement pour leur examen ; fournir des examens approfondis des évaluations d'impact environnemental pour les projets du secteur énergétique qui sont soumis par les promoteurs ; participer au suivi de l exécution des plans de gestion convenus et approuvés par le ministère chargé de l Environnement ; contribuer à la préparation de directives sectorielles environnementales et sociales pour le secteur de l électricité ; superviser la préparation d une Evaluation Environnementale Stratégique pour le secteur énergétique ; et organiser une plateforme de consultation entre la société civile, les opérateurs et le bénéficiaire concernant le développement du secteur énergétique. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 15

1.1.5. COÛT DU PROJET Le projet est cofinancé conjointement par l IDA et l Etat camerounais. La quote part de l IDA est synthétisée dans le tableau ci-dessous : Coûts du projet par composante et/ou activité Local (en millions de dollars EU) Étranger (en millions de dollars EU) Total (en millions de dollars EU) Renforcement des capacités du MinEP 2,00 5,40 7,40 Mise en place des cadres sociaux 2,50 5,70 8,20 MinAS 3,50 MinDAF 1,80 MinSanté 1,35 MinCulture 0,75 OSC 0,80 Appui en matière d environnement au MinEE 1,00 1,50 2,50 Travaux d Ekounou 0,30 0,30 Fonds de préparation du projet 0,00 0,60 0,60 Coûts de base total 5,50 13,50 19,00 Contingences physiques et financières 0,50 0,50 1,00 Total quote part IDA 6,00 14,00 20,00 La contrepartie de l Etat camerounais sera déterminée chaque année sur la durée du projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 16

1.2- CADRE INSTITUTIONNEL La gestion du PRECESSE repose sur plusieurs organismes et acteurs. Le développement qui suit énumère et indique leurs rôles dans la mise en œuvre du projet. 1.2.1. MINISTERE DE L ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE Il veille au respect de la mise en œuvre des termes de l accord de crédit et de la convention de maîtrise d œuvre déléguée,, Il s assure de la mobilisation des fonds de la contrepartie du Cameroun et le suivi du Projet à travers respectivement le MinEP. le suivi et la gestion des conventions signées entre l Etat camerounais et l IDA ; 1.2.2. MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET Le Ministère de L Environnement assure la reconnaissance administrative du Projet, la coordination entre les ministères et les Organisations de la Société Civile qui interviennent ou qui sont impliqués dans la mise en œuvre du Projet.et entérine les actes officiels concernant le Projet. Le mandat du MinEP est de : Coordonner et suivre les institutions de coopération régionales ou internationales impliquées dans les questions environnementales ; Déterminer avec les ministères et organismes techniques, des mesures visant à rationaliser la gestion des ressources naturelles ; Informer le public sur les moyens de favoriser la participation, la gestion, la protection et la restauration de l environnement ; Elaborer les politiques environnementales pour les différents secteurs, en coopération avec les ministères chargés de ces secteurs ; Négocier les conventions et accords internationaux pour la protection de l environnement et le respect de leur application. La mise en œuvre du projet repose sur le Bureau des évaluations environnementales au sein du Département de la Planification Politique et Environnementale qui appuie le travail du Comité interministériel sur l environnement (CIE). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 17

Le Bureau des évaluations environnementales sert de secrétariat technique du CIE, coordonnera et facilitera la communication entre les membres du CIE en ce qui concerne les évaluations et les audits environnementaux, et les PGE. Plus précisément, le Bureau des évaluations environnementales a pour tâche de : (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) 1.2.3. IDA préparer et gérer la correspondance et les communications avec les promoteurs, gérer la documentation liée aux évaluations environnementales et aux audits (dont la rédaction des projets de Termes de mandat et des projets d évaluation environnementale), aux PGE, aux permis et contraventions, rédiger des examens et les résultats des auditions publiques, requérir les opinions des institutions régulatrices subsidiaires sur les questions qui ressortent de leur compétence, conseiller le ministère sur la délivrance des permis et des licences de pollution, examiner chaque année les rapports de conformité préparés par les promoteurs, et conduire les inspections sur le terrain pour vérifier la conformité, déclencher des actions légales contre les contrevenants, et préparer les certificats de conformité pour la signature du ministère. Le rôle de l IDA, dans le cadre du projet, est de : veiller au respect de ses procédures tout au long de la mise en œuvre du Projet ; procéder aux décaissements des fonds nécessaires à l exécution du Projet, dans les délais fixés ; assurer la supervision de la mise en œuvre du projet et de procéder, en temps opportun, aux réajustements et aux nouvelles orientations souhaitées conjointement avec le gouvernement ; mettre à la disposition de l UCP les informations et les expériences pertinentes existantes dans des projets similaires à travers le monde. 1.2.4. CAISSE AUTONOME D AMORTISSEMENT La CAA est chargée entre autres attributions, de la gestion des fonds d emprunt et d aide extérieurs. A ce titre, elle reçoit les dossiers de paiement en provenance des Unités de Gestion des Projets. En fonction des dispositions de la Banque Mondiale en matière de décaissement, les dossiers relatifs aux décaissements de fonds de ce bailleur peuvent alors être transmis à la Banque ou réglés sur place. La CAA joue également le rôle de comptable public dans le cadre des paiements des dépenses sur ressources budgétaires (fonds de contrepartie). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 18

1.2.5. ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET Les organes d exécution du projet comprend : une unité de coordination sept entités d exécution dans les ministères et organisations ci-après : - Ministère des Affaires Sociales (MinAS) - Ministère des Domaines et des Affaires Foncières (MinDAF) - Ministère de la Santé Publique (MinSanté) - Ministère de la Culture (MinCult) - Ministère de l Environnement et de la Protection de la Nature (MinEP) - Ministère de l Energie et de l Eau (MinEE) - Organisations de la Société Civile (OSC) 1.2.4.1 UNITE DE COORDINATION DU PROJET L UCP a pour principales missions : - l exécution, le contrôle et le suivi et évaluation de l ensemble des activités du projet ; - la consolidation du programme de travail, des budgets et la mise en œuvre des activités du projet ; - la préparation des dossiers d appel d offres ainsi que les diverses conventions avec les partenaires du projet ; - la préparation et la transmission à la CAA des requêtes pour la mobilisation des ressources auprès de l IDA ; - la préparation des rapports d activités périodiques et des rapports sur l exécution financière et physique du projet - l élaboration des états financiers et des rapports d exécution du projet ; - la préparation et le suivi des missions d audit annuel ; - la préparation des missions de supervision de l IDA et du Gouvernement. Elle peut faire appel à toutes autres personnes ressources dont les compétences et expériences pourraient être utiles à l accomplissement correct de sa mission. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 19

1.2.4.2 ENTITÉS D EXÉCUTION DU PROJET Les entités d exécution ont la responsabilité de tous les aspects techniques de leur composante ou sous-composante, y compris la préparation des programmes de travail et des termes de mandat, la supervision des consultants et les demandes de paiements à la fin des consultances. Chaque entité d exécution comprend deux points focaux désignés par les ministères et organisations auxquels ils appartiennent. La désignation des points focaux est constatée par un texte du Ministre de l Environnement et de la Protection de la Nature. Ils sont responsables de la définition des priorités, des programmes de travail et du contenu ou des activités de leurs composantes ou sous composantes respectives dans le projet. Les points focaux bénéficient d une indemnité mensuelle supportée par les fonds de contrepartie du projet. Toutes autres indemnités éventuelles sont exclusivement payées sur les fonds de contrepartie. Les points focaux sont appuyés dans leur mission par un personnel d appui. Les points focaux au nombre de deux (2) par entité concernée seront responsables de l exécution technique des activités du projet au niveau du ministère dont ils dépendent. A ce titre ils doivent : assurer la direction générale stratégique et la supervision de l exécution des activités de la composante ou sous composante ; assurer la communication et la concertation entre toutes les parties prenantes de la composante ou sous composante ; approuver les programmes des travaux et les budgets annuels ; examiner les rapports d étape et les rapports d audits du Projet. Les entités représentées par les points focaux se réunissent une fois par mois sur convocation du coordonnateur du projet. Toutefois, en cas d urgence, ils peuvent se réunir à tout moment toujours sur convocation du coordonnateur du projet. En cas d indisponibilité des deux représentants de l entité, cette dernière doit faire parvenir son rapport à l UCP avant la tenue de la réunion. Les convocations indiquent l ordre du jour, la date, le lieu et l heure de la réunion. Le secrétariat des séances est assuré par l Unité de Coordination du projet. Chaque réunion est sanctionnée par un compte rendu qui est distribué à tous les acteurs. Les frais de fonctionnement des points focaux (à l exception des indemnités mensuelles ou autres indemnités éventuelles) sont supportés par le budget du Projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 20

1.2.5. ORGANIGRAMME DE L UNITE DE COORDINATION DU PROJET Les schémas ci-dessous présentent l organigramme de structure du siège de l unité de coordination du projet tel qu il sera implanté à Yaoundé lors de la phase de démarrage. Il sera actualisé en fonction de l évolution future du PRECESSE. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 21

COORDONNATEUR DU PROJET Personnel de soutien Secrétariat SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER RESPONSABLE SUIVI - EVALUATION COMPTABLE PERSONNEL D APPUI PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 22

1.2.6. FICHES DE FONCTION Des fiches de fonction sont élaborées dans le but de définir les niveaux de responsabilité des intervenants clés au sein du projet, de décrire les tâches leur incombant et de préciser les supports sur lesquels ils doivent s appuyer pour exercer leur rôle. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 23

TITRE COORDONNATEUR DU PROJET SUPERIEUR HIERARCHIQUE : MINISTRE DE L ENVIRONNEMENT ET DE LA PROTECTION DE LA NATURE STRUCTURES DEPENDANTES : Ensemble des services placés sous sa hiérarchie tels que présentés dans l organigramme. DESCRIPTIF DES TACHES Prépare, en collaboration avec les différents responsables du Projet (y compris points focaux), le programme annuel des activités du PRECESSE. Fait approuver le programme annuel d activités à l instance de validation du PRECESSE. Assure la supervision et la coordination de l ensemble des activités du Projet dans un esprit d équipe. Etablit une relation étroite avec les services de l administration et la coordination avec les projets similaires ou complémentaires. Etablit une collaboration efficace avec les points focaux. Coordonne la préparation des cahiers de charges, les conventions et contrats entre le Projet et les différents intervenants. Coordonne la réalisation des activités du projet en relation avec les différents partenaires : bailleurs de fonds, points focaux, bénéficiaires et autres. Assure le suivi des activités du projet à l aide de rapports produits périodiquement (trimestriels, semestriels et annuels), de réunions de service et de visites sur terrain. Organise annuellement une rencontre bilan de concertation avec les différents partenaires. S assure de la bonne exécution des procédures mises en place concernant notamment la gestion financière, l acquisition d équipements et le recrutement de consultants. Assure la gestion courante du projet : correspondance, notes d information, etc. Évalue les performances du personnel de l UCP à l aide du guide mis à sa disposition par le projet et prépare des rapports d évaluation des performances en conséquence. Répond à toute interpellation dont pourrait faire l objet le projet de la part du gouvernement, des bailleurs de fonds et des autres institutions dans les domaines relatifs au projet. Participe à des échanges, voyages d étude et missions afin de créer une synergie avec d autres opérations similaires. DOCUMENTS UTILISES Document d Evaluation du Projet ; Le plan de travail annuel budgétisé approuvé ; Le programme d activités ; Manuel d exécution du projet Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ; Les décrets, arrêtés et conventions ; Les accords de crédit ou de subvention. Le plan de passation des marchés PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 24

TITRE ASSISTANT ADMINISTRATIF SUPERIEUR HIERARCHIQUE : COORDONNATEUR DU PROJET STRUCTURES DEPENDANTES : NEANT DESCRIPTIF DES TACHES tenir l Agenda du Coordonnateur du Projet pour les audiences, programmer et préparer les réunions mensuelles de l Unité de Coordination du Projet (UCP) assurer le secrétariat des dites réunions en élaborant les procès verbaux, assister la secrétaire dans l enregistrement et l acheminement du courrier dès l arrivée à l Unité de Coordination du Projet (UCP), dispatcher les conventions et des avenants après signature du bénéficiaire, classer les conventions et avenants, classer les contrats de consultant, tenir un cahier de recensement de tous les contrats signés, faire la situation mensuelle de tous les contrats signés, tenir les documents confidentiels du Coordonnateur, suivre le classement de tous les documents du Projet, tenir une copie de toutes les correspondances des différents ministères et bailleurs de fonds, assurer toute tâche jugée utile par le Coordonnateur. DOCUMENTS UTILISES Statuts et règlement intérieur du Projet ; Le manuel d exécution du projet ; Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ; Les accords de crédits ou de subvention ; Le plan de travail annuel budgétisé approuvé Les conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leur financement ; Courriers, cahiers de transmission,. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 25

TITRE SPECIALISTE DU SUIVI EVALUATION DU PROJET SUPERIEUR HIERARCHIQUE : COORDONNATEUR DU PROJET STRUCTURES DEPENDANTES : NEANT DESCRIPTIF DES TACHES - Concevoir les outils de collecte de données adaptés aux besoins du projet, - Définir les indicateurs de suivi de gestion des activités par composante, - Définir les indicateurs de suivi des réalisations et effets du projet, - Compléter le cadre de suivi proposé par le manuel d exécution du projet et compléter l étude de référence, - Définir un schéma de circulation de l information et assurer la régularité du flux d informations, - Superviser les opérations de collecte de données et analyser les données recueillies, - Préparer des rapports d analyse destinés à attirer l attention sur les points forts et faibles identifiés dans l exécution des activités et les éléments qui requièrent des décisions particulières, - A partir du modèle de présentation de rapport définit dans le MEP, assurer la production à temps des rapports trimestriels, semestriels et annuels, - Contribuer aux activités de supervision, de revue à mi-parcours, de suivi et d évaluation du projet, - Participer au suivi technique général du projet, - Participer à l élaboration des plans annuels d opérations, - Superviser l évaluation des performances du personnel, - Travailler en collaboration étroite avec les responsables de l ensemble des composantes, - S assurer que les critères d impact du projet sont respectés dans l exécution du programme, Accomplir toute tâche relevant de son domaine d intervention qui pourrait lui être confiée par son supérieur immédiat. DOCUMENTS UTILISES Manuel d exécution du projet Plan de passation des marchés Manuel de procédures administratives et comptables, Plan de travail annuel budgétisé Accords de crédit et de subvention, Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements, Document d Evaluation du Projet Budget, rapport d activité, ou tout autre document PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 26

TITRE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER SUPERIEUR HIERARCHIQUE : COORDONNATEUR DU PROJET STRUCTURES DEPENDANTES : SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DESCRIPTIF DES TACHES Mettre en application le manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable et proposer au besoin les améliorations de ce manuel au cours de l exécution du Projet, Préparer le budget annuel et superviser son application, Elaborer le plan de trésorerie et gérer la trésorerie, Faire fonctionner et tenir à jour les comptes du PRECESSE (compte désigné IDA et le compte de projet pour la contrepartie), Assurer la gestion administrative du personnel et du matériel ainsi que celle des contrats de fournitures d équipements et de services, Contrôler les imputations comptables, Contrôler les pièces comptables conformément aux dispositions de l accord de crédit, Superviser la préparation des demandes de remboursement et de paiement et assurer leur envoi au(x) bailleur(s) de fonds, Organiser un système d archivage et de classement des pièces comptables et documents financiers du projet, Élaborer les rapports administratifs, comptables et financiers devant servir à préparer les rapports d activités et ceux destinés au contrôle d audit, Préparer et faciliter l exécution des audits et les missions de supervisions du projet Centraliser et consolider toutes les informations relatives à l administration générale, à la comptabilité, aux marchés, à la logistique, à la trésorerie, aux financements, etc., Participer à l évaluation interne des activités du projet. Accomplir toute tâche relevant de son domaine d intervention qui pourrait lui être confiée par son supérieur immédiat. DOCUMENTS UTILISES Manuel d exécution du projet Plan de passation des marchés Manuel de procédures administratives et comptables, Plan de travail annuel budgétisé Accords de crédit et de subvention, Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements, Document d Evaluation du Projet Budget, rapport d activité, ou tout autre document PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 27

TITRE COMPTABLE SUPERIEUR HIERARCHIQUE : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER STRUCTURES DEPENDANTES : NEANT DESCRIPTIF DES TACHES Etablir les chèques, Établir les rapprochements bancaires, Préparer les imputations comptables. Éditer électroniquement le journal, le grand livre, la balance et le bilan, Préparer et suivre les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), Assurer la comptabilité matière du projet, Préparer les états de salaire, Préparer le budget de fonctionnement du bureau du projet. Gérer les stocks (carburants et autres) et les immobilisations à travers le système d information TOMPRO, Mettre en œuvre le système d archivage et de classement des pièces comptables et documents financiers du projet Assister le RAF dans l organisation de l audit, Participer à l élaboration des rapports trimestriels et annuels d activités, Accomplir toute tâche relevant de son domaine d intervention qui pourrait lui être confiée par son supérieur immédiat. DOCUMENTS UTILISES Manuel d exécution du projet Plan de passation des marchés Manuel de procédures administratives et comptables, Plan de travail annuel budgétisé Accords de crédit et de subvention, Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements, Document d Evaluation du Projet Budget, rapport d activité, ou tout autre document Lettre de décaissement, Plan comptable. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 28

TITRE SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES SUPERIEUR HIERARCHIQUE : COORDONNATEUR DU PROJET STRUCTURES DEPENDANTES : NEANT DESCRIPTIF DES TACHES - Préparer et mettre à jour les avis généraux de passation de marchés (AGPM), - Préparer les avis particuliers de passation de marchés (APM), - Préparer les dossiers d appel d offres, - Participer et suivre les opérations de dépouillement et d évaluation des offres reçues en qualité d observateur - Élaborer les projets de contrats et de marchés afférents au projet, - Assurer le suivi de l exécution et la mise à jour du plan de passation de marchés, - S assurer que le plan de passation de marchés est en conformité avec l annexe de l accord de crédit (méthodes et seuil de financement), - Assurer la mise en place et la mise à jour d un système d archivage, incluant toutes les pièces nécessaires à la revue a posteriori des auditeurs et des missions de supervision, - Tenir à jour la liste des marchés avec indication des méthodes et des étapes, - Établir et suivre les bons de commandes, - Suivre l exécution des contrats de services et des marchés de fournitures, - Tenir à jour une liste des fournisseurs et des prix courants des fournitures, - Superviser la confection des dossiers d appel d offres et de cotation, - Coordonner et suivre toutes les opérations de passation de marchés, - Mettre en place un système d archivage des dossiers de passation des marchés - Renforcer les capacités du MINEP en passation des marchés Assister le Coordonnateur du Projet dans toute autre tâche relevant de sa compétence. DOCUMENTS UTILISES Manuel d exécution du projet, Le plan de passation des marchés, Le plan de travail annuel budgétisé Accords de crédits, Manuel de procédures administratives, financières et comptables, Lettre de décaissement, Base de données des fournisseurs. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 29

TITRE ASSISTANT COMPTABLE SUPERIEUR HIERARCHIQUE : COMPTABLE DU PDSEN STRUCTURES DEPENDANTES : NEANT DESCRIPTIF DES TACHES Etablir les chèques, Établir les rapprochements bancaires, Préparer les imputations comptables. Éditer électroniquement le journal, le grand livre, la balance et le bilan, Assurer la comptabilité matières du projet, Préparer les états des honoraires et autres avantages, Préparer le budget de fonctionnement du bureau du projet. Gérer les stocks (carburants et autres) et les immobilisations à travers le système d information TOMPRO, Mettre en œuvre le système d archivage et de classement des pièces comptables et documents financiers du projet Assister le comptable du PDSEN dans l organisation de l audit, Participer à l élaboration des rapports trimestriels et annuels d activités, Accomplir toute tâche relevant de son domaine d intervention qui pourrait lui être confiée par son supérieur immédiat. DOCUMENTS UTILISES Manuel d exécution du projet Plan de passation des marchés Manuel de procédures administratives et comptables, Plan de travail annuel budgétisé Accords de crédit et de subvention, Conditions générales des bailleurs de fonds applicables à leurs financements, Document d Evaluation du Projet Budget, rapport d activité, ou tout autre document Lettre de décaissement, Plan comptable. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 30

TITRE SECRETAIRE DE L UCP SUPERIEUR HIERARCHIQUE : COORDONNATEUR DU PROJET PERSONNEL DEPENDANT : NEANT DESCRIPTIF DES TACHES Tâches administratives Faire le planning des activités du secrétariat Accueillir et orienter les visiteurs vers les différentes ailes des bureaux et membres du personnel Scanner et archiver électroniquement les documents Gérer les communications téléphoniques et assurer une orientation correcte des appels. Réceptionner le courrier Arrivé au bureau, faire l enregistrement et assurer le dispatching de manière appropriée vers les agents de l UCP après annotation du coordonnateur. Gérer le cahier du courrier Départ. Veiller à l enregistrement du courrier départ et le faire suivre en collaboration avec le planton Organiser les réunions et en concevoir l ordre du jour avec le Coordonnateur et les autres membres de l UCP concernés. Tenir le secrétariat des réunions et en produire le compte rendu ou le procès verbal. Effectuer le suivi des tâches et recommandations issues des réunions. Tenir l'agenda du Coordonnateur Tenir à jour le répertoire des acteurs du Projet Faire les photocopies de tout document réalisé dans le cadre des activités du projet à la demande du personnel et en classer une copie. Gestion Gérer le stock de bons de carburant et tenir les documents y afférents. Divers Gérer le dossier du personnel en veillant à ce que les pièces le constituant soient au complet et à jour. Apprêter les notes de services courantes (diverses annonces relatives au personnel et bureau). Apprêter la transmission des offres d emploi, des appels d offres et autres, et demander leurs insertions et diffusions dans les diverses presses (orale et écrite) ; Organiser les missions des membres de l'ucp et assurer les formalités d obtention de visa pour les experts de la Banque en mission sur le projet et pour le personnel de l UCP qui doit voyager. En faire le suivi pour le renouvellement. Assurer régulièrement le classement des doubles du chrono et divers documents conformément aux attributions y compris les fiches de présence, les fiches d horaire de travail et demandes de fournitures de bureau. Assurer la transmission des Bons de commande, et autres courriers de manière appropriée. Organiser les "Pause-Café" lors des séances de travail à l UCP. Participer à l'élaboration des rapports d activités périodiques du projet. Exécuter, à la demande du Coordonnateur, toutes autres tâches en général et des tâches d appui administratif en particulier PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 31

DOCUMENTS UTILISES Le manuel de procédures administratives, comptables et financières ; Décisions, notes de service ; Accords de prêts; brouillard de caisse, Courriers, cahiers de transmission,. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 32

TITRE CHAUFFEUR SUPERIEUR HIERARCHIQUE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER STRUCTURES DEPENDANTES Néant Assurer le déplacement du personnel ; Assurer l entretien correct de son véhicule ; DESCRIPTION DES TACHES Renseigner et tenir le cahier de bord du véhicule à jour des approvisionnements en carburant, dates d entretien trajets effectués et kilométrages ; Informer immédiatement sa hiérarchie en cas de panne du véhicule. Assurer la transmission des courriers externes ; Assurer la transmission des courriers internes Veiller à ce que les registres soient signés par les destinateurs des courriers Assurer l orientation des visiteurs Se mettre à la disposition de son chef hiérarchique pour toute autre tâche COMPETENCES ET QUALIFICATIONS Titulaire d un permis de conduire B Titulaire de BEPC, GCE O/L ou CAP ou tout autre diplôme équivalent Avoir au moins trois ans d expérience dans un poste similaire Avoir une expérience en mécanique serait un atout. DOCUMENTS UTILISES Manuel de procédures administratives. Cahier de bord des véhicules. Registre des transmissions des courriers. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 33

ANNEXE SPECIALE PRECESSE MINEE A.1.2 Relations avec les autres structures du MINEE Dans le cadre de l implémentation du Projet, le SPM du PDSEN/MINEE travaillera en étroite collaboration avec la CPM du MINEE à l occasion de la passation des marchés. Le rôle respectif des uns et des autres est décrit dans les schémas 5.5.1 et 5.5.2. (cf. Procédures de passation des marchés PDSEN). A.1.3 Rappel du contexte Dans le cadre de la mise en œuvre d importants investissements dans le secteur de l énergie, le Gouvernement du Cameroun a convenu avec la Banque Mondiale d un Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l Energie (PRECESSE) dont le coût global s élève à 20 millions de dollars U.E. A.1.3.1 Dispositif institutionnel et de mise en œuvre A. Conformément aux dispositions de l accord de crédit conclu avec l IDA, «Le Ministère de l Environnement et de la Protection de la nature (MinEP) est responsable de la gestion générale et de la coordination du PRECESSE. Il travaillera en étroite collaboration avec le MinEE en ce qui concerne le contrôle et la supervision». Autrement dit, la mise en œuvre de la composante 3 du PRECESSE incombe à l entité MinEE qui dépend de l unité fiduciaire mise en place par le PDSEN pour ce qui est de la gestion financière (comptabilité, budget, trésorerie) et de passations des marchés. Il existe un manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières du PRECESSE. Celui-ci s applique spécifiquement pour la gestion des dépenses liées aux composantes 1 et 2 dudit Projet : les dépenses de la composante 3 du PRECESSE étant gérée par les procédures décrites dans le Manuel opérationnel du PDSEN. A.1.3.2 Dispositif des flux financiers Pour la mise en œuvre de la composante 3 du PRECESSE, le décaissement au titre du Crédit IDA sera déposé sur le Compte Désigné «CAA-IDA : PRECESSE/MINEE» ouvert à ECOBANK sous les coordonnées ci-après : Code Banque Code Guichet Numéro de Compte Clé RIB 10029 00020 01016238442 13 Les modalités de fonctionnement de ce compte sont identiques à celles qui s appliquent aux Comptes Désignés ouverts pour le PDSEN (Cf. Procédures financières). Il faut préciser toutefois que les demandes de paiement adressées à la C.A.A sont signées par le Coordonnateur du PDSEN après visa du R.A.F de l Unité MINEE. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 34

A.1.3.3 Description du circuit d information entre le MINEP et le MINEE Dans le souci de faciliter l implémentation des activités confiées à l Unité Environnementale du MinEE, les Coordonnateurs du PDSEN (pour le MinEE) et celui du PRECESSE (pour le MinEP) devront travailler en étroite collaboration, notamment pour ce qui est de la préparation des TDRs. De manière pratique, le traitement des opérations relatives à la composante 3 se fera selon les procédures décrites ci-après : Les équipes techniques du MinEE prépare les TDRs de l activité à réaliser et les soumette à l approbation du Coordonnateur du PDSEN pour validation ; Le Coordonnateur du PDSEN appose son visa et transmet les TDRs au Coordonnateur du PRECESSE pour approbation ; Après validation (signature), le Coordonnateur du PRECESSE retourne les TDRs validés au Coordonnateur du PDSEN pour exécution ; Après réalisation des travaux, le Coordonnateur du PDSEN informe son homologue du PRECESSE afin qu il procède au contrôle et à la réception ; Le Coordonnateur du PRECESSE programme une descente sur le terrain, le cas échéant avec une commission ad hoc, qui s assure de la conformité des travaux effectués avant de signer un P.V d exécution (ou de réception) des travaux ; Le P.V de réception signé est ensuite transmis au Coordonnateur du PDSEN pour mise en paiement via le RAF de l Unité Fiduciaire du MinEE. Dans l hypothèse des ateliers et séminaires, la procédure de Mise à Disposition décrite dans la 6 ème partie (6.2..) sera utilisée selon les étapes ci-après : Les TDRs sont préparés par les équipes techniques du MinEE et validés par le Coordonnateur PDSEN ; Le Coordonnateur du PDSEN transmet les TDRs au Coordonnateur du PRECESSE pour approbation ; Approbation, les TDRs sont retournés au Coordonnateur du PDSEN qui les transmet au RAF de l unité fiduciaire du MinEE pour mise en paiement. Nota : Tous les autres aspects (gestion budgétaire, trésorerie, établissement des DRF, etc) sont générés selon les procédures décrites dans le manuel opérationnel du PDSEN. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 35

II - PROCEDURES BUDGETAIRES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 36

2.1. PREPARATION DU BUDGET L objectif est de préparer pour chaque exercice un budget d'investissement et de fonctionnement pour le Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l Energie (PRECESSE). Le budget constitue la traduction chiffrée du programme d'activité du PRECESSE. Ce budget est établi par composante, par source de financement (IDA, Gouvernement de la République du Cameroun) et par catégorie de dépenses. La responsabilité de l élaboration du budget incombe à l unité de coordination du projet. D autres intervenants, selon leur niveau d implication, participent à l élaboration du budget : le Ministère de l environnement et de la protection de la nature le Ministère de l Energie, et de l Eau, le Ministère des Affaires Sociales, le Ministère des Domaines et des Affaires Foncières, le Ministère de la Santé, le Ministère de la Culture, les organisations de la société civile et les organisations basées sur la communauté (CSO/CBO). Ces structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du Projet. Le budget sera établi sur la base des activités à programmer pour l année à venir conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du PRECESSE. Une phase de planification technique précède l élaboration du budget. Elle se base sur les activités décrites pour chaque composante dans le manuel d exécution du Projet. A long terme la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement (pour chaque phase du PRECESSE) sur la durée du projet (cinq ans) par les différents intervenants en collaboration avec l unité de coordination du projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 37

La planification est glissante. Les phases d actualisation sont annuelles. Les organes de pilotage et d orientation avec le soutien de l unité de gestion sont impliqués à ce niveau. Le Budget annuel est élaboré en tenant compte de cette planification. Les prévisions budgétaires seront établies sur la base des activités (plan d action) conformément à l enveloppe budgétaire, aux contrats signés et aux accords de financement des bailleurs de fonds. Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l unité de coordination du projet pour donner lieu à un projet de budget global annuel qui devra être discuté et approuvé par les différentes instances. La contribution nationale est inscrite au niveau du Budget de l Etat et fait l objet d une programmation conformément aux procédures budgétaires de l Etat. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 38

PRECESSE Manuel de procédures PREPARATION DU BUDGET REFERENCE 2.1 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La procédure budgétaire est primordiale pour l élaboration d un budget projet pertinent. Elle doit être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l élaboration du budget consolidé avant le début de l exercice. Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes à la réalisation du projet. La procédure décrite ci après est élaborée pour atteindre ces objectifs. PRINCIPE D'APPLICATION Les Ministères impliqués dans la gestion du projet devront élaborés un programme d activité annuel qui sera soumis à l unité de coordination du projet. Le programme d activités annuel sera soumit à l appréciation d une commission mise en place à cet effet. DOCUMENTS SUPPORTS Programme d activités : prévoit les activités à exécuter avec une description des coûts et des financements pour un exercice donné. Budget Manuel d opération. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend six tâches : - préparation du budget au niveau des points focaux - préparation du budget au niveau de l UCP - approbation du budget au niveau de l UCP - consolidation du budget - approbation du budget. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 39

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PREPARATION DU BUDGET REFERENCE 2.1.1 Tâche : Préparation du budget au niveau des points focaux Page : 2 Références Les points focaux : Opérations 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 - Arrêtent la date de mise à jour du programme d activités - Définissent le cadre de la mise à jour - Passent en revue toutes les activités en cours - Déterminent leur exécution actuelle - Planifient leur exécution à la clôture de l exercice - Evaluent les activités restant à exécuter sur le précédent plan - Déterminent les nouvelles activités à programmer - Evaluent la faisabilité des différentes activités - Inscrivent les activités retenues dans le programme d activité pour l année à venir et met à jour le précédent plan - Evaluent le coût des activités qui se poursuivent en tenant compte de leur niveau de réalisation à la fin de l exercice - Evaluent le coût des nouvelles activités - Déterminent les coûts agrégés des activités - Inscrivent ces coûts au titre du budget annuel des points focaux dans le respect de l enveloppe allouée - Envoient une copie du programme d activité à la coordination du projet pour approbation - Gardent une copie - Fournissent une copie à tout partenaire intéressé par le suivi. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 40

