RÈGLEMENT SUR LE COMITÉ DE PLACEMENT ET SUR LA POLITIQUE D INVESTISSEMENT DE LA FONDATION DE BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC Section 1 Objet et but du règlement 1. Le présent règlement porte sur la constitution du comité de placement de la Fondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ci-après «la Fondation», et il établit les grandes orientations, contraintes, répartition des actifs et règles d évaluation des placements de la politique d investissement de la Fondation. 2. Le présent règlement vise à permettre à la Fondation de prendre des décisions éclairées sur la gestion des dons et legs reçus, de les traiter conformément aux lois fiscales, d établir des méthodes quant à leur gestion et à leur placement et de maintenir des relations équitables envers les donateurs. 3. Les dons et legs permettent à la Fondation d aider, au moyen des revenus générés, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ci-après «BAnQ», à remplir adéquatement sa mission de démocratisation du savoir au service de la société québécoise, à la développer et à l intensifier au moyen de divers programmes ou activités. 4. Le présent règlement est complémentaire au règlement de la Fondation relativement à certains principes concernant les dons et legs à la Fondation. 5. Le conseil d administration est tenu de par ses lettres patentes de constituer un comité de placement des dons et legs reçus et des autres revenus de la Fondation. Section 2 Comité de placement 6. Le comité de placement se compose des personnes suivantes : le vice-président, le trésorier et un autre membre du conseil d administration de la Fondation et du directeur général de la Fondation. Un membre externe à la Fondation pourrait être nommé éventuellement. 7. Le mandat du membre externe est deux ans et il peut être renouvelé. 8. Le mandat du comité est de recommander au conseil d administration de la Fondation des stratégies et des orientations en matière de placement, une politique d investissement, des paramètres financiers devant servir à la protection de la valeur du capital de la Fondation et à l affectation des revenus de la Fondation, la gestion du portefeuille ou des placements de la Fondation ou la garde des valeurs de la Fondation, les services de 1
conseillers financiers indépendants. 9. Le comité agit en mettant l accent sur la vision à long terme, le leadership proactif à l égard des questions financières essentielles, ainsi que l élaboration de politiques, procédures et lignes directrices sectorielles qui définissent et orientent le travail de la Fondation. 10. Le président du comité est le membre désigné par le conseil d administration de la Fondation. Le secrétaire du comité est choisi par les membres du comité. 11. Le comité établit ses propres règles de régie interne, mais il doit agir de manière consensuelle. 12. Les membres du comité sont régis par le règlement sur le Code d éthique des administrateurs et dirigeants de la Fondation. 13. Le comité se réunit au moins une fois l an et il fait annuellement rapport de ses activités au conseil d administration de la Fondation. 14. Entre les réunions du comité, le gestionnaire des actifs de la Fondation fait directement rapport au président du comité, avec copie au trésorier de la Fondation. Le président du comité fait le suivi, selon le cas, au comité de placement ou au conseil d administration de la Fondation, et il est habilité à disposer de toute question administrative relié à un actif de la Fondation conformément à la politique d investissement de la Fondation et à l article 9 du présent règlement. Section 3 Politique d investissement Section 3.1 Orientations générales 15. La Fondation affecte le don ou les intérêts de fonds capitalisés à des fins précises au bénéfice de la mission et des mandats de BAnQ. 16. La Fondation reçoit et accepte plusieurs types de dons planifiés, dont les dons et les legs testamentaires, les polices d assurance-vie, les titres ou valeurs mobilières et des fonds personnalisés. 17. Tout don est capitalisé sans limitation de durée. 18. La Fondation ne verse aucune commission ou compensation ni quelques frais que ce soit à quiconque sert d intermédiaire pour le versement de dons planifiés à la Fondation ou à BAnQ. 19. Le fonds capitalisé doit être investi de façon à ce que le capital initial demeure entier. Le rendement devra être suffisant pour procurer un soutien financier à l activité ou au programme désigné par le donateur et convenu lors du don. La croissance du capital devra compenser les effets de l inflation au fil des années. 20. Tout fond confié par un donateur doit être géré de façon responsable par la Fondation et celle-ci doit rendre compte de sa situation financière de manière précise et complète. 2
