La Vélodyssée Rapport d activités 2011
Sommaire Edito de la Présidente de Loire-Atlantique Tourisme... 1 I BILAN COORDINATION / ANIMATION... 2 I.1. Données clés de la gouvernance du projet I.2. Bilan sur l animation 2011 I.21. Les conventions d engagement I.22. Les dates clés de l année I.23. Répartition du temps coordonnateur II LES ACTIONS DE L ANNÉE... 5 II.1. En matière de signalisation et infrastructure... 5 II.2. En matière de services touristiques... 6 II.3. En matière de marketing et identité... 7 III LES DROITS D UTILISATION DE LA MARQUE... 11 IV BILAN DES DÉPENSES ET RECETTES 2011... 12 V BILAN DU FONCTIONNEMENT DE L ANNÉE 1... 14 V.1. Forces et faiblesses... 14 V.2. Propositions d améliorations... 17 VI LES PERSPECTIVES 2012... 18 VI.1. Grandes orientations 2012... 18 VI.2 Budget prévisionnel 2012... 20
Édito de la Présidente de Loire- Atlantique Tourisme, Claude Seyse Après un travail de définition du projet de mise en tourisme de l EuroVelo numéro 1 par les DRC et le Rn2d, le Comité de pilotage réuni à Hendaye en octobre 2010 à choisi de confier à Loire-Atlantique Tourisme la coordination de ce vaste et ambitieux projet. Afin de mener cette tâche à bien, nous avons en accord avec le Comité de pilotage, recruté un chef de projet coordonnateur de La Vélodyssée en la personne de Sabine Andrieu. La première partie de son travail a consisté à mettre à jour les aspects administratifs qui avaient été initiés par le Directeur de l ADRT : Finaliser la signature des conventions et notamment la convention avec la Région Bretagne qui compte tenu de l imbrication du projet Vélodyssée et du projet Cycle West et du recours à des fonds européens a été un peu compliqué. Faire rentrer les acomptes de subventions prévus dans les conventions. Cette partie administrative n est pas à négliger car elle implique de solliciter une dizaine de collectivités avec des niveaux d intervention différents, des règles de fonctionnement interne différentes et avec des interlocuteurs pas toujours bien au courant du projet. La seconde partie de la mission a été plus technique puisqu elle a consisté à arrêter un tracé qui puisse servir pour la réalisation des outils de communication. Ce travail, même s il parait anodin puisqu il est réalisé sur le terrain essentiellement par les Conseils Généraux ou autres maîtres d ouvrage a été parfois compliqué à organiser. Là aussi le fonctionnement de chaque collectivité peut être différent, les interlocuteurs pas toujours bien au fait du besoin, les outils techniques pas toujours homogènes. Les problèmes rencontrés pour la signalétique ont été du même ordre d ailleurs. La troisième partie de la mission sur les services a été compliquée par la création de France Vélo Tourisme au niveau national et, surtout, par l évolution des statuts et de la composition de la structure au 31 août 2011. A cela s est ajoutée la volonté de créer au niveau national une marque Accueil Vélo avec toutes les complications techniques et juridiques que l on peut imaginer. Enfin, sur la partie communication il a été difficile de caler un plan marketing puisqu arrivant en bout de chaine, ce volet était tributaire des autres missions. Difficile d éditer des documents ou des outils de promotion d un itinéraire de tourisme à vélo tant que le tracé n était pas finalisé ; à cela se sont ajoutés des complexités ou des délais administratifs (code des marchés publics par exemple) qui ont obligé à décaler les dates de sortie des outils. Globalement, en dépit des difficultés rencontrées, nous arrivons malgré tout à tenir les délais. Mais un travail d organisation, de structuration et de formalisation de fonctionnement entre la coordination et les partenaires devra être fait dans le courant de l année 2012 pour fluidifier et rendre plus performant notre démarche collective. Gageons que ce travail rendra le fonctionnement plus efficient et permettra de tenir les délais ambitieux que nous nous sommes fixés. 1 / 20
BILAN COORDINATION / ANIMATION I BILAN COORDINATION / ANIMATION I.1. Données clés de la gouvernance du projet Après plus de 2 ans de travail sous le pilotage de Rn2d et DRC et un 1 er comité d itinéraire fondateur à Nantes en octobre 2009, la Loire-Atlantique a été désignée chef de file à Hendaye en octobre 2010 pour orchestrer la mise en tourisme des 1200 kilomètres de La Vélodyssée, qui composent la partie française de l Eurovéloroute n 1 reliant Roscoff à Hendaye. A ce titre l ADRT a conventionné en 2011 avec toutes les collectivités partenaires (signature d une convention de partenariat et de financement pluri annuelle 2011-2013). La mobilisation financière des partenaires, complétée par une subvention de l Etat, a ainsi permis l embauche au sein de Loire-Atlantique Tourisme d une chef de projet coordonnatrice de l itinéraire qui assure depuis avril 2011 le pilotage global du projet et supervise l'avancée des opérations. I.2. Bilan sur l animation 2011 En 2011 tous les partenaires ont retroussé leurs manches pour faire avancer le projet sur les 3 axes principaux : infrastructure et signalisation, services touristiques, marketing et identité. Plusieurs réunions au cours de l'année ont permis d'avancer collectivement sur les différentes thématiques en