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PREPARATION DU BUDGET REFERENCE 2.1.2 Tâche : Préparation du budget au niveau de l UCP Page : 3 Références Les cadres de l UCP Opérations 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 - Arrêtent la date de mise à jour du programme d activités - Définissent le cadre de la mise à jour - Passent en revue toutes les activités en cours - Déterminent leur exécution actuelle - Planifient leur exécution à la clôture de l exercice - Evaluent les activités restant à exécuter sur le précédent plan - Déterminent les nouvelles activités à programmer - Evaluent la faisabilité des différentes activités - Inscrivent les activités retenues dans le programme d activité pour l année à venir et met à jour le précédent plan - Evaluent le coût des activités qui se poursuivent en tenant compte de leur niveau de réalisation à la fin de l exercice - Evaluent le coût des nouvelles activités - Déterminent les coûts agrégés des activités - Inscrivent ces coûts au titre du budget annuel de la région dans le respect de l enveloppe allouée - Envoient une copie du programme d activité au Coordonnateur pour approbation, - Gardent une copie PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 41

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PREPARATION DU BUDGET REFERENCE 2.1.3 Tâche : Consolidation du budget du projet Page : 4 Références Opérations Le coordonnateur de l Unité de Coordination : 1 2 3 4 - reçoit et compile le budget des différents points focaux - effectue les travaux d analyse - intègre ses propres programmations et - élabore le budget consolidé du programme PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 42

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références PREPARATION DU BUDGET REFERENCE 2.1.4 Tâche : Approbation du budget du projet Page : 5 Opérations Le Coordonnateur du l UCP : 1 2 3 4 - Envoie une copie du programme d activité consolidé aux points focaux - propose la date de réunion du comité - définit l ordre du Jour, - lance les avis de convocation. Les points focaux sous la présidence du Coordonnateur : 5 6 7 8 9 - se réunissent, - examinent le budget, - analysent les activités programmées, - proposent des corrections éventuelles, - décident éventuellement des améliorations appropriées, - valident le budget. Le Coordonnateur de l UCP : 11 12 - Envoie le budget consolidé à la Banque pour approbation, - Le budget serait approuvé par la banque avant le début de chaque exercice budgétaire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 43

2.1.1. CALENDRIER D ELABORATION BUDGETAIRE DE L IDA Le calendrier d élaboration du budget de l ensemble du Projet est présenté dans le tableau qui suit. Période Phase Tâches Intervenants Documents supports Contrôles à effectuer Entre le 1 er /09 et le 05/09/N Lancement de la procédure au niveau de chaque entité d exécution Le Coordonnateur : - adresse une note de cadrage accompagnée d un projet de calendrier aux points focaux et à ses principaux collaborateurs précisant : les objectifs à atteindre ; les moyens mobilisables pour chaque activité ; les résultats attendus Coordonnateur Manuel d exécution et manuel de procédures administratives financière et comptable du PRECESSE S assurer que les ressources mobilisables sont en phase avec le PPM approuvé et l accord de crédit. Entre le 06/09 et le 15/09/N Réunion préparatoire des entités d exécution Le point Focal (ou Coordonnateur) : - présente le programme de travail par composante - expose les objectifs poursuivis sur l exercice - communique le calendrier de réalisation des actions identifiées Points focaux/ Coordonnateur / SPM/RAF/ RSE - Etat exécution du budget de N-1 - Programme de travail de l année à venir - Compte rendu des missions d évaluation de la Banque S assurer que le programme de travail prend en compte les recommandations des précédentes missions de la Banque Entre le 16/09 et le 15/10/N Collecte et traitement des informations au niveau de chaque entité d exécution En fonction du programme de travail arrêté, le RAF, en collaboration avec les autres responsables : - prépare une évaluation des activités programmées - vérifie la cohérence globale des chiffres obtenus - soumet le budget provisoire au Point Focal PF (ou Coordonnateur)/ RAF/SPM RSE - Programme de travail - estimations de coûts. S assurer que les montants retenus pour l évaluation du programme de travail correspondent à la réalité. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 44

Période Phase Tâches Intervenants Documents supports Contrôles à effectuer Entre le 16/10 et le 25/10/N Discussions budgétaires, amendement et mise en forme du Budget provisoire des entités d exécution Le Point Focal (ou Coordonnateur) : - réunit ses principaux collaborateurs ayant participé à l élaboration du budget provisoire ; - recueille les avis des uns et des autres sur la version provisoire du budget ; - après discussion, valide les amendements à faire ; - établit un compte rendu de réunion. Point Focal (ou Coordonnateur.)/ RAF / SPM et RSE - Budget provisoire des entités d exécution - Autres sources d informations nouvelles. Vérifier que la version papier du budget est effectivement visée par le Point Focal et le RAF. Entre le 26/10 et le 31/10/N Transmission du Budget provisoire au Coordonnateur du Le RAF : - met à jour le Budget provisoire en tenant compte des résolutions de la précédente réunion ; - saisie la version modifiée sous format Excel ; - transmet (en version fichier et papier) le budget les entités d exécution au Coordonnateur après validation du Point Focal des entités d exécution Point Focal / RAF -Budget provisoire les entités d exécution - Compte rendu de réunion S assurer que la version du budget à envoyer au Coordonnateur comprend les amendements proposés. Entre le 01 er /11 et le 05/11/N Consolidation des Budgets des entités d exécution Après réception des budgets provisoires des entités d exécution le Coordonnateur, avec l assistance du RAF de PRECESSE, - fait une compilation des données reçues des entités d exécution - intègre ses propres données (PRECESSE) ; - élabore un budget global du PRECESSE Coordonnateur / RAF-PRECESSE Budgets provisoires des entités d exécution et du PRECESSE S assurer que le budget consolidé correspond au cumul des budgets des entités d exécution. Entre le 06/11 et le 15/11/N Réunion d analyse de cohérence du Budget global Le Coordonnateur : - réunit tous les Points Focaux, SPM et RAF pour échanger sur la mouture du budget devant être soumise à IDA ; - anime les discussions durant la réunion ; - dresse un compte rendu des délibérations. Coordonnateur/ Point Focal/ RAF/ SPM/RSE -Budget provisoires des entités d exécution; - Budget consolidé par PRECESSE - PPM S assurer que le budget consolidé ne présente pas d incohérence par rapport aux objectifs visés. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 45

Période Phase Tâches Intervenants Documents supports Contrôles à effectuer Entre le 16/11 et le 20/11/N Transmission du Budget consolidé provisoire à IDA Après correction éventuelle du budget provisoire, le Coordonnateur transmet la version validée ainsi que le compte-rendu de la réunion à IDA pour ANO Coordonnateur - Budget consolidé du PRECESSE - Compte rendu de réunion Établissement et signature de la feuille de présence par tous les participants à la réunion. Entre le 1 er /12 et le 10/12/N Avis de IDA sur le Budget provisoire La Banque Mondiale : - effectue des contrôles d usage ; - en cas d anomalies relevées, elle la communique au Coordonnateur pour correction ; - sinon, transmet son ANO au Coordonnateur. Chargé du Projet à la Banque mondiale - Budgets des entités d exécution - Budget consolidé du PRECESSE - PPM - Accord de crédit Cohérence globale du budget avec les objectifs du Projet. Entre le 15/12 et le 20/12/N Entre le 21/12 et le 25/12/N Notification du Budget approuvé Saisie du Budget approuvé dans TOMPRO Dès réception de l ANO de la Banque mondiale, le Coordonnateur transmet à chaque Point Focal : - une copie du budget approuvé ; - une copie de l ANO. Le Point Focal transmet le budget approuvé au RAF qui se charge de le saisir dans Tompro. Le RAF du PRECESSE, en plus du budget de son entité, s occupera du budget consolidé. Coordonnateur Le RAF Lettre de non objection de la Banque mondiale RAS - A.N.O - Budget approuvé Rapprochement entre les données saisies et les données sur papier. 01 er /01/ N+1 Mise en exécution du PTBA A partir de ce moment, toutes les dépenses réalisées par l entité d exécution doivent être imputées sur une ligne budgétaire régulièrement approuvée pour l entité d exécution RAF / Comptable - Budget approuvé - Fiche d imputation des dépenses S assurer que chaque dépense correspond à une ligne budgétaire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 46

2.1.2 CALENDRIER D ELABORATION BUDGETAIRE DE LA CONTREPARTIE Période Phase Tâches Intervenants Documents supports Contrôles à effectuer Entre le 1 er /08 et le 05/08/N Lancement de la procédure au niveau de chaque entité d exécution Le Coordonnateur : - adresse une note de cadrage accompagnée d un projet de calendrier aux points focaux et à ses principaux collaborateurs précisant : les objectifs à atteindre ; les moyens mobilisables pour chaque activité ; les résultats attendus Coordonnateur Manuel d exécution et manuel de procédures administratives financière et comptable du PRECESSE S assurer que les ressources mobilisables Doivent servir au financement des activités de la contrepartie. Entre le 06 /08 et le 20/08/N Préparation de mémoire de dépenses Elaboration de mémoires de dépenses Coordonnateur RAF Points focaux SPM et RSE La loi de finance Manuel d exécution et manuel de procédures administratives financière et comptable du PRECESSE S assurer que les dépenses sont correctement évaluées. Entre le 21/08 et le 27/08/N Transmission des mémoires de dépenses et de budget au MINEPAT Signer les mémoires des dépenses Elaborer la lettre d accompagnement mobilisables pour chaque activité ; les résultats attendus Coordonnateur La loi de finance Mémoires des dépenses S assurer que les mémoires sont transmis Entre le 10/09 et le 20/09/N Participation à la préconférence budgétaire Assister à la pré-conférence Coordonnateur Budget S assurer que le budget a été soumis à pré-coférence PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 47

PROGRAMME D ACTIVITE Année Points focaux : Date de rédaction Codification Composante Sous - Composante Activités Activité cercle 1 cercle 2 cercle N Les Points focaux PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 48

BUDGET POINTS FOCAUX Année Points focaux : Date de rédaction Codification Coût Financement Composante Sous - Activité Cercle 1 Cercle 2 Cercle N Composante B1 Bn B1 Bn B1 Bn B : bailleur Les points focaux PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 49

PROGRAMME D ACTIVITE CONSOLIDE Année Unité de Coordination du Projet : Date de rédaction Codification Activités Composante Sous - Composante Activité Point focal 1 Point focal 2 Point Focal 3 Point Focal N Le Coordonnateur de l UCP PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 50

BUDGET CONSOLIDE DU PROGRAMME Année Date de rédaction Composante Codification Coût Financement Sous - Activité Point focal 1 Point focal 2 Points focal 3 Compo sante B1 Bn B1 Bn B1 Bn B : bailleur Le Coordonnateur de l UCP PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 51

2.2. EXECUTION DU BUDGET Le Suivi de l exécution du budget est primordial pour le PRECESSE. Sur le plan comptable et financier il permet de situer les affectations de crédits et l exécution des activités. Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de suivre régulièrement l exécution du budget par activité, nature et par financement. La procédure explique comment s effectue le suivi du budget. A chaque niveau d exécution le comptable a la responsabilité du suivi budgétaire. Il fournit régulièrement à l ordonnateur l état d exécution du budget. Ce dernier peut également lui demander de fournir l état d exécution du budget sur la base de critère précis. Au niveau du PRECESSE l enregistrement devrait être fait selon la saisie unique des pièces avec une multiple imputation. Il s effectue au moment des écritures comptables. Le comptable a la faculté d éditer plusieurs types d états budgétaires en fonction des exigences de gestion et des besoins exprimés par les structures décentralisées et les partenaires. Il pourrait imprimer : - l exécution du budget global par postes, par comptes généraux, par lignes - l exécution du budget par mois - l exécution du budget par site - l exécution budgétaire par catégorie financière, par activités etc. - la récapitulation de l exécution du budget. Il est effectué encours d année une revue mensuelle du programme annuel. Il ne s agit pas d une évaluation d impact mais plutôt d une évaluation opérationnelle dont l objectif est de vérifier la disponibilité et la mobilisation des ressources nécessaires à l atteinte des objectifs fixés et l état d avancement des activités programmées pour l année. La revue permet de répondre aux questions suivantes : - quels sont les acquis et les leçons à tirer depuis le début de l année? - quels sont les contraintes et les goulots d étranglement? - quels sont les ajustements et les solutions envisageables? Le suivi d exécution du budget sera assuré concomitamment par les points focaux et l UCP. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 52

PRECESSE Manuel de procédures EXECUTION DU BUDGET REFERENCE 2.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La part relative à chaque point focal et par composante dans le Programme d activité étant connu, il est opportun de situer en cours d exercice l utilisation des fonds. La procédure suivante a pour objectif de formaliser les tâches exécutées en vue de la production d états d utilisation du budget. PRINCIPE D'APPLICATION Les saisies informatiques ont lieu au niveau de l UCP. Les pièces comptables seront recensées et imputées au niveau de l UCP. DOCUMENTS SUPPORTS Brouillards : document d imputation permettant d indiquer les différents codes (budgétaires, financières, analytiques ). Autres pièces justificatives. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - collecte et transmission de la base de données pour consolidation - traitement comptable et édition des états. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 53

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références EXECUTION DU BUDGET Tâche : Confection et transmission de la base de données pour consolidation Le MinEE : Opérations REFERENCE 2.2.1 Page : 2 1 2 3 4 - exécute les différentes opérations prévues - passe les écritures comptables en renseignant les imputations comptables, - archive l ensemble des brouillards avec les pièces comptables. 5 - Périodiquement, transfert la base de données à l UCP pour consolidation. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 54

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : EXECUTION DU BUDGET REFERENCE 2.2.2 Tâche : Traitement Page : 3 Références Le comptable de l UCP : Opérations 1 2 3 - reçoit la base de données pour intégration, - importe les écritures comptables dans la base pour consolidation, - élabore les états d exécution mensuelle ; trimestrielle et semestrielle. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 55

2.3. SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET PRECESSE Manuel de procédures SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET REFERENCE 2.3. Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Assurer le suivi et le contrôle des engagements et des décaissements des dépenses en vue de la production des rapports d exécution financière PRINCIPE D APPLICATION La procédure s applique quotidiennement avant l engagement de toute dépense, mensuellement et trimestriellement pour la production des rapports d exécution financière. L engagement d une dépense se fait sur la base d une demande d achat signée par le coordonnateur; Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont assurés par le RAF ; En cas de dépassement budgétaire, seul le Coordonnateur de UCP, après avis positif de la Banque Mondiale, autorise l engagement de nouvelles dépenses sur le budget ou autorise des réaffectations d une ligne budgétaire à une autre à la demande du responsable du budget concerné. Après la fin du cycle de préparation du budget, la configuration de saisie budgétaire doit être définie pour tenir compte des différents plans de gestion du projet à savoir : - l axe comptable, - l axe budgétaire - l axe analytique, - l axe géographique - l axe financier PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 56

Le budget de trésorerie doit être élaboré et saisi dans le même contexte dans le système. La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous : sur quelle catégorie de dépenses? pour quel but? pour quel objectif? pour quelle activité? pour quelle entité? Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de gestion intégrée TOMPRO selon les axes définis ci-dessus. Suivi quotidien L UCP doit élaborer des rapports mensuels, trimestriels et annuels (technique et financier). Les points focaux doivent fournir des rapports techniques et financiers de l état d exécution des activités qu ils ont en charge Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le coordonnateur de l UCP doit effectuer périodiquement des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle continu de la mise en œuvre des activités sur le terrain. Le logiciel permet d élaborer un tableau de bord de suivi budgétaire à travers la combinaison de plusieurs critères. Le contrôle budgétaire intervient à l étape de l engagement de la dépense à partir des demandes d achat émises. Dans la phase d exécution du budget, le RAF : Effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépenses : o le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget o la ligne budgétaire est suffisante Rejette la demande, si la ligne budgétaire est inexistante ou insuffisante Poursuit la procédure d achat ou de règlement si la ligne budgétaire est suffisante PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 57

Suivi mensuel Le RAF : Produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de façon fiable l exécution des budgets par catégorie de dépenses, par but, par objectif, par activité et par entité, Fournit avant le 10 de chaque mois à chaque point focal l état d exécution du budget pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l année. Suivi trimestriel Mécanisme de suivi Grâce au logiciel TOMPRO, le RAF, édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgétaire par catégorie de dépenses, par but, par objectif, par activité et par entité ; Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports financiers trimestriels ; Le RSE reçoit du RAF les tableaux de bord consolidés de l ensemble du projet. Rédaction des rapports Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport financier comprenant notamment : Une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs de la Période ; Une analyse détaillée du point d exécution des budgets par catégorie de dépenses, par but, par objectif et par activité, par entité; Une analyse des déboursements par catégorie de dépenses ; Une analyse de la situation de trésorerie ; La situation des dettes ; La situation des engagements en cours ; La situation de mise en œuvre du plan de passation de marchés A ces différents éléments s ajoutent tous les extras vérifiables de la comptabilité. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend une tâche : Suivi périodique (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 58

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : EXECUTION DU BUDGET REFERENCE 2.3 Tâche : Suivi période Page : 3 Références Opérations Le comptable de l UCP : 1 2 3 4 5 6 7 - A partir du logiciel TOMPRO - Fixe la période d analyse - Détermine les critères d analyse (budget, activité, financement etc) - Edite le tableau de suivi approprié - Procède au contrôle et à l analyse des données - Diligente la correction éventuelle - Transmet au RAF pour supervision et validation Le RAF 8 9 10 - Reçoit le tableau de bord de suivi budgétaire, - Apprécie les résultats du suivi budgétaire, - Formule et transmet les observations à prendre en compte Le comptable 11 12 - Reçoit les observations, - Procède à la correction subséquente PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 59

2.4. REVISION DU BUDGET PRECESSE Manuel de procédures REVISION DU BUDGET REFERENCE 2.4. Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Au cours de l'année, pour des raisons particulières ou lorsque les conditions l exigent, les points focaux ou l UCP peuvent être amenés à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente procédure. PRINCIPE D'APPLICATION La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que dans des cas particuliers. Les points focaux et l UCP doivent faire de sorte que les prévisions budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être validée par la Banque Mondiale. La procédure de révision suit la même logique que la procédure d'approbation décrite ci haut. DOCUMENTS SUPPORTS - Budget approuvé ; - Etat d exécution du budget ; - Propositions de révision. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 60

CHAPITRE III : - PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 61

3.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION Le courrier, par son archivage adéquat permet à une structure de se constituer une base de données indispensable à sa gestion. La gestion optimale du courrier est celle qui assure au responsable l identification du destinataire et de la provenance de tout courrier envoyé ou reçu. Les correspondances entre les entités publiques et l UCP se feront par les chefs de départements ministériels. Toutefois pour les besoins de célérité, des copies avancées signées par au moins l un des points focaux devront être adressées à l UCP. Les rapports physiques seront transmis suivant la procédure de transmission du courrier physique. Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de rationaliser le coût de gestion du courrier. Elles comprennent : - le traitement du courrier au départ, - le traitement du courrier à l arrivée, - le traitement du courrier confidentiel, - le traitement du courrier électronique, - la gestion du téléphone et de la télécopie. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 62

3.1.2 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART PRECESSE Manuel de procédures TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE 3.1.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier du Projet. Elle assure la formalisation de l ensemble des tâches afférentes à cette opération. Les différents documents supports permettent l archivage adéquat du courrier envoyé. PRINCIPE D'APPLICATION Aucun courrier ne doit être envoyé sans l accord du Coordonnateur du PRECESSE. Celui-ci mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer. En son absence, il désigne par note de service le responsable de la structure qui aura la délégation de pouvoir. Le champ de cette délégation est précisé par note de service. DOCUMENTS SUPPORTS - Registre de courrier au départ : porte les mentions suivantes : date d expédition, numéro d ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d un cahier pré imprimé scindé en colonnes, il permet d annoter les différents courriers envoyés par le Projet avec une indication de leurs destinataires ; un registre du courrier départ peut être individualisé par partenaire (par exemple CAA, Banque mondiale, entité) pour la gestion des courriers. - Cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du courrier envoyé, le destinataire, la date d envoi et le réceptionnaire. Une colonne émargement y est prévue. Elle reçoit la signature du destinataire. Les spécimens de ces documents sont joints à la fin du chapitre. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - préparation, - archivage, - envoie. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 63

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE 3.1.2 Tâche : Préparation Page : 2 Références Opérations L initiateur du courrier : 1 2 - saisit le courrier, - la transmet au secrétariat pour arrangement. Secrétaire de l UCP: 3 4 - effectue la mise en forme du courrier, - transmet au responsable de l'initiateur pour visa Le Responsable: 5 6 - après éventuellement quelques observations sur le courrier, - transmet le courrier auprès du secrétariat du Coordonnateur. Secrétaire du Coordonnateur: 7 - transmet le courrier au Coordonnateur pour observations. Le Coordonnateur : 8 9 - après éventuellement quelques observations, - transmet le courrier à l'assistance pour la mise sur papier entête. Secrétaire du Coordonnateur 10 11 12 13 - imprime le courrier sur papier entête, - transmet au Coordonnateur pour signature. Le Coordonnateur : - signe le courrier, - le transmet à son secrétaire PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 64

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART REFERENCE 3.1.2 Tâche : Archivage Page : 3 Références Opérations Secrétaire du Coordonnateur 1 2 3 - fait deux copies du courrier, - classe une copie dans le chrono des départs, - envoie une copie à l initiateur pour son classement. L initiateur : 4 5 6 - reçoit sa copie du courrier, - signe une décharge sur la copie de l'assistante, - effectue le classement de sa copie dans son dossier. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 65

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART Tâche : Expédition Page :4 REFERENCE 3.1.2 Références Opérations Secrétaire du Coordonnateur 1 2 3 4 5 - reçoit le courrier signé, - l enregistre dans le registre des courriers au départ, - l enregistre dans le cahier de transmission, - le prépare pour l envoie par l utilisation d enveloppe, plis colis appropriés, - le donne au coursier pour l envoi. Le coursier : 6 7 7bis 8 - achemine le courrier au lieu indiqué, - fait signer par le correspondant une décharge (dans le cahier de transmission et sur une copie de la lettre), - ou joint le papier OK au courrier s'il s'agit d'un fax, - retourne la décharge à l assistante. Secrétaire du Coordonnateur 9 10 11 - reçoit le cahier de transmission, - s assure qu il a été signé, - classe le cahier de transmission. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 66

MODELE DE REGISTRE «COURRIER DEPART» Date Expédition N d ordre Destinataire Objet Observation PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 67

MODELE DE «CAHIER DE TRANSMISSION» Date Expédition N d ordre Destinataire Référence Décharge PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 68

3.1.3 TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE PRECESSE Manuel de procédures TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE REFERENCE 3.1.3 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La réception des courriers en provenance de l extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette opération. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l opération. PRINCIPE D'APPLICATION - Le courrier reçu est d abord examiné par le Coordonnateur du PRECESSE qui en assure ensuite l imputation aux membres du personnel. - En cas d absence du Coordonnateur du PRECESSE ce dernier transmet à un autre agent habilité, ses prérogatives par note de service. La durée de cette délégation est également précisée dans la note. - Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne traitant le dossier. DOCUMENT SUPPORT - registre de courrier arrivée : cahier scindé en colonnes permettant de suivre de manière chronologique l ensemble des courriers reçus par le PRECESSE ainsi que leur provenance. Un registre du courrier arrivée peut être individualisé par partenaire (par exemple CAA, Banque mondiale, entité) pour la gestion des courriers. Le Spécimen de ce document est fourni à la fin du chapitre. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comporte deux principales tâches : - réception, - imputation. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 69

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE Tâche : Réception Page :2 REFERENCE 3.1.3. Références Opérations Secrétaire du Coordonnateur 1 2 3 4 - reçoit le courrier, - enregistre dans le registre de courrier arrivée en mentionnant la date de réception au moyen de cachets courrier arrivé, dateur et numéroteur, - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du PRECESSE ou de la personne habilitée pour ce faire, - dépose le trieur sur le bureau du responsable. Le Coordonnateur du PRECESSE ou la personne habilitée 5 6 7 - reçoit le courrier, - le traite, - impute le courrier au destinataire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 70

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE REFERENCE 3.1.3 Tâche : Imputation Page : 3 Le Secrétaire du coordonnateur: 1 2 3 4 - reçoit le courrier avec les consignes d imputation, - fait une copie du courrier, - classe dans le registre courrier arrivée l original, - transmet sous décharge au près du secrétariat du destinataire la copie du courrier. Le Secrétaire de l UCP: 5 6 7 - reçoit le courrier, - le mentionne dans son cahier, - le transmet sous décharge au responsable, qui à son tour l imputera à la personne chargée du dossier. Le destinataire : 8 9 - reçoit la copie du courrier sous décharge, - diligente le traitement approprié au courrier. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 71

MODELE DE REGISTRE «COURRIER ARRIVEE» Date Arrivée N D ordre Référence Expéditeur Objet Observation PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 72

3.1.4 TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL PRECESSE Manuel de procédures TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL REFERENCE 3.1.4 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le courrier confidentiel eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique. La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière. PRINCIPE D'APPLICATION - le Coordonnateur du PRECESSE est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou, à défaut, il désignera par note de service l agent chargé de le suppléer, - il décidera de la suite à donner au traitement du courrier, - il classera les courriers confidentiels reçus à son propre niveau, - il a la faculté de confier à son Assistante de Unité de Coordination du Projet (UCP) la préparation du courrier confidentiel à expédier. DOCUMENTS SUPPORTS Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le traitement du courrier confidentiel. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comporte deux tâches : - traitement au départ, - traitement à l arrivée. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 73

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références 1 2 3 4 5 6 7 8 TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL Opérations Le Coordonnateur du PRECESSE : REFERENCE 3.1.4 Tâche : Au départ Page : 2 - définit le caractère confidentiel du courrier, - enregistre le courrier dans son registre courrier confidentiel au départ, - fait une copie du courrier, - classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au départ, - dépose auprès de l initiateur une copie pour ses archives, - prépare l original au moyen d enveloppe, plis ou colis adéquats, - appose la mention «confidentiel» sur le courrier préparé, - donne à l Assistante de direction pour expédition, ou 6bis - transmet le courrier à l Assistante de direction pour la préparation de l expédition. Secrétaire du Coordonnateur 9 10 11 - reçoit le courrier, - l enregistre dans son registre en indiquant la mention «confidentiel», - diligente l expédition selon la procédure au départ, Ou L assistant(e) du service : 6ter 6quater 7bis 10bis 11bis - reçoit le courrier, - le prépare au moyen d enveloppe, de plis ou de colis adéquats, - y appose la mention «confidentiel», - l enregistre dans son registre en indiquant la mention, «confidentiel», - fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ le courrier préparé expédie le courrier. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 74

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL REFERENCE 3.1.4 Tâche : A l arrivée Page : 3 Références Opérations Secrétaire du Coordonnateur 1 2 3 - reçoit le courrier confidentiel, - l enregistre comme confidentiel dans son registre, - le transmet fermé au Coordonnateur du PRECESSE ou à son délégué désigné. Le Coordonnateur ou son délégué désigné : 4 5 6 7 8 9 10 11 - reçoit le courrier, - procède à son ouverture, - l enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu, - le traite, - décide de son imputation, - effectue une copie, - classe l original dans son classeur, - impute la copie au destinataire pour le traitement. Le destinataire : 12 13 - reçoit le courrier, - traite selon la procédure de courrier reçu. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 75

3.1.5 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE PRECESSE Manuel de procédures TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE REFERENCE 3.1.5 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu à l envoi se fait selon les procédures adéquates permettant un niveau de contrôles indispensables assurant la sécurité des opérations. Le courrier électronique est un moyen de communication reconnue au même titre que les autres formes de correspondances au sein du PRECESSE. Afin de faciliter la circulation de l information entre les acteurs du projet, un groupe comportant les adresses des destinataires des courriers devra être créé. La liste pourra être revue pour tenir comptes des éventuels mouvements des acteurs. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l opération. PRINCIPE D'APPLICATION Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites en 312 et 313, à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de services à partir de leur adresse électronique professionnelle. DOCUMENT SUPPORT - registre de courrier arrivé, - registre courrier départ, - cahier de transmission. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure concerne principalement le traitement du : - courrier au départ, - courrier à l arrivée. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 76

3.1.5.1 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART PRECESSE Manuel de procédures TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE AU DEPART REFERENCE 3.1.5.1 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information ou de correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes dans le traitement de ce type de courrier. PRINCIPE D'APPLICATION Chaque chef de service ou de département à une adresse électronique pour les échanges de correspondances professionnelles. Chaque agent est responsable des courriers qui viennent directement à partir de son adresse. Il est tenu de procéder à un classement à son niveau. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est transmise avec une décharge. Le courrier électronique envoyé pour solliciter un avis de non objection du bailleur est obligatoirement envoyé par le Coordonnateur. DOCUMENTS SUPPORTS - Registre du courriel au départ DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend une tâche : - Préparation, envoi et archivage. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 77

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE AU DEPART REFERENCE 3.1.5.1 Tâche : Préparation, envoie et copie Page : 2 Références Opérations L initiateur du courrier : 1 1 bis 2 3 4 5 - saisit le courrier, - obtient l accord du Coordonnateur - l'expédie au correspondant tout en faisant copie au coordonnateur, - tire deux copie du courrier, - le classe dans son chrono des courriers départ. - Transmet sous décharge une copie à la secrétaire du coordonnateur pour classement PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 78

3.1.5.2 TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE PRECESSE Manuel de procédures TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L ARRIVEE REFERENCE 3.1.5.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La réception des courriers électroniques en provenance de l extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette opération. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l opération. PRINCIPE D'APPLICATION L Assistante de Direction consulte dès son arrivée, chaque matin, la boite de réception des messages et transmet la copie au Coordonnateur du Projet. Le courrier reçu est d abord examiné par le Coordonnateur qui en assure ensuite l imputation aux membres du personnel. En cas d absence du Coordonnateur ce dernier transmet à un autre agent habilité, ses prérogatives par note de service. La durée de cette délégation est également précisée dans la note. Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne traitant le dossier. Toutefois, les courriels reçus par les responsables à partir de leur adresse professionnelle sont obligatoirement portés à la connaissance du coordonnateur avant leur traitement. DOCUMENT SUPPORT - Registre de courriel arrivée. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comporte deux principales tâches : - réception - imputation. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 79

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L ARRIVEE REFERENCE 3.1.5.2 Tâche : Réception Page : 2 Références Opérations Le Secrétaire du Coordonnateur : 1 2 3 4 5 - consulte la boite de réception des messages, - édite tous les messages reçus, - enregistre dans le registre de courrier arrivée en mentionnant la date de réception au moyen de cachets courrier arrivé, dateur et numéroteur, - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la personne habilitée pour ce faire, - dépose le trieur sur le bureau du responsable. Le Coordonnateur ou une personne habilitée pour ce faire: 6 7 - reçoit le courrier, - l'impute au destinataire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 80

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L ARRIVEE REFERENCE 3.1.5.2 Tâche : Imputation Page : 3 Secrétaire du Coordonnateur 1 2 3 4 - reçoit le courrier avec les consignes d imputation, - fait deux copies du courriel, - classe dans le chrono arrivé l original, - dépose au près du secrétariat du destinataire la copie du courrier avec une décharge. Le Secrétaire de l UCP : 5 6 7 - reçoit le courrier, - l enregistre dans son cahier, - l envoie chez le responsable de service, qui l imputera à la personne chargée du dossier. Le destinataire : 8 9 - reçoit la copie du courrier, - diligente le traitement approprié du courrier. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 81

SCHEMAS DE CIRCULATION DE COURRIER COURRIER ARRIVEE ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS Réception Secrétariat Numérotation Registre courrier arrivée Classement Trieur Coordonnateur Examen & Imputation Post-it Secrétariat Analyse & distribution Agents UCP /entité Traitement Secrétariat Classement Classeur PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 82

