Introduction Code de conduite et d éthique en entreprise Ce Code de conduite et d éthique en entreprise (le «Code») a été adopté par le conseil d administration d inventiv Health, Inc. et résume les normes qui touchent tous les employés, administrateurs et directeurs d inventiv Health, Inc. et chacune de ses sociétés affiliées (collectivement, l «entreprise») dans le monde pour assurer que leurs actions au nom de l entreprise sont honnêtes, éthiques et légitimes. L entreprise s attend également à ce que ses consultants, fournisseurs, agents et autres représentants respectent le Code lorsqu ils agissent au nom de l entreprise. Ce Code couvre une vaste gamme de pratiques et de procédures d entreprise. Il ne couvre pas tous les problèmes qui pourraient survenir, mais il établit des principes de base pour guider tous les employés, administrateurs et directeurs, y compris sans s y limiter, tous les chefs de la direction, des finances, de la comptabilité, les contrôleurs et les personnes ayant des fonctions semblables. Tous nos employés, administrateurs et directeurs doivent se conduire conformément à ces lignes directrices et chercher à éviter même l apparence de comportements inappropriés. Pour les employés, le Code établit également les conditions d emploi de l entreprise. Cependant, ce Code n est pas un contrat de travail entre l entreprise et l un de ses employés, administrateurs ou directeurs. 1. Responsabilités selon le Code Les responsabilités des personnes touchées par le Code incluent : Respecter le Code, les politiques et les procédures de l entreprise et toutes les lois, les règles et les règlements en vigueur qui touchent les activités de l entreprise partout dans le monde; Agir de façon éthique et honnête dans l exercice de ses fonctions; Demander de l aide au besoin sur des questions éthiques et juridiques; et Signaler tout soupçon de transgression du Code, des politiques ou procédures de l entreprise ou des lois en vigueur par les moyens décrits dans le Code. 2. Conformité aux lois, règles et règlements La politique de l entreprise stipule que toutes ses activités seront menées conformément aux lois, règles et règlements en vigueur. Il est inutile de dire que la conformité à toutes les lois et tous les règlements des agences réglementaires ou gouvernementales doivent avoir préséance sur le profit ou l avantage concurrentiel. Si une loi entre en conflit avec une disposition de ce Code, vous devez vous soumettre à la loi; cependant, si une coutume ou une politique locale entre en conflit avec ce Code, vous devez respecter le Code. Toute divergence entre les coutumes et les politiques locales et ce Code devrait être portée à l attention de la direction. Si vous avez des questions au sujet de conflits possibles sur ces obligations directrices, ou d autres interrogations liées à des questions juridiques ou à la conformité, vous devriez essayer de les résoudre par les moyens décrits dans ce Code. Tout employé, administrateur ou directeur qui prend connaissance d une transgression ou soupçonne une transgression d une loi en vigueur devrait la signaler immédiatement par l un de ces moyens. Tout employé avec qui une autorité gouvernementale ou réglementaire communique à propos des activités de l entreprise, autres que les activités liées aux demandes de routine qui sont de l autorité de l employé, devrait consulter le personnel de supervision avant de répondre. a. Lois et règlements sur les soins de santé De nombreux aspects des activités de l entreprise sont sujets à la réglementation de la FDA (United States Food and Drug Administration), ainsi que des organismes réglementaires d états américains et locaux et des organismes réglementaires comparables à l extérieur des États-Unis. De plus, l entreprise pourrait être obligée, en raison d ententes avec ses clients, de se conformer à certaines lois et certains règlements liés aux soins de santé qui, autrement, ne toucheraient pas directement l entreprise.