21. Les placements doivent respecter la volonté des donateurs et être sécuritaires et non spéculatifs. 22. Une somme d argent reçue d un donateur de son vivant pour qu elle soit placée dans un fonds particulier, dont seuls les revenus d intérêts nets peuvent être utilisés pour les fins pour lesquelles le fonds est institué, peut être acceptée par la Fondation et placée dans un tel fonds. 23. Tout don requérant des dépenses additionnelles et substantielles ou des adaptations majeures à la gestion de la Fondation est soumis pour recommandation d acceptation au comité de placement. 24. Un don qui fait en sorte que le donateur détermine directement le bénéficiaire sans un mécanisme de sélection approprié ou un cadre administratif acceptable peut être refusé par la Fondation. 25. Un don dont les conditions font en sorte que le donateur conserve un contrôle indu sur l utilisation et la gestion des sommes données peut également être refusé par la Fondation. 26. Un don qui engendre des obligations financières jugées inappropriées ou désavantageuses pour la Fondation peut aussi être refusé par la Fondation. Section 3.2 Orientations spécifiques visant le Fonds de dotation de la Fondation 27. La présente section porte sur la gestion des actifs de la Fondation détenus en fiducie. 28. Ces actifs sont confiés à M. Jean Philippe Bernard, conseiller en placement Financière Banque Nationale du Canada, choisi par le conseil d administration de la Fondation à la suite de la recommandation du comité de placement de la Fondation. 29. Le but poursuivi est : d obtenir un rendement optimal des actifs des fonds en regard des contraintes et des objectifs de la Fondation; de favoriser une bonne gouvernance dans les actions des divers intervenants. d encadrer les décisions entre le comité de placement et le gestionnaire. 30. L objectif poursuivi par la Fondation consiste à gérer ses actifs selon l approche suivante : gérer le capital disponible afin de verser des rendements capables de supporter les coûts relatifs à la conduite de sa mission. l horizon de placement de ce fonds est évalué à plus de cinq (5) ans. 31. L objectif général est d optimiser le rendement des fonds tout en assumant un niveau de risque faible. Afin de préserver le pouvoir d achat des actifs de la Fondation et de lutter contre les effets de l inflation, la répartition d actifs devra prévoir une diversification élargie à plusieurs classes d actifs tout en maintenant un niveau de liquidités suffisant pour pallier aux besoins opérationnels courants de la Fondation. 32. Compte tenu du niveau de risque assumé, le rendement annuel espéré à long terme, après 3
déduction des honoraires et frais de transaction, est le plus élevé de : 2,0 % de plus que l augmentation des prix à la consommation (à titre indicatif, ce taux est de 1,4 % en novembre 2015); 2.5 % de plus que le rendement sur les Bons du trésor du Canada 6 mois (à titre indicatif, ce taux est de 0,42 % en janvier 2016). 33. Les contraintes suivantes doivent être prises en considération : La Fondation est un organisme à but non lucratif inscrit aux termes de la Loi de l impôt sur le revenu et non assujettie à l impôt sur le revenu. Les besoins de liquidités de la Fondation sont déterminés par les contraintes budgétaires annuelles. Il est possible que la croissance future des fonds altère les besoins de liquidités opérationnelles de la Fondation. Le portefeuille est diversifié, composé de placements à revenus fixes, d actions et de produits alternatifs. Le choix des titres à revenus fixes limitera l exposition des titres cotés BBB à 15 % maximum. 34. La répartition des actifs, exprimée en pourcentage de la valeur marchande des fonds, est la suivante: Catégorie Répartition d actif Minimale Cible Maximale Encaisse 0 % 5 % 10 % Titres 65 % 80 % 85 % d emprunts Revenu fixe 5 % 5 % 15 % canadiennes 5 % 5 % 15 % mondiales Actifs alternatifs 2 % 5 % 10 % 35. La répartition-cible est fonction de l'objectif visé à long terme pour chaque fonds. Elle est déterminée sur la base d'expectatives à long terme du rendement des marchés des capitaux et elle tient compte: du rendement requis pour l atteinte des objectifs de la Fondation; de ses besoins de liquidités; du niveau de tolérance au risque du comité de placement de la Fondation. 36. Le gestionnaire pourrait maintenir une répartition différente de la répartition-cible cidessus afin de tenir compte des expectatives à court et moyen termes sur le marché des capitaux. Il doit cependant agir de façon à ce que la répartition effective se retrouve, en tout temps, à l'intérieur des répartitions minimale et maximale. Advenant que ces limites soient dépassées, il en fait part au président du comité de placement de la Fondation dès que possible et il prend des mesures pour corriger la situation dans les meilleurs délais. 37. Le gestionnaire rend compte de sa gestion au moins une fois par année au comité de 4