COURRIER DEPART ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS Agents de la UCP/Entité Rédaction Secrétariat Saisie, Préparation & Présentation à la signature Visa de l agent demandeur Coordonnateur Signature Secrétariat Traitement Registre départ Enregistrement L agent de liaison Expédition & décharge Cahier de transmission PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 83

3.1.6 GESTION DE LA TELECOPIE ET DU TELEPHONE PRECESSE Manuel de procédures TÉLÉCOPIE ET TÉLÉPHONE REFERENCE 3.1.6. Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l extérieur. Leur gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation. PRINCIPE D'APPLICATION Les communications avec l extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité. Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un dossier spécifique «Fax envoyés» et doivent être traités conformément aux procédures des courriers «départs». Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique «Fax Reçus» et doivent être traités conformément aux procédures des courriers à l arrivée. (cf. 3.1.1 et 3.1.2) Le Coordonnateur établit une règle d accès aux communications téléphoniques ; Cette règle permet d établir les conditions d appel urbain, interurbain et international. La mise en place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des communications téléphoniques ; La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels. Le modèle de ce registre est joint en fin de chapitre. DOCUMENT SUPPORT - Fiche de réception des communications, - Cahier de communications téléphoniques. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - la gestion des communications téléphoniques entrantes, - la gestion des communications téléphonique sortantes. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 84

PRECESSE Manuel de procédures DATE DE REVISION : TÉLÉCOPIE ET COMMUNICATION TÉLÉPHONIQUE RÉFÉRENCE 3.1.6. Tâche : Communication téléphonique entrante Page : 2 Références Opérations Secrétaire du Coordonnateur 1 2 - reçoit l appel, - le transfère directement au destinataire final, ou en cas d absence, 3 4 - prend le message sur la fiche des réceptions des communications téléphoniques, - remet la fiche à l intéressé dès son retour. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 85

PRECESSE FICHE DE RECEPTION DES COMMUNICATIONS Le à H mn Message reçu de. Destiné à.. Objet.. Disposition à prendre.. A téléphoné Est venu Va rappeler Urgent PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 86

PRECESSE Manuel de procédures DATE DE REVISION : TÉLÉCOPIE ET COMMUNICATION TÉLÉPHONIQUE RÉFÉRENCE 3.1.6. Tâche : Communication téléphonique sortante Page : 4 Le Personnel intéressé : 1 - demande au standard un numéro d appel, Le Secrétaire de l UCP 2 3 4 - compose le numéro, - passe la communication à l intéressé, - renseigne le registre des communications sortantes (heure d appel, numéro d appel, destinataire, le nom de l intéressé ayant demandé l appel). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 87

PRECESSE CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE Date : Noms appelant Numéros appelés Destination (services) Heures d appel PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 88

3.1.7 DOCUMENTATION ET ARCHIVAGES 3.1.7.1 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION La documentation d un projet a une importance primordiale : c est l outil de communication et de dialogue entre les membres de l équipe projet et les intervenants extérieurs Elle assure aussi la pérennité des informations au sein du projet. Afin d organiser la gestion de la documentation produite ou reçu par le projet, il convient au préalable d identifier tous les types de documents relatifs aux diverses étapes d un projet, de les référencer de manière homogène pour ensuite définir un mode de gestion commun à tous les acteurs du projet. 3.1.7.2 IDENTIFICATION ET STRUCTURES DE LA DOCUMENTATION IDENTIFICATION Afin d assurer l efficacité de la gestion de la documentation, il faut prévoir un mécanisme normalisé d identification des documents (homogénéité). Ainsi, chaque document reçoit une référence unique au sein du projet, constituée de plusieurs champs Cette référence apparaît en page de garde et sur chacune des pages du document de la manière suivantes : - nom du projet, - nature du document (sur 2 caractères), - identification du document STRUCTRURE Il peut être convenu que tout document doit comporter les éléments suivants sur la page de garde : le titre du document, la référence du document, la date de dernière mise à jour, le numéro de version de l'application concernée par le document, l'indice de révision du document (numéro chronologique) par rapport à la version de l'application, l état du document (ex : travail), le nom de l auteur (ou des auteurs), l objet du document (présentation rapide du contenu) PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 89

D autre part, sur chaque page du document préciser : le titre du document, la référence, la date de dernière mise à jour, le numéro de page / nombre de pages total. Une table des mises à jour des documents (après la page de garde) permet de retracer les différentes étapes qu a suivies le document et se décompose de la façon suivante : le numéro de version de l'application concernée par le document la date de dernière mise à jour de cette révision, l objet de la mise à jour du document par rapport à la révision précédente. Chaque document comprend un sommaire, qui reprend les titres des chapitres et des différents paragraphes et précise les numéros de pages correspondants. NB : GESTION DE LA DATE Tant que le document est en cours de production, et non diffusé pour vérification ou validation, la date utilisée peut être la date système de l ordinateur (celle du jour). Dès que le document fait l objet d une diffusion, la date (en page de garde et sur chaque page est figée à la date de dernière mise à jour. 3.1.7.3 GESTION DES VERSIONS REVISIONS Chaque modification de version d un document doit être soumise aux mêmes dispositions d approbation que les documents initiaux. L auteur de la modification est responsable : du respect du cycle de vérification et validation, de la modification de l'indice de révision, de la diffusion de la nouvelle version, de la sauvegarde des modifications. Pour certains documents, il est important de faire apparaître clairement les évolutions d'une révision à l'autre du document. A cet effet, l'option Outils/Suivi des modifications de Word est utilisée. Les corrections de fautes d'orthographe, de frappe ou de mise en page ne doivent pas apparaître avec des marques de révision. Pour cela, effectuer ce type de modifications sur le document initial avant de le dupliquer. Attention : Le document original choisi pour effectuer la révision, est fonction du destinataire auquel s'adresse cette révision : soit le destinataire aura en main toutes les révisions successives du document ; soit le document transmis fera la somme de toutes les relectures successives. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 90

3.1.7.4 OUTILS DE PRODUCTION DE LA DOCUMENTATION Tout nouveau document est produit sur PC, avec les logiciels WORD, EXCEL, Powerpoint ou autres logiciels équivalents. CLASSEMENT Tous les documents émis dans le projet sont référencés dans un journal de la documentation qui comporte les éléments suivants : référence du document, date de création, auteur(s), titre, outil de production du document (word, excel... Power point) NB : Chaque auteur de document est responsable de la mise à jour du journal de la documentation du projet. Un exemplaire papier de chaque document du projet est disponible dans l'armoire de la documentation du projet. Une feuille d'emprunt permet de connaître la localisation des documents sortis de l'armoire. 3.1.7.5 GESTION PHYSIQUE DES FICHIERS CONTENANT LES DOCUMENTS REPERTOIRES Les documents du projet sont accessibles en consultation à tous les membres de l'équipe projet sur serveur, dans un répertoire clairement identifié par le nom du projet. Un sous répertoire est créé par nature de document à gérer. Les noms de ces répertoires reprennent les codes de la nature du document. NOMS DES FICHIERS Le nom de chaque fichier rappelle la référence du document : - nature de document - identification du document La nature du document est rappelée dans le nom de fichier afin qu'il n'y ait pas de confusion entre des documents ayant la même identification mais pas la même nature Dérogation : la nature du document peut ne pas être inclue dans le nom du fichier si aucune confusion n'est possible entre 2 documents. Remarque : lorsqu'il est nécessaire de sauvegarder plusieurs révisions de documents, l'indice de révision est ajouté en fin du nom de fichier. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 91

3.1.7.6 PROCEDURES DE SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE Le répertoire du projet est sauvegardé chaque soir par la procédure automatique du serveur. Lorsque le développement d'une version de l'application est terminée, la documentation est archivée. Les courriers physiques entrant et sortant feront l objet également d une sauvegarde électronique. La secrétaire de l UCP devra quotidiennement scanner les courriers physiques après traitement comme décrit dans la procédure de gestion des courriers à l arrivée et au départ. Les dernières révisions des documents applicables sont transférées dans un nouveau répertoire identifié par le numéro de la prochaine version. Lorsque l'accès immédiat à un document n'est plus indispensable, le document est archivé par sécurité. Si le document est périmé, le responsable de la documentation veille à informer tous les détenteurs du document de sa cessation d'applicabilité. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 92

IV - PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 93

Cette procédure a pour objet de formaliser la gestion des ressources humaines au sein du projet. 4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION L équipe du projet comprent le personnel de l UCP et les points focaux. L Unité de Coordination du projet comprend les personnels clé : - le coordonnateur, - le RAF, - le SPM - le RSE - le comptable, et - le personnel d appui. Les points focaux comprennent deux représentants par entité d exécution (MINEP, MINEE, MINAS, MINDAF, MINSANTE, MINCULTURE, et les OSC). Cette fonction ressources humaines fait l objet des procédures relatives : - au recrutement du personnel, - à leur rémunération, - aux missions et déplacements, - aux sanctions. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 94

4.1.1 RECRUTEMENT PRECESSE Manuel de procédures RECRUTEMENT REFERENCE 3.2.1.1 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. Le PRECESSE doit être doté de ressources humaines adaptées à ses besoins en terme de compétences, de disponibilité et de rémunération. La procédure décrite ci-dessous précise les règles indispensables à respecter pour atteindre un bon résultat en matière de recrutement. PRINCIPE D'APPLICATION Le PRECESSE peut à cet effet utiliser plusieurs canaux : - utiliser les informations obtenues à partir des dépôts de candidature spontanée; - diffuser un appel à candidature par voie de presse ; - faire appel à des bureaux de recrutement de la place ; - combiner deux ou plusieurs de ces canaux dans le respect strict des procédures de passation des marchés de la Banque Mondiale (directives de mai 2004). La sélection des candidats s opérera par un comité mise en place par le maitre d ouvrage.. Pour un recrutement, il est opportun de passer par les étapes de présélection sur dossier, de sélection sur test et de faire passer les candidats en entretien oral. Pour un poste donné trois candidats doivent être retenus pour l entretien oral. Chaque salarié recruté doit constituer un dossier contenant les points suivants : une lettre de motivation, un Curriculum Vitae, une copie certifié conforme de l acte de naissance, une copie certifié conforme de la carte national d identité, un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois, un certificat médical attestant de l aptitude à travailler, la copie certifiée conforme des diplômes obtenus, les pièces justificatives de sa situation matrimoniale et deux photos d identité PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 95

Le dossier est mis à jour à chaque occasion touchant l état civil (mariage, naissance ) ou la situation professionnelle du salarié (avancement, promotion ). Les relations de travail au sein du projet peuvent être gérées par un règlement intérieur qui précisera les horaires de travail, les conditions de sécurité et d assurance du personnel DOCUMENTS SUPPORTS 1. Fiche de sélection des candidats : matérialise la sélection en spécifiant les aptitudes de chaque candidat dans une perspective de recrutement 2. Contrat de travail : acte juridique précisant l ensemble des engagements réciproques entre l entité et chaque salarié. Il contient l objet de la mission de l employé, sa rémunération, le cadre juridique relatif à ses relations avec l employeur 3. Fiche de déclaration à la CNPS ou bulletin d embauche, DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend quatre tâches : - l identification des candidats, - la sélection, - les formalités administratives, - les formalités déclaratives, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 96

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références RECRUTEMENT DU PERSONNEL Tâche : Identification des candidats Page :3 Opérations REFERENCE 4.1.1 Le Coordonnateur ou le Responsable de service: 1 2 3 4 - décide le canal à utiliser pour le recrutement, - utilise ce canal avec l aide du personnel (ou d un bureau), - recense les offres de candidature, - convoque un comité de recrutement. Le Comité : 5 6 7 - examine les offres, - effectue une présélection des candidats, - retient les candidats parmi lesquels la sélection s opérera. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 97

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : RECRUTEMENT DU PERSONNEL Tâche : Sélection Page :4 REFERENCE 4.1.1. Références Opérations Le Comité : 1 2 3 - élabore un test de sélection, - prévient les candidats présélectionnés, - les invites à venir passer le test de sélection. Le personnel présélectionné : 4 - subit le test. Le Comité : 5 6 7 - recense les résultats du test, - sélectionne les trois meilleurs candidats, - les convoque pour un entretien oral. Les candidats : 8 - passent à l entretien oral avec le comité ou quelques membres désignés. Le Comité : 9 10 11 12 - analyse les résultats de l entretien, - les confronte avec le test, - effectue un classement par ordre de mérite, - remet le résultat au Coordonnateur. Le Coordonnateur du Projet: 13 14 - désigne le candidat retenu, - l informe de son recrutement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 98

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références 1 2 RECRUTEMENT DU PERSONNEL Tâche : Formalités administratives Page :6 Opérations Le Coordonnateur: - fait élaborer par son assistant un contrat de travail, - le soumet pour appréciation au candidat sélectionné. REFERENCE 4.1.1 Le candidat : 3 4 - accepte les termes du contrat, - le signe et le retourne au Coordonnateur pour signature. ou 4bis 4ter - émet des réserves sur le contrat, - le retourne pour négociation avec le Coordonnateur. Le Coordonnateur : 5 6 5bis 5ter 6bis 7 8 9 10 - reçoit le contrat, - le signe. Ou - entame les discussions avec le candidat pour aplanir les points de désaccord, - fait signer le contrat par le candidat, - le signe à son tour, - donne une copie au candidat et garde une copie pour le Projet, - demande au salarié de constituer son dossier administratif. Le salarié : - constitue son dossier, - le dépose auprès du RAF. Le RAF : 11 12 - vérifie le contenu, - met régulièrement à jour les dossiers. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 99

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : RECRUTEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 4.1.1 Tâche : Formalités déclaratives Page :7 Références Opérations Le Coordonnateur: 1 - demande au RAF de déclarer le salarié à la sécurité sociale. Le RAF : 2 3 - procède à la déclaration du salarié auprès de la CNPS dans le mois de l embauche, - classe la copie de la déclaration dans le dossier du salarié. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 100

FICHE DE SELECTION CANDIDATS Poste à pourvoir Date Composante ou service bénéficiaire Candidats Evaluation sur dossier Résultat Test Evaluation à l entretien Observations Décision de recrutement Motivation de la décision Le responsable de la commission Un Membre de la commission PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 101

4.2 AVANTAGES ACCORDES AU PERSONNEL PRECESSE Manuel de procédures AVANTAGES ACCORDES AU PERSONNEL REFERENCE 4.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Les avantages accordés au personnel de l équipe de projet sont constitués : - de dotation au carburant, - la prise en charge de frais de téléphone,. Eu égard à l incidence financière significative que peuvent avoir ces avantages, Il est important de codifier l ensemble des tâches exécutées dans le processus d élaboration des états des avantages accordés. PRINCIPE D'APPLICATION.Les dotations forfaitaires de carburant allouées au personnel pour permettre le déplacement du personnel de l Unité de coordination et des points focaux en vue de faciliter leurs déplacements courants et leur participation aux différentes réunions sont fixées ainsi qu il suit: N ordre Responsables Montant hebdomadaire Montant mensuel 01 Coordonnateur 15 000 60 000 02 RSE 10 000 40 000 03 RAF 10 000 40 000 04 RPM 10 000 40 000 05 Comptable 10 000 40 000 06 Points focaux 10 000 40 000 Cette dotation ne tient pas compte des frais de carburant des missions de terrain. Les frais de carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage parcouru à savoir 10 litres de carburant au 100 km. Les allocations forfaitaires mensuelles de téléphone attribuées au personnel en complément de l utilisation du téléphone fixe de bureau pour des raisons de service sont fixées et réparties ainsi: PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 102

N ordre Responsables Montant mensuel 01 Coordonnateur 60 000 02 RSE 40 000 03 RAF 40 000 04 RPM 40 000 05 Comptable 40 000 06 Points focaux 40 000 07 Secrétaire Coordonnateur 15 000 08 Secrétaire UCP 10 000 09 Chauffeurs UCP 5 000 Chaque mois les états des avantages accordés sont préparés par le comptable selon une procédure réglementée Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle. Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui seront définis par L UCP en commun accord avec le bailleur. DOCUMENTS SUPPORTS Etat: récapitulatif des avantages accordés. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend une tâche : - établissement de l état récapitulatif des avantages PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 103

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : REMUNERATION DU PERSONNEL REFERENCE 4.2 Tâche : Etablissement récapitulatif des avantages Page : 3 Références Opérations Chaque mois le RAF en collaboration avec le comptable : 1 2 3 4 5 - procède à l acquisition des tickets de carburant et des cartes téléphonique suivant la procédure de passation de marché - établit l état récapitulation des avantages d après la clé de répartition validée par l IDA en deux copies et contenant les informations relatives au Projet (intitulé et adresse), les bénéficiaires (nom, poste occupé) et les avantages (période, nature et montant, date et émargement ). - le fait signé par le Coordonnateur - procède à la distribution et reçoit la signature des bénéficiaires - procède à l enregistrement conformément au schéma comptable PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 104

4.3. MISSIONS ET DEPLACEMENTS PRECESSE Manuel de procédures MISSIONS ET DEPLACEMENTS REFERENCE 4.3 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Les activités du PRECESSE couvrent tout le territoire national. Le personnel du Projet est amené à diligenter des missions sur les sites pour évaluer le déroulement des activités. La gestion administrative et financière de ces missions mérite d être formalisée. C est l objectif de la présente procédure. PRINCIPE D'APPLICATION La planification annuelle de la mission découle de budgétisation des activités. Elle devrait être disponible pour permettre aux acteurs de mieux programmer leur activité. Un plan d activités soutenu par un TDR de la mission est préalablement soumis à l UCP sur les missions programmées durant une périodicité à fixer qui peut être soit mensuelle soit trimestrielle. Les TDR d une formation ou de la mission doit comprendre les principaux éléments suivants : - le contexte et justification, - les objectifs de la mission, - les résultats attendus, - les bénéficiaires/participants (nombre, provenance,) - le programme de déroulement de la formation - le lieu, - le budget de la formation. Aucune mission ou déplacement du personnel du Projet ne doit être mené sans un ordre de mission signé de la hiérarchie. Le Responsable Administratif et Financier devrait être informé au moins 15 jours à l'avance avant le départ en mission en vue de la prise des dispositions conséquentes. Le Mission à l intérieur du pays Les frais de carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage parcouru à savoir 10 litres de carburant au 100 km. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 105

Une dotation en espèce sera remise aux chauffeurs pour faire face à des situations imprévues dues à un cas de force majeur (crevaison, maladie, accident). Les frais de mission attribués au personnel de l UCP et des points focaux sont répartis ainsi qu il suit: Mission à l étranger N ordre Responsables Montant hors de Yaoundé 01 Coordonnateur 50 000 02 RSE 50 000 03 RAF 50 000 04 RPM 50 000 05 Comptable 50 000 06 Points focaux 50 000 07 Secrétaire Coordonnateur 30 000 08 Secrétaire UCP 30 000 09 Chauffeurs UCP 20 000 10 Chauffeurs focaux 20 000 Le barème à appliquer est celui du taux du PNUD. Pour les missions à l étranger, l UCP doit obtenir la non objection du bailleur par rapport à l activité. Le bénéficiaire devra obtenir l autorisation de sortie auprès des services du premier ministre. Le projet peut décider de prendre en charge ses partenaires lors de certaines missions. Les conditions de cette prise en charge sont précisées par le Coordonnateur par note de service. DOCUMENTS SUPPORTS 1. TDR de la mission : document comprenant les éléments justifiant l objet et les caractéristiques essentiels de la mission. Le modèle de l ordre de mission est celui de l administration 2. Fiche de budget de mission : sert de support au décaissement de l avance sur les missions. 3. Ordre de mission : établis et signés par le Coordonnateur du Projet ou son représentant désigné pour le personnel de l UCP et par le Ministre ou son représentant pour le personnel des entités. 4. Autorisation de sortie : une autorisation de sortie délivrée par le service du premier ministre 5. Texte de mise en stage : l arrêté de mise en stage du ministre de la fonction publique PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 106

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - Préparation, - Rapport des missions. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 107

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MISSION ET DEPLACEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 4.3 Tâche : Préparation Page : 4 Références Opérations Le Coordonnateur ou le personnel de l UCP : 1 2 3 3bis - élabore un ordre de mission, - précise les conditions de déroulement, - transmet l ordre de mission au Coordonnateur - Pour les missions réalisées par le Coordonnateur, où en son absence, une personne serait désignée par note de service Le Coordonnateur 4 5 - Vérifie et signe l ordre de mission, - Transmet l ordre de mission au RAF, pour la prise de mesures. Le RAF : 6 7 8 8bis 9 10 - reçoit l ordre de mission, - demande au chef de mission d élaborer son budget prévisionnel à transmettre dans les plus brefs délais, - fait faire une copie de l ensemble pour classement, - gère la logistique, - fait établir le mandat au nom du responsable de mission sur la base du budget présenté, - délivre un mandat complémentaire pour rembourser le reliquat dû au responsable de mission. - transmet les documents au comptable. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 108

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MISSION ET DEPLACEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 4.3 Tâche : Préparation Page : 5 Références Opérations Le Comptable : 1 2 3 4 5 6 - effectue une copie des mandats et de l ordre de mission, - procède à l enregistrement comptable de ces frais selon le schéma prévu dans les procédures comptables, - élabore une fiche d avance à justifier, - passe l écriture comptable de l avance, - donne le dossier au responsable de mission pour signature. Le responsable de mission : 7 8 9 - reçoit les chèques et les fiches, - signe la fiche de budget de mission, - garde une copie pour la justification. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 109

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références MISSION ET DEPLACEMENT DU PERSONNEL REFERENCE 4.3 Tâche : Rapport des missions Page : 6 Opérations Le responsable de mission : 1 2 3 4 5 6 7 8 8bis 9 - élabore un rapport d exécution adressé au Coordonnateur du PRECESSE au plus tard 5 jours ouvrables après la fin de la mission, - réunit les justificatifs de budget de mission accompagné de l ordre de mission visé au départ et à l arrivé, - remplit la fiche de justification, - tire le solde, - dépose le dossier au près du comptable avec le solde des sommes avancées ou un reliquat à lui verser. Le Comptable : - reçoit les fiches, - contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement de la mission, - diligente l encaissement du solde selon les procédures d encaissement, ou - libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de mission, - enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 110

MINISTERE MINEP MINISTRY SERVICE: Inspection Générale IMPUTATION BUDGETAIRE Budgetary charge Chap. Art. Parag. Exercice 20 20 ORDRE DE MISSION MISSION ORDER N M. nom - name REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON Paix Travail Patrie Peace Work Fatherland Situation des crédits Dotation Dépenses engagées Engagement proposé Reliquat disponible Prénom first name Grade: Affectation Rank Unit Matricule : Situation de famille : Indice Service number Family situation Index Se rendra à Kribi en passant par Wil visit via Motif et références : Purpose and references Accompagné de Accompagnied by nom, prénom- name, first name Moyen de transport : Véhicule privé Means of transport Date de départ : 25 août 2008 Date de retour : 23 septembre 2008 Date of departure Date of return date heure - hour Cachet Official stamp DELIVRE PAR NOUS ISSUED BY US nom name grade rank function - function A (At) Yaoundé le (on the) (Signature) INDEMNITE JOURNALIERE Daily allowance Normale Normal Réduite Reduced Partielle - Partial DECOMPTES DES AVANCES -- DETAILS OF ADVANCES AU DEPART -- AT DEPARTURE NOMBRE TAUX DECOMPTE Number Rate Sub - total TOTAL NOMBRE Number TOTAL EN ROUTE TAUX Rate DECOMPTE Sub - total Indication des réquisitions délivrées au départ Indication of requisitions issued on departure ARRETE A LA SOMME DE CLOSED AT THE SUM OF Payée à titre d avance Paid as advance A (At), le (on the) Le (The) (signature) PAYE A LA SOMME DE PAID AT THE SUM OF à titre de for A (At), le (on the) Le (The) (signature) PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 111

REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON Paix Travail Patrie Peace Work - Fatherland IMPUTATION BUDGETAIRE Budgetary charge Chap ------ Art ---- Parag ------- Exercice 20.. 20 FEUILLE DE DEPLACEMENT TRAVELLING WARRANT ======o======= DEPLACEMENT (1) TEMPORAIRE DEFINITIF Type of movement Touring Transfer MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES MINISTRY OF ECONOMY AND FINANCE DIRECTION DE L ADMINISTRATION GENERALE GENERAL ADMINISTRATION DEPARTEMENT AU DEPART On departure de Yaoundé from le on the à. heures at hours de from le on the à. heures at hours de from le on the à heures at hours de from le on the à heures at hours INDEMNITE JOURNALIERE Daily allowance VISAS CERTIFICATION SUCCESSIVE des conditions de logement et de nourriture successive certification of board and lodging conditions Signature (et cachet and official stamp) A L ARRIVEE On arrival à... at le.. on the à..heures at hours à... Signature (et cachet and official stamp) at le.. on the à..heures at hours à... Signature (et cachet and official stamp) at le.. on the à..heures at hours à... Signature (et cachet and official stamp) at le.. on the à..heures at hours REGLEMENT DEFINITIF --- FINAL SETTLEMENT NOMBRE TAUX DECOMPTE Number Rate Sub - total OBSERVATIONS Remarks ARRETE LE DECOMPTE FINAL A LA SOMME DE : Final balance concluded at the sum of : NORMALE Normal... REDUITE Reduced.. PARTIELLE - Partial. A (At) le (on the) TOTAL Le (the) AVANCES OU ACOMPTES A DEDUIRE --- - (Signature) Advances or instalments to be deducted POUR ACQUIS Received RESTE A PAYER = Remainder to be paid (Signature) PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 112

4.4. GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES PRECESSE Manuel de procédures GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE 4.4 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Dans le cadre de la réalisation de ses activités, le projet est amené à organiser des ateliers et des séminaires de formation. La gestion administrative et financière de ces ateliers et séminaires mérite d être formalisée. C est l objectif de la présente procédure. PRINCIPE D'APPLICATION Pour une meilleure mobilisation des acteurs au cours des ateliers et séminaires organisés par le projet, le coordonnateur de l UCP devra envoyer une lettre d invitation signée aux entités dans un délai raisonnable avec copie adressée aux points focaux. Le Choix de l hôtel devant abriter les travaux des ateliers est fait sur la base d appel à la concurrence. Il sera constitué un fichier d au moins trois hôtels par ville (Kribi, Douala, Limbé ) présélectionnés au préalable pour l organisation de différents ateliers et séminaires du Projet. Le PRECESSE négociera au préalable les prix de l hébergement (chambre simple avec petit déjeuner). Pour garantir l efficacité des ateliers et séminaires organisés par le PRECESSE, tous les participants seront logés à l hôtel où les travaux se dérouleront. Par conséquent, une réservation de groupe sera faite au nom du Projet de Renforcement des capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur Énergie «PRECESSE». Les repas (déjeuners et pause-café) des participants pendant les séminaires seront servis en groupe et pris en charge par le PRECESSE. Une allocation forfaitaire journalière sera remise à chaque participant pour couvrir les repas du soir et autres dépenses selon la répartition suivante: 25 000 Francs CFA pour les villes de Douala, Kribi et Limbe; 20 000 Francs CFA pour les autres villes. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 113

Les frais de transport terrestre ou ferroviaire seront remboursés aux participants résidant hors de la ville sur présentation des justificatifs (ticket de transport pour ceux qui empruntent le transport public, facture de carburant pour ceux qui utilisent leur véhicule). Le montant de carburant sera évalué selon le critère de 12 litres au 100 km parcouru multiplié par le prix affiché à la pompe des stations service. Dès l acquisition des véhicules de PRECESSE, les déplacements se feront en groupe et en commun dans les véhicules du projet et les frais de carburant seront supportés par PRECESSE. Les autres frais (boissons hors repas, bar, téléphone, buanderie ) ne sont pas pris en charge par le PRECESSE. DOCUMENTS SUPPORTS 1. TDR de la mission : document comprenant les éléments justifiant l objet et les caractéristiques essentiels de la mission. Le modèle de l ordre de mission est celui de l administration 2. Ordre de mission : établis et signés par le Coordonnateur du Projet ou son représentant désigné pour le personnel de l UCP et par le Ministre ou son représentant pour le personnel des entités. 3. Fiche de présence : document recensant les informations sur les participants. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - Préparation, - Compte rendu. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 114

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE 4.4 Tâche : Préparation Page : 3 Références Opérations L Initiateur de l activité 1 2 3 - s assure de la disponibilité des fonds à cet effet, - conçoit le TDR de l atelier ou du séminaire ainsi que le budget prévisionnel - soumet à l appréciation du Coordonnateur pour avis et visa, Le Coordonnateur du projet 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 - reçoit le TDR - vérifie et analyse la pertinence - apporte éventuellement de correction appropriée - transmet au RAF le budget de la formation (perdiems et autres frais connexe) pour disposition à prendre - sur consigne du Coordonnateur élabore un ordre de mission Le RAF - reçoit les documents - s assure de la logistique - prépare l état de paiement, - transmet à la CAA pour décaissement La CCA - reçoit la demande - procède au décaissement, - transmet au projet pour exécution PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 115

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE 4.4 Tâche : Préparation Page : 4 Références 16 17 18 19 20 Opérations Le RAF - reçoit la mise la disposition de fonds - photocopie les documents de paiement et de l ordre de mission - prend les contactes nécessaires à la réalisation de l atelier (localité, lieu, hébergement, moyens de déplacement, restauration) - définit les moyens matériels nécessaires (la logistique, la documentation, les supports pédagogiques de communication etc.) - transmet les copies des documents de paiement au comptable Le Comptable : 21 22 -,reçoit les copies des documents - procède à l enregistrement comptable de ces frais selon le schéma prévu dans les procédures comptables, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 116

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES REFERENCE 4.4 Tâche : Compte rendu Page : 5 Références Opérations Le responsable de mission : 1 2 3 4 5 - élabore un rapport d exécution adressé au Coordonnateur du PRECESSE, - réunit les justificatifs de budget de mission accompagné de l ordre de mission visé au départ et à l arrivé, - remplit la fiche de justification, - tire le solde, - dépose le dossier au près du comptable avec le solde des sommes avancées ou un reliquat à lui verser. Le Comptable : 6 7 8 8bis 9 - reçoit les fiches, - contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement de l atelier - diligente l encaissement du solde selon les procédures d encaissement, ou - libelle un chèque pour verser le reliquat au responsable de mission, - enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 117

4.5 EVALUATION ET SANCTIONS PRECESSE Manuel de procédures EVALUATION ET SANCTION REFERENCE 4.5 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE L évaluation et la sanction sont des critères d une bonne politique de gestion des ressources humaines. Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d apparaître en raison souvent de son caractère qui peut parfois paraître subjectif. Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la sanction et l évaluation pour les membres du personnel. La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et en précisant les règles significatives. PRINCIPE D'APPLICATION Les dispositions du code du travail en matière de sanction s appliquent au PRECESSE pour ce qui concerne le personnel contractuel. Une équipe d évaluation constituée de personne ressource est mise place par le coordinateur pour procéder à l évaluation annuelle du personnel. La période d évaluation est fixée au 10 ème mois de la première et de la deuxième année. Le dossier des employés est régulièrement mis à jour en fonction des événements postérieurs. Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service, les heures supplémentaires ) En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services d un conseil extérieur qualifié. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et ses circonstances. 2. Fiche d évaluation DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - appréciation de la faute, - administration de la sanction - Evaluation du personnel. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 118

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : SANCTION REFERENCE 4.5 Tâche : Appréciation Page : 2 Références Opérations Le responsable d un service : 1 2 3 4 - constate une faute de la part d un membre de son personnel, - juge de l importance de la faute, - décide de lui donner un caractère formel, - contacte le Coordonnateur dans les vingt quatre heures. Le Coordonnateur : 5 6 7 - prend connaissance, - apprécie la gravité, - demande au RAF d effectuer le constat. Le RAF : 8 9 10 11 - reçoit la consigne du Coordonnateur, - se rend sur place, - s entretient avec le salarié fautif, - remplit la fiche de constat. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 119