L entreprise fournit une vaste gamme de services à ses clients dans un environnement hautement réglementé. Particulièrement, l entreprise doit se conformer aux lois, aux règles et aux règlements qui touchent, entre autres : L exécution des essais cliniques; L interaction avec les professionnels de la santé; L interaction avec les patients; La mise en marché et la promotion de produits pharmaceutiques; et La confidentialité des renseignements de santé personnels. Les lois et règlements liés aux soins de santé qui pourraient toucher les activités de l entreprise incluent : La Federal Food, Drug and Cosmetic Act des États-Unis; Les normes de la FDA pour de Bonnes pratiques cliniques et les lois et règlements adoptés selon la Clinical Trial Directive de l Union européenne; Les lois liées à la fraude, le gaspillage et l abus, y compris la False Claims Act et le Anti-Kickback Statute; La Prescription Drug Marketing Act; Les lois liées à la promotion «non indiquée sur l étiquette» de médicaments; et Les lois et règlements mondiaux de confidentialité, y compris ceux adoptés selon la Privacy Directive de l Union européenne et les règles de confidentialité de la Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA). L entreprise doit aussi se conformer aux lois et règlements de soins de santé particuliers à chaque pays dans lequel elle exerce ses activités. b. Concurrence et pratiques commerciales équitables Nous cherchons à surpasser la concurrence de manière équitable et honnête. Nous cherchons à obtenir des avantages concurrentiels grâce à un rendement supérieur, jamais par des pratiques commerciales illégales ou contraires à l éthique. Le vol de renseignements de nature exclusive, la possession de renseignements sur des secrets commerciaux obtenus sans le consentement du propriétaire, ou le fait de persuader des employés actuels ou anciens d autres entreprises de divulguer de tels renseignements sont interdits. Chaque employé, administrateur et directeur devrait s efforcer de respecter les droits des clients, des fournisseurs, des concurrents et des employés de l entreprise et d avoir des pratiques commerciales équitables avec ceux-ci. Aucun employé, administrateur ou directeur ne devrait profiter déloyalement de quiconque par la manipulation, la dissimulation, l abus lié à l information privilégiée, la fausse représentation ou toute autre pratique commerciale déloyale. La politique de l entreprise prévoit de se conformer aux lois qui régissent la concurrence, y compris, sans s y limiter, toutes les lois mondiales sur la concurrence déloyale et antitrust. Les lois sur la concurrence déloyale interdisent aux entreprises de se livrer à certaines activités qui pourraient limiter la concurrence ou restreindre le commerce. Les employés ne peuvent pas communiquer avec les concurrents ou conclure des ententes avec eux en ce qui a trait à de l information confidentielle, telle que les pratiques liées à l établissement des prix, les stratégies de mise en marché et d autres plans stratégiques. Des rencontres d associations sur le commerce ou sur l industrie peuvent servir les intérêts commerciaux légitimes, mais peuvent comporter des risques en vertu des lois sur la concurrence déloyale. Les associations commerciales établissent souvent des procédures sur le partage légitime d information par ses participants. Les employés devraient faire preuve de prudence lors de discussions sur des sujets confidentiels lors de rencontres d une association commerciale et s assurer de suivre ces procédures de près. Les employés peuvent demander conseil sur toute question liée aux associations commerciales par les moyens décrits dans ce Code.
c. Interaction avec le personnel du gouvernement L interaction avec le personnel du gouvernement nécessite beaucoup de tact. Les pratiques commerciales liées au paiement d honoraires, aux cadeaux et aux privilèges sont souvent inappropriées dans un contexte gouvernemental et peuvent en fait, transgresser les lois, politiques et règles éthiques. L entreprise interdit toute forme de pots-de-vin ou d incitation contraire à l éthique ou illégale envers un fonctionnaire ou un employé du gouvernement. Aucun employé, administrateur ou directeur de l entreprise ne peut offrir un cadeau ou privilège, peu importe leur valeur, à un membre du personnel du gouvernement dans le cadre d initiatives d affaire de l entreprise, sauf si la légitimité de cette action a été autorisée par le conseiller juridique d inventiv (ou, dans le cas d une action de la part d un directeur, par le conseil d administration ou