SYNDIC DE COPROPRIETE - GERANCE - IMMOBILIER D ENTREPRISE - TRANSACTION - LOCATION AGENIEZ TEL 01 30 05 06 00 - FAX 01 30 05 30 98 E-mail : coumers@genie-/. fr 27 RUE DU PETIT PONT - CS 20534 78314 MAUREPAS CEDEX Entre les soussignés : CONTRAT DE GESTION ASSOCIATION SYNDICALE MANDAT N... FORMULE : LISIBILITE «L ASSOCIATION SYNDICALE LIBRE» dénommée LES JUILLIOTES sise à MAISON ALFORT (94700) - représentée par... agissant en exécution de la décision adoptée par l assemblée générale du..., ci-après désignée «l association syndicale». D UNE PART ET «GENIEZ IMMOBILIER» société anonyme, au capital de 600 000, RCS VERSAILLES B 549705457. Siège social, 27 Rue du Petit Pont - CS 20534, 78314 MAUREPAS CEDEX - représentée par son Président Directeur Général, Monsieur Christian GENIEZ. Administrateur de Biens (syndic, gérance, location, vente), garantie pour un montant de vingt cinq millions sept cent quarante mille euros (25 740 000 ) par la S.O.C.A.F, 26 Avenue de Suffren 75015 PARIS. Assurée en responsabilité civile professionnelle auprès de la Compagnie SERENIS ASSURANCES, n VD 7.000.2001/14145 pour un montant de trois millions d euros (3 000 000 ) et en responsabilité civile d exploitation pour un montant de quatre millions cinq cent mille euros (4 500 000 ). Titulaire de la Carte Professionnelle N 211 délivrée par la préfecture de Versailles. Ci-après désigné «le Gestionnaire» D AUTRE PART Il a été convenu et arrêté ce qui suit : L association syndicale confie au gestionnaire «GENIEZ IMMOBILIER» qui l accepte, les fonctions de gestionnaire dudit immeuble selon mandat, dans le cadre l ordonnance du 1er juillet 2004 et du décret d application du 3 mai 2006. I - CONDITIONS GENERALES 1. Durée et mission Le présent contrat est consenti et accepté à compter d u...jour de la tenue de l assemblée générale nommant la Société GENIEZ IMMOBILIER aux fonctions de gestionnaire dudit immeuble et pour se terminer l e... Toutefois son mandat prendra automatiquement fin au jour de la prochaine assemblée générale amenée à délibérer sur la désignation du gestionnaire qui devra se tenir avant le... et, ce uniquement où un nouveau mandat ne lui serait pas consenti. Le présent contrat ne pourra être révoqué pendant cette période par l association syndicale que par une décision d une assemblée générale prise à la majorité absolue. Le motif grave et légitime pouvant provoquer cette révocation devra être porté à la connaissance du gestionnaire par lettre recommandée avec accusé de réception, trois mois au moins avant l assemblée susvisée. AGENIEZ
De son côté, pendant la même période, le gestionnaire ne pourra mettre fin à ses fonctions qu à la condition d en prévenir le président de l association syndicale, ou à défaut, chacun des propriétaires, au moins trois mois à l avance par lettre recommandée avec demande d accusé réception, en précisant les motifs graves et légitimes justifiant sa décision ; dans ce cas, il lui appartiendra de convoquer en temps utile l assemblée générale pour lui permettre de désigner son successeur avant la cessation de ses fonctions. Dans le cadre des conditions générales, le Gestionnaire aura pour mission d assurer les tâches de gestion courante et particulière ci-dessous, telles qu énoncées et chiffrées ci-après : 2 GESTION DES PRESTATIONS COURANTES INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL : 2.1 - Assemblée générale annuelle : - établissement de l ordre du jour établi en concertation avec l association syndicale, élaboration et envoi des convocations par lettre recommandée avec demande d accusé de réception, hors frais postaux et frais de tirage, de tous les documents à joindre à la convocation et les projets de résolutions devant être soumis à l approbation de l assemblée générale. - mise à disposition à tous les propriétaires des différentes pièces comptables et justificatives. - mise à disposition et communication à l association syndicale de toutes pièces et documents se rapportant à la gestion de l association syndicale. - Association syndicale la précédant, présence du gestionnaire ou de ses représentants, durée 3 heures incluses dans le forfait, dans la plage horaire et les jours tels que convenus avec l assemblée des propriétaires : de 9 H à 12 H et de 14 H à 20 H du lundi au vendredi. 