01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01 CIMAIL SOLUTION: EASYFOLDER SAE
IRISLINK le 15 Février 2012 01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01101100
Un monde d informations en toute confiance Qui sommes nous? Présentation de CIMAIL Solutions Archivage et force probante en Europe
Société 3 départements en symbiose Notre Métier : Editeur Cycle de vie de l information Lille, Paris, Lyon 35 % de croissance Dépenses annuelles en R&D : 1 M Sécuriser Pérenniser Prouver Diffuser 44 employés ( doublé en 18 mois) 4,5 M en 2011 6 prévu en 2012
L archivage électronique n est ni du stockage ni de la sauvegarde L archivage est un ensemble de processus Le stockage est un outil qui permet d entreposer des contenus électroniques et qui sert de base au traitement ultérieur de ces derniers Une définition L archivage probatoire est la conservation d informations permettant d apporter des éléments de preuve recevables par une juridiction Juridique Normatif La preuve Technologique Convention de preuve
Art. 138 al.2 C.C Autorisation de la destruction de l original NF Z 42-013 Canevas de spécifications relatives à l enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques Objectif: assurer la conservation et l intégrité des documents électroniques Art. 1316 CC Reconnaissance de la preuve électronique Art. 289 du CGI Art. 289 V du CGI Loi n 2002-1576 art.17 La facture électronique Délib. 2005-213 Droit à l oubli 01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01101100 1ere version de SEDA L. 17 06 2008 Durée de prescription NF Z 42-013 Version 2009 intègre notamment les supports réinscriptibles NF Z 42-025 Bulletin de paie Harmonisation avec les directives européennes Certification SAE Label AFNOR 1975 1980 1999 2000 2001 2002 2003 2005 2006 2008 2009 2010 2011 2012 MOREQ 1 Recueil d exigences pour l organisation de l archivage électroniques Objectif: partages de bonnes pratiques pour l archivage électronique au niveau européen ISO 14721:2003 Spécification d un modèle de référence pour un système ouvert d archivage informatiques (OAIS) MOREQ 2 Prise en compte plus de 170 remarques et propositions d'amélioration dues à des experts de 18 pays différents MOREQ 2010 Simplification de MOREQ 2 ISO 16175 Transcription au niveau international du référentiel d exigences Moreq2 ISO14641-1 Transcription au niveau international de la norme NF Z 42-013
Archiver 01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01101100 Sécuriser Intégralité du cycle de vie, confidentialité et de protection d'accès, traçabilité normalisée. Pérenniser Garantir l exploitation à court et long termes des informations stockées sur des formats ouverts et standards Centraliser Mise en place d un référentiel unique Prouver L assurance de l authenticité et l intégrité sans faille du fond informationnel De la capture à l archivage à force probante
De la Capture à l Archivage à valeur probante Capture Archivage Exploitation Sort final Dématérialisation papier Capture de documents électroniques Capture de données et de métadonnées. Traçabilités Ouverture Conversion de format Stockage des documents en fonction de l usage. Force probante Plan de classement Mécanismes de pérennisation et contrôle Consultation Recherche Diffusion Alerte, échéance, planification Rapport DUA Archive définitive, transfert Protocole SEDA Destruction Bordereaux
01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01 Présentation & Démonstration
Capture Module de capture d EasyFolder SAE Dématérialisation papier Sécurisation des flux Automatisation
Contrat et /ou Avenant CV Permis de conduire Capture issue des scanners ou MFP OCR, conversion PDF/A Élimination de page blanche, séparation des lots Codes-barres Génération de bons de numérisation, de planches d étiquettes, d étiquette à la volée Lecture de codes-barres / motif pour aiguillage SAS de capture Automatisation du routage et du classement d un flux numérique Acte de naissance ou mariage Note de frais Multi doc Module de conversion Formats images (tifs, ), Formats bureautiques Conversion PDF/A Traçabilité Traces séquentielles archivées dans EasyFolder SAE Lettre de demission