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références SANCTION Tâche : Administration Page :3 Opérations REFERENCE 4.5 Le Coordonnateur : 1 2 3 4 5 6 - reçoit une copie de la fiche de constat, - apprécie le caractère de la faute, - adresse une demande d explications à l acteur concerné, - détermine la sanction appropriée, - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée au salarié, - adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement. Le RAF : 7 8 9 - reçoit la lettre, - la classe dans le dossier du salarié, - prends les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction (suspension, licenciement ). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 120

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : EVALUATION Tâche : Evaluation du personnel Page :4 REFERENCE 4.5 Références Opérations Le Coordonnateur : 1 2 3 4 5 6 - Constitue une équipe restreinte - Fixe les dates et les heures de rencontre, - Reçoit les collaborateurs individuellement, - Echange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par rapport aux TDR de leurs postes respectifs, - A la fin de l entretien, un bilan est dressé et un contrat de performance signé avec le collaborateur pour l année prochaine, - A titre indicatif une prime de motivation peut être versée. Evaluation des agents de soutien 7 - Les agents de soutien sont évalués en présence de leurs supérieurs hiérarchique. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 121

DOSSIER D EVALUATION Nom du salarié : Emploi occupé : Date de prise de fonction : Entretien effectué par : Date de l entretien : RAPPEL DES OBJECTIFS DE L ANNEE ECOULEE Rappel des objectifs (se limiter à 4 ou 5 objectifs essentiels, factuels et mesurables) Résultats et interprétation des écarts Objectifs collectifs Objectifs individuels Réalisation des objectifs clairement définis PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 122

B2 FICHE D EVALUATION NOM : CRITERES A B C (Liste non exhaustive) 1- Connaissance du métier et savoir faire. Maîtrise des travaux liés au poste de travail comportant : - la connaissance technique, - la méthodologie, - la capacité à rédiger les rapports 2-Capacité relationnelle. Travail en équipe / collaboration avec ses collègues. Capacité d écoute. Capacité de mise en œuvre des recommandations de la Unité de Coordination du Projet (UCP) 3- Activité efficacité et dynamisme. Rythme de travail. Taux d erreur.capacité d auto formation 4- Autonomie. Prise d initiative / de risque. Capacité d analyse et de proposition 5- Engagement personnel. Implication. Disponibilité 6- Autres Supplément Maîtrise et Encadrement 7- Capacité de management.capacité à transmettre l information ascendante et descendante.capacité d écoute.capacité de rendre compte.capacité de transmission du savoir.capacité de planification et d organisation.capacité à faire adhérer l équipe aux objectifs Force de persuasion et capacité de négociation A : Excellent B : Bon C : Passable PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 123

SYNTHESE DE LA TENUE DU POSTE Poste très bien tenu Poste partiellement tenu Poste bien tenu Poste non tenu La durée d occupation du poste est insuffisante pour porter une appréciation Conclusion générale de l évaluateur.. Point de vue de l agent sur les conclusions de l évaluateur Signature de l évaluateur Signature de l agent PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 124

CONSTAT DE FAUTE Structure responsable Salarié concerné Date de la faute Description précise des conditions de la faute Date Signature responsable Signature du Coordonnateur Signature du salarié. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 125

4.6 DEPARTS EN CONGES PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : DEPARTS EN CONGES REFERENCE 4.6 Tâche : Départ en congés Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE : Conformément au code du travail camerounais, chaque travailleur a droit à 2,5 jours de congés par mois payés après une année de travail. Les procédures qui suivent visent à fixer les différentes étapes de cette procédure. PRINCIPE D'APPLICATION Au début de l'année, le Coordonnateur envoie une correspondance à tous les agents pour leur demander de proposer la période qui les convient pour leur congé. Les périodes fixées par les agents ne sont qu'à titre indicatif. Le Coordonnateur a la possibilité de reporter les congés d'un agent si les contraintes du travail l'exigent. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend une tâche - la programmation des congés. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 126

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : DEPARTS EN CONGES REFERENCE 4.6 Tâche : Programmation des congés Page : 2 Références Opérations Le RAF 1 2 3 - prépare la correspondance à envoyer aux agents, - la fait signer par le Coordonnateur, - la fait expédier aux agents Les Agents 4 5 6 - reçoivent la correspondance, - propose la période de congés souhaitée. - la fait parvenir au RAF Le RAF 7 8 9 10 11 12 13 14 - reçoit les propositions de période des agents - compile la situation, - soumet à l approbation du Coordonnateur Le Coordonnateur - apporte des éventuelles corrections - transmet à l Assistante Administrative Le RAF - corrige sur la base des observations du Coordonnateur - fait signer le Coordonnateur - affiche le programme signé PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 127

PRECESSE PROPOSITIONS DE DEPART EN CONGES Noms et prénoms Entité Périodes proposées par les agents Périodes retenues par l UCP PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 128

4.6 GESTION DES ABSENCES ET PERMISSIONS PRECESSE Manuel de procédures GESTION DES ABSENCES & PERMISSION REFERENCE 4.6 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le personnel peut s absenter pour des raisons diverses (Evènement familial, maladie.). L objectif de cette procédure est de préciser les responsabilités en vue d éviter les abus. PRINCIPES D'APPLICATIONS Toute absence doit être justifiée au Coordonnateur. Celui-ci doit être informé par tous les moyens (courriers, téléphones.). L agent est tenu de fournir les justificatifs de la raison évoquée pour l absence. La pièce justificative de l absence est classée au dossier de l agent. Elle pourra servir à déduire le nombre de jours des congés. Sauf en cas d urgence, l agent doit remplir la fiche de permission au moins 24 heures avant le jour prévu. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 129

FICHE DE PERMISSION Date :. Mr, Mlle, Mme (Nom de l agent Fonction Motif de la permission Durée demandée :... Durée accordée Signature de l agent Visa du RAF. Visa du Coordonnateur Observations du COORDONNATEUR (Préciser le traitement à faire par le Comptable de l absence) déduction des congés déduction des salaires pas de déduction etc PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 130

4.7 CESSATIONS DE FONCTIONS PRECESSE Manuel de procédures CESSATIONS DE FONCTION REFERENCE 4.7 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Les agents du PRECESSE peuvent cesser leur fonction pour des raisons diverses. Celles ci peuvent être liées à une décision du PRECESSE ou du salarié. Les procédures qui suivent précisent les différents acteurs intervenants dans la cessation d'activité d'un agent. Les cessations de fonction concernent : - l admission à la retraite, - la démission, - le licenciement, - la révocation, - le décès. PRINCIPE D'APPLICATION La démission résulte de la volonté de l agent de quitter définitivement l entreprise. Cette démission ne devient définitive après l expiration de la période de préavis convenue avec l unité de gestion. Le licenciement et/ou la révocation sont décidés par l emprunteur sur proposition de l UCP et soumis à l avis du bailleur en ce qui concerne les cadres. Le licenciement peut être décidé dans les cas suivants : - la suppression des postes, - l incapacité professionnelle, - une faute lourde. Dans chaque cas, les parties doivent agir conformément aux dispositions du code de travail du Cameroun. Le Coordonnateur doit préparer les différents actes permettant de constater cette cessation de fonction (lettre de licenciement, soldes de tout compte ). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 131

V PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 132

Le patrimoine du PRECESSE, est constitué des immobilisations et des stocks de consommables détenus au titre des activités. Les immobilisations acquises dans le cadre du projet sont la propriété de l ETAT. 5.1 IMMOBILISATIONS 5.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d une structure. Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l exercice, mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d exploitation. Les immobilisations sont acquises par l unité de coordination. Celles acquises dans le cadre de la mise en œuvre des différentes entités d exécution sont affectées aux points focaux et autres structures impliqués dans la gestion du projet par le Coordonnateur. Ce dernier doit informer par courrier l entité tout en précisant que ces biens affectés doivent être strictement utilisés dans le cadre des activités du projet. Ces immobilisations seront reversées à l entité d exécution à la fin du projet. Dans le cas du PRECESSE, les immobilisations comprennent: - les logiciels - les études et recherche - le matériel et mobilier - le matériel roulant, - les équipements informatiques, - les aménagements et installations réalisés dans les bureaux. Par convention expresse, et compte tenu du seuil de signification retenu, les biens durables dont la valeur d origine ne dépasse pas 200 000 FCFA (Deux Cent mille francs CFA) doivent être directement inscrites en charge. Toute immobilisation doit être bien gardée, conservée et protégée. Les cautions et autres immobilisations financières doivent être conservées dans un coffre fort. Toute immobilisation doit être assurée contre certains risques, notamment incendie des locaux dans lesquelles elle se trouve, le vol, la destruction, les dégâts des eaux. La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de la gestion des immobilisations. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 133

Les procédures décrites sont les suivantes : - l entrée dans le patrimoine, - la sortie (la destruction, le vol, la mise au rébus) - l inventaire, - la gestion des véhicules 5.1.2 ENTREE DANS LE PATRIMOINE PRECESSE Manuel de procédures ENTREE DES IMMOBILISATIONS DANS LE PATRIMOINE REFERENCE 5.1.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE L acquisition des immobilisations s effectue selon la procédure des approvisionnements. Les procédures qui suivent visent à préciser par des tâches simples les dispositions utiles à mettre en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet. PRINCIPE D'APPLICATION Toutes les formalités administratives de mise en service pour les immobilisations sont effectuées par le Projet, Le comité chargé de la réception des biens au niveau du Projet est constitué du Responsable Administratif et Financier, du Spécialiste en Passation des Marchés, du Responsable du Suivi- Evaluation et un des deux points focaux. Les immobilisations à l entrée dans le patrimoine sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce code tient compte de : - Leur nature (MA pour matériel et agencement, MI pour matériel informatique, MR pour matériel de transport etc. ) - Leur affectation (01 pour la Coordination etc..) - Leur date d acquisition (01pour l année 2001, 02 pour l année 2002 etc..) - Leur source de financement (01 pour l Etat, 02 pour l IDA etc. ) - Le numéro d ordre. D autres caractéristiques seront retenues à l initiative du PRECESSE. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 134

DOCUMENTS SUPPORTS 1. Registre des immobilisations : récapitule pour chaque catégorie d immobilisation les informations nécessaires à leur traitement administratif. Il peut être tenue à partir d'un tableur ; 2. Bon de réception ; 3. Procès verbal d affectation. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - la réception, - l affectation PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 135

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ENTREE DES IMMOBILISATIONS DANS LE PATRIMOINE REFERENCE 5.1.2.1 Tâche : Réception Page : 1 Références Opérations Le comptable : 1 2 3 - constate la réception des immobilisations en délivrant le bon de réception, - définit le code de l immobilisation, - remplit et met à jour le registre des immobilisations. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 136

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références ENTREE DES IMMOBILISATIONS DANS LE PATRIMOINE REFERENCE 5.1.2.2 Tâche : Affectation Page : 1 Opérations Le Coordonnateur: 1 2 - arrête la date d affectation de l immobilisation, - informe par courrier le point focal, Le RAF : 1 2 3 4 5 - organise la séance d affectation sur instructions du Coordonnateur, - émet le procès-verbal, - fait signer le procès-verbal par le point focal, - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur, - donne copie du procès-verbal au comptable pour classement PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 137

PRECESSE REGISTRE DES IMMOBILISATIONS Date Code Nature Localisation Désignation Financement Valeurs PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 138

PRECESSE PROCES VERBAL D AFFECTATION Sous composante Responsable Date d affectation Référence Désignation Quantité Observation Le Coordonnateur Le Point focal PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 139

5.1.3 SORTIES Les sorties des immobilisations prennent en compte les procédures relatives à la destruction, le vol et la mise en rebut 5.1.3.1 DESTRUCTION PRECESSE Manuel de procédures DESTRUCTION DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La dispersion des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La présente procédure a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le traitement de la disparition des immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable. PRINCIPE D'APPLICATION Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d assurance efficaces contre les destructions. Toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur. Le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur et enfin le responsable de l immobilisation. Après constat le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de l immobilisation. DOCUMENTS SUPPORTS Procès-verbal de destruction : document permettant d identifier les immobilisations détruites. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - le constat, - le traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 140

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : DESTRUCTION DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.1 Tâche : Constat Page : 2 Références Opérations Le responsable d une immobilisation : 1 2 3 - constate sa destruction, - s enquiert des conditions de cette destruction, - prévient le Coordonnateur par courrier. Le Coordonnateur : 4 5 - reçoit le courrier, - l impute au RAF pour traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 141

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : DESTRUCTION DES IMMOBILISATIONS Tâche : Traitement Page :3 REFERENCE 5.1.3.2 Références Opérations Le RAF : 1 2 3 4 5 6 6bis 7 8 - reçoit les instructions du Coordonnateur, - constate la destruction sur place, - émet le procès-verbal, - fait signer le procès-verbal par le responsable, - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur, - donne copie du procès-verbal au comptable pour la mise à jour des documents, ou - met à jour lui même les documents. - reçoit le procès-verbal, - transmet le PV à au comptable pour la clôture de la fiche d immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations. ou 9 10 11 12 - clôture la fiche d immobilisation, - met à jour le registre des immobilisations, - reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée, - constate la sortie de l immobilisation. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 142

PRECESSE PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION Structure responsable Immobilisation concernée Date de la destruction Description précise des conditions de la destruction Date Signature responsable Signature RAF Signature du Coordonnateur PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 143

5.1.3.2 VOL PRECESSE Manuel de procédures VOL DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de survenance d un cas de vol il est indispensable que des garanties minimales soient prises pour permettre au PRECESSE d obtenir réparation du préjudice subi. PRINCIPE D'APPLICATION Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d assurance efficaces contre les vols. Toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par un procèsverbal dûment établi. Le responsable de l immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur. Le procès-verbal de vol, est signé par le Coordonnateur, ou par le RAF. Après constat les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter une enquête appropriée. DOCUMENTS SUPPORTS Procès-verbal de vol : constate la disparition d un élément immobilisé du patrimoine. Fiche à tenir manuellement et à mettre à la disposition du Comptable et du RAF. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - le constat, - le traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 144

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : VOL DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.2 Tâche : Constat Page :2 Références Opérations Le responsable d une immobilisation : 1 2 3 - constate son vol, - s enquiert des conditions de ce vol, - prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante huit heures de son constat. Le Coordonnateur : 4 5 6 - reçoit le courrier, - l impute au RAF pour traitement, - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une enquête. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 145

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références VOL DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.2 Tâche : Traitement Page : 3 Opérations Le RAF: 1 2 3 4 5 6 - reçoit les instructions du Coordonnateur, - constate le vol sur place, - émet le procès-verbal, - fait signer le procès-verbal par le responsable, - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur, - transmet une copie du procès-verbal au Comptable pour la mise à jour des documents, L agent administratif : 7 8 - clôture la fiche d immobilisation, - met à jour le registre des immobilisations, Ou 7 bis 8 bis 9 10 - reçoit le procès-verbal, - clôture la fiche d immobilisation, - met à jour le registre des immobilisations, - constate la disparition de l immobilisation. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 146

PRECESSE PROCES VERBAL DE VOL Structure responsable Immobilisation concernée Date du Vol Description précise des conditions du Vol Date Signature responsable Signature Coordonnateur Signature RAF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 147

5.1.3.3 MISE AU REBUT PRECESSE Manuel de procédures MISE AU REBUT DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.3 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Du fait de l utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d usage. Elles doivent être mises au REBUT. Cette opération doit faire l objet de formalisation. Les étapes décisives de la mise au rébus sont ci dessous décrites. PRINCIPE D'APPLICATION Toute immobilisation hors d usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur. Le procès-verbal de mise au rebut est signé par le Coordonnateur ou son délégué désigné. Après constat le Coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l immobilisation. En cas de ventes, les procédures réglementaires en vigueur au plan national doivent être respectées. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Procès-verbal de mise au rébus. 2. Fiche individuelle et registre des immobilisations. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - le constat, - le traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 148

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MISE AU REBUT DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.3 Tâche : Constat Page : 2 Références Opérations Le responsable d une immobilisation : 1 2 3 - constate la non fonctionnalité, - s enquiert des raisons de cette situation, - prévient le Coordonnateur par courrier de la mise hors d état de marche de l immobilisation. Le Coordonnateur : 4 5 - reçoit le courrier, - l impute au RAF pour traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 149

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MISE AU REBUT DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.3.3 Tâche : Traitement Page : 3 Références Opérations Le RAF : 1 2 3 4 5 6 7 8 - reçoit les instructions du Coordonnateur, - constate la non fonctionnalité sur place, - émet le procès-verbal, - fait signer le procès-verbal par le responsable, - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur, - donne copie du procès-verbal au Comptable pour la mise à jour des documents. - reçoit le procès-verbal, - transmet le PV à l agent administratif. L agent administratif : 9 10 - met à jour le registre des immobilisations, - transmet l information au comptable. ou 7 bis 8 bis - reçoit le procès-verbal, - met à jour le registre des immobilisations. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 150

PRECESSE PROCES-VERBAL DE MISE AU REBUT Structure responsable Immobilisation concernée Date de la mise au rébus Description précise des Raisons de la Mise au rébus Date Signature responsable Le Coordonnateur RAF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 151

5.1.4 INVENTAIRE PRECESSE Manuel de procédures INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.4 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur existence physique. Cette confirmation est faite à l occasion de la prise d inventaire périodique. La procédure permettra une correcte exécution des travaux d inventaire depuis la phase de préparation jusqu à l exploitation des résultats. PRINCIPE D'APPLICATION Le RAF est responsable de la planification des travaux d inventaire. L'inventaire est effectué au 31 décembre de chaque année. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Fiche d inventaire : document retraçant les résultats de l inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l état physique de chaque élément inventorié. 2. Fiche des écarts d inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les soldes théoriques tels que relevés sur les fiches d immobilisation. 3. Bon de réception provisoire : constate la réception des immobilisations pendant les travaux d inventaire. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - la préparation de la prise d inventaire, - la réalisation de la prise d inventaire, - la réception des biens pendant l inventaire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 152

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PRISE D INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS Tâche : Préparation Page :2 REFERENCE 5.1.4 Références Opérations Le Coordonnateur : 1 2 - prévoit la date des travaux d inventaire en fonction des différents lieux par note de service courant Novembre, - informe le RAF pour qu il prenne les dispositions utiles. Avant le début de tous travaux d inventaire Le RAF et chaque responsable des immobilisations : 3 4 5 6 7 8 - procèdent à l aménagement de l espace d inventaire, - listent (par numéro d ordre, désignation et localisation) toutes les immobilisations à la date déterminée, - numérotent et servent les fiches d inventaire vierges - s assure que les aires de stockage sont bien délimitées, - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant l inventaire, - prévient tous les acteurs (mi décembre). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 153

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références PRISE D INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS Tâche : Réalisation Page :3 Opérations REFERENCE 5.1.4 Le RAF : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - procède au comptage des immobilisations sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état, - remplit la fiche d inventaire signée par le responsable de l immobilisation, - effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l inventaire sur une fiche récapitulative, - fait signer par le responsable la fiche récapitulative des articles, - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de la fiche des écarts, - transfert les fiches récapitulatives et les fiches des écarts à la comptabilité pour le traitement comptable. - reçoit les documents, - les confronte aux soldes comptables, - procède aux régularisations comptables nécessaires selon les écritures comptables prévus à cet effet dans les procédures comptables. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 154

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PRISE D INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS REFERENCE 5.1.4 Tâche : Réception des biens pendant l inventaire Page : 4 Références Opérations Le RAF : 1 2 3 4 - procède à la réception des immobilisations, - émet un bon de réception provisoire, - fait stocker les biens dans un espace distinct de l aire de stockage des biens inventoriés, - à la fin de l inventaire lance la procédure d entrée. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 155

PRECESSE VERIFICATION DE LA PRISE D INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx Fiche des écarts Code Localisation DESIGNATION STOCK PHYSIQUE STOCK THEORIQUE DIFFERENCES RAF. Responsable de.. Date :.. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 156

PRECESSE MODELE BON DE RECEPTION PROVISOIRE Bon de réception Provisoire N... Date Désignation Quantité Signature Livreur PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 157

5.1.5 GESTION DU MATERIEL ROULANT PRECESSE Manuel de procédures GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Cette procédure a pour but de sécuriser les véhicules acquis dans le cadre du projet ainsi que leurs utilisations judicieuses dans le cadre strict des activités du Projet. PRINCIPE D'APPLICATION Les véhicules doivent porter le nom du Projet, et immatriculé IT et être utilisés uniquement dans le cadre des activités du projet. Les étiquettes comprenant le nom du projet, l entité et la source de financement, seront confectionnées et collées sur les véhicules. Toute panne ou dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à la connaissance du Coordonnateur du projet. Des contrôles sont établis pour tous les véhicules du Projet. Un carnet de bord, est disponible pour chaque véhicule et tenu par le chauffeur. Un modèle de carnet de bord figure en fin de chapitre. Chaque véhicule doit disposer d un dossier comprenant : Elément de la commande, Facture, l historique des entretiens effectués, carnet de bord, assurance, autorisation de circuler, carte grise, vignette, visite technique, note d affectation du chauffeur. Les originaux de pièces sont gardés dans le coffre fort. Seules les copies certifiées sont utilisées par les chauffeurs. Directives en matière de gestion de véhicule : - seul le chauffeur recruté est autorisé à conduire le véhicule du Projet ; - les véhicules sont utilisés exclusivement pour les activités du projet ; - le chauffeur ne prend à bord du véhicule aucun passager non autorisé par un ordre de mission ; - utiliser la ceinture de sécurité et faire obligation à tous les passagers ; - les véhicules sont garés au niveau du projet à la fin de la journée sur le parc de l UCP et entités du projet ; - le chauffeur doit procéder à l entretien quotidien et régulier du véhicule - le chauffeur doit mettre à jour quotidiennement le carnet de bord du véhicule ; - les horaires règlementaires pour rouler le véhicule du Projet sont : 07 h à 19 h ; - le chauffeur ne peut voyager sans ordre de mission ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 158

- faire viser régulièrement (hebdomadairement) le cahier de bord par son supérieur hiérarchique ; - procéder à la révision du véhicule après chaque 5000 km parcourus dans un garage agréer par le Projet ; Avant d effectuer toute mission, les chauffeurs de véhicules doivent remplir un certain nombre de conditions à savoir : - contrôler l état du véhicule et prendre les mesures nécessaires en cas de besoin à sa maintenance - vérifier la présence de toutes les pièces indispensables qu il faut mettre dans le véhicule à savoir : o une lampe torche ; o une trousse de première nécessité comprenant une boîte à pharmacie ; o un carnet de bord et un stylo, o une trousse d urgence comprenant au moins un pneu de secours, un extincteur, un cric, une chaîne ou une croche pour tracter ; o une trousse de pièces de rechange d urgence renfermant des fusibles, des ampoules, des tuyaux de radiateur et serre-joints, etc. - veiller au verrouillage systématique des portières au démarrage. Il contient de veiller à l enregistrement des renseignements suivants : - date et kilométrage, - travail effectué ou carburant acheté. Les rapprochements sont effectués essentiellement par le Responsable Administratif et Financier. Un dossier est ouvert pour chaque véhicule et doit contenir une copie des pièces (assurance, carte grise, fiche technique, etc.) Le RAF ou le point focal veille au respect des dates de renouvellement des polices d assurance et de visites techniques et toute autre pièce nécessaire. Pendant le voyage, les règles élémentaires de conduite doivent être respectées. Toutefois, au cas où des impondérables de la route surviendront, il faut suivre scrupuleusement les règles du jeu, lesquelles sont indiquées dans les procédures ci dessous. Au nombre de ces impondérables, on peut citer les cas de : - panne, - accident, - contrôle routier etc. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 159

Les entretiens des véhicules sont effectués : - aux stations services pour les vidanges et graissage ; - chez les concessionnaires pour les opérations particulières nécessitant l intervention de spécialistes ou auprès d un garage agrée. A chaque entretien d un véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées, pneumatiques ), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d entretien du cahier de bord du véhicule en inscrivant la date, la nature des travaux réalisés son nom et sa signature. DOCUMENTS SUPPORTS - Le cahier de bord - Fiche de rapport d accident automobile, - canevas de rapport d un accident, - Fiche de demande de carburants - Fiche d utilisation de la dotation en moyens de communication Ces documents figurent en fin de chapitre DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend six tâches : - Révision et vidange - Entretien et Réparation - Demande d autorisation d utilisation du Matériel roulant - Sécurisation des passagers - Gestion des impondérables de route - Rapport de fin de mission. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 160

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Tâche : Révision et vidange Page : 3 Références Opérations Le Responsable Administratif et financier ou l entité 1 2 3 vérifie à travers les chauffeurs le kilométrage effectué après la dernière vidange, veille à ce que les matériels roulants soient envoyés en révision périodique après chaque 5000km, veille à la tenue régulière du cahier de bord du véhicule Le chauffeur après chaque entretien d un véhicule 4 5 6 7 contrôle régulièrement si le véhicule a parcourus 5.000 km depuis la dernière vidange signale au RAF ou à l entité si la périodicité de révision et de vidange est arrivée soumet le véhicule à l entretien périodique, remplit la fiche d entretien du cahier de bord du véhicule en inscrivant la date, la nature des travaux réalisés son nom et sa signature. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 161

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Tâche : Entretien et Réparation Page : 4 Opérations Le chauffeur 1 2 Constate une panne de véhicule, Informe le Coordonnateur du projet ou le point focal. Le Coordonnateur du projet ou le point focal 3 4 S assure de la réalité de la panne, demande au RAF de prendre les dispositions nécessaires. Le Responsable Administratif et financier 5 6 établit un bon de travail, fait réparer le véhicule par le garage qualifié (sélectionné conformément aux procédures de sélection des fournisseurs). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 162

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Tâche : Demande d autorisation d utilisation de véhicule Page : 5 Opérations Avant tout déplacement Le Chauffeur 1 2 3 demande au RAF une autorisation d utiliser le véhicule S assure de l existence à bord du véhicule des pièces suivantes : - une lampe torche - une trousse de première nécessité comprenant les médicaments urgents - un carnet de bord - un lot de fiche de route et de stylos - une trousse d urgence - une trousse de pièces de rechange d urgence Informe le R.A.F de l itinéraire et remplit la fiche de route. Le Responsable Administratif et financier ou l entité 4 5 6 7 Constate la présence effective des pièces indispensables à avoir dans le véhicule Vérifie la conformité de la fiche de route ainsi que celle du carnet de bord Fait le plein en carburant signe la fiche et autoriser le déplacement PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 163

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Tâche : Sécurisation des passagers Page : 6 Références Opérations Le Chauffeur 1 2 3 4 verrouille les portières avant le démarrage des véhicules s assure que les personnes à bord mettent leur ceinture de sécurité Veille à chaque descente à ne rien laisser de visible sur les sièges du véhicule Veille à la surveillance des locaux et véhicules de jours comme de nuit pour éviter tout incident (cambriolage, vols PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 164

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Tâche : Gestion des impondérables de route Page : 7 Opérations Le Chauffeur 1 2 veille au respect des signalisations routières, Gère les impondérables, En cas d accident 3 4 5 6 reste calme et ne pas paniquer quitte la route applique au besoin les premiers soins appelle les secours En cas de panne 7 8 9 10 11 12 reste calme et ne pas paniquer quitte la route essaye de déceler la panne s oriente vers un endroit offrant plus de sécurité répare le véhicule avec les pièces de rechange à bord appelle au besoin la police ou la gendarmerie En cas de contrôle routier 13 14 15 16 17 18 ralentit le véhicule, s arrête sans descendre s assure de la nature des agents abaisse au plus à 2,5cm les vitres présente les pièces demandées assiste aux éventuelles fouilles du véhicule PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 165

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : GESTION DU MATERIEL ROULANT REFERENCE 5.1.5 Tâche : Rapport de fin de mission Page : 8 Références Opérations Le Chauffeur trois jours au plus tard 1 2 3 remplit toutes les fiches indispensables (Dotations, route, etc.) établit un rapport sommaire de tout le voyage dépose auprès du secrétariat PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 166

MODELE DE CARNET DE BORD DE VEHICULE Ministère ou structure de tutelle du projet Nom du projet Numéro de projet Année Adresse Adresse DATE / Heure CARNET DE BORD DE VEHICULE Kilométrage Achat de carburant Nom& Paraphe du passager Plaque D immatriculation N Objet Date : Nom& paraphe du chauffeur PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 167

5.2 STOCKS 5.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du PRECESSE. Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations. Par stock, il faut entendre : - les petits matériels, - les tickets de carburant, - les fournitures de bureau. Leur niveau doit faire l objet de suivi. Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable ou un de ses agents chargés des stocks. Il réceptionne les stocks et met à jour les fiches de stock. Les acquisitions de stocks dans le cadre de la mise en œuvre des différentes entités d exécution sont affectées aux points focaux. La fonction de gestion des stocks est constituée des procédures suivantes : - le traitement des entrées, - le traitement des consommations, - l inventaire, - la valorisation, - le renouvellement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 168

5.2.2 ENTREE EN MAGASIN PRECESSE Manuel de procédures ENTREE DES STOCKS REFERENCE 5.2.2 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Le PRECESSE doit s employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser ses stocks dès leur réception. Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci dessous. PRINCIPE D'APPLICATION Les acquisitions s effectuent conformément aux procédures d achat. Toute réception de stock doit transiter par le RAF qui actualise sa fiche de stock. Les consommations directes doivent être limitées. Même dans ce cas, le RAF inscrit simultanément en entrée et en consommation l opération. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du PRECESSE. 2. Bon de réception provisoire 3. Bon de réception 4. Procès verbal d affectation DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - la réception, - la réception de biens non conformes. - L affectation PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 169

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ENTREE DES STOCKS Tâche : Réception des biens Page :1 REFERENCE 5.2.2.1 Références Opérations Le RAF ou l Agent administratif : 1 2 3 4 - reçoit le bien et délivre le bon de réception conformément à la procédure des approvisionnements, - stocke le bien, - actualise sa fiche de stock en inscrivant la réception dans la colonne des entrées, - informe le Coordonnateur de la réception afin qu il la porte à la connaissance de l initiateur de la commande. Ou L agent administratif : 1bis 1ter 3bis 4bis - est informé par le service bénéficiaire de la réception d un bien commandé, - reçoit le bon de réception, - actualise sa fiche de stock par une inscription en entrée et en consommation, - informe le RAF de la réception du bien. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 170

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ENTREE DES STOCKS Tâche : Réception des biens non conformes Page :2 REFERENCE 5.2.2.2 Références Opérations Le RAF ou le bénéficiaire : 1 2 3 4 - constate la livraison non conforme sur le plan quantitatif, - délivre un bon de réception provisoire, - invite le fournisseur à livrer les quantités manquantes, - s abstient de signer le bon de livraison du fournisseur. Le fournisseur : 5 - procède aux livraisons supplémentaires. Le RAF ou le bénéficiaire : 6 7 - reçoit les quantités manquantes, - lance la procédure de réception énoncée au 5221. ou Le RAF ou le bénéficiaire : 1bis 3bis 4bis - constate une qualité non conforme du bien livré, - retourne le bien au fournisseur, - informe le Coordonnateur pour lancer la procédure financière appropriée. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 171

PRECESSE FICHE DE STOCK Désignation : Stock de commande Stock de sécurité Date Document de référence LIBELLE Mouvement Entrées sorties stock PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 172

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ENTREE DES STOCKS REFERENCE 5.2.2.3 Tâche : Affectation Page : 1 Références Opérations Le Coordonnateur: 1 2 - arrête la date d affectation des stocks, - informe par courrier le point focal, Le RAF : 1 2 3 4 5 - organise la séance d affectation sur instructions du Coordonnateur, - émet le procès-verbal, - fait signer le procès-verbal par le point focal, - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur, - donne copie du procès-verbal au comptable pour classement PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 173