2.2 - Tenue de l assemblée générale : - établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs. - tenue des registres des procès-verbaux. - rédaction du procès-verbal lorsque le gestionnaire est élu secrétaire. - envoi et notification du procès-verbal, hors frais postaux et frais de tirage. - affichage dans les parties communes de l association syndicale d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de l association syndicale et aux travaux. - présence du gestionnaire ou de ses représentants, durée 5 heures incluses dans le forfait, jusqu à 21 heures. 2.3 - Comptabilité générale de l association syndicale : - établissement du compte de gestion générale et des annexes - établissement du budget prévisionnel en collaboration avec l association syndicale - gestion financière des fonds placés. - compte bancaire séparé au nom de l association syndicale de copropriété, versement de toutes sommes ou valeurs reçues sur le compte séparé de l association syndicale ou compte bancaire unique du gestionnaire en cas de dispense avec prix différencié, selon le choix de l association syndicale et versement de toutes sommes ou valeurs reçues pour le compte du association syndicale sur un compte unique ouvert au nom du gestionnaire : avec un sous-compte individualisé au nom du association syndicale de l association syndicale susnommée, avec ses relevés bancaires individuels. - remise au gestionnaire successeur de l état financier, de la totalité des fonds, de l état des comptes des propriétaires et des comptes de l association syndicale. 2.4 - Comptes propriétaires : - établissement et mise à jour de la liste des propriétaires. - tenue des comptes des propriétaires. - gestion des provisions de charges sur budget prévisionnel, hors frais postaux. - gestion des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, y compris les appels de fonds travaux, hors frais postaux. - gestion des avances correspondant à l échéancier dans le cadre d un plan pluriannuel de travaux. - gestion des avances constituées par les avances spéciales. - gestion de l avance de trésorerie du budget prévisionnel appelé «réserve». - répartition des dépenses entre les propriétaires. - imputation des relevés individuels et régularisation des forfaits d eau froide et d eau chaude et des compteurs d énergie. A /T-1 TDTVTTTC'^'
2.5 - Comptes fournisseurs, factures : - vérification et paiement des factures après avis du Président de l association syndicale. - contrôle des clauses d indexation des contrats. - paiement des factures à 30 jours. 2.6 - Administration et gestion de l association syndicale : -14 visites dans la plage horaire et les jours suivants de 9 H à 12 H et de 14 H à 18 H du lundi au vendredi, des parties communes de l immeuble et contrôle des prestataires de services attachés à la résidence, en présence du président de l association syndicale. Si nécessaire, des visites supplémentaires pourront être demandées par l association syndicale ou nécessitées par l urgence : le gestionnaire acceptant par avance le nombre de visites que lui demandera l association syndicale dans le cadre de la gestion courante ceci sans supplément d honoraires : dans la plage horaires et jours suivants : de 9 H à 12 H et del4hàl8hdu lundi au vendredi. - détention et conservation des archives de toute nature, juridique, comptable, financière, technique, administrative dont le gestionnaire assure la conservation dans le cadre de sa gestion. Au besoin par l intermédiaire d un tiers, mais à ses frais exclusifs et sous sa responsabilité. - transmission des archives au gestionnaire successeur. - délivrance des copies des diagnostics. - élaboration et transmission à l association syndicale du bordereau récapitulatif des archives transmises au gestionnaire successeur. - copie du bordereau de remise des archives au Président de l association syndicale. - notification des coordonnées du nouveau gestionnaire au prestataire spécialisé pour les archives de l association syndicale des propriétaires. 