fédérant les énergies et l expertise des 10 départements et 3 régions réunis autour du projet. Sans oublier l articulation importante avec l Angleterre dans le cadre du projet européen CYCLE WEST qui permet le prolongement de La Vélodyssée vers l Angleterre. Le nom «Velodyssey» et le logo ont d ailleurs été adaptés sur le territoire britannique où Velodyssey relie Plymouth à Ilfracombe sur 228 kilomètres. I.21. Les conventions d engagement 2011-2013 9 conventions avec 3 régions et 6 départements ont été signées avec l ADRT44 au cours de l année. Territoire Signataire de la convention Date de Date de signature paiement Bretagne Comité Régional du Tourisme 01/11/2011 (1) (1) Pays de la Loire Conseil Régional 27/04/2011 18/05/2011 10 500 Loire-Atlantique Conseil Général 29/03/2011 30/09/2011 15 000 Vendée Conseil Général 25/05/2011 30/09/2011 10 500 Charente-Maritime Conseil Général 14/12/2011 Aquitaine Conseil Régional 21/12/2011 Gironde Conseil Général 24/03/2011 25/05/2011 10 500 Landes Conseil Général et CDT 19/01/2011 02/12/2011 15 000 Pyrénées-Atlantiques Conseil Général et CDT 14/03/2011 13/05/2011 5 250 Montant (payé en 2011) (1) La subvention pour la région Bretagne ne transite pas par les comptes de l'adrt44 (les factures pour les dépenses communication sont payées au prorata d un taux annuel pré établi directement aux prestataires au fur et à mesure de l engagement des dépenses). 2 / 20
BILAN COORDINATION / ANIMATION I.22. Les dates clés de l année EN 2011 2 Comités de pilotage 5 Comités techniques 1 Comité des Attachés de Presse 11 mai Comité de Pilotage La Rochelle (17) Conseil Général 20 juin Sabine Andrieu rencontre les partenaires des Landes (CDT, CG, CDC, OTSI) Vielle-Saint-Girons Camping du Col Vert 21 juin Cotech 2 Services Touristiques Biscarrosse (40) Hôtel la Forestière 28 juin Cotech 3 Marketing & Identité (Visio conférence) 1- Rennes (35) - CRT Bretagne 2- Mimizan (40) Centre multi média 30 juin Cotech 1 Infra & Signalisation Les Sables-d Olonne (85) - Hôtel de Ville 7 juillet Sabine Andrieu rencontre les partenaires de Vendée (CG / CDT) La Roche-sur-Yon (85) CDT 12 sept Cotech 2 Services Touristiques La Rochelle (17) Maison de la Charente-Maritime 27 sept Comité de pilotage Saint-Hilaire-de-Riez (85) Complexe 201 Forest Avenue 3 nov 1 ère réunion du Comité des Attachés de Presse Bordeaux (33) CDT 17 nov Cotech 3 Marketing & Identité Nantes (44) SPR 29 participants ± 20 participants 10 participants 9 participants 14 participants 3 participants 10 participants 30 participants 13 participants 13 participants 3 / 20
BILAN COORDINATION / ANIMATION I.23. Répartition du temps coordonnateur Ventilation du temps de travail de coordination en 2011 : 1- Sabine Andrieu, chef de projet coordinatrice La Vélodyssée (entrée en fonction le 18/04/2011) 6% 3% Surune base de 150 journées de travail 14% 26% 51% Suivi administratif et financier Réunions Rédaction/relecture Management/Fonctionnement Suivi technique 2- Jean-Philippe Javello, directeur de l ADRT44 (qui a assuré la mission de coordination sur le 1 er trimestre 2011) 14% Surune base de 26 journées de travail 17% 7% 62% Suivi administratif et financier Réunions Rédaction/relecture Management/Fonctionnement Suivi technique 4 / 20
LES ACTIONS DE L ANNÉE II LES ACTIONS DE L ANNÉE II.1. En matière de signalisation et infrastructure Comité technique 1 piloté par Philippe GUIMBRETIERE, Conseil Générale de Vendée L'année 2011 a été essentiellement consacrée à s'assurer de la continuité de l'itinéraire EV1 - La Vélodyssée, en perspective de son ouverture en juin 2012. Les principaux sujets traités par le comité technique : 1. En premier lieu les différents Départements ont été consultés afin d'obtenir un tracé précis de l'itinéraire sur chaque territoire. L'inventaire cartographique du tracé a permis d'identifier les secteurs présentant des discontinuités d'itinéraire, les itinéraires provisoires proposés à l ouverture de La Vélodyssée, ainsi que les tronçons présentant des problèmes de sécurité importants et/ou des problèmes liés au «confort» (revêtement inadapté). 2. Une synthèse des différents éléments remontés par les Départements a été présentée et examinée lors du Cotech de juin, avec des indications de mesures correctives. Cette synthèse cartographique a été réalisée avec le soutien de l'association des Départements et Régions Cyclables. Cet état des lieux a été présenté au Comité de pilotage en septembre 2011. 3. En fin d'année 2011, le cahier des charges de la numérisation de l'itinéraire a été rédigé, de façon à permettre la réalisation de la numérisation début 2012 (février/mars). Ce cahier des charges a été établi en tenant compte des précédentes missions de numérisation sur d'autres véloroutes en France, des «exigences» de France Vélo Tourisme pour le futur site web et enfin des attentes des différentes collectivités concernées (la mission de numérisation intégrant à la fois l'itinéraire principal et les antennes vers les principaux pôles de services). 