un comité ou un représentant en faisant partie. La U.S. Foreign Corrupt Practices Act interdit de donner tout cadeau de valeur, directement ou indirectement, aux membres du personnel de gouvernements étrangers ou aux candidats politiques étrangers afin d obtenir ou de conserver des affaires. D autres pays peuvent avoir des lois semblables interdisant les pots-de-vin, y compris la loi UK Bribery Act de 2010. L entreprise se conforme à toutes ces lois et les paiements illégaux à des membres du personnel du gouvernement de tout pays ou territoire sont strictement interdits. De plus, le gouvernement des États-Unis possède un certain nombre de lois et règlements sur les gratifications en affaires qui peuvent être acceptées par le personnel du gouvernement. La promesse, l offre ou la livraison à un employé ou à un membre du personnel du gouvernement américain d un cadeau, d une faveur ou de toute autre gratification qui transgresse ces règles ne transgresserait pas seulement la politique de l entreprise, mais pourrait aussi constituer un acte criminel. Les gouvernements locaux ou d états américains, ainsi que les gouvernements d autres pays, peuvent avoir des règles semblables. 3. Conflits d intérêts a. Règles générales Un «conflit d intérêts» existe lorsque l intérêt personnel d une personne interfère ou entre en conflits, de quelque manière que ce soit, avec les intérêts de l entreprise. Un conflit peut survenir lorsqu un employé, administrateur ou directeur intervient ou a des intérêts qui font qu il lui est difficile d effectuer son travail dans l entreprise de manière efficace et objective. Un conflit d intérêts peut aussi se présenter lorsqu un employé, administrateur ou directeur, ou un membre de sa famille, reçoit des bénéfices personnels inappropriés en raison de son poste dans l entreprise. Un «membre de la famille» signifie : tout enfant, enfant issu d un mariage antérieur de son conjoint, parent, beau-parent, conjoint, partenaire, frère ou sœur, belle-mère, beaupère, gendre, belle-fille, beau-frère ou belle-sœur de tout employé, administrateur ou directeur et toute personne en relation amoureuse ou fréquentant, ou vivant avec tout employé, administrateur ou directeur. Il est presque toujours considéré comme un conflit d intérêts qu un employé ou un administrateur de l entreprise travaille simultanément pour un concurrent, un client ou un fournisseur. Un employé ou un administrateur ne peut pas travailler pour un concurrent, client ou fournisseur, y compris en tant que consultant ou membre du conseil d administration d un concurrent. Afin d éviter les conflits d intérêts, toute transaction ou relation qui pourrait raisonnablement causer un conflit d intérêts (ou l apparence d un conflit d intérêts) doit être signalée au conseiller juridique d inventiv (autre que celles décrites ci-dessous à la section 3b «Relations personnelles au travail», qui devraient être signalées comme décrit à la section 3b) par l employé, l administrateur ou le directeur qui est en conflit d intérêts et/ou par le directeur de l unité d affaires ou du département/service responsable de la transaction potentielle. Une telle transaction ou relation qui concerne un employé ou un administrateur doit être approuvée à l avance par le conseiller juridique d inventiv et toute transaction ou relation qui concerne un directeur doit être approuvée à l avance par le conseil d administration. Les transactions et les relations qui nécessitent d être approuvées au préalable incluent, sans s y limiter, toute acquisition par un directeur, chef de la direction ou un employé, ou un membre de la famille d une de ces personnes, d un intérêt direct ou indirect important chez tout concurrent, client ou fournisseur. Elles incluent
également l amorce de toute transaction avec un client ou un fournisseur dans laquelle un directeur, un chef de direction ou un employé, ou un membre de la famille d une de ces personnes, a précédemment acquis un intérêt direct ou indirect important. Conformément à la loi en vigueur, l entreprise se réserve le droit d exiger de toute personne qu elle supervise de renoncer à une telle transaction ou relation si elle désire conserver son poste au sein de l entreprise. b. Relations personnelles au travail L entreprise s attend à ce que ses affaires, son éthique et ses buts ne soient pas compromis par des relations personnelles au travail. Un conflit d intérêts, ou l apparence d un conflit d intérêts, peut survenir lorsque des décisions d affaires, y compris des décisions liées à l emploi, sont prises par ou ont des