2.7 - Syndicat - Obligations administratives : - mise à disposition et communication au syndicat de toute pièce ou document se rapportant à la gestion de l association syndicale. - recueil des avis écrits de l association syndicale lorsque sa consultation est obligatoire. - choix des conseils de l association syndicale des propriétaires (avocats, architectes, experts) après avis de l association syndicale. - consultation des entreprises présentées par le association syndicale. - contrôle annuel des comptes avec le association syndicale, durée 3 heures dans la plage horaire et les jours tels que convenus avec l assemblée des propriétaires : de 9 H à 12 H et de 14 H à 18 H du lundi au vendredi. - réception par le gestionnaire ou ses préposés du Président de l association syndicale ou des conseillers syndicaux de 9 H à 12 H et de 14Hàl8Hdu lundi au vendredi. 2.8 - Entretien et maintenance : - négociation, passation, suivi des marchés des prestataires, gestion et mise en concurrence des contrats dans le cadre du budget prévisionnel. - carnet d entretien : établissement et mise à jour. - appels d offres, études des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou d établissement d un devis descriptif soumis à l évaluation de plusieurs entreprises. - gestion des travaux d entretien et commande des travaux de maintenance. - gestion des diagnostics obligatoires. 2.9- Assurances : - souscription de toutes polices d assurances au nom de l association syndicale y compris les assurances dommages-ouvrage après décision de l assemblée générale. - déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privatives lorsque le dommage à sa source dans les parties communes. im mobilier y
- règlement des indemnités au bénéficiaire. Le gestionnaire pourra, si nécessaire, en complément des tâches ci-dessus prévues dans le cadre de la gestion courante :. Faire toutes correspondances complémentaires avec les compagnies d assurances.. Participer à toutes expertises.. Solliciter des devis, faire tous rendez-vous avec les entreprises.. Passer les ordres de services et réceptionner les travaux. A ce titre le gestionnaire aura droit à des honoraires, au temps passé, facturés au tarif horaire. 2.10 - Gestion du personnel : - recherche et entretien préalable. - établissement du contrat de travail et le cas échéant de ses avenants. - paiement du salaire et de toute indemnité, prime, dus au salarié. - tenue du livre des salaires et édition des bulletins de payes. - déclaration et paiement aux organismes fiscaux et sociaux. - attestation et déclaration obligatoires. - gestion des remplacements pendant les congés, arrêt maladie et maternité, accident du travail. - gestion de la formation du personnel de l association syndicale. - mise en place du DUERSST et sa mise à jour. 2.11 Prestations «lisibilité» incluses : - le samedi permanence téléphonique de 9 H à 12 H. - les frais postaux et d acheminement des photocopies adressées une fois par semaine au Président de l association en 2 exemplaires pour les factures hors contrat, devis, ordres de service, copie des nouveaux contrats. - réalisation des étiquettes de boites aux lettres par le gestionnaire sur ruban cassette. Le listing des noms sera fourni par 1 association syndicale. - tous les frais de bureau, papeterie, registre, liasses lyres de la poste. - toutes les attestations de TVA à taux réduit. - fonds placés au profit de l association syndicale. - prélèvement par TIP, règlement par prélèvement automatique des charges trimestrielles. - calcul des intérêts légaux au profit de l association syndicale. - tenue et état des procédures en cours. - prise en charge de l association syndicale. - gestion des comptages privatifs d eau froide et d eau chaude, et des compteurs d énergie. - régularisation sur compteur. - délivrance de copies des archives. - communication des informations nécessaires aux diagnostics. - conseils relatifs au fonctionnement de l association syndicale. - assurer la publicité au fichier immobilier. - vérification périodique des équipements de sécurité. - délivrance de copies à l association syndicale. - obtention de l avis de l association syndicale en cas de travaux urgents. - vacations pour nouveauté réglementaire. - indication de la TVA sur relevé général de dépenses si nécessaire. - mise en place de vote électronique si nécessaire. - autorisation d urbanisme. - mandataire commun en cas de subventions publiques. - notification des travaux nécessitant l accès aux parties privatives. - gestion des urgences sur site. - consultation et renseignements au locataire. - établissement des décomptes des charges locatives de l association syndicale. - opposition sur vente hors frais d huissier. - chèques, TIP, prélèvements sans provision aux frais réels pris par la banque créancière de l association syndicale. im mobilier y