4. En matière de signalisation, l'année 2011 a été consacrée à la diffusion de la charte de signalisation de la Vélodyssée (début 2011) et au rappel des modalités de mise en œuvre de la signalisation. Plusieurs territoires ne réalisant pas de schéma directeur de signalisation, un projet de schéma directeur global à l échelle de l itinéraire a été initié pour fixer les règles communes fondamentales. Outil qui n a pu aller au bout de l objectif fixé faute de temps. INFOS CLÉS Création de tableaux de bord (classement des pôles majeurs et secondaires, passages délicats, suivi des itinéraires provisoires) afin de disposer d outils pour assurer un suivi global sur l ensemble de l itinéraire. Décision prise par le Copil en septembre d organiser une consultation pour la numérisation de l itinéraire afin de récolter les données qui alimenteront le site web. Compte tenu des contraintes majeures en matière d'infrastructures, l objectif fixé pour l ouverture en juin est l adoption par tous de l identifiant commun «La Vélodyssée», en tenant compte toutefois des signalisations existantes dans les Départements et Régions, afin de ne pas imposer une reprise complète de la signalisation. 5 / 20
LES ACTIONS DE L ANNÉE II.2. En matière de services touristiques Comité technique 2 piloté par Maud LE HOUEROU, CRT Bretagne Une année 2011 marquée par : Une année qui a démarré sur les chapeaux de roue dès le printemps avec une forte volonté exprimée par de nombreux territoires de déployer le label national qui était alors sur le point de voir le jour. Une motivation mise à rude épreuve par une longue attente et des échéances sans arrêt repoussées par FVT pour la livraison des outils devant permettre le déploiement du label dans les territoires (cf. démarche nationale lourde à mettre en œuvre + nombreux aspects juridiques à régler concernant la co propriété de la marque avec le CRT Centre Val de Loire). Des décisions prises par FVT contradictoires avec les choix validés en amont par les partenaires de La Vélodyssée (cf. notamment la contribution financière) et qui ont nécessité beaucoup de dialogue et de concertation. L année 2011 a été une année où les discussions ont pris le pas sur l action, mais le temps des débats est dépassé, désormais la machine est lancée et les territoires passent à l offensive. Les principaux sujets traités par le comité technique : 1. Le suivi de la mise en place de la marque nationale Accueil Vélo 2. La définition d une méthodologie de projet pour le déploiement de la marque nationale Accueil Vélo sur l ensemble de La Vélodyssée 3. La politique à appliquer en matière de cotisation pour la période de lancement 2013-2015 4. La méthodologie de collecte et de remontée des informations services dans le site web (process et échéances, validation des critères d affichage de l offre labellisée et non labellisée, validation des priorités pour juin 2012) 5. L articulation entre la marque Accueil Vélo et la marque La Vélodyssée INFOS CLÉS La Vélodyssée va progressivement déployer la marque Accueil Vélo sur tout l itinéraire. Validation par FVT du principe d'une contribution financière de 200 pour 3 ans pour tout prestataire (cotisations destinées à couvrir les frais inhérents à la labellisation par les organismes qui labellisent). Aucune cotisation ne sera reversée à France Vélo Tourisme. Possibilité de prise en charge par les territoires sur une période transitoire du moment qu il y a un discours très clair : «le label est payant, mais votre territoire vous aide. Attention, dans 3 ans, si vous souhaitez rester dans le dispositif, il faudra payer». Pendant la période transitoire de lancement des offres non labellisées pourront remonter sur le site web selon des critères validés par le Cotech services et FVT. Les offres labellisées ressortiront en niveau 1 selon un procédé à valider. 6 / 20
LES ACTIONS DE L ANNÉE II.3. En matière de marketing et identité Comité technique 3 piloté par Françoise DOUSTE, CDT des Landes Comité des Attachés de Presse piloté par Tiphaine BLOT, Loire-Atlantique Tourisme Une année 2011 marquée par : L année 2011, année de préparation au lancement de La Vélodyssée, a été essentiellement marquée par la création de France Vélo Tourisme, association d acteurs publics et privés soutenus par l'état, dont l objectif est de contribuer à développer l économie du tourisme à vélo en optimisant l organisation de la filière. La décision stratégique de partenariat avec France Vélo Tourisme va impacter la mise en place du plan marketing avec notamment la création du site www.lavelodyssee.com, marque blanche du site www.francevelotourisme.com, portail du tourisme à vélo en France. Ce partenariat, parfois peut-être contraignant, doit permettre de s appuyer sur le savoir-faire d experts dans le tourisme à vélo et gagner plus rapidement en visibilité. Les principaux sujets traités par le comité technique : Le plan d actions a permis de définir le rôle de chacun : la coordination, les départements, les régions, l Agence Cadran Solaire. 1. La mise en place d outils pérennes (cf. les outils réalisés), éléments fondamentaux d une communication, a été le 1 er grand chantier du Cotech 3. Ces outils sont absolument indispensables lorsque plusieurs partenaires (la coordination, les départements, les régions) sont amenés à communiquer sur le même sujet : outils communs, message commun, valeurs communes ; ainsi le message n est pas dilué et conserve toute sa force. 