répercussions sur des personnes qui sont en relation personnelle. Ceci touche les relations personnelles entre des membres de la même famille ou d autres relations qui pourraient créer un conflit d intérêts ou nuire autrement aux intérêts d affaires légitimes de l entreprise. Il s agit également des relations entre des employés de l entreprise, ainsi qu entre des employés de l entreprise et d autres personnes comme des clients, des vendeurs et des fournisseurs. Par conséquent, il est interdit aux gestionnaires et aux superviseurs de superviser, directement ou indirectement, des personnes avec lesquelles ils ont des relations personnelles. Des candidats peuvent être considérés pour un poste uniquement si une relation personnelle a été complètement divulguée avant l embauche et que l emploi a été approuvé par le cadre supérieur des Ressources humaines du secteur d affaires touché. Si ce type de relations existe ou se développe après l embauche ou dans d autres situations, telles que les relations avec les clients, les vendeurs ou les fournisseurs, tous les employés de l entreprise concernés doivent immédiatement informer le cadre supérieur des Ressources humaines du secteur d affaires touché afin que les mesures nécessaires soient prises. c. Occasions de l entreprise Les employés, administrateurs et directeurs ne peuvent tirer parti, à leur profit personnel, d occasions qui sont ou qui pourraient être d intérêts pour l entreprise, qu elles soient ou non découvertes en utilisant la propriété, l information de l entreprise ou sa propre position, sans le consentement du Conseil d administration. Aucun employé, administrateur ou directeur ne peut utiliser la propriété, l information de l entreprise ou sa propre position pour en tirer un bénéfice personnel. Les employés, administrateurs et directeurs ont le devoir d être loyaux à l entreprise en tout temps, y compris le fait de mettre de l avant les intérêts légitimes de l entreprise lorsqu une occasion se présente. 4. Cadeaux et privilèges d affaires La politique de l entreprise interdit à tout employé, administrateur ou directeur d offrir ou de recevoir des cadeaux ou de donner ou accepter un privilège en tant qu incitation à une action, transaction ou un avantage ou résultat particulier. Tout cadeau qui oblige le récipiendaire à agir d une manière particulière en ce qui a trait aux affaires de l entreprise est un pot-de-vin et ne doit pas être offert ou accepté. Les privilèges d affaires et les cadeaux dans un environnement commercial devraient avoir un objectif d affaires légitime et ne devraient pas être utilisés pour gagner un avantage déloyal auprès des clients ou des fournisseurs. Dans certaines circonstances, il peut être de coutume ou approprié d échanger des cadeaux et des privilèges avec des clients ou des fournisseurs, et il peut également être approprié de participer à des programmes qui incluent de la nourriture et/ou un hébergement sans frais pour le participant. Cependant, il faut distinguer avec soin les cadeaux et les privilèges d affaires qui ont un objectif d affaires légitime des cadeaux et des privilèges d affaires qui impliquent un quiproquo implicite ou explicite, ou qui pourraient impliquer un appel à des faveurs personnelles. Par exemple, bien que les discussions lors de repas d affaires avec un client ou un fournisseur soient généralement appropriées (conformément aux lois en vigueur et à la politique liée aux dépenses de l entreprise), les évènements choisis ne devraient pas être indûment somptueux, inclure des dépenses excessives ou être autrement conçus pour influencer indûment l invité. Aucun cadeau ni privilège ne devrait être offert, donné, fourni ou accepté par quelque employé, administrateur ou directeur de l entreprise, ou un membre de leur famille à moins que : (1) ce ne soit pas un cadeau en
argent, (2) ce soit conforme aux pratiques d usage en affaires, (3) cela n ait pas une valeur excessive, (4) cela ne puisse pas être considéré comme un pot-de-vin ou un paiement, et (5) cela ne transgresse aucune loi, aucun règlement ou aucune obligation contractuelle de l entreprise. Les employés, administrateurs et directeurs doivent porter attention non seulement aux intentions du fournisseur et récipiendaire des cadeaux et des privilèges d affaires, mais aussi à la façon dont l offre ou l acceptation du cadeau ou du privilège pourrait être perçu par les tierces parties. Tout cadeau ou tout privilège d affaires qui ne respecte pas la lettre et l esprit du Code devrait être refusé avec courtoisie. 