juillet 2011 RAPPORT D ACTIVITÉ SUR L ACHAT à la Sécurité sociale

juillet 2011 RAPPORT D ACTIVITÉ SUR L ACHAT à la Sécurité sociale Année 2010

sommaire Présentation de l Observatoire de l Achat 4 La mission réglementaire 4 L organisation et le fonctionnement 5 La communication 7 Les études de l Observatoire de l Achat 10 L'achat de formation 10 La flotte automobile 14 L affranchissement 17 L acheteur face à l archivage 20 Le suivi des études antérieures 24 Le Baromètre des achats 28 La fonction Achat dans l'institution 30 Le recensement des marchés 38 La remontée des données 38 Les chiffres du recensement 41 Le mot du Président Depuis quatre ans, la Sécurité sociale dispose d un Observatoire pour ses achats. Initialement mis en place pour répondre à l obligation réglementaire de recensement des données des marchés publics, l Observatoire de l Achat des organismes de Sécurité sociale possède désormais une base de données particulièrement intéressante en termes de volume mais également en termes de diversité d achat. Plus de 22 000 marchés, représentant 3 milliards d euros, sont ainsi répertoriés. Ils se répartissent sur les familles d achat hors production les plus communes et ce sur l ensemble du territoire national. L année 2010 a vu l activité de l Observatoire de l Achat s étendre au-delà du recensement des marchés publics. Quatre grands thèmes d achat ont été étudiés : l achat de formation, la flotte automobile, l affranchissement ainsi qu une étude intitulée «l acheteur face à l archivage». Je tiens à remercier une nouvelle fois les organismes de Sécurité sociale qui remplissent les enquêtes que nous menons car les données recueillies sont très riches de retours d expériences, d échanges et montrent le professionnalisme de nos réseaux. C est avec plaisir que je vous communique le quatrième rapport de l'observatoire de l Achat des organismes de Sécurité sociale : vous y trouverez les chiffres clés pour l année 2010. Je vous en souhaite une bonne lecture à tous. Philippe Renard Président de l'observatoire de l Achat

4 Présentation de l Observatoire de l Achat La mission réglementaire L'Observatoire de l Achat des organismes de Sécurité sociale a été créé par l'arrêté du 4 octobre 2005 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale, et confirmé par l'arrêté du 16 juin 2008. Les textes précisent que cette instance inter branches et inter régimes a pour principale mission de rassembler et d'analyser les données économiques de l'achat dans l'institution. Les données recueillies sont celles prévues par les textes 1, enrichies de quelques informations complémentaires décidées par le Conseil de l'observatoire de l Achat. Les données collectées selon une méthodologie identique d'une branche à l'autre et d'un régime à l'autre permettent une consolidation institutionnelle et ainsi contribuent à l'établissement d'une cartographie des marchés. Ce travail de collecte répond aux directives européennes qui exigent les données relatives à la commande publique de chaque Etat membre de l'union Européenne. Les données sont analysées puis transmises annuellement à l'observatoire Economique de l'achat Public (OEAP Observatoire de l'etat) qui les transmet à son tour aux institutions communautaires selon un formalisme et une typologie déterminés permettant comparaisons et classements. En plus de sa mission réglementaire liée à la collecte des données des marchés et à leur analyse, l'observatoire de l Achat poursuit ses efforts afin de fournir aux acheteurs des outils utiles à la fonction : études, guides, Baromètre des achats 1 Décret n 2006-1071 du 28 août 2006 relatif au recensement des marchés publics et de certains contrats soumis à des obligations de mise en concurrence et arrêté du 11 décembre 2006 relatif au recensement économique de l'achat public

