Ce manuel contient des instructions pour des évènements commençant avant le 19 Décembre 2014. Guide d'utilisateur du Rapport financier électronique EC 20206 (06/13)
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Cette page blanche a été laissée intentionnellement. EC 20206
Table des matières CHAPITRE 1 Renseignements généraux 1.1 Guide d utilisation de l application RFE Introduction...1 Contenu... 1 1.2 Coordonnées... 2 1.3 Documents publics d appui formulaires financiers...3 CHAPITRE 2 Gestion de l application 2.1 Obtenir l application RFE... 5 2.2 Plates-formes d utilisation... 5 2.3 Installer l application RFE... 6 2.4 Vérifier la version... 7 2.5 Mettre à jour l application RFE... 8 2.6 Navigation... 9 2.7 Services... 11 2.8 Faire une copie de secours de la base de données...14 Faire une copie de secours... 14 Restaurer une copie de secours... 14 CHAPITRE 3 Comment démarrer 3.1 Créer un rapport financier... 15 3.2 Ouvrir un rapport financier existant...15 3.3 Modifier le profil de l entité politique...16 Modifier les détails sur l agent... 16 3.4 Modifier un événement... 16 CHAPITRE 4 Gestion d un rapport : enregistrer les transactions 4.1 Enregistrer les rentrées de fonds...17 Onglet Contributions... 17 Onglet Prêts... 24 Onglet Transferts reçus... 26 Onglet Argents perçus... 29 Onglet Contributions dirigées...30 4.2 Enregistrer les sorties de fonds... 33 Onglet Dépenses... 33 Onglet Transferts envoyés... 34 EC 20206 I
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Créances impayées... 37 Onglet Élection partielle... 37 Onglet Limite des dépenses d élection...38 Onglet Dépenses électorales pour une élection générale... 38 4.3 Sommaire financier... 39 Onglet Sommaire financier... 39 Onglet Dépenses optionnelles...41 Onglet Outil budgétaire...41 Onglet États financiers...41 CHAPITRE 5 Soumission électronique du RFE 5.1 Soumettre le rapport électronique à Élections Canada... 42 5.2 Imprimer le rapport financier... 43 CHAPITRE 6 Dépannage 6.1. Je ne réussis pas à ouvrir l application RFE....44 6.2. Je ne réussis pas à ouvrir un rapport financier...44 6.3. Je ne peux pas effacer le nom d un donateur de la base de données.... 44 6.4. Le dossier des fichiers d exportation est vide...45 6.5. Mon pare-feu ou antivirus empêche le lancement de l application RFE.... 45 Annexes 1. Modèles de données à importer... 47 2. Ajouter une dépense... 48 II EC 20206
CHAPITRE 1 Renseignements généraux 1.1 Guide d utilisation de l application RFE Introduction Le guide d utilisation de l application Rapport financier électronique (RFE) offre aux entités politiques les connaissances et le soutien technique dont elles ont besoin pour produire un rapport financier en utilisant l application RFE. Le guide vise à décrire les diverses fonctions de l application ainsi qu à aborder certaines questions relatives au dépannage. Contenu Le guide d utilisation de l application RFE vous permettra de savoir comment : obtenir, installer et mettre à jour l application RFE; naviguer dans l application; créer et modifier des événements et des rapports; enregistrer les rentrées de fonds et les décaissements; soumettre un rapport financier électronique; diagnostiquer une panne. EC 20206 1
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 1.2 Coordonnées En ligne www.elections.ca Téléphone Réseau de soutien sur le financement politique 1-800-486-6563 Heures normales de bureau Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l Est) Heures prolongées de bureau Des avis concernant les heures prolongées seront envoyés avant les dates d échéance de production des rapports et les périodes électorales. Élections Canada Demandes de renseignements généraux 1-800-INFO-VOTE (1-800-463-6868) Télécopieur Financement politique 1-888-523-9333 (sans frais) Poste Élections Canada 257, rue Slater Ottawa (Ontario) K1A 0M6 Courriel Demandes de renseignements généraux info@elections.ca Demandes de renseignements Financement politique political.financing@elections.ca Demandes de renseignements RFE efr-rfe@elections.ca 2 EC 20206
1.3 Documents publics d appui formulaires financiers Renseignements généraux Les Documents publics d appui tels que les formulaires financiers, les formulaires d enregistrement et les manuels se trouvent aux endroits suivants : Site Web d Élections Canada Clé USB multimédia Téléphone 1. Allez à www.elections.ca. 2. Sélectionnez la langue de votre choix. 3. Cliquez sur «Participants politiques». 4. Sélectionnez votre entité : «Outils pour les». 5. Sélectionnez «Formulaires financiers», «Formulaires d enregistrement» ou «Manuels». Documents publics sur le financement des élections Veuillez téléphoner au Réseau de soutien sur le financement politique au 1-800-486-6563 pour demander vos formulaires. EC 20206 3
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CHAPITRE 2 Gestion de l application 2.1 Obtenir l application RFE Il existe trois façons d obtenir l application RFE : 1. Clé USB multimédia L application RFE est comprise dans la clé USB multimédia offerte par Élections Canada. 2. Site Web Faites une demande par courriel à efr-rfe@elections.ca en prenant soin d inclure votre nom, votre rôle (candidat, agent officiel, agent financier, etc.) et votre appartenance politique. Un lien vous sera alors fourni qui vous permettra de télécharger l application RFE à partir du site Web d Élections Canada. 3. Par téléphone Vous pouvez demander l application RFE auprès du réseau de soutien sur le financement politique au 1-800-486-6563. 2.2 Plates-formes d utilisation L application RFE peut être installée sur la plupart des systèmes d exploitation de Microsoft. Windows XP, Windows NT, Windows ME, Windows 2000, Windows Vista et Windows 7 sont les plates-formes les plus couramment utilisées. Les utilisateurs de Macintosh peuvent installer l application RFE uniquement dans un environnement virtuel Windows. Les exigences ci-dessous doivent être respectées pour installer l application sur un ordinateur Macintosh : Circuit intégré PowerPC 1. Installer Microsoft Virtual PC. 2. Installer Windows 2000 ou XP dans l environnement virtuel. 3. Installer l application RFE. OU Circuit intégré Intel 1. Installer Windows 2000, XP, Vista ou Windows 7 au moyen de Boot Camp (que vous trouverez à www.apple.com) ou dans un environnement virtuel. Note : Élections Canada n offre pas de soutien technique aux utilisateurs de Macintosh. EC 20206 5
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 2.3 Installer l application RFE Les étapes d installation de l application RFE sont les suivantes : 1. Trouver le fichier setup.exe et cliquer deux fois sur celui-ci. 2. Saisir le mot de passe pour l installation. Tous les mots de passe sont fournis avec l application. Si vous n avez pas de mot de passe, veuillez téléphoner au réseau de soutien sur le financement politique au 1-800-486-6563. 3. Une fenêtre vous demandant de choisir le dossier de destination s affichera. Le dossier par défaut est C:\Program Files\RFE\. 4. Une fenêtre vous demandant de choisir le dossier de destination des données s affichera. Tous les rapports financiers sont sauvegardés dans le même dossier. Les chemins par défaut pour tous les Documents publics sauvegardés par l application RFE sont les suivants : Pour Windows 2000 et Windows XP C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ Pour Windows Vista et Windows 7 C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ 5. Cliquer sur «OK» pour terminer l installation. 6. L icône de l application RFE s affichera sur votre bureau. 7. Cliquer deux fois sur l icône de l application RFE pour démarrer le programme. Note: Il est fortement recommandé d installer l application RFE dans le dossier donné par défaut. Si vous voulez choisir un autre dossier, veuillez prendre note du changement. 6 EC 20206