5. Environnement de travail a. Discrimination et harcèlement La diversité des employés de l entreprise est un atout extraordinaire. Nous sommes fermement engagés à offrir une chance égale à tous dans tous les aspects de l emploi et ne tolérerons aucune discrimination illégale ni aucun harcèlement. Voici des exemples, sans toutefois s y limiter; conduite de nature sexuelle, commentaires ou blagues offensantes ou autre conduite fondée sur les caractéristiques des droits fondamentaux d une personne, telles que la race, l origine nationale, la religion, les incapacités, l âge, le genre, l orientation sexuelle, la classification génétique ou le statut de vétéran. b. Santé et sécurité L entreprise s efforce de fournir à chaque employé un environnement de travail sécuritaire et sain. Chaque employé a la responsabilité de maintenir un environnement de travail sécuritaire et sain pour tous les employés en suivant les règles et pratiques de santé et sécurité, y compris, sans toutefois s y limiter, les pratiques de sécurité cliniques et de laboratoire, et signaler les accidents, les blessures, et l'équipement, les pratiques et les conditions de travail non sécuritaires. La violence et les comportements menaçants sont interdits. L entreprise interdit l utilisation, la possession, l achat, la vente, la fabrication, la répartition, le transport ou la distribution non autorisés de drogues illégales ou d autres substances contrôlées; l abus de toute drogue illégale; tout achat, toute vente, fabrication, répartition, tout transport ou toute distribution de quelque médicament sur ordonnance qui ne respecte pas les lois en vigueur. L entreprise interdit aussi de travailler avec les facultés affaiblies par une drogue légale lorsqu un tel état pourrait mettre en danger la sécurité de l employé ou d une autre personne, entraîner un risque de dommages importants à la propriété ou nuire au rendement de l employé dans son travail, ou de travailler avec les facultés affaiblies par l alcool, les drogues illégales ou autres substances contrôlées. 6. États financiers et tenue de dossiers Dans le but de se conformer à ses obligations juridiques et éthiques, l entreprise exige de tenir à jour les dossiers liés à ses activités d affaires de façon précise et en temps opportun. Même si seulement quelques employés de l entreprise participent à la préparation des états financiers de l entreprise et d autre information incluse dans les dossiers de l entreprise à la Securities and Exchange Commission ou autre organisme gouvernemental, la plupart des employés ont des responsabilités quant à la création de dossiers professionnels tels que des rapports de dépenses, bons de commande, documents de paie, et ainsi de suite. Chaque employé a la responsabilité de s assurer que les dossiers professionnels avec lesquels il travaille sont précis, complets et fiables. L entreprise exige que l information soit consignée et notée de manière honnête et exacte afin de respecter ses obligations juridiques et de prendre des décisions d affaires responsables. De plus, afin d assurer l intégrité et l efficacité des systèmes de tenue de dossiers de l entreprise, les employés doivent respecter les politiques de conservation des dossiers de l entreprise en vigueur en tout temps. Tous les livres, dossiers, états de compte et financiers de l entreprise doivent être tenus avec le détail raisonnable, refléter correctement les transactions de l entreprise et respecter à la fois les exigences légales en vigueur et le système de contrôle interne de l entreprise. Des fonds ou actifs non enregistrés ou «hors comptes» ne devraient pas être gardés et toutes les ententes avec des clients, des fournisseurs ou d autres
tierces parties, qu elles soient écrites ou orales, doivent être enregistrées de manière exacte et en temps opportun dans les livres et dossiers de l entreprise. L entreprise s engage à divulguer l information en entier, de façon compréhensible, loyale et exacte et en temps opportun dans les rapports et documents que l entreprise classe ou soumet à la Securities and Exchange Commission et dans les autres communications publiques. Les divulgations de l entreprise sont formulées par le conseil et ses comités, la direction principale et le comité de divulgation de l entreprise, entre autres. L entreprise s attend à ce que tous ses employés qui participent à la formulation des divulgations publiques de l entreprise s acquittent de cette responsabilité conformément aux obligations de l entreprise selon les lois fédérales en matière de titres des États-Unis. 7. Confidentialité Les employés, administrateurs