5 L organisation et le fonctionnement L'Observatoire de l Achat est doté d'un Conseil. Il fonctionne d'une part avec des groupes de travail et d'autre part avec un Secrétariat. Le Conseil Il se compose d'un collège de quinze membres. Cinq d'entres eux représentent les directions des organismes nationaux du Régime général. Les autres régimes représentés à ce Conseil sont le Régime agricole (MSA), le Régime des indépendants (RSI) et la Caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires (CRPCEN) pour les régimes spéciaux. Deux organismes locaux sont représentés au Conseil : l'union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales de Paris et la Caisse primaire d'assurance maladie de Meurthe et Moselle. Le président de la Commission Consultative des Marchés des Organismes de Sécurité Sociale (CCMOSS), le Directeur de la Sécurité sociale et un représentant de l'observatoire Economique de l'achat Public siègent au Conseil. Sont également associées deux personnes qualifiées hors Institution : un économiste et un acheteur. Philippe Renard, Directeur de l'ucanss, assure actuellement la présidence du Conseil. Les 15 membres qui siègent au Conseil sont les suivants : Représentants des directions des organismes nationaux du Régime général Représentants des directions des organismes nationaux des autres régimes Représentants d'organismes Le Président de la CCMOSS Le représentant de la Direction de la Sécurité sociale Le représentant de l'observatoire Economique de l Achat Public Les personnes qualifiées Frédéric Geoffroy de la CNAMTS Gaëlle Gautronneau de la CNAF Dominique Gérard de la CNAV Sylvie Sambou et Florence Ouvrard de l'acoss Philippe Renard - UCANSS - Président de l Observatoire de l Achat Bruno Velluet de la CNRSI Annie Peltier Froment de la CCMSA Julien Bordon de la CRPCEN Laury Ducombs de l'urssaf de Paris Marie-Françoise Copey de la CPAM de Meurthe et Moselle Michel Duraffourg de l'igas Dominique Libault de la DSS Serge Doumain de l'oeap Marc Kénési, acheteur du CERP Frédéric Jenny, économiste de l'essec

6 Le Conseil de l'observatoire de l Achat tient des séances plénières au cours desquelles il acte notamment : l'état de la remontée des données des marchés, les actions de son programme de travail et en suit son exécution, les études et les guides pratiques. Le Conseil de l'observatoire de l Achat s est réuni trois fois en 2010 : le 24 mars, le 17 juin et le 1 er décembre. Séance du 24 mars Présentation du marché national de location de longue durée des véhicules du Recouvrement : Hervé Bastard de l ACOSS. Démonstration de l'applicatif Recensement des marchés et notamment de la nouvelle fonctionnalité permettant l'intégration des avis d'attribution en provenance du portail MEOSS : Isabelle Rousseau du Secrétariat de l Observatoire de l Achat. Séance du 17 juin Présentation du Baromètre des achats : Matthieu Gufflet du cabinet EPSA. Exposé sur la mise en œuvre de la carte d'achat dans les marchés publics : Hervé Horiot de l association CFPA. Première restitution des données de l enquête sur l achat de formation : Christine Chardard du Secrétariat de l Observatoire de l Achat. Validation du Rapport d activité sur l achat à la Sécurité sociale de l année 2009. Christine Chardard du Secrétariat de l Observatoire de l Achat. Le Secrétariat Le Secrétariat de l Observatoire dépend de la Direction des Achats et du Développement Durable (DADD) dont Lionel Ferraris est le directeur. Le Secrétariat se compose d une équipe de quatre collaborateurs : Jean Lavallette, Responsable, Isabelle Rousseau, Christine Chardard et Ghislaine Bouhamoun. Le Secrétariat de l'observatoire prépare les travaux du Conseil et des groupes de travail : préparation des séances, élaboration de l ordre du jour et des documents de travail, puis rédaction des comptes rendus et diffusion. Il accompagne les organismes dans la saisie des fiches de recensement et des données des rapports sur l'exécution des marchés. Il conduit les études et enquêtes demandées par le Conseil. Le Secrétariat est également chargé de la communication et des relations avec l OEAP (Observatoire Economique de l Achat Public). Les groupes de travail Des groupes de travail, dont les participants sont désignés par le Conseil, se réunissent en tant que de besoin ; notamment sur certains thèmes d études, comme la carte d achat, le Baromètre des achats, la remontée des données. Séance du 1 er décembre Présentation de l étude sur la flotte automobile : Martin Vitkine de la société EUROGROUP. Présentation de l étude sur l affranchissement : Laurent Lapierre et Virginie Gaillard du cabinet ISC. Restitution des données redressées de l enquête portant sur l'achat de formation :