placement de la Fondation. 38. La performance du gestionnaire est évaluée par le comité de placement en fonction des critères suivants: plus-value obtenue par le biais des médianes de fonds canadiens qui partagent un mandat de gestion comparable; diversification du portefeuille; liquidités du portefeuille; caractéristiques des titres détenus; autres éléments de risque. Section 3.3 Orientations spécifiques visant les liquidités de la Fondation 39. La présente section porte sur la gestion de liquidités de la Fondation détenues en fiducie. 40. La gestion de ces actifs est confiée à M. Jean Philippe Bernard, conseiller en placement Financière Banque Nationale du Canada choisi par le conseil d administration de la Fondation BAnQ à la suite de la recommandation du comité de placement de la Fondation. 41. Le but poursuivi est : d obtenir un rendement optimal des liquidités des fonds en regard des contraintes et des objectifs de la Fondation; de favoriser une bonne gouvernance dans les actions des divers intervenants d encadrer les décisions entre le comité de placement et le gestionnaire. 42. L objectif de la Fondation consiste à gérer ses liquidités selon l approche d optimisation du rendement sans prise de risque et assurer que les termes et échéances respectent les besoins financiers opérationnels de la Fondation. 43. Les besoins de liquidités de la Fondation sont déterminés par les contraintes budgétaires annuelles. 44. Il est possible que la croissance future des Fonds altère les besoins de liquidités opérationnelles. 45. L échéance maximale des titres choisis ne devra pas dépasser 18 mois. 46. Une exposition maximale de 100 000 $ est requise pour les achats d émetteurs de CPG autres que celui de la Scotia et de la Nationale. Ceci permet de profiter de la couverture de la SADC jusqu à 100k $ par émetteur. 47. Les titres suivants sont autorisés pour la gestion des liquidités de la Fondation : o Comptes d épargne à intérêt élevé o CPG o Obligations municipales o Obligations de société cotés A ou mieux o Obligations provinciales ou fédérales o Titres du marché monétaires émis par corporations dont la cote de crédit est de A ou mieux. 5
48. La répartition des titres exprimée en pourcentage de la valeur marchande des fonds, est la suivante : Catégorie Répartition d actif Minimale Cible Maximale Encaisse 0 % 50 % 100 % Titres 0 % 50 % 100 % d emprunts Revenu fixe 0 % 0 % 0 % canadiennes 0 % 0 % 0 % mondiales Actifs alternatifs 0 % 0 % 0 % 49. L évaluation des résultats, la révision des placements et la performance du gestionnaire s effectuent une fois par année par le comité de placement de la Fondation en présence du gestionnaire, qui rend compte de sa gestion. 50. La performance du gestionnaire est évaluée en fonction des critères suivants: plus-value obtenue par le biais des médianes de fonds canadiens qui partagent un mandat de gestion comparable; diversification du portefeuille; liquidité du portefeuille; caractéristiques des titres détenus; autres éléments de risque. Section 4 Mise en œuvre et surveillance du règlement 51. Le trésorier de la Fondation est responsable de la mise en œuvre du suivi des recommandations du comité de placement entérinées par le conseil d administration, ainsi que de la surveillance du présent règlement. 52. Le président du comité de placement de la Fondation ou, à défaut, le trésorier de la Fondation, fait régulièrement rapport au conseil d administration de la Fondation des revenus de placement de la Fondation conformément à la périodicité des relevés ou rapports convenus lors de placements avec le gestionnaire des actifs de la Fondation. 53. Le trésorier peut recommander au conseil d administration des procédures ou lignes directrices de mise en œuvre du présent règlement après avoir pris avis du comité de placement de la Fondation. Section 5 Entrée en vigueur et révision du règlement 54. Le présent règlement entre en vigueur lors de son adoption par le conseil d administration de la Fondation. 6