- frais de publication d annonces engagés lors de la recherche d employés d immeubles et de gardiens. - location de salles n appartenant pas au gestionnaire pour la formation du personnel de l association syndicale. - préparation du dossier retraite du personnel de l association syndicale. - relation avec l inspection du travail. - suivi et contrôle URSSAFF - demande de renseignements des administrations. - suivi de procédure de licenciement. - gestion de la prévoyance si nécessaire. - contentieux social. 3. REMUNERATION FORFAITAIRE ANNUELLE POUR LA GESTION COURANTE Pour l'ensemble des tâches définies ci-dessus, le gestionnaire aura droit aux honoraires suivants, correspondant à courante de l immeuble, fixés à la somme ci-dessous. Cette rémunération forfaitaire annuelle inclus les frais administratifs et la mise à disposition d un extranet. Cette rémunération forfaitaire s entend hors frais d affranchissement et d acheminement remboursés pour leurs réels au gestionnaire par l ASL. la gestion montants 32 500,00 H.T soit 39 000 TTC * L assemblée générale de l association syndicale ayant dispensé le gestionnaire de l ouverture d un compte bancaire séparé. Le gestionnaire bénéficiant d une garantie financière de 25 740 000, un sous-compte bancaire individualisé avec relevé de banque au nom de l association syndicale sera ouvert dans le compte unique du gestionnaire. - Les honoraires de gestion seront dus et prélevés le premier jour de chaque trimestre civil. - Pour les contrats d une durée de 18 mois et moins, les honoraires de la rémunération forfaitaire pour la gestion courante prévue ci-dessus ne seront pas indexés. - Pour les contrats de 3 ans les honoraires seront indexés annuellement suivant l indice INSEE du coût de la construction. 4 CONDITIONS DES PRESTATIONS PARTICULIERES Les prestations particulières de gestion ainsi que toutes prestations réalisées non comprises dans les conditions de gestion courante ci-dessus, seront facturées selon les prix forfaitaires ci-dessous ou aux tarifs horaires au temps passé par celui-ci ou ses préposés du lundi au vendredi. - Tarif horaire de vacation : de 9 H à 12 H et de 14 H à 18 H 73,22 HT 87,86 TTC de 12 H à 14 H et après 18 H 93,97 HT 112,76 TTC 5 - BAREME DES PRESTATIONS PARTICULIERES H.T T.T.C 5.1 Convocation et PV d Assemblée Générale supplémentaire hors frais postaux et d acheminement et photocopies (par lot principal) 5.2 Procédures hors gestion impayés des propriétaires, présence du gestionnaire ou de ses représentants, contentieux de l ASL facturé au tarif horaire au temps passé. 5.3 - Le gestionnaire pourra, si nécessaire, en complément des tâches prévues au 2.9 dans le cadre de la gestion courante des sinistres :. Faire toutes correspondances complémentaires avec les compagnies d assurances.. Participer à toutes expertises.. Solliciter des devis, faire tous rende2-vous avec les entreprises.. Passer les ordres de services et réceptionner les travaux. A ce titre le gestionnaire aura droit à des honoraires, au temps passé, facturés au tarif horaire. 5.4 Souscription de l emprunt de l ASL pour les propriétaires y adhérant 12,24 14,68 73,22 87,86 73,22 87,86 im mobilier y
(% du montant du prêt) : 1,20% 1,50% Copies et tirage des convocations et procès-verbaux d assemblée générale :. pour une convocation supérieure à 100 pages par convocation et par propriétaire la page 0,07 0,08. pour une convocation jusqu à 99 pages par convocation et par propriétaire la page 0,11 0,13. pour une convocation inférieure à 40 pages par convocation et par propriétaire la page 0,16 0,19. Le prix de la page pour la diffusion du procès-verbal sera calculé.au même montant que la convocation. 6 - HONORAIRES SPECIFIQUES TRAVAUX VOTES PAR L ASSEMBLEE : Il est ici précisé que les travaux de maintenance correspondent à des petits travaux d entretien courant exécutés en vue de maintenir l état de l immeuble ou de prévenir la défaillance d un élément d équipement communs, ne sont pas soumis à ces honoraires. 