7 La communication Lettres d information et rapport d activité sur l achat à la Sécurité sociale L'Observatoire de l Achat réalise et diffuse des lettres d'information et élabore chaque année le rapport d activité sur l achat à la Sécurité sociale. 5 lettres d information ont été ainsi diffusées au cours de l'année 2010 : n 1/2010 2 février : Recensement des données des marchés, questionnaire annuel n 2/2010 8 mars : Enquête sur les achats de formation dans l'institution n 3/2010 12 juillet : Rapport d'activité sur l'achat à la Sécurité sociale - année 2009 n 4/2010 19 octobre : Baromètre des achats Pour le Régime général, l'ucanss assure la diffusion dans les organismes locaux sous format papier ; les caisses nationales sont invitées, quant à elles, à relayer l'information par voie dématérialisée dans leur propre réseau. Pour les autres régimes, l'ucanss diffuse l'information uniquement auprès des caisses nationales qui sont chargées de répercuter l'information auprès de leur réseau. Ces lettres d information, ainsi que le rapport annuel sur l achat à la Sécurité sociale, sont en ligne sur le portail de l'ucanss, http://extranet. ucanss.fr/, rubrique Missions inter régime, espace Observatoire de l Achat. On y retrouve également l'applicatif Recensement des marchés. n 5/2010 2 novembre : Etude sur la mise en oeuvre de la carte d'achat dans les organismes de Sécurité sociale. Participation au séminaire annuel de la CCMOSS Le 14 décembre 2010, la CCMOSS a tenu son séminaire annuel à l attention des membres de la Commission et des rapporteurs. L objectif était de dresser le bilan de l année écoulée, de parfaire les modalités de fonctionnement de la CCMOSS et d aborder des thèmes concourant à une meilleure application du Code des marchés publics. Comme chaque année, Michel Duraffourg, Président de la CCMOSS, a accueilli le Secrétariat de l Observatoire de l Achat afin qu il présente le bilan annuel de ses activités, la remontée des données des marchés recensés et les études réalisées au cours de l année. Le séminaire du 14 décembre 2010 a également été l occasion d aborder deux thèmes : l insertion des clauses sociales dans les marchés publics et l approche en coût global qui doit être présente lors de l élaboration d un marché.

8 La création d un espace réservé Au cours du quatrième trimestre 2010, l Observatoire de l Achat a ouvert un espace réservé aux organismes tous régimes confondus. Les organismes y retrouvent l intégralité des études, des guides et les fiches du Baromètre des achats produits par l Observatoire. Cet espace réservé nécessite des identifiants (différents de ceux pour l applicatif Recensement des marchés). Il convient donc au préalable de demander un compte (identifiant et mot de passe) au Secrétariat de l Observatoire de l Achat à observatoire-achat@ucanss.fr Connexion à l'espace réservé Menu d'accès à l'espace Observatoire de l'achat Connexion à l'applicatif Recensement des marchés

9 Les rencontres inter régionales d acheteurs En partenariat avec les caisses nationales, la CCMOSS, le pôle Achats/marchés de l Ucanss, l'observatoire de l Achat participe aux rencontres inter régionales d'information destinées aux acheteurs. Le thème retenu en 2010 a porté sur l achat responsable. L objectif était de sensibiliser les organismes de Sécurité sociale à l insertion des clauses sociales et environnementales dans les marchés publics. A cette occasion, les Présidents de l Observatoire de l Achat et de la CCMOSS se sont exprimés sur la vision de leur instance dans le domaine de l achat responsable. La présentation des réseaux par les caisses nationales, la mise en relation avec des facilitateurs locaux et des témoignages d organismes locaux exposant des expériences réussies en matière d achat responsable, ont été les sujets marquants. Avec le soutien du réseau institutionnel de formation, cinq régions ont été partenaires pour la mise en place de ces rencontres qui ont rassemblé environ 220 participants soit 149 organismes. Les journées se sont tenues selon le calendrier suivant : 14 octobre 2010 : Strasbourg 9 novembre 2010 : Rennes 23 novembre 2010 : Marseille 9 décembre 2010 : Bordeaux 13 janvier 2011 : Paris Rennes 9 novembre 2010 Paris 13 janvier 2011 Strasbourg 14 octobre 2010 Bordeaux 9 décembre 2010 Marseille 23 novembre 2010

