1 RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE DU CONGO RÉSEAU CONGOLAIS DES PERSONNELS DES PARLEMENTS (RCPP) En partenariat avec WESTMINSTER FOUNDATION FOR DEMOCRACY (WFD) SÉMINAIRE RELATIF À LA CIRCULATION ET À L ACCESSIBILITÉ DE L INFORMATION AU SEIN ET ENTRE LES SECTIONS LOCALES DU RCPP Les instruments de Communication au sein du RCPP : état des lieux et perspectives Exposé présenté par Monsieur KULE TUNDIRA Secrétaire Administratif du RCPP Mail : fulminens@gmail.com Matadi Aout 2014
2 Introduction Le Réseau Congolais des Personnels des Parlements a entre autres comme objectif l échange d expériences et d informations entre ses membres. Il découle de cet objectif la mission de facilitation des contacts avec lesdits membres. Dans ce monde qui devient de plus en plus connecté et qui nous offre sans cesse un éventail toujours plus varié de techniques de communication, il n est que logique que le RCPP soit dans l air du temps. Outre les moyens traditionnels que constituent les appels téléphoniques et les SMS, le Réseau a fréquemment recours à Internet à travers ses services de messagerie (mails) et de publication (blogs). Notre exposé s appesantira plus sur cet aspect, tout en ne manquant pas d aborder les perspectives d avenir. I. Instruments de communication habituels : les appels téléphoniques et les SMS Afin de faire parvenir l information dans les lieux dépourvus de toute connexion Internet, le RCPP recourt fréquemment aux appels des membres des Sections Locales du Réseau. Par ailleurs, lorsque les détails informatifs sont peu nombreux et faciles à synthétiser, le RCPP recourt alors aux SMS qui ont l avantage indéniable d être moins dispendieux. Cependant, ce moyen de communication n est utilisé que de manière occasionnelle. Comme dit supra, l avantage des instruments habituels de communication est leur disponibilité quasi-permanente à travers le territoire national. En effet, les compagnies de téléphonie mobile desservent tous les chefs-lieux des provinces, voire la plupart des localités. Les correspondants même les plus éloignés restent joignables, pas forcément 24h/24, mais au moins cinq jours sur sept, ce qui est amplement suffisant pour faire circuler l information. Certes, l efficience en prend un sérieux coup, mais l objectif est atteint. Cependant, les instruments traditionnels de communication souffrent d un certain nombre d inconvénients : - Le caractère pérenne d un appel téléphonique est plus que sujet à caution. Comme dit le proverbe : «Verba volant, scripta manent» : les paroles s envolent, les écrits restent. Il est assez ardu de démontrer que tel appel a été effectué à tel moment au sujet de telle matière : les trace sont difficilement accessibles. Les SMS, en tant qu écrits, peuvent servir de preuves. Toutefois, comme ils sont liés à un appareil ou à une carte SIM, la perte de l un comme de l autre entraine fatalement la perte de la preuve. Tout comme la parole, le SMS est support fragile et non pérenne - Le transfert massif d informations est impossible. Ainsi, une lettre scannée ou un rapport quelconque ne peuvent être transmis par le biais d un coup de fil ou d un envoi de texto - En termes de charges, les appels et envois de messages s avèrent coûteux pour l expéditeur II. L envoi et la réception pérenne de l information à travers les sections locales : le mail L utilisation d une boîte e-mail procure moult avantages :
3 - La conservation et le transfert de larges quantités de données (rapports, lettres, fichiers sons ou vidéos, etc.), - L envoi des données à un nombre presque illimité de destinataires, ce qui suppose qu en cas de perte, d autres destinataires ayant eu en copie les éléments introuvables peuvent aisément les restituer - L accessibilité n importe où et n importe quand sur la planète tant qu il y a une connexion Internet - La sécurisation des données par mot de passe - Le coût réduit de la communication pour l expéditeur, compte tenu de la masse d informations à envoyer et comparativement à l usage de moyens habituels (téléphone et SMS) Les deux inconvénients majeurs de l usage d une boîte e-mail suivants peuvent être retenus : - La nécessité d une connexion Internet - Le caractère dispendieux de l accès ou du retrait de l information par le destinataire (coût de la navigation dans un cybercafé ou via un téléphone intelligent appelé smartphone) III. La diffusion de l information au niveau mondial : le blog D entrée de jeu, profitons-en pour répondre à une question aussi difficile que récurrente : quelles différences y a-t-il entre un blog et un site Internet (appelé également site web)? Disons que tout blog est un site, mais pas l inverse. En effet, alors que le blog est plus concentré à la publication des articles et aux commentaires de ces derniers, un site Internet va plus loin : pages plus sophistiquées, possibilités d achats en ligne, sujets autres que la publication, etc. Les deux autres différences suivantes ont milité à ce que dans un premier temps, pour la circulation de l information à grande échelle, nous nous fiions plus au blog qu à la solution du site Internet : la gratuité du blog et le référencement rapide du contenu de ce dernier. En effet, l hébergement des publications au sein d un blog ne requiert aucun déboursement d argent. De plus, les moteurs de recherche, friands de contenus récents et régulièrement mis à jour, indexent et proposent plus facilement les contenus d un blog que celui d un site web, ce dernier étant souvent moins mis à jour qu un blog, du moins hors aspect publication d articles. Bref, l on peut retenir deux avantages de l usage du blog : la publication et l hébergement gratuits de l information et l indexation rapide du contenu par les moteurs de recherche. Les inconvénients de l utilisation d un blog sont les mêmes que ceux découlant de l usage d une boîte mail : la nécessité d une connexion Internet et le caractère dispendieux de l accès ou du retrait de l information par le destinataire.