5.2.3 CONSOMMATION PRECESSE Manuel de procédures CONSOMMATION DES STOCKS REFERENCE 5.2.3 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La description de cette opération est faite par l intermédiaire des tâches mentionnées dans les lignes ci-dessous. PRINCIPE D'APPLICATION Les différents services du Projet s adressent à la direction de l UCP pour leur fourniture de biens préalablement stockés et gérés par l agent administratif. Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de stockage intermédiaire au niveau des services propres du Projet. Tous les véhicules devraient être couverts par une police d assurance adéquate, Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être constatée par un procès verbal établi suivant la procédure décrite au point 5.1.5.2. Le projet doit recruter un agent administratif pour une meilleure coordination des tâches administratives. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Bon de consommation : fiche à la disposition des différents services pour matérialiser les demandes de biens stockés. 2. Fiche de stock DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend quatre tâches : - la demande de bien, - la sortie des stocks, - la demande insatisfaite, - la gestion des véhicules, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 174

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références CONSOMMATION DES STOCKS Tâche : Demande de biens Page :2 Opérations REFERENCE 5.2.3.1 Le responsable d un service du PRECESSE : 1 2 - constate un besoin, - délivre un bon de consommation à l adresse du RAF ou de son agent administratif. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 175

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : CONSOMMATION DES STOCKS REFERENCE 5.2.3.2 Tâche : Sortie des stocks Page : 3 Références Opérations L agent administratif : 1 2 3 4 - reçoit le bon de consommation, - prépare la livraison, - signe le bon de consommation, - prévient le service bénéficiaire de la disponibilité du bien. Le bénéficiaire : 5 6 - prend livraison de l article souhaité, - récupère une copie du bon de consommation signé par l agent administratif. Le RAF ou son agent administratif : 7 8 - classe sa copie du bon de consommation, - met à jour sa fiche de stock. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 176

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : CONSOMMATION DES STOCKS REFERENCE 5.2.3.3 Tâche : Demande de biens insatisfaite Page : 4 Références Opérations Le RAF : 1 2 3 4 - reçoit le bon de consommation, - constate l indisponibilité de l article en quantité ou en qualité, - lui retourne le bon de consommation, - prévient le responsable de passation des marchés pour qu il programme l achat. Le responsable des passations de marché : 5 - prépare l achat conformément à la procédure des approvisionnements. Le bénéficiaire s il le souhaite : 6 7 - prépare un bon de consommation pour la quantité disponible - le transmet au RAF. Le RAF : 8 9 - reçoit le nouveau bon, - lance la procédure de sortie décrite au 5232. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 177

PRECESSE BON DE CONSOMMATION Service bénéficiaire Responsable Date Désignation Spécificité technique Quantité Observation Le Responsable Le RAF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 178

5.2.4 INVENTAIRE PRECESSE Manuel de procédures INVENTAIRE DES STOCKS REFERENCE 5.2.4 Date de la révision : Page : 1 OBJET La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur existence physique. Cette confirmation est faite à l occasion de la prise d inventaire périodique. La procédure permettra une correcte exécution des travaux d inventaire depuis la phase de préparation jusqu à l exploitation des résultats. PRINCIPE D'APPLICATION Le RAF est responsable de la planification des travaux d inventaire, l inventaire est effectué sous sa responsabilité. La périodicité de l inventaire est annuelle. Les inventaires ont donc lieu le 31 décembre de chaque année. DOCUMENTS SUPPORTS Fiche d inventaire ; document retraçant les résultats de l inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l état physique de chaque élément inventorié. Fiche des écarts d inventaire : précise les écarts entre les existants physiques et les soldes théoriques tels que relevés sur les fiches de stock. Bon de réception provisoire : constate la réception des stocks pendant les travaux d inventaire. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - la préparation de la prise d inventaire, - la réalisation de la prise d inventaire, - la réception des biens pendant l inventaire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 179

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références PRISE D INVENTAIRE DES STOCKS Tâche : Préparation Page :1 Opérations REFERENCE 5.2.4.1 Avant le début des travaux d inventaire, Le RAF: 1 2 3 4 5 - fait procéder à l aménagement de l espace d inventaire, - liste (par numéro d ordre, désignation et localisation) tous les stocks à la date du 31/12, - numérote et sert les fiches d inventaire vierges, - s assure que les aires de stockage sont bien délimitées, - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant l inventaire, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 180

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références PRISE D INVENTAIRE DES STOCKS Tâche : Réalisation Page :2 Opérations REFERENCE 5.2.4.2 Le RAF : 1 2 3 4 5 6 7 8 - procède au comptage des stocks sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état, - transcrit le résultat de l inventaire sur une fiche récapitulative, - fait signer par le Comptable la fiche récapitulative des articles, - détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de la fiche des écarts et les valorise, - transfert les fiches récapitulatives les fiches des écarts à la comptabilité pour le traitement comptable. - reçoit les documents, - les confronte aux soldes comptables, - diligente les régularisations nécessaires selon les procédures comptables prévues à cet effet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 181

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PRISE D INVENTAIRE DES STOCKS Tâche : Réception des biens pendant l inventaire Page :3 REFERENCE 5.2.4.3 Références Opérations Le RAF : 1 2 3 4 - procède à la réception des stocks, - émet un bon de réception provisoire, - fait stocker les biens dans un espace distinct de l aire de stockage des biens inventoriés, - à la fin de l inventaire lance la procédure d entrée en stock. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 182

PRECESSE VERIFICATION DE LA PRISE D INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx Fiche des écarts Code Localisation D E S I G N A T I O N STOCK PHYSIQUE STOCK THEORIQUE DIFFERENCES RAF Comptable.. Date :.. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 183

Bureau comptable responsable : Marque/Type du véhicule : Numéro de plaque : Mois : Année : FICHE D UTILISATION DE VEHICULE Date Chauffeur Personnes Conduites Bénéfic iaire (service) Entretien Itinérair es Heures Kilométrage Dép Arr Dép Arr Nombre Kms Parcourus Combustibles Essen. (1) Gasoil (1) Signature Compt bénéf PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 184

5.2.5 VALORISATION PRECESSE Manuel de procédures VALORISATION DES STOCKS REFERENCE 5.2.5 Date de la révision : Page : 1 OBJET La procédure permettra une bonne exploitation des résultats de l inventaire. PRINCIPE D'APPLICATION Les éléments inventoriés doivent faire l objet de valorisation, et prendre en compte les dépréciations éventuelles. Le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre une méthode de valorisation des stocks. La méthode proposée est celle du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP). DOCUMENTS SUPPORTS 1. Fiche d inventaire ; document retraçant les résultats de l inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l état physique de chaque élément inventorié. 2. Factures de la période 3. Données récentes sur les prix du marché. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - exploitation des résultats de l inventaire, - valorisation. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 185

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : VALORISATION DES STOCKS REFERENCE 5.2.5.1 Tâche : Centralisation de l inventaire Page : 1 Références Opérations Le RAF en collaboration avec le comptable : 1 2 3 - regroupent l ensemble des fiches d inventaire, - effectuent un classement selon la nature des stocks, - recherchent les prix des biens sur la période à partir des factures. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 186

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références VALORISATION DES STOCKS Tâche : Valorisation Page :1 Opérations REFERENCE 5.2.5.2 Le RAF en collaboration avec son comptable : 1 2 3 4 5 - effectuent une catégorisation des stocks par nature, - pondèrent les quantités respectives achetées selon la nature par les prix sur la période concernée, - effectuent une sommation de ce résultat (1), - effectuent une sommation des quantités de la période (2), - déterminent le prix moyen unitaire par le rapport (1)/(2). CMUP = Somme (Qn x Pn) Somme (Qn) 6 7 - valorisent la quantité de stocks inventoriée par le CMUP calculé, - effectuent les corrections nécessaires des états financiers (cf procédures comptables). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 187

5.2.6 RENOUVELLEMENT DE STOCK PRECESSE Manuel de procédures RENOUVELLEMENT DES STOCKS REFERENCE 5.2.6 Date de la révision : Page : 1 OBJET Permettre à la structure d assurer une gestion saine de ses stocks. PRINCIPE D'APPLICATION Le renouvellement des stocks est fait suivant la procédure de passation des marchés du Projet. Le délai d approvisionnement, la disponibilité des produits et la rotation des stocks sont des éléments d appréciation pour le lancement de cette procédure. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Fiche de stock 2. Rapport de gestion de l agent administratif DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend trois tâches : - constat, - décision de la Direction, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 188

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : RENOUVELLEMENT DES STOCKS Tâche : Constat Page :1 REFERENCE 5.2.6.1 Références Opérations L agent administratif : 1 2 - constate le faible niveau de son stock, - informe le RAF par note écrite, Le RAF : 3 4 5 5bis 7 - reçoit la dite note, - vérifie les données chiffrées, - notifie son accord pour la préparation du dossier de demande de cotation, ou - émet des réserves à prendre en compte, - transmet le document à l agent administratif pour la préparation du dossier de demande de cotation PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 189

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : RENOUVELLEMENT DES STOCKS Tâche : Décision de l UCP Page :1 REFERENCE 5.2.6.2 Références Opérations Le RAF : 1 2 3 4 5 6 7 7 bis - reçoit la note avec le bon de commande, - notifie son accord en signant le bon, - transmet les documents au Coordonnateur pour appréciation. Le Coordonnateur : - reçoit les documents, - vérifie l opportunité, - donne son accord, ou - émet des réserves à prendre en compte. Le RAF : 8 9 - reçoit l autorisation, - lance la commande suivant la procédure de passation de marchés du Projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 190

VI - PROCEDURES PASSATION DES MARCHES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 191

6.1. REGLEMENTATION APPLICABLE Les procédures décrites ci-après sont encadrées par l annexe 3 de l accord de crédit. 1. Tous les marchés de fournitures, travaux et services (à l exception des services de consultants) doivent être passés conformément aux dispositions de la Section I des «Directives Concernant la Passation des Marchés Financés par les Prêts de la Banque et les Crédits de l IDA» publiées par la banque en mai 2004 et révisées en octobre 2006. 2. Tous les contrats de services de consultants sont attribués conformément aux dispositions des Sections I et IV des «Directives : Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale» publiées par la banque en mai 2004 et révisées en octobre 2006. 3. L article 4 du décret n 2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés publics stipule que : Nonobstant les dispositions de l article 3 ci-dessus, le Code des Marchés Publics ne s applique aux marchés conclus dans le cadre des conventions internationales signées par l Etat qu en ses dispositions non contraires aux dites conventions. Les dispositions du Code des Marchés Publics relatives à la passation, à l exécution, aux organes de passation et de contrôle des Marchés Publics ne sont pas applicables aux prestations de montant inférieur à cinq (5) millions de francs CFA. Le spécialiste en Passation de Marché, en collaboration avec Le Responsable Administratif et Financier et les points focaux, sous la supervision du Coordonnateur, se chargeront d élaborer la politique d approvisionnement et de suivi des marchés passés par le PRECESSE. L équipe fiduciaire sous la supervision du coordonateur se chargera également du suivi sur le terrain en accord avec le Coordonnateur, des exécutions et du suivi administratif des dossiers. La responsabilité de la préparation du plan de passation des marchés de toutes les composantes du PRECESSE incombe au SPM de l unité de coordination du PRECESSE. Toutefois la mise en œuvre du plan de passation des marchés de la composante 3 (MINEE) revient à l unité fiduciaire du PDSEN avec compte rendu au coordinateur du PRECESSSE. L Unité de Coordination du Projet et les points focaux doivent veiller à ce que les achats soient diligentés dans les conditions d économie, d efficacité et de transparence. Ceci confère à cette fonction une importance particulière. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 192

Les procédures ci-dessus présentent de manière explicite le rôle précis des acteurs dans les différentes étapes d intervention, la présentation des documents supports utilisés ainsi que la description détaillée de l ensemble des tâches pour la passation des marchés. Les spécimens de documents sont annexés aux procédures. Plusieurs structures rentrent contribuent au processus de passation des marchés. 1) L Autorité chargée des marchés publics 2) La Commission Spéciale de Passation des Marchés créée par décret du Premier Ministre, Chef de Gouvernement dont les conditions de création, les attributions, la composition et le fonctionnement sont régies par les articles 112 à 128 du Code des marchés Publics,; 3) Le Maître d ouvrage à qui incombe : - l initiative et la conduite de la passation des marchés ; - le suivi de l exécution physico-financière des marchés; 4) L Agence de Régulation des Marchés Publics qui assure la régulation, le suivi et l évaluation du système des march es publics conformément aux dispositions de l article 154 du Code des marchés Publics; 5) Les organes de contrôle des marchés publics, à savoir les Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés (CSCM) telles que régies aux articles 129 à 147 du du Code des marchés Publics qui regroupent : - les Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés de Routes et autres infrastructures, saisies pour les marchés des travaux d un montant supérieur à un milliard de FCFA et pour ceux des études, fournitures et prestations de services s y rattachant ; - la commission spécialisée de Contrôle des Bâtiments et des Equipements Collectifs, compétente pour les travaux de bâtiments, les fournitures et installations annexes, les études, les prestations de maîtrise d œuvre et autres prestations géotechniques et topographiques. Elle est saisie pour les marchés des travaux d un montant supérieur à cinq cent millions de FCFA et pour ceux des études, fournitures et prestations de services s y rattachant ; - la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, des Approvisionnements Généraux, compétente pour la fourniture du matériel de bureau, les autres fournitures ne relevant pas de la compétence d une autre Commission de Contrôle de Marchés, les études, les définitions, les choix de matériels informatiques, et la réalisation des logiciels. Elle est saisie pour les marchés de fournitures d un montant supérieur à cent cinquante millions de FCFA et pour ceux des études s y rattachant ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 193

- la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés des Services et de Prestations Intellectuelles. Elle est saisie pour les marchés d un montant supérieur à cent millions de FCFA. 6) L observateur indépendant qui a pour attributions : - d évaluer le déroulement du processus de passation des marchés en signalant aux autres organes les manquements au respect de la réglementation, au respect de la transparence et aux principes d équité - de signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus de passation des marchés PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 194

6.2. PLAN DE PASSATION DE MARCHES La planification des approvisionnements est annuelle. Le rapport de gestion du PRECESSE pour le troisième trimestre de chaque année doit préciser le plan de passation des marchés de l exercice à venir. Le SPM se charge de la collecte des informations de base nécessaires à la confection du plan. Les points focaux et l UCP expriment leurs besoins au coordonateur du projet au troisième trimestre de chaque année. Les besoins recensés, sont arrêtés par le Coordonnateur avec le concours du RAF et de l ensemble des points focaux. Les dates et les étapes clés de la passation de marchés sont également spécifiées. Le plan de passation prévoit : - l établissement des listes de fournitures et études, - la répartition des responsabilités, - le choix des modes d approvisionnement et la définition de leur objet, - la fixation des dates, étapes et calendriers d approvisionnement, - la programmation du contrôle des approvisionnements. Les plans de passation des marchés sont centralisés par le SPM du PRECESSE en vue de leur exécution après leur approbation. La mise à jour des plans d approvisionnement est effectuée en même temps que l adoption des budgets. Le programme informatique de l UCP devrait permettre de suivre les achats et assurer une restitution des informations principales. La constitution des fichiers de fournisseurs découle de la programmation des approvisionnements. Elle permet d établir une base de données pertinente qui facilitera les acquisitions de biens et services ultérieurs. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 195

Elle facilite également la budgétisation en donnant des éléments de référence en matière de valorisation des biens. L actualisation du fichier est réalisée au moins une fois par an dans le cadre de la préparation des budgets prévisionnels, sur la base d une demande de renseignement sur les critères suivants : - coûts, - quantité - qualité, - délais de livraison, - Stocks disponibles. Les prix pouvant être obtenus pour toute l année sont négociés sur la base d une demande de renseignement de prix annuel et confirmé ou renégocié au moment de la passation de la commande après application de la procédure d appel d offres. Pour les sélections de consultants, le fichier est constitué à partir des demandes de manifestation d intérêt publiées par l UCP en concertation avec les points focaux. 6.3. MODES DE PASSATION DE MARCHES 6.3.1. TYPOLOGIE DES MODES DE PASSATION DE MARCHES Les modes de passation des marchés prévus par l accord de financement sont : 6.3.1.1 APPEL D OFFRES L appel d offres est le mode d acquisition le plus ouvert. C est la procédure transparente par excellence. Elle assure par conséquent la bonne exécution dans des conditions économiques favorables (prix, délais ) des opérations d acquisition des biens et services. Dans le cadre des marchés gérés par l UCP, une commission est mise en place. L appel d offres peut être restreint ou ouvert, national ou international. a) Appel d offres International b) Appel d offres national c) Appel d offres restreint pour les travaux ou équipements spécifiques de grande importance ou complexes et les fournitures ou services spécialisés Les procédures de passation de marchés par appel d offres visent l attribution de Marchés de travaux et de fournitures. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 196

Pour les sélections de consultants, plusieurs méthodes sont utilisables en fonction du type de prestations attendues : la sélection fondée sur la qualité technique, la sélection en fonction d un budget limité, la sélection en fonction du coût le plus bas, la sélection fondée sur les qualifications des consultants, la sélection en source unique, les consultants individuels. Les procédures de passation de marchés par appel d offres régissent l attribution de Marchés de travaux et de fournitures. L appel à la concurrence est diligenté selon la procédure d adjudication ou selon la procédure d appel d offres. L adjudication vise les marchés passés avec un prix plafond tenu secret au-delà duquel le marché ne peut être attribué. La primauté est donnée au prix. Les appels d offres sont observés pour les autres marchés. DOCUMENTS SUPPORTS Les documents supports utilisés dans le cadre d un appel d offres sont les suivants : - Dossier d appel d offres : document contenant toutes les informations nécessaires concernant le marché : objet, références techniques, exigence de délais, conditions financières - Approbation du dossier : lettre servant de support à l avis d approbation par le bailleur, - Le Procès-verbal d analyse des offres rend compte des conclusions relatives à l examen des propositions formulées par les soumissionnaires. - Le bon ou Procès-verbal de réception illustre la réception des biens et services. Le principe de la comptabilité publique en la matière est clair. Il soumet le paiement à la réception. La réception constitue pour ce faire la condition de paiement du fournisseur. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 197

6.3.1.2 PASSATION DE MARCHE PAR ENTENTE DIRECTE (PROCEDURE DE GRE A GRE) La procédure du gré à gré désigne un mode d acquisition ou on décide de consulter et de traiter directement avec un fournisseur donné sans faire jouer la concurrence au préalable. Il est par conséquent spécifique et doit toujours être une procédure d exception. Cette procédure s applique pour les acquisitions de biens et services pour lesquels l appel à la concurrence n est pas pertinente, en particulier lorsque : - La détention est exclusive pour un fournisseur donné ; - Les prix unitaires ont été déjà négociés de façon globale avec le fournisseur dans le cadre d un programme de passation de commande, après appel à la concurrence ; - Les articles ou prestations sont homologués ; - La préservation des intérêts de la structure d exécution recommande un fournisseur bien spécifique, par exemple pour assurer la bonne exécution d un autre marché ; - Les circonstances exceptionnelles, par exemple en réponse à des catastrophes naturelles. - Suivant ce principe et sur la base du fichier des fournisseurs, certains articles et services expressément désignés peuvent faire l objet de cette procédure. - - Néanmoins, et en tout état de cause, la commission de passation des marchés s assurent en permanence que l évolution des conditions du marché de l offre ne justifie pas une consultation et une renégociation des prix. - - Elles s assureront également que le fournisseur offre toutes les conditions de garantie pour l exécution correcte du marché. - - Les marchés de fourniture doivent par contre être toujours passés dans le cadre d une procédure de sélection. DOCUMENTS SUPPORTS Les documents supports utilisés dans le cadre de passation de marché à entente directe : 1) Bon de commande ou contrat 2) Bon de livraison ou attestation de service fait PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 198

6.3.2. CAS SPECIFIQUE DE LA FEDEC La FEDEC est un intermédiaire financier placé sous la responsabilité du MINAS. Ses activités seront exécutées par une ONG dont le recrutement sera effectué par l UCP suivant les termes de références élaborés par le MINAS. Les dispositions du manuel de procédures du PRECESSE relatives à la passation, à l exécution, aux organes de passation et de contrôle de marchés publics sont applicables aux intermédiaires financiers et aux sous projets du PRECESSE Les paiements de la FEDEC seront effectués par l UCP après avis du MINAS. 6.3.3. EXAMEN PAR LA BANQUE DES DECISIONS CONCERNANT LA PASSATION DES MARCHES Pour accroître l efficacité des procédures de passation de marchés la Banque Mondiale donne son avis préalablement à l engagement de la procédure dans les cas suivants : PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 199

CONTRATS DEVANT ETRE SOUMIS A L'EXAMEN DU BAILLEUR S ASSURER QUE LES SEUILS LISTES DANS CE TABLEAU SONT CONFORMES A LA LEGISLATION CAMEROUNAISE S ASSURER QUE LA POSTION DU TABLEAU S INSERE DANS L ORDRE LOGIQUE D UTILISATION DU MANUEL Type de produit Fournitures (INCLUANT LES VEHICULES) TRAVAUX SERVICES AUTRES QUE LES CONSULTANTS TRAVAUX DANS LES SOUS-PROJETS ET AVEC LES OP SERVICES DE CONSULTANTS SEUIL EN $ US Moins de 50 000 $ 50 000 $ à moins de 100 000 $ Equipement de bureau et véhicules 50 000 $ à moins de100 000 $ 100 000 $ à moins de 200 000 $ Autres fournitures/équipements 200 000 $ et plus Inférieur à 50 000 $ Cas des petits travaux CONTRATS SOUMIS A L EXAMEN DE L IDA? Examen préalable Examen rétrospectif Les 3 premiers contrats (les autres : examen rétrospectif) Tous les contrats Les 3 premiers contrats 50 000 $ à moins de 500 000 $ Tous les contrats de plus de 500 000 $ US 500 000 $ et plus Tous les contrats Inférieur à 50 000 $ 50 000 $ à moins de 200 000 $ Inférieur à 50 000 $ Inférieur à 200 000 $ Les TDR de consultant sont soumis à l'accord préalable Contrats individuels de 100 000 $ US et plus Contrats de bureau d études de 100 000 $ US et plus La description des services (spécifications) de tous les contrats La description des services de tous les contrats Examen rétrospectif La description des services est soumise à l examen préalable et approuvé sur son lien avec le programme annuel de travail La description des services est soumise à l examen préalable approuvé sur son lien avec le programme annuel de travail Examen rétrospectif des autres contrats 200 000 $ et plus Les TDR sont soumis à l accord préalable Liste de consultation (short list) FORMATION, SEMINIARES, VOYAGES D ETUDES Toutes les valeurs Les TDR de consultant sont soumis à l'accord préalable Le reste à l examen rétrospectif PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 200

Les seuils actuels de revue préalables sont en cours de révision par la Banque mondiale au moment de l'élaboration du Manuel de procédures pour être porté à : 5 millions US$ pour les travaux (qui correspondra en même temps au seuil de passage à l'appel d'offres international), 500 000 US$ pour les fournitures (qui correspondra en même temps au seuil de passage à l'appel d'offres international), 200 000 US$ pour les firmes de consultants et 100 000 US$ pour les consultants individuels. Ces seuils seront utilisés pour actualiser le plan de passation des marchés et répercutés sur le manuel dès notification officielle de leur application par la Banque mondiale. La consultation de fournisseurs est matérialisée par une fiche de sélection des fournisseurs. C est un document scindé en colonnes contenant les informations significatives de chaque offre et permettant d apprécier les différentes propositions en vue de la sélection. Les responsables sur cette base décident et argumentent le choix du fournisseur. 6.3.1.4 CONTRACTUALISATION Les différents modes de passation conduisent au choix du fournisseur qui est matérialisé par une lettre de marché, contrat ou un bon de commande. Le contrat, plus sécurisant, fixera les conditions de déroulement du marché, les conditions de réception et de paiement. Il doit fixer, le cas échéant, les garanties à donner par le fournisseur quant à sa capacité à conduire le marché et à le terminer à la satisfaction du prescripteur. 6.3.1.5 SUIVI ET ARCHIVAGES DES MARCHES A la clôture de la procédure de passation de marché, le SPM s emploiera à organiser ses archives et à les mettre à jour de manière à pouvoir justifier du respect de toutes les règles édictées. A chaque attribution de marché, le spécialiste en passation des marchés en charge de la passation des Marchés doit : Ouvrir un dossier correspondant au marché qui vient d être signé et coller sur la page de couverture de la chemise, une fiche de suivi de marché qui lui permet de faire un suivi plus rapide du dossier. Sur cette fiche sont mentionnées les rubriques suivantes : PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 201

- Nature du marché - Financement et catégorie - Attributaire - Approbation - Délais d exécution - Retenues de garanties - Pénalités de retard - Avance de démarrage et modalités de récupération de l avance - Règlements effectués Les factures relatives à ces marchés arrivent au secrétariat de l Unité de Coordination du Projet, qui, après enregistrement, les transmet au coordonnateur pour visa puis au spécialiste concerné pour vérification. Ce dernier y appose la mention «Bon pour services rendus» ou «reçu conforme» pour les fournitures et sa signature. Après retour de ces factures visées, elles sont transmises au spécialiste en passation des marchés. Celui-ci doit : Vérifier qu elles sont conformes aux clauses du marché. Y apposer son visa. En garder une copie qu il classe dans le dossier du marché concerné Met dans le circuit pour le règlement de la ou des factures. Mise à jour et contrôle des fiches de marchés Le spécialiste en passation des marchés met à jour la fiche de suivi et procède régulièrement à la vérification de ces fiches avec le service comptable. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 202

6.4. SCHEMAS 6.4.1 PLANIFICATION DES MARCHES ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS UCP Planification annuelle Plan annuel Accompagné du Budget Mise à jour Bailleur lavis de N.O. Au moment de l approbation du Budget UCP Contractualisation UCP Chaque mois Exécution PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 203

6.4.2 CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS UCP et points focaux Recensement des biens et Services à acquérir Sélection des fournisseurs La Commission Approbation de la sélection Consultation des fournisseurs Fiche de sélection La Commission Recensement des offres & dépouillement Offres La Commission Approbation & Constitution du fichier Information des fournisseurs Fichier sur Excel PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 204

6.4.3 SELECTION DE FOURNISSEURS ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS La Commission Préparation & Sélection Dossier d appel D offres, de Consultation IDA Avis de N.O. Publicité Commission de dépouillement Recensement & Analyse PV de dépouillement Fiche de sélection Désignation de l attributaire IDA Avis de N.O. Coordonnateur via RAF Information Contrat, let De l attributaire Notification. Visa PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 205

6.4.4 ENGAGEMENT ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS Le RAF Invitation à démarrer ou à livrer Bon de commande SPM, Comptable Livraison PV de réception Fournisseur Exécution des prestations Bénéficiaire Où commission désignée. Coordonnateur, RAF Et Comptable Paiement Mandat Les procédures décrites ci-dessous examinent les aspects suivants : 1. Planification des Marchés, 2. Approbation de la Planification des Marchés, 3. Constitution du fichier des fournisseurs, 4. Passation de marché de gré à gré, 5. Passation de marché par appel d offres, 6. Engagements, 7. Réception et paiement du fournisseur, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 206

6.5 PROCEDURES PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES Tâche : Planification des Marchés Page : 1 REFERENCE 6.5 Références Opérations le SPM en collaboration avec les points focaux : 1 2 3 4 - Recensent les besoins d achats actualisés de l ensemble des parties prenantes du projet, - Préparent le PPM (incluant les contrats de services) et son actualisation régulière sont des éléments majeurs pour le bon fonctionnement du projet, - Elaborent le PPM en concertation et en cohérence avec le PTA et le budget annuel, - Soumettent le plan de passation des marchés au Coordonnateur; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 207

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES Tâche : Approbation de la Planification des Marchés Page : 1 REFERENCE 6.5 Références Opérations L UCP : 1 2 3 4 ou 4bis 5 6 7 8 - transmet les plans de passation des marchés à l IDA pour avis de non objection L IDA : - Reçoit le plan de passation des marchés, - Examine les modalités de passation des marchés proposées par l UCP, - Effectue des observations, et les transmets à l UCP pour prises en charges, - donne son avis de non objection sur le plan de passation des marchés, - Transmet le plan annuel validé à l UCP, - Après approbation par le Conseil d administration, l emprunteur prépare un Avis général de passation de marché exhaustif (GPN) qui sera publié sur le site du United Nations Development Business (UNDB) et sur celui de Development Gateway Market (DgMarket) pour annoncer les missions majeures de conseil et tout appel d offre international (AOI). L avis général de passation de marché comprendra tous les AOI pour les contrats de fournitures et les grands contrats de consultance (c està-dire ceux qui sont estimés à 200 000 dollars EU ou plus). L UCP - Le Coordonnateur reçoit le plan de passation des marchés validé par l IDA, - L impute au SPM pour prise en charge et suivi, Le SPM - Doit veiller au respect du plan de passation des marchés. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 208

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES Tâche : Constitution de fichier fournisseur Page : 1 REFERENCE 6.5 Références Opérations En fonction des besoins recensés : 1 2 - La Commission de passation des marchés remplit pour chaque fournisseur pressenti par produit, un formulaire de demande de renseignements, - Le SPM enregistre la demande dans le registre de consultation. A la réception des réponses suivant que la consultation est lancée par l UCP ou par le PDSEN(ajouter cette abréviation dans laliste ees abréviations) pour la composante 3, 3 4 5 L UCP : - reçoit les plis fermés et transcrit les dates de réponse dans le registre de suivi des consultations, - procède au dépouillement et classe les résultats par catégorie de produits, - valide les nouveaux fournisseurs et prestataires de services, 6 Le SPM : - procède à la mise à jour du fichier des fournisseurs autorisés. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 209

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6.5 Tâche : Gré à gré Page : 1/2 Références Opérations Le RAF et le SPM : 1 2 - identifie le fournisseur, - transmet ce choix au Coordonnateur pour approbation. Le Coordonnateur : 3 4 - analyse le choix, - ordonne au SPM la préparation du bon de commande ou l ordre de service, Le Coordonnateur : 5 6 - soumet le dossier à la Banque Mondiale pour examen préalable si le seuil l exige, - ordonne ensuite au SPM la préparation du bon de commande. Le SPM: 7 - met à jour ses dossiers conformément au système de classement des dossiers de passation des marchés. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 210

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6.5 Tâche : SHOPPING Page : 2/2 Références Opérations Le SPM : 1 2 3 - consulte le fichier fournisseurs, - sélectionne au moins trois fournisseurs pour le bien ou le service désiré, - leur demande de formuler leur offre (facture pro forma etc.) Les fournisseurs : 4 - font leurs offres. Le SPM : 5 6 7 8 9 10 - reçoit les offres, - les analyse en en présence des membres de la comission, - le comité élabore le tableau de sélection des fournisseurs et soumet le résultat à l approbation du Coordonnateur -. Le Coordonnateur : - approuve la proposition d attribution, - demande la préparation de la commande. 11 Le SPM : - met à jour ses dossiers. Le SHOPPING devra respecter les principes d économie, de rendement, d efficience et de transparence prônés par l IDA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 211

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6.5 Tâche : Appel d offres Page : 1/5 Références Opérations Préparation du dossier Le SPM: 1 2 3 - Constitue le dossier d appel d offres : - apprécie les conditions de l appel d offres, - transmet le dossier au coordonateur le dossier Le coordonateur : - Transmet le dossier au maître d ouvrage: LE MAITRE D OUVRAGE - Transmet le dossier à la commission spéciale de passation des marchés La commission spéciale de passation des marchés - Examine le dossier d appel d offre - Transmet le dossier examiné au maître d ouvrage Le coordonateur Transmet le dossier pour avis de non objection à l IDA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 212

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6. 5 Tâche : Appel d offres Page : 2/5 Références Opérations Approbation du dossier, Le Bailleur : 1 2 3 - reçoit le dossier, - examine les conditions à la lumière des prescriptions de l annexe 3 de l accord de crédit, - donne son avis, ou 4 - formule des recommandations d amélioration à prendre en compte avant la publication de l avis d appel d offres. La Commission : 5 6 7 - reçoit les recommandations, - fait prendre les dispositions pour leur prise en compte, - réexpédie si nécessaire le dossier remanié pour avis à la Banque Mondiale. Le coordonateur (PRECESSE ou PDSEN suivant le cas) : 8 - procède à l insertion de l avis d appel d offres dans des journaux à grande audience nationale et/ou internationale afin d inviter les candidats intéressés à se procurer le dossier, Le Président de la commission : 9 10 - signe la décision de création de la sous commission d analyse des offres, - informe les autres membres de la commission. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 213