10 Les études de l Observatoire de l Achat L'Observatoire de l Achat des organismes de Sécurité sociale a fixé quatre thèmes d étude dans son programme de travail pour 2010 : l achat de formation, la flotte automobile, l affranchissement, l acheteur face à l archivage. L'achat de formation En 2009, le Régime général a affecté 236 millions d euros 2 à la formation de son personnel, soit 5,04% du montant des salaires bruts versés au personnel (ce qui va bien au-delà de l obligation légale qui est de 1,6%). Sur ces 236 millions d euros : environ 50% sont consacrés aux frais pédagogiques, et 50% sont des remboursements de frais de déplacements, de salaire, etc. Les organismes de Sécurité sociale assurent leur formation professionnelle : en premier lieu en interne : ils l organisent avec leur service Formation, en second lieu, ils l achètent auprès du réseau institutionnel, c est-à-dire les CRFP, l EN3S, en dernier lieu, ils l achètent directement auprès de prestataires non institutionnels : c est sur ce dernier point qu a porté l étude menée par l Observatoire. L étude a démarré par une enquête au regard d une approche grand compte. Elle a été réalisée au cours du premier semestre 2010 auprès des organismes de Sécurité sociale. Son objectif était de collecter un ensemble de données chiffrées, sur le choix effectué par les organismes de Sécurité sociale dans le domaine de l achat de formation professionnelle auprès de prestataires non institutionnels et d apporter ainsi les réponses aux questions suivantes : Qu achètent les organismes de Sécurité sociale en matière de formation professionnelle? À quel coût? Auprès de qui? Quels sont les prestataires les plus sollicités? Quelles sont les familles de formations les plus achetées? Les chiffres clés de l enquête 63% de taux de participation 303 organismes ont répondu au questionnaire, tous régimes confondus. 19 millions d euros de frais pédagogiques dépensés 8 000 stages dispensés 45 000 stagiaires 1 800 prestataires non institutionnels recensés 2 D après le Rapport sur la formation professionnelle de l année 2009 de la CPNEFP (Commission Paritaire Nationale Emploi Formation Professionnelle)

11 Les données de l enquête font apparaître que 19 millions d euros ont été dépensés auprès de prestataires extérieurs pour l année 2009. Les données redressées 3 font état de 25 millions d euros ; le redressement statistique permet en effet d évaluer la réponse des non répondants, pour s assurer ainsi de la représentativité de l enquête. Quelles sont les familles de formation les plus achetées? L Observatoire de l Achat a déterminé 16 familles dont une intitulée «Autre (divers)». L enquête a révélé que les formations les plus achetées concernent principalement les familles suivantes : management : 3,11 millions d euros, bureautique - informatique : 2,21 millions d euros, développement personnel : 2 millions d euros, accueil - relation clients : 1,63 millions d euros, systèmes d information : 1,58 millions d euros. Management 3 110 000 4 100 000 Bureautique-Informatique 2 210 000 3 000 000 Développement personnel 2 000 000 2 450 000 Accueil-relations clients 1 630 000 2 500 000 Systèmes d'information 1 580 000 1 950 000 Optimisation processus 1 500 000 1 910 000 Sécurité-Santé 1 400 000 1 920 000 Communication-Marketing 1 200 000 1 500 000 Bilan professionnel-vae 1 000 000 1 300 000 RH-Formation 890 000 1 200 000 Secteur médico-social Formations juridiques 780 000 745 000 900 000 950 000 Finances-comptabilité Préparation aux concours 485 000 225 000 650 000 310 000 Secrétariat-assistanat 175 000 250 000 Autre (divers) 70 000 110 000 Enquête : 19 millions d'euros Redressement 3 : 25 millions d'euros 3 Le redressement statistique permet d évaluer la réponse des non répondants