Gestion de l application 2.4 Vérifier la version Les anciennes versions de l application RFE ne reflètent pas la législation actuelle en matière de financement politique. Il est donc important d utiliser la version la plus récente de l application lorsque vous établissez un rapport financier. Pour vérifier le numéro de la version : 1. Lancer l application RFE. 2. Repérer le numéro de la version dans la barre de titre de la fenêtre principale. OU 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Aide. 3. Sélectionner «À propos». 4. Repérer le numéro de la version dans la fenêtre. 5. Cliquer sur «OK» pour fermer la fenêtre. EC 20206 7
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 2.5 Mettre à jour l application RFE L application RFE est mise à jour régulièrement. Les nouvelles versions peuvent être téléchargées à partir du site Web d Élections Canada. Pour vérifier s il existe une nouvelle version de l application, veuillez suivre les étapes ci-dessous : Version 3.6 ou plus récente Les versions 3.6 et subséquentes de l application RFE vérifieront automatiquement les mises à jour. Si une nouvelle version est disponible, veuillez la télécharger à partir du site Web d Élections Canada. Version 3.5 Pour mettre à jour la version 3.5 : 1. Cliquer sur le menu Aide. 2. Sélectionner «Rechercher des mises à jour». Si une nouvelle version de l application est disponible, veuillez suivre les directives à l écran et télécharger la version la plus récente à partir du site Web d Élections Canada. Version 3.4 ou antérieure Pour mettre à jour la version 3.4 ou une version antérieure, l utilisateur doit télécharger la version la plus récente de l application RFE. Pour en savoir davantage à ce sujet, veuillez consulter la sous-section 2.1, Obtenir l application RFE. N oubliez pas qu une connexion active à Internet est nécessaire pour vérifier les mises à jour. Peu importe la version utilisée, il est conseillé de faire une copie de secours de la base de données avant de télécharger la version la plus récente. Pour en savoir davantage à ce sujet, veuillez consulter la sous-section 2.8, Faire une copie de secours de la base de données. Note: Lorsque vous effectuez une mise à jour de l application RFE, la base de données existante est sauvegardée, et les rapports financiers existants ne devraient pas être perdus. La sauvegarde d une copie de secours des données avant la mise à jour du logiciel se veut donc uniquement une mesure de précaution. 8 EC 20206
Gestion de l application 2.6 Navigation La section suivante présente les principaux menus, onglets, raccourcis de l application RFE ainsi que des conseils. Fonction Fenêtre Détails Champs soulignés Les champs soulignés sont obligatoires. L application RFE ne permet pas aux utilisateurs de continuer si les champs soulignés ne sont pas remplis. Triage Onglets Bouton «détails» Enregistrer Les utilisateurs peuvent trier les données en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le titre de la colonne. Il suffit de cliquer sur un onglet pour naviguer dans l application RFE, mais pensez d abord à sauvegarder votre travail. Le texte d un onglet actif s affiche en noir, tandis que le texte des onglets inactifs s affiche en blanc. Pour modifier ou mettre à jour une entité en particulier (donateur, fournisseur, etc.), vous devez cliquer sur le bouton Détails, situé à côté du champ indiquant le nom de l entité. Veuillez noter que les changements effectués se répercuteront sur toutes les transactions enregistrées sous ce nom dans tous les rapports. Il est important de sauvegarder votre travail lorsque vous remplissez un rapport financier, afin de prévenir toute perte de données et permettre à vos changements de prendre effet. Il existe trois façons de sauvegarder les changements dans l application RFE : 1. Cliquer sur le bouton Enregistrer au bas de chaque fenêtre. 2. Appuyer sur les touches CTRL+S de votre clavier. 3. Cliquer sur le menu Fichier et sélectionner «Enregistrer». EC 20206 9
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Supprimer Pour supprimer une entrée : 1. Cliquer sur la ligne à supprimer. L icône de l index indique la ligne sélectionnée. 2. Cliquer sur «Supprimer» situé au bas de la fenêtre. 3. Cliquer sur «Oui» pour confirmer. Note : N utilisez le bouton Supprimer de l onglet Profil que si vous souhaitez supprimer le rapport au complet. Le bouton Supprimer n efface pas les renseignements du profil. Aperçu Le bouton Aperçu est situé au bas de chaque fenêtre et permet aux utilisateurs de visualiser la page correspondante du rapport financier. Il vous faut sauvegarder les changements au rapport financier avant d utiliser cette fonction. Les utilisateurs ont aussi la possibilité d imprimer la page visualisée. 10 EC 20206
Gestion de l application 2.7 Services Fonction Fenêtre Détails Langues Pour changer la langue de l application : 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Changer langue». Veuillez fermer tous les rapports financiers avant de changer la langue de l application. Mots de passe Pour activer la protection par mot de passe ou pour changer les mots de passe de l application: 1. Cliquer sur le menu Services. 2. Sélectionner «Activer la protection par mot de passe» (pour protéger votre base de données par un mot de passe) ou «Changer mot de passe» (pour changer le mot de passe d ouverture de session ou le mot de passe pour l impression des reçus). 3. Suivre les directives à l écran. Format de la date Lorsque vous entrez des dates dans l application RFE, veuillez utiliser le format de date courte. Pour confirmer ou changer le format de la date dans votre ordinateur : 1. Cliquer deux fois sur «Poste de travail» et cliquer sur «Panneau de configuration». 2. Cliquer sur «Langues et paramètres régionaux». 3. À l onglet Paramètres régionaux, cliquer sur «Personnaliser». 4. Cliquer sur l onglet Date et sélectionner une option dans le menu déroulant Format de date courte. 5. Cliquer sur «OK». EC 20206 11
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Exporter des données Pour exporter des données : 1. Ouvrir un rapport financier. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Exporter données». 4. Prendre note du chemin d accès où les fichiers d exportation seront sauvegardés. 5. Cocher les parties du rapport que vous souhaitez exporter. 6. Cliquer sur «Exporter». 7. Ouvrir le dossier des fichiers d exportation pour récupérer ces fichiers. 12 EC 20206
Gestion de l application Importer un fichier texte Les contributions (pour toutes les entités politiques), les contributions dirigées (pour les candidats à la direction et les partis enregistrés) et les cessions de fonds (pour les partis enregistrés seulement) peuvent être importées dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Des fichiers type sont créés sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Leur emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ces fichiers ont pour nom «Contributions(Can,EDA,Party).txt», «Contributions(NC,LC).txt», «transfer.txt» et «DirectedContributions.txt». Ils peuvent être ouverts dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ces modèles pour consigner les contributions, les contributions dirigées et les cessions de fonds. Un exemplaire papier de ces modèles se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Veuillez consulter la sous-section 4.1, Entrer une rentrée de fonds : contributions, contributions dirigées et cessions de fonds, pour en savoir davantage à ce sujet. EC 20206 13