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6. 5 Tâche : Appel d offres Page : 3/5 Références Opérations Le SPM : 11 12 - reçoit et ventile la décision, - remet les plis reçus des fournisseurs au Président de la commission Le Président de la commission : 13 14 15 - vérifie que le quorum est atteint, présente les plis aux membres de la commission, - procède à l ouverture des plis et lit à haute et intelligible voix :. le nom du soumissionnaire, le prix de l offre,. le délai de livraison / exécution, le montant de la garantie, de l offre le taux du rabais éventuel. - Le président de la commission signe le procès verbal d ouverture des plis du registre infalsifiable avec tous les membres de la commission de Passation des marchés y compris le rapporteur de la Commission. Le président transmet le dossier à la sous-commission d analyse 16 17 18 19 La sous commission d analyse : - Analyse les offres - Fait des propositions d attributions - Transmet les propositions au président de la commission Le président de la commission ; - transmet les propositions d attribution au maître d ouvrage après examen par la commission Le maître d ouvrage : 20 - Attribue, publie les résultats, signe et notifie le marché PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 214

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6.6.5 Tâche : Appel d offres Page : 4/5 Références Opérations Le rapporteur: 21 22 23 - fait signer la liste de présence, - prépare le procès verbal d ouverture des plis, - donne lecture du procès verbal d ouverture des plis, - soumet le procès verbal d ouverture des plis aux membres de la commission et aux soumissionnaires. Le Président : 24 25 26 27 - suspend la séance, - désigne un rapporteur, - rappelle les dispositions essentielles du dossier d appel d offres, - fait procéder à l analyse des offres. Le rapporteur : 28 29 - rédige le rapport d analyse des offres, - le soumet aux membres de la commission pour adoption. Le Président de la commission : 30 - soumet le rapport d évaluation aux membres de la commission pour adoption, Le Coordonateur 31 - soumet le rapport d évaluation au Bailleur en cas de revue préalable. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 215

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6.6.5 Tâche : Appel d offres Page : 5/ 5 Références Opérations Le Coordonnateur : 32 33 34 35 36 37 38 - notifie l attribution du marché au soumissionnaire retenu, - Publie dans un journal à grande audience où dans une revue spécialisée à l instar du journal de l Agence de Régulation des Marchés Publics (ARMP), l acte de notification relative à l attribution du marché au soumissionnaire retenu. - transmet le projet de marché à l IDA pour avis, - envoie le projet de marché au soumissionnaire pour signature, - envoie le projet de marché pour enregistrement, - notifie le marché signé au soumissionnaire pour exécution, - transmet une copie du marché au SPM pour la saisie au niveau des engagements. Le SPM : 39 40 - reçoit la copie du dossier, - met à jour ses dossiers conformément au système de classement des dossiers de passation des marchés. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 216

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES Tâche : Engagement Page : 1 REFERENCE 6.6.6 Références Opérations Le SPM : 1 2 - prépare les dossiers, élabore la lettre de marché le contrat et le bon de commande en sept exemplaires signés par le coordonateur - garde une copie pour ses archives. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 217

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : PASSATIONS DES MARCHES Tâche : Réception Paiement Page : 1 REFERENCE 6.6.7 Références Opérations Le fournisseur : 1 - procède à la livraison ou l exécution des prestations. Le RAF, le SPM et le bénéficiaire ou une commission restreinte de réception peut être désignée : 2 3 - constatent la livraison ou l exécution des prestations par la signature du bordereau de livraison ou du procès-verbal de réception Le SPM : - Le SPM confectionne la liasse de paiement comprenant l original du bordereau de livraison et du procès verbal de réception dûment signé par les membres de la dite commission dont fait partie la composante bénéficiaire, la lettre de marché enregistrée en sept (7) exemplaires dont au moins trois (3) enregistrées par le Cocontractant, la facture en sept (7) exemplaires, un dossier administratif en cours de validité à la circulaire d exécution du budget de l année en cour, la décision d attribution du marché dûment signée par le maître d ouvrage, le procès verbal d ouverture des plis, le procès verbal portant attribution dudit marché. Toutefois, la liasse complète de paiement est envoyée au coordonateur PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 218

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références PASSATIONS DES MARCHES REFERENCE 6.6.7 Tâche : Réception Paiement Page : 2/2 Opérations Le Coordonnateur : 4 5 - reçoit les documents et les examine, - les renvoie ensuite au RAF pour prise en charge par le Comptable. Le Comptable : 6 7 8 9 10 - reçoit le bordereau de livraison ou le procès verbal de réception, - reçoit la facture du fournisseur conformément à la procédure de courrier - s assure de l existence d un bon de commande et d un bon de réception conforme, - enregistre l opération d achat conformément aux schémas comptables, - entame la procédure financière de paiement du fournisseur (cf procédures financières). Le RAF : 11 - met à jour ses dossiers. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 219

PLAN DE PASSATION ANNUELLE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 220

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'energie Pays : Cameroun Plan de Passation de Marché : TRAVAUX MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE TRANSMISSION DATE DATE DATE RECEPTION Composante DESCRIPTION ESTIMAT. DE QUALIFICATION NATIONALE A PRIORI *000 US$ P. MARCHE Oui/Non Oui/Non A POSTERIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE PAR AG. EXEC. RAPPORT EVALUATION MARCHE DEFINITIVE Sous total. Composante TOTAL PPM TRAVAUX PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 221

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'energie Pays : Cameroun Plan de Passation de Marché : Services Consultants DESCRIPTION MONTANT METHODE REVUE DATE DE DATE DATE SIGNATURE RAPPORT ESTIMAT. DE SELECTION A PRIORI PREPARATION DE SOUMISSION DU FINAL (US$) A POSTERIORI & SOUMISSION L'INVIT. ET OUVERT. (T) CONTRAT Composante 1 Sous total. Composante 1 - Composante 2 Sous total. Composante 2 Composante 3 Sous total. Composante 3 TOTAL SERVICES DE CONSULTANTS PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 222

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'energie Pays : Cameroun Plan de Passation de Marché : Services Autres que Services de Consultants MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE A PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION DESCRIPTION ESTIMAT. DE QUALIFICATION NATIONALE PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE DES *000 US$ P. MARCHE (oui/non) POSTERIORI PAR AG. EXEC. MARCHE FOURNITURES Composante 1 Sous total. Composante 1 Composante 2 Sous total. Composante 2 Composante 3 Sous total. Composante 3 TOTAL PPM Services non consultant PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 223

Projet : Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l'energie Pays : Cameroun Plan de Passation de Marché : Fournitures DESCRIPTION Sous total. Composante 1 MONTANT METHODE PRE PREFERENCE ESTIMAT. P. MARCHE QUALIFICATION NATIONALE *000 US$ REVUE A PRIORI A POSTERIORI PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE PAR AG. EXEC. RAPPORT EVALUATION MARCHE DEFINITIVE Composante 2 Sous total. Composante 2 Composante 3 Sous total. Composante 3 TOTAL PPM FOURNITURES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 224

ETAT DE SUIVI DES MARCHES Période DESCRIPTION Marché N Portant sur Marché N Portant sur Financement Coût estimé Mode de passation DAO transmis au Bailleur DAO approuvé Publication Ouverture des plis Rapport évaluation Rapport approuvé Projet de Contrat Contrat approuvé Signature contrat Notification fournisseur Bon de commande Démarrage Achèvement attendu Réception Exécution physique Exécution physique en % Retard en jours Paiement Paiement en % Le Responsable PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 225

DEMANDE ANNUELLE Nom et adresse du fournisseur : ------------------------------------------------ DEMANDE N ------------------------------------------------ ------------------------------------------------ DATE : / / Site : Quantité Désignation Référence Fourniture Nomenclature PRECESSE Qualité. Proposée Prix proposé (Espace grisé à être complété par le fournisseur) N de R.C. TERMES ET CONDITIONS Mode de règlement Délai de livraison PRECESSE Fournisseur Responsable Bénéficiaire Responsable Administratif Ordonnateur des dépenses Date : Date : Date : Visa : Visa : Visa : NOTE : Cette demande doit être retournée sous pli fermé à l adresse ci-dessus indiqué AU PLUS TARD LE : Inscrire le numéro de la Demande sur l enveloppe de réponse. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 226

FICHE DE SELECTION FOURNISSEURS Objet Date Fournisseurs Evaluation technique Evaluation financière Autres caractéristiques de l offre Observations Décision d attribution Motivation de la décision Le RAF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 227

PRECESSE BON DE COMMANDE N Date Commande : Bénéficiaire : Marchés : Nomenclature No d ordre Article Quantité Prix Unitaire Montant Observations TOTAL HT TVA TOTAL TTC Signature Coordonnateur PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 228

VII - PROCEDURES FINANCIERES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 229

7.1 PRESENTATION DE LA FONCTION Le PRECESSE bénéficie de deux sources de financement à savoir : - les ressources IDA, - les fonds de contrepartie de l Etat du Cameroun Chaque ressource est mobilisée et gérée suivant les procédures spécifiques de chaque bailleur. Trois types de compte bancaires sont ouverts pour la gestion du projet. Les procédures financières traitent les aspects suivants : - La mobilisation des ressources - La gestion de la trésorerie Cette procédure vise à assurer : - un meilleur suivi de la gestion des ressources financières du PRECESSE ; - un suivi de la mobilisation des ressources du PRECESSE conformément aux dispositions de l accord de crédit ; - un suivi de l utilisation des ressources financières du PRECESSE aux seuls besoins du Projet ; - que seules les personnes habilitées procèdent aux décaissements des fonds du Projet. 7.1.1 CADRE DE LA GESTION FINANCIERE Les fonds doivent servir exclusivement au financement des composantes (1, 2 et 3) du Projet ; Un compte Désigné-IDA et deux comptes de contrepartie ont été ouverts dans une institution financière (à Yaoundé) agrée par les bailleurs. Ils auront pour vocation de recevoir les fonds en provenance des bailleurs. Ces comptes seront gérés par la C.A.A ; L IDA effectuera des premières avances de fonds dans le compte désigné du projet. Les dépenses effectuées feront l objet d un remboursement sur la base des Demandes de Retrait de Fonds (DRF) et sur présentation des états de dépenses qui seront approuvés ; Les demandes de retrait ultérieures sont élaborées sur la base des instructions contenues dans la lettre de décaissement et dans l accord de financement ; Les demandes de retrait de fonds (Disbursement Request) et les demandes de paiement doivent être numérotées chronologiquement en commençant par le numéro 1 ; L emprunteur veillera à ce que tous les montants déposés dans le Compte Désigné-IDA soit comptabilisé et qu il soit rendu compte de l utilisation avant la date limite de Décaissement ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 230

7.1.2 FLUX FINANCIERS DU PRECESSE Les principaux flux financiers du Projet sont illustrés dans la figure ci-après : Compte du crédit IDA 44 77-CM Washington Fonds de contrepartie Etat du Cameroun Compte désigné A CAA Compte désigné B CAA Compte FCP Compte FCP Composante 1 Paiement via le CAA des fournisseurs des biens et des services des composantes Paiement via CAA des indemnités des P.F Paiement via la CAA frais fonctionnement non éligible IDA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 231

7.2 LA MOBILISATION DES RESSOURCES 7.2.1 LA MOBILISATION DES RESSOURCES DE L IDA Les fonds IDA sont mobilisés pour financer les dépenses éligibles conformément aux dispositions de l accord de crédit. Le décaissement des fonds de l IDA devra respecter les termes de la Lettre de décaissement négociée avec le Gouvernement du Cameroun, d une part, et les Directives de la Banque Mondiale pour les décaissements applicables aux Projets (Version de Mai 2006), d autre part. Tous les décaissements sont effectués : - soit à partir du Compte Spécial (Paiement Direct) - soit à partir des Comptes Désignés (Paiement via la CAA). SUPPORTS DE MOBILISATION DES FONDS L approvisionnement en ressources financières à partir de l IDA pour la gestion du projet est supporté par l avance initiale, TYPES DE MOBILISATION DE FONDS Les procédures traitent les types de mobilisation de fonds suivants : - l avance initiale - a Demande de Remboursement de Fonds (DRF), - la Demande de Paiement Direct (DPD), - l engagement spécial. Une première tranche de fonds est mise à la disposition du projet par la Banque Mondiale pour financer les premières activités du projet. Elle est évaluée sur la base du programme d activité de six (6) mois validé préalablement par l IDA. Ce fonds est logé dans un compte ouvert auprès d une banque agrée par l IDA. Le compte marche sous la signature du Directeur de la Caisse Autonome d Amortissent ou de son Adjoint. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 232

DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) 1. La responsabilité de l élaboration de la DRF incombe au Coordonnateur. 2. Le Directeur de la CAA ou son Adjoint est le signataire des états certifiés des dépenses. 3. La fréquence de l établissement des DRF est fonction du rythme de décaissement. 4. La demande doit être établie lorsque la dernière avance de Fonds de Roulement mis à disposition ait été utilisée à hauteur de quatre mois de dépenses agrées et que les avances précédentes aient été intégralement justifiées.. 5. Le réapprovisionnement s effectue sur la base d une requête appuyée des justificatifs des dépenses effectuées. Ces pièces justificatives doivent concerner les dépenses éligibles sur la contribution du bailleur concerné. 6. Selon le cas, peuvent servir de justificatifs : - la facture du fournisseur ou un certificat précisant l origine des biens et services - un exemplaire du contrat d achat ou de bon de commande - un exemplaire de la lettre de crédit (le cas échéant) - un titre de paiement qui selon le cas, peut être une pièces suivantes : une facture acquittée ou un reçu du fournisseur, un relevé bancaire, un état de rapprochement bancaire, un avis de paiement de la banque commerciale ou un avis de débit lorsque le paiement est fait au vu d une lettre de crédit non garantie par la banque, tout autre document exigé par la Banque - un document d expédition, le cas échéant - une attestation bancaire faisant apparaître le taux d échange appliqué pour l opération pour l opération, lorsque la monnaie de règlement est différente de celle utilisée pour la tenue du compte spécial. DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) La méthode du paiement direct consiste à effectuer le décaissement sur la Banque de l emprunteur à un des bénéficiaires suivants : a) un fournisseur pour des biens fournis ou à fournir ; b) un entrepreneur ou un consultant pour les travaux ou services faits ou à faire ; c) un sous-traitant opérant dans le cadre d un contrat et pour lequel, la banque a donné son avis de non objection. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 233

La mise en œuvre de ce procédé de mobilisation des ressources comprend 5 étapes : - La préparation de la DPD - Le contrôle et la validation de la DPD - La transmission de la DPD à l IDA - Le paiement direct du Tiers par l IDA - L information du Projet Après réception de la facture, le comptable vérifie sa conformité et son éligibilité au paiement direct par rapport aux termes de l accord de crédit. En tout état de cause, les conditions suivantes doivent être respectées : - Si le montant facturé est inférieur à 20% de l avance initiale, le paiement se fait par le biais du Compte Désigné domicilié dans une banque commerciale à Yaoundé ; - Si le montant demandé est supérieur ou égal à 20% de l avance initiale, le paiement (direct) se fait via le Compte Spécial du Crédit domicilié à Washington. Dans ce cas, le comptable remplit la DPD. L état de DPD comprend les éléments suivants : La demande de paiement Le formulaire rempli en ligne la facture le bon de commande et/ou le contrat le bon de livraison ou le PV de réception l avis de non objection L état de DPD sur le compte Spécial ne comporte pas le formulaire «électronique». Avance de démarrage Le paiement à un fournisseur de biens et/ou de services peut être fait avant la livraison de biens ou l exécution de travaux ou des services pour lui permettre de couvrir des dépenses de fabrication ou des frais de mobilisation. Cette méthode de paiement, convenue entre l UCP et le fournisseur doit être appuyée par une garantie de bonne exécution du contrat. Outre les documents usuels cités ci-dessous, le fournisseur est tenu de joindre à sa facture une caution bancaire d une banque agréée par la Banque Mondiale et couvrant intégralement le montant de l avance demandée. Le montant et la devise de la caution doivent être les mêmes que ceux de la demande de paiement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 234

Documents justificatifs d un paiement direct Les documents justificatifs requis pour une demande de paiement direct sont : - l original de la facture ou de décompte du fournisseur précisant ou certifiant l origine des biens et/ou services ; - un exemplaire du contrat ou du bon de commande et une copie de l avis de non objection de la banque en faveur du contrat et ce, lors d une première demande ou d une avance ; - une caution bancaire couvrant la totalité du contrat (en l absence d un procès verbal) - un procès verbal de réception provisoire des biens fournis, un rapport ou une attestation de bonne exécution des travaux ou des services. Pour les contrats de génie civil, l emprunteur est tenu de joindre un certificat de travaux exécuté dûment signé par le Contrôleur des travaux. VERIFICATIONS DES DEMANDES DE RETRAIT DE FONDS Après l établissement de la DRF ou de la DPD, par le Comptable, le Coordonnateur et le RAF veillent au contrôle des documents confectionnés en respectant la démarche suivante : 1. Vérification de la numérotation séquentielle des demandes ; 2. Contrôle du remplissage des formulaires ; 3. Contrôle de l existence et la régularité des pièces justificatives ; 4. Contrôle de l éligibilité des dépenses selon l accord de crédit ; 5. Vérification des états récapitulatifs : Contrôle arithmétique, Contrôle de l existence et de la régularité de toutes les pièces justificatives ayant servi à la préparation des états certifiés de dépenses. 6. Vérification de l état de rapprochement du compte spécial. ENGAGEMENT SPECIAL L engagement spécial permet de payer les fournisseurs pour les biens et services importés au moyen d une «lettre de crédit» exigeant des garanties de retrait (voir lettre de décaissement). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 235

7.2.2 LA MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE Il est prévu la constitution des Comptes Projet dont l alimentation sera assurée par l Etat du Cameroun. Les fonds de contrepartie seront logés dans des comptes bancaires et serviront à financer respectivement : - Les indemnités des points focaux, - La mise en œuvre de la composante 1. - La mise en œuvre de la composante 3. Un arrêté ministériel fixera les modalités d allocation des fonds. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 236

7.3. MODALITES DE DECAISSEMENT DE FONDS 7.3.1 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA PRECESSE Manuel de procédures MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA REFERENCE 7..3.1 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La plupart des dépenses du PRECESSE s effectuent par chèques et/ou par virement bancaire. Les procédures décrites ci-dessous visent à forcer ces opérations. PRINCIPE D'APPLICATION Tout paiement par chèque doit être justifié par une pièce probante. Le Responsable Financier, est chargé de cette vérification. Le projet établit la demande de paiement et adresse à la CAA La CAA établit l ordre de paiement et adresse à la banque Le compte désigné est gérer par la Caisse Autonome et d Amortissement du Cameroun. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Avis de débit de la banque. 2. Bon de commande, Factures, bons de réception, attestation de services faits, décomptes, 3. Document de sélection du prestataire (PV d analyse, PV d attribution, ordre de service, notification ) DESCRIPTION DE LA PROCEDURE - Paiement des dépenses ; - Traitement. - Elaboration de DPD - Expédition de la DPD - Paiement ; Les étapes de ce système de paiement sont détaillées dans les procédures qui suivent. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 237

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA Tâche : Paiement des dépenses Page : 1 REFERENCE 7..3.1 Références 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Opérations L Unité de Gestion du Projet (UCP) : - Reçoit les factures des fournisseurs ou des prestataires de services, Le comptable - Vérifie la conformité des documents (factures, contrat, rapport ou attestation de service faits), - Vérifie les différents calculs, - Établit la demande de paiement, le vise. - Le soumet au RAF pour vérification. Le RAF : - vérifie la conformité des documents, - vise le décompte et signe le mandat, - transmet le mandat et les pièces au Coordonnateur pour vérification et signature. Le Coordonnateur : - reçoit les documents, effectue son contrôle, - signe le mandat, - Le transmet au comptable. Le Comptable : - Reçoit les documents signés, fait les copies, - Transmet le mandat à la CAA pour liquidation, - Traite les pièces comptables et procède au classement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 238

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA Tâche : Traitement Page :2 REFERENCE 7..3.1 Références Opérations Le comptable : 1 2 3 4 - reçoit une copie de l ordre de paiement adressé à la banque par la CAA, - s assure de la conformité des montants, - procède à l enregistrement conformément aux procédures comptables, - procède au classement de la copie de l ordre de paiement ou de l ordre de virement dans le chrono de banque. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 239

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA Tâche : Elaboration de la DPD Page :3 REFERENCE 7..3 Références Opérations Le Comptable : 1 2 3 4 5 - sélectionne la période de la demande, - sélectionne le bailleur de fonds concerné, - procède au tri des mouvements concernés à partir de son programme informatique, - élabore la demande par catégorie financière en deux copies, - transmet la demande au RAF pour supervision et signature. Le RAF : 5 6 7 8 9 - vérifie la numérotation séquentielle de la demande, - contrôle le remplissage de la demande, - contrôle l existence et la régularité des pièces justificatives, - contrôle l éligibilité des dépenses au crédit, - donne son aval à l expédition de la demande, ou 9 bis - demande au comptable de corriger les irrégularités décelées. Le comptable : 10 11 - corrige les irrégularités, - introduit la demande au contrôle du Coordonnateur via le RAF. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 240

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA Tâche : Elaboration de la DPD Page :4 REFERENCE 7..3 Références Opérations Le RAF 1 2 3 - Consulte à travers les identifiants du projet «client connections», - S assure que les fonds sont disponibles, - S assure de l éligibilité des dépenses, Le Coordonnateur : 4 5 - envoie la demande de paiement à la CAA, - retourne une copie au comptable. La CAA : 6 - Se charge de la transmettre à l IDA, Le Comptable : 7 8 9 - reçoit la copie, - la classe pour suivre le traitement de la demande, - enregistre l écriture d engagement selon le schéma prévu par les procédures comptables. Le RAF 10 11 - S assure que la demande de paiement est enregistrée dans le système, - Effectue les différents contrôles pour s assurer que les demandes enregistrées dans la forme 384 ne feront pas l objet de rejet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 241

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA Tâche : Paiement de la DPD Page : 5 REFERENCE 7..3 Références Opérations Le bailleur : 1 2 3 4 - reçoit la demande, - vérifie la conformité, - paie le fournisseur, - envoie l avis de paiement à l Unité de Coordination. Le Comptable : 5 6 7 8 - reçoit l avis de paiement via Coordinateur et RAF, - enregistre l opération selon le schéma prévu par les procédures comptables, - lance la mise à jour des demandes de paiement que tous les mouvements y figurant soient marqués et ne réapparaissent plus lors de l établissement de prochaines demandes (utilisation du programme informatique), - met à jour la situation de la convention de financement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 242

7.3.2 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS DE CONTREPARTIE Il est prévu la constitution d un Compte Projet dont l alimentation sera assurée par l Etat du Cameroun. Les décaissements effectués sur les comptes de contrepartie gérés par la CAA sont destinés à financer : - les indemnités des points focaux qui sont les dépenses éligibles à la charge de l Etat camerounais conformément à l accord de crédit, - les activités non éligibles de la composante 1 MINEP tels que les paiements des indemnités des membres de la commission des marchés, les rémunérations du personnel d appui mis à la disposition du projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 243

7.4 LA GESTION DE TRESORERIE 7.4.1 LA BANQUE 7.4.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION En dehors des petites dépenses inférieures ou égales à 25 000 FCFA, toutes les autres dépenses du PRECESSE transitent les comptes bancaires ouverts à cet effet. La Caisse Autonome d Amortissement doit ouvrir un Compte désigné auprès d une banque commerciale jugée acceptable par l IDA conformément aux dispositions de l accord de Financement. Les différents comptes bancaires sont Libellés des comptes Banque RIB CAA IDA N 4477 CM ECOBANK CAMEROUN SA N 100290002001015833697-02 PRECESSE/MINEP CAA FCP PRECESSE ECOBANK CAMEROUN SA N 100290002001014833696-86 CAA FCP PRECESSE COMMERCIAL BANK N 100080003037130723601-86 COMPOSANTE 1 CAMEROON Le Compte désigné doit être suivi de manière régulière. Les opérations de banque sont décrites suivant les procédures ci-après : - L alimentation du compte désigné ; - Les décaissements ; - L état de rapprochement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 244

7.4.1.2 ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ PRECESSE Manuel de procédures ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ Date de la révision : Page : 1 REFERENCE 7.4.1.2 OBJET DE LA PROCEDURE Le compte désigné est alimenté pour la première fois, par une avance versée par la Banque Mondiale, à la demande du Gouvernement Camerounais. Le compte désigné ne peut recevoir ni les fonds de contrepartie, ni d autres ressources de quelque origine que ce soit. Il est strictement interdit de mettre le compte désigné à découvert. A l inverse, les fonds peuvent générer des produits financiers qui sont,alors propriété du projet et dont l utilisation est laissée à l initiative de l emprunteur, lequel peut en affecter tout ou partie au financement des dépenses éligibles. PRINCIPE D'APPLICATION Dès que les fonds utilisés représentent le tiers de l'avance mise à disposition sur le compte désigné, le RAF doit déclencher la procédure de réalimentation financière. Conformément au Document d évaluation du Projet, celle-ci peut être effectuée selon deux procédures / 1. Méthode de la demande de remboursement de fonds (DRF) 2. Méthode du rapport financier intermédiaire (RFI) La procédure de réalimentation se fait : - à un rythme mensuel pour la DRF. - à un rythme trimestriel pour le RFI. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Avis de crédit de la Banque Mondiale (ou) 2. Ordres de virement, 3. DRF 4. RFI PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 245

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend quatre tâches: - Alimentation par DRF, - Traitement des DRF, - Alimentation par RFI, - Traitement des RFI, PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 246

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ Tâche : Alimentation par DRF Page :2 REFERENCE 7.2.2.2 Références Opérations La banque : 1 2 3 - constate l alimentation du compte ouvert dans ces livres, - crédite le compte désigné du PRECESSE, - prévient le Projet de l opération (transmet un avis de crédit). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 247

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Traitement des DRF Page : 3 Références Opérations Le Coordonnateur : 1 2 - reçoit l avis de crédit, - l impute au RAF. Le RAF : 3 4 - reçoit l avis de crédit, - le transmet au comptable. Le comptable : 5 6 - enregistre la pièce, - classe l avis de crédit dans le classeur approprié. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 248

ALIMENTATION COMPTE DÉSIGNÉ BASÉE SUR RFI SCHEMA PROCEDURES ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS Elaboration UCP Elaboration RFI Et les responsables des Rapport Financier Composantes Signature UCP et envoi à la RFI PRECESSE Banque mondiale IDA Réception RFI, examen et approbation Analyse RFI UCP Alimentation Compte désigné Réception avis De crédit & Enregistrement comptable PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 249

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Arrêté trimestriel des comptes Page : 4 Références Opérations Le RAF en collaboration avec le Comptable à la fin de chaque trimestre, à partir des applications du logiciel de gestion financière et comptable 1 2 3 - Procède à l arrêt des comptes - Fait le rapprochement du grand livre du compte désigné aux relevés bancaires - Procède à l analyse des comptes comptables afin d avoir des soldes sincères PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 250

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Suivi trimestriel du budget Page : 5 Références Opérations Le RAF en collaboration avec le Comptable, à partir des applications du logiciel, à la fin de chaque trimestre et conformément au budget annuel approuvé : 1 2 3 4 - Procède à l arrêt du suivi budgétaire des activités des composantes et celles liées au fonctionnement de l UCP, - Détermine le coût décaissé de chaque activité - Fait un rapprochement avec les coûts prévisionnels - Elabore un état intégrant les coûts décaissés des activités, leurs coûts prévisionnels, le budget disponible et le taux de décaissement de la période. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 251

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Suivi trimestriel des activités Page : 6 Références Opérations Le Responsable suivi-évaluation en collaboration avec les responsables des composantes à la fin de chaque trimestre et conformément au plan d action annuel approuvé : 1 2 3 - Détermine le niveau de réalisation physique des activités qui est exprimé en unité, en quantité et en pourcentage de réalisation par rapport aux prévisions - Indique le niveau d atteinte des objectifs suivant les résultats obtenus de l évaluation des indicateurs techniques rattachés aux différentes activités - Formule des observations pertinentes sur les facteurs bloquants ou goulots d étranglements empêchant l avancement normal des activités Avec l appui du RAF : 4 - Elabore un état intégrant les coûts décaissés des activités, leurs coûts prévisionnels, le budget disponible et le taux de décaissement de la période. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 252

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Suivi trimestriel de la passation des marchés Page : 7 Références Opérations Le SPM en collaboration avec les responsables de composantes, à la fin de chaque trimestre et conformément au planning annuel approuvé Décrit par type de marché : 1 2 3 4 5 6 - Le type de consultation retenu - Les différentes phases du processus de passation - La date du début et de fin prévue par phase - La date de démarrage et de fin effective de chacune des phases - Mentionne les retards accusés sur les différentes phases - Formule des explications suffisantes sur les faits ayant entraîné des retards dans le processus de passation des marchés - compile les différents rapports (financiers et techniques) avec l appui des responsables de composantes en un seul rapport au nom des activités financées sur le compte désigné du crédit IDA. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 253

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Expédition de RFI Page : 8 Références Opérations Le Coordonnateur : 1 2 - Approuve le RFI du PRECESSE et le signe - Envoi le RFI à la Banque Mondiale suivant les procédures de gestion des courriers de départ PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 254

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI Réception RFI par la Banque Mondiale REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Analyse et remboursement Page : 9 Références Opérations La Banque Mondiale à la réception du Rapport Financier Intermédiaire du PRECESSE : 1 2 3 - effectue des contrôles de cohérence et de la pertinence des données contenant le RFI - demande au PRECESSE toutes informations complémentaires et nécessaires pour la validation du rapport - accepte le RFI et met à disposition à travers le compte désigné le montant des prévisions à 6mois. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 255

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : TRAITEMENT DES RFI Remboursement du Compte désigné du PRECESSE REFERENCE 7.2.2.2 Tâche : Renseignement des documents comptables Page : 10 Références Opérations L UCP, 1 2 3 4 - reçoit un avis de crédit attestant que le compte désigné a été approvisionné par le bailleur de fonds IDA - le comptable de l UCP - procède à la saisie de l opération d alimentation du compte désigné - classent les pièces comptables pour archivage. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 256

PRECESSE DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS N 0001 du.../.../. au././ ETAT RÉCAPITULATIF (2F) FINANCEMENT IDA CREDIT - CATEGORIE : Art. N Nom et adresse de l`entrepreneur ou du Fournisseur Description Sommaire des Fournitures, Travaux ou Services Monnaie et Montant Total du Marché Montant Total des Factures Couvertes par la Demande (net de retenues) % Eligibilité Montant Total des Factures dont le Financement est Autorisé Montant Payé au Moyen du Compte désigné (le cas échéant) Numéro et date de règlement 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL DE LA CATEGORIE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 257

Commentaires : Nous certifions par la présente que les dépenses ci-dessus sont conformes aux dispositions de l'accord de crédit IDA N 4477-CM, Toutes les pièces justificatives sont disponibles à l'ucp du PRECESSE pour vérification LE DIRECTEUR DE LA CAA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 258

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE CREDIT N Tableau N Utilisation des fonds par composantes et activités durant la période du 1er janvier au 31 mars N (en FCFA) COMPOSANTES 1. RENFORCEMENT DU MINISTERE EN CHARGE DE L ENVIRONNEMENT Trimestre en cours EFFECTIF PREVU ECART DOC. EVAL. Budget Cumul à ce jour Trimestre en cours Cumul à ce jour Trimestre en cours Cumul à ce jour Durée du projet révisé du CREDIT* 2. ETABLISSEMENT DES CADRES DE GESTION DES EXTERNALITES SOCIALES 3. APPUI A L UNITE ENVIRONNEMENTALE AU SEIN DU MINISTERE DE L ENERGIE ET DE L EAU DEPENSES TOTALES DU PROJET Taux de change : * Cette colonne est basée sur la réévaluation des coûts du projet PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 259