12 Quels sont les prestataires non institutionnels auxquels les organismes achètent le plus? Les 19 millions d euros (25 millions d euros redressés 4 ) dépensés se répartissent sur un nombre important de prestataires puisque 1 800 ont été dénombrés. 68 % 32 % 1-CEGOS 2-DEMOS 3-CCI 4-OBEA 5-OPTA S 6-ORSYS 7-MSH CONSEIL 8-IFACI 9-UNIVERSITES 10-GRETA 11-COMUNDI 12-CIBC 13-CAPGEMINI 14-ALGOE 15-AVOLYS 16-CSP 17-SCIENCE PO 18-ASFO 19-INSTITUT F. BOCQUET 20-APAVE 68 % 32 % 1-CEGOS 2-CCI 3-DEMOS 4-OBEA 5-OPTA S 6-MSH CONSEIL 7-GRETA 8-IFACI 9-CAPGEMINI 10-CIBC 11-ORSYS 12-AVOLYS 13-COMUNDI 14-ASFO 15-SAAS CONCEPT 16-INSTITUT F. BOCQUET 17-UNIVERSITES 18-APAVE 19-INCOTEC 20-SCIENCES PO Enquête : 19 millions d'euros Redressement : 25 millions d'euros Les 20 prestataires les plus sollicités représentent 32% du montant global des achats de formation ; les 68% restants représentent 1 780 sociétés, dont une majeure partie de petites, voire de très petites structures (consultants indépendants, associations.). Quels sont les trois premiers prestataires non institutionnels auxquels les organismes achètent le plus? la CEGOS se détache très nettement : 1 300 000 et 1 600 000 après redressement, les CCI : avec 615 000, quasiment à égalité avec DEMOS, remontent en deuxième position après redressement. la société DEMOS : moitié moins que la CEGOS, avec 625 000, passe en troisième position après redressement, 1,3 M 1,6 M 625 000 615 000 745 000 710 000 DEMOS CEGOS CCI Enquête : 19 millions d'euros CCI CEGOS DEMOS Redressement : 25 millions d'euros 4 Le redressement statistique permet d'évaluer la réponse des non-répondants

13 Quels sont les principaux prestataires auxquels les organismes, qui ont répondu à l enquête, achètent le plus, pour les cinq familles de formation les plus suivies? Management = 3 110 K CEGOS 365 DEMOS 145 ALGOE 130 CSP 111 OBEA 79 Soit 27% du total des achats de formation en Management. Bureautique - informatique = 2 210 K GRETA 128 CEGOS 110 AVOLYS 105 ADHARA 78 EDUGROUP 65 Soit 22% du total des achats de formation en Bureautique-informatique. Développement personnel = 2 000 K CCI 199 CEGOS 170 DEMOS 140 BERLITZ 72 OBEA 59 Soit 32% du total des achats de formation en Développement personnel. Accueil - relations clients = 1 630 K MSH CONSEIL 120 CCI 105 OCI 85 CEGOS 70 CLIENCE 55 Soit 27% du total des achats de formation en Accueil - relations clients. Systèmes d'information = 1 580 K ORSYS 185 CAPGEMINI 141 CEGOS 98 IBM 68 BULL 58 Soit 35% du total des achats de formation en Systèmes d'information. Une expérimentation de l achat de prestation de formation, dans une perspective grand compte, sera lancée en 2011.