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 2.8 Faire une copie de secours de la base de données Il est recommandé de faire une copie de secours de la base de données de l application RFE régulièrement, soit chaque fois que vous êtes invité à le faire en fermant le logiciel. Faire une copie de secours La copie de secours peut être faite à n importe quel moment pendant que vous utilisez l application. 1. Lancer l application, ou ouvrir un rapport financier si l application est déjà en cours d utilisation. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Copie de secours». Tous les rapports financiers sont sauvegardés dans le même dossier. L emplacement par défaut de la copie de secours est : Pour Windows 2000 et Windows XP C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\dbbackup\ Pour Windows Vista et Windows 7 C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\dbbackup\ Note: Il est recommandé d enregistrer une copie du fichier de secours sur un lecteur réseau ou sur un support amovible, car les données de l application RFE pourraient être perdues en cas de défaillance du disque dur de votre ordinateur. Restaurer une copie de secours 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Restaurer la copie de secours». 4. Sélectionner la copie de secours désirée que vous trouverez à l emplacement par défaut des copies de secours. Si l emplacement par défaut des copies de secours a été modifié, naviguer au nouvel emplacement que vous avez créé. 5. Cliquer sur «Ouvrir». Note: Le titre du fichier de secours contient la date de la sauvegarde. Par exemple, le fichier RFEbackup2013Jan14.zip indique que la sauvegarde a été faite le 14 janvier 2013. Lorsque vous restaurez un fichier de secours, votre base de données existante sera remplacée par la version créée lors de la sauvegarde de votre fichier de secours. Toutes les données entrées après la dernière sauvegarde du fichier de secours seront perdues. 14 EC 20206
CHAPITRE 3 Comment démarrer 3.1 Créer un rapport financier 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Fichier et sélectionner «Nouveau retour financier» ou cliquer sur le bouton Nouveau. 3. Cliquer sur «Suivant». 4. Sélectionner le type de rapport financier que vous voulez créer. 5. Cliquer sur «Suivant». 6. Sélectionner l événement pour lequel vous devez établir un rapport. Avant de cliquer sur «Suivant», vérifier que les détails de l événement sont corrects et apporter les modifications nécessaires au besoin. Si vous établissez un rapport annuel pour un parti ou une association, la date de fin de l exercice financier doit être le 31 décembre. Vous pouvez aussi créer un nouvel événement en cliquant sur «Ajouter» et en insérant les détails de l évènement. 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Sélectionner une entité politique et cliquer sur «Suivant». Vous pouvez aussi ajouter une nouvelle entité politique en cliquant sur «Ajouter» et en insérant les renseignements sur l entité politique. 9. Cliquer sur «Suivant». 10. Pour les candidats seulement : Indiquer qui a payé le cautionnement de candidature et cliquer sur «Suivant». 11. Cliquer sur «Ajouter» pour ajouter un agent. 12. Saisir les renseignements sur l agent. 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Terminer». 3.2 Ouvrir un rapport financier existant 1. Dans le menu Fichier, sélectionner «Ouvrir un retour financier», ou cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le rapport financier que vous voulez ouvrir. 2. Cliquer sur «OK». Note: Si la base de données de l application ne contient qu un seul rapport, celui-ci s ouvrira automatiquement au lancement de l application. EC 20206 15
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 3.3 Modifier le profil de l entité politique 1. Ouvrir un rapport financier existant. (Veuillez consulter la sous-section 3.2, Ouvrir un rapport financier existant). 2. L onglet Profil s ouvre par défaut. 3. Modifier les renseignements au besoin. Rappel : les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «Enregistrer». Modifier les détails sur l agent 1. Dans le menu Édition, sélectionner «Détails sur l agent», ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier, ou encore cliquer sur le bouton Détails situé à côté du champ indiquant le nom de l agent. Vous pouvez modifier les détails au besoin. N oubliez pas que les changements apportés aux renseignements de l agent s appliqueront aussi à tous les autres Documents publics qu il soumet. 2. Cliquer sur «OK». Note: N oubliez pas que si vous cliquez sur le bouton Supprimer au bas de l onglet Profil, vous supprimerez le rapport en entier, et non pas seulement le contenu de l onglet. 3.4 Modifier un événement 1. Lancer l application RFE et fermer tout rapport ouvert. 2. Cliquer sur «Services». 3. Sélectionner «Maintenir événements». 4. Modifier le nom ou la date des événements. Note: N oubliez pas que les modifications apportées à un événement s appliqueront à tous les rapports créés pour cet événement. 16 EC 20206
CHAPITRE 4 Gestion d un rapport : enregistrer les transactions 4.1 Enregistrer les rentrées de fonds Onglet Contributions On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Contributions de l application RFE. Cette section s applique aux rapports financiers des candidats, des candidats à l investiture, des candidats à la direction, des partis enregistrés et des associations enregistrées. Pour débuter, ouvrir le rapport financier approprié et cliquer sur l onglet Contributions. Ajouter une contribution Concerne : candidats seulement. Pour les contributions monétaires seulement : 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la contribution. 3. Entrer le montant de la contribution monétaire, tel que défini par la Loi électorale du Canada. 4. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 5. Entrer le montant en numéraire donné par le donateur. 6. Entrer l avantage pour le donateur, tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 7. Entrer une description de l avantage pour le donateur, tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 8. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les contributions non monétaires sont ajoutées dans l onglet Dépenses. En insérant la valeur commerciale du bien ou du service donné dans l onglet Dépenses, l application RFE va automatiquement ajouter la contribution non monétaire dans l onglet Contributions. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer les sorties de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Ne pas entrer plus d une fois le même donateur dans la base de données. Toujours vérifier si le nom du donateur n existe pas déjà dans la base de données EC 20206 17
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique avant de l entrer. En effet, si le même donateur fait l objet de deux entrées différentes, l application RFE ne pourra pas vous avertir d éventuels dépassements du plafond de contributions. Le nom et l adresse complète du donateur doivent être entrés si le don dépasse 200 $; sinon, seul le nom est obligatoire, mais il faut toujours entrer l adresse complète pour les fins d émission de reçus. Ajouter une contribution Concerne : candidats à l investiture et candidats à la direction seulement. Pour les contributions monétaires seulement : 9. Cliquer sur «Ajouter». 10. Entrer la date de la contribution. 11. Entrer le montant de la contribution monétaire. 12. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 13. Cliquer sur «OK». 14. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les contributions non monétaires sont ajoutées dans l onglet Dépenses. En insérant la valeur commerciale du bien ou du service donné dans l onglet Dépenses, l application RFE va automatiquement ajouter la contribution non monétaire dans l onglet Contributions. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer les sorties de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Ne pas entrer plus d une fois le même donateur dans la base de données. Toujours vérifier si le nom du donateur n existe pas déjà dans la base de données avant de l entrer. En effet, si le même donateur fait l objet de deux entrées différentes, l application RFE ne pourra pas vous avertir d éventuels dépassements du plafond de contributions. Le nom et l adresse complète du donateur doivent être entrés si le don dépasse 200 $; sinon, seul le nom est obligatoire, mais il faut toujours entrer l adresse complète pour les fins d émission de reçus. 18 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Ajouter une contribution Concerne : partis enregistrés et associations enregistrées seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la contribution. 3. Sélectionner le type de la contribution (monétaire ou non monétaire) dans le menu déroulant. 4. Entrer le montant de la contribution. 5. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 6. Cliquer sur «Enregistrer». Si vous avez sélectionné «monétaire» à l étape 3, veuillez suivre les étapes ci-dessus : 7. Entrer le montant en numéraire donné par le donateur. 8. Entrer l avantage pour le donateur tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 9. Entrer une description de l avantage pour le donateur tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 10. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Ne pas entrer plus d une fois le même donateur dans la base de données. Toujours vérifier si le nom du donateur n existe pas déjà dans la base de données avant de l entrer. En effet, si le même donateur fait l objet de deux entrées différentes, l application RFE ne pourra pas vous avertir d éventuels dépassements du plafond de contributions. Le nom et l adresse complète du donateur doivent être entrés si le don dépasse 200 $; sinon, seul le nom est obligatoire, mais il faut toujours entrer l adresse complète pour les fins d émission de reçus. EC 20206 19
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Ajouter une contribution anonyme de 20 $ ou moins Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la contribution 3. Sélectionner le type de la contribution dans le menu déroulant. 4. Cliquer sur le menu déroulant Donateur. 5. Sélectionner «<Anonyme>». 6. Cliquer sur «Sélectionner». 7. Entrer le nombre approximatif de donateurs. 8. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les contributions anonymes ne peuvent dépasser 20 $. 20 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Importer les données sur les contributions à partir d un fichier texte Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. Les contributions peuvent être importées dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Un fichier type est créé sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Son emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ce fichier a pour nom «Contributions(Can,EDA,Party).txt», «Contributions(NC,LC).txt». Il peut être ouvert dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ce modèle pour consigner les contributions. Un exemplaire papier de ce modèle se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Note : Le format de la date du fichier importé doit être identique au format de date courte (p. ex. JJ/MM/AA) choisi dans les paramètres régionaux de votre ordinateur. Voir la sous-section 2.7, Services (format de la date), pour de plus amples renseignements. Pour importer les données sur les contributions à partir d un fichier texte : 1. Enregistrer tous les changements au rapport financier avant d importer des contributions. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Importer fichier texte». Cliquer sur «Suivant» dans l assistant d importation. 4. Choisir l événement et l entité politique. 5. Cliquer sur «Suivant». 6. Cliquer sur «Contributions». 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Cliquer sur le bouton Parcourir. 9. Sélectionner le fichier Contributions.txt et cliquer sur «Ouvrir». 10. Cliquer sur «Suivant». 11. L assistant d'importation calcule le nombre d entrées ayant des erreurs et le nombre d entrées prêtes à l importation; cliquer sur «Suivant». EC 20206 21
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 12. Corriger les erreurs dans les cellules rouges, puis cliquer sur «Validation». 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Imprimer» pour imprimer la liste des contributions, ou cliquer sur «Suivant». 15. Si l application vous demande de sélectionner les entrées à importer, cliquer sur «Sélectionner tout» ou cocher les entrées individuelles, puis cliquer sur «Suivant». 16. Cliquer sur «Terminer». Valider la contribution Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. L application RFE valide les plafonds de contributions, les noms des donateurs et les coordonnées obligatoires. Dans l onglet Contributions : 1. Cliquer sur «Valider». 2. Cliquer sur «OK». 3. Lire tous les messages de validation. Ajouter une contribution retournée Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur la contribution à retourner dans l onglet Contributions. 2. Cliquer sur «Ajouter une contribution retournée». 3. Vérifier dans la barre de titre que vous retournez la bonne contribution. 4. Entrer la date du retour de la contribution. 5. Entrer le montant retourné. 6. Cliquer sur le menu déroulant Retournée à. 7. Choisir «Donateur» ou «Bureau du DGE». 8. Cliquer sur «Enregistrer». 9. Cliquer sur «Fermer». 10. Dans le cas des candidats, des candidats à l investiture et des candidats à la direction, ne pas oublier de consigner aussi la contribution retournée à l onglet Dépenses. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer une sortie de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Regarder une contribution retournée Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur la contribution à regarder. 2. Cliquer sur «Regarder une contribution retournée». 3. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une contribution retournée dans cette fenêtre. 4. Cliquer sur «Enregistrer». 22 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions 5. Cliquer sur «Fermer». Imprimer un reçu de contribution Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cocher la case «Imprimer reçu» de chaque contribution pour laquelle vous voulez imprimer un reçu. 2. Cliquer sur «Imprimer un reçu». La fenêtre Imprimer reçus s affiche. 3. Choisir le type de reçu («Ébauche» ou «Une copie par page») au besoin. Si ces cases ne sont pas cochées, l application imprimera toutes les copies du reçu sur la même page. 4. Pour voir les reçus avant de les imprimer, cliquer sur «Visionner»; sinon, cliquer sur «Imprimer». Un mot de passe sera exigé si le reçu est valide aux fins de l impôt sur le revenu. Le mot de passe pour imprimer les reçus valides aux fins de l impôt est «ecdollar». L application peut également produire les reçus des contributions non admissibles au crédit d impôt. Note : Pour les candidats, si vous utilisez l application RFE pour produire les reçus, vous n aurez pas besoin d obtenir auprès du directeur du scrutin les formulaires officiels des reçus valides aux fins de l impôt. Par le fait même, vous n aurez pas besoin de les retourner dans le délai d un mois. EC 20206 23