PLAN DE PASSATION DU PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE MONTANT METHODE PRE PREFERENCE REVUE PREPARATION DATE DATE DATE RECEPTION DESCRIPTION ESTIMAT. DE SELECTION QUALIFICATION NATIONALE A PRIORI & SOUMISSION D'INVITATION SOUMISSION SIGNATURE DEFINITIVE *000 US$ P. MARCHE A POSTERIORI PAR AG. EXEC. MARCHE Composante PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 260

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE Sources et utilisations des fonds Modèle ATLANTIS Trimestre finissant le 31/03/N LIBELLE Trimestre Cumulatif ENCAISSEMENT IDA ETAT EN DPD IDA INTERET CREDITEUR Financement total VIREMENT EN COURS DEPENSE RENFORCEMENT DU MINISTERE EN CHARGE DE L ENVIRONNEMENT ETABLISSEMENT DES CADRES DE GESTION DES EXTERNALITES SOCIALES Total des dépenses Encaissements moins dépenses Evolution nette de l'encaisse Solde d'ouverture de l'encaisse SOLDE D'OUVERTURE COMPTE SPECIAL IDA COMPTE PROJET Total de l'encaisse d'ouverture Encaisse nette disponible Soldes de clôture de l'encaisse COMPTE SPECIAL IDA COMPTE PROJET Solde total de clôture de l'encaisse PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 261

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE CREDIT N Tableau Tableau des Ressources et Emplois Période du 1er janvier au 31 mars N en F.CFA Trimestre Cumulatif Fonds reçus Fonds IDA (compte désigné) Fonds Projet Total des Fonds reçus 1. INVESTISSEMENT 2. FONCTIONNEMENT Total des Emplois Excédents des fonds reçus sur les emplois Solde d'ouverture Comptes en banque IDA Compte en banque Fonds Projet Montant net de l'encaisse disponible composition : Comptes en banque IDA solde 31/03/N Compte en banque Fonds Projet solde 31/03/N Total PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 262

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE CREDIT N Tableau Etat d'avancement des activités (01 janvier au 31 mars N) Composante Montant des réalisations budgétaires du 1er trimestre 2006 (en FCFA) Montant cumulatif des réalisations budgétaires (en FCFA) % du coût total prévu Progrès réalisés 1. RENFORCEMENT DU MINISTERE EN CHARGE DE L ENVIRONNEMENT 2. ETABLISSEMENT DES CADRES DE GESTION DES EXTERNALITES SOCIALES 3. APPUI A L UNITE ENVIRONNEMENTALE AU SEIN DU MINISTERE DE L ENERGIE ET DE L EAU TOTAL PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 263

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE CREDIT N Tableau Sélection de Consultants (contrats soumis à examen préalable) Pour la période finissant le 31 Mars N N de réf. Descript Montant Estimé (en F.CFA) Méthode de sélection Prévisions et réalisations Publicité Début Expédition préparation DP Doc. DP Ouvert. prop. Tech./ Récep. CV ou Dossiers Cab. Fin de l'évaluation Fin de l'évaluat. finale Signature du contrat Fin du travail Montant du contrat (F.CFA) Nom du Cons. / de la société Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu SQC Effectif PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 264

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES POUR LE SECTEUR DE L ENERGIE CREDIT N Tableau Passation des marchés pour les équipements et fournitures (contrats non soumis à examen préalable) Pour la période finissant le 31 Mars N N de réf. Descript Montant Estimé (en F.CFA) Méthode de sélection Prévisions et réalisations Publicité Début préparation Doc. DP Expédition DP Ouvert. prop. Tech./ Récep. CV ou Dossiers Cab. Fin de l'évaluation Fin de l'évaluat. finale Signature du contrat Fin du travail Montant du contrat (F.CFA) Nom du Cons. / de la société Prévu Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 265

Utilisation des fonds par activité de projet (Modèle I) Trimestre Cumulatif PAD PAD Composante/Activité de projet /ii Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart Durée de vie du projet Révisé Total ACTIVITES PRECESSE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 266

7.4.3 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE REFERENCE 7.4.3 Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE La fréquence des opérations bancaires et leur incidence financière rendent le suivi des comptes bancaires indispensable. La procédure détaille les tâches et les responsabilités de chaque acteur. PRINCIPE D'APPLICATION A la fin de chaque mois, le RAF fait élaborer par le comptable un état de rapprochement bancaire par comparaison entre les transactions enregistrées en comptabilité et les documents reçus de la banque. L état de rapprochement bancaire du mois M doit être disponible une (1) semaine après la fin du mois (M+1). DOCUMENTS SUPPORTS 1. Relevé bancaire : Il est établi par la banque. 2. Fiche d état de rapprochement : document permettant la réconciliation entre les comptes bancaires tenus par le projet et le solde du compte du projet à la banque. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - Préparation, - Confection de l état de rapprochement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 267

PRECESSE Manuel des Procédures Date de la révision : ETAT DE RAPPROCHEMENT Tâche 1 : Préparation Page :2 REFERENCE 7.4.3 Références Opérations Le comptable, à la fin de chaque mois : 1 2 3 4 - arrête ses comptes bancaires, - réclame à la banque les relevés bancaires, - obtient ces informations, - réunit ses fiches de rapprochement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 268

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : ETAT DE RAPPROCHEMENT Tâche : Confection de l état de rapprochement bancaire Page : 3 REFERENCE 7.4.3 Références Opérations Le comptable : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 - porte sur la fiche les soldes comptables et bancaires et les différentes opérations en suspens, - obtient un solde rapproché identique des deux côtés, - arrête les soldes, - réclame les pièces justificatives des opérations prises en compte par la banque et non enregistrées (frais bancaires, virement reçu ), - obtient ces justificatifs, - remet la fiche d état de rapprochement au RAF pour visa. Le RAF : - vise l état de rapprochement, - le transmet au comptable. Le comptable : - reçoit la fiche de rapprochement visé, - enregistre dans la comptabilité les opérations justifiées selon les procédures comptables, - met à jour sa fiche d état de rapprochement. Le mois suivant, le comptable : - vérifie en premier lieu l apurement des suspens des mois précédents. Au cas où ces suspens persistent, le Comptable : 13 - entame des actions de recherche afin d en expliquer la raison et de procéder aux régularisations éventuelles. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 269

7.4.2 MISE A DISPOSITION DE FONDS 7.4.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION Pour faire face à un certain nombre de dépenses prévisionnelles. L UCP doit établir au préalable une liste prévisionnelle de ses besoins et soumettre à la CAA pour la mise à disposition des fonds. Les procédures décrites ci-dessous visent à renforcer les opérations liées à la gestion de la mise à disposition des fonds. Elles comprennent : - La préparation et traitement des besoins ; - Le paiement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 270

7.4.2.2 PREPARATION ET TRAITEMENT DES BESOINS PRECESSE Manuel de procédures PREPARATION ET VALIDATION DES BESOINS REFERENCE 7.2.1.2 Date de la révision : Page :1 OBJET DE LA PROCEDURE La mise à disposition doit être diligentée pour permettre de faire face aux petites dépenses. Chaque mouvement doit cependant être renforcé par des documents prévus à cet effet. Les procédures relatives aux opérations concernant la préparation et le traitement des besoins sont ci-après explicitées. PRINCIPE D APPLICATION Les dépenses doivent être recensées selon leur échéancier de paiement. La procédure de mise à disposition est applicable pour honorer les paiements des dépenses de faible valeur. Un état de paiement doit être établit. La mise à disposition est adressée à la CAA. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Demande de mise à disposition : 2. Etat prévisionnel des dépenses accompagné des justificatifs des dépenses DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend deux tâches : - la préparation et, - le traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 271

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE Tâche : Préparation Page : 2 REFERENCE 7.2.1.2.1 Références Opérations Le comptable: 1 2 3 4 - récence les dépenses arrivées en échéance - établit un état récapitulatif des dépenses - élabore la demande de mise à disposition, - transmet la demande au RAF pour visa. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 272

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE Tâche : Traitement Page : 3 REFERENCE 7.2.1.2.2 Références Opérations Le RAF de l UCP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 - reçoit la demande de mise à disposition - diligence le contrôle et vérification subséquente - apprécie la justification, - procède à correction appropriée - donne son aval et vise la demande de mise à disposition, - soumet à la signature du coordonnateur Le Coordonnateur : - reçoit la demande visée par le RAF - vérifie les supports - signe - le retourne au RAF. Le RAF : 11 12 13 14 15 16 - reçoit la demande signée, - fait faire deux copies, - transmet l original à la CAA pour prise en charge, La CAA - reçoit la demande, - vérifie la conformité des documents, - Etablis le chèque au nom du RAF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 273

7.4.2.3 PAIEMENT DES DEPENSES PRECESSE Manuel de procédures PAIEMENT DES DEPENSES REFERENCE 7.5.1.3 Date de la révision : Page : 1 OBJET DE LA PROCEDURE Les décaissements à travers la mise à disposition ne doivent pas être réguliers en vue d éviter les abus. L UCP doit au maximum individualisé les paiements par cheque des dépenses. Les procédures décrites ci-dessous visent cet objectif. PRINCIPE D APPLICATION Seules les dépenses figurant dans les états de paiements doivent faire l objet de décaissement. L'utilisation de la précédente demande devrait être justifiée avant toute nouvelle demande de mise à disposition. DOCUMENTS SUPPORTS 1. Pièces justificatives 2. Brouillard de mise à disposition DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend une tâche : -- le traitement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 274

PRECESSE Manuel de procédures Date de la révision : Références PAIEMENTS DES DEPENSES Tâche : traitement Page :2 Opérations REFERENCE 7.5.1.3 1 2 3 4 5 6 Le RAF : - reçoit la lettre de la CAA - fait faire deux copies, - effectue le retrait sur le compte, - procède aux paiements des dépenses conformément à l état prévisionnel - recense les justificatifs - soumet la liasse de justificatif au comptable pour traitement Le comptable -. 7 8 9 10 - reçoit les supports - procède à saisie conformément au schéma prévu dans la procédure comptable - édite les fiches d imputation comptable - procède au classement des pièces justificatives PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 275

BROUILLARD DE MISE A DISPOSITION Dates N pièces Libellés Entrées Sorties Soldes PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 276

VIII - PROCEDURES COMPTABLES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 277

8.1. ORGANISATION COMPTABLE ET SYSTHEME COMPTABLE 8.1.1. CONFIGURATION COMPTABLE La comptabilité du PRECESSE est tenue par l Unité de coordination du Projet. Le Comptable de l UCP sous la supervision du RAF est responsable de la tenue des comptes relatifs d une part aux activités financées sur le compte désigné et d autre part celles financées sur le compte du projet. L UCP procédera à la consolidation des comptes en intégrant la comptabilité de la composante 3 du MinEE. La comptabilité du PRECESSE serait tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce faire, un logiciel de gestion intégrée de la comptabilité des projets en License multi-sites avec la version consolidation est conseillé. 8.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE o Le système retenu est celui d une comptabilité d engagements permettant de constater les créances et les dettes dès leur naissance. o Les fonds reçus des bailleurs sont traités de la manière suivante : o a partie qui finance les immobilisations est inscrite en subventions d investissements, o la partie qui finance les charges est inscrite en subventions d exploitation. o La partie non utilisée est inscrite dans le compte subvention à régulariser. o Les dépenses du projet sont comptabilisées au cours de l année en nature et sont transférées à l actif du bilan par composante. o Les dotations aux amortissements ne sont pas calculées sur les immobilisations utilisées par le projet. Par conséquent les subventions d investissements ne sont pas rapportées au résultat. La comptabilité est tenue en Franc de la Communauté Financière Africaine (FCFA). La comptabilité est traitée par un logiciel spécialisé de gestion des projets TOMPRO Gestion financière dont le mode d'utilisation est décrit dans le Manuel de l utilisateur. Ce logiciel comprend les modules suivants PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 278

Paramètres système comptabilité générale comptabilité analytique suivi budgétaire, gestion des immobilisations gestion des marchés et engagements suivi des conventions suivi des décaissements états financiers utilitaires L organisation comptable est centralisée au niveau du site de l UCP (siège). Le référentiel comptable OHADA sera applicable à la comptabilité des agences d exécutions. Toutefois quelques adaptations seront apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de projet non générateur de revenus. 8.1.3. REGLES COMPTABLES 8.1.3.1. CONCEPT D IMAGE FIDELE Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des activités du projet. 8.1.3.2. SINCERITE Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du PRECESSE. Par conséquent, ils seront établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers. 8.1.3.3. REGULARITE La comptabilité du PRECESSE sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires et en particulier : - L accord de crédit -Les normes Comptables. 8.1.4. PRINCIPES COMPTABLES Les principes comptables retenus sont les suivants : 8.1.4.1. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION Les états financiers du PRECESSE sont établis en supposant que le Projet poursuivra normalement ses activités sans intension de les stopper ou de les réduire de manière significative. Le PRECESSE a une durée de cinq ans renouvelable. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 279

8.1.4.2. PERMANENCE DES METHODES COMPTABLES Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans l application des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation retenues. 8.1.4.3. PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date d entrée dans le patrimoine du projet. Les biens acquis en devises sont comptabilisés dans l'unité monétaire légale du pays par conversion de leur coût en devises, sur la base du cours de change du jour de l'acquisition. Cette valeur est maintenue au bilan jusqu'à la date de consommation, de cession ou de disparition des biens. 8.1.4.4. PRINCIPE DE PRUDENCE Les comptes seront tenus dans le respect des règles suivantes : Réalité et sincérité des pièces comptables, Soutien de chaque inscription comptable par une documentation acceptable, Correcte évaluation des différentes rubriques des états financiers. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 280

8.1.5. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES 8..1.5.1. PIECES COMPTABLES 1. Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les transactions effectuées par le PRECESSE. Elles sont constituées par : les contrats signés avec d'autres partenaires, les bordereaux de versement à la banque, les extraits de compte bancaire, les justificatifs de dépenses en numéraires, les bordereaux de déclarations de charges fiscales et sociales, les bulletins de salaire, les factures fournisseurs les fiches de DRF ou de DPD les états d inventaire rapport financier les reçus de caisse 2. La Fiche d Imputation Comptable (F.I.C), également dénommée Pièce d Imputation Comptable (P.I.C.) est systématiquement servie à partir des documents énumérés ci dessus. Elle sert ensuite de support à la saisie informatique des données comptables et financières. 3. Chaque enregistrement comptable doit être supporté par une F.I.C. à laquelle sont agrafées les pièces comptables subséquentes. 4. Après enregistrement, la F.I.C. et les documents annexés sont classés par type de journal. Ci-dessous un modèle de F.I.C PRECESSE Site Journal Engagement Date compta Num. pièce Date pièce Compte Auxi. Analytique Budget Fin+Cat Géo. Libellé Débit Crédit saisi le Totaux PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 281

5. Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fonds du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires permettant le regroupement mensuel des pièces. 6. Toute pièce justificative de dépense doit faire l objet de contrôles de réalité, de sincérité, et de conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustifs, ces contrôles porteront sur : l existence d un contrat ou d une commande, la conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande, la vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu, le contrôle arithmétique de la pièce, la vérification de la prévision budgétaire, le contrôle de l éligibilité de la dépense. 7. Le RAF doit s assurer que les contrôles ci dessus ont été exercés par le comptable, faute de quoi il prend l initiative de lui faire retourner les documents. 8. Les factures reçues des fournisseurs font l objet d une numérotation interne en continue. Les originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est classée comme pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d achat, la deuxième copie sert de support à la justification de la DRF émise. 8.1.5 2. JOURNAUX COMPTABLES Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit comporter : Les journaux : - la date de l'opération, - le numéro de compte utilisé, - le numéro de pièce comptable, - un libellé explicatif, - les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique - le montant inscrit au débit ou au crédit. JOURNAL D'ACHATS : Il reçoit les opérations relatives à la constatation des dépenses de fonctionnement ou d investissement. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 282

Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes : Achats de fourniture, de tickets de carburant Achats d'immobilisations, Dépenses de fonctionnement telles que loyers, téléphone, électricité, assurance, entretien, fournitures diverses. JOURNAL DE TRESORERIE : Le journal de trésorerie constate : Les décaissements tels que les paiements faits par l UCP en règlement des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ; Les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers etc. Il est ouvert un journal de trésorerie par compte bancaire. JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES : Il enregistre les écritures correctives ainsi que les opérations spécifiques : centralisation des salaires et charges, dotations aux amortissements, déclarations fiscales et sociales. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 283

8.1.6. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES La comptabilité du PRECESSE est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des informations nécessaires à la prise de décision. 8.1.6.1. PRODUCTION DES ELEMENTS DU TABLEAU DE BORD MENSUEL Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle est obligatoire sont les suivants : - Grand livre, balances générale et auxiliaires ; - Situation de trésorerie (banques et caisse) ; - Etat mensuel des DRF et DPD ; - Etat mensuel de l exécution budgétaire ; - Etat des engagements de dépenses. Soit M la fin d un mois d activité. Le planning d exécution des travaux à conduire est le suivant : TRAVAUX MENSUELS PAR DELAI (J) Edition des grands livres, journaux balances Raf & Compta M+ 3 Etats de rapprochement des banques Raf & Compta M+ 5 Ecritures d ajustement Raf & Compta M+ 7 Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des Fonds) et Raf & Compta M+ 8 présentation au Coordonnateur du projet Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD. Raf & Compta M+ 10 Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux partenaires. UCP M+11 Le Responsable administratif et financier du projet est tenue au respect du planning ci-dessus. Le Coordonnateur du projet est informé de toute difficulté d exécution. Celui-ci se prendra des décisions appropriées relevant de sa compétence. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 284

8.1.6.2 PLANNING D ARRETE DES COMPTES ANNUELS 1. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre, 2. Le planning d arrêté des comptes de fin d exercice du PRECESSE est le suivant : TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J) Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks Raf & Compta N Rapprochements entre inventaires et inscriptions Comptables Raf & Compta N+ 5 Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF & DPD Raf & Compta N+20 Edition du récapitulatif annuel des salaires Raf & Compta N+25 Edition et analyse des grand livres, balances Raf & Compta N+35 Ecritures d inventaires et de régularisation. Production des grand livres et Raf & Compta N+40 balances analysés Examen des documents par le Coordonnateur du projet et la préparation des UCP N+45 éléments de son rapport Production des états de synthèse et éléments définitifs du tableau de bord. Raf & Compta N+60 Transmission des états de synthèse au Coordonnateur de PRECESSE Raf & Compta N+65 Transmission des documents à l auditeur. Rapport financier et rapport de UCP N+ 80 synthèse Rapport des auditeurs Auditeur N+ 150 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 285

8.1.7. SCHEMAS D ECRITURES COMPTABLES 8.1.7.1. METHODES DE COMPTABILISATION 1. Les opérations sont enregistrées chronologiquement et sans retard de manière à disposer de données comptables actualisées en temps réel. 2. La performance de l organisation comptable est mesurée à partir des critères suivants : - Exhaustivité : toutes les opérations font l objet d un enregistrement comptable, - Réalité : tout enregistrement est justifié par une opération, - Exactitude : il n y a pas d erreur dans la comptabilisation des montants, - Bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache. 8.1.7.2. RECEPTION DES FONDS ENCAISSEMENT PAR LE PRECESSE DE L AVANCE INITIALE A la réception de l avance initiale dans le compte désigné, l écriture suivante est passée dans le journal de banque correspondant : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 52 Avce initiale IDA X 102 Avce initiale IDA X EMISSION DE LA DRF Avant l émission de la DRF, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées par catégories de dépenses. Ce travail conduit à passer l écriture suivante sur le journal d opérations diverses : Compte Général 4581 1021 1022 N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit DRF N.. émise Dotation Initial Dotation complémentaire X X X PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 286

PAIEMENT DE LA DRF PAR L IDA A la réception de l avis de crédit de la banque attestant du remboursement effectif des fonds par l IDA, l écriture suivante est enregistrée : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 52 Avis de crédit n X 4581 DRF N. encaissée X EMISSION DE LA DPD Avant l émission de la DPD, il convient de faire le point sur la répartition des sommes utilisées entre celles relatives aux investissements et celles concernant le fonctionnement. Ce travail conduit à passer l écriture suivante sur le journal d opérations diverses : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 4583 1028 DPD N.. émise Autres dotation (DPD) X X X 8.1.7.3. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES Le Comptable : Reçoit les pièces Comptables et effectue le contrôle de cohérence adéquat ; Procède aux imputations dans le respect des plans comptables conçus ; Remplit la FIC selon le schéma ci-dessous : PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 287

Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 2 ou 6 Intitulé de l achat X 401 Nom du f/sseur X 8.1.7.4. REGLEMENT DES FACTURES COMPTES LOCAUX 1. Le règlement de la dette envers les fournisseurs se fait par mandat. 2. Les références du paiement sont portées sur la facture et l écriture suivante est passée dans le journal de banque correspondant. Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 401 52 Nom four, réf. Fact. Chèque n xx X X VERSEMENT D UNE AVANCE DE DEMARRAGE La comptabilisation de l avance de démarrage obtenue d un attributaire de marché ayant produit une caution bancaire en garantie de l avance à percevoir est traitée comme suit : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 409 Avance de dém.. X 52 Chèque n xx X Le compte 409 positionné à l actif du bilan constate la créance du projet sur le fournisseur durant toute la période d exécution du contrat. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 288

PAIEMENT DE LA DPD PAR L IDA A la réception de l avis de la banque confirmant le paiement direct du fournisseur par l IDA, l écriture suivante est comptabilisée sur le journal d opérations diverses. : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 401 4583 Avis de crédit n DPD N.. réglée X X 8.1.7.5. OPERATIONS DE CAISSE ALIMENTATION DE LA CAISSE L alimentation de la caisse par retrait de la banque est comptabilisée ainsi : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 581100 Chèque N X 52 Chèque N X RECEPTION A LA CAISSE Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 57 581100 Pièce de caisse N Virement interne X X PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 289

8.1.7.6. COMPTABILISATION DES HONORAIRES ET PRIMES DU AU PERSONNEL COMPTABILISATION DE L ENGAGEMENT DES CHARGES LIEES AUX PERSONNEL A la fin de chaque mois, le personnel transmet sa note honoraire au comptable et un état récapitulatif des sommes précomptées au titre de l Impôt sur le Revenu est établi. Les écritures relatives à ces opérations sont comptabilisées comme suit dans le journal d opérations diverses : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 661 665 * * * Honoraires Primes X X 422 447 Rému. dues IR X X PAIEMENT DES HONORAIRES Les chèques émis en paiement des honoraires et des déclarations Fiscales sont comptabilisés dans le journal de banque approprié. Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 422 Rému. dues X 447 IR X 52 Chèque n.. X PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 290

8.1.7.7. OPERATIONS PARTICULIERES OPERATIONS SUR IMMOBILISATIONS. Il s agit d opérations portant sur la mise au rebut, le vol ou la destruction d un bien durable. REFORME D UN MATERIEL DE TRANSPORT Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 812000 * * * VCN X 245100 Matériel de T. X X L écriture ci-dessus constate la sortie de l actif du bien reformé. L encaissement du prix de cession est comptabilisé ainsi : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 521 822 * * * Bque Produit cession X X AJUSTEMENTS BANCAIRES 1. A la suite de la confection de l établissement des états de rapprochement bancaires, certains ajustements comptables sont nécessaires afin de tenir compte par exemple des prélèvements opérés par la banque au titre des agios et frais de services bancaires non connus ou de mouvements financiers divers en cours de mois. 2. Les schémas d écritures présentés ne sont pas exhaustifs mais indiquent les opérations les plus couramment décelées après établissement des états de rapprochement bancaire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 291

AGIOS BANCAIRES Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 67 * * * Intérêt X 521 100 Banque X SERVICES BANCAIRES DIVERS Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 63 800 521 100 * * * Commissions bancaires Banque X X TRANSFERT FINANCIER RECU MAIS NON COMPTABILISE Il peut s agir par exemple, de la réception de fonds d une DRF dont le comptable n a pas reçu l avis de crédit avant les travaux d inventaire. Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 521 100 Banque X 458 100 DRF émise X 8.1.7.8. ANALYSE DES COMPTES DE TIERS Les comptes de tiers (classe 4) retracent les opérations non encore dénouées. Les soldes de comptes doivent être analysés et expliqués individuellement. Le mode opératoire est le suivant : Edition du grand livre auxiliaire des comptes de tiers, Rapprochement entre les écritures du débit et celles du crédit, Confection Utilisation d une feuille de travail expliquant le solde du compte, Identification et correction comptables des erreurs et anomalies telles que les reclassements comme indiqués dans les schémas ci-dessous : PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 292

RECLASSEMENT Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 401 XX X 401 YY X Les erreurs d imputation peuvent également porter sur les codes budgétaires, bailleurs DOUBLE REGLEMENT DE FOURNISSEUR Une telle situation doit être rarissime dans la mesure où : - Seule la facture originale du fournisseur a été comptabilisée - Le paiement du fournisseur est effectué au vu de cet original. Après mise en œuvre de la procédure de restitution par le fournisseur du second paiement, l écriture suivante est comptabilisée : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 521 100 401 Encaisst double règlt Fournisseur X X PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 293

FICHE D ANALYSE DE COMPTE Numéro de compte BANQUE : ------------------------ Mois de : LIBELLES DEBIT CREDIT Date de l opération Observations Solde comptable Justifications Solde de la Banque Le Comptable Date : 8.1.7.9. COMPTABILISATION DES OPERATIONS D INVENTAIRES INVENTAIRE DE CAISSE 1. Le solde du compte de caisse doit être ramené à son solde physique déterminé à la suite de l inventaire. 2. L inventaire aboutit à deux situations possibles PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 294

3. Le solde physique est conforme au solde du brouillard de caisse: dans cette hypothèse aucune écriture n est à enregistrer. 4. Le solde physique est inférieur ou supérieur au solde du brouillard : le comptable recherche l origine de l écart puis enregistre l une ou l autre des écritures suivantes d ajustement selon qu il s agisse d un déficit non recouvrable ou d un excédent inexpliqué. : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 831 100 * * * Ecart caisse X 571 100 Caisse X Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 571 100 Caisse X 841 100 * * Ecart caisse X COMPTABILISATION DES STOCKS 1. Les stocks (fournitures, médicaments, consommables, carburants, etc.) font l objet de prises d inventaires périodiques (cf procédures de gestion du patrimoine). 2. Les stocks font ensuite l objet d une valorisation au coût d achat. 3. Les écritures d enregistrement de l inventaire des stocks ne font pas l objet d imputation budgétaire, financière et analytique. 4. Les principaux schémas comptables sont les suivants : ANNULATION DU STOCK INITIAL Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 603 Variation de stock X 33 stock X Cette écriture est enregistrée pour chaque type de stock. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 295

COMPTABILISATION DU STOCK FINAL Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 33 Stock X 603 Variation de stock X Cette écriture est également enregistrée pour chaque type de stock. CONSTATATION DE LA DISPARITION DE STOCKS Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 831 X 33 X RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUIT A L EXERCICE D ORIGINE Les charges et les produits nés au cours d un exercice donné doivent être rattachés à cet exercice et ne doivent pas être transférés sur l exercice suivant. Les principaux schémas d écritures de rattachement sont les suivant : PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 296

FRAIS DE MISSION, DE SEMINAIRES, DE FORMATION EN COURS Le comptable : Recense les dépenses relatives aux missions, aux formations et autres activités ayant fait l objet de versement d avances à régulariser. Il examine les ordres de mission ainsi que les autres supports de justification des dépenses afin de déterminer la durée de l activité réputée chevaucher sur deux exercices comptables. Il évalue prorata temporis la partie imputable à l exercice dont les comptes doivent être arrêtés et comptabilise les sommes appropriées selon le schéma suivant : Compte Général N Auxiliaire Code Activité Poste Budgétaire Code Fin. + Catégorie Libellé Débit Crédit 605 300 627 720 638 400 * * * * * * * * * Carburant Perdiems Hôtel X X X 471 200 Charge à payer X PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 297

8.2. ETATS FINANCIERS Ci-dessous les différents états devant être produits par l unité de coordination du projet : 1. Le bilan, et l état annexé 2. Les états certifiés de dépenses 3. Le tableau des emplois et ressources, 4. L état d exécution budgétaire, 5. Le suivi de l utilisation des crédits 6. Le Rapport intérimaire de Suivi Financier La séquence applicable à leur élaboration est la suivante : 1. Saisie des pièces comptables dans les journaux auxiliaires 2. Centralisation au journal général 3. Etablissement du grand-livre 4. Etablissement de la balance générale et des balances auxiliaires 5. Analyses des comptes et passation des écritures correctives 6. Comptabilisation des écritures d inventaires 7. Réception des données du MinEE pour consolidation. 8. Elaboration des états financiers Les modèles des différents états financiers sont joints en annexe. PLANNING D ARRETE DES COMPTES ANNUELS 1. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre, 2. Le planning d arrêté des comptes de fin d exercice du PRECESSE est le suivant : PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 298

TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J) Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks Raf & Compta N Rapprochements entre inventaires et inscriptions Comptables Raf & Compta N+ 5 Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF & DPD Raf & Compta N+20 Edition du récapitulatif annuel des salaires Raf & Compta N+25 Edition et analyse des grands livres, balances Raf & Compta N+35 Ecritures d inventaires et de régularisation. Production des grands livres et Raf & Compta N+40 balances analysés Examen des documents par le Coordonnateur du projet et la préparation des UCP N+45 éléments de son rapport Production des états de synthèse et éléments définitifs du tableau de bord. Raf & Compta N+60 Transmission des états de synthèse au Coordonnateur de PRECESSE Raf & Compta N+65 Transmission des documents à l auditeur. Rapport financier et rapport de UCP N+ 80 synthèse Rapport des auditeurs Auditeur N+ 150 8.3. CONSOLIDATION 8.3.1 PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION PRINCIPE L UCP et le MINEE tiennent leur comptabilité sur site et produisent leurs états financiers périodiques requis par la gestion du projet. Toutefois, pour le reporting de l ensemble du projet, tous les comptes doivent être consolidés par le coordonnateur et le RAF du PRECESSE pour diffusion aux concernés. La périodicité de consolidation des données est mensuelle. Les données comptables financières et techniques de MINEE seront transmises à l UCP par fichier numérique avec accusé de réception. L archivage des pièces comptables et l audit des activités de MINEE se feront au niveau de cette entité. SCHEMA DE CONSOLIDATION Etats financiers PRECESSE Etats financiers UCP Etats financiers MINEE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 299

8.3.2 REGLES DE CONSOLIDATION Dans les opérations comptables du PRECESSE, il n y a pas de prestation réciproque entre les agences d exécution. Aussi, la consolidation proprement dite sera une addition des états financiers. Il n y aura aucun retraitement à faire dans le cadre de la consolidation. TRAITEMENT REALISE PAR TOMPRO Le système mis en place par TOMSOFT permet un transfert automatique de la comptabilité du MINEE vers la comptabilité PRECESSE tenue à L Unité de Coordination du Projet. Le plan comptable étant le même, le RAF n aura, aucune écriture à passer. Le coordonnateur et le RAF de l UCP disposeront automatiquement d une balance et des états budgétaires et analytiques, intégrant toutes les données du PRECESSE TRAVAUX A REALISER PAR LE COORDONNATEUR ET LE RAF DU PRECESSE Le coordonnateur et le RAF du PRECESSE n auront que les états financiers à préparer. Les travaux d analyse et de justificatif des comptes auront déjà été réalisés par le MINEE. Le coordonnateur et le RAF du PRECESSE récupéreront auprès du MINEE les analyses de comptes et les justificatifs dont ils ont besoin. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 300