Fonctionne en mode autonome Alimente Eaysfolder Librairies Sharepoint Chaîne de numérisation auditée conforme Traçabilité, Horodatage Suppression des originaux papier après numérisation
Capture Dématérialisation papier Sécurisation des flux Automatisation
Capture Module EasyFolder Data Multisource Sécurisation Transformation
EASYFOLDER SAE Horodatage Scellement Contrôle de certificat Conversion PDF/A Empreinte SHA 256-512 Datas Document Library EASYFOLDER ARCHIVE Plan de classement, Multi DUA, Métadonnées Purge, sort final Stockage sécurisé Worm logique ou Physique Support réinscriptible
Capture Module EasyFolder Mail Archivage de Mails À l unité En masse Mails engageants
Mail Feeder 1. Archivage depuis le client de messagerie : a. L utilisateur sélectionne les mails ayant une valeur d engagement et il les transfère en tant que pièce jointe à la boite d archivage EasyFolder b. EasyFolder Capture traite le message à archiver c. En fonction des métadonnées, classement automatique En Masse Règles d archivage d Exchange Transfert vers librairies Sharepoint Horodatage, traces
Archivage Exploitation Sort final Stockage des documents Mécanismes d archivage Valeur probante Plan de classement Consultation Recherche Versionning Fonctionnalités + DUA Cycle de vie Archive définitive Protocole SEDA Destruction Bordereaux
Document de brouillonengageant Archive courante Archive intermédiaire Archive Définitive ECM/Capture EasyFolder SAE ERP, Outils métiers Le Coffre-Fort Électronique Document Altération Mise à jour Modification Suppression Collaboration
. PDF/A Archivage PDF/E Ingénierie PDF/H Santé. ISO 19005-1 ISO 24517-1:2008 En cours.. 01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01101100 Arbre de navigation Versionning Métadonnées Notification Gestion des droits / accès Gestion des rapports Planification documentaire Publication des documents Gestion des médias d archivage Gestion du plan de classement Arborescence modèle Documents seriels / non seriels Alias projet Traces séquentielles Journalisation des versements Hashages Gestion du sort final Un traitement de sort final consiste à regrouper plusieurs règles, dans le but : De calculer les dates de sort final et sorts finaux par métier/service De valider les sorts finaux par métier/service Horodatage Les types de PDF Les normes associées Scellement Contrôle de certificat
Capture Traitement image Conversion Séparation Aiguillage Journal de sécurité Hachage stocké dans le journal Rangement Détermination du dossier Enrichissement Rangement manuel Toutes les modifications stockées dans le journal Traitements sécurisés asynchrone Calcul du sort final Sécurisation du document Application du délai de rétention Application du sort final Suppression, Toutes les actions stockées dans le journal
Archivage Exploitation Sort final Stockage des documents Mécanismes d archivage Valeur probante Plan de classement Consultation Recherche Versionning Fonctionnalités + DUA Cycle de vie Archive définitive Protocole SEDA Destruction Bordereaux
Extranet sécurisé-coffre-fort Echanger Particulier Clients Partenaire
Salariés La Facture I N T R A N E T Dossier Entreprise Gestionnaires Dossier de travail 101110110 Base S.I. Solution A : Facture papier A Edition des Factures Envoi postal B Envoi des mails Mise à disposition dans les coffres-forts Solution B : Facture Electronique EXTRANET INTERNET
01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01
Respect des normes Moreq 2 Iso 16 175 NF Z 42 013 Iso 14641-1?
API / Web Services Interaction SI Dématérialisation Applications métiers RH, Finance Social, Collaboratif Courriers Factures Data Documents sensibles Contrats
Transparente pour vos collaborateurs Sécurisante pour vous dégageant un réel retour sur investissement
01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01 Merci d avoir participé à la présentation CIMAIL Solutions De la capture à l archivage
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