2. Avant de lancer la phase opérationnelle du plan marketing, principalement la création du site internet et la communication qui l accompagnera, il était nécessaire de se doter d une photothèque et d une vidéothèque ; un premier reportage photos et vidéos a donc été réalisé courant septembre sur l ensemble du parcours, sous des conditions météorologiques très favorables. 3. A Hendaye il avait été décidé que les Relations Presse seraient à la charge des départements et régions, les CDT et CRT bénéficiant en interne de ressources expertes en capacité de gérer ce volet. Pour optimiser ces actions, a été créé un Comité des Attachés de presse d emblée très dynamique. Premières missions : rédaction d un dossier de presse en français et anglais et communiqué de presse pour annoncer la présence de La Vélodyssée à DEPTOUR. Le Cotech Marketing & Identité a posé en 2011 les fondations d un grand chantier qui va débuter en 2012 : un plan marketing qui va permettre le lancement de La Vélodyssée le 30 juin 2012. INFOS CLÉS La Vélodyssée est une marque déposée. L utilisation de la marque est soumise à un droit de regard des partenaires financeurs. 2011 = création des premiers éléments du kit communication partenaires 1 ère réunion du Comité des Attachés de Presse à Bordeaux en novembre 2011. Validation du partenariat avec FVT pour le développement du site web en novembre 2011 et décision de revoir la stratégie marketing pour s adapter au contexte de lancement. 7 / 20
LES ACTIONS DE L ANNÉE Les outils réalisés DEBUT 2011 NOTICE DE SIGNAL OBJECTIFS RÉSULTAT Outil à destination des maîtres d ouvrage de La Vélodyssée financé sur budget 2010 > Disposer d un cadre de recommandations communes aux maîtres d ouvrage > Favoriser la mise en œuvre et l adaptation des signalétiques déjà en place dans un souci de continuité pour l usager (sur et à proximité du tracé) et de pragmatisme pour la mise en œuvre Version pdf transmise aux partenaires en février 2011 AOUT 2011 DOC PRO OBJECTIFS RÉSULTAT Outil à destination des partenaires et des prestataires touristiques de La Vélodyssée financé sur budget 2010 > Créer une dynamique globale autour du projet > Expliciter le produit > Raconter les valeurs de la marque > Inciter des porteurs de projet potentiels à rejoindre le projet et porter l identité de La Vélodyssée Livraison aux partenaires en septembre 2011 375 exemplaires par territoire + env 1000 ex pour la coordination + 2 versions pdf pour une diffusion mail FIN 2011/DEBUT 2012 CHARTE GRAPHIQUE OBJECTIFS RÉSULTAT Outil à destination de l ensemble des partenaires de La Vélodyssée financé sur budget 2010 > Disposer d une charte graphique pour émerger sur le marché sous les mêmes identifiants. > Disposer à la fois : d un guide technique d application de l identité visuelle à travers le respect du logotype, des couleurs, de la typographie et des formats. d un support d expression de la nouvelle identité visuelle de la marque. Livraison du CD-Rom Kit com partenaires en février / mars 2012 8 / 20
LES ACTIONS DE L ANNÉE Les outils réalisés (suite) FIN 2011/DEBUT 2012 POWERPOINT OBJECTIFS RÉSULTAT Powerpoint de présentation générale Outil à destination de l ensemble des partenaires de La Vélodyssée 1 674 euros > Mettre à disposition des partenaires un outil commun de sensibilisation pour présenter le projet dans sa globalité à leurs partenaires locaux. Livraison du powerpoint aux partenaires en février / mars 2012 (version bêta mise en test sur dernier trimestre 2011) FIN 2011/DEBUT 2012 DOSSIER DE PRESSE OBJECTIFS RÉSULTAT Un dossier de presse générique français / anglais Une collection de fiches par département Un fichier RP France mutualisé 8 121 euros (pour la stratégie de relations presse globale : outils + honoraires) > Mutualiser les moyens et les ressources (fichiers, dossiers et communiqués de presse ) > Rationaliser les efforts de chacun > Unifier les actions vers les journalistes 1 er temps fort : invitation de la presse à venir découvrir La Vélodyssée à Deptour à Paris les 9 & 10 janvier 2012 SEPTEMBRE 2011 REPORTAGE PHOTOS OBJECTIFS RÉSULTAT Reportage photo réalisé par Joël DAMASE sur 5 départements sur les 10 concernés par l itinéraire 6 745 euros > Créer un panel de photos représentatif de l itinéraire mais aussi du vélotourisme pour servir de support à la communication afin de valoriser La Vélodyssée comme nouvelle destination vélo en France. Livraison de + de 1450 photos aux CDT en février 2012 Sélection en cours des photos à intégrer dans la photothèque La Vélodyssée 9 / 20