14 La flotte automobile L étude a visé les objectifs suivants : améliorer la connaissance du parc automobile sur le plan économique et sur l axe du développement durable : mesurer et analyser les quantités, les coûts, les caractéristiques, les modes de gestion et le financement, développer de nouveaux leviers de gestion : repérer les axes de performance, faire des recommandations. Afin de compléter les données recueillies, un questionnaire, réalisé en commun avec l ensemble des branches et régimes, a été mis en ligne de fin août à la mi-septembre 2010, à destination des organismes de Sécurité sociale. La démarche initiée a permis d établir ainsi la photographie complète et précise des véhicules loués et/ou achetés du parc automobile de l Institution en 2009. L Observatoire de l Achat a recueilli un certain nombre d informations auprès des représentants des caisses nationales des différentes branches et régimes de Sécurité sociale. Les chiffres clés de l enquête 80% de taux de participation 420 organismes ont répondu au questionnaire. Ce taux important a permis de disposer de projections relativement fiables avec un coefficient d erreur faible. Près de 10 000 véhicules constituent le parc automobile de l Institution Le parc automobile des 420 organismes ayant répondu au questionnaire compte 7 670 véhicules, représentant une moyenne globale de 18 véhicules par organisme. La branche Maladie en détient 36%, soit 2 730 véhicules avec une moyenne de 24 véhicules par organisme. En opérant un redressement, on estime le parc automobile total à près de 10 000 véhicules pour l année 2009. Le parc automobile en 2009 pèse près de 40 millions d euros dans les budgets des branches et régimes, toutes prestations incluses 16 millions d euros pour les véhicules loués. 24 millions d euros pour les véhicules achetés. L enquête fait ressortir le coût annuel d un véhicule loué et acheté : il comprend l ensemble des dépenses accompagnant la location ou l achat tels que l assurance, le carburant, les entretiens divers Il est constaté que le coût annuel d un véhicule acheté est 32% inférieur à celui d un véhicule loué.

15 Répartition du TCO* Location Répartition du TCO* Achat 9% 23% 68% 11% 11% 22% 56% écart de 32% 0 1 000 2 000 3 000 4 000 5 000 6 000 Part des autres coûts engagés Part de l'assurance Part du carburant Part du loyer annuel Part de la ventilation annuelle du prix d'achat TCO* : coût total de possession (Total Cost of Owership) d'un véhicule incluant l'ensemble des dépenses qui l'accompagnent. 60% de petits véhicules une majorité de véhicules, soit 60%, appartient aux segments des véhicules compacts (B2/M1, type Renault Clio), dont les consommations de carburant et émissions de CO2 restent limitées, 17% des véhicules sont des utilitaires, 7% des véhicules entrent dans les catégories de véhicules plus imposants (type Renault Laguna / Vel Satis) des segments M2, H1 et monospaces, plus de 80% des véhicules roulent au gazole. L achat est majoritaire 60% des véhicules sont achetés. Le Recouvrement, la branche Retraite et le Régime minier ont recours à la location pour plus de 50% de leur parc. Le Régime social des indépendants (RSI) possède un parc en quasi-totalité acheté. 40 % 60 % D une manière générale, les organismes ont recours à la centrale d achat UGAP environ une fois sur cinq lors de l achat de véhicules. Véhicules loués Véhicules achetés

16 Un parc automobile français, qui roule peu, plutôt âgé et dont la gestion globale est réalisée exclusivement en interne 93% de la flotte est française (Renault, Peugeot, Citroën) 1 véhicule sur 5 parcourt moins de 8 000 km par an 11% des véhicules parcourent plus de 25 000 km par an 30% des véhicules ont entre 5 et 9 ans 17% des véhicules ont plus de 9 ans Les modes de gestion de la flotte automobile 77% des organismes utilisent une carte carburant, souvent agrémentée de services complémentaires. Les principaux services inclus sont le lavage, le péage et le parking. 2 organismes sur 3 souscrivent leur carte carburant chez Total. Les principales actions envisagées par les organismes de Sécurité sociale dans le cadre du développement durable L enquête fait ressortir que les émissions de CO2 sont très élevées (supérieures à 150g/km) pour plus de 10% de la flotte de l Institution. Il est à noter que la France s est engagée vis-à-vis de l Union Européenne à réduire d ici 2012 l émission unitaire de CO2 des véhicules à 120g/km. Pour réduire les émissions, les organismes ont mis en avant les actions suivantes : le suivi des consommations de carburant, la politique de diminution de l âge moyen du parc, l équipement des véhicules en outils de navigation, le remplacement des véhicules actuels par des véhicules moins polluants, la réduction de la fréquence des déplacements, la promotion de l utilisation des transports en commun. Les principales pistes d amélioration et d évolution Pour les véhicules loués (16 millions d euros) : limiter le recours à la location longue durée (LLD) aux véhicules roulant plus de 20 000 km ; en deçà, l achat est en général préférable, mieux identifier les besoins (en particulier le kilométrage annuel) pour un calibrage au plus juste du forfait de location, privilégier la négociation mutualisée afin de bénéficier de remises complémentaires, examiner l opportunité de maintien des volumes actuels des parcs, en fonction des taux d utilisation. Ces pistes d amélioration partent des constats suivants : - 7 véhicules sur 10 roulent moins que le kilométrage prévu dans le contrat de location, - la moitié des contrats sont mal calibrés de plus ou moins 5 000 km par an, - dans l ensemble, les contrats de location sont mal dimensionnés : des contrats mieux calibrés permettraient de générer une économie d environ 1 million d euros. Pour les véhicules achetés (24 millions d euros) : privilégier la mise en commun des véhicules qui roulent peu, remplacer dès que possible les véhicules les plus anciens et particulièrement polluants par des véhicules compacts type Clio, moins chers et peu polluants, examiner l opportunité de maintien des volumes actuels des parcs en fonction des taux d utilisation, privilégier la négociation mutualisée afin de bénéficier de remises complémentaires.