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Prêts Ajouter un prêt On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Prêts de l application RFE. Cette section s applique aux candidats, aux candidats à l investiture, aux candidats à la direction, aux partis enregistrés et aux associations enregistrées. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Prêts. Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur «Ajouter prêt». 2. Entrer la date de réception du prêt. 3. Entrer le nom du prêteur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du prêteur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du prêteur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le prêteur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «OK». 5. Entrer le nom du garant, s il y a lieu. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du garant n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du garant, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le garant n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F3 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 6. Cliquer sur «OK». 7. Entrer le taux d intérêt. 8. Entrer le capital du prêt. 9. Cliquer sur «Enregistrer». 24 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Ajouter un découvert / une ligne de crédit Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. 1. Cliquer sur «Ajouter découvert / ligne de crédit». 2. Entrer le nom de l institution financière. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom de l institution n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom de l institution, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si l institution n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F4 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 3. Cliquer sur «OK». 4. Entrer le taux d intérêt. 5. Entrer le montant maximal dû à n importe quel moment. 6. Cliquer sur «Enregistrer». EC 20206 25
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Transferts reçus Note : On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Transferts reçus de l application RFE. Cette section s applique aux candidats, aux candidats à l investiture, aux candidats à la direction, aux partis enregistrés et aux associations enregistrées. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Transferts reçus. Dans le cas des candidats, des candidats à la direction et des candidats à l investiture, les transferts non monétaires doivent être entrés à l onglet Dépenses. Cependant, les transferts non monétaires sont visibles à l onglet Transferts reçus, mais ne pourront être modifiés qu à l onglet Dépenses. Voir la sous-section 4.2, Enregistrer les sorties de fonds (onglet Dépenses), pour de plus amples renseignements. Ajouter un transfert reçu Concerne : candidats et candidats à l investiture seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date le transfert à laquelle le transfert a été reçu. 3. Entrer le nom de l entité politique. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom de l entité n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom de l entité, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si l entité n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «OK». 5. Entrer le montant. 6. Cliquer sur «Enregistrer». Ajouter un transfert reçu Concerne : partis enregistrés et associations enregistrées seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date le transfert à laquelle le transfert a été reçu. 3. Entrer le nom de l entité politique. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom de l entité n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom de l entité, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si l entité n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «OK». 5. Cliquer sur le menu déroulant Type. 6. Sélectionner «Monétaire» ou «Non monétaire». 7. Entrer le montant. 8. Cliquer sur «Enregistrer». 26 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Importer les données sur les transferts reçus à partir d un fichier texte Concerne : partis enregistrés seulement. Les transferts reçus peuvent être importés dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Un fichier type est créé sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Son emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ce fichier a pour nom «transfer.txt». Il peut être ouvert dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ce modèle pour consigner les transferts. Un exemplaire papier de ce modèle se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Note : Le format de la date du fichier importé doit être identique au format de date courte (p. ex. JJ/MM/AA) choisi dans les paramètres régionaux de votre ordinateur. Voir la sous-section 2.7, Services (format de la date), pour de plus amples renseignements. 1. Enregistrer tous les changements au rapport financier avant d importer des transferts reçus. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Importer fichier texte». Cliquer sur «Suivant» dans l assistant d importation. 4. Choisir l événement et l entité politique. 5. Cliquer sur «Suivant». 6. Cliquer sur «Transferts reçus». 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Cliquer sur le bouton «Parcourir». 9. Sélectionner le fichier transfer.txt et cliquer sur «Ouvrir». 10. Cliquer sur «Suivant». 11. L assistant d'importation calcule le nombre d entrées ayant des erreurs et le nombre d entrées prêtes à l importation; cliquer sur «Suivant». 12. Corriger les erreurs dans les cellules rouges, puis cliquer sur «Validation». 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Imprimer» pour imprimer la liste des transferts, ou cliquer sur «Suivant». EC 20206 27
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 15. Si l application vous demande de sélectionner les entrées à importer, cliquer sur «Sélectionner tout» ou cocher les entrées individuelles, puis cliquer sur «Suivant». 16. Cliquer sur «Terminer». 28 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Onglet Argents perçus On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Argents perçus de l application RFE. Cette section s applique aux candidats, aux candidats à l investiture et aux candidats à la direction seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Argents perçus. Ajouter une somme d argent perçu Concerne : candidats, candidats à l investiture et candidats à la direction. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de réception de la somme. 3. Entrer une description. Par exemple, vous pouvez entrer le nom de l entité ou de la personne dont les fonds provenaint. 4. Sélectionner une option dans le menu déroulant Type d afflux. 5. Entrer la somme reçue. 6. Cliquer sur «Enregistrer». EC 20206 29
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Contributions dirigées On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Contributions dirigées de l application RFE. Cette section s applique aux candidats à la direction et aux partis enregistrés seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Contributions dirigées. Ajouter une contribution dirigée Concerne : partis enregistrés seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la réception de la contribution dirigée recue par le parti. 3. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Entrer le nom du candidat à la direction. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du candidat à la direction n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du candidat, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le candidat n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F3 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 5. Entrer le montant total de la contribution reçue par le parti. 6. Entrer le montant de la contribution dirigée. 7. Entrer le montant de la contribution transféré au candidat à la direction. 8. Entrer le montant en numéraire donné par le donateur. 9. Entrer l avantage pour le donateur tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 10. Entrer une description de l avantage pour le donateur tel que défini par la Loi de l impôt sur le revenu. 