LES ACTIONS DE L ANNÉE Les outils en cours de production EN COURS SITE WEB OBJECTIFS RÉSULTAT www.lavelodyssee.com 66 498 euros (hors budget numérisation des traces et points d intérêt) > Se doter d un site web complet, pierre angulaire de toute la communication et commercialisation du produit > Assurer une visibilité à La Vélodyssée et permettre aux pratiquants de toute catégorie de préparer leur séjour > Opter pour une solution CMS communicante donnant de l autonomie aux partenaires pour la mise à jour des données > Disposer d un site évolutif pérenne qui doit devenir une plateforme interactive Bon de commande signé avec France Vélo Tourisme en décembre 2011 Signature d une convention de partenariat en cours avec France Vélo Tourisme EN COURS VISUEL CARTE OBJECTIFS RESULTAT 1 version globale : l ensemble de l itinéraire 3 versions plus détaillées correspondant à 3 tronçons : 1- Roscoff Nantes 2- Nantes Royan 3- Royan Hendaye 7 415 euros > Se doter d un référent visuel de l itinéraire > Créer une identité commune, un repère communiquant : garantie que l itinéraire apparaisse toujours de la même façon, avec les mêmes codes graphiques et permet ainsi un effet répétition EN COURS VIDEOS OBJECTIFS RÉSULTAT 1 version courte <1 min 1 version longue (3 min) 3 852 euros > Disposer de 2 formats vidéo pour des possibilités de diffusion larges : sur le site web de La Vélodyssée et des partenaires, en bannières vidéo, contenu viral web, en affichage digital, lors de conférences de presse ou colloques 10 / 20
LES DROITS D UTILISATION DE LA MARQUE III LES DROITS D UTILISATION DE LA MARQUE La Vélodyssée est une marque déposée La marque La Vélodyssée a été déposée à l INPI le 14/06/2010 par le Rn2d qui co pilotait au démarrage le projet avec les DRC. Aujourd hui le transfert de la marque est en cours de Rn2d à l ADRT44 au titre de la coordination La Vélodyssée pour l ensemble des partenaires. Qu est-ce que la marque La Vélodyssée? La Vélodyssée poursuit un objectif d excellence et s appuie sur des valeurs partagées : la vitalité, le respect de l environnement, la douceur, l ouverture, la sécurité... Elle engage une réputation, une promesse de qualité des prestataires pour l accueil des touristes à vélo et s appuie en ce sens sur les 4 référentiels du label national Accueil Vélo (hébergeurs, loueurs et réparateurs, offices de tourisme et syndicats d initiative, sites de visite et de loisirs). Qui gère la marque? L utilisation de la marque est soumise à un droit de regard des partenaires financeurs. La gestion et la diffusion de la marque La Vélodyssée auprès du grand public et des professionnels est faite aussi bien par Loire-Atlantique Tourisme en tant que chef de file que par les départements et régions partenaires qui sont les relais opérationnels dans les territoires. La charte graphique, un guide technique de référence La charte graphique détaille l ensemble des règles et des principes d application de la marque et de l identité visuelle à travers le respect du logotype, des couleurs, de la typographie et des formats. C est à la fois un guide technique d application et le support d expression de la nouvelle identité visuelle. Il constitue la référence unique pour le support d expression de l identité visuelle de la marque La Vélodyssée. Extrait de la charte graphique (p.8) 11 / 20
BILAN DES DÉPENSES ET RECETTES 2011 IV BILAN DES DÉPENSES ET RECETTES 2011 DEPENSES (en euros) prévisionnel convention prévisionnel revu 05/2011 dépenses dépenses réelles engagées sur exercice 2011 sur exercice 2011 à reporter sur 2012 écart / prévi convention écart / prévi 2011 Coordination 70 000,00 62 000,00 47 654,80 47 654,80 14 345,20-22 345,20-14 345,20 Coordonnateur 50 000,00 42 000,00 41 640,72 41 640,72 Frais de mission 10 000,00 10 000,00 5 942,32 5 942,32 Production de documents 10 000,00 10 000,00 71,76 71,76 Plan marketing communication 155 000,00 140 255,00 104 040,16 66 466,46 36 214,84-50 959,84-36 214,84 Stratégie d'accompagnement et plan d actions 9 600,00 9 568,00 9 568,00 Présentation powerpoint 1 674,00 1 674,40 1 674,40 Visuels itinéraire 7 415,00 7 415,20 3 707,60 Site web 60 000,00 66 498,00 33 200,00 Dispositif de relations presse 8 121,00 8 120,84 8 120,84 Additif impression doc pro 0,00 166,42 166,42 Reportage photo/vidéo 10 000,00 10 597,30 10 029,20 dont option vidéos 0,00 3 852,45 3 284,35 Autres actions de communication 43 445,00 0,00 0,00 TOTAL DEPENSES 225 000,00 202 255,00 151 694,96 114 121,26 50 560,04-73 305,04-50 560,04 RECETTES (en euros) prévisionnel convention prévisionnel revu 05/2011 recettes confirmées sur exercice 2011 recettes encaissées au 31/12/2011 recettes 2011 à percevoir en 2012 écart / prévi convention écart / prévi convention Subventions cadre conventions 2011-2013 195 000,00 166 667,00 159 822,84 89 635,84 70 187,00-35 177,16-6 844,16 Région Bretagne 1 60 000,00 46 667,00 39 822,84 22 885,84 16 937,00 Région Pays de la Loire 15 000,00 15 000,00 15 000,00 10 500,00 4 500,00 Loire-Atlantique 15 000,00 15 000,00 15 000,00 15 000,00 0,00 Vendée 15 000,00 15 000,00 15 000,00 10 500,00 4 500,00 Région Poitou-Charentes 15 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Charente-Maritime 15 000,00 15 000,00 15 000,00 0,00 15 000,00 Région Aquitaine 15 000,00 15 000,00 15 000,00 0,00 15 000,00 Gironde 15 000,00 15 000,00 15 000,00 10 500,00 4 500,00 Landes 15 000,00 15 000,00 15 000,00 15 000,00 0,00 Pyrénées-Atlantiques 15 000,00 15 000,00 15 000,00 5 250,00 9 750,00 Autre subvention hors cadre 30 000,00 30 000,00 30 000,00 22 500,00 7 500,00 0,00 0,00 Etat ti 30 000,00 30 000,00 30 000,00 22 500,00 7 500,00 0,00 0,00 Report solde budget 2010 0,00 5 588,00 5 669,17 0,00 5 669,17 5 669,17 81,17 TOTAL RECETTES 225 000,00 202 255,00 195 492,01 112 135,84 83 356,17-29 507,99-6 762,99 TOTAL RECETTES - DEPENSES 0,00 0,00 43 797,05-1 985,42 12 / 20