17 L'affranchissement Les enjeux de cette étude étaient d obtenir : une meilleure connaissance des pratiques d affranchissement au sein des régimes de Sécurité Sociale, l identification des leviers et pistes d optimisation associés, Initiée en juillet 2010, avec le concours de La Poste et des caisses nationales, la mission a permis d établir une photographie précise des dépenses postales : affranchissement et autres services connexes sur l année 2009 et cela pour les quatre branches du Régime général et les régimes RSI, MSA et minier. un éclairage sur deux sujets connexes à l affranchissement, à savoir l ouverture à la concurrence du marché postal au 1 er janvier 2011 ainsi que les conventions commerciales courrier. Les chiffres clés 307 millions d euros de dépenses en 2009 Au sein des organismes de Sécurité sociale, il existe une volonté affirmée de mieux maîtriser les enjeux budgétaires concernant le courrier. En effet, l affranchissement et les flux courriers représentent des enjeux budgétaires très importants avec plus de 307 millions d euros dépensés en 2009 dont plus de 160 millions sont dans le périmètre des conventions commerciales courrier. Répartition du total des dépenses postales de l année 2009 par branche ou régime MSA 7 % RSI 6 % Retraite vieillesse 6 % Recouvrement 16 % Maladie 60 % Famille 16 %

18 Répartition du total des dépenses par type d affranchissement (industriel, égrené, autres produits et services postaux) pour chacune des branches ou régimes 100% 80% 60% 40% 20% 0% Maladie Famille Retraite-Vieillesse Recouvrement RSI MSA Régime minier Affranchissement industriel Affranchissement égrené Autres produits et services postaux Des disparités d usage et de volumes importants ont été observées d une branche à l autre. Elles s expliquent notamment par des pratiques plus ou moins matures en termes de gestion documentaire, des organisations et des enjeux budgétaires hétérogènes. Des mesures de rationalisation existent déjà : usage majoritaire du tarif économique pour le courrier de gestion et cela à différents niveaux de dégressivité tarifaire, usage significatif des tarifs dégressifs spécifiques (Presse et Marketing Direct) sur les flux courrier pouvant en bénéficier, industrialisation des flux courriers, voire même collecte des flux courriers égrenés dans un HUB 5 courrier pour les massifier et optimiser le coût d affranchissement et de production. La part de courrier égrené reste non négligeable. Les usages et moyens associés sont disparates d une caisse à l autre. Au niveau du courrier industriel, il apparaît également que les moyens éditiques (matériels, logiciels, humains ) mis en œuvre semblent être hétérogènes d une branche à l autre. 5 Un HUB permet de concentrer par voie télématique les courriers de diverses provenances