et directeurs sont régulièrement exposés à une variété de renseignements confidentiels sur l entreprise et ses fournisseurs et clients. L information confidentielle est un actif d affaires important de l entreprise. La divulgation d information confidentielle peut entraîner la perte de protection juridique de la propriété intellectuelle ou d un avantage d affaires important et peut même exposer l entreprise à une demande d indemnisation de la part d une tierce partie. Par conséquent, il est de la plus haute importance que les employés, administrateurs et directeurs préservent la confidentialité de l information confidentielle qui leur a été confiée. L obligation de préserver la confidentialité de l information continue même après la fin de l emploi dans l entreprise. L entreprise s attend à ce que tous les employés, administrateurs et directeurs se conforment aux conditions de toute obligation de confidentialité incluse dans toute entente entre cette personne et l entreprise. De plus, toute communication publique au nom de l entreprise doit être effectuée conformément aux politiques de communications de l entreprise. Au cours de ses activités, l entreprise peut également avoir accès à, ou avoir en sa possession, de l information personnelle, y compris, mais sans s y limiter, des renseignements de santé identifiables personnellement sur des employés, des clients, des patients et d autres parties. L entreprise et tout employé, administrateur et directeur doivent respecter leurs obligations quant à la conservation de la nature confidentielle de cette information et autrement se conformer à toutes les lois en vigueur qui sont liées à confidentialité et à la protection des données. 8. Protection et utilisation appropriée des actifs de l entreprise Tous les employés, administrateurs et directeurs devraient s efforcer de protéger les actifs de l entreprise et d en assurer une utilisation efficace. Le vol, la négligence et le gaspillage ont des conséquences directes sur la rentabilité de l entreprise. Tout incident suspect de fraude ou de vol devrait être signalé immédiatement pour enquête par les moyens décrits dans ce Code. L équipement de l entreprise doit être utilisé conformément aux politiques de sécurité de l entreprise. 9. Délit d initié L achat ou la vente de titres de l entreprise par toute personne qui possède de l information non publique importante ou la divulgation sélective de tels renseignements à d autres personnes qui pourraient échanger des titres est interdit par les lois fédérales et d états des États-Unis, ainsi que celles de plusieurs pays. Les employés, administrateurs et directeurs qui ont accès à de l information non publique importante, soit au sujet de l entreprise soit sur d autres entreprises avec lesquelles l entreprise fait ou pourrait faire affaire, n ont pas la permission d utiliser ou de partager cette information dans le but d échanger des titres de l entreprise ou dans tout autre but, à l exception de ceux liés aux activités de l entreprise. Toutes les transactions liées aux titres de l entreprise effectuées par des directeurs et des administrateurs de l entreprise ou une de ses sociétés affiliées ou un de ses employés désignés par le conseiller juridique
d inventiv doivent être clarifiées au préalable par le conseiller juridique d inventiv et autrement respecter toutes les autres politiques et procédures que l entreprise pourrait établir en ce qui a trait au commerce de ses titres. De plus, les employés, administrateurs et directeurs qui ont accès à l information confidentielle des clients ou des fournisseurs de l entreprise ou autres tierces parties n ont pas la permission d utiliser cette information pour des fins autres que les activités de l entreprise. L achat ou la vente de titres d une entreprise alors qu il y a détention de renseignements non publics importants ou la divulgation d information ou de «tuyaux» à d autres personnes qui pourraient acheter ou vendre des titres en se basant sur cette information est une transgression de ce Code et pourrait exposer l employé, l administrateur ou le directeur à des sanctions pénales et/ou civiles. 