BILAN DES DÉPENSES ET RECETTES 2011 Commentaires : Concernant les dépenses : o «Coordination» : un budget de près de 14 350 à reporter sur 2012 du fait d un fonctionnement sur 8 mois ½ en 2011 avec la prise de poste du chef de projet coordonnateur mi avril 2011. o «Plan marketing communication» : un budget de 36 214 à reporter sur 2012 du fait des décisions sur la stratégie marketing prises tardivement (*) et qui n ont pas permis l engagement de toutes les dépenses avant le 31/12/2011. Le montant reporté sera engagé sur le 1 er trimestre 2012. (*) Causes majeures : évolution de l association France Vélo Tourisme au 31/08/2011 et retards pris sur les autres volets de la mission qui se sont répercutés sur la communication, puisque située en bout de chaine. Concernant les recettes : o 33% des subventions (acomptes ou totalité) versés au 30/06/2011 (cf. tableau). o 56% des subventions (acomptes ou totalité) versés au 30/09/2011 (cf. tableau). o 78% des subventions (acomptes ou totalité) versés au 31/12/2011 (même si 100% des conventions ont bien été signées avant la fin 2011). o La subvention pour la région Bretagne ne transite pas par les comptes de l'adrt44 (les factures pour les dépenses communication sont payées au prorata d un taux annuel pré établi directement aux prestataires au fur et à mesure de l engagement des dépenses). Tableau de ventilation des subventions reçues sur l année 2011 RECETTES au 30/04/11 au 31/05/11 au 30/09/11 au 31/12/11 TOTAL Région Bretagne 22 885,84 22 885,84 Région Pays de la Loire 10 500,00 10 500,00 Loire-Atlantique 15 000,00 15 000,00 Vendée 10 500,00 10 500,00 Charente-Maritime 0,00 Région Aquitaine 0,00 Gironde 10 500,00 10 500,00 Landes 15 000,00 15 000,00 Pyrénées-Atlantiques 5 250,00 5 250,00 Etat 22 500,00 22 500,00 TOTAL 22 500,00 26 250,00 25 500,00 37 885,84 112 135,84 TOTAL CUMULE 22 500,00 48 750,00 74 250,00 112 135,84 13 / 20
BILAN DU FONCTIONNEMENT DE L ANNÉE 1 V BILAN DU FONCTIONNEMENT DE L ANNÉE 1 V.1. Forces et faiblesses Quels sont les écarts avec les objectifs énoncés? Du retard pris globalement sur l ensemble des volets de la mission, depuis la remontée des tracés par les départements jusqu à la sortie des outils de communication, en passant par le déploiement de la marque Accueil Vélo. Pourquoi? Le tableau ci-dessous présente les principales forces et faiblesses qui ont caractérisé l année 2011 et explique les raisons du retard pris par rapport au planning prévisionnel initial. FORCES Un projet fédérateur qui n a de sens que parce que les acteurs se mobilisent malgré les contraintes pour travailler ensemble autour d un même objectif Une forte représentation des partenaires au sein des comités techniques et de pilotage La force d un vaste réseau d acteurs mobilisés autour du projet : des partages d expériences et une mutualisation d outils qui font gagner du temps et ont permis de réelles avancées. Des compétences additionnées qui font que 1 + 1 = 3 L exemplarité des uns qui tire vers le haut la qualité globale du projet Une capacité de certains à se mobiliser pour le bénéfice de tous dans le cadre d un projet d intérêt général : le rôle fondamental des pilotes de comités techniques (CG Vendée, CRT Bretagne, CDT des Landes et ADRT44). Un vaste réseau d acteurs FAIBLESSES Difficultés pour faire avancer au même rythme des territoires avec des objectifs, des niveaux d avancement et des organisations très disparates pour atteindre une relative cohérence et une homogénéité d ensemble Réactivité des partenaires très hétérogène compte tenu des échéances et des calendriers de plus en plus serrés Dossier très lourd avec des plans de charges pas toujours anticipés au sein les structures partenaires 14 / 20
BILAN DU FONCTIONNEMENT DE L ANNÉE 1 FORCES Forte mobilisation des partenaires avec des délais imposés souvent très courts Tracé continu à 96 % au 1 er trimestre 2012 Très peu de problèmes majeurs de sécurité sur le tracé Des implantions ou des compléments de signalétiques qui apparaissent «déjà» sur le terrain (1 er trimestre 2012) Mobilisation des acteurs autour de ce projet commun Mobilisation immédiate et dynamique du Comité des Attachés de Presse insufflée par le pilotage dynamique de l ADRT44 Intégration d une dynamique nationale de réseau au travers la mise en place d un partenariat avec France Vélo Tourisme Site web www.lavelodyssee.com de grande qualité dès sa version 1 Appui d experts FVT et Bayard Service Web dans le tourisme à vélo et le web FAIBLESSES Infrastructures et signalisation Une certaine hétérogénéité des données cartographiques disponibles et une grande difficulté à faire remonter les tracés Faute de temps et compte tenu des priorités identifiées par ailleurs (tracé), absence de travail en commun sur les dispositifs de signalisation directionnelle et sur les Relais d'information Service. Quelques points noirs résiduels sur le tracé restant à traiter impérativement avant juin 2012 et nécessitant à la fois une intervention sur le terrain (signalisation d'information et/ou travaux) et une information préventive sur le site web. D'une façon générale, une signalisation sur le terrain qui n'est pas encore en place aujourd'hui de façon complète et qui doit être améliorée dans la perspective de la mise en marché de l'itinéraire à partir de juin 2012 (promesse client). Marketing Communication partenaires France Vélo Tourisme Manque d implication de certains, quelques problèmes de communication interne et de process de validation dans certaines structures, manque parfois de réactivité, difficulté à se positionner par rapport à des décisions déjà prises. Manque de cohérence dans les prises de décision Beaucoup d énergie et de force de conviction dépensée par la coordination pour faire adhérer les partenaires à la démarche France Vélo Tourisme Manque de clarté sur le partenariat et manque de réactivité de FVT dans les réponses attendues par les partenaires 15 / 20