11. Cliquer sur «Enregistrer». Ajouter une contribution dirigée Concerne : candidats à la direction seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la réception de la contribution dirigée par le parti. 3. Entrer le nom du donateur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du donateur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du donateur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur 30 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions n importe quelle lettre de votre clavier. Si le donateur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Entrer le montant total de la contribution reçue par le parti. 5. Entrer le montant de la contribution dirigée au candidat à la direction. 6. Entrer le montant de la contribution transférée au candidat à la direction. 7. Entrer la date de la cession de la contribution du parti au candidat à la direction. 8. Cliquer sur «Enregistrer». Importer les données sur les contributions dirigées à partir d un fichier texte Concerne : candidats à la direction et partis enregistrés seulement. Note : Les contributions dirigées peuvent être importées dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Un fichier type est créé sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Son emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ce fichier a pour nom «DirectedContributions.txt». Il peut être ouvert dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ce modèle pour consigner les contributions dirigées. Un exemplaire papier de ce modèle se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Le format de la date du fichier importé doit être identique au format de date courte (p. ex. JJ/MM/AA) choisi dans les paramètres régionaux de votre ordinateur. Voir la sous-section 2.7, Services (format de la date), pour de plus amples renseignements. 1. Enregistrer tous les changements au rapport financier avant d importer des contributions. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Importer fichier texte». Cliquer sur «Suivant» dans l assistant d importation. 4. Choisir l événement et l entité politique. 5. Cliquer sur «Suivant». EC 20206 31
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 6. Cliquer sur «Dirigées». 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Cliquer sur le bouton Parcourir. 9. Sélectionner le fichier «DirectedContributions.txt» et cliquer sur «Ouvrir». 10. Cliquer sur «Suivant». 11. L assistant d'importation calcule le nombre d entrées ayant des erreurs et le nombre d entrées prêtes à l importation; cliquer sur «Suivant». 12. Corriger les erreurs dans les cellules rouges, puis cliquer sur «Validation». 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Imprimer» pour imprimer la liste des contributions dirigées, ou cliquer sur «Suivant». 15. Si l application vous demande de sélectionner les entrées à importer, cliquer sur «Sélectionner tout» ou cocher les entrées individuelles, puis cliquer sur «Suivant». 16. Cliquer sur «Terminer». Valider la contribution dirigée Concerne : candidats à la direction et partis enregistrés. L application RFE valide les plafonds de contributions pour les candidats à la direction, les noms des donateurs et les coordonnées obligatoires. 1. Cliquer sur «Valider». 2. Cliquer sur «OK». 3. Lire tous les messages de validation. 32 EC 20206
4.2 Enregistrer les sorties de fonds Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Onglet Dépenses On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Dépenses de l application RFE. Cette section s applique aux candidats, aux candidats à l investiture et aux candidats à la direction seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Dépenses. Ajouter une dépense Concerne : candidats, candidats à l investiture et candidats à la direction. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date de la facture. 3. Entrer le nom du fournisseur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du fournisseur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du fournisseur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le fournisseur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «OK». 5. Entrer le numéro de la facture, ainsi que celui du chèque et de la pièce justificative s il y a lieu. 6. Entrer la dépense à titre de «Montant payé», d «Escompte», de «Créance impayée non contestée» ou de «Créance impayée contestée» (ou la répartir au besoin entre ces catégories). 7. Cliquer sur l onglet Catégorie de dépenses dans le coin supérieur gauche de l écran. 8. Entrer le montant de la dépense par sous-catégorie. 9. Cliquer sur le menu déroulant Sous-catégorie, ou appuyer sur la touche F3 de votre clavier, pour choisir la catégorie de la dépense. 10. Choisir la catégorie qui correspond le plus possible à la dépense, et cliquer sur «Sélectionner». Pour attribuer à la dépense plus d une catégorie, cliquer sur «Ajouter» et répéter les étapes 8 à 10. 11. Continuer d ajouter et de catégoriser les dépenses jusqu à ce que la différence entre le montant de la facture et le total des dépenses soit de 0 $. 12. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Voir un exemple à l annexe 2. EC 20206 33
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Transferts envoyés On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Transferts envoyés de l application RFE. Cette section s applique aux partis enregistrés et aux associations enregistrées seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Transferts envoyés. Ajouter un transfert envoyé Concerne : partis enregistrés et associations enregistrées seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date. 3. Entrer le nom de l entité politique. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom de l entité n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom de l entité, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si l entité n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «OK». 5. Sélectionner «monétaire» ou «non monétaire» dans le menu déroulant Type. 6. Entrer le montant cédé. 7. Cliquer sur «Enregistrer». 34 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Importer les données sur les transferts envoyés à partir d un fichier texte Concerne : partis enregistrés seulement. Les transferts peuvent être importés dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Le fichier importé doit respecter un certain format. Un fichier type est créé sur votre ordinateur lorsque vous installez l application. Son emplacement par défaut est C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Ce fichier a pour nom «transfer.txt». Il peut être ouvert dans n importe quel logiciel tableur. Veuillez utiliser ce modèle pour consigner les transferts. Un exemplaire papier de ce modèle se trouve également à l annexe 1 du présent guide. Lorsque votre feuille de calcul est prête à être importée, veuillez la sauvegarder en format texte (séparé par des tabulateurs). Note : Le format de la date du fichier importé doit être identique au format de date courte (p. ex. JJ/MM/AA) choisi dans les paramètres régionaux de votre ordinateur. Voir la sous-section 2.7, Services (format de la date), pour de plus amples renseignements. 1. Enregistrer tous les changements au rapport financier avant d importer des transferts envoyés. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Importer fichier texte». Cliquer sur «Suivant» dans l assistant d importation. 4. Choisir l événement et l entité politique. 5. Cliquer sur «Suivant». 6. Cliquer sur «Transferts envoyés». 7. Cliquer sur «Suivant». 8. Cliquer sur le bouton Parcourir. 9. Sélectionner le fichier transfer.txt et cliquer sur «Ouvrir». 10. Cliquer sur «Suivant». 11. L assistant d'importation calcule le nombre d entrées ayant des erreurs et le nombre d entrées prêtes à l importation; cliquer sur «Suivant». 12. Corriger les erreurs dans les cellules rouges, puis cliquer sur «Validation». 13. Cliquer sur «Suivant». 14. Cliquer sur «Imprimer» pour imprimer la liste des transferts, ou cliquer sur «Suivant». EC 20206 35