10. Demande de conseils; signalement de tout comportement illégal ou contraire à l éthique; sans représailles Les employés sont fortement encouragés à demander conseil au sujet des exigences juridiques en vigueur, du Code, de la politique de l entreprise et de tout ce qui concerne l éthique. Les employés, les administrateurs et les directeurs peuvent demander conseil et devraient signaler rapidement toute transgression soupçonnée de ce Code, de la politique de l entreprise ou des exigences juridiques en vigueur à l aide de l un des moyens suivants : Consulter son superviseur; Pour les questions liées à l emploi ou au lieu de travail, consulter un représentant des Ressources humaines ou tout autre gestionnaire des Ressources humaines; Consulter le service des Affaires juridiques d une unité d affaires ou le conseiller juridique d inventiv; Consulter le directeur de la Conformité d inventiv; ou Appeler la ligne d assistance en matière de conformité d inventiv au 1-800-673-7309 (ou au numéro de téléphone inscrit pour votre région à l adresse http://infuse.inventivhealth.com/corporatepolicies/compliance) ou aller sur le site Web à l adresse https://www.compliance-helpline.com/inventivhealth.jsp. Les signalements peuvent être transmis anonymement par la ligne d assistance en matière de conformité d inventiv (si les lois en vigueur le permettent), par téléphone ou à l aide du site Web. Tous les signalements seront traités de façon confidentielle, dans la mesure du possible, lors d une enquête complète et juste. De plus, les employés et les administrateurs peuvent transmettre leurs questions sur la comptabilité, les audits et le contrôle interne au comité des audits selon le document «Company s Procedures for Handling Accounting, Auditing and Internal Control Complaints». Voici les étapes à suivre pour les employés, les administrateurs et les directeurs en ce qui a trait aux questions touchées par le Code : Assurez-vous d avoir autant de faits que possible. Afin de trouver les bonnes solutions, vous devez avoir l information la plus complète possible. Demandez-vous : Que me demande-t-on de faire précisément? Est-ce que cela semble inapproprié ou contraire à l éthique? Cela vous aidera à vous concentrer sur la question à laquelle vous faites face spécifiquement, et sur les solutions qui s offrent à vous. Faites preuve de jugement et de bon sens; si quelque chose vous semble inapproprié ou contraire à l éthique, vous devriez demander conseil rapidement. Clarifiez votre niveau de responsabilité et votre rôle. Dans la plupart des situations, la responsabilité est partagée. Est-ce que vos collègues sont au courant? Cela peut vous aider de discuter du problème discrètement avec d autres collègues. Cherchez de l aide dans les ressources de l entreprise. Utilisez les procédures décrites dans ce Code. Pour les employés, un superviseur en connaîtra souvent davantage sur la question et il vous en sera reconnaissant si vous lui demandez de participer au processus de prise de décision. Dans les occasions où il peut ne pas être approprié de discuter d un problème avec un superviseur, ou si un employé ne se sent pas à l aise d aborder une question particulière avec un superviseur, les questions devraient être traitées par l un des autres moyens énumérés ci-dessus.
Prenez toujours votre décision après vous être informé. Si vous n êtes pas certain de la façon d agir lors d une situation, demander conseil avant d agir. Un employé ou un administrateur qui soulève une question liée à une transgression possible de la loi ou de ce Code ou d une autre politique de l entreprise sera protégé contre toute forme de représailles. Toute action prise contre un employé ou un administrateur, de façon officielle ou non, simplement parce qu il ou elle a signalé une transgression possible ou une autre inquiétude juridique ou éthique à un superviseur ou par l entremise des autres moyens fournis précédemment afin d encourager le signalement de bonne foi d une telle transgression ou la demande de clarification quant à la conduite de cette personne, représente une transgression de ce Code. Si un employé ou un administrateur juge qu il ou qu elle a subi des représailles contraires à ce Code, il ou elle devrait signaler ces inquiétudes à l aide de l un des moyens décrits dans ce Code. 11. Transgression du Code UNE TRANSGRESSION DE CE CODE POURRAIT ENTRAÎNER DES MESURES DISCIPLINAIRES ALLANT JUSQU À ET COMPRENANT LA CESSATION D EMPLOI DANS L ENTREPRISE. D AUTRES EXEMPLES DE MESURES DISCIPLINAIRES COMPRENNENT, SANS S Y LIMITER, DES AVERTISSEMENTS, DES RÉPRIMANDES, UNE PROBATION, UNE RÉTROGRADATION OU UNE SUSPENSION. L ENTREPRISE POURRAIT AUSSI DEMANDER UN REMBOURSEMENT POUR LES PERTES OU DOMMAGES ET UN RENVOI DE L AFFAIRE AUX ORGANISMES CHARGÉS DE L APPLICATION DE LA LOI. DE PLUS, DANS LES CAS OÙ L ENTREPRISE CROIT QU UN EMPLOYÉ PEUT AVOIR TRANSGRESSÉ CE CODE, L ENTREPRISE PEUT SUSPENDRE L EMPLOYÉ (AVEC OU SANS SALAIRE) EN ATTENDANT LES RÉSULTATS D UNE ENQUÊTE.