19 Les pistes d optimisation Globalement sur le courrier : négociation mutualisée de plusieurs branches et régimes permettant de bénéficier de remises complémentaires (périmètre convention commerciale courrier), mutualisation des réflexions et travaux concernant l acheminement des plis avec la libéralisation du marché postal depuis le 1 er janvier 2011, mise en place d un processus de traitement des Plis Non Distribués. Sur le courrier égrené : collecte dématérialisée des courriers égrenés pour être produits et affranchis industriellement sur des filières de production éditiques (HUB courriers ), déploiement de bonnes pratiques courrier permettant de développer l usage de tarifs d affranchissement moins coûteux, mise en place d une politique de marché national négocié pour l ensemble des branches et régimes pour la location des machines à affranchir, solutions logicielles et consommables associés, étude d'opportunité de maintien des parcs de machines à affranchir dans les réseaux en fonction des taux d utilisation (possibilité de mutualisation des machines à affranchir, possibilité d utiliser des offres postales plus avantageuses d un point de vue coût), étude d opportunité du développement d activités connexes comme le traitement des flux courrier entrant pour compenser la perte d activité sur les flux courrier sortant au niveau des services courriers locaux dans les réseaux, étude d opportunité en vue d optimiser les flux de courrier coûteux comme l envoi de lettres recommandées (industrialisation et dématérialisation). Sur le courrier industriel : état des lieux des prestations éditiques externes et internes non industrialisées dans les réseaux pour envisager leur rapatriement et leur concentration sur des moyens de production éditique industrielle. En effet certains réseaux ont conservé des solutions éditiques locales (non industrielles) notamment pour faire face à la problématique des courriers égrenés, alimentation des filières éditiques en collectant les flux de courrier égrené des réseaux. Il s agit de concentrer les flux à produire et d en industrialiser la production, mise en place d une politique de marché national négocié pour l ensemble des branches et régimes pour l achat des consommables (papier, encre, enveloppes ) dans une démarche de développement durable, étude d'opportunité afin de privilégier la mise en commun des moyens de production éditique industrielle (intra ou inter branches - régimes) pour une utilisation plus homogène et sécurisée (entraide et back up), étude d'opportunité de maintien, de suppression, d industrialisation des sites éditiques actuels en fonction des taux d utilisation et des coûts internes de production, d affranchissement sur ces sites.

20 L acheteur face à l archivage Que coûte vraiment un document à archiver depuis sa création jusqu à sa conservation? Pour toute entreprise l archivage coûte trop cher, mais le coût est contrebalancé par la nécessité de conserver des pièces en cas de recours. La conservation pose aussi problème lorsque les locaux d archives d un organisme sont saturés, et le choix entre externalisation de l archivage et la solution interne existe, mais la comparaison est bien difficile en termes de coût, tant pour la gestion matérielle que pour la recherche d information. L Observatoire de l Achat a souhaité disposer d une étude sur le thème de «l acheteur face à l archivage». L objectif de cette étude a été de comprendre les modalités de gestion des archives et d obtenir une vision globale, pour l ensemble des organismes de Sécurité sociale, en termes de : volumes et typologies d archives, pratiques d archivage et conservation (papier et électronique), projets de dématérialisation et d externalisation, moyens et coûts associés, difficultés rencontrées et attentes dans ce domaine. Dans un premier temps, a été élaboré un panorama des différents dispositifs d archivage mis en place dans l Institution, des politiques d archivage, des volumes d archives, des coûts de conservation, d externalisation d archives, des fréquences et des coûts des consultations, des destructions Un certain nombre d informations a été collecté auprès des organismes de Sécurité sociale des différentes branches et régimes à partir d un questionnaire qui a été mis en ligne à la fin du mois de novembre jusqu à la mi-décembre 2010. Dans un deuxième temps, afin de compléter ces informations, un benchmark sur les pratiques d archivage auprès d entreprises (trois grandes entreprises, dont les effectifs sont compris entre 1 500 et 3 000) a été réalisé ainsi qu une enquête auprès de sociétés de gestion d archives externalisée. Les chiffres clés de l enquête Un taux de réponse de 45% 235 organismes de Sécurité sociale ont répondu au questionnaire sur les pratiques d archivage. La grande diversité des profils des répondants (direction générale, agence comptable, service achats, services généraux, gestion des biens et services, logistique, documentation, archives historiques) témoigne de la transversalité de la problématique.