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique 15. Si l application vous demande de sélectionner les entrées à importer, cliquer sur «Sélectionner tout» ou cocher les entrées individuelles, puis cliquer sur «Suivant». 16. Cliquer sur «Terminer». 36 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Onglet Créances impayées On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Créances impayées de l application RFE. Cette section s applique aux rapports annuels des partis enregistrés et des associations enregistrées seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Créances impayées. Ajouter une créance impayée Concerne : partis enregistrés et associations enregistrées seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date. 3. Entrer le nom du fournisseur. Toujours vérifier dans le menu déroulant si le nom du fournisseur n est pas déjà saisi avant de l ajouter. Pour ouvrir le menu déroulant, cliquer sur le bouton à côté du champ du nom du fournisseur, ou sélectionner ce champ et appuyer sur la barre d espacement ou sur n importe quelle lettre de votre clavier. Si le fournisseur n existe pas encore dans la base de données, cliquer sur le bouton ou appuyer sur la touche F2 de votre clavier pour entrer ses renseignements. N oubliez pas que les champs soulignés sont obligatoires. 4. Cliquer sur «OK». 5. Entrer le montant de la créance impayée non contestée ou contestée, le cas échéant. 6. Cliquer sur «Enregistrer». Onglet Élection partielle On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Élection partielle de l application RFE. Cette section s applique aux partis enregistrés seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Élection partielle. Ajouter une dépense d élection partielle Concerne : partis enregistrés seulement (pour le rapport financier d'un parti enregistré). 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date. 3. Sélectionner une circonscription dans le menu déroulant correspondant. 4. Sélectionner une catégorie et une sous-catégorie dans le menu déroulant correspondant. 5. Entrer la dépense à titre de «Montant payé», d «Escompte», de «Créance impayée non contestée» ou de «Créance impayée contestée» (ou la répartir au besoin entre ces catégories). 6. Cliquer sur «Enregistrer». EC 20206 37
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Onglet Limite des dépenses d élection On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Limite des dépenses d élection de l application RFE. Cette section s applique aux partis enregistrés seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Limite des dépenses d élection. Ajouter une limite des dépenses d élection Concerne : partis enregistrés seulement (pour le rapport d un parti enregistré sur les dépenses d une élection générale). 1. Entrer le plafond indexé des dépenses électorales. 2. Cliquer sur «Enregistrer». Onglet Dépenses électorales pour une élection générale On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Dépenses électorales pour une élection générale de l application RFE. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Dépenses électorales pour une élection générale. Ajouter une dépense d élection générale Concerne : partis enregistrés seulement (pour le rapport d un parti enregistré sur les dépenses d une élection générale). 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Sélectionner la catégorie de la dépense dans le menu déroulant correspondant. 3. Entrer la dépense à titre de «Montant payé», d «Escompte», de «Créance impayée non contestée» ou de «Créance impayée contestée» (ou la répartir au besoin entre ces catégories). 4. Cliquer sur «Enregistrer». 38 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions 4.3 Sommaire financier Onglet Sommaire financier On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Sommaire financier de l application RFE. Cette section s applique aux candidats, aux candidats à l investiture et aux candidats à la direction seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Sommaire financier. Date de soumission Entrer la date jusqu à laquelle toutes les transactions de la campagne sont consignées dans le rapport. Dépenses électorales autorisées Concerne : candidats et candidats à l investiture seulement. Entrer le plafond final des dépenses autorisées pendant l élection ou la course à l investiture dans votre circonscription. Note : Élections Canada vous communique cette information par la poste et est également disponible sur son site Web. Crédits bancaires et débits bancaires Entrer les crédits et débits bancaires totaux portés au compte bancaire de votre campagne, selon vos relevés bancaires. Note : La plupart des institutions financières indiquent les crédits et débits bancaires totaux au bas du relevé bancaire mensuel. Chèques en circulation Entrer le montant total des chèques émis et enregistrés dans le rapport, mais qui ne paraissent pas sur le relevé bancaire. EC 20206 39
Guide d utilisateur du Rapport financier électronique Dépôts en circulation Entrer le montant total de tous les montants perçus dans le rapport mais non encore portés à votre compte bancaire. Enregistrer et Valider 1. Cliquer sur «Enregistrer». 2. Cliquer sur «Valider». La différence des rentrées de fonds et des sorties de fonds enregistrées dans le rapport doit être égale au solde de votre compte bancaire plus tout dépôt en transit et moins tout chèque en circulation. 40 EC 20206
Gestion d un rapport : enregistrer les transactions Onglet Dépenses optionnelles On explique ci-dessous les diverses fonctions accessibles à l onglet Dépenses optionnelles de l application RFE. Cette section s applique aux partis enregistrés et aux associations enregistrées seulement. Pour débuter, ouvrir le rapport financier et cliquer sur l onglet Dépenses optionnelles. Ajouter une dépense optionnelle Concerne : partis enregistrés et associations enregistrées seulement. 1. Cliquer sur «Ajouter». 2. Entrer la date. 3. Sélectionner une catégorie dans le menu déroulant correspondant. 4. Entrer le montant payé. 5. Cliquer sur «Enregistrer». Note : Les renseignements entrés à cet onglet ne font pas partie du rapport, mais ils aideront l utilisateur à comparer les dépenses aux montants budgétés. Voir la description de l onglet Outil budgétaire ci-dessus. Onglet Outil budgétaire Concerne : candidats, candidats à l investiture, candidats à la direction, partis enregistrés et associations enregistrées. L onglet Outil budgétaire est optionnel. Il permet à l utilisateur de gérer ses dépenses. Les dépenses saisies à l onglet Dépenses optionnelles (partis enregistrés et associations enregistrées seulement) ou à l onglet Dépenses (candidats, candidats à l investiture et candidats à la direction seulement) sont automatiquement comparées aux montants budgétés dans l onglet Outil budgétaire. Veuillez noter que ces renseignements ne font pas partie du rapport. Onglet États financiers Concerne : associations enregistrées seulement. La partie 4 du rapport financier est un état des recettes, des dépenses, de l actif et du passif. Note : 1. Cliquer sur un champ. 2. Entrer le montant s il y a lieu. 3. Cliquer sur «Enregistrer». 4. Cliquer sur «Validation». Si les états ne concordent pas (c.-à-d. si l actif total n est pas égal à la somme du passif total et de l actif net), l application RFE recommandera à l utilisateur d apporter des corrections avant de soumettre le rapport financier. À cet onglet, l utilisateur doit entrer manuellement les données tirées directement des états financiers de l association enregistrée. EC 20206 41