BILAN DU FONCTIONNEMENT DE L ANNÉE 1 FORCES Accueil Vélo FAIBLESSES Déploiement d une seule et même marque nationale sur l ensemble de l itinéraire Forte mobilisation freinée par les délais de structuration de la marque Accueil Vélo au niveau national Beaucoup de temps perdu à attendre des éléments techniques promis pour octobre 2011 et qui ne sont pas encore livrés aux partenaires Beaucoup d énergie dépensée par la coordination pour faire le lien entre les partenaires la Vélodyssée et le niveau national Cadran Solaire Disponibilité sur sollicitations Un accompagnement décevant pas toujours à la hauteur de nos attentes qui a entrainé beaucoup de temps et d énergie perdus + un manque d efficacité (difficulté à appréhender les spécificités d un projet avec autant de partenaires même si, à décharge, nous manquons parfois de cohérence dans nos demandes). Manque de rigueur dans le suivi opérationnel des actions (cf. changement d interlocuteur en cours d année et organisation du dossier en interne entre les agences de Paris et Marseille) Beaucoup de difficultés pour sortir le visuel de la carte et les outils de relations presse qui ont nécessité un investissement très important de la part de la coordination et des pilotes. Coordination Bretagne / Articulation avec Cycle West Mutualisation et économies d échelle Valorisation du projet à l échelle européenne 1 seul interlocuteur pour 4 départements (coordination et accès à une information centralisée à l échelle régionale) Augmentation de la charge administrative déjà très lourde du fait des contraintes imposées en termes de procédures budgétaires (cf. financement européen). Complexité de l articulation des 2 projets qui nécessite une coordination très importante avec le CRT Bretagne. Beaucoup de temps passé sur la coordination avec la Bretagne (cf. signature convention) et une coordination des services presses à améliorer (en cours de structuration pour le projet La Vélodyssée) Malgré une articulation entre les 2 projets CYCLE West/ La Vélodyssée, difficulté à faire reconnaitre la dimension européenne de l itinéraire qui représente une plus value pour tous 16 / 20
BILAN DU FONCTIONNEMENT DE L ANNÉE 1 V.2. Propositions d améliorations Quelques propositions de Loire-Atlantique Tourisme afin de rendre le travail plus efficient et de permettre de tenir la feuille de route 2012 : Objectif Moyens 1 Renforcer la coordination Mettre en place une assistance administrative régulière (personnel détaché environ ½ journée par semaine par Loire- Atlantique Tourisme et pris en charge sur la ligne budgétaire coordination) Présence d un stagiaire à partir d avril 2012 : 6 mois d avril à septembre + 3 mois d octobre à décembre 2 Instaurer plus de formalisme et de rigueur dans la prise de décisions et les comptes-rendus de réunions Reformuler les décisions à chaque fin de réunion afin qu il n y ait pas d équivoque et de mauvaise interprétation et mettre de la cohérence dans les prises de décision. Désigner à chaque réunion des différents groupes de travail un rapporteur chargé de rédiger à partir de modèles : - Un relevé de décisions à transmettre dans les 3 J - Un compte-rendu synthétique à transmettre dans les 10 J A transmettre au pilote pour validation pour une diffusion assurée par la coordination. 3 Améliorer la communication interne au sein des structures pour gagner en efficacité et réduire les pertes de temps pour la coordination Désigner pour le 31/03/2012 un pilote par structure qui sera l interlocuteur privilégié de la coordinatrice et assurera la coordination du projet au sein de sa structure (ex : Vincent Milcent pour le CDT de Vendée). 4 Evaluer l évolution du projet à partir d indicateurs plus précis (*) Qu est-ce qu un objectif SMART? S comme Spécifique = clair et sans ambiguïté M comme Mesurable = pour mesurer/évaluer sa progression A comme Accessible = réalisables c'est-àdire ni hors de portée ni en deçà des performances habituelles R comme Rattaché à un projet T comme défini dans le Temps Repréciser les objectifs à 3 ans indiqués dans la convention de partenariat (cf. ci-dessous pour rappel) : «- Ouvrir officiellement La Vélodyssée en juin 2012, ce qui implique d achever la signalisation et les aménagements pour cette date, le cas échéant de façon provisoire. - Construire autour de cet itinéraire un produit touristique fleuron de l itinérance à vélo au plan international, en phase avec les aspirations des clients» Définir des objectifs SMART (*) opérationnels annuels pour chaque Cotech afin de pouvoir évaluer chaque année de façon précise l évolution du projet : - ex pour le Cotech1 = «0 point noir pour le 30 juin 2012» - ex pour le Cotech2 = «30 offres hébergements qualifiées Accueil Vélo en fin 2012» - ex pour le Cotech 3 = «un plan d actions 2012/2013 validé au 31/05/2012» 17 / 20