4 IV. État des lieux et perspectives 1. État des lieux a. Les appels téléphoniques et les SMS Dès que des documents importants sont envoyés par voie de mail aux sections locales, celles-ci sont informées par coups de téléphone. Dans de rares cas, notamment dans des situations qui nécessitent célérité et comportant un caractère certain d urgence, il peut arriver que les appels précèdent l envoi des documents. Les personnes contactées sont soit le Président de la Section locale, soit un Directeur de l Administration de la Province de ladite Section locale. Le RCPP National a rarement recours aux SMS, si ce n est pour transmettre certaines coordonnées difficilement transmissibles oralement (comme un numéro, une adresse ou un mot de passe). Cependant, nous avons constaté que rares sont les sections locales qui, en retour, informent le RCPP National de quelque information utile de leur Province concernant le Réseau. Bref, le plus souvent, l information au sein du RCPP par le biais des appels et des SMS s effectue de manière unilatérale. b. Le mail Toute information cruciale concernant le RCPP dont la longueur ou la nature empêchent une diffusion par voie téléphonique ou de SMS est transmise par courrier électronique aux sections locales concernées. Chaque Section Locale dispose de sa propre boîte e-mail. Nous avons créé les boîtes e-mail des Sections locales du RCPP des Assemblées provinciales suivantes : Bas-Congo, Bandundu, Équateur, les deux Kasaï, Province Orientale et Maniema. Il est néanmoins à déplorer que bien que chaque Section locale du RCPP ait sa propre adresse e-mail, celle-ci n est pas régulièrement consultée par les concernés. Le plus souvent, comme dit plus haut, un coup de fil s avère nécessaire pour inciter ces derniers à jeter un coup d œil dans leur courrier. c. Le blog Depuis décembre 2013, le RCPP National dispose d un blog à l adresse http://rcppnational.canalblog.com Outre la présentation du Réseau à travers l exposé succinct de ses objectifs, la liste des partenaires ou encore des membres, il est possible de consulter et de télécharger tous les rapports non seulement d Assemblées, mais aussi des formations qui se sont déroulées à travers les provinces. Pour peu qu on dispose d une connexion Internet, où que l on soit sur cette planète, il est loisible d accéder en tout temps aux informations les plus pertinentes du RCPP, régulièrement mises à jour qui plus est. 2. Perspectives a. Élaboration d un site Web Dans un avenir plus ou moins lointain, il s avérera nécessaire que le RCPP dispose d un site Internet. En effet, une structure disposant d une adresse Internet en son nom est plus crédible
5 qu une structure ne disposant que d une adresse de blog. Ledit site Internet portera probablement comme adresse de page d accueil http://www.rcppnational.com Il est évident que comme l hébergement d un site Internet est payant, une rubrique ad hoc devra figurer dans le budget du RCPP. b. Création d une newsletter mensuelle La newsletter ou la lettre d information, autrement appelée infolettre ou cyberlettre, est un document électronique envoyé périodiquement (ici, une fois le mois) à l ensemble de personnes censées l obtenir. Pour le cas du RCPP, il s agit des membres et des partenaires. En général, une newsletter se transmet par voie d e-mail. À titre exceptionnel cependant, elle peut être diffusée sur un blog ou un site Web. Le contenu de la newsletter concernera la synthèse mensuelle des activités du RCPP tant au niveau national qu en provinces. Il pourra également viser des informations à caractère événementiel liées au RCPP (séminaires programmés, stages projetés, mais aussi événements heureux ou malheureux touchant un ou plusieurs membres du Réseau). L avantage de ce mode d échange d informations est évident : tout comme le mail dont généralement elle se sert comme support, la newsletter permet que de manière quasi-instantanée, l ensemble des destinataires obtienne lesdites informations. Conclusion À travers ce module, nous avons présenté les instruments de communication dont dispose le RCPP afin que l information circule entre ses membres, tant au niveau national qu en province. Un état des lieux a ensuite été brossé au regard des réalités sur terrain ainsi qu une projection dans l avenir. Celle-ci consiste en la création d une newsletter mensuelle et en l élaboration d un site Web.