CHAPITRE 5 Soumission électronique du RFE 5.1 Soumettre le rapport électronique à Élections Canada 1. Lancer l application RFE. 2. Ouvrir un rapport financier (voir la sous-section 3.2, Ouvrir un rapport financier existant). 3. Cliquer sur le menu «Rapports». 4. Sélectionner «Élections Canada». 5. Sélectionner le rapport financier que vous souhaitez soumettre. 6. Cliquer sur «Créer le fichier de soumission». 7. Une fois que le fichier de soumission a été créé, une fenêtre va apparaître qui indique l emplacement du fichier de soumission. Envoyez un courriel à efr-rfe@elections.ca avec le fichier de soumission en pièce jointe. Emplacement du fichier de soumission : Sous Windows 2000/XP C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\frms\ Sous Windows Vista/7 C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\frms\ Note: Ne pas oublier de faire parvenir à Élections Canada, par la poste, par messagerie ou par télécopieur, une copie papier signée du rapport, et ce, avant la date limite de production. 5.2 Imprimer le rapport financier 1. Lancer l application RFE. 2. Ouvrir un rapport financier (voir la sous-section 3.2, Ouvrir un rapport financier existant). 3. Cliquer sur «Rapports». 4. Sélectionner «Élections Canada». 5. Sélectionner le rapport financier que vous souhaitez imprimer. 6. Cliquer sur «Sélectionner tout». 7. Si votre imprimante contient du papier grand format, cliquer sur «Imprimer». Sinon, cliquer sur «Enregistrer (PDF)»; vous pourrez ensuite ouvrir et imprimer le retour avec tout logiciel de lecture PDF. EC 20206 42
Soumission électronique du RFE EC 20206 43
CHAPITRE 6 Dépannage 6.1. Je ne réussis pas à ouvrir l application RFE. L utilisateur doit avoir les privilèges de l administrateur sur son ordinateur pour ouvrir l application RFE. Pour attribuer ces privilèges à l utilisateur, suivre les directives ci-dessous : 1. Cliquer avec le bouton de droite sur l icône de l application RFE. 2. Sélectionner «Exécuter en tant que». 3. Sélectionner «Administrateur». 4. Cliquer sur «OK». 5. Cliquer deux fois sur l icône de l application RFE pour lancer le programme. OU 1. Cliquer avec le bouton de droite sur l icône de l application RFE. 2. Sélectionner «Propriétés». 3. Cliquer sur «Compatibilité». 4. Sélectionner «Exécuter ce programme en mode administrateur». 5. Cliquer sur «Appliquer». 6. Cliquer sur «OK». 7. Cliquer deux fois sur l icône de l application RFE pour lancer le programme. 6.2. Je ne réussis pas à ouvrir un rapport financier. Les anciennes versions de l application RFE ne peuvent pas ouvrir les bases de données créées avec une version plus récente du logiciel. Pour résoudre ce problème, télécharger et installer la version la plus récente de l application RFE. Voir la sous-section 2.1, Obtenir l application RFE, et la sous-section 2.3, Installer l application RFE, pour de plus amples renseignements. 6.3. Je ne peux pas effacer le nom d un donateur de la base de données. Les donateurs ne peuvent pas être effacés de la base de données de l application RFE. En effet, de nombreux rapports partagent la même base de données; il est donc probable que le donateur soit associé à d autres transactions dans des rapports antérieurs. EC 20206 44
Dépannage 6.4. Le dossier des fichiers d exportation est vide. Le dossier des fichiers d exportation sera vide si l utilisateur n a pas entré le nom de l événement dans la langue d utilisation de l application RFE. Pour résoudre le problème, suivre les directives suivantes : 1. Lancer l application RFE. 2. Cliquer sur le menu Services. 3. Sélectionner «Maintenir événements». 4. Entrer le nom manquant de l événement; les noms français et anglais de événement scrutin doivent être entrés. 5. Cliquer sur «Enregistrer». L exportation des données devrait maintenant fonctionner. 6.5. Mon pare-feu ou antivirus empêche le lancement de l application RFE. L utilisateur doit configurer son pare-feu ou logiciel antivirus de façon à permettre l utilisation de l application RFE. Pour ce faire : 1. Ouvrir le logiciel de gestion du pare-feu ou le logiciel antivirus. 2. Ajouter une exception pour l application RFE. OU 1. Quand le pare-feu ou le logiciel antivirus détecte l application RFE, cliquer sur «Permettre» pour la laisser s installer ou fonctionner sur votre ordinateur. EC 20206 45
Annexes La présente section aidera l utilisateur à : 1. utiliser les modèles de données à importer 2. ajouter une dépense EC 20206 46
1. Modèles de données à importer EC Les contributions, les transferts et les contributions dirigées peuvent être importés dans l application RFE à partir d un fichier texte séparé par des tabulateurs. Pour créer un fichier texte à partir d un logiciel tableur, sauvegarder le fichier en format texte (séparé par des tabulateurs). Veuillez utiliser les modèles suivants pour consigner les contributions, transferts et contributions dirigées. Ces modèles se trouvent également sur votre ordinateur dans le dossier C:\Documents and settings\all Users\Documents publics partagés\rfe\ pour Windows 2000 ou Windows XP, ou C:\Utilisateurs\Public\Documents publics\rfe\ pour Windows Vista ou Windows 7. Contributions (candidats, partis enregistrés et associations de circonscription) Date de la contribution Montant de la cession selon la LEC Type de donateur 1 Nom de famille Prénom Initiale No de rue Nom de rue No d app. ou suite Ville Province 2 Code postal Nbre estimé de donateurs Montant monétaire donné Avantage reçu selon la LIR Description de l avantage 12/12/2013 150 A Dumont Ronald Jr 15 Blois Gatineau QC J8R8U9 150 13/12/2013 1200 A Page Jessica 17 Bank St. Ottawa ON K1A4R5 1200 200 Nommer le bénéfice 05/06/2013 800 A Anonyme 200 Contributions (candidats à l investiture et candidats à la direction) Date de la contribution Montant de la cession Type de donateur 1 Nom de famille Prénom Initiale No de rue Nom de rue No d app. ou suite Ville Province 2 Code postal Nbre estimé de donateurs 12/12/2013 150 A Dumont Ronald Jr 15 Blois Gatineau QC J8R8U9 13/12/2013 1200 A Page Jessica 17 Bank St. Ottawa ON K1A4R5 05/06/2013 800 A Anonyme 200 Contribution dirigée (partis enregistrés et candidats à la direction seulement) Nom de famille Prénom Initiale No de rue Nom de rue No d app. ou suite Ville Province Code postal Date reçu par le parti Montant de la contribution Montant dirigée Montant cédé Date reçu par le candidat Montant monétaire donné Avantage reçu selon la LIR Description de l avantage Noble Martin 47 Victoria 8 Vancouver BC K8J9T6 12/12/2013 1000 1000 1000 18/12/2013 1000 Beaumont Natalie S 56 Lewiston Calgary AB P1B5G9 21/12/2013 1100 900 750 24/12/2013 1100 Lombard Sarah J 14 Bay View 14 Halifax NS V8T6G9 04/03/2013 750 750 750 07/03/2013 750 350 Nommer le bénéfice 47 1 A - Particuliers B Personnes morales C - Syndicats 2 NL - Terre-Neuve-et-Labrador NS - Nouvelle-Écosse PE - Île-du-Prince-Edouard NB - Nouveau-Brunswick QC - Québec ON - Ontario MB - Manitoba SK - Saskatchewan AB - Alberta BC - Colombie-Britannique NT - Territoires du Nord-Ouest YT - Yukon NU - Nunavut NA - Aucun 3 NM - Non-montétaire M - Monétaire 4 1 - Candidat 2 - Candidat à la direction 3 - Candidat à l investiture 5 - Association enregistrée
48 EC 1. Modèles de données à importer (continué) Cessions (partis enregistrés enregistrés seulement) Date de la cession Montant de la cession Type de cession 3 Type d entité politique 4 Code de la circonscription Nom de famille Prénom Initiale 15/03/2013 15400 M 1 24001 Langlois François JR 24/02/2013 1233 NM 5 12001 Association Libéral de St Lambert 01/12/2013 1522 M 3 35102 Brown John R 2. Ajouter une dépense Voir la section «Entrer les sorties de fonds» du présent manuel. Guide d utilisateur du Rapport financier électronique