LES PERSPECTIVES 2012 VI LES PERSPECTIVES 2012 2011 a donc été l année de la consolidation des bases du projet, de la mise en route opérationnelle et des choix décisifs en matière de services et de stratégie marketing (cf. adoption du label national Accueil Vélo, validation d un partenariat avec France Vélo Tourisme). L année 2012 sera l année de lancement qui va concrétiser tous les efforts déployés ces dernières années. Les objectifs sont élevés, les 4 groupes techniques et l ensemble des partenaires sur le terrain travaillent d arrache-pied pour ouvrir l itinéraire officiellement le 30 juin 2012. La tâche est ardue mais en jouant la carte de la mutualisation, nous serons en mesure de proposer demain aux clientèles du vélo tourisme une découverte de l Atlantique en roue libre, sur la plus longue Véloroute française. VI.1. Grandes orientations 2012 OBJECTIFS Compte tenu du retard pris en 2011, voilà les objectifs fixés pour 2012 : Valider un Plan marketing 2012 lors du Comité de pilotage du 13 mars 2012 à Redon Finaliser un plan d actions à 2 ans (2012/2013) sur proposition de chacun des Cotech avant le 31/05/2012 pour validation lors du Comité de pilotage qui précèdera le lancement Synthèse du projet de Plan marketing 2012 Contexte et enjeux JUIN 2012, DATE CLÉ Lancement du site www.lavelodyssee.com Ouverture de l itinéraire au 30 juin Point de départ pour la marque, l année 2012 s articule autour de 2 enjeux majeurs : 1- ENJEUX DE NOTORIETÉ, DE VISIBILITÉ DE LA MARQUE, D ÉMERGENCE DE L OFFRE 2- ENJEUX DE CRÉATION DE TRAFIC SUR LE NOUVEAU SITE Les clientèles cibles Cœurs de cibles pour l année de lancement : LES TOURISTES ITINERANTS 1. les pratiquants actuels de l itinérance que l on qualifiera de pratiquants initiés (clientèles françaises et étrangères : Angleterre, Suisse, Belgique et Pays-Bas) 2. les nouveaux pratiquants potentiels en quête de nouvelles formules de vacances (plusieurs catégories dont : Familles Seniors Groupes d amis) que l on qualifiera de pratiquants non initiés + Autres cibles non prioritaires : Les touristes en séjour, les excursionnistes, les clientèles locales de proximité 18 / 20
LES PERSPECTIVES 2012 Les moyens déployés 1. CAPITALISER SUR DES OUTILS PERENNES pour répondre aux enjeux de visibilité 2. STIMULER LES LEADERS D OPINIONS pour déployer la notoriété de la marque 3. S APPUYER SUR DES ACTIONS DE REFERENCEMENT pour générer du trafic sur le site Schéma général des principales actions proposées REFERENCEMENT Référencement naturel Campagne Adwords Campagne Display OUTILS PERENNES VIDEO KIT AMBASSADEURS PLV EMAILING base partenaires Campagne de bannières sur sites affinitaires Campagne de bannières (en CPC d arrivée) SITE www.lavelodyssee.com CAMPAGNE DE BILLETS SPONSORISES (Editorial sur blogs affinitaires) PAGE FACEBOOK CO BRANDEE AVEC CYCLE WEST Location base de données Relations presse Planning prévisionnel MAI JUIN JUILLET AOUT SEPT OCT NO V Page Facebook 30 juin : ouverture Lancement site internet Adwords temps 2 Campagne Display DEC Adwords temps 1 Campagne Display CPC EMAILING CPC EMAILING Billets sponsorisés Outils pérennes Référencement naturel Bannières sur sites affinitaires 19 / 20
LES PERSPECTIVES 2012 V.2. Budget prévisionnel 2012 DEPENSES (en euros) prévisionnel 2012 RECETTES (en euros) prévisionnel 2012 Coordination 85 000,00 Subventions conventions 2011-2013 166 667,00 Coordonnateur 58 000,00 Région Bretagne 46 667,00 Assistance administrative 4 500,00 Région Pays de la Loire 15 000,00 Stagiaire 7 500,00 Loire-Atlantique 15 000,00 Frais de mission 10 000,00 Vendée 15 000,00 Production de documents 5 000,00 Charente-Maritime 15 000,00 Plan marketing communication 152 227,04 Région Aquitaine 15 000,00 FONDAMENTAUX 117 065,50 Gironde 15 000,00 Stratégie d'accompagnement et plan d actions 9 600,00 Landes 15 000,00 Site web - numérisation (mission Altermodal) 46 135,70 Pyrénées-Atlantiques 15 000,00 Outils pérennes 15 353,80 Autre subvention hors cadre conven 20 000,00 Kit ambassadeurs 10 000,00 Etat 20 000,00 Gabarit kakémono personnalisable 897,00 Report solde budget 2011 50 560,04 Flyer d appel bilingue (gabarits) 1 950,00 FVT - régularisation forfaits annuels 4 000,00 Flyer d appel bilingue (impression 20 000 1 050,00 Packshot début/fin film version courte et 500,00 Gabarit e-newsletter 956,80 Page fan facebook Partenariat Cycle West Actions pour stimuler les leaders d'opinion 20 000,00 Relations Presse partenaires Campagne de billets sponsorisés 20 000,00 Actions génératrices de trafic (BSW et FVT) 25 976,00 Référencement naturel (à confirmer) 4 000,00 Campagne Adwords 12 976,00 9 journées de prestation 6 996,00 Achat de mots clés 5 980,00 Campagne display 9 000,00 ACTIONS SECONDAIRES 15 161,54 Campagne de bannières (BWS) 3 588,00 Emailing base 1 500,00 Enveloppe d'opportunités 10 073,54 OPTIONS ACTIONS COMPLEMENTAIRES 20 000,00 (en fonction du budget global) Location base de données 5 000,00 Campagne CPC d arrivée 15 000,00 TOTAL DEPENSES 237 227,04 TOTAL RECETTES 237 227,04 20 / 20