ANNEXES : ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 301

ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 302

PLAN COMPTABLE 1er Niveau 2ème Niveau 3ème Niveau STRUCTURE Classe Sous classe Compte Général Code Libellé 1 COMPTE DES RESSOURCES DURABLES 10 Capital par dotation 102110 Avce Initiale IDA 102111 Dotation initiale État 14 Subvent d'invest & fonction 141110 Subvent d'investis IDA 141111 Subvent d'invest Etat 149800 Subvent rapportée au résultat 16 Emprunt et dettes assimilees 162000 Emprunt et dettes /ets de cred 168000 Autres emprunts et dettes ass 2 COMPTE D'ACTIFS IMMOBILISES 20 Charges immobilisées 201100 Charges immobilisées 21 Immobilisations incorporelles 213100 Logiciel Coordinat 218000 Autres immob incorp 219000 Immo inc en cours 23 Bâtiment, inst thq et amenagmt 231000 Bâtiment admin./sol propres 232000 Bâtiment admin./sol autroui PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 303

PLAN COMPTABLE 232300 Construct 234000 Installat thq 235000 Aménagement de bureau 238000 Autres installat et amenagmt 239000 Bâtiments et installat & cour 24 Matériels et outillages 244100 Matériel de Bureau 244200 Matériel Informatique 244300 Matériel Bureautique 244400 Mobilier de Bureau 245100 Matériel Automobile 245800 Autres Matériels de Transp 247000 Aménagemt et Agengemt Mat 249000 Matériel en cours 25 Avances et acomptes verses 251100 Avce et acpte verse/imm corp 252100 Avce et acpte verse/imm inc 27 Autres immobilisat financieres 275100 Depôt pour loyer d'avce 275200 Depôt pour électricité 275300 Depôt pour eau 275500 Depôt téléphone et télex 278000 Autres imm fciere 3 COMPTES DE STOCKS 33 Stocks PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 304

334100 Fourniture de bureau 338000 Autres mat et approv PLAN COMPTABLE 4 COMPTES DE TIERS 40 Fournisseurs & compte rattache 401100 Frs ordinaire 401200 Fournisseurs étrangers 401310 Consultants nationaux 401320 Consultant internationaux 408100 Frs fact non parvenu 409100 Frs avce et acpte verse 42 Personnel 421100 Persl avce 421200 Persl acpte 422000 Persl remunerat due 424100 Asstce medical 44 Etats et collectivites Pub 442100 Impôts et Taxes d'etat 447100 Impôt sur le Revenu 447200 Taxe de logemt 447300 Contribut forfait 447310 Taxe de format professl 448700 Prdts à recevoir 449300 Etat fds de dotat à recevoir 449400 Etat subv invest à recevoir 449500 Etat subv explt à recevoir PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 305

PLAN COMPTABLE 449800 Etat Demand. de subvent 449810 Etat subvent à recevoir 45 Organismes internatx 458110 DRF émises IDA 458210 DRF à recevoir IDA 458310 DPD émise IDA 458410 DPD IDA à recevoir 458510 DRF à émettre IDA 458910 Charges à payer IDA 47 Debiteurs et crediteurs divers 471100 Débiteur divers 471110 Avce/Mission 471200 Crdtrs divers 471300 Suvbvention à régulariser 471310 Subvent à regulariser IDA 471320 Subvent à regul. Don Japonais 476000 Chges constate d'avce 477000 Prdts cstate d'avce 48 Créances et dettes HAO 481100 Frs imm inc 481200 Frs imm corp 481800 Facture non parvenue 481900 Retenue de garantie 485000 Créance sur cess imm 49 Depreciat & risque provisione PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 306

PLAN COMPTABLE 5 COMPTES DE TRESORERIE 51 Valeurs à l'encaissemt 513000 Cheque à encaisser 52 Banque 521110 Compte désigné IDA 521111 Compte Projet Etat 521120 Compte désigné PPF 53 Etablissements fciers & Ass 57 Caisse 571100 Caisse 58 Regie d'avce & vrmt de fds 581100 Virement interne 585100 Viremt de fds 6 COMPTES DE CHARGES ORDINAIRES 60 Achats et variation de stocks 601100 Innovat et Diffus des TTIT 601200 Améliorat des Performences 601300 Accès au Financement 601400 Infrastructures Commerciales 603300 Variat stock fture bureau 603800 Variat autres fture bureau 604300 produit d'entretien 604700 Fourniture de bureau 605100 Cons electricite 605200 Carburant et lubrifiant pièces PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 307

PLAN COMPTABLE 605400 Fourniture entretien non stock 605500 Fture de bureau non stockée 605600 Petit et outillage 605800 Petit travaux 608300 Emballages 61 Transport 614000 Transport du personnel 616100 Frais postaux 616200 Courriers express 618000 Autres frais de trans 618100 Voyages et déplacement 62 Services ext A 622100 Location de terrain 622200 Location de bâtiment 622300 Location Matér et Outill 622800 Location salles 622810 Location Véhicule 624100 Entret / répar des biens immo 624200 Entrét / Répar des biens Mob. 624220 Entretien et rep véhicules 624300 Maintenance 624800 Autres entrét et répar 625200 Assur. Matér. de transpo 625800 Autres Primes d'assur 626100 Etudes et Réch PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 308

PLAN COMPTABLE 626500 Documentation Génér 626600 documentation Tech 627100 Annonces Insert 627200 Frais catall. Imprim. Publi 627710 frais d'organi. Seminair atel. 627800 Autres charges de publicité 628100 Frais de téléphone 628200 Frais de telex 628800 Abonn. Internet 63 Sces ext B 631800 Frais bancaires 631850 Agios 632300 Rémunération des Transit. 632410 Honoraires assistc tech expatr 632420 Honoraires assistc tech local 632430 Honoraire comptable 632500 Frais d'acte et contentieux 632800 Divers frais 637100 Gardiennage 637110 Service Entret/Nettoyage Bur. 638210 Frais de demenag.charges assim 638300 Réceptions 638400 Frais de mission et perdiem 64 Impôts et taxes 641110 Taxes de logement PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 309

PLAN COMPTABLE 641310 Contribution Forfaitaire 641510 Taxes dse format profess. 646000 Droit d'enrégistrement 646200 Timbres Fiscaux 646400 Vignettes 646800 Autres droit 647000 Amendes et Pénal. Fisca. 647800 Autres amendes 648000 Autres Impôts et Taxes 65 Autres charges 658100 Jétons de présence 658800 Caisse Mission 658900 Réalimen caisse menues dépens 66 Charges de personnel 661100 Honoraires personnel 661200 Primes et Gratifications 661250 Indemnités de Solidarité 661300 Congés Payés 661400 Indemnités de Préavis de licen 661700 Avances en Nature 663100 Indtés ffait. versées. aux per 668400 Medecine du travail et pharm. 668500 Main d'oeuvre temporaire 67 Frais financiers et chges ass 674000 Autres Intérêts PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 310

PLAN COMPTABLE 7 PRODUIT DES ACTIVITES 71 Subvent d'expltat 718100 Subvention d'exploitat IDA 718200 Subvention d'exploitat Etat 75 Autres prdts 758000 Prdts divers 77 Revenus fnciers et prdts ass 778000 Int reçus 78 Transfert des charges d'explt 781100 Transfert de charges 79 Reprise des provisions 8 AUTRES CHARGES ET AUTRES PRODT 81 VCN des cess imm 811000 VCN des Imm incorp 812000 VCN Immob corporelles 82 Prdts des cess d'imm 821000 Pdts Cess Immob Incorporelles 822000 Pdts des cess Imm corporelles 83 Charges HAO 831000 Charges hors activités ordin. 84 ProduIRPP HAO 841000 ProduIRPP HAO 86 Reprise HAO 865000 Reprise Subvent invest PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 311

ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 312

PRECESSE Période du 01/01/N au 31/12/N BILAN - ACTIF (1/2) Bilan arrêté au 31/12/N Libellés Exercice en cours Exercice Précédent Brut Amortissement Net Net ACTIF IMMOBILISE CHARGES IMMOBILISEES Comptes refléchis Coordiantion IMMOBILISATIONS INCORPORELLES Brevets, Licences & Logiciels Autres Immobilisations Incorporelles IMMOBILISATIONS CORPORELLES Batiments Coordination Installat Agencemt Technique Matériels & Mobiliers Matériels de Transport *** TOTAL ACTIF IMMOBILISE *** ACTIF CIRCULANT Stoks de Fournitures Fournisseurs Avances Versées Créance/Bailleurs Autres Créances *** TOTAL ACTIF CIRCULANT *** TRESORERIE Banques, Chèques Postaux & Caisse *** TOTAL TRESORERIE *** TOTAL GENERAL ACTIF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 313

Période du 01/01/N au 31/12/N (PRECESSE) BILAN - PASSIF (2/2) Bilan arrêté au 31/12/N Libellés Exercice en cours Exercice Précédent CAPITAUX PROPRES & RESSOURCES ASSIMILEES INVESTISSEMENTS Avance Initiale IDA Dotation État Dotation IDA Résultat de l'exercice Subvention d'investissement IDA Subvention d'investissement État Autres Subvention d'investissement Subvention à regulariser *** TOTAL CAPITAUX PROPRES & RESSOURCES ASSIMILEES PASSIF CIRCULANT Dettes Fournisseurs Dettes fiscales et Sociale Autres Dettes *** TOTAL PASSIF CIRCULANT *** TRESORERIE PASSIF Banque Crédit de Trésorerie *** TOTAL TRESORERIE PASSIF *** TOTAL GENERAL PASSIF PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 314

PRECESSE Tableau Emplois/Ressources Etat exprimé en FCFA Période du 01/01/200.. au 31/12/200 EMPLOIS RESSOURCES Code Libellé Montant Code Libellé Montant A INVESTISSEMENT F DOTATIONS A100 IMMOBILISATION INCORPORELLE F100 DOTATION IDA A200 IMMOBILISATION CORPORELLE F200 F300 DOTATION ETAT B FONCTIONNEMENT F400 DPD RECUES IDA B100 ACHAT B200 TRANSPORT B300 SERVICE EXTERIEUR A H DETTES B400 SERVICES EXTERIEURS B H100 DETTES FOURNISSEURS B500 IMPOTS ET TAXES B600 AUTRES CHARGES B700 CHARGES DU PERSONNEL D CREANCES D100 DPD EMISES E TRESORERIE E100 BANQUES E200 CAISSE TOTAL GENERAL EMPLOIS 0 TOTAL GENERAL RESSOURCES 0 PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 315

IX - AUDIT ET REVISION DES COMPTES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 316

9.1. REVISION DES COMPTES ET AUDIT FINANCIER 1. Conformément à l accord de crédit et au manuel de procédure du PRECESSE, l UCP donnera toute la latitude à l Association et à toutes les parties intéressées pour conduire les missions d Audit. 2. Ces audits devront être coordonnés et ne pas gêner l exécution des activités sur le terrain. 9.2. DISPONIBILITE LORS DES AUDITS 1. L équipe de l UCP est le principal interlocuteur des experts chargés des audits techniques, financiers et de la révision des comptes. 2. Il doit mettre toutes leurs ressources humaines à la disposition des experts, ainsi que des locaux pour répondre à toute demande de documents, de renseignements afin de faciliter les tâches des Experts et Auditeurs. 3. Les interventions des experts extérieurs chargés du contrôle et de la supervision sont organisées de telle sorte qu elles ne perturbent pas les tâches courantes du personnel. Toutefois le personnel doit offrir aux différents intervenants leur totale et permanente disponibilité et procéder à toute communication sollicitée et/ou donner des réponses concrètes à toute interrogation. 4. Les intervenants extérieurs, dûment accrédités par l UCP du PRECESSE ont accès à tous les documents détenus par les services techniques et financiers du projet, sans exception. Les documents sollicités par les intervenants extérieurs doivent faire l objet d une décharge afin d éviter le risque déperditions de certains documents. 9.3. DESTINATAIRE DES RAPPORTS D AUDIT Les rapports d Audit sont destinés : A l UCP du PRECESSE, Au Ministère Et à l IDA. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 317

9.4. AUDIT CONTRACTUEL EXTERNE 1. Une fois par an, le projet est audité sur le plan financier par une firme retenue à la suite d un appel d offres international. 2. L auditeur se prononce sur : - la pertinence des états financiers, - l efficacité du système de contrôle interne, - l efficience du système d information, - la bonne utilisation des ressources mises à la disposition du projet. 3. L objectif général de l audit est de donner une assurance raisonnable et un avis motivé que les ressources du projet sont gérées conformément aux normes internationales, règles de gestion, règlements, pratiques et procédures en vigueur ainsi qu aux dispositions inscrites dans les documents du projet. En particulier, l audit devra être diligenté selon les termes de référence établit par l UCP et validés par la Banque mondiale. A cet effet, le cabinet sélectionné devra vérifier que les entités nationales chargées de l exécution et/ou du suivi et coordinations du projet ont géré les ressources y afférentes selon les normes et procédures en vigueur. Afin d assurer une gestion efficace des programmes, l Auditeur doit vérifier la mise en œuvre des recommandations des audits précédents par les entités nationales, et formuler des recommandations visant l amélioration de la gestion du projet. 4. L audit doit débuter suffisamment tôt pour que le rapport d audit soit parvenu au siège de la Banque mondiale au plus tard le 30 juin de l année suivant l exercice sous revue. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 318

PLANNING DE PRODUCTION DES RAPPORTS D AUDIT 3. Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre, Le planning de production des rapports d audit sur les comptes annuels du PRECESSE est le suivant : TRAVAUX ANNUELS PAR DELAI (J) Planification des missions d Audit UCP N+90 Accueil des Auditeurs UCP N+ 95 Déroulement de l Audit sur le terrain Auditeurs N+105 Transmission des rapports provisoires à l UCP Auditeurs N+115 Analyse et examen des rapports d Audit UCP N+120 Transmission des observations sur les rapports provisoires aux Auditeurs UCP N+125 Production des rapports définitifs Auditeurs N+140 Validation des rapports et transmission des rapports à l IDA UCP N+145 Traitement des recommandations des Auditeurs UCP N+180 9.5. AUDIT INTERNE L UCP est responsable de la mise sur pied d un véritable système de contrôle interne du projet. Le contrôle interne vise le dispositif mis en place au sein des structures de gestion du projet pour assurer la sécurité du patrimoine et des transactions et la fiabilité du système d'information. Il consiste en la mise en place de procédures qui se caractérisent par : l auto contrôle dans l exécution des tâches, soit la vérification par le responsable de l opération qu il a bien respecté les procédures établies ; le contrôle hiérarchique des opérations, soit la vérification par le supérieur hiérarchique ; le contrôle croisé entre services, parties prenantes d une opération (vérification des services rendus ou fournis par le service utilisateur, par exemple); la vérification transversale des opérations effectuées à posteriori, soit la vérification que toutes les étapes du processus ont été faites selon les procédures établies et que le service ou le produit a été fournie. 9.6. SUPERVISION DE L IDA Les missions de supervision seront menées au moins deux fois par an et porteront sur l évaluation des risques du Projet. Les objectifs des missions de supervision seront, entre autres : d intervenir dans une optique de facilitation des travaux ; de s assurer du bon ancrage et de la stratégie d implantation et d intervention ; d évaluer les résultats obtenus par activité et les comparer aux prévisions ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 319

d évaluer le niveau d exécution des plans d actions et des budgets ; d examiner la régularité et la conformité des pièces et documents comptables ainsi que leur cohérence avec les rapports d activités. Une revue sera menée régulièrement pour s assurer que les dépenses encourues par le projet remplissent les conditions du financement de l IDA. Le Rapport sur l Etat d avancement de la mise en œuvre inclura les notations de la gestion financière qui seront préparées par le Spécialiste de gestion financière du Pays. Les recommandations issues de ces missions devront être opérationnalisées et faire l objet d un plan de mise en œuvre et de suivi. Les rapports de suivi y relatifs seront transmis chaque fin de trimestre à l IDA. 9.7. CONTRÔLE DE L ETAT Le Gouvernement du Cameroun pourra diligenter des missions de contrôle et d audit conformément aux dispositions légales en vigueur. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 320

9.8. TABLEAU DE CONTROLE DES RISQUES Procédures Acteurs Les points de contrôle Procédure Budget Passation des marchés Gestion du patrimoine Coordonnateur Points focaux RAF Coordonnateur RAF Coordonnateur RAF Auditeur externe - Vérifier de la préparation du budget - contrôler la participation de l ensemble des acteurs à l élaboration du budget - Vérifie que le Budget a été saisi dans les bases de données informatiques - s assure du respect des délais - vérifie que le budget a fait l objet d approbation - vérifie que le budget approuvé est répercuté aux entités pour exécution - vérifie que l agent de consolidation fournit les états d exécution budgétaire aux demandeurs - vérifie le respect des délais d envoi des états de suivi budgétaire aux demandeurs - vérifie la disponibilité des états dans les sites - vérifier qu un dossier est ouvert pour suivre chaque marché - Vérifier si le plan de passation de marché est élaboré dans les délais requis - Contrôle des procédures de sélection des fournisseurs - Contrôle de l approbation de la procédure - Contrôle de la réception des biens - vérifie la réalité des réceptions en rapprochant le bon de commande, la lettre de marché au PV de réception ou bon de livraison (BL) - s assure que les personnes habilitées ont participé à la réception des biens - vérifie le respect par le fournisseur des délais de livraison - vérifie que le fournisseur a bien livré les biens qui ont été commandés (contrôle de conformité) - s assure que chaque élément acquis a fait l objet d un PV de réception ou bon de livraison (BL) - vérifie l existence d un ordre d entrée chez le comptable - vérifie l existence d une fiche individuelle d immobilisation pour chaque matériel acquis - vérifie que les immobilisations acquises sont codifiées - vérifie l existence de fiche individuelle de suivi auprès du comptable matières - vérifie la mise à jour du registre des immobilisations - vérifie les conditions physiques d exploitation (localisation, utilisation ) et s assure qu elles sont optimales - s assure des conditions de sécurité prises pour leur sauvegarde (protection contre les vols, incendies, dégâts des eaux, poussières ) - vérifie pour le matériel de transport l existence de police d assurance complète ou d une attestation de propriété de l Etat - vérifie l existence de fiche de stock auprès du comptable matières - s assure que les consommations font l objet de bon de sortie - vérifie l utilisation des ordres de sortie pour chaque destockage vers les agents - prépare l inventaire avec le comptable matières (calendrier) - s assure de la correcte tenue d inventaire du patrimoine - Apprécie le respect des procédures d inventaires PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 321

Procédures Acteurs Les points de contrôle Procédures financières Gestion du personnel Procédures comptables Coordonnateur RAF Auditeur externe Coordonnateur RAF Auditeur externe Coordonnateur RAF Auditeur externe - vérifie que les demandes de fonds ont été approuvées par les personnes habiletés - vérifie que les demandes ont été formalisées (existence de requête, de demande d appels de fonds, de demande de mise à disposition de fonds) - vérifie le visa de la CAA - rapproche la requête à l avis de crédit de la banque - s assure que les avis de crédit au titre de l avance initiale sont justifiés par la convention de financement - vérifie qu à chaque demande de remboursement de fonds correspondent les états de dépense adéquats et les états de rapprochement bancaire - s assure du respect de la forme des demandes de décaissement - s assure que chaque demande de décaissement est autorisée par les personnes habiletés - rapproche les demandes de paiement direct aux factures fournisseur - vérifie l éligibilité de chaque dépense sur les fonds qui sont demandés en remboursement - vérifie le respect des procédures de recrutement en obtenant pour chaque embauche la fiche de sélection, le compte rendu de l entretien oral et les résultats de l évaluation technique - réclame les dossiers de personnel et s assure de la présence des documents d embauche (contrats, ), des documents administratifs et d Etat civil - Vérifie l adéquation du fichier du personnel avec les dossiers - réclame les Etats des honoraires et des avantages du personnel - rapproche les Etats avec les contrats de prestation et notes de services et s assure de leur cohérence - rapproche les Etats aux écritures comptables et s assure que l enregistrement est exhaustif - rapproche les Etats aux pièces de paiement et vérifie que les montants sont concordants - vérifie le respect des délais des travaux comptables - fait tirer la balance générale des comptes - vérifie que la comptabilité est à jour et que les enregistrements sont justifiés - vérifie si les données du projet sont consolidées régulièrement - vérifie le respect des délais de transmission des données par la MINEE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 322

X CONTRÔLE ET GESTION DES TRAVAUX PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 323

10.1. GARANTIES Les garanties sur les travaux, ouvrages et infrastructures sont décrites dans le décret du code des marchés publics applicables au Cameroun. Ce décret stipule que tout titulaire d un marché est tenu de fournir : a) un cautionnement garantissant l exécution intégrale des prestations, ci-après désigné «cautionnement définitif» ; b) un cautionnement garantissant la bonne exécution du marché et le recouvrement des sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché, ci-après désigné «retenue de garantie». Le cautionnement définitif ne saurait être inférieur à deux pour cent (2%) et supérieur à cinq pour cent (5%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des avenants. La retenue de garantie est constituée lorsque le marché est assorti d une période de garantie ou d entretien. Elle ne peut être supérieure à dix pour cent (10%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des avenants. Elle n est pas exigible pour les marchés de service et de prestations intellectuelles. Le cautionnement définitif doit être constitué dans les vingt (20) jours qui suivent la notification du marché et, en tout cas, avant le premier paiement. En cas d existence d une caution de soumission, le cautionnement définitif doit être constitué avant que la caution de soumission n expire. Au titre de la retenue de garantie, une partie des sommes dues au titre du marché est bloquée jusqu à ce que la totalité du marché soit exécutée. La durée de validité du cautionnement correspondant doit dépasser suffisamment les délais prévus pour l achèvement des prestations, pour couvrir la période de garantie ou d entretien indiquée dans le marché. Les modalités et l époque de restitution des cautionnements sont fixées par les cahiers des clauses administratives générales, sous réserve des dérogations qui pourraient être introduites par le cahier des clauses administratives particulières. Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d une caution d un établissement bancaire agréé conformément aux textes en vigueur, et émise au profit du Maître d Ouvrage ou du Maître d Ouvrage Délégué ou par une caution personnelle et solidaire. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 324

Les petites et moyennes entreprises (PME) à capitaux et dirigeants nationaux peuvent produire à la place du cautionnement, soit une hypothèque légale, soit une caution d un établissement bancaire ou d un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes en vigueur. Tout organisme ayant produit une caution personnelle et solidaire, est tenu de s engager à verser, sur ordre du Maître d Ouvrage ou du Maître d Ouvrage Délégué et jusqu à concurrence du montant garanti, les sommes dont le co-contractant de l Administration viendrait à se trouver débiteur au titre du marché. Lorsque le co-contractant de l Administration a rempli ses obligations contractuelles, le cautionnement est restitué ou la caution visée à l article 70 libérée, consécutivement à une mainlevée délivrée par le Maître d Ouvrage ou le Maître d Ouvrage Délégué, dans un délai de trente (30) jours à compter de l expiration du délai de garantie ou, lorsque le marché ne comporte pas un tel délai, suivant la réception des travaux, fournitures ou services. A l expiration du délai de trente (30) jours fixés à l alinéa (1) ci-dessus, l organisme compétent est tenu de restituer le cautionnement ou de libérer la caution concernée, sur simple demande du cocontractant de l Administration. A l expiration du délai de trente (30) jours, la caution cesse d avoir effet, même en l absence de main levée, sauf si le Maître d Ouvrage ou le Maître d Ouvrage Délégué a dûment signifié au co-contractant qu il n a pas honoré toutes ses obligations. Dans ce cas, il ne peut être mis fin à l engagement de la caution que par main levée délivrée par le Maître d Ouvrage ou le Maître d Ouvrage Délégué. Les entreprises titulaires d un marché d un montant au plus égal à trente (30) millions de francs CFA peuvent être dispensées par le Maître d Ouvrage ou le Maître d Ouvrage Délégué de l obligation de fournir les cautionnements prévus à l article 67 du Code des marché publics. 10.2. POLICE D ASSURANCES Les conditions de souscription de la police d assurance sont prévues par ARTICLE 73.- Il est interdit, sauf dérogation expresse du Ministre en charge des assurances, de souscrire une assurance directe d un risque concernant une personne, un bien ou une responsabilité situé au Cameroun auprès d une entreprise étrangère qui ne s est pas conformée aux prescriptions de l article 326 du Code des Assurances de la CIMA. Toute cession en réassurance à l étranger portant sur soixante quinze pour cent (75%) d un risque concernant une personne, un bien ou une responsabilité situé au Cameroun à l exception des branches mentionnées aux paragraphes 4, 5, 6, 11 et 12 de l article 328 du Code des assurances visé à l alinéa (1) ci-dessus est soumise à l autorisation du Ministre en charge des Assurances. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 325

Tout adjudicataire de nationalité étrangère ou de droit étranger ayant souscrit dans son pays d origine une police d assurance contre le risque à l exportation, est tenu de transmettre ladite police au Maître d Ouvrage ou au Maître d Ouvrage Délégué et à la Caisse Autonome d Amortissement, le cas échéant, dans un délai maximum de deux (2) mois à compter de la date de notification du marché. est tenu d informer les autorités et l organisme visés à l alinéa (3) ci-dessus de toute déclaration de menace de sinistre. Les dispositions du présent article concernent les titulaires des marchés et non les soumissionnaires. 10.3. CONTROLE DE L EXECUTION Les dispositions relatives au contrôle de l exécution sont décrites dans les articles 80 à 82 du code des marchés publics. Les entreprises soumissionnaires doivent s engager dans leurs offres, à se conformer à toutes dispositions législatives et réglementaires ou toutes dispositions résultant des conventions collectives relatives notamment aux salaires, aux conditions de travail, de sécurité, de santé et de bien être des travailleurs intéressés. Elles demeurent, en outre, garantes de l observation des clauses de travail, et responsables de leur application par tout sous-traitant ou sous-commandier. L exécution des marchés publics fait l objet de contrôle par : a) le Maître d Ouvrage et, le cas échéant, le Maître d Ouvrage Délégué ou le Maître d œuvre selon les modalités précisées dans les cahiers des clauses administratives générales ; b) l auditeur indépendant ; c) les autres corps de contrôle prévus par les lois et règlements en vigueur. Pour les marchés égaux ou supérieurs aux seuils ci-après, la maîtrise d œuvre est exercée par une personne physique ou une personne morale de droit privé : a) Travaux : 100.000.000 F CFA ; b) Fournitures : 500.000.000 F CFA. Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils ci-dessus, les maîtres d ouvrage ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d œuvre externe à ses services. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 326

Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d œuvre se fait sous forme de commission de suivi et de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes Sous réserve des dispositions découlant des accords ou conventions de prêt ou des conventions internationales, tout règlement relatif à un marché public intervient par transfert bancaire sur un établissement bancaire ou un organisme financier de droit camerounais agréé de premier rang conformément aux textes en vigueur ou par crédit documentaire. Tout tirage sur crédit de financement extérieur est soumis au visa préalable de la Caisse Autonome d Amortissement. Toute modification de domiciliation bancaire ne peut être réalisée que par voie d avenant. Les opérations effectuées par le co-contractant de l Administration et susceptibles de donner lieu à versement d avances, d acomptes ou à paiement pour solde, sont constatées par tout moyen laissant trace écrite par le Maître d Ouvrage ou le Maître d Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, par le Maître d œuvre, suivant les modalités prévues par le cahier des clauses administratives générales. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 327

10.4. AVANCES Des avances peuvent être accordées au co-contractant de l Administration, en vue de la réalisation des opérations nécessaires à l exécution des prestations prévues dans le marché. Le versement des avances visées ci-dessus doit être prévu dans le marché concerné. Le co-contractant de l Administration peut, sur simple demande adressée au Maître d Ouvrage ou au Maître d Ouvrage Délégué et sans justificatif, obtenir une avance dite «de démarrage» ou «pour approvisionnement de matériaux» dont le montant ne peut excéder vingt pour cent (20%) du prix initial TTC du marché de travaux ou de prestations intellectuelles et trente pour cent (30 %) pour les marchés de fournitures. Cette avance doit être cautionnée à cent pour cent (100%) par un établissement bancaire de droit camerounais ou un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes en vigueur. Elle est remboursée par déduction sur les acomptes à verser au titulaire pendant l exécution du marché, et suivant des modalités définies dans ledit marché. La totalité de l avance doit être remboursée au plus tard dès le moment où la valeur en prix de base des prestations réalisées atteint quatre vingt pour cent (80%) du montant du marché. Les avances sont versées au co-contractant de l Administration suivant des modalités fixées dans le cahier des clauses administratives générales. Le versement prévu ci-dessus intervient postérieurement à la mise en place des cautions exigibles, conformément aux dispositions du présent Code. 10.5. ACOMPTES Sauf dérogation prévue dans le cahier des clauses administratives particulières, le cocontractant de l Administration peut obtenir le paiement d acomptes périodiques. Les modalités de paiement des acomptes sont fixées dans le cahier des clauses administratives particulières. Tout paiement d acompte est subordonné à l une des prestations suivantes : a) dépôt sur le chantier ou annexe du chantier, de matériaux, matières premières ou objets fabriqués destinés à l exécution du marché, sous réserve : - qu ils aient été acquis en toute propriété par le co-contractant de l Administration, et effectivement payés par lui ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 328

- qu ils soient lotis d une manière telle que leur destination ne fasse l objet d aucun doute ; - qu ils puissent être contrôlés par le Maître d ouvrage, le Maître d Ouvrage Délégué ou le Maître d œuvre désigné à cet effet ; b) l exécution des prestations prévues dans le marché, sous réserve de la preuve de leur paiement par le co-contractant de l Administration lorsque ces prestations ont été exécutées par des sous-traitants. Le montant d un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte, déduction faite des avances remboursées. Cette valeur est appréciée en fonction des dispositions prévues dans le marché. Dans le cas d acomptes versés en fonction de phases techniques d exécution, le marché peut fixer le montant de chaque acompte de manière forfaitaire, sous forme de pourcentage du montant initial du marché. Les versements d acomptes doivent intervenir au moins tous les trois (03) mois lorsque se trouvent réalisées les conditions indiquées à l article 84 du présent Code. Les acomptes peuvent s échelonner pendant la durée d exécution du marché, suivant les termes périodiques, ou en fonction de phases techniques d exécution, tels que définis dans le marché. Les versements d acomptes interviennent dans les trente (30) jours à compter de la date de transmission au comptable compétent des constatations ouvrant droit à paiement. Les cahiers des clauses administratives générales précisent les délais ouverts au Maître d Ouvrage ou au Maître d Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, au Maître d Œuvre pour procéder aux constatations ouvrant droit à acompte. 10.5. INTERETS MORATOIRES Les intérêts moratoires sont prévus dans les articles 87 et 88 du code des marchés publics. Lorsqu il est imputable au Maître d Ouvrage ou au Maître d Ouvrage Délégué ou au comptable assignataire, le défaut de paiement dans les délais fixés par le cahier des clauses administratives particulières, ouvre et fait courir de plein droit au bénéfice du titulaire du Marché, des intérêts moratoires calculés depuis le jour suivant l expiration desdits délais, jusqu'au jour de la délivrance de l avis dit de règlement du comptable assignataire. Le taux des intérêts moratoires prévus ci-dessus est le taux d intervention sur les appels d offres de la Banque des Etats de l Afrique Centrale (BEAC), majoré d un (1) point. Pour les paiements à effectuer en une monnaie autre que le franc CFA, le taux des intérêts moratoires correspond au taux d escompte pratiqué par la Banque d émission de cette monnaie, majoré au plus d un (1) point. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 329

Le montant des intérêts moratoires est calculé par application de la formule : I = M x (n/360) x (i) dans laquelle : M = montant toutes taxes comprises (TTC) des sommes dues au titulaire n = Nombre de jours calendaires de retard i = taux d intervention sur les appels d offres de la BEAC majoré d un point ou taux d escompte pratiqué par la Banque d émission de la monnaie considérée majoré au plus d un (1) point, selon le cas. Les intérêts moratoires ne sauraient s appliquer sur des montants comprenant déjà des indemnités pour retard de paiement. Les intérêts moratoires sont imposables. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 330