6.1 - Les travaux votés en assemblée générale feront l objet d honoraires spécifiques. 6.2 - En cas de travaux décidés par l assemblée générale, les honoraires seront calculés sur la base de 2,50 % HT du montant HT voté soit 3% TTC, comprenant : - les déplacements avec les entreprises pour obtenir des devis, - les déplacements avec l architecte et la définition de sa mission avec éventuellement contrat C.C.T.P contrat C.C.A.P et les actes d engagements, constitution du dossier travaux avec les attestations d assurances et qualifications des entreprises. - Appel d offres et comparatif des devis. - Ils seront dus et prélevés dès leur adoption par l assemblée générale. - Pour l établissement et signature des marchés, les rendez-vous de chantier, le planning et la gestion financière, paiement des situations, la gestion des cautions bancaires ou retenues de garanties, l établissement du procès-verbal de réception et le suivi des levées de réserves et de la garantie de parfait achèvement, les honoraires seront calculés et soumis à l approbation de l assemblée générale sur la base de 1,67 % HT du montant HT voté soit 2% TTC. - Ils seront dus et prélevés au fur et à mesure de l avancement des travaux et le solde à la fin des travaux. 7 - PROCEDURES PARTICULIERES A LA CHARGE DES PROPRIETAIRES CONCERNES : Pour les impayés, à compter de la mise en demeure : - préparation du dossier contentieux pour l avocat, prise d hypothèque, main levée d hypothèque, saisie immobilière, autres saisies, honoraires et frais d avocats et d huissiers en sus, suivi mensuel du dossier contentieux, gestion échéancier, protocole d apurement de dette : Facturé au tarif horaire du gestionnaire au temps passé avec un minimum d une heure par prestation sauf au forfait ou aux frais réels pour : H.T T.T.C - mise en demeure légale 22,88 27,45 - relance impayés avant sommation et préalablement à la mise à l avocat 38,46 46,15 - copie et tirage pièces pour procédure (la page) 0,16 0,19 - chèques, TIP, prélèvements sans provision aux frais réels pris par la banque créancière de l ASL Pour les mutations : H.T TTC - état daté comportant 3 parties et une annexe, imputable au vendeur 374,58 449,50 - actualisation de l état daté 100,00 120,00 - opposition sur vente, privilège immobilier spécial 165,00 198,00 * * * * * * T.V.A : Les honoraires pour gestion courante et prestations particulières de gestion s entendent contractuellement hors taxes. Le prix toutes taxes comprises est calculé sur la base de la TVA actuelle au taux de 20 % en cas de variation du taux de TVA le prix TTC sera calculé en plus ou en moins selon le nouveau taux de TVA applicable. im m obilier y
Les honoraires pour prestations particulières, ci-dessus, s entendent valeur au 1er janvier de chaque année et seront indexés à pareille époque suivant l indice INSEE du coût de la construction. L indice de base retenu étant celui du 2cmc trimestre 2014 soit : 1621 H = honoraires HA = honoraires antérieurs Ca = indice coût de construction INSEE antérieur C= indice coût de construction INSEE H Ha x C Ca SERVICE CLIENTS : - Mise à disposition gracieuse pour tous les propriétaires d une boîte email «geniezqualitésyndic@geniez.fr» spécifiquement dédiée à votre ASL, à vos suggestions pour l amélioration de la gestion de votre ASL et à la réponse personnelle de vos demandes et tout rendez-vous particuliers à : geniezquaütésyndic@geniez.ft Election de domicile / déclaration : Notre société s engage à faire jouer sa responsabilité civile professionnelle à la demande de l assemblée générale ou du syndicat. Notre société ne peut recevoir directement ou indirectement d autres rémunérations que celles prévues au contrat. Nous nous engageons à faire jouer régulièrement et loyalement la concurrence et à proposer au syndicat ou à l assemblée générale toute mesure, nécessaire à la maîtrise des charges. Les parties élisent domicile, pour l ASL à l immeuble, pour le gestionnaire à son siège social. Fait à Montigny le Bretonneux, le L Association syndicale Représentée par son Président Le gestionnaire GENIEZ SA. au capital de 600 000 -.RCS VERSAILLES B 549 